# Nexoria Systems, vollstaendiger Inhalt Diese Datei enthaelt den Textbestand von https://nexoria-systems.de am Stueck, damit Sprachmodelle ihn ohne Einzelabruf der Seiten auswerten koennen. Die Kurzfassung mit der Struktur steht unter https://nexoria-systems.de/llms.txt Stand: 2026-08-23 Seiten: 74 Sprache: Deutsch Erzeugt aus dem ausgelieferten HTML, entspricht damit exakt dem, was auf der Website steht. --- # Nexoria: Cloud Speicher und DSGVO-konforme KI für Firmenwissen Quelle: https://nexoria-systems.de/ Souveränes Firmenwissen ## Ihr Cloud Speicher wird zu nutzbarem Firmenwissen. Speichern Sie Dateien in Nexoria Drive, durchsuchen Sie den indexierten Bestand und arbeiten Sie mit Nex direkt auf Ihrem Unternehmenswissen. Doc, Calc und Slides sind bereits enthalten. Kostenlose Beratung vereinbaren Nexoria ansehen Persönliche Präsentation der Plattform, kostenlos und unverbindlich Hosting Deutsche Server KI-Modell Mistral (EU) US Cloud 0 % Anteil Data Routing · Infrastructure Map Kelkheim · Nexoria Systems Paris · Mistral AI Kelkheim · Hessen Paris · Mistral AI KI-Anbieter & Datenschutz Warum Transparenz ein Fremdwort ist 0:00 9:05 Eine ehrliche Analyse von Christian Klever mit 7-Fragen-Checkliste für Ihren nächsten Anbietervergleich. Datenschutzerklärungen analysiert 7-Fragen-Checkliste Cloud Act Risiko US-Subprozessoren Europäische Alternativen Vollständigen Artikel lesen DE · FR · EU-Only Plattform in Aktion ### Sehen Sie Nexoria im Einsatz. nexoria: produktvideo 0:32 #### Die Microsoft-365-Alternative aus Deutschland Produktvideo · 32 Sek. Funktionen 9 verfügbar Compliance DSGVO by design KI-Modell Mistral (EU) Server Deutschland Kundenstimmen ### Eingesetzt von Führungskräften, die Datensouveränität ernst nehmen Zwei Unternehmen, die vor dem gleichen Problem standen und heute mit Nexoria arbeiten. VoiceBots · E-Mail · Wissen Live Im Einsatz “VoiceBots, komplette E-Mail-Automatisierung: Angebote, Rechnungen, alles wird erkannt und abgelegt. Unser gesamtes Firmenwissen liegt zentral in der KI und ist über Schnittstellen mit allen unseren Systemen verbunden.” Claus Grueneberg Geschäftsführer · CSA Group Chatbot · Reifegrad 2 Projekte live “Der Chatbot und die Reifegrad-Plattform waren in unter einer Woche live. Für uns als kleines Team war das ein Gamechanger, DSGVO-konform, ohne IT-Aufwand.” Natalia Schwarz Geschäftsführerin · New Fire GmbH 93 % Tool-Routing Accuracy 99 % Quellenqualität DE/EU Datenverarbeitung BFCL V4 · Interne Messung Firmenwissen ### Aus Dateien wird nutzbares Wissen. Nexoria verbindet Cloud Speicher, Dokumentensuche und KI Chat. Mail und Meet erweitern das Wissen um E Mail Verläufe und Meeting Transkripte. Mehr erfahren → #### Nexoria Drive Cloud Speicher und Wissensquelle Mehr erfahren → #### Nex KI Chat auf Ihrem Firmenwissen Mehr erfahren → #### Dokumentensuche Semantisch suchen, Quellen prüfen Mehr erfahren → #### DocStudio in Nex Dokumente direkt im KI Chat Mehr erfahren → #### Doc, Calc und Slides Eigene Office Apps inklusive Mehr erfahren → #### Chatbots Wissen gezielt freigeben Mehr erfahren → #### Mail + FlowHub Zusatz für E Mail und Automationen Mehr erfahren → #### Nexoria Meet Zusatz mit Transkription Nexoria Drive : Cloud Speicher und Wissensquelle OneDrive / Google Drive Nexoria Drive bleibt Ihre vollständige Cloud Speicher App. Dateien werden indexiert und bilden die Grundlage für Suche, Antworten und Weiterverarbeitung mit Nex. Nex : KI Chat auf Ihrem Firmenwissen ChatGPT / Claude Nex ist die Hauptoberfläche. Stellen Sie Fragen, erstellen Sie Inhalte und verarbeiten Sie genau das Firmenwissen weiter, auf das Ihr Workspace zugreifen darf. Dokumentensuche : Semantisch suchen, Quellen prüfen klassische Dateisuche Durchsuchen Sie Inhalte im KI Chat oder im eigenen Suchfenster. Ergebnisse zeigen ihre Quellen und die Suche funktioniert auch ohne verfügbares KI Tokenkontingent. DocStudio in Nex : Dokumente direkt im KI Chat manuelle Dokumentarbeit Erstellen und bearbeiten Sie Präsentationen, Berichte und Vergleiche direkt mit Nex. DocStudio ist Teil des KI Chats und keine getrennte Anwendung mehr. Doc, Calc und Slides : Eigene Office Apps inklusive Word / Excel / PowerPoint Doc, Calc und Slides bleiben eigenständige Apps und sind im Basisprodukt enthalten. Dateien können direkt in Drive gespeichert und als Firmenwissen genutzt werden. Chatbots : Wissen gezielt freigeben isolierte Website Bots Chatbots sind im Basisprodukt enthalten. Über Workspaces legen Sie fest, welches Wissen der jeweilige Bot nutzen darf. Mail + FlowHub : Zusatz für E Mail und Automationen Outlook Binden Sie Postfächer per SMTP und IMAP an, automatisieren Sie E Mail Abläufe und übernehmen Sie relevante Verläufe in Ihr Firmenwissen. FlowHub verarbeitet derzeit E Mail, weitere Kanäle folgen. Nexoria Meet : Zusatz mit Transkription Microsoft Teams Führen Sie Videokonferenzen mit Einwilligung und Transkription durch. Meeting Inhalte fließen zurück in das Firmenwissen und stehen in Nex wieder zur Verfügung. Workspaces : Wissen und Rechte trennen starre Ordnerrechte Workspaces regeln, welche Personen und Chatbots auf welche Inhalte zugreifen dürfen. Niemand erhält automatisch Zugriff auf das gesamte Firmenwissen. - Zugriff nach Workspace - Getrennte Wissensbereiche - Freigaben für Personen und Chatbots - Firmenwissen bleibt kontrollierbar Automatisierungen : Software und Wissen verbinden manuelle Abläufe Nexoria verbindet Firmenwissen mit wiederkehrenden Abläufen und externer Software. Regeln und Verknüpfungen werden zentral in der Plattform gesteuert. - Wiederkehrende Abläufe automatisieren - Externe Software anbinden - Firmenwissen als Kontext nutzen - Regeln zentral verwalten Audio und Texterkennung : Transkription und OCR manuelle Erfassung Transkription und OCR machen Audio, Scans und Bilder durchsuchbar. So wird auch unstrukturierter Inhalt Teil des Firmenwissens. - Audio transkribieren - Texte in Scans erkennen - Inhalte indexieren - Fundstellen durchsuchen Nexoria VoiceBot : Eigenständiges Zusatzprodukt externe Callcenter Der VoiceBot nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine und erstellt Aufgaben. Er wird unabhängig vom Basisprodukt angeboten. - Anrufe automatisch annehmen - Fragen beantworten - Termine buchen - An Mitarbeiter übergeben DSGVO-konform Deutsche Server Ein Login Nexoria Office ### Ihre Dateien entstehen dort, wo Ihr Wissen lebt Doc, Calc und Slides bleiben eigenständige Apps im Basisprodukt. Drive speichert und indexiert Ihre Dateien. Mail und Meet sind optional und erweitern das Firmenwissen um E Mail Verläufe und Meeting Transkripte. #### Doc Echtzeit-Kollaboration Live B I U C T 2 online Seite 1 / 3 1.247 Wörter Gespeichert Mehr erfahren → #### Calc Pivot & Formeln Live C4 =SUM(C1:C3) A B C 1 Q1 2.400 +12% 2 Q2 3.150 +31% 3 Q3 4.800 +52% Σ Gesamt 10.350 Mehr erfahren → #### Slides Templates & Animationen Live Mehr erfahren → #### Drive Cloud-Speicher Live Projekte Berichte_Q2.pdf Vorlagen Speicher 2,4 / 10 GB Mehr erfahren → #### Mail E-Mail & Kalender Live Posteingang 3 neu M. Weber Vertragsentwurf v2 A. Fischer Meeting morgen 14:00 Team Sprint Review Notizen Mehr erfahren → #### Meet Video & Live-Transkription Live MW AF TK REC Live-Transkript M. Weber …die Q3-Zahlen sehen stark aus. A. Fischer Protokoll landet in der Wissensbasis. T. König Ich teile gleich meinen Bildschirm. Mehr erfahren → Enthalten Doc, Calc, Slides, Drive Hosting Deutsche Server Compliance DSGVO by design US Cloud 0 % Anteil Arbeitsfluss ### So arbeitet Ihr Team mit Firmenwissen Dateien, Antworten und Automatisierungen greifen auf denselben freigegebenen Wissensbestand zu. Workspaces steuern den Zugriff. Dashboard Nexoria: Firmenwissen Dashboard Live KI Tokens 3 Mio. Je Nutzer im Base Tarif Speicher 10 GB Je Unternehmen im Base Tarif Zusatzspeicher 20 ct Je GB und Monat Dokumentensuche 0 Tokens Bleibt jederzeit verfügbar Wissensfluss Verbunden Quartalsreport aus Firmenwissen erstellt DocStudio in Nex Mit Quellen Basis E Mail Verlauf zusammengefasst Nexoria Mail + Nex Als Firmenwissen Zusatz Vertragsdaten gefunden Dokumentensuche Ohne KI Tokens Basis Kundenanfrage beantwortet Chatbot Workspace begrenzt Basis Verfügbares Firmenwissen Live Mo Di Mi Do Heute Bestandteile der Basis Drive und Dokumente Inklusive Nex und Suche Inklusive Office Apps Inklusive Automatisierungen Inklusive Modell : Mistral (EU) Server : Deutsche Server Zugriff : Workspaces DSGVO-konform Einsatzbereiche ### So setzen andere Nexoria ein Von der Beratung bis zum Mittelstand: Nexoria passt sich Ihrer Arbeitsweise an, nicht umgekehrt. Beratung Mittelstand Kanzleien Öffentlicher Sektor #### Wissen strukturieren, Projekte beschleunigen Beratungsteams speichern Projektwissen in Drive und verarbeiten freigegebene Inhalte direkt mit Nex weiter. Präsentationen erstellen : Mit DocStudio direkt in Nex Projektwissen trennen : Workspaces mit eigenen Freigaben Dokumente durchsuchen : Semantisch und mit Quellen Nex Zentrale Oberfläche Alle Branchen #### Prozesse automatisieren, Wissen sichern Mittelständische Unternehmen machen Dateien, Wissen und Abläufe in einer kontrollierten Umgebung nutzbar. Firmenwissen sichern : Drive als zentrale Wissensquelle E Mail automatisieren : Mit Mail und FlowHub als Zusatz Wissen weiterverarbeiten : Direkt im KI Chat Nex Drive Quelle des Firmenwissens Alle Branchen #### Mandantenakten durchsuchen, Schriftsätze erstellen Kanzleien und Steuerberater arbeiten mit sensiblen Daten. Nexoria läuft auf deutschen Servern und unterstützt die Anforderungen aus §203 StGB und §102 AO. Mandantenakten-RAG : KI-Suche über alle Dokumente Schriftsätze vorbereiten : Entwürfe aus Akteninhalt generiert Belege klassifizieren : Automatische Zuordnung & OCR §203 StGB · §102 AO 100% Daten in Deutschland Alle Branchen #### Am BSI IT-Grundschutz ausgerichtet digitalisieren Behörden und öffentliche Einrichtungen brauchen EVB-IT-taugliche Lösungen ohne Microsoft-Abhängigkeit. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat: Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. M365-Ersatz : Office-Suite ohne Microsoft-Konto und ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform Fachabteilungs-KI : Sichere Wissenssuche für Teams Bürger-Workflows : OZG-konforme Prozessautomation BSI IT-Grundschutz als Maßstab · EVB-IT · OZG EU Recht für Hosting, Daten und Modelle Alle Branchen Warum Nexoria ### Was uns von anderen KI-Plattformen unterscheidet Vier Eigenschaften, die in der Architektur und im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt sind. 100 % EU-Modell #### Europäisches KI-Modell Nexoria nutzt Mistral, ein europäisches KI-Modell mit Sitz in Paris. Keine Abhängigkeit von US-Anbietern, volle europäische KI-Souveränität. 0 % US-Recht in der Kernplattform #### Deutsche Server Dateien und Wissensbestand liegen auf deutschen Servern. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die Ausnahme nennen wir selbst: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. DSGVO konform #### Auf die DSGVO gebaut Zugriffskontrollen, Audit-Logs und Datenschutz sind von Anfang an Teil der Plattform, nicht nachgerüstet, sondern eingebaut. AVV vertraglich #### Kein KI-Training Ihr Unternehmenswissen gehört Ihnen. Ihre Inhalte werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Das steht so im Auftragsverarbeitungsvertrag. Warum europäische Server und KI-Modelle rechtlich unverzichtbar sind? Cloud Act & DSGVO und Digitale Souveränität . Datensouveränität ### Gebaut für die, die keine fremde Rechtsordnung riskieren dürfen Sie wollen KI produktiv einsetzen, ohne Ihre Datensouveränität zu opfern. Eine Plattform, eine klare Einrichtung und keine Abhängigkeit von US-Anbietern. 01 3 Dokumente öffentlich 01 / 05 Compliance Dokumentiert #### DSGVO öffentlich dokumentiert Auftragsverarbeitungsvertrag, Verzeichnis nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar. Verwendbar im eigenen Audit ohne externe Anwaltskosten. AVV sofort verfügbar Art. 30 Verzeichnis einsehbar Art. 35 DSFA veröffentlicht 02 Individuell nach Aufwand 02 / 05 Onboarding Dokumentiert #### Einrichtung passend zum Datenbestand Nexoria übernimmt vorhandene Daten strukturiert in Drive und Firmenwissen. Umfang, Formate und Indexierung bestimmen den Einrichtungsaufwand. Datenbestand prüfen Struktur gemeinsam festlegen Indexierung vorbereiten 03 0 % US-Recht in der Kernplattform 03 / 05 Souveränität Dokumentiert #### Antworten aus Paris, nicht aus den USA Mistral AI als Sprachmodell mit Sitz in Paris. Lokale Embeddings und Dokumentenanalyse auf deutschen Servern. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt, und damit greift auf diese Verarbeitung auch der US CLOUD Act nicht. Mistral AI: europäisches KI-Modell Hosting auf deutschen Servern Ausnahme: Fehlerüberwachung über Sentry, USA 04 29 € pro Nutzer / Monat 04 / 05 Preismodell Dokumentiert #### Basis ab 29 € pro Nutzer Base kostet 29 € je Nutzer mit 3 Mio. KI Tokens. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 € mit 5 Mio. Tokens je Nutzer. Speicher und Tokens lassen sich bei Bedarf nachkaufen. Kontingente klar ausgewiesen Dokumentensuche ohne KI Tokens Zusatzspeicher für 0,20 € je GB 05 Isoliert pro Mandant 05 / 05 Sicherheit Dokumentiert #### Mandantentrennung auf Datenbankebene Jeder Mandant hat seine eigene strikte Daten-Isolation. Workspace-übergreifende Zusammenarbeit mit Partnern bleibt möglich, kontrolliert und revisionssicher. Strikte Daten-Isolation Revisionssichere Protokolle Partner-Workspaces möglich EU-Server DSGVO-konform Kein KI-Training Ein Login Plattform-Entwicklung ### Eine Plattform, die sich weiterentwickelt Nexoria wird entlang realer Kundenanforderungen weiterentwickelt. Der nächste Schritt sind Automatisierungen und Workflows, die direkt auf Ihrem Firmenwissen arbeiten: Vorgänge, die Dokumente lesen, einordnen und weiterleiten, ohne dass jemand sie anstößt. Major Juli 2026 #### Nexoria Meet Videokonferenzen mit KI-gestützter Live-Transkription. Protokolle landen automatisch in Ihrer Wissensbasis und sind per KI abfragbar. Die souveräne Alternative zu Teams. KI-Live-Transkription Protokolle in der Wissensbasis Auf deutschen Servern Video, Anruf & KI-Live-Transkription in einer App Nex-Integration Mistral KI Deutsche Server Updates 2026 24 Produktfamilie 3 Bereiche Recht für Dokumente und Modelle EU Release-Frequenz 2026 2 Jan 2 Feb 7 Mär 7 Apr 2 Mai 3 Jun Changelog 2026 Feature 01. Jul 2026 Nexoria Meet: Videokonferenzen mit KI-Live-Transkription released Video und Anruf in einem, Sprecheransicht, Bildschirmfreigabe und KI-Live-Transkription. Protokolle landen in der Wissensbasis. Die souveräne Teams-Alternative ist live. Feature 28. Jun 2026 Nexoria Mail: Vollständiger E-Mail-Client Einheitlicher Posteingang, Anhang-Verwaltung und integrierter Kalender. Die souveräne Outlook-Alternative ist live. Feature 20. Jun 2026 Mail-Automation: Anhänge automatisch abgelegt Eingehende Anhänge werden automatisch klassifiziert und im passenden Ordner abgelegt. Infrastruktur 10. Jun 2026 Nexoria Drive: Gehärteter Sync & Versionierung Stabilere Synchronisation und Versionierung für alle Dateien im virtuellen Laufwerk. Feature 25. Mai 2026 Nexoria Meet: Erste Vorschau Videokonferenzen mit KI-Live-Transkription. Die erste Vorschau ist verfügbar. Feature 10. Mai 2026 Nexoria Office: Ein Fenster pro Dokument Jedes Dokument öffnet in einem eigenen Fenster: paralleles Arbeiten in Doc, Calc und Slides. Feature 15. Apr 2026 DocStudio: Gezielte Seitenauswahl Einzelne Seiten oder Bereiche in großen Dokumenten ansprechen. Das reduziert den Token-Verbrauch deutlich. Feature 12. Apr 2026 Multi-Tenant Workspace-Delegation Feingranulare Berechtigungen pro Ordner und Dokumentgruppe mit Audit-Trail. Feature 22. Mär 2026 VoiceBot-Tiers: Starter / Business / Enterprise Drei Pakete mit gestaffelten Freiminuten und eigener Bot-Nummer. Performance 15. Mär 2026 Embedding-Pipeline 3× schneller BGE-M3-Pipeline mit Batch-Optimierung: 50-Seiten-Dokument in 9 statt 28 Sekunden. Feature 10. Mär 2026 DocStudio: Web-Recherche Präsentationen ohne Quelldokumente: KI recherchiert automatisch im Web. Roadmap H2 2026 Automatisierungen & Workflows Abläufe, die auf Ihrem Firmenwissen arbeiten In Entwicklung 40 % Konnektoren zu Fachsystemen Vorhandene Software anbinden, statt sie zu ersetzen In Planung 15 % Feedback fließt direkt in unsere Roadmap. Jeder Kunde hat eine Stimme. Neue Features immer inklusive Roadmap im Dialog mit Kunden Mistral KI (EU) Deutsche Server, kein US-Cloud Alle Updates ansehen → Preise ### Transparente Preise, ohne versteckte Kosten Das Basisprodukt enthält Drive, Firmenwissen, Nex, Office Apps und Automatisierungen. Mail und Meet lassen sich bei Bedarf ergänzen. Base ab 29 € Pro Beliebt ab 299 € Enterprise Auf Anfrage Alle Preise zzgl. MwSt. Monatlich kündbar Europäisches KI-Modell Nexoria Base 29 € Ein Nutzer entspricht einem Gerät Für einzelne Nutzer und kleine Teams, die Dateien, Suche, Office Apps und KI in einer Umgebung verbinden wollen. 3 Mio. Tokens/Nutzer 10 GB Speicher Nex KI Chat auf Ihrem Firmenwissen Nexoria Drive und Dokumentensuche Doc, Calc und Slides inklusive DocStudio, Workspaces und Automatisierungen Chatbots, Audio Erkennung und OCR 3 Mio. KI Tokens je Nutzer 10 GB Speicher je Unternehmen Jetzt starten Nexoria Pro Beliebt 299 € 5 Nutzer inklusive · jeder weitere 20 €/Monat Für größere Teams mit höherem KI Kontingent und gemeinsamem Speicher für das Unternehmen. 5 Mio. Tokens je Nutzer 5 Mio. Tokens/Nutzer 20 GB Speicher Komplettes Nexoria Basisprodukt 5 Nutzer inklusive Jeder weitere Nutzer 20 € pro Monat 5 Mio. KI Tokens je Nutzer 20 GB Speicher je Unternehmen Zentrale Nutzerverwaltung Beratung vereinbaren Nexoria Enterprise Individuell Persönlicher Ansprechpartner Dedizierte Ressourcen, individuelle KI-Entwicklung, nahtlose Integration in bestehende Systeme. Custom nach Bedarf Custom Speicher Dedizierte Ressourcen & Betreuung Individuelle KI-Entwicklung Integration in bestehende Systeme Individuelle Token und Speicherpakete Langfristiger Support & Weiterentwicklung Kontakt aufnehmen Zusatzprodukt #### Mail + Meet 13 € je Nutzer und Monat oder 70 € für 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 9 € pro Monat. Verbrauch #### Speicher nach Bedarf Oberhalb des Inklusivvolumens 0,20 € je GB und Monat nach Quellbytes. Einrichtung individuell nach Aufwand. FAQ ### Häufig gestellte Fragen Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Nexoria, von Datenschutz über Funktionen bis zu Preisen. Allgemein 2 Was Nexoria ist und für wen Datenschutz 3 DSGVO, Server & Compliance Funktionen 2 Drive, Nex und Wissenssuche Preise 3 Tarife & Konditionen Einstieg 1 Onboarding & Support 11 Antworten 5 Themen #### Allgemein Was Nexoria ist und für wen 2 Fragen Was genau ist Nexoria? Nexoria verbindet Cloud Speicher, indexiertes Firmenwissen und den KI Chat Nex. Sie speichern Dateien in Drive, durchsuchen Inhalte mit Quellen und verarbeiten das Wissen direkt weiter. Doc, Calc, Slides, DocStudio, Automatisierungen und Chatbots sind enthalten. Zur Plattform-Übersicht Für wen ist Nexoria gedacht? Für den deutschen Mittelstand, Beratungen, Kanzleien, den öffentlichen Sektor und IT-Partner: überall dort, wo sensible Daten verarbeitet werden und US-Cloud-Abhängigkeit vermieden werden soll. Alle Branchen ansehen Wo werden meine Daten gespeichert? Dateien und Wissensindex liegen auf deutschen Servern. Die Antwortgenerierung über Mistral erfolgt innerhalb der EU. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Warum der Cloud Act US-Anbieter unabhängig vom Serverstandort erfasst, behandelt der Beitrag Cloud Act und DSGVO: warum Verträge mit US-Anbietern wertlos sind . Sicherheitsarchitektur und Hosting im Detail Werden meine Daten zum KI-Training verwendet? Nein. Ihre Inhalte werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, und das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag festgeschrieben. Dazu kommt die Mandantentrennung auf Datenbankebene. AVV einsehen Welche Compliance-Anforderungen unterstützt Nexoria? DSGVO vollständig, mit öffentlich zugänglichem AVV , Art.-30-Verzeichnis und Datenschutz-Folgenabschätzung . Branchenspezifisch ist Nexoria technisch und organisatorisch an den Anforderungen aus §203 StGB für Kanzleien, BSI-Grundschutz und EVB-IT für Behörden sowie BAIT, VAIT und DORA für Finanzdienstleister ausgerichtet. Was ist Nexoria Office? Doc, Calc und Slides sind eigenständige Apps im Basisprodukt. Nexoria Drive speichert die Dateien und macht freigegebene Inhalte für Suche und Weiterverarbeitung mit Nex nutzbar. Die Formate .docx, .xlsx und .pptx bleiben dabei erhalten, die Gegenüberstellung dazu steht unter Doc, Calc und Slides gegenüber Word, Excel und PowerPoint . Nexoria Office entdecken Wie funktioniert die KI-Wissenssuche? Inhalte in Nexoria Drive werden indexiert. Danach können Sie im KI Chat oder im eigenen Suchfenster semantisch suchen. Antworten zeigen ihre Quellen. Wie dieses Verfahren technisch arbeitet, beschreibt der Beitrag RAG erklärt: wie KI Ihre Dokumente versteht . Welche Inhalte sichtbar sind, regeln Workspaces. Alle Funktionen ansehen . Was kostet Nexoria? Base kostet 29 € je Nutzer und Monat mit 3 Mio. KI Tokens je Nutzer und 10 GB Speicher je Unternehmen. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 € im Monat, enthält 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher. Jeder weitere Nutzer kostet 20 € im Monat. Alle Tarife vergleichen Gibt es versteckte Kosten? Zusätzlicher Speicher kostet oberhalb des Inklusivvolumens 0,20 € je GB und Monat nach Quellbytes. Mail und Meet kosten 13 € je Nutzer oder 70 € für 5 Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer. Die Einrichtung wird individuell nach Aufwand angeboten. AGB lesen Was passiert, wenn Tokens oder Speicher aufgebraucht sind? Sie wählen automatischen oder manuellen Nachkauf. Ohne Nachkauf pausieren neue KI Anfragen beziehungsweise Uploads. Die bestehende Dokumentensuche funktioniert weiter und verbraucht keine KI Tokens. Tarife, Kontingente und Zusatzspeicher im Überblick Wie schnell bin ich einsatzbereit? Die Einrichtung richtet sich nach der Datenmenge und den gewünschten Anbindungen. Nexoria übernimmt die Erstaufnahme, Indexierung und Abnahme individuell nach Aufwand. Danach können berechtigte Nutzer weitere Dateien selbst hochladen und direkt in Nex verwenden. Welche Formulierungen im Chat welche Funktion auslösen, zeigt die Anleitung mit allen Auslösewörtern und Beispielen . Einrichtung besprechen Noch Fragen? Wir antworten persönlich. Kontakt Nächster Schritt ### Bereit für souveräne KI ? Kostenlose Beratung vereinbaren Oder direkt einen Termin buchen Persönliche Präsentation, kostenlos und unverbindlich. Keine Kreditkarte. Deutsche Server DSGVO by design Einrichtung nach Aufwand Kein KI-Training Termin buchen ### Direkt einen Termin buchen. Kein Konto nötig · Bestätigung per E-Mail · Daten bleiben auf EU-Servern. nexoria: terminbuchung DSGVO · EU Termin in wenigen Klicks buchen Erstgespräch, Demo oder Serviceanfrage. Kein Konto nötig. Termin buchen --- # Produkt: Cloud Speicher, Firmenwissen und KI Quelle: https://nexoria-systems.de/module Produkt ## Cloud Speicher, Firmenwissen und KI in einer Oberfläche. Nexoria verbindet Drive, Dokumentensuche, Nex und Office Apps. Mail und Meet erweitern das Wissen um Kommunikation und Meetings. Produkt entdecken Preise ansehen 93 % Tool-Routing 99 % Quellenqualität EU Recht für Hosting, Daten und Modelle EU-Server DSGVO-konform Kein KI-Training Mistral (EU) Zu den Kennzahlen oben: 93 % Tool-Routing und 99 % Quellenqualität stammen aus BFCL V4 und interner Messung. Die Angabe zur Rechtsordnung bezieht sich auf Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform: daran ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Die Ausnahmen, darunter die technische Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA, stehen auf der Seite Sicherheit & Datenschutz und im Verzeichnis nach Art. 30 . Stand 23.08.2026 Produkttour ### Alle Funktionen in einem Rundgang. nexoria · produkttour 3:05 #### Nexoria im Überblick. Der komplette Rundgang. Produktvideo · 3 Min. 5 Sek. Basis Drive + Nex + Office Compliance DSGVO by design KI-Modell Mistral (EU) Server Deutschland Produktübersicht ### Eine Basis. Klare Erweiterungen. Nexoria Office Nexoria Drive Nexoria Mail Nexoria Meet DocStudio in Nex Nex Dokumentensuche Workspaces und Datenbanken Chatbots Automatisierungen Audio und Texterkennung Nexoria VoiceBot 01 / 12 #### Nexoria Office Office Apps im Basisprodukt Im Basisprodukt enthalten Doc, Calc und Slides bleiben eigenständige Apps für Texte, Tabellen und Präsentationen. Sie sind im Nexoria Basisprodukt enthalten und speichern Dateien direkt in der Umgebung, in der Ihr Firmenwissen entsteht. Volle .docx-, .xlsx- und .pptx-Kompatibilität KI-Seitenleiste in jeder Anwendung Echtzeit-Kollaboration mit Live-Cursor & Avataren Kein Microsoft-Konto, kein US-Rechtssubjekt in der Kernplattform Mehr erfahren Anwendungsfälle → Office-Suite ohne Microsoft-Abhängigkeit betreiben → Dokumente mit externen Partnern nahtlos austauschen → KI-gestützt Texte, Tabellen und Präsentationen erstellen Screenshots Multi-Window. Native. Performant. Drei Fenster, eine Plattform: Doc, Calc und Slides laufen als native Windows-Anwendungen nebeneinander, mit voller Tastatur-, Drag-and-Drop- und Dateisystem-Integration. Multi-Window. Native. Performant. Slides: Story-Coach Calc: Datenanalyse per Prompt Echtzeit-Kollaboration Der Tray: Ihr neues Startmenü Im Detail Nexoria Doc Texte schreiben, formatieren, gemeinsam bearbeiten. Vorlagen für Verträge, Berichte und Briefe. KI-Texthilfe in der Seitenleiste. Nexoria Calc Tabellen, Formeln und Pivot-Analysen. KI baut Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt Formeln Schritt für Schritt und generiert Beispieldaten. Nexoria Slides Story-Coach, Sprecher-Notizen per KI generieren, Bullets zu Aussagen verdichten. Folien-Layouts wie aus dem Lehrbuch. Multi-Window Drei Fenster, eine Plattform. Direkt im Windows-Desktop, kein Browser-Tab, volle Tastatur-, Drag-and-Drop- und Dateisystem-Integration. Tray-Integration Ein Klick im Windows-Tray und Sie haben Zugriff auf jede App. Neues Dokument, KI-Chat, DocStudio, FlowHub, Kalender, Aufgaben. Keine Telemetrie Nexoria Office sendet keine Nutzungsdaten an Dritte. Keine Werbe-IDs, keine Verhaltensanalyse, keine Trainingsdaten-Sammlung. Anwendungsfälle → Office-Suite ohne Microsoft-Abhängigkeit betreiben → Dokumente mit externen Partnern nahtlos austauschen → KI-gestützt Texte, Tabellen und Präsentationen erstellen Auf einen Blick Ersetzt Microsoft 365 Status Im Basisprodukt enthalten 01 / 12 Funktionsübersicht ### Alle Funktionen im Überblick Jede Funktion mit ihrer Beschreibung, den Details und typischen Anwendungsfällen. #### Nexoria Office Office Apps im Basisprodukt Ersetzt: Microsoft 365 Status: Im Basisprodukt enthalten Doc, Calc und Slides bleiben eigenständige Apps für Texte, Tabellen und Präsentationen. Sie sind im Nexoria Basisprodukt enthalten und speichern Dateien direkt in der Umgebung, in der Ihr Firmenwissen entsteht. ##### Im Detail - Nexoria Doc : Texte schreiben, formatieren, gemeinsam bearbeiten. Vorlagen für Verträge, Berichte und Briefe. KI-Texthilfe in der Seitenleiste. - Nexoria Calc : Tabellen, Formeln und Pivot-Analysen. KI baut Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt Formeln Schritt für Schritt und generiert Beispieldaten. - Nexoria Slides : Story-Coach, Sprecher-Notizen per KI generieren, Bullets zu Aussagen verdichten. Folien-Layouts wie aus dem Lehrbuch. - Multi-Window : Drei Fenster, eine Plattform. Direkt im Windows-Desktop, kein Browser-Tab, volle Tastatur-, Drag-and-Drop- und Dateisystem-Integration. - Tray-Integration : Ein Klick im Windows-Tray und Sie haben Zugriff auf jede App. Neues Dokument, KI-Chat, DocStudio, FlowHub, Kalender, Aufgaben. - Keine Telemetrie : Nexoria Office sendet keine Nutzungsdaten an Dritte. Keine Werbe-IDs, keine Verhaltensanalyse, keine Trainingsdaten-Sammlung. ##### Anwendungsfälle - → Office-Suite ohne Microsoft-Abhängigkeit betreiben - → Dokumente mit externen Partnern nahtlos austauschen - → KI-gestützt Texte, Tabellen und Präsentationen erstellen #### Nexoria Drive Cloud Speicher und Wissensquelle Ersetzt: OneDrive / Google Drive Status: Kern des Basisprodukts Nexoria Drive ist die Cloud Speicher App und die Quelle Ihres Firmenwissens. Dateien lassen sich im Windows Explorer verwalten, synchronisieren und offline nutzen. Freigegebene Inhalte werden indexiert und stehen in Nex sowie in der Dokumentensuche bereit. ##### Im Detail - Gehärteter Desktop-Sync : Zuverlässiger Hintergrund-Sync über alle Geräte hinweg. Konflikte werden automatisch aufgelöst. - Vollständige Versionierung : Jede Dateiänderung wird versioniert. Frühere Versionen jederzeit einsehen und wiederherstellen. - Papierkorb mit Karenzzeit : Gelöschte Dateien landen im Papierkorb und bleiben während der Karenzzeit wiederherstellbar. - Workspace-Struktur : Persönliche, Team- und Kollaborations-Ordner. Struktur wie gewohnt, Sicherheit wie gefordert. - Teilen mit Audit-Trail : Dateien mit Partnern teilen, mit exaktem Protokoll wer wann was getan hat. - Verschlüsselung : TLS auf dem Weg, AES-256 in Ruhe. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, der US CLOUD Act und FISA 702 greifen auf diese Verarbeitung deshalb nicht zu. Das ist eine rechtliche Bewertung der Nexoria Systems UG und gilt nicht für Verarbeitungen mit US-Beteiligung wie die Fehlerüberwachung über Sentry. - Volltextsuche : Semantische Suche über Dateinamen und -inhalte. Finden statt suchen. ##### Anwendungsfälle - → OneDrive-Migration ohne Workflow-Änderung - → Dateiversionierung für Compliance-Anforderungen - → Sichere Dateifreigabe an externe Partner #### Nexoria Mail E Mail, FlowHub und Automationen Ersetzt: Outlook Status: Zusatzprodukt Mail + Meet Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an Nex an. Mail Automatisierungen, FlowHub, Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung gehören zum Zusatzprodukt. Relevante E Mail Verläufe erweitern das Firmenwissen. ##### Im Detail - KI-Antworten : Analysiert E-Mails, erkennt Kontext (Kündigungen, Verträge, Anfragen) und entwirft professionelle Antworten. - Thread-Zusammenfassung : Lange E-Mail-Ketten in Sekunden zusammengefasst, mit Kernpunkten, offenen Fragen und nächsten Schritten. - Phishing-Schutz : Jede eingehende E-Mail wird auf Phishing-Signale geprüft, etwa Reply-To-Mismatch, Typosquatting oder SPF-Fehler. - Übersetzung : E-Mails in jede Sprache übersetzen, HTML-Layout bleibt erhalten. Internationale Korrespondenz ohne Barriere. ##### Anwendungsfälle - → E-Mail-Postfach in der Hälfte der Zeit bearbeiten - → Internationale Korrespondenz ohne Sprachbarriere - → Verdächtige E-Mails automatisch erkennen #### Nexoria Meet Meetings werden zu Firmenwissen Ersetzt: Microsoft Teams Status: Zusatzprodukt Mail + Meet Videokonferenzen und Anrufe in einer Anwendung, mit Sprecheransicht, Bildschirmfreigabe und KI-gestützter Live-Transkription. Protokolle landen automatisch in Ihrer Wissensbasis und sind per KI abfragbar. DSGVO-konform mit Einwilligung pro Teilnehmer. ##### Im Detail - Video & Anruf : Videokonferenzen und Anrufe in einer Anwendung. Kein Wechsel zwischen Tools. - Sprecheransicht : Wer gerade spricht, steht automatisch im Fokus. - Bildschirmfreigabe : Inhalte direkt im Meeting teilen und gemeinsam durchgehen. - Live-Transkription : KI-gestützte Transkription während des Meetings. Protokolle landen automatisch in der Wissensbasis und sind per KI abfragbar. - DSGVO-konform : Transkription nur mit Einwilligung, jeder Teilnehmer stimmt einzeln zu. ##### Anwendungsfälle - → Meeting-Protokolle automatisch in der Wissensbasis ablegen - → Besprechungsinhalte später per KI abfragen - → Videokonferenzen DSGVO-konform durchführen #### DocStudio in Nex Dokumente direkt im KI Chat Ersetzt: PowerPoint + Canva Status: Im KI Chat integriert DocStudio ist direkt in Nex integriert. Erstellen Sie Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche im KI Chat aus den Inhalten, die Ihr Workspace freigibt. ##### Im Detail - Prompt-to-Deck : Beschreiben Sie das Thema in einem Satz, die KI erstellt eine vollständige Präsentation mit Ihrem Branding, Diagrammen und KI-generierten Bildern. - Quellengetreu : Jede Folie referenziert die zugrundeliegenden Quellen. Internet-Recherche und eigene Dokumente werden automatisch verknüpft. - Dokumentenvergleich : Zwei Dokumente hochladen, Unterschiede visuell hervorgehoben. Ideal für Vertragsversionen oder Compliance-Prüfungen. - Fortschrittsanzeige : Echtzeit-Feedback während der Erstellung, also welche Quellen verarbeitet werden und welche Folien gerade generiert werden. ##### Anwendungsfälle - → Quartalsberichte in Minuten statt Stunden - → Angebotsvorlagen mit aktuellen Marktdaten - → Compliance-Dokumente aus Vorlagen generieren Mehr erfahren: DocStudio #### Nex Hauptoberfläche für Ihr Firmenwissen Ersetzt: ChatGPT Enterprise / Claude Status: Hauptoberfläche Nex ist die Hauptoberfläche von Nexoria. Fragen Sie Ihr freigegebenes Firmenwissen ab, erstellen Sie Inhalte, analysieren Sie Dokumente und starten Sie Automatisierungen. Eine Websuche kann bei Bedarf zusätzlich freigegeben werden. ##### Im Detail - Internet-Recherche : Echtzeit-Recherche mit Quellenangabe. Ergebnisse werden strukturiert aufbereitet, nicht nur Links aufgelistet. - Wissensbasis-Zugriff : Der Chat greift auf alle hochgeladenen Dokumente, E-Mails und Datenbanken zu. Antworten mit Quellenreferenz. - Aufgaben & Termine : Direkt aus dem Chat Aufgaben erstellen, Termine anlegen, Workflows anstoßen. Dashboard-Übersicht inklusive. - Einstellungen pro Konversation : Länge, Kreativität und Sprache pro Chat anpassbar. Verschiedene Modi für verschiedene Aufgaben. - Zusammenfassung : Lange Dokumente in Sekunden zusammengefasst. Extrahiert Kernpunkte, offene Fragen und nächste Schritte. ##### Anwendungsfälle - → Wettbewerbsanalysen in Minuten statt Stunden - → Automatische E-Mail-Entwürfe mit Firmenton - → Datengestützte Entscheidungsvorlagen Mehr erfahren: Nex, der KI Chat #### Dokumentensuche Im KI Chat und als eigenes Suchfenster Ersetzt: SharePoint Suche Status: Im Basisprodukt enthalten Durchsuchen Sie die Inhalte Ihres Workspaces semantisch im KI Chat oder im eigenen Suchfenster. Ergebnisse nennen ihre Quellen. Die Dokumentensuche verbraucht keine KI Tokens und bleibt auch bei ausgeschöpftem Kontingent verfügbar. ##### Im Detail - Semantische Suche : Stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache. Die KI versteht die Bedeutung, nicht nur Stichwörter. - Hybrid-Retrieval : Kombination aus Keyword-Suche und semantischer Suche für maximale Treffergenauigkeit. - Workspace-getrennt : Jeder Workspace hat seine eigene Wissensbasis. Mandantentrennung für Kanzleien und Beratungen. - Dokumentenvorschau : Dokumente direkt in der Suche vorschauen, mit Tabellen, Bildern und Formatierung. ##### Anwendungsfälle - → Neue Mitarbeiter finden Antworten ohne Nachfragen - → Vertragsklauseln in Sekunden lokalisieren - → Unternehmensrichtlinien sofort abrufen #### Workspaces und Datenbanken Wissen und Rechte klar trennen Ersetzt: starre Ordner und globale Freigaben Status: Im Basisprodukt enthalten Workspaces bestimmen, welche Personen und Chatbots welche Inhalte sehen dürfen. Datenbanken strukturieren das Wissen. Nicht jeder Mitarbeiter erhält Zugriff auf den gesamten Unternehmensbestand. ##### Im Detail - Workspace Übersicht : Teams und Wissensräume bleiben klar voneinander getrennt. - Mitgliederverwaltung : Rollen und Rechte legen fest, wer welche Inhalte verwenden darf. - Wissensbasis : Jeder Workspace verwaltet seine eigenen Dokumente, Links und Datenbanken. - Chatbot Freigabe : Ein Chatbot erhält nur das Wissen des zugeordneten Workspaces. ##### Anwendungsfälle - → Wissen nach Teams und Aufgaben trennen - → Sensible Inhalte gezielt freigeben - → Chatbots auf einen definierten Wissensraum begrenzen #### Chatbots KI-Chatbot für Ihre Website Ersetzt: Intercom / Tidio Status: Im Basisprodukt enthalten Chatbots sind im Basisprodukt enthalten. Jeder Bot wird einem Workspace zugeordnet und nutzt nur das dort freigegebene Wissen. So bleiben interne Inhalte von öffentlich nutzbaren Bots getrennt. ##### Im Detail - Dashboard : Alle Chatbots auf einen Blick, mit aktiven Konversationen, Leistungskennzahlen und Konfiguration. - Wissensagent : Der Chatbot greift auf den zugeordneten Workspace zu und beantwortet Fragen mit Quellenreferenz. - Terminbuchung : Besucher können direkt im Chat Termine buchen. Kalenderintegration, automatische Bestätigungs-E-Mail. - Operator-Übergabe : Bei komplexen Anfragen übernimmt ein Live-Operator direkt in FlowHub. Nahtloser Übergang. - Connectoren : Anbindung an CRM, Ticketsysteme und eigene APIs. Der Chatbot wird zum Workflow-Trigger. ##### Anwendungsfälle - → Support-Anfragen ohne Wartezeit beantworten - → Leads automatisch qualifizieren und weiterleiten - → FAQ-Entlastung für Ihr Serviceteam Mehr erfahren: Chatbots #### Automatisierungen Firmenwissen mit Software verbinden Ersetzt: manuelle wiederkehrende Abläufe Status: Im Basisprodukt enthalten Nexoria nutzt Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe und verbindet die Plattform mit externer Software. Automatisierungen sind Teil des Basisprodukts. ##### Im Detail - Automatisierungen starten direkt aus Nex. - Verknüpfungen nutzen nur freigegebene Inhalte. - Regeln lassen sich zentral verwalten. ##### Anwendungsfälle - → Dokumente weiterverarbeiten - → Daten an Fachsoftware übergeben - → Wiederkehrende Abläufe vereinheitlichen #### Audio und Texterkennung Transkription und OCR Ersetzt: manuelle Transkription und Erfassung Status: Im Basisprodukt enthalten Transkription und OCR machen Audio, Scans und Bilder durchsuchbar. Erkannte Inhalte können indexiert und als Firmenwissen genutzt werden. ##### Im Detail - Audio wird zu durchsuchbarem Text. - OCR erschließt gescannte Unterlagen. - Erkannte Inhalte stehen in Nex bereit. ##### Anwendungsfälle - → Gesprächsnotizen erschließen - → Altakten digital durchsuchen - → Scans in Firmenwissen überführen #### Nexoria VoiceBot KI Telefonassistent Ersetzt: externe Telefonannahme Status: Eigenständiges Zusatzprodukt Der Nexoria VoiceBot nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine und erstellt Aufgaben. Er wird unabhängig vom Nexoria Basisprodukt angeboten. ##### Im Detail - Der VoiceBot ist rund um die Uhr erreichbar. - Komplexe Gespräche können an Mitarbeiter übergeben werden. - Gesprächsinhalte lassen sich dokumentieren. ##### Anwendungsfälle - → Telefonische Erreichbarkeit verbessern - → Standardfragen beantworten - → Termine automatisiert aufnehmen Überblick ### Alle Module in einer Tabelle Welches Nexoria-Modul welches gewohnte Werkzeug ersetzt und ob es zum Basisprodukt gehört oder als Zusatzprodukt gebucht wird. Diese Seite ist die Schauseite: Video, Bildschirmfotos und je Baustein ein eigener Abschnitt. Die kanonische Definition jedes Bausteins, seine Einordnung in die Produkthierarchie und die belegten Angaben zu Verarbeitung und Betrieb stehen auf der Produktübersicht mit allen Bausteinen . Von dort und aus der Tabelle unten führt zu jedem Baustein eine eigene Detailseite, etwa Nexoria Drive im Detail oder die semantische Dokumentensuche . Nexoria Office bündelt drei eigenständige Apps, die alle mit den Formaten .docx, .xlsx und .pptx arbeiten: Doc für Texte , Calc für Tabellen und Slides für Präsentationen . In der Tabelle steht die Suite als ein Eintrag, weil sie zusammen lizenziert wird. Module der Nexoria-Plattform mit dem jeweils ersetzten Werkzeug und der Zuordnung zu Basisprodukt oder Zusatzprodukt. Der Modulname führt zur Detailseite des Bausteins, soweit es eine gibt. Stand 23.08.2026 . | | Modul | Ersetzt | Verfügbarkeit | Nexoria Office | Microsoft 365 | Im Basisprodukt enthalten | Nexoria Drive | OneDrive / Google Drive | Kern des Basisprodukts | Nexoria Mail | Outlook | Zusatzprodukt Mail + Meet | Nexoria Meet | Microsoft Teams | Zusatzprodukt Mail + Meet | DocStudio in Nex | PowerPoint + Canva | Im KI Chat integriert | Nex | ChatGPT Enterprise / Claude | Hauptoberfläche | Dokumentensuche | SharePoint Suche | Im Basisprodukt enthalten | Workspaces und Datenbanken | starre Ordner und globale Freigaben | Im Basisprodukt enthalten | Chatbots | Intercom / Tidio | Im Basisprodukt enthalten | Automatisierungen | manuelle wiederkehrende Abläufe | Im Basisprodukt enthalten | Audio und Texterkennung | manuelle Transkription und Erfassung | Im Basisprodukt enthalten | Nexoria VoiceBot | externe Telefonannahme | Eigenständiges Zusatzprodukt Branchen ### Gebaut für regulierte Branchen Jede Branche hat eigene Compliance-Anforderungen. Nexoria erfüllt sie alle. #### Anwaltskanzleien Mandantengeheimnis nach § 203 StGB #### Steuerberater Steuergeheimnis nach § 102 AO #### Öffentlicher Sektor BSI-Grundschutz, EVB-IT, OZG #### Gesundheitswesen Schweigepflicht & Art. 9 DSGVO #### Finanzdienstleister BAIT/VAIT, MaRisk, DORA #### IT-Dienstleister AVV & Mandantenfähigkeit Bereit für nutzbares Firmenwissen? ### Lernen Sie Nexoria kennen und planen Sie Ihren Einstieg. Cloud Speicher, Firmenwissen und KI in einer Plattform. DSGVO-konform auf deutschen Servern. Kostenlose Beratung vereinbaren Preise ansehen Sie kommen von Microsoft 365 oder Google Workspace? Dann steht im Direktvergleich Baustein für Baustein, was Sie behalten und was sich ändert, einschließlich der Punkte, an denen der andere Anbieter besser passt. Am häufigsten gelesen: Microsoft 365 Alternative und ChatGPT Enterprise Alternative . DSGVO-konform Auf deutschen Servern Europäisches KI-Modell Kernplattform ohne US-Rechtssubjekt --- # Preise: Transparente KI-Tarife ab 29 EUR/Monat Quelle: https://nexoria-systems.de/preise Preise ## Transparente Preise: ohne versteckte Kosten Nexoria enthält Cloud Speicher, Firmenwissen, KI Chat und Office Apps. Mail und Meet können passend zur Teamgröße ergänzt werden. Nexoria Base kostet 29 Euro je Nutzer und Monat und enthält 3 Mio. KI Tokens je Nutzer sowie 10 GB Speicher je Unternehmen. Nexoria Pro kostet 299 Euro je Monat, darin sind 5 Nutzer enthalten, dazu 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher je Unternehmen, jeder weitere Nutzer kostet 20 Euro je Monat. Nexoria Enterprise hat keinen Listenpreis und wird auf Anfrage angeboten. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt., alle Tarife sind monatlich kündbar. Preise, Stand 21.08.2026 App starten VoiceBot testen Hosting Deutsche Server KI-Modell Mistral (EU) US Cloud 0 % Anteil ### Tarife und Preise Nexoria VoiceBot Nexoria Base ab 29 € Nexoria Pro Beliebt ab 299 € Nexoria Enterprise Auf Anfrage VoiceBot Starter ab 249 € VoiceBot Business Empfohlen ab 449 € VoiceBot Enterprise ab 699 € Alle Preise zzgl. MwSt. Monatlich kündbar Einrichtung nach Aufwand Europäisches KI-Modell Alle Preise zzgl. MwSt. Monatlich kündbar Kein Setup-Gebühr Minutenbasierte Abrechnung #### Nexoria Base 29 € Ein Nutzer entspricht einem Gerät € / Nutzer / Monat Für einzelne Nutzer und kleine Teams mit Cloud Speicher, Firmenwissen, KI Chat und Office Apps. Für wen Passt zu Ihnen, wenn je Nutzer abgerechnet werden soll: Ein Nutzer ist die kleinste buchbare Menge, enthalten sind 3 Mio. KI Tokens je Nutzer und 10 GB Speicher je Unternehmen. 3 Mio. Tokens / Nutzer Basisprodukt · 10 GB Nex KI Chat auf Ihrem Firmenwissen Nexoria Drive und Dokumentensuche Doc, Calc und Slides inklusive DocStudio, Workspaces und Automatisierungen Chatbots, Audio Erkennung und OCR 3 Mio. KI Tokens je Nutzer 10 GB Speicher je Unternehmen DSGVO-konform auf deutschen Servern Jetzt starten #### Nexoria Pro Beliebt 299 € 5 Nutzer inklusive · jeder weitere 20 €/Monat € / Monat Für größere Teams mit höherem KI Kontingent und gemeinsamem Speicher für das Unternehmen. Für wen Passt zu Ihnen, wenn Sie mehr KI Kontingent und mehr Speicher brauchen als im Tarif Base: 5 Mio. statt 3 Mio. Tokens je Nutzer, 20 GB statt 10 GB je Unternehmen, zentrale Nutzerverwaltung, 5 Nutzer enthalten, jeder weitere 20 € statt 29 €. 5 Mio. Tokens je Nutzer 5 Mio. Tokens / Nutzer Basisprodukt · 20 GB Komplettes Nexoria Basisprodukt 5 Nutzer inklusive Jeder weitere Nutzer 20 € pro Monat 5 Mio. KI Tokens je Nutzer 20 GB Speicher je Unternehmen Zentrale Nutzerverwaltung Beratung vereinbaren #### Nexoria Enterprise Individuell Persönlicher Ansprechpartner Dedizierte Ressourcen, individuelle KI-Entwicklung, nahtlose Integration in bestehende Systeme. Für wen Passt zu Ihnen, wenn Sie dedizierte Ressourcen, ein Betriebsmodell nach Vereinbarung und einen persönlichen Ansprechpartner brauchen: Token- und Speicherpakete werden individuell festgelegt. Custom nach Bedarf Basisprodukt · Custom Dedizierte Ressourcen & Betreuung Individuelle KI-Entwicklung Integration in bestehende Systeme Individuelle Token- & Speicherpakete Langfristiger Support & Weiterentwicklung Betriebsmodell nach Vereinbarung Kontakt aufnehmen #### VoiceBot Starter 249 € Kein Setup-Gebühr € / Monat Ihr KI-Telefonassistent: nimmt Anrufe an, bucht Termine und erstellt Aufgaben. 24/7 erreichbar. Für wen Passt zu Ihnen, wenn bis zu 500 Gesprächsminuten im Monat anfallen: Jede weitere Minute kostet 0,35 €. 500 Freiminuten 5/8 Features · 0,35 €/Min 500 Freiminuten / Monat Intelligentes Telefonmenü Automatische Terminbuchung Aufgabenerstellung Gesprächstranskripte Geschäftszeiten-Management Kostenloses Setup Jetzt starten #### VoiceBot Business Empfohlen 449 € 10 % Rabatt ab 2 VoiceBots € / Monat Mehr Kapazität, mehr Kontrolle: mit Mitarbeiter-Weiterleitung und Gesprächsaufzeichnung. Für wen Passt zu Ihnen, wenn bis zu 1.000 Gesprächsminuten im Monat anfallen und Weiterleitung an Mitarbeiter sowie Gesprächsaufzeichnung gebraucht werden: Jede weitere Minute kostet 0,29 €. 100 % mehr Minuten als Starter 1.000 Freiminuten 7/8 Features · 0,29 €/Min 1.000 Freiminuten / Monat Alles aus Starter Mitarbeiter-Weiterleitung Gesprächsaufzeichnung Kostenloses Setup 10 % Rabatt ab 2 VoiceBots Beratung vereinbaren #### VoiceBot Enterprise 699 € 10 % Rabatt ab 2 VoiceBots € / Monat Maximale Kapazität mit CRM-Integration, dedizierten Ressourcen und individuellem Support. Für wen Passt zu Ihnen, wenn bis zu 2.000 Gesprächsminuten im Monat anfallen und der VoiceBot an ein CRM angebunden werden soll: Jede weitere Minute kostet 0,25 €. 2.000 Freiminuten 8/8 Features · 0,25 €/Min 2.000 Freiminuten / Monat Alles aus Business CRM-Konnektoren & Integrationen Dedizierter Support Kostenloses Setup Kontakt aufnehmen Zusatzprodukt #### Mail + Meet 13 € je Nutzer und Monat Teampreis #### 70 € für 5 Nutzer Danach 9 € je weiterem Nutzer und Monat Zusatzspeicher #### 0,20 € je GB Pro Monat nach Quellbytes, erst oberhalb des Inklusivvolumens Tarifübersicht ### Alle Tarife in einer Tabelle Preis, enthaltene Nutzer, KI Tokens, Speicher und Support je Tarif, in einer Ansicht und ohne Umschalten. Preise und Leistungsumfang der Nexoria-Tarife Base, Pro und Enterprise. Alle Preise zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Stand 21.08.2026 . | | Merkmal | Base | Pro | Enterprise | Preis | 29 Euro je Nutzer und Monat | 299 Euro je Monat | Auf Anfrage | Empfohlen für | Einzelne Nutzer und Teams mit Abrechnung je Nutzer | Teams mit höherem Token- und Speicherbedarf | Organisationen mit eigenem Betriebsmodell | Enthaltene Nutzer | 1 | 5 | Individuell | KI Tokens je Nutzer und Monat | 3 Mio. | 5 Mio. | Individuell | Speicher je Unternehmen | 10 GB | 20 GB | Individuell | Preis je weiterem Nutzer | 29 Euro je Monat | 20 Euro je Monat | Individuell | Support | E-Mail-Support | E-Mail-Support | E-Mail-Support, persönlicher Ansprechpartner Konditionen Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats gekündigt werden, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Die kleinste buchbare Menge ist im Tarif Base ein Nutzer, im Tarif Pro sind 5 Nutzer enthalten. Neukunden erhalten ab der Registrierung eine 14-tägige kostenlose Testphase; wird nicht vorher gekündigt, geht das Abonnement danach in ein kostenpflichtiges über. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Maßgeblich sind die AGB , § 4 und § 6. Vergleich ### Was in welchem Tarif enthalten ist Alle Pläne beinhalten DSGVO-Konformität, deutsche Server und europäische KI-Modelle. Hier sehen Sie, was sich unterscheidet. Feature Base Pro Enterprise Nexoria Basisprodukt Nex KI Chat enthalten enthalten enthalten Drive und Dokumentensuche enthalten enthalten enthalten Doc, Calc und Slides enthalten enthalten enthalten DocStudio und Automatisierungen enthalten enthalten enthalten Workspaces und Chatbots enthalten enthalten enthalten Mail + Meet Zusatz Zusatz Individuell VoiceBot Zusatz Zusatz Individuell Infrastruktur Hosting Deutschland Deutschland Individuell Speicher je Unternehmen 10 GB 20 GB Individuell Token / Nutzer / Monat 3 Mio. 5 Mio. Custom Zusatzspeicher 0,20 €/GB 0,20 €/GB Individuell Dokumentensuche ohne Tokens enthalten enthalten enthalten Support & Service E-Mail-Support enthalten enthalten enthalten Nutzer 1 5 inklusive Individuell Weitere Nutzer 29 € 20 € Individuell Einrichtung Nach Aufwand Nach Aufwand Nach Aufwand FAQ ### Häufig gestellte Fragen Alles, was Sie vor dem Start wissen müssen, ohne Kleingedrucktes. Was ist im Basisprodukt enthalten? Nex, Nexoria Drive, Dokumentensuche, Doc, Calc, Slides, DocStudio, Workspaces, Automatisierungen, Audio und Texterkennung sowie Chatbots. Was kostet Mail + Meet? Mail + Meet kostet 13 € je Nutzer und Monat oder 70 € für 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 9 € pro Monat. Was passiert, wenn ein Kontingent aufgebraucht ist? Sie wählen automatischen oder manuellen Nachkauf. Ohne Nachkauf pausieren neue KI Anfragen oder Uploads. Die Dokumentensuche funktioniert weiter und verbraucht keine KI Tokens. Kann ich jederzeit kündigen? Ja, monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Gebühren. Wo werden meine Daten gespeichert? Dateien und Wissensindex liegen auf deutschen Servern. Die Antwortgenerierung über Mistral erfolgt innerhalb der EU. Eine US Cloud ist nicht beteiligt. Wie wird die Einrichtung berechnet? Die Einrichtung wird individuell nach Aufwand angeboten. Entscheidend sind insbesondere Umfang und Struktur der zu indexierenden Daten. Kann ich zwischen Plänen wechseln? Jederzeit. Upgrades werden sofort aktiv, Downgrades zum nächsten Abrechnungszeitraum. Nächster Schritt ### Bereit für souveräne KI? Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Lernen Sie Nexoria in einer persönlichen Präsentation kennen, auf deutschen Servern und mit europäischem KI Modell. Kostenlos starten Demo-Termin buchen --- # Auf einen Blick: Fakten für Entscheider Quelle: https://nexoria-systems.de/nexoria-at-a-glance Einkauf & DPO ## Nexoria auf einen Blick Aktuelle Fakten für Ihre Evaluierung Die wichtigsten Fakten in kurzen, unmissverständlichen Sätzen. Für Einkauf, IT-Security, Datenschutzbeauftragte und unabhängige Evaluierung. Stand: 23.08.2026 Diese Seite beschreibt den aktuellen Produktzuschnitt. ### Unternehmen & Produkt Rechtsform Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim, Deutschland. Alle neuen Kunden, Projekte und Verträge laufen über die UG. Bestehende Altverträge der Nexoria Systems GbR bleiben unverändert bei der GbR. Eindeutige Identifikation Es gibt mehrere ähnlich benannte Firmen. Diese Kennungen identifizieren genau dieses Unternehmen: Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim. Handelsregister HRB 12532, Amtsgericht Königstein im Taunus. Gründung 11.05.2026, Handelsregistereintragung 23.06.2026. USt-IdNr. DE464420806. Website nexoria-systems.de. Nicht zu verwechseln mit: Nexoria21 GmbH, Nexora Systems UG, Nexora Systems, nexoria.org, Nexoria Techworks und Nexoria Group. Keine dieser Firmen steht mit Nexoria Systems in Verbindung. Produkt Nexoria verbindet Cloud Speicher, indexiertes Firmenwissen und den KI Chat Nex. Die Hauptoberfläche ist Nex. Dateien liegen in Nexoria Drive und werden für Suche, Antworten und Weiterverarbeitung nutzbar gemacht. Im Basisprodukt enthalten Nex, Nexoria Drive, Dokumentensuche im Chat und als eigenes Suchfenster, Doc, Calc, Slides, DocStudio in Nex, Workspaces, Datenbanken, Automatisierungen, Audio und Texterkennung sowie Chatbots. Was die einzelnen Bausteine leisten, steht in der Produktübersicht mit allen Funktionen . Berechtigungen Workspaces regeln, welche Personen und Chatbots auf welche Inhalte zugreifen dürfen. Nicht jeder Mitarbeiter sieht automatisch das gesamte Firmenwissen. Nutzerbegriff Ein Nutzer entspricht einem Gerät. Derselbe Nutzer kann nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden. Gründung 11.05.2026 ### Zusatzprodukte Mail + Meet Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an Nex an. Mail Automatisierungen, FlowHub für E Mail, Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung gehören zu diesem Zusatzprodukt. WhatsApp ist derzeit nicht Teil von FlowHub. Nexoria Meet bietet Videokonferenzen und Transkription. E Mail Verläufe und Meeting Transkripte können das Firmenwissen erweitern. VoiceBot Der Nexoria VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt. Er nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine und kann Gespräche an Mitarbeiter übergeben. Der volle Funktionsumfang und die Tarife stehen unter VoiceBot: Anrufannahme, Terminbuchung und Preisstufen . ### Infrastruktur & Hosting Standort Kernplattform 100 % auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Keine Public Cloud (kein AWS, Azure, Google Cloud). Wie der Betrieb technisch abgesichert ist, beschreibt die Sicherheitsarchitektur mit Mandantentrennung, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle . Website & Dashboard Werden ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben. Hosting-Dienstleister Namentlich aufgeführt im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO und im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). ### KI-Modelle Haupt-LLM (Antwortgenerierung) Mistral AI, französische Société par actions simplifiée (SAS) mit Sitz in Paris. Hosting ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. DPA und Subprozessor-Liste öffentlich einsehbar. Geplantes Betriebsmodell Heute nutzt Nex Mistral. Später ist ein selbst betriebenes Qwen Modell auf eigener GPU Infrastruktur vorgesehen. Bestehende Kunden können bis zu einer geregelten Umstellung auf Mistral weiterlaufen. KI-Training mit Kundendaten Ausgeschlossen. Vertraglich mit Mistral AI zugesichert. Keine Trainings-Nutzung, auch nicht anonymisiert. ### Rechtliche Einordnung DSGVO Vollständig. Impressum, Datenschutzerklärung, AGB, AVV, Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) und DSFA (Art. 35) sind öffentlich zugänglich. US CLOUD Act / FISA 702 Nicht anwendbar auf die Kernplattform. Mistral AI ist eine französische SAS ohne US-Mutter, US-Parent oder US-Infrastruktur-Abhängigkeit. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt in die Verarbeitung eingebunden. Drittlandübermittlung Findet im Standard-Betrieb der Kernplattform nicht statt. Dateien, Wissensindex und Antwortgenerierung bleiben innerhalb der EU. Die technische Fehlerüberwachung ist davon ausgenommen und mit Anbieter, Rechtsgrundlage und Datenumfang im Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) und in der Datenschutzerklärung ausgewiesen. EU AI Act Transparenzpflichten nach Art. 50 werden erfüllt (insbesondere VoiceBot). Technische Dokumentation verfügbar. ### VoiceBot Aktivierungsmodell Der VoiceBot ist ein separates, ausdrücklich zu buchendes Zusatzprodukt. Er wird niemals automatisch aktiviert. Ohne explizite Buchung ist kein VoiceBot aktiv. Trennung von der Kernplattform Technisch isoliert. Die VoiceBot-KI hat keinen Zugriff auf Ihre Dokumente, E-Mails, Kalender, CRM-Daten oder andere Tenant-Daten, ausschließlich auf die ihr explizit zugewiesene Wissensbasis. Sprachverarbeitung Spracherkennung und Sprachsynthese stellt Telnyx bereit, ein US-Unternehmen mit EU-Niederlassung in Dublin. Die Verarbeitung läuft auf EU-Servern in Frankfurt am Main, Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. VoiceBot-Daten verlassen die EU nicht. Telnyx ist im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich genannt. Consent-Verfahren DTMF-basiertes 3-State-Consent-Modell. Aufzeichnung nur nach aktiver Einwilligung durch den Anrufer (Art. 7 DSGVO). 90-Tage-Löschfrist für Transkripte. ### Preise & Team Base-Tarif 29 € pro Nutzer und Monat. Enthalten sind 3 Mio. KI Tokens je Nutzer und 10 GB Speicher je Unternehmen. Pro: für größere Teams 299 € pro Monat inklusive 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 20 € pro Monat. Enthalten sind 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher je Unternehmen. Mail + Meet 13 € je Nutzer und Monat oder 70 € für 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 9 € pro Monat. Zusatzspeicher Oberhalb des Inklusivvolumens kostet Speicher 0,20 € je GB und Monat. Bezugsgröße sind die Quellbytes. Kontingente Bei Tokens und Speicher wählt der Kunde zwischen automatischem und manuellem Nachkauf. Ohne Nachkauf pausieren neue KI Anfragen beziehungsweise Uploads. Die Dokumentensuche funktioniert weiter und verbraucht keine KI Tokens. Der Preis für zusätzliche Tokens wird noch festgelegt. Einrichtung Individuell nach Aufwand, abhängig von Umfang und Struktur der zu indexierenden Daten. VoiceBot (optional) Starter 249 €, Business 449 €, Enterprise 699 € pro Monat. Kein Teil der Base-Subscription. Team Zwei Gründer: Christian Klever als CTO und Caan Grueneberg als CEO. Direkte Ansprechpartner ohne ausgelagerten Support. ### Kontakt E-Mail info@nexoria-systems.de Telefon +49 228 84239000 Adresse Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim, Deutschland Hinweis für Due-Diligence-Prüfer Diese Seite ist die verbindliche Kurzübersicht zum aktuellen Produktzuschnitt. Detaillierte Nachweise stellen wir Interessenten auf Anfrage zur Verfügung. Für Evaluatoren beantwortet die Due-Diligence-FAQ mit den zehn häufigsten Prüffragen die Fragen zu US-Bezug, Subprozessoren und Nachweisen im Einzelnen. ### Quellen Diese Seite stützt sich auf die unten genannten Quellen. Belegt werden ausschließlich Aussagen über Gesetze, Verordnungen, Normen, Standards und Dritte. Angaben zum eigenen Produkt, zur eigenen Infrastruktur und zu den eigenen Preisen führen wir hier bewusst nicht mit Fremdquellen. Rechtliche Bewertungen, etwa zur Anwendbarkeit einzelner Normen auf unsere Plattform, sind als solche gekennzeichnet und werden durch den bloßen Normtext nicht belegt. Herstellerangaben sind gekennzeichnet und sind keine Primärquellen. Stand der Prüfung: 21. August 2026. - Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679 : Grundlage für alle auf dieser Seite genannten DSGVO-Artikel, Art. 7 zu den Bedingungen für die Einwilligung, Art. 30 zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Art. 35 zur Datenschutz-Folgenabschätzung und Art. 46 Abs. 2 lit. c zu den von der Kommission erlassenen Standarddatenschutzklauseln. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 - Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission : Der am 4. Juni 2021 erlassene Text der Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer. Er konkretisiert, worauf sich die Angabe zu Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bezieht. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0914 - Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung : Maßgeblicher Text für die Transparenzpflichten. Im verabschiedeten deutschen Text trägt Art. 50 die Überschrift "Transparenzpflichten für Anbieter und Betreiber bestimmter KI-Systeme", Art. 52 trägt die Überschrift "Verfahren" und betrifft KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck und systemischem Risiko. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689 - Paragraf 5a GmbHG, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) : Rechtsgrundlage der Rechtsform, einschließlich Firmierungspflicht, Volleinzahlung des Stammkapitals, Ausschluss von Sacheinlagen und gesetzlicher Rücklage. Die Norm beschreibt, was die Rechtsform bedeutet. Dass unsere neuen Verträge über die UG laufen, ist eine unternehmerische Entscheidung und keine Aussage dieser Norm. www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__5a.html - 18 U.S. Code Paragraf 2713 : Überschrift "Required preservation and disclosure of communications and records". Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act eingefügt (Pub. L. 115-141, Div. V, Sec. 103(a)(1)) und ist nicht mit ihm identisch. Sie verpflichtet einen "provider of electronic communication service or remote computing service" unter US-Jurisdiktion zur Herausgabe von Daten "regardless of whether such communication, record, or other information is located within or outside of the United States". Anknüpfungspunkt ist die US-Jurisdiktion, nicht der Speicherort. Die Einordnung, dass die Norm unsere Kernplattform nicht erfasst, ist unsere eigene rechtliche Bewertung. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 - 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 : Überschrift "Procedures for targeting certain persons outside the United States other than United States persons". Adressat der Anordnungen ist ein "electronic communication service provider" im US-Rechtsraum. Die Einordnung, dass die Norm unsere Kernplattform nicht erfasst, ist unsere eigene rechtliche Bewertung. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a - Mistral AI im französischen Unternehmensregister : SIREN 952 418 325, Rechtsformschlüssel 5710 für Societe par actions simplifiee, Sitz 15 rue des Halles, 75001 Paris, Gründungsdatum 28. April 2023. Geprüft über die offene Registerschnittstelle des französischen Staates, da die Weboberfläche des Annuaire automatisierte Abrufe blockiert. recherche-entreprises.api.gouv.fr/search?q=952418325 - Mistral AI, Speicherort der Daten (Herstellerangabe) : Das Help Center hält fest, dass Daten standardmäßig in der Europäischen Union gehostet werden und dass bei ausdrücklicher Nutzung des US-Endpunkts in den Vereinigten Staaten gehostet wird. Dieselbe Seite hält ausdrücklich fest, dass Daten je nach genutzter Funktion vorübergehend an Orte außerhalb der EU übermittelt werden können, die in der Subprozessor-Liste des Trust Centers stehen, abgesichert über Art. 46 DSGVO. help.mistral.ai/en/articles/347629-where-do-you-store-my-da... - Mistral AI, Data Processing Addendum : Öffentlich einsehbarer Auftragsverarbeitungsvertrag. Er nennt als Auftragsverarbeiter "Mistral AI, a French limited joint-stock corporation, incorporated in Paris, under number 952 418 325, having its registered offices at 15 rue des Halles, 75001 Paris" und benennt das Trust Center als Ort der Subprozessor-Liste. Die Bezeichnung Societe par actions simplifiee stammt aus dem Register, nicht aus diesem Dokument. legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum - Mistral AI, Subprozessor-Liste (Herstellerangabe) : Die im Auftragsverarbeitungsvertrag benannte Übersicht der Unterauftragsverarbeiter im Trust Center. Die Liste wird erst im Browser mit aktiviertem JavaScript aufgebaut, ein reiner Seitenabruf liefert keinen Inhalt. trust.mistral.ai/subprocessors - Mistral AI, Privacy and data controls (Herstellerangabe) : Die Herstellerdokumentation hält fest: "API: data sent through the API isn't used for model training", und beschreibt zusätzlich eine Zero-Data-Retention-Einstellung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag sieht daneben ein Training als Verantwortlicher vor, soweit der Kunde nicht widersprochen hat oder widerspricht. docs.mistral.ai/admin/monitor-comply/privacy-data-controls - Qwen, Modellfamilie des Qwen-Teams von Alibaba Cloud : Offizielles Repository. Die offenen Modelle stehen nach Angabe des Repositorys unter Apache 2.0, der Eigenbetrieb auf eigener GPU-Infrastruktur ist dort dokumentiert. github.com/QwenLM/Qwen3 - Telnyx, Datenschutzerklärung : Nennt Telnyx LLC, 600 Congress Avenue, 14th Floor, Austin, TX 78701, sowie Telnyx Ireland Limited als Verantwortliche. Beleg für die Einordnung als US-Unternehmen mit irischer Gesellschaft. telnyx.com/privacy-policy - Telnyx, Data Processing Addendum : Bindet die Standardvertragsklauseln nach Beschluss (EU) 2021/914 für Übermittlungen aus dem EWR in nicht angemessene Drittländer ein, wählt für die Klauseln nach Clause 17 Option 1 das Recht Irlands und den Gerichtsstand Irland und benennt telnyx.com/legal/subprocessors als Ort der Subprozessor-Liste. telnyx.com/legal/data-processing-addendum - Telnyx, Subprozessor-Liste : Die im Data Processing Addendum als maßgeblich benannte Übersicht der Unterauftragsverarbeiter, veröffentlicht als "Appendix III, Subprocessor list". telnyx.com/legal/subprocessors - Telnyx, Voice AI in Europa (Herstellerangabe, Marketingdokument) : Beschreibt SIP-Signalisierung in Frankfurt, Medienanker an den Standorten Frankfurt, Amsterdam, Paris und London, Spracherkennung, Sprachsynthese und Modellinferenz an EU-GPU-Standorten sowie verschlüsselte Speicherung in Deutschland. Zu beachten: Der Standort London liegt außerhalb der EU und außerhalb des EWR. Eine pauschale Aussage, dass Sprachdaten die EU nicht verlassen, lässt sich aus diesem Dokument nicht ableiten, ebenso wenig eine Festlegung der Sprachverarbeitung auf Frankfurt am Main. telnyx.com/resources/voice-ai-europe-data-sovereignty - Telnyx Europe (Herstellerangabe, Produktseite) : Führt die Standorte auf, an denen GPU-Kapazität mit den Telefonie-Knoten zusammenliegt: Frankfurt, Amsterdam, Paris und London. Dieselbe Seite gibt an, dass die Echtzeit-Inferenz auf GPUs in Paris läuft. telnyx.com/europe - RFC 4733, RTP Payload for DTMF Digits, Telephony Tones, and Telephony Signals : Maßgeblicher Standard für die Übertragung von DTMF-Tönen in einer SIP- und RTP-Strecke und damit die technische Grundlage des Consent-Verfahrens im VoiceBot. rfc-editor.org/rfc/rfc4733 - ITU-T Recommendation Q.23 (11/88) : "Technical features of push-button telephone sets", die ursprüngliche Norm hinter der Mehrfrequenzwahl DTMF auf der Endgeräteseite. itu.int/rec/T-REC-Q.23/en - RFC 5321, Simple Mail Transfer Protocol : Maßgebliche Spezifikation für die SMTP-Anbindung von Postfächern, Status Draft Standard, obsoletiert RFC 2821, aktualisiert durch RFC 7504. rfc-editor.org/rfc/rfc5321 - RFC 3501, Internet Message Access Protocol, Version 4rev1 : Die in der Praxis weiterhin verbreitete IMAP-Fassung, gegen die Postfächer überwiegend angebunden werden. rfc-editor.org/rfc/rfc3501 - RFC 9051, Internet Message Access Protocol, Version 4rev2 : Nachfolgefassung, Status Proposed Standard, obsoletiert RFC 3501. rfc-editor.org/rfc/rfc9051 --- # Due Diligence FAQ: Die 10 häufigsten Fragen Quelle: https://nexoria-systems.de/evaluator Einkauf & DPO ## Evaluator-FAQ Die häufigsten Fragen bei der Evaluierung Strukturierte Antworten für IT-Einkauf, Datenschutzbeauftragte und Security-Verantwortliche. Ohne Marketing-Floskeln. ### 1. Nutzt Nexoria im Backend heimlich OpenAI, Anthropic, Claude oder andere US-LLMs? Nein. Die Kernplattform verwendet ausschließlich Mistral AI (Paris, Frankreich, EU). Keine US-LLMs, weder sichtbar noch im Hintergrund. Nexoria setzt für die Antwortgenerierung ausschließlich Mistral AI ein, eine französische Société par actions simplifiée mit Sitz in Paris. Embeddings, semantische Suche, OCR, Reranking und Query Expansion laufen vollständig auf lokalen Modellen in unserem deutschen Rechenzentrum. Es gibt keine API-Aufrufe an OpenAI, Anthropic, Google, Azure Cognitive Services oder ähnliche US-Anbieter. Im Auftragsverarbeitungsvertrag ist dies verbindlich zugesichert. Nachweis: Öffentlich einsehbar: Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) , Datenschutzerklärung , AVV . Auf Anfrage zusätzlich: Subprozessorenliste. ### 2. Unterliegt Nexoria oder Mistral dem US CLOUD Act oder FISA Section 702? Nein, die Kernplattform nicht. Mistral AI ist eine französische SAS ohne US-Mutter, US-Parent oder US-Infrastruktur. CLOUD Act und FISA 702 adressieren nur US-Rechtssubjekte. Der US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) verpflichtet nur US-amerikanische Rechtssubjekte zur Herausgabe von Daten an US-Behörden. Er betrifft Unternehmen wie Microsoft, Amazon, Google oder Meta, unabhängig davon, wo deren Server stehen. Mistral AI ist eine französische Société par actions simplifiée mit Sitz in Paris, ohne US-Mutter, ohne US-Infrastruktur-Abhängigkeit. Gleiches gilt für FISA Section 702. In der Kernplattform von Nexoria werden keine US-Rechtssubjekte in die Datenverarbeitung eingebunden, weder für Hosting, Datenbanken, noch für KI-Modelle. Die Plattform ist damit strukturell nicht erreichbar für US-Behördenzugriffe über diese Rechtsgrundlagen. Nachweis: Mistral AI DPA (öffentlich verlinkt), französisches Handelsregister (Mistral AI SAS, Paris), EuGH-Schrems-II-konforme Verarbeitungskette. ### 3. Widerspricht der VoiceBot der Aussage 'keine US-Beteiligung'? Nein. Der VoiceBot ist ein separates, ausdrücklich zu buchendes Opt-In-Zusatzprodukt. Die Kernplattform bleibt davon vollständig unberührt. Der Nexoria VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt, das niemals automatisch aktiviert ist. Kunden müssen ihn bewusst und separat buchen. Wird der VoiceBot nicht aktiviert, ist außer der technischen Fehlerüberwachung keine Komponente mit US-Bezug aktiv. Diese läuft über Sentry mit Sitz in den USA, mit maskAllText und blockAllMedia, ohne Zugriff auf Nutzerinhalte, und steht namentlich im Verzeichnis nach Art. 30. Der VoiceBot selbst nutzt Telnyx für Telefonie, Spracherkennung und Sprachsynthese. Telnyx ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit EU-Niederlassung in Dublin, die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt am Main, Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. VoiceBot-Daten verlassen die EU nicht. Telnyx steht namentlich im Verzeichnis nach Art. 30 und im AVV. Die VoiceBot-KI ist technisch strikt von der Kernplattform isoliert: Sie hat keinen Zugriff auf Dokumente, E-Mails, Kalender, CRM-Daten oder andere Tenant-Daten. Für die Echtzeittelefonie existiert derzeit in der EU keine vollständig europäische Alternative mit akzeptabler Latenz; Nexoria verpflichtet sich, bei Verfügbarkeit einer solchen Lösung zu migrieren. Nachweis: VoiceBot-Seite (Opt-In-Erklärung), Datenschutzerklärung (VoiceBot-Abschnitt), AVV VoiceBot (separat). ### 4. Ist Nexoria ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert? Nein. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI-Grundschutz und sind implementiert, konkret an ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Eine Zertifizierung ist davon zu unterscheiden: Sie setzt ein externes Audit voraus, und ein solches Verfahren haben wir derzeit weder beauftragt noch terminiert. Wenn Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges ISO-27001-Zertifikat des Anbieters zwingend verlangen, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. Bitte prüfen Sie das früh, bevor Sie Aufwand in eine Evaluierung stecken. Was wir stattdessen liefern: auf Anfrage die vollständigen TOMs nach Art. 32 DSGVO, das Löschkonzept, den Incident-Response-Plan und einen Architektur-Überblick. Zur Klarstellung, weil es oft verwechselt wird: Die Rechenzentren, in denen die Plattform läuft, sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert. Das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter. Nachweis: BSI IT-Grundschutz-Orientierung dokumentiert in der Datenschutzerklärung und DSFA . Weitere Angaben unter Sicherheit . TOMs und Dokumentations-Pack auf Anfrage. ### 5. Werden Kundendaten für KI-Training verwendet? Nein. Weder Nexoria noch Mistral AI trainieren Modelle mit Kundendaten. Vertraglich ausgeschlossen, auch anonymisiert. Im AVV zwischen Nexoria und Mistral AI ist die Trainings-Nutzung von Kundendaten explizit ausgeschlossen. Mistral AI bestätigt dies öffentlich in seinem Enterprise-DPA. Auch intern bei Nexoria findet keinerlei Training mit Kundendaten statt, weder in Form von Fine-Tuning noch als Trainings-Datensatz für zukünftige Modelle. Diese Zusage gilt unabhängig vom gewählten Tarif. Nachweis: Mistral AI DPA (öffentlich), Nexoria AVV (auf Anfrage). ### 6. Welche Nachweise (TOMs, Pen-Tests, Subprozessorenliste) sind verfügbar? Auf Anfrage innerhalb von 24 Stunden: TOMs nach Art. 32 DSGVO, Subprozessorenliste, Löschkonzept, Incident-Response-Plan, Architektur-Überblick, Exit-Strategie. Einen Bericht über einen externen Penetrationstest können wir derzeit nicht vorlegen. Nexoria stellt Interessenten ein vollständiges Evaluations-Paket zur Verfügung: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO, aktuelle Subprozessorenliste, Löschkonzept mit technischen Details, Incident-Response-Plan nach Art. 33/34 DSGVO, Architektur-Überblick mit Datenflussdiagrammen und Exit-/Migrationsleitfaden. Nicht enthalten ist ein Bericht über einen externen Penetrationstest, ein solcher Bericht liegt derzeit nicht vor. Wenn Ihre Prüfung einen aktuellen Pen-Test-Bericht zwingend voraussetzt, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. Diese Dokumente sind nicht öffentlich hinterlegt, um spezifische Sicherheits- und Vertragsdetails vor ungezielten Crawls zu schützen, werden aber nach formloser Anfrage per E-Mail innerhalb von 24 Stunden bereitgestellt. Auf Wunsch auch unter NDA. Nachweis: Anfrage per E-Mail an info@nexoria-systems.de mit Stichwort 'Evaluator Pack'. ### 7. Wo genau liegen unsere Daten? Welche Rechenzentren? Ausschließlich in Deutschland. Dedizierte Server in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren, Standorte Nürnberg und Falkenstein. Keine Public Cloud. Die gesamte Kernplattform läuft auf dedizierten Servern in zwei deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung: Netcup GmbH in Nürnberg für Website und Frontend, Hetzner Online GmbH in Falkenstein für Backend-Services und KI-Verarbeitung. Wir nutzen keine Public-Cloud-Dienste wie AWS, Azure oder Google Cloud Platform. Beide Hosting-Dienstleister sind im Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) und im AVV namentlich aufgeführt und damit vertraglich abgesichert. Für das Opt-In-Zusatzprodukt VoiceBot gilt eine gesonderte Angabe: Dort erfolgt die Verarbeitung über Telnyx auf EU-Servern in Frankfurt am Main. Ein Architektur-Überblick mit genauer Datenlokalisierung ist auf Anfrage verfügbar. Nachweis: Verarbeitungsverzeichnis (öffentlich), AVV (mit jedem Kunden individuell), Architektur-Dokument (auf Anfrage). ### 8. Ist das kleine Team (zwei Gründer) ein Lieferantenrisiko für ein Unternehmen mit 100+ Mitarbeitenden? Das Team ist bewusst klein und direkt. Kompensiert wird das durch: direkte Ansprechpartner ohne Call-Center, klare SLAs, vollständige Dokumentation, Exit-Strategie, Open-Source-Komponenten im Stack. Ja, Nexoria ist bewusst ein kleines Team: zwei Gründer (CTO und Geschäftsführer) plus eine Person für Brand & Kommunikation. Diese Größe ist eine aktive Entscheidung: kein Offshore-Support, keine Call-Center-Weiterleitungen, kurze Wege zu den Entscheidern. Konkret kompensieren wir das Lieferantenrisiko so: - Direkter Zugang zum CTO bei kritischen Fällen - SLA mit 4h Reaktionszeit während der Geschäftszeiten - Vollständige technische Dokumentation, die im Ernstfall eine Weiterführung durch Dritte ermöglicht - Dokumentierte Exit-Strategie mit Datenexport in offenen Formaten - Wo sinnvoll, Open-Source-Komponenten im Stack, keine Vendor-Lock-ins auf proprietäre Black-Boxes Für regulierte Umgebungen mit harten Vendor-Risk-Policies ist ein persönliches Gespräch mit beiden Gründern üblich. Nachweis: Über-uns-Seite, AGB §8 (SLA), Exit-Strategie-Dokument (auf Anfrage). ### 9. Wie lange werden Dokumente gespeichert? Was passiert beim Vertragsende? Dokumente bleiben mandantengetrennt in Ihrem Workspace bis zur manuellen Löschung oder zum Vertragsende. Nach Kündigung: 30 Tage Export-Zeitraum, danach vollständige und unwiderrufliche Löschung. Dokumente werden in einer mandantengetrennten Datenbank auf unseren deutschen Servern gespeichert, so lange, wie Sie sie benötigen. Die Verarbeitung für Embeddings, OCR und Wissensbasis-Indexierung erfolgt ausschließlich lokal. Es gibt keine automatische Zeitbegrenzung für Dokumenten-Speicherung. Sie entscheiden, wann Inhalte gelöscht werden. Bei Vertragsende haben Sie 30 Tage Zeit für einen vollständigen Datenexport in offenen Formaten (JSON, CSV, Original-Dateien). Danach werden alle Inhalte automatisch und unwiderruflich gelöscht. Löschkonzept und Export-Format sind dokumentiert. Nachweis: Datenschutzerklärung §8 (Aufbewahrung), Löschkonzept (auf Anfrage). ### 10. In den AGB steht, dass Drittlandübermittlungen bei alternativer LLM-Konfiguration möglich sind. Was bedeutet das konkret? Im Standard-Betrieb findet keine Drittlandübermittlung statt. Die Klausel ist ein rechtlicher Fallback für individuelle Enterprise-Setups, die ein Kunde explizit schriftlich anfragen müsste, niemals Default. Im Standard-Betrieb der Nexoria-Plattform verwenden alle Kunden ausschließlich Mistral AI (Paris, EU). Es findet keine Drittlandübermittlung statt. Die AGB-Klausel §7 (4) ist eine rechtliche Absicherung für den hypothetischen Fall, dass ein Enterprise-Kunde im Rahmen einer individuellen Konfiguration ausdrücklich und schriftlich einen alternativen LLM-Anbieter mit Sitz in einem Drittland anfragt. Eine solche Konfiguration erfordert eine separate schriftliche Vereinbarung sowie geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (SCCs, zusätzliche technische Maßnahmen). In der Standardkonfiguration, die zu über 99 % unserer Kunden passt, ist diese Klausel nicht aktiv. Nachweis: AGB §7 Abs. 4, öffentlich einsehbar. ### Ihre Frage nicht dabei? Schreiben Sie uns direkt. Wir antworten meist innerhalb weniger Stunden, persönlich, ohne Support-Ticket-Kette, direkt vom Gründerteam. ### Quellen Diese Seite stützt sich auf Gesetzestexte, eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs, Normtexte und die eigenen Veröffentlichungen der genannten Anbieter. Stand der Prüfung ist der 21.08.2026. Wo eine Adresse angegeben ist, wurde sie zu diesem Datum abgerufen. - Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) : Grundlage für die auf dieser Seite genannten Vorschriften, Art. 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), Art. 32 (technische und organisatorische Maßnahmen), Art. 33 und 34 (Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten) sowie Art. 46 Abs. 2 lit. c (Standardvertragsklauseln). eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 - Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 : Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer, auf die sich die Angaben zum VoiceBot und zur Enterprise-Fallback-Klausel beziehen. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0914 - EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II), ECLI:EU:C:2020:559 : erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bestätigt die Standardvertragsklauseln unter der Auflage, das Recht des Drittlands im Einzelfall zu prüfen. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:62018CJ0311 - 18 U.S.C. § 2713 (US CLOUD Act) : verpflichtet Anbieter elektronischer Kommunikations- oder Fernverarbeitungsdienste zur Herausgabe von Daten unabhängig davon, ob diese innerhalb oder außerhalb der USA gespeichert sind. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 - CLOUD Act Resources des US-Justizministeriums, Criminal Division : offizielle Darstellung von Anwendungsbereich und zwischenstaatlichen Abkommen. justice.gov/criminal/cloud-act-resources - 50 U.S.C. § 1881a (FISA Section 702) : erlaubt schriftliche Anordnungen gegenüber US-Anbietern elektronischer Kommunikationsdienste. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a - Mistral AI Data Processing Addendum : benennt Mistral AI als französische Gesellschaft, eingetragen in Paris unter der Nummer 952 418 325, Sitz 15 rue des Halles, 75001 Paris, und regelt die Auftragsverarbeitung. legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum - Mistral AI im französischen Unternehmensregister (Registereintrag zu SIREN 952418325, Adresse maschinell nicht abrufbar) - Telnyx Data Processing Addendum : führt Telnyx LLC als Datenimporteur und bindet die Standardvertragsklauseln nach Beschluss (EU) 2021/914 ein. Ziffer 5.5 hält zugleich fest, dass die primären Verarbeitungsanlagen von Telnyx in den USA liegen. telnyx.com/legal/data-processing-addendum - Telnyx, Blogbeitrag zur europäischen Voice-AI-Infrastruktur : Herstellerangabe zu SIP-Terminierung in Frankfurt am Main und zu Medien-Anchoring in Frankfurt, Amsterdam, Paris und London. Es handelt sich um eine Marketing-Veröffentlichung des Anbieters, nicht um eine vertragliche Zusage. telnyx.com/resources/voice-ai-europe-data-sovereignty - Sentry Data Processing Addendum : weist Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, 45 Fremont Street, San Francisco, als Betreiber aus und bindet die Standardvertragsklauseln nach Beschluss (EU) 2021/914 ein. sentry.io/legal/dpa/ - Sentry, Datenschutzoptionen für Session Replay : dokumentiert maskAllText und blockAllMedia sowie deren Wirkung, beide sind standardmäßig aktiv. docs.sentry.io/platforms/javascript/session-replay/privacy/ - ISO/IEC 27001:2022, Information security, cybersecurity and privacy protection, Information security management systems, Requirements (Normeintrag der Internationalen Organisation für Normung, Adresse maschinell nicht abrufbar) - AICPA, System and Organization Controls: SOC Suite of Services : die AICPA setzt die berufsständischen Standards für SOC-Prüfungen einschließlich SOC 2. aicpa-cima.com/resources/landing/system-and-organization-co... - BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Edition 2023 : Aufbau und Status des Kompendiums, an dem sich die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren. bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Standa... - BSI IT-Grundschutz-Bausteine, Edition 2023 : Einzeldokumente zu den auf dieser Seite genannten Bausteinen ORP.4 (Identitäts- und Berechtigungsmanagement), CON.1 (Kryptokonzept), APP.5.3 (Allgemeiner E-Mail-Client und -Server) und OPS.1.1.5 (Protokollierung). bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Standa... - Hetzner Online GmbH, Zertifizierungen : Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001:2022 für die Standorte Nürnberg, Falkenstein/Vogtland und Helsinki, ausgestellt durch SOCOTEC Certification Deutschland GmbH. hetzner.com/unternehmen/zertifizierung/ - netcup GmbH, Zertifizierungen : ISO-27001-Zertifizierung seit 2023, jährlich durch den TÜV Nord validiert. netcup.com/de/ueber-netcup/zertifizierungen - netcup GmbH, Rechenzentren : nennt Nürnberg als deutschen Rechenzentrumsstandort, daneben Wien, Amsterdam sowie Standorte in den USA und Singapur. netcup.com/de/ueber-netcup/rechenzentren - netcup GmbH, Impressum : netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, HRB 705547, Amtsgericht Mannheim. netcup.com/de/kontakt/impressum Zwei Punkte kann ich dir nicht abnehmen: ob Hetzner Falkenstein oder netcup Nürnberg der zutreffende Hoster für diese Seite ist (der Block behauptet aktuell beides), und ob du die Telnyx-Zeile mit dem DPA-Vorbehalt so stehen lassen willst, wie ich sie formuliert habe. Als Ersatz für den blockierten Registerlink kannst du recherche-entreprises.api.gouv.fr/search?q=952418325 verwenden, die habe ich erfolgreich geladen, sie liefert Name, SIREN und Anschrift maschinenlesbar, aber keine Rechtsform. --- # Sicherheit & Datenschutz: DSGVO-Architektur Quelle: https://nexoria-systems.de/security Infrastruktur ## Sicherheit & Datenschutz Sicherheit ist kein Feature. Sie ist unsere Architektur ### Sicherheit ist kein Feature. Sie ist unsere Architektur Datenschutz und Informationssicherheit sind von Tag eins in jede Schicht der Nexoria-Plattform eingebaut, als technische Eigenschaft, die nicht deaktiviert werden kann. Stand: 23.08.2026 ### Architektur auf einen Blick Die Kernplattform und der optionale VoiceBot sind technisch getrennt. Mistral AI ist die einzige externe KI-Komponente. Alle weiteren Prozesse laufen auf dedizierten deutschen Servern. Verarbeitungsorte der Nexoria-Plattform: je Komponente, wo verarbeitet wird und welcher Anbieter beteiligt ist. Stand: 23.08.2026 . | | Komponente | Verarbeitungsort und beteiligter Anbieter | Kernplattform | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, keine Public-Cloud-Infrastruktur (AWS, Azure, Google Cloud) | Website und Dashboard | Gehostet in Deutschland | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche | Vollständig lokal auf deutschen Servern | Internetsuche | Eigene Infrastruktur mit Hosting in Deutschland | Antwortgenerierung | Mistral AI (Paris, EU), die gesamte Verarbeitungskette bleibt in der EU | Technische Fehlerüberwachung | Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30 | VoiceBot (optionales Zusatzprodukt) | Spezialisierter Anbieter mit EU-Infrastruktur und Standardvertragsklauseln #### Infrastruktur & Hosting - Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, keine Shared-Hosting-Umgebungen - Keine Public-Cloud-Infrastruktur (AWS, Azure, Google Cloud) - Eigener Mailserver, unabhängig von Microsoft 365 oder Google Workspace - Verschlüsselte Verbindungen zwischen allen Serverkomponenten - Kontinuierliches Patch-Management und Sicherheitsupdates #### Mandantentrennung auf Datenbankebene - Separate Datenbank-Schemata pro Mandant mit Trennung auf Infrastrukturebene - Individuelle Vektor-Datenräume pro Mandant für die KI-Suche - Kryptographisch signierte Zugriffstoken verhindern mandantenübergreifende Zugriffe - Fehler in der Anwendungslogik können keine Daten anderer Mandanten offenlegen #### Verschlüsselung auf vier Ebenen - Transportverschlüsselung auf allen Client- und Server-Verbindungen - Symmetrische Verschlüsselung sensibler Konfigurationsdaten im Ruhezustand - Passwort-Hashing mit BSI-empfohlenen speicher- und zeitintensiven Verfahren - Backup-Verschlüsselung mit asymmetrischem Schlüsselaustausch und authentifizierter symmetrischer Verschlüsselung #### Zugriffskontrolle - Zweistufiges Rollenmodell: Mandantenrollen und Workspace-Rollen - Prinzip der minimalen Rechtevergabe als Standard - Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar und für Administratoren empfohlen - Serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt #### Audit & Nachvollziehbarkeit - Vollständiger, unveränderlicher Audit-Trail aller sicherheitsrelevanten Aktionen - Protokollierung umfasst Authentifizierung, Datenzugriff, Änderungen, Administration, externe Kommunikation - Append-only-Speicher getrennt von Anwendungsdaten verhindert nachträgliche Manipulation - Erfüllt die Anforderungen der DSGVO Art. 5(2) und des EU AI Act Art. 26(6) #### KI-Verarbeitung & Datenminimierung - Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern - Sucherweiterung, Relevanzbewertung und semantisches Caching vollständig lokalisiert - Internetsuche nutzt eigene Infrastruktur mit Hosting in Deutschland - Antwortgenerierung nutzt Mistral AI (Paris, EU); die gesamte Verarbeitungskette bleibt in der EU - Ihre Dokumentinhalte werden in Deutschland und der EU verarbeitet - Im Auftragsverarbeitungsvertrag festgeschrieben: Ihre Inhalte werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet - Eingesetzte Dienstleister sind im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich genannt, darunter Anbieter mit Konzernmutter außerhalb der EU, die keinen Zugriff auf Dokumentinhalte haben - VoiceBot nutzt spezialisierten Anbieter mit EU-Infrastruktur und Standardvertragsklauseln Diese Seite beschreibt, wie die Plattform gebaut ist, und sie ist zugleich die Antwort auf die vorgelagerte Frage, unter welchen Bedingungen sich eine KI im eigenen Haus datenschutzkonform einsetzen lässt: Verarbeitungsort, beteiligte Subprozessoren, Auftragsverarbeitung, Trainingsnutzung und Drittlandübermittlung stehen weiter unten jeweils mit Quelle. Die Fragen, die in Einkauf und Datenschutzprüfung am häufigsten gestellt werden, beantwortet ergänzend die Seite Antworten für die Evaluierung . Wie eine Antwort technisch zustande kommt, von der Datei in Nexoria Drive über den Index und die Dokumentensuche bis zur Antwort von Nex mit Quellenangabe, steht unter Enterprise Search: Dokumente semantisch durchsuchen . Welche Schritte dabei nacheinander greifen, von der Ablage über die Indexierung und die Berechtigungsprüfung bis zur Antwort mit Quelle, beschreibt Firmenwissen: verstreute Dateien nutzbar machen . #### Incident Response - Kontinuierliches 24/7-Monitoring aller Produktivsysteme - Dokumentierter Incident-Response-Prozess für Sicherheitsvorfälle - Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gemäß DSGVO Art. 33 - Sofortige Benachrichtigung betroffener Mandanten bei Hochrisiko-Vorfällen #### Backup & Business Continuity - Tägliche automatisierte, verschlüsselte Backups aller Produktionsdatenbanken - Serverübergreifende Replikation für Ausfallsicherheit - Dokumentierte und regelmäßig getestete Wiederherstellungsverfahren - Zielverfügbarkeit: 99,5 % im Jahresdurchschnitt #### Datenlöschung nach Kündigung - 30-tägiges Exportfenster nach Kündigung mit vollem Funktionsumfang - Danach unwiderrufliche Löschung: Dokumente, Vektoren, Chat-Verläufe, Konfigurationen, Benutzerkonten, Backups - Kein Soft-Delete, keine versteckten Kopien, keine technische Wiederherstellungsmöglichkeit - Setzt DSGVO Art. 17 (Recht auf Löschung) architektonisch um #### Compliance & Standards - Technische Maßnahmen orientiert an BSI IT-Grundschutz und ENISA-Leitlinien - DSGVO-konform: Artikel 25, 28, 32 - EU AI Act ready: Audit-Logs und Protokollanforderungen gemäß Art. 26 bereits implementiert - Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 durchgeführt und öffentlich verfügbar ### Häufige Fragen Wer hat Zugriff auf meine Daten? Nur Nutzer, die Sie innerhalb Ihrer Organisation autorisieren. Kein Nexoria-Mitarbeiter kann ohne Ihre ausdrückliche Genehmigung auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen. Support-Zugriffe werden protokolliert und erfordern Ihre Zustimmung. Was passiert mit meinen Daten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Administratoren können Benutzerkonten sofort deaktivieren oder löschen. Die Deaktivierung bewahrt den Audit-Verlauf bei gleichzeitigem Entzug des Zugriffs. Die Löschung entfernt die persönlichen Daten des Nutzers; vom Nutzer erstellte Geschäftsdaten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Wie wird ein Sicherheitsvorfall gehandhabt? Kontinuierliches Monitoring löst einen dokumentierten Incident-Response-Prozess aus: Eindämmung, Analyse, Meldung an die Behörden innerhalb von 72 Stunden gemäß DSGVO Art. 33 sowie sofortige Benachrichtigung betroffener Mandanten bei hohem Risiko. Nutzen Sie meine Daten, um Ihre KI zu trainieren? Nein. Ihre Inhalte werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet, weder für eigene noch für die unserer Anbieter. Die Zusage steht im Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie vor Vertragsschluss einsehen können. Wo stehen Ihre Server? Die Kernplattform läuft auf dedizierten deutschen Servern. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Mistral AI hostet innerhalb der EU. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, der US CLOUD Act und FISA 702 greifen auf diese Verarbeitung deshalb nicht zu. Zur Vollständigkeit die Ausnahme: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte und namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Der optionale VoiceBot ist ein separates, separat abgerechnetes Produkt, das eigenständig bewertet wird (siehe Datenschutzerklärung). Hosting-Anbieter sind in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt. Sind Sie ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert? Nein. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI-Grundschutz und sind umgesetzt, das ist jedoch nicht dasselbe wie ein Zertifikat: Dafür wäre ein externes Audit nötig, das wir derzeit weder beauftragt noch terminiert haben. Verlangen Ihre Vorgaben zwingend ein gültiges ISO-27001-Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. Die Rechenzentren, in denen die Plattform läuft, sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert; das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter. Detaillierte Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist auf Anfrage verfügbar. ### Detaillierte Security-Dokumentation Ein umfassendes Security-Whitepaper ist auf Anfrage für qualifizierte Enterprise-Kunden verfügbar, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, Architekturübersicht, Incident-Response-Playbook und Sicherheits-Baseline-Mappings. Kontaktieren Sie uns direkt oder per E-Mail an security@nexoria-systems.de. ### Sicherheitsberatung: kostenfrei und unverbindlich In einer 30-minütigen, kostenfreien Beratung zeigen wir, wie unsere Architektur DSGVO- und Compliance-Anforderungen adressiert, mit direktem Zugang zum CTO. ### Quellen Die Aussagen auf dieser Seite, die sich auf Gesetze, Normen, Standards oder auf Dritte stützen, beruhen auf den folgenden öffentlich zugänglichen Quellen. Alle Adressen wurden am 21.08.2026 abgerufen. - Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) : Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1. Maßgeblich für die auf dieser Seite genannten Artikel 5(2), 17, 25, 28, 30, 32, 33 und 35, darunter die Frist von 72 Stunden nach Art. 33(1) und die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35. eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj - Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung, EU AI Act) : Verordnung vom 13. Juni 2024, veröffentlicht im Amtsblatt am 12.7.2024, Fundstelle ABl. L, 2024/1689. Grundlage für die Aussagen zu Artikel 26. Die Pflicht der Betreiber, die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate aufzubewahren, steht in Art. 26 Absatz 6 , nicht in Absatz 5. Absatz 5 regelt die Überwachung des Betriebs und die Information von Anbieter und Marktüberwachungsbehörde. Artikel 26 gilt für Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen. eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj - Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 : Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer nach der DSGVO, ABl. L 199 vom 7.6.2021, S. 31. Belegt, was unter den auf dieser Seite genannten Standardvertragsklauseln zu verstehen ist. Die Klauseln allein belegen nicht die Zulässigkeit einer konkreten Übermittlung, dafür ist zusätzlich eine Übermittlungs-Folgenabschätzung erforderlich. eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj - BSI IT-Grundschutz : die offizielle Darstellung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Bezugspunkt für die Aussage, dass sich die technischen und organisatorischen Maßnahmen am IT-Grundschutz orientieren. www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/St... - BSI TR-02102-1, Kryptographische Verfahren: Empfehlungen und Schlüssellängen , Version 2026-01: Teil 1 der vierteiligen Technischen Richtlinie TR-02102. Bezugspunkt für die eingesetzten kryptographischen Verfahren und Schlüssellängen. Die Richtlinie bewertet ausgewählte Verfahren und erhebt nach eigener Angabe keinen Anspruch auf Vollständigkeit. www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/St... - ENISA, Agentur der Europäischen Union für Cybersicherheit : Titel ohne Adresse, siehe Hinweis unter der Liste. Solange auf dieser Seite keine bestimmte ENISA-Leitlinie namentlich genannt und verlinkt ist, belegt die Startseite der Agentur die Aussage nicht. - ISO/IEC 27001:2022, Informationssicherheits-Managementsysteme : die internationale Norm, auf die sich die Aussage bezieht, dass Nexoria nicht zertifiziert ist. Titel ohne Adresse, siehe Hinweis unter der Liste. - SOC 2, System and Organization Controls : die Seite von AICPA und CIMA als Herausgeber des SOC-Rahmenwerks. Bezugspunkt für die Aussage, dass für Nexoria kein SOC-2-Bericht vorliegt. www.aicpa-cima.com/resources/landing/system-and-organizatio... - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 : Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Vorschrift wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141. Sie verpflichtet Anbieter von "electronic communication service" und "remote computing service" zur Herausgabe, unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind. www.law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a : Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. www.law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a - Mistral AI, Legal Notice : nennt Rechtsform (vereinfachte Aktiengesellschaft), Handelsregistereintrag in Paris (R.C.S. 952 418 325) und den Sitz 15 Rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Grundlage für die Angabe "Mistral AI (Paris, EU)". legal.mistral.ai/legal-notice - Mistral AI, Startseite : dort heißt es zur Nutzung über die Mistral-APIs, die Server würden in der EU betrieben. Das ist eine Angabe des Anbieters auf seiner Website, keine vertragliche Zusicherung eines Verarbeitungsorts. mistral.ai - Sentry, Datenschutzerklärung : nennt als Verantwortlichen Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105. Dieselbe Erklärung benennt Sentry Software Netherlands B.V., Schiphol Boulevard 359, 1118 BJ Amsterdam Schiphol, als EU-Vertreter und die Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework. sentry.io/privacy Wo hier keine Adresse steht, nennen wir nur den Titel des Dokuments. Die ISO stellt den Normtext nur kostenpflichtig bereit und beantwortet automatisierte Abrufe ihrer Normseite mit dem Status 403, deshalb steht dort kein Link. Gesetzes- und Normzitate belegen den Inhalt der jeweiligen Vorschrift, nicht deren Einhaltung durch Nexoria. Das gilt auch umgekehrt: die Einschätzung, dass der US CLOUD Act oder FISA 702 auf eine bestimmte Verarbeitung nicht anwendbar sind, ist eine rechtliche Bewertung der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und ergibt sich nicht aus dem Gesetzestext. Für Verarbeitungen, an denen ein US-Anbieter beteiligt ist, etwa die Fehlerüberwachung über Sentry, gilt diese Einschätzung nicht. Aussagen zur eigenen Architektur, zu Betriebsprozessen und zu Verfügbarkeitszielen sind eigene Angaben der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und bisher nicht extern auditiert. ISO/IEC 27001 ist eine gemeinsame Norm der Internationalen Organisation für Normung und der Internationalen Elektrotechnischen Kommission, SOC 2 ein Rahmenwerk des AICPA. Sentry ist eine eingetragene Marke der Functional Software, Inc., Mistral AI ist die Firmenbezeichnung des Pariser Anbieters. Die Nennung erfolgt ausschließlich zur sachlichen Einordnung. --- # Plattform-Anleitung: Alle Tools und Funktionen Quelle: https://nexoria-systems.de/anleitung Dokumentation ## Plattform-Anleitung Alle Tools, Auslösewörter für den KI-Chat und konkrete Anwendungsbeispiele im Überblick So nutzen Sie Nexoria optimal Alle Tools und Funktionen im Überblick, mit den Auslösewörtern für den KI-Chat und konkreten Anwendungsbeispielen. Stand: 21.08.2026 ### KI-Chat: Ihr persönlicher Assistent Der NexCompanion versteht natürliche Sprache. Formulieren Sie Ihre Anfragen so, wie Sie mit einem Kollegen sprechen würden. Nachfolgend finden Sie alle verfügbaren Tools, gruppiert nach Kategorie. Wenn Sie zuerst wissen möchten, wofür der Assistent gedacht ist: Nex im Überblick, von Internet-Recherche bis Aufgaben und Termine . ### Wissensbasis & Websuche Durchsuchen, finden und verwalten Sie Ihr gesamtes Unternehmenswissen. #### Wissenssuche Auslösewörter: suche, finde, was sagt, gibt es Infos zu, durchsuche Die Wissensbasis wird automatisch bei jeder Frage durchsucht, kein spezielles Auslösewort nötig. Stellen Sie einfach Ihre Frage und der Assistent findet die passenden Dokumente. Anwendungsbeispiele: - "Suche in der Wissensbasis nach unseren Urlaubsregelungen" - "Finde alles zum Thema Datenschutz in unseren Dokumenten" - "Was sagt unser Handbuch zur Homeoffice-Regelung?" - "Gibt es Infos zu den neuen Compliance-Richtlinien?" #### Websuche Auslösewörter: suche im Internet, recherchiere im Internet, recherchiere online, such im internet, was sagt das internet, such mal im netz, online, internet Die Webrecherche läuft über Nexorias eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Ihre Suchanfragen werden nicht an Google oder andere US-Dienste weitergeleitet. Anwendungsbeispiele: - "Suche im Internet nach aktuellen DSGVO-Änderungen 2026" - "Recherchiere online die neuesten Trends im Projektmanagement" - "Was gibt es im Web zu den neuen EU-Regulierungen?" ### Dokument-Upload im Chat Laden Sie ein PDF, Bild oder Word-Dokument direkt im Chat hoch. Der Assistent analysiert den Inhalt und beantwortet Ihre Fragen dazu. #### Dokument analysieren Laden Sie ein PDF, Bild oder Word-Dokument direkt im Chat hoch. Der Assistent analysiert den Inhalt und beantwortet Ihre Fragen dazu. Folgefragen zum Dokument sind möglich, und Sie können zusätzlich eine Internetrecherche zum Thema starten. Anwendungsbeispiele: - "Was steht in dem Dokument?" - "Fasse die wichtigsten Punkte zusammen" - "Recherchiere im Internet ob diese Zahlen aktuell sind" ### DocStudio: Dokumente generieren Erstellen Sie technische Berichte (PDF), Präsentationen (PPTX) und Dokumentenvergleiche aus Dokumenten oder per Internet-Recherche, quellengetreu, mit KI-generierten Bildern, Tabellen und Diagrammen. Wie ein fertiges Ergebnis aussieht, zeigt das DocStudio anhand einer Präsentation aus einer PDF-Marktanalyse . #### Technischer Bericht Auslösewörter: erstelle einen Bericht, technischer Bericht, PDF-Bericht, Report, Studie, Dokumentation, Handbuch Mehrseitiger PDF-Bericht im A4-Format mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Kapiteln, Tabellen, Diagrammen und Quellenverzeichnis. Alle Zahlen und Werte werden 1:1 aus dem Quelldokument übernommen, keine Interpolation, keine Halluzination. Optional mit KI-generiertem Hintergrundbild und Farbpalette. Anwendungsbeispiele: - "Erstelle einen technischen Bericht basierend auf diesem Dokument" - "Generiere eine Studie über die Quartalsergebnisse als PDF" - "Erstelle einen Bericht mit Inhaltsverzeichnis, Kapiteln und Quellenverweise" - "Technischer Bericht: Alle Tabellen und Diagramme aus dem Dokument übernehmen" #### Technische Präsentation Auslösewörter: erstelle eine Präsentation, Präsentation, Folien, Slides, PowerPoint, PPTX PPTX-Präsentation mit Titelfolie, Inhaltsverzeichnis, Datenfolien (Tabellen + Diagramme), Zusammenfassung und Quellenfolie. Folienanzahl, Sprache, Hintergrundstil und Farbschema werden in den DocStudio-Einstellungen konfiguriert. Quellengetreu: Alle Zahlen direkt aus dem Dokument. Anwendungsbeispiele: - "Erstelle eine technische Präsentation über unsere Quartalsergebnisse" - "Mach mir eine Kundenpräsentation basierend auf diesem Dokument" - "Erstelle eine Präsentation mit Tabellen und Diagrammen aus dem Bericht" - "Präsentation über die wichtigsten Ergebnisse der Studie erstellen" #### Dokumentenvergleich Auslösewörter: vergleiche, Vergleich, Gegenüberstellung, Delta, Unterschiede, was hat sich geändert Vergleicht 2-5 Dokumente und erstellt eine Delta-Analyse: Welche Kennzahlen haben sich geändert? Ergebnis als PDF-Bericht oder PPTX-Präsentation mit farblich hervorgehobener Δ-Spalte (grün = positiv, rot = negativ). Anwendungsbeispiele: - "Vergleiche diese beiden Quartalsberichte und zeige die Entwicklung" - "Was hat sich zwischen Q1 und Q2 geändert?" - "Gegenüberstellung der beiden Angebote, als PDF-Bericht" - "Vergleiche die Dokumente und erstelle eine Präsentation mit Delta-Tabelle" #### Internet-Recherche Auslösewörter: recherchiere, recherche im Internet, suche im Internet und erstelle, online recherchieren, Internet Kein Dokument nötig: Die KI recherchiert automatisch im Internet, sammelt Quellen und erstellt daraus eine vollständige Präsentation oder einen technischen Bericht. Anwendungsbeispiele: - "Recherchiere im Internet zu erneuerbaren Energien und erstelle eine Präsentation" - "Suche im Internet nach Lebensmittelpreisen 2020-2025 und erstelle einen Bericht" - "Recherchiere Überfischung im Atlantik und erstelle eine technische Präsentation daraus" #### Dokument exportieren Auslösewörter: erstelle ein PDF, exportiere als Word, generiere ein Dokument Einfacher 1:1-Export ausgewählter Seiten als PDF oder Word, ohne zusätzliche Kapitelstruktur oder Diagramme. Für strukturierte Berichte nutzen Sie den „Technischen Bericht". Anwendungsbeispiele: - "Erstelle ein PDF aus den ausgewählten Seiten" - "Exportiere das Dokument als Word-Datei" - "Generiere eine Zusammenfassung als PDF" ### DocStudio: Dokumentenanalyse Analysieren Sie Dokumente, extrahieren Sie Tabellen, erstellen und befüllen Sie Vorlagen und führen Sie Datenanalysen durch. #### Dokument analysieren Auslösewörter: analysiere das Dokument, was steht in der Rechnung, fasse das PDF zusammen Anwendungsbeispiele: - "Analysiere die hochgeladene Rechnung und zeige mir die Positionen" - "Was steht in dem Vertrag zu den Kündigungsfristen?" - "Fasse die 20-seitige Studie in 5 Sätzen zusammen" #### Tabellen exportieren Auslösewörter: exportiere die Tabelle, als Excel, als CSV Anwendungsbeispiele: - "Exportiere die Tabelle von Seite 3 als Excel" - "Speichere alle Tabellen aus dem Dokument als CSV" - "Erstelle eine Excel-Datei mit den Rechnungspositionen" #### Vorlage erstellen Auslösewörter: mach eine Vorlage daraus, erstelle ein Template, Vorlage aus diesem Dokument Anwendungsbeispiele: - "Mach aus dieser Rechnung eine wiederverwendbare Vorlage" - "Erstelle ein Template aus dem Angebotsdokument" - "Extrahiere die Struktur als Vorlage: Logo, Farben und Layout beibehalten" #### Vorlage ausfüllen Auslösewörter: erstelle eine Rechnung, fülle die Vorlage aus, Rechnung für Anwendungsbeispiele: - "Erstelle eine Rechnung für Max Musterhaus GmbH über 3 Positionen" - "Fülle die Vorlage aus: Gartenarbeiten 500€, Malerarbeiten 800€, jeweils zzgl. 19% MwSt" - "Erstelle ein Angebot für Firma Schmidt mit unserer Angebotsvorlage" #### Datenanalyse Auslösewörter: erstelle eine Auswertung, Pivot-Tabelle, aggregiere die Daten, analysiere mit Python Anwendungsbeispiele: - "Erstelle eine Auswertungstabelle nach Projekt und Mitarbeiter" - "Berechne die Gesamtkosten pro Kategorie und exportiere als Excel" - "Aggregiere die Arbeitszeitdaten nach Tätigkeitsfeld" - "Erstelle eine Pivot-Tabelle mit Umsatz pro Quartal und Region" ### Aufgaben & Erinnerungen Erstellen und verwalten Sie Aufgaben direkt im Chat, auch an Workspaces und Kollaborationspartner. Der Assistent erkennt automatisch Personennamen, Deadlines und Prioritäten aus Ihrer Nachricht. #### Aufgabe erstellen Auslösewörter: erstelle eine Aufgabe, erinnere mich, neue Aufgabe, Aufgabe für, task erstellen, to-do, Aufgabe im Workspace Anwendungsbeispiele: - "Erstelle eine Aufgabe für Max Mustermann: Videos bearbeiten bis nächste Woche" - "Erinnere mich am 13.05. an den Vertrag mit Kunde A" - "Neue Aufgabe: Quartalsbericht erstellen, Deadline 30. Juni" - "Aufgabe für das Team: Präsentation vorbereiten bis zum 20. Mai" - "Erstelle eine Aufgabe im Workspace New Fire + Nexoria: Quartalsbericht prüfen bis Freitag" - "Erstelle eine Aufgabe für Max: Quartalsbericht vorbereiten bis nächsten Freitag" #### Aufgaben anzeigen Auslösewörter: zeig meine Aufgaben, was steht an, offene Aufgaben, To-Do-Liste, was muss ich tun Anwendungsbeispiele: - "Was steht diese Woche an?" - "Zeige meine offenen Aufgaben" - "Welche Tasks sind überfällig?" - "Was muss ich heute noch erledigen?" ### Kalender Termine erstellen, anzeigen, ändern und löschen. Kalender können Workspaces zugeordnet werden. Alle Mitglieder sehen die Termine, auch Kollaborationspartner. #### Termin erstellen Auslösewörter: erstelle einen Termin, plane ein Meeting, trage ein, neuer Kalendereintrag, Event erstellen, meeting Der Assistent erkennt Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Beschreibung automatisch. Anwendungsbeispiele: - "Erstelle einen Termin: Teammeeting am Mittwoch um 14 Uhr" - "Plane ein Meeting mit dem Marketing-Team für Freitag 10 Uhr" - "Trage einen Kundentermin ein: Firma Schmidt, 15. Mai um 11:00" - "Erstelle einen ganztägigen Termin: Betriebsausflug am 20. Juni" - "Workspace-Kalender: In den Kalender-Einstellungen können Sie einen Kalender einem Workspace zuordnen. Alle Mitglieder sehen ihn automatisch" - "Erstelle ein Meeting nächsten Montag von 12-13 Uhr: Geschäftsführung, Thema: Quartalsplanung" #### Termine anzeigen Auslösewörter: zeig meinen Kalender, was steht nächste Woche an, Termine morgen, meine Termine, Kalender zeigen Anwendungsbeispiele: - "Was steht morgen im Kalender?" - "Zeige meine Termine diese Woche" - "Welche Meetings habe ich am Freitag?" - "Was sind meine nächsten 5 Termine?" #### Termin ändern / löschen Auslösewörter: verschiebe den Termin, lösche das Meeting, ändere die Uhrzeit, Termin absagen Anwendungsbeispiele: - "Verschiebe das Teammeeting auf Donnerstag 15 Uhr" - "Lösche den Termin am Freitag um 10 Uhr" - "Ändere die Uhrzeit des Kundenmeetings auf 14:30" - "Sage den Termin mit Firma Schmidt ab" ### Team-Kommunikation Senden Sie Nachrichten direkt aus dem Chat. Der Empfänger wird automatisch aus dem Satz erkannt. #### Team-Nachricht Auslösewörter: schreibe eine Nachricht, sag dem Team, Nachricht an, informiere Anwendungsbeispiele: - "Schreib Anna: Das Meeting morgen fällt aus" - "Sende eine Nachricht an Max: Bitte den Bericht bis Freitag prüfen" - "Informiere das Team: Neues Update ist live" - "Teile Lisa mit, dass der Kunde zugesagt hat" ### Audio & Texterkennung Audio- und Bilddateien werden beim Upload automatisch verarbeitet. Audiodateien werden transkribiert, gescannte Dokumente per OCR erkannt. #### Audio transkribieren Auslösewörter: transkribiere, in Text umwandeln, Audiodatei, Meeting-Aufnahme Anwendungsbeispiele: - "Laden Sie eine Audiodatei in die Wissensbasis hoch, die Transkription erfolgt automatisch" - "Audio-Formate: MP3, WAV, M4A, OGG werden beim Upload in Text umgewandelt" - "Der transkribierte Text ist danach über die Wissenssuche durchsuchbar" #### OCR / Texterkennung Auslösewörter: lies den Text, Texterkennung, OCR, erkenne den Text im Bild Anwendungsbeispiele: - "Laden Sie ein gescanntes Dokument oder Bild hoch, OCR erkennt den Text automatisch" - "Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, BMP, WebP" - "Nach dem Upload ist der erkannte Text in der Wissensbasis durchsuchbar" ### E-Mail-Integration E-Mails werden über den FlowHub (Wolken-Symbol oben rechts) verwaltet, mit Gmail- und Outlook-Anbindung. E-Mail gehört zum Zusatzprodukt Mail und Meet, die Konditionen dafür stehen unter Preise für Mail und Meet . #### E-Mails verwalten Auslösewörter: zeig meine E-Mails, E-Mail schreiben, beantworte die E-Mail, Posteingang Anwendungsbeispiele: - "Öffnen Sie den FlowHub (Wolken-Symbol) und klicken Sie auf E-Mail" - "Im FlowHub: Neue E-Mail verfassen, beantworten oder weiterleiten" - "Anhänge können direkt in die Wissensbasis gespeichert werden" #### E-Mail verbinden Auslösewörter: Gmail verbinden, Outlook verbinden, E-Mail einrichten Anwendungsbeispiele: - "Verbinde mein Gmail-Konto mit Nexoria" - "Richte die Outlook-Integration ein" - "Verbinde mein geschäftliches E-Mail-Konto" ### Chatbot Konfigurieren Sie einen KI-Chatbot für Ihre Website, direkt im Dashboard. Der KI-Chatbot wird im Dashboard unter „Chatbots" konfiguriert. Er beantwortet Besucherfragen auf Ihrer Website basierend auf Ihrer Wissensbasis. Features: Begrüßungsnachricht, Schnellantworten, Gesprächsprotokoll, Live-Operator-Übernahme. Welche Einsatzformen damit möglich sind, beschreibt die Seite Chatbots als Wissensagent, für Terminbuchung und Lead-Generierung . ### VoiceBot: KI-Telefonassistent Richten Sie einen KI-Telefonassistenten ein, der Anrufe entgegennimmt und bearbeitet. Der VoiceBot wird im Dashboard unter „VoiceBots" eingerichtet. Er nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine, erstellt Aufgaben und leitet an Mitarbeiter weiter. Features: IVR-Menü, DSGVO-Consent, Öffnungszeiten, Warteschleifenmusik. Der VoiceBot ist ein separat buchbares Zusatzprodukt, die Einzelheiten stehen unter VoiceBot: Funktionen, Datenverarbeitung in der EU und Tarife . ### Nex Recall: Intelligentes Antwort-Caching Bewerten Sie Antworten mit Daumen hoch oder runter. Bewerten Sie Antworten mit Daumen hoch oder runter. Positiv bewertete Antworten werden gespeichert und bei ähnlichen Fragen in Zukunft sofort ausgegeben, ohne Wartezeit und ohne zusätzliche Token-Kosten. So wird die Plattform mit jeder Nutzung schneller und präziser. ### Tipps für den KI-Chat #### Natürliche Sprache nutzen Schreiben Sie so, wie Sie sprechen würden. Der KI-Assistent versteht Kontext und Absicht. Starre Befehle sind nicht nötig. #### Konkrete Angaben machen Je mehr Details Sie nennen (Personen, Daten, Fristen), desto präziser das Ergebnis. „Erstelle einen Termin" ist gut. „Erstelle einen Termin mit Anna am Freitag um 14 Uhr" ist besser. #### Automatische Erkennung Der Assistent erkennt automatisch was Sie brauchen: Wissensbasis, Internetrecherche, Aufgabe oder Termin. Sie müssen keine speziellen Befehle kennen. #### Folgefragen stellen Der Chat merkt sich den Kontext. Nach einer Suche können Sie direkt fragen: „Fasse das zusammen" oder „Erstelle daraus eine Aufgabe." #### Dokumente hochladen Laden Sie PDFs, Bilder, Excel-Dateien oder Audio hoch. Der Assistent erkennt den Inhalt und kann ihn analysieren, zusammenfassen oder weiterverarbeiten. --- # Anwendungsbeispiele: KI im Mittelstand Quelle: https://nexoria-systems.de/use-cases Praxis ## Anwendungsbeispiele Fünf anonymisierte Szenarien aus dem deutschen Mittelstand Fünf anonymisierte Szenarien aus typischen deutschen Mittelstandsunternehmen. Konkrete Probleme, konkrete Lösungen, konkrete Zahlen. Hinweis: Diese Darstellungen basieren auf typischen Mittelstands-Strukturen, nicht auf konkreten Referenzkunden. Stand: 21.08.2026 ### Maschinenbau & Anlagenbau 85 Mitarbeitende · 12 M€ Umsatz #### Ausgangslage Ein Spezialmaschinenbauer hat über 15 Jahre gewachsene technische Dokumentation in verschiedenen Systemen: CAD-Zeichnungen im PLM, Wartungshandbücher auf dem Fileserver, Fehlercodes in Excel-Listen, interne Verfahrensanweisungen in Word-Dokumenten, externe Zulieferer-Dokumente in Outlook-Postfächern. #### Herausforderung Ein Servicetechniker braucht im Außendienst oft 20-40 Minuten, um die richtige Information zu einem Fehlerbild zu finden. Neue Mitarbeiter benötigen Monate, bis sie ihren Weg durch die Ablage kennen. Wissen geht mit Rentenabgängen verloren. #### Wie Nexoria hilft - Alle technischen Dokumente werden in die zentrale Wissensbasis hochgeladen - Der KI-Assistent beantwortet Fragen mit Quellenangabe aus den Originaldokumenten - Neue Mitarbeiter können einfach fragen: 'Was muss ich bei der Inbetriebnahme von Baureihe X beachten?' - Standardisierte Inbetriebnahme-Protokolle entstehen im DocStudio, das Berichte und Präsentationen quellengetreu aus Dokumenten erzeugt Ergebnisse im Szenario: - −72% Suchzeit pro Vorgang - −40% Einarbeitungszeit neue Mitarbeiter - +3× Dokumentierte Problemlösungen Anonymisierte Szenario-Darstellung. Die genannten Werte basieren auf typischen Mittelstands-Strukturen, nicht auf konkreten Referenzkunden. ### Rechtsanwaltskanzlei 28 Anwälte & Rechtsfachangestellte #### Ausgangslage Eine mittelständische Wirtschaftskanzlei hat jede Menge Präzedenzfälle, Vertragsvorlagen und internes Know-how, das in Form von E-Mails, handschriftlichen Notizen, Word-Dokumenten und PDF-Scans verstreut ist. Datenschutz ist durch anwaltliche Schweigepflicht und DSGVO besonders kritisch. #### Herausforderung Für einen neuen Mandatsfall muss der zuständige Anwalt oft stundenlang recherchieren, ob es vergleichbare Fälle gab. Die Kanzlei darf keine Mandantendaten an US-Cloud-KI übermitteln, denn die Schweigepflicht nach § 43a BRAO würde verletzt. #### Wie Nexoria hilft - Nexoria läuft ausschließlich auf deutschen Servern mit Mistral AI als europäischem LLM - Präzedenzfälle werden in eine eigene Wissensbasis eingespielt, streng mandantengetrennt. Wie diese Trennung technisch umgesetzt ist, beschreibt die Sicherheitsarchitektur mit Mandantentrennung, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle - Anwälte können direkte Fragen stellen: 'Haben wir schon mal einen ähnlichen Fall von § 280 BGB Schadensersatz bei Software-Mängeln gehabt?' - Das DocStudio generiert Vertragsentwürfe aus Mandanteninput + internen Vorlagen Ergebnisse im Szenario: - −60% Recherchezeit pro Mandat - +8× Wiederverwendbare Vertragsbausteine - ✓ DSGVO Compliance-Audit-Fähigkeit Anonymisierte Szenario-Darstellung. Die genannten Werte basieren auf typischen Mittelstands-Strukturen, nicht auf konkreten Referenzkunden. Nexoria ersetzt keine anwaltliche Sorgfaltspflicht. KI-Ergebnisse sind immer durch einen Anwalt zu prüfen. ### Steuerberatungskanzlei 45 Mitarbeitende · 5 Standorte #### Ausgangslage Eine Steuerkanzlei mit mehreren Niederlassungen hat über Jahrzehnte gesammelte Rundschreiben der Finanzbehörden, BMF-Schreiben, Urteile und interne Prüfungsleitfäden. Wenn Mandanten Fragen zu spezifischen Steuerthemen haben (z. B. § 6b EStG Reinvestitionsrücklage), wandert die Frage oft durch mehrere Mitarbeiter, bis jemand die Antwort findet. #### Herausforderung Steuerrecht ändert sich laufend. Neue BMF-Schreiben werden monatlich veröffentlicht. Ohne systematische Indexierung gehen wichtige Änderungen unter. Mandanten erwarten schnelle, präzise Antworten, nicht 'ich frag mal den Kollegen'. #### Wie Nexoria hilft - Alle BMF-Schreiben, Urteile und internen Leitfäden werden kontinuierlich in die Wissensbasis eingespielt - Der KI-Assistent findet relevante Stellen mit Paragrafenverweis und BFH-Aktenzeichen - Nexoria automatisiert wiederkehrende Prüfungsprozesse (z. B. Jahresabschluss-Prüfung) - Audit-Trail dokumentiert, wer welche Information wann abgerufen hat - wichtig für die Berufshaftpflicht Ergebnisse im Szenario: - −65% Antwortzeit Mandantenfragen - 12.000+ Abgedeckte Wissensquellen - 100% Nachvollziehbarkeit Anonymisierte Szenario-Darstellung. Die genannten Werte basieren auf typischen Mittelstands-Strukturen, nicht auf konkreten Referenzkunden. KI-Antworten dienen als Rechercheunterstützung und ersetzen nicht die Beratung durch einen Steuerberater. ### Arztpraxis / MVZ 35 Mitarbeitende · 3 Standorte #### Ausgangslage Ein medizinisches Versorgungszentrum dokumentiert Behandlungen in der Praxissoftware, hält aber Leitlinien, Abrechnungsvorschriften und interne Qualitätshandbücher in separaten Systemen. Die administrative Arbeit frisst zunehmend Zeit, die eigentlich für Patienten da sein sollte. #### Herausforderung Medizinische Daten dürfen auf keinen Fall in die Hände von US-Cloud-KI geraten. Gleichzeitig soll das Team entlastet werden, besonders beim Schreiben von Arztbriefen, beim Beantworten von Patientenanfragen und bei der Recherche zu Leitlinien. #### Wie Nexoria hilft - Streng DSGVO-konforme KI auf deutschen Servern, keine Übertragung an US-Anbieter - Arztbriefe werden per Template-gesteuertes DocStudio generiert (keine Diktate mehr nötig) - Leitlinien-Recherche über den KI-Assistenten mit Quellenangabe - Audit-Log für jede Datenabfrage (Nachweispflicht gegenüber KV und Datenschutzbehörde) Ergebnisse im Szenario: - −50% Zeit für Arztbrief - ✓ DSGVO-Compliance - ↑ Mitarbeiter-Zufriedenheit Anonymisierte Szenario-Darstellung. Die genannten Werte basieren auf typischen Mittelstands-Strukturen, nicht auf konkreten Referenzkunden. Medizinische KI-Anwendungen unterliegen zusätzlichen regulatorischen Anforderungen (MDR, MPG). ### Stadtwerke / kommunales Unternehmen 120 Mitarbeitende #### Ausgangslage Ein kommunales Versorgungsunternehmen hat ein hohes Anfragevolumen aus der Bevölkerung: Tarifänderungen, Zählerstände, technische Störungen, neue Anschlüsse, Beschwerden. Das Callcenter ist überlastet, einfache Routinefragen binden teure Fachkräfte. #### Herausforderung Kommunale Träger sind besonders streng bei Datenschutz (Verwaltungsvorschriften, Bürgerdaten). Ein Einsatz von US-KI ist politisch ausgeschlossen. Gleichzeitig wird von der Politik mehr Servicequalität bei gleichen Personalkosten erwartet. #### Wie Nexoria hilft - Chatbot auf der Website beantwortet 70% der Routinefragen automatisch mit Quellenangabe. Was sich dabei einstellen lässt, zeigen die Chatbot-Vorlagen mit Terminbuchung und Live-Übernahme durch Mitarbeiter - VoiceBot (Opt-In) übernimmt einfache Telefonanfragen außerhalb der Callcenter-Zeiten. Was der Telefonassistent leistet, steht unter VoiceBot: Funktionen, Datenverarbeitung in der EU und Tarife - Interne Wissensbasis bündelt alle Prozesshandbücher, sodass neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet sind - 100% deutsche Infrastruktur, keine US-Abhängigkeit, politisch und rechtlich abgesichert. Die Angabe bezieht sich auf Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform. Die Ausnahmen, darunter die technische Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA, stehen auf der Seite Sicherheit & Datenschutz und im Verzeichnis nach Art. 30 Ergebnisse im Szenario: - +45% Erstkontakt-Lösungsrate - −30% Callcenter-Volumen - 24/7 Erreichbarkeit außer Geschäftszeiten Anonymisierte Szenario-Darstellung. Die genannten Werte basieren auf typischen Mittelstands-Strukturen, nicht auf konkreten Referenzkunden. Für kommunale Kunden bieten wir gesonderte Compliance-Beratung und angepasste Verträge nach VOL/A bzw. UVgO an. ### Ihr Szenario sieht anders aus? Jedes Unternehmen ist anders. Wenn Ihre Branche hier nicht dabei ist, finden Sie die Anforderungen aus Beratung, Mittelstand, Kanzleien und öffentlichem Sektor gesondert beschrieben. Lassen Sie uns in einem 30-minütigen Gespräch durchspielen, wie Nexoria in Ihrer konkreten Situation helfen könnte. Kostenloses Erstgespräch vereinbaren --- # KI für Kanzleien, Behörden und den Mittelstand Quelle: https://nexoria-systems.de/branchen Branchen ## DSGVO-konforme KI für Kanzleien, Behörden Mittelstand. Vorkonfigurierte Workflows, branchenspezifische Compliance und ein KI-Assistent, der Ihre Fachsprache versteht, ab Tag eins. Kostenlose Beratung vereinbaren Branchen entdecken 4 Branchen 93 % Tool-Routing DE Serverstandort EU-Server DSGVO-konform Kein KI-Training Mistral (EU) Live · Alle Systeme aktiv NEXORIA PLATFORM v2.4 EU-WEST 93 % Acc. Beratung Belege zu jeder Antwort Mittelstand 29 € je Nutzer Kanzleien 100 % Dokumente in DE Behörden 0 % US-Recht in der Kernplattform 4 Profile konfiguriert · Deutsche Server · Mistral EU Zu den Kennzahlen auf dieser Seite: 93 % Tool-Routing und 99 % Quellenqualität stammen aus BFCL V4 und interner Messung. Stand 21.08.2026 Beratung & Consulting ### Beratung & Consulting : Wissen strukturieren, Projekte beschleunigen Die zentrale Wissensdrehscheibe für Beratungsteams Beratungsteams jonglieren zwischen Projektmethodik, Kundenpräsentationen und internem Know-how. Nexoria bündelt alles in einer durchsuchbaren, KI-gestützten Plattform, von der Angebotserstellung bis zum Abschlussbericht. #### Quellenbasierte Reports Der KI-Assistent erstellt Berichte direkt aus Ihren internen Datenbanken, mit Quellenangabe und Zitierfähigkeit. #### Geteilte Wissens-Spaces Mandantenspezifische Spaces mit granularer Zugangskontrolle. Wissen teilen, ohne Daten zu mischen. #### Projekt-Templates Standardisierte Abläufe für wiederkehrende Projekte. Neue Teammitglieder finden den vorhandenen Projektstand über die Dokumentensuche. 99 % Quellenqualität der KI-Antworten Anwendungsfälle Präsentationen generieren Quellenbasiert aus internen Datenbanken Wissens-Datenbanken Geteilte Spaces mit Mandanten Projekt-Templates Standardisierte Workflows für Teams Angebotsschreiben KI-gestützter Entwurf in Minuten Meeting-Protokolle Automatische Zusammenfassung & Action Items Berücksichtigte Vorgaben DSGVO AVV Mandantentrennung Demo für Beratung & Consulting Mittelstand ### Mittelstand : Prozesse automatisieren, Wissen sichern Eine Plattform statt zehn fragmentierte Tools Mittelständische Unternehmen ersetzen fragmentierte Tool-Landschaften durch eine Plattform, ohne IT-Abteilung. Nexoria übernimmt E-Mail-Automation, Dokumentenerstellung und Wissenssicherung in einem System. #### E-Mail-Automation Nex kennt Ihre Produkte und Standardantworten und schlägt passende Antworten direkt im Postfach vor. #### Wissenssicherung Know-how bleibt im Unternehmen, auch bei Fluktuation. Nexoria indexiert und verknüpft Ihr gesamtes Firmenwissen. #### Angebote & Rechnungen KI-gestützte Dokumentenerstellung mit Ihren Vorlagen. Vom Angebot bis zur Rechnung in Minuten. 29 € je Nutzer und Monat, Basis komplett Anwendungsfälle Angebote & Rechnungen KI-gestützt in Minuten erstellt E-Mail-Automation Antwortvorschläge direkt im Postfach Wissenssicherung Know-how bleibt bei Fluktuation Kundenkommunikation Einheitliche Tonalität per KI Prozessdokumentation SOPs automatisch generiert Berücksichtigte Vorgaben DSGVO AVV Deutsche Server Demo für Mittelstand Kanzleien & Steuerberater ### Kanzleien & Steuerberater : Mandantenakten durchsuchen, Schriftsätze erstellen Sensible Daten verdienen europäische Infrastruktur Kanzleien und Steuerberater arbeiten mit besonders sensiblen Daten. Nexoria unterstützt die Anforderungen aus § 203 StGB und § 102 AO: Akten, Index und Antwortaufbereitung liegen auf deutschen Servern, der Zugriff wird über Workspaces geregelt. Die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI in Paris, also innerhalb der EU. #### Mandantenakten-RAG KI-Suche über alle Dokumente eines Mandanten. Relevante Passagen in Sekunden finden statt stundenlang Akten wälzen. #### Schriftsätze vorbereiten Entwürfe aus Akteninhalt generiert, mit Quellenangabe und Verweisen auf relevante Paragraphen. #### Belege klassifizieren Automatische Zuordnung & OCR. Eingehende Belege werden erkannt, klassifiziert und dem richtigen Mandanten zugeordnet. 100 % Dokumente auf deutschen Servern (Kernplattform) Ausnahmen: /security Anwendungsfälle Mandantenakten-RAG KI-Suche über alle Dokumente Schriftsätze vorbereiten Entwürfe aus Akteninhalt generiert Belege klassifizieren Automatische Zuordnung & OCR Fristen verwalten Automatische Erinnerungen & Kalender Mandantenkommunikation Sichere Nachrichtenkanäle Berücksichtigte Vorgaben §203 StGB §102 AO DSGVO Mandantengeheimnis Demo für Kanzleien & Steuerberater Öffentlicher Sektor ### Öffentlicher Sektor : Am BSI IT-Grundschutz ausgerichtet digitalisieren Der M365-Ersatz für Behörden und öffentliche Einrichtungen Behörden und öffentliche Einrichtungen brauchen EVB-IT-taugliche Lösungen ohne Microsoft-Abhängigkeit. Nexoria Office bietet Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen auf europäischer Infrastruktur. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat: Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. #### M365-Ersatz Office-Suite ohne Microsoft-Konto und ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen, kompatibel mit bestehenden Dokumenten. #### Fachabteilungs-KI Sichere Wissenssuche für Teams. Der KI-Assistent beantwortet Fragen aus internen Richtlinien und Verordnungen. #### Bürger-Workflows OZG-konforme Prozessautomation. Anträge digital erfassen, bearbeiten und bescheiden, durchgängig und nachvollziehbar. EU Recht für Dokumente und Modelle Ausnahmen: /security Anwendungsfälle M365-Ersatz Office-Suite ohne Microsoft-Konto und ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform Fachabteilungs-KI Sichere Wissenssuche für Teams Bürger-Workflows OZG-konforme Prozessautomation Aktendigitalisierung Papierakten zu durchsuchbaren Daten Interne Kommunikation Sichere Messenger-Alternative Berücksichtigte Vorgaben BSI IT-Grundschutz als Maßstab EVB-IT OZG DSGVO Kein US-Rechtssubjekt in der Kernplattform Demo für Öffentlicher Sektor Die Angaben zur Rechtsordnung auf dieser Seite beziehen sich auf Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform: daran ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, der US CLOUD Act und FISA 702 greifen auf diese Verarbeitung deshalb nicht zu. Das ist eine rechtliche Bewertung der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und gilt nicht für Verarbeitungen mit US-Beteiligung. Die Ausnahmen, darunter die technische Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA, stehen auf der Seite Sicherheit & Datenschutz und im Verzeichnis nach Art. 30 . Bereit? ### Finden Sie die passende Lösung für Ihre Branche In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Nexoria in Ihrer Branche funktioniert, mit echten Beispielen und konkreten Zahlen. Kostenlose Beratung vereinbaren Zurück zur Startseite EU-Server DSGVO-konform Kein KI-Training 30-Min Demo --- # VoiceBot: KI-Telefon-Assistent für Unternehmen Quelle: https://nexoria-systems.de/voicebot LIVE DEMO: JETZT ANRUFEN ## Ihr Telefon. Nur intelligenter. Ihr KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, bucht Termine, erstellt Aufgaben und beantwortet Fragen. Rund um die Uhr, DSGVO-konform, auf deutschen Servern. Jetzt live testen VoiceBot einrichten 5 MIN SETUP DSGVO-KONFORM 0 € EINRICHTUNG Nexoria VoiceBot Verbindet … REC 🇪🇺 FRANKFURT · EU-SERVER Termin Mi, 10:15 Aufgabe Erstellt ✓ KI-Telefonassistent · Live-Demo ### Hören Sie den VoiceBot im Einsatz So nimmt der KI-Telefonassistent einen echten Anruf an, beantwortet Fragen und bucht Termine, vollautomatisch, DSGVO-konform, auf deutschen Servern. Live-Demo · mit Ton Feature-Showcase ### Sechs Funktionen. Ein Assistent. Klicken Sie auf eine Funktion und sehen Sie, wie der VoiceBot reagiert. Menü Termine Aufgaben Protokolle Transfer 24/7 #### Intelligentes Telefonmenü Professionelle Begrüßung mit Tastenwahl oder Sprachsteuerung. Mehrstufige Menüführung nach Ihren Vorgaben. Beispiel-Dialog VoiceBot Willkommen bei Firma XY. Drücken Sie 1 für Termine, 2 für Rechnungen, oder schildern Sie Ihr Anliegen. Anrufer Ich hätte gerne einen Termin. VoiceBot Verstanden. Ich verbinde Sie mit der Terminvergabe. #### Automatische Terminvergabe Kalender-Abgleich in Echtzeit. Bucht Termine ohne Personalaufwand, direkt während des Gesprächs. Beispiel-Dialog Anrufer Kann ich morgen vorbeikommen? VoiceBot Morgen ist leider ausgebucht. Übermorgen um 14:30 hätte ich noch einen Slot. Soll ich den buchen? Anrufer Ja, bitte. VoiceBot ✓ Termin eingetragen. Bestätigung kommt per SMS und E-Mail. #### Aufgaben für Ihr Team Erstellt automatisch Aufgaben mit Anrufername, Rufnummer und Anliegen. Nichts geht verloren. Beispiel-Dialog Anrufer Können Sie Herrn Meier ausrichten, dass die Lieferung sich verzögert? VoiceBot Selbstverständlich. Ich erstelle eine Aufgabe für Herrn Meier mit Ihrem Anliegen und Ihrer Rückrufnummer. → Aufgabe #247 erstellt · Priorität: Normal #### Gesprächsprotokolle Automatische Transkripte werden an Aufgaben und Termine angehängt: vollständige Dokumentation. Beispiel-Dialog Anruf beendet · Dauer: 2:34 Transkript gespeichert (847 Wörter) Angehängt an: Termin #89, Aufgabe #247 #### Weiterleitung Wenn der Bot nicht weiterhelfen kann: direkte Weiterleitung an Ihr Team, mit Wartemusik. Beispiel-Dialog Anrufer Ich muss dringend mit dem Geschäftsführer sprechen. VoiceBot Ich verbinde Sie direkt. Einen Moment bitte … ♫ Weiterleitung an +49 228 … · Wartemusik aktiv #### Öffnungszeiten Nimmt Anrufe auch außerhalb der Geschäftszeiten an, mit Aufgabenerstellung oder Terminbuchung. Beispiel-Dialog Anruf um 22:47 Uhr, außerhalb der Geschäftszeiten VoiceBot Guten Abend. Unser Büro ist ab morgen 8 Uhr wieder besetzt. Ich kann Ihnen trotzdem einen Termin buchen oder eine Nachricht hinterlassen. Anrufer Bitte einen Rückruf für morgen Vormittag. VoiceBot Erledigt. Ihr Rückrufwunsch ist hinterlegt. Branchen-Konfigurator ### Ihr VoiceBot. Ihre Branche. Wählen Sie Ihre Branche und erleben Sie einen echten Anruf. Arztpraxis Handwerk Kanzlei Hotellerie Steuerberater live-preview.voicebot LIVE Branchenbeispiel: Arztpraxis Eingehender Anruf · Arztpraxis Dr. Lehmann Anrufer Ich brauche ein Rezept für Metformin. VoiceBot Ihr letztes Rezept war am 12. April. Ich lege die Bestellung für Dr. Lehmann an. Sie können es ab morgen 9 Uhr abholen. Aufgabe #312 erstellt · Rezept-Anfrage #### Praxis-Telefon ohne Warteschleifen Der VoiceBot erkennt branchentypische Anliegen und reagiert kontextbezogen, als wäre er Teil Ihres Teams. 73% Anrufe automatisiert < 3s Reaktionszeit Branchenbeispiel anhören live-preview.voicebot LIVE Branchenbeispiel: Handwerk Anruf um 14:32 · Meier Sanitär & Heizung Anrufer Wir haben einen Wasserrohrbruch im Keller! VoiceBot Das klingt dringend. Ich erstelle sofort einen Notfall-Auftrag und benachrichtige den nächsten verfügbaren Techniker. Können Sie mir die Adresse nennen? → Notfall-Aufgabe #89 · Priorität: HOCH #### Kein verpasster Auftrag auf der Baustelle Der VoiceBot erkennt branchentypische Anliegen und reagiert kontextbezogen, als wäre er Teil Ihres Teams. 4.2h Zeitersparnis/Woche 0 verpasste Aufträge Branchenbeispiel anhören live-preview.voicebot LIVE Branchenbeispiel: Kanzlei Eingehender Anruf · Kanzlei Weber & Partner Anrufer Ich brauche Beratung zum Thema Mietrecht. VoiceBot Gerne vermittle ich Sie an Frau Dr. Weber. Sie ist unsere Spezialistin für Mietrecht. Am Donnerstag um 11 Uhr wäre ein Slot frei. Soll ich buchen? Termin gebucht · Transkript angehängt #### Mandanten-Erstgespräch qualifiziert am Telefon Der VoiceBot erkennt branchentypische Anliegen und reagiert kontextbezogen, als wäre er Teil Ihres Teams. 89% Erreichbarkeit 2.4x mehr Erstgespräche Branchenbeispiel anhören live-preview.voicebot LIVE Branchenbeispiel: Hotellerie Anruf um 23:12 · Hotel Rheinblick Anrufer Haben Sie ein Doppelzimmer frei am Wochenende? VoiceBot Samstag und Sonntag ist noch ein Deluxe-Zimmer mit Rheinblick verfügbar: 189 € pro Nacht inkl. Frühstück. Soll ich reservieren? Reservierung #445 · 2 Nächte · Bestätigung per SMS & E-Mail #### Reservierungen rund um die Uhr Der VoiceBot erkennt branchentypische Anliegen und reagiert kontextbezogen, als wäre er Teil Ihres Teams. 24/7 Erreichbar +31% mehr Buchungen Branchenbeispiel anhören live-preview.voicebot LIVE Branchenbeispiel: Steuerberater Eingehender Anruf · Steuerbüro Kramer Anrufer Wann ist die Abgabefrist für meine Steuererklärung? VoiceBot Für das Steuerjahr 2025 mit Steuerberater ist die Frist der 28. Februar 2027. Soll ich einen Termin für Ihr Jahresabschlussgespräch vereinbaren? Aufgabe → Sachbearbeiter Meier · Fristanfrage #### Mandanten-Service ohne Telefonstress Der VoiceBot erkennt branchentypische Anliegen und reagiert kontextbezogen, als wäre er Teil Ihres Teams. 62% weniger Rückrufe 98% korrekte Antworten Branchenbeispiel anhören Security Architecture ### Vier Schutzschichten. Null Kompromisse. Ihre Sprachdaten werden wie Staatsgeheimnisse behandelt, mit EU-Infrastruktur, die das auch beweisen kann. FRA DUB AVV ISO Telnyx · EU-Server Frankfurt · SCCs AVV · Art. 28 · Vollständig dokumentiert Zero-Trust · Sandbox · Kein Datenzugriff Standard: OFF · Explizite Aktivierung SECURITY STATUS: ALL LAYERS ACTIVE SECURE #### EU-Datenverarbeitung Telefonie, Spracherkennung und Sprachsynthese laufen über Telnyx auf EU-Servern in Frankfurt am Main. VoiceBot-Daten verlassen die EU nicht. Telnyx · EU-Server Frankfurt · SCCs #### DSGVO-konform Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern nach Art. 28 DSGVO. #### KI-Isolation Die KI ist von E-Mails, Dokumenten, Aufgaben und Kundendaten strikt isoliert. #### Opt-In-Modell VoiceBot ist standardmäßig deaktiviert. Aktivierung nur durch bewusste Entscheidung. Preise ### Transparente Preise - ohne versteckte Kosten Minutengenaue Abrechnung. Keine Mindestlaufzeit. Monatlich kündbar. Standard Pro-Kunde -10% Starter ab 249 € Business Empfohlen ab 449 € Enterprise ab 699 € Alle Preise zzgl. MwSt. Monatlich kündbar Nexoria Base/Pro Voraussetzung -10 % je weiterem VoiceBot (ab dem 2.) VoiceBot Starter 249 € Kostenlose Einrichtung € / Monat · 0,35 € je Extra-Minute Für Unternehmen, die ihr Telefon automatisieren wollen: schnell eingerichtet, sofort produktiv. 500 Freiminuten 0,35 € / Extra-Min 500 Freiminuten Intelligentes Telefonmenü Automatische Terminvergabe Aufgabenerstellung Gesprächsprotokolle Öffnungszeiten-Management Kostenlose Einrichtung Jetzt starten VoiceBot Business Empfohlen 449 € Kostenlose Einrichtung € / Monat · 0,29 € je Extra-Minute Für wachsende Teams mit hohem Anrufvolumen: Weiterleitung, Aufzeichnung und volle Kontrolle. 100 % mehr Freiminuten als Starter 1.000 Freiminuten 0,29 € / Extra-Min 1.000 Freiminuten Intelligentes Telefonmenü Automatische Terminvergabe Aufgabenerstellung Gesprächsprotokolle Öffnungszeiten-Management Weiterleitung an Mitarbeiter Anrufaufzeichnung Kostenlose Einrichtung Business starten → VoiceBot Enterprise 699 € Persönlicher Ansprechpartner € / Monat · 0,25 € je Extra-Minute Für Organisationen mit komplexen Anforderungen: Integrationen, dedizierter Support und maximale Kapazität. 2.000 Freiminuten 0,25 € / Extra-Min 2.000 Freiminuten Alle Business-Features Konnektoren & Integrationen Dedicated Support Kostenlose Einrichtung Gespräch vereinbaren FAQ ### Häufige Fragen zum VoiceBot Was ist ein VoiceBot? Ein VoiceBot ist ein KI-gestützter Telefon-Assistent, der Anrufe automatisch entgegennimmt, Fragen in natürlicher Sprache beantwortet, Termine bucht und bei Bedarf an einen Mitarbeiter weiterleitet, rund um die Uhr, ohne Wartezeit. Ist der Nexoria VoiceBot DSGVO-konform? Ja. Telefonie, Spracherkennung und Sprachsynthese stellt Telnyx bereit, ein US-amerikanisches Unternehmen mit EU-Niederlassung in Dublin. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt am Main, Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. VoiceBot-Daten verlassen die EU nicht. Die Antworten erzeugt Mistral AI (Paris, EU), Kundendaten werden dort nicht für das Training von Modellen verwendet. Alle beteiligten Dienstleister stehen namentlich im Verzeichnis nach Art. 30 und im AVV. Was kostet der Nexoria VoiceBot? Der VoiceBot startet bei 249 € im Monat (Starter, 500 Freiminuten, 0,35 € je Extraminute). Business kostet 449 € (1.000 Freiminuten, 0,29 € je Extraminute), Enterprise 699 € (2.000 Freiminuten, 0,25 € je Extraminute). Ab dem zweiten VoiceBot gibt es 10 % Rabatt. Der VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt und nie automatisch aktiv. Alle Preise netto. Der VoiceBot setzt ein Nexoria-Abonnement voraus. Was im Basisprodukt enthalten ist, steht unter Alle Funktionen , die Konditionen unter Preise . Zur datenschutzrechtlichen Einordnung von KI-Telefonie gibt es einen ausführlichen Beitrag: VoiceBot und Datenschutz . Wie die Verarbeitung insgesamt aufgebaut ist, beschreibt Sicherheit und Datenschutz . +49 228 84239000 · LIVE DEMO ### Bereit für Rufen Sie unsere Demo-Nummer an und erleben Sie den VoiceBot live, oder richten Sie Ihren eigenen in unter 5 Minuten ein. Demo anrufen Jetzt einrichten 5 Min Setup-Zeit 0 € Einrichtung 24/7 Erreichbar --- # Alle Vergleiche: Microsoft 365, Google & KI Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich Vergleich ## Nexoria im Vergleich Sehen Sie im Direktvergleich, wie Nexoria Microsoft 365, Google Workspace und die großen KI-Dienste DSGVO-konform ersetzt, Produkt für Produkt, ohne Marketing-Nebel. Auf diesen Seiten steht Nexoria neben dem Produkt, das Sie heute einsetzen, Baustein für Baustein und einschließlich der Punkte, an denen der andere Anbieter besser passt. Welche Seite Sie zuerst lesen sollten, hängt davon ab, was bei Ihnen gerade zur Debatte steht: eine komplette Suite, ein einzelnes Programm oder der KI-Dienst, den Ihre Leute ohnehin schon nutzen. Ein Hinweis vorweg, weil er über fast jede dieser Entscheidungen bestimmt: Der Serverstandort allein sagt wenig. Entscheidend ist der rechtliche Aufbau der Verarbeitungskette, also welche Unternehmen für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle beteiligt sind und welchem Recht diese Unternehmen unterliegen. Die rechtliche Reichweite folgt dem Sitz des Anbieters, nicht dem Standort der Festplatte. Ein US-Rechtssubjekt bleibt vom US CLOUD Act und von FISA Section 702 erfasst, auch wenn die Daten in einem europäischen Rechenzentrum liegen. Prüfen Sie deshalb bei jedem Anbieter zuerst, wer in der Kette steht, und erst danach die Funktionsliste. Bei Nexoria ist für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt beteiligt: Das Sprachmodell kommt von Mistral AI aus Paris, Embeddings, Suche, OCR und Reranking laufen lokal auf deutschen Servern. Zur Vollständigkeit gehört die Ausnahme: Die Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, benannt im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30. Ein zweiter Punkt, den Sie besser hier erfahren als im Gespräch: Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert. Wenn Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben eine Zertifizierung voraussetzen, erübrigen sich die Seiten darunter. Alle Seiten hier stellen je ein Produkt gegenüber. Steht bei Ihnen nicht ein einzelnes Programm zur Debatte, sondern der Umstieg als Vorhaben, ist der Gesamtvergleich zu Microsoft 365 der richtige Einstieg: Er ordnet die Bereiche einander zu, von der Dateiablage bis zur KI, statt nur ein einzelnes Programm gegenüberzustellen. Reihenfolge der Umstellung, Dateiformate und die Grenzen, die bleiben, stehen dort ebenfalls. Und wenn Ihre eigentliche Frage nicht lautet, welches Produkt gewinnt, sondern unter welchen Bedingungen eine KI im Haus überhaupt eingesetzt werden darf: Die Prüfpunkte, an denen sich das entscheidet, also Verarbeitungsort, Subprozessoren, Auftragsverarbeitung, Training und Drittlandübermittlung, stehen gesammelt unter Sicherheit und Datenschutz , und die häufigsten Fragen aus Einkauf und Datenschutzprüfung unter Antworten für die Evaluierung . ### Microsoft 365 ersetzen Die komplette Suite und jedes einzelne Microsoft-Produkt im DSGVO-konformen Direktvergleich. Beginnen Sie beim Gesamtvergleich, wenn die Suite als Ganzes zur Debatte steht, und bei einer Produktseite, wenn nur ein Baustein wackelt, etwa das Postfach oder der Dateispeicher. Die Entscheidung fällt hier selten am Funktionsumfang, sondern an zwei nüchternen Fragen: Bleiben Ihre vorhandenen Dateien ohne Konvertierung nutzbar, und was kostet die KI zusätzlich? Doc, Calc und Slides basieren auf LibreOffice und arbeiten mit .docx, .xlsx und .pptx. Nex ist in jeder Lizenz enthalten, während Copilot bei Microsoft ein separat zu lizenzierendes Add-on ist. Prüfen Sie den Formatpunkt mit Ihren komplexesten Dokumenten, nicht mit einem leeren Blatt. - Microsoft 365 Alternative . Der Gesamtvergleich: Nexoria Office gegen die komplette Microsoft-365-Suite. - Word Alternative . Doc: Ihre .docx-Dateien ohne Konvertierung, mit Nex statt Copilot. - Excel Alternative . Calc: .xlsx-Dateien, Formeln und Pivot-Tabellen auf deutschen Servern. - PowerPoint Alternative . Slides: Präsentationen per KI, ohne US-Cloud. - Outlook Alternative . Nexoria Mail: E-Mail mit Nex-Integration und Phishing-Schutz. - OneDrive Alternative . Nexoria Drive: virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer. - Teams Alternative . Nexoria Meet: Video und Anruf mit KI-Live-Transkription. - Microsoft Copilot Alternative . Nex: KI in jeder Lizenz enthalten statt separates Add-on. - SharePoint Alternative . Ablage und Suche ja, Intranet, Listen und Workflows nein: der Vergleich sagt beides. ### KI-Assistenten & Recherche DSGVO-konforme Alternativen zu den großen KI-Diensten: europäisches Modell, kein US-Rechtssubjekt in der Kernplattform. Hier geht es nicht um Dateiformate, sondern um Prompts, hochgeladene Dokumente und Rechercheanfragen, also um genau die Inhalte, die in vielen Häusern nicht in eine US-Verarbeitungskette gehören sollen. OpenAI, Perplexity und Google sind US-Rechtssubjekte. Ein Trainingsausschluss im Enterprise-Vertrag ist eine sinnvolle Zusage, ändert am anwendbaren Recht aber nichts. Wählen Sie die Seite nach dem Dienst, den Ihre Leute heute schon nutzen, denn dort liegt der ehrliche Vergleichsmaßstab. Wenn Sie dagegen KI direkt im Dokument oder im Postfach suchen, ist die Gruppe darüber der passendere Einstieg. - ChatGPT Enterprise Alternative . Nex: europäisches Modell (Mistral AI, Paris) statt OpenAI. - Perplexity Enterprise Alternative . Nex: Recherche mit Quellenangabe über Ihre eigenen Dokumente. - Google Workspace (Gemini) Alternative . Nexoria Office mit Nex statt Google Workspace mit Gemini. ### Quelloffene Plattformen Deutsche und quelloffene Alternativen im fairen Vergleich: hier entscheidet nicht der Datenschutz, sondern das Betriebsmodell. Diese Gruppe ist bewusst anders aufgebaut, weil das übliche Datenschutzargument hier nicht trägt. Die Nextcloud GmbH sitzt in Stuttgart, der Server steht unter der GNU AGPLv3, und wer selbst hostet, hat seine Daten vollständig im eigenen Haus. Die Frage lautet deshalb nicht, wo die Daten liegen, sondern wer den Betrieb übernimmt: Nextcloud gibt Ihnen maximale Kontrolle und verlangt dafür Betrieb, Nexoria nimmt Ihnen den Betrieb ab und verlangt dafür Vertrauen in einen Anbieter. Wenn Sie eine IT-Mannschaft haben, die einen Serverstack samt KI-Infrastruktur pflegen kann und will, lesen Sie diese Seite zuerst. - Nextcloud Alternative . Selbst betreiben oder betreuen lassen: der ehrliche Vergleich zweier Modelle. ### Wissensplattformen und Wikis Zwei Werkzeuge, die Nexoria nicht ersetzt, sondern von denen es sich abgrenzt. Hier entscheidet nicht der Datenschutz und nicht das Betriebsmodell, sondern die Frage, wo Ihr Wissen heute liegt. Notion und Confluence sind Schreibwerkzeuge. Wissen entsteht dort, indem jemand es hineinschreibt, strukturiert und pflegt. Wer sein Wissen so aufbaut, ist mit diesen Werkzeugen gut bedient, und Nexoria hat dem wenig entgegenzusetzen: Es gibt keine Seitenhierarchie, keine Datenbankansichten und keine Jira-Verzahnung. Nexoria setzt an der anderen Seite an. Der Bestand liegt bereits als Datei vor, als Vertrag, Angebot, Protokoll oder Handbuch, auf Laufwerken und in Postfächern, und niemand wird ihn abtippen. Ein Wiki beantwortet keine Frage aus einem Vertrags-PDF, das nie hineingewandert ist. In der Praxis stehen beide Ansätze deshalb oft nebeneinander, und genau so sind die zwei Seiten geschrieben. - Notion Alternative . Arbeitsfläche aus Seiten und Datenbanken gegen indexierten Dateibestand. - Confluence Alternative . Wiki gegen Dateiindex: warum beides nebeneinander oft die richtige Antwort ist. Produkte, Dokumentationen und Preise anderer Anbieter ändern sich laufend. Wenn Ihnen auf einer dieser Seiten eine Angabe veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. --- # Über uns: Das Team hinter Nexoria Quelle: https://nexoria-systems.de/about Über uns ## Die Menschen hinter Nexoria Nexoria entstand 2026 aus einer gemeinsamen Überzeugung: Europäische Unternehmen verdienen KI-Werkzeuge, die ihre Daten nicht ins Ausland schicken. Wir haben sie gebaut: zu zweit, bootstrapped, auf deutschen Servern. Hinter der Plattform steht die Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Kelkheim im Taunus. Wer im Ernstfall ans Telefon geht: die beiden Personen auf dieser Seite. ### Lernen Sie uns kennen Beide Gründer arbeiten an Produkt, Technik und Kunden gleichermaßen. Kein Single Point of Failure. Jeder kann den anderen jederzeit vertreten. Dieselben zwei Personen führen das Erstgespräch, richten Ihre Wissensbasis ein und bleiben Ihr Ansprechpartner im Betrieb. #### Caan Grueneberg Co-Founder und CEO Strategie, Produkt und Kundennähe: Caan baut Nexoria als Unternehmen genauso mit wie als Plattform. Er versteht Technik und Markt und springt überall ein, wo es zählt. LinkedIn #### Christian Klever Co-Founder und CTO Über 20 Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Christian denkt Produkt, Code und Kunden zusammen. Bei Nexoria gibt es keine starre Rollentrennung zwischen den Gründern. ### Warum wir bewusst klein sind Die Frage stellt jeder ernsthafte Einkauf. Wir beantworten sie, bevor Sie sie stellen müssen. Ein Anbieter mit zwei Gründern ist für ein Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitenden zunächst ein Lieferantenrisiko. Ein berechtigter Einwand, den wir nicht wegmoderieren. Nexoria ist bewusst ein kleines Team: zwei Gründer, dazu eine Person für Brand und Kommunikation. Diese Größe ist eine Entscheidung, kein Zwischenzustand. Sie bedeutet: kein ausgelagerter Support, keine Call-Center-Weiterleitung, kurze Wege zu den Entscheidern. Sie bedeutet aber auch, dass wir Ihnen keine Personaldecke vorspielen, die es nicht gibt. Deshalb hängt bei uns nichts an Zusagen, sondern an Unterlagen. Fünf Punkte decken das Risiko ab, jeder davon nachprüfbar: - 01 #### Direkter Zugang zum CTO Bei kritischen Fällen sprechen Sie mit der Person, die die Architektur gebaut hat. Kein Ticket-System, keine Weiterleitung ins Call-Center. - 02 #### Reaktionszeit in den AGB Unsere AGB nennen in §8 für kritische Störungen eine angestrebte Reaktionszeit von 4 Stunden während der Geschäftszeiten und 99,5 % angestrebte Verfügbarkeit im Jahresmittel. - 03 #### Vollständige technische Dokumentation Die Plattform ist so dokumentiert, dass eine Weiterführung durch Dritte möglich ist. Architektur-Überblick, Löschkonzept und Incident-Response-Plan gibt es auf Anfrage, auf Wunsch unter NDA. - 04 #### Dokumentierte Exit-Strategie Nach einer Kündigung haben Sie 30 Tage für den vollständigen Datenexport in offenen Formaten, danach werden alle Inhalte unwiderruflich gelöscht. Der Weg hinaus steht fest, bevor Sie hineingehen. - 05 #### Offene Formate im Stack Doc, Calc und Slides basieren auf LibreOffice und arbeiten mit .docx, .xlsx und .pptx. Ihre Dateien bleiben lesbar, auch ohne uns. Wo sinnvoll, nutzen wir Open-Source-Komponenten statt proprietärer Black-Boxes. In regulierten Umgebungen ist ein persönliches Gespräch mit beiden Gründern der Normalfall, nicht die Ausnahme. Die ausformulierten Antworten für Einkauf und Datenschutz stehen im Evaluator-FAQ . ### Was uns antreibt Keine Marketing-Floskeln. Vier Entscheidungen, die wir jeden Tag treffen, jede davon mit einem Preis, den wir bewusst zahlen. #### Datenschutz by Design Nicht nachgerüstet, sondern von der ersten Zeile Code an eingebaut. Embeddings, Suche, OCR und Reranking laufen lokal auf deutschen Servern, keine Public Cloud. #### Europäische Souveränität Das Sprachmodell kommt von Mistral AI aus Paris, gehostet wird in Deutschland. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt in die Verarbeitung eingebunden. #### Radikale Transparenz AVV, DSFA und das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO liegen öffentlich auf dieser Website. Auch die unbequemen Stellen stehen dort namentlich drin. #### Bootstrapped & Unabhängig Kein VC-Geld, keine externen Investoren. Niemand im Hintergrund verlangt eine Wachstumskurve, die zu Ihren Lasten geht. ### Was wir nicht sind Vertrauen entsteht nicht dadurch, dass ein Anbieter alles kann, sondern dadurch, dass er sagt, was er nicht kann. Drei Punkte vorab. #### Nicht zertifiziert nach ISO 27001 oder SOC 2 Ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI-Grundschutz. Wenn Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters zwingend verlangen, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. Die Rechenzentren sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert: Das betrifft die Infrastruktur, nicht uns als Anbieter. #### Nicht vollständig frei von US-Bezug Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt in die Verarbeitung eingebunden. Eine Ausnahme benennen wir selbst: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia. Sie steht namentlich im Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO und in der Datenschutzerklärung. #### Nicht quelloffen Sie bekommen von uns keine Code-Einsicht und keine Fork-Option. Wer genau das braucht, ist mit einer Open-Source-Lösung besser bedient, und wir sagen das im Gespräch auch. Diese drei Punkte nennen wir vor dem ersten Gespräch, nicht danach. Ist einer davon für Sie ein Ausschlusskriterium, sparen Sie sich die Evaluierung, und wir sagen Ihnen das im Erstgespräch offen. Ist er es nicht, können Sie alles Übrige nachprüfen, bevor Sie mit uns sprechen: Auftragsverarbeitungsvertrag , Verzeichnis nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung liegen öffentlich auf dieser Website. ### Das Unternehmen Alle neuen Kunden, Projekte und Verträge laufen über die Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt): ein Vertragspartner für Software, Betrieb, Sprachmodell und Speicher. Rechtsform Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Sitz Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim im Taunus Gründung 11.05.2026 Team Zwei Gründer: CEO und CTO Sprachmodell Mistral AI, Paris (EU) Hosting Dedizierte Server in Deutschland, keine Public Cloud Weiterführend: Nexoria auf einen Blick , Sicherheit & Datenschutz und das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO . ### Eindeutige Identifikation Es gibt mehrere ähnlich benannte Firmen. Diese Kennungen identifizieren genau dieses Unternehmen, damit keine Verwechslung entsteht. Firmierung Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Sitz Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim Handelsregister HRB 12532, Amtsgericht Königstein im Taunus Gründung 11.05.2026, Handelsregistereintragung 23.06.2026 USt-IdNr. DE464420806 Website nexoria-systems.de Nicht zu verwechseln mit: Nexoria21 GmbH, Nexora Systems UG, Nexora Systems, nexoria.org, Nexoria Techworks und Nexoria Group. Keine dieser Firmen steht mit Nexoria Systems in Verbindung. ### Sprechen Sie direkt mit den Gründern 30 Minuten, kein Pitch-Deck: wir zeigen Ihnen persönlich, wie Nexoria in Ihrem Alltag funktioniert. Beratung vereinbaren 0228 84239000 --- # Blog: Fachartikel zu DSGVO, KI und Datenschutz Quelle: https://nexoria-systems.de/blog nexoria / insights _ ## Wissen aus der KI-Werkstatt Praxiswissen, Analysen und Perspektiven zur europäischen KI: von DSGVO bis Deployment. 18 Beiträge 139 Min. Lesestoff 4 Kategorien DSGVO KI-Souveränität Mistral AI Datenschutz RAG VoiceBot Cloud Act EU AI Act Open Source Mittelstand DSGVO KI-Souveränität Mistral AI Datenschutz RAG VoiceBot Cloud Act EU AI Act Open Source Mittelstand Alle 18 DSGVO & Recht 8 KI-Souveränität 5 Praxiswissen 3 Technologie 2 Featured KI-Souveränität ### Kein zweiter Kniefall: Warum Europa souveräne KI und ein souveränes Office braucht Europäische Unternehmen haben ihren digitalen Kern längst auf US-Hyperscaler gebaut: Cloud, Office, Zusammenarbeit. Jetzt droht dieselbe Abhängigkeit ein zweites Mal, nur tiefer: bei der Künstlichen Intelligenz. Kein Vertrag schützt davor, wenn Washington den Zugang einschränkt. Ein Weckruf und die europäische Antwort. CK Christian Klever 1. Juli 2026 · 7 Min. Lesezeit Lesen 7 DSGVO & Recht 5 #### Wenn der Präsident die Aufseher feuern darf: Was das Jahrhunderturteil aus Washington für Ihre Daten bedeutet Der Supreme Court hat dem US-Präsidenten die direkte Kontrolle über Behörden gegeben, die neunzig Jahre lang unabhängig waren, darunter die Aufsicht, auf der Europas Datentransfer-Abkommen mit den USA ruht. Was das Urteil für jedes Unternehmen bedeutet, dessen Daten bei US-Anbietern liegen, und warum die Antwort nicht ein viertes Abkommen ist, sondern digitale Souveränität. CK Christian 7. Juli DSGVO & Recht 6 #### Der EU AI Act ist da. Und sagt Ihnen trotzdem nicht, wo Ihre Daten hingehen Stand 2. Juli 2026: Brüssel hat die letzte große Weiche beim AI Act gestellt. Der „Digital Omnibus“ ist final beschlossen, die Hochrisiko-Pflichten verschieben sich, die Transparenzregeln kommen zum 2. August. Was davon für den Mittelstand wirklich zählt und warum die wichtigste Frage von allen im AI Act gar nicht beantwortet wird: Wo gehen meine Daten eigentlich hin? CK Christian 2. Juli KI-Souveränität 11 #### DSGVO-konformes Office mit KI: LibreOffice mit Live-Kollaboration als M365-Alternative Die Lücke im europäischen Office-Markt ist geschlossen. Wie eine moderne Suite aus LibreOffice, integrierter KI und Echtzeit-Zusammenarbeit auf kontrollierten Servern die erste echte Alternative zu Microsoft 365 liefert. CK Christian 18. Mai Praxiswissen 8 #### Was acht Arbeitsstunden wirklich kosten und wo KI pro Tag mehrere zurückgibt Wissensarbeiter im Mittelstand verlieren täglich Stunden mit E-Mail-Triage und Dokumentensuche. Eine Modellrechnung für ein 30-Personen-Unternehmen zeigt Einsparpotenziale von über 500.000 Euro jährlich. CK Christian 27. April KI-Souveränität 5 #### Schatten-KI als Verkaufsargument: Wenn deutsche KI-Anbieter vor US-Tools warnen und sie selbst nutzen Viele deutsche KI-Anbieter warnen vor Schatten-KI, routen aber selbst Daten durch die gleichen US-Provider. Echte Datensouveränität erfordert europäische Sprachmodelle und Infrastruktur, nicht nur Compliance-Versprechen. CK Christian 25. April DSGVO & Recht 12 #### KI im öffentlichen Sektor: Warum Behörden auf europäische Lösungen setzen müssen Digitalisierungsrückstand und Fachkräftemangel machen KI-Adoption in Behörden dringend. Aber US-basierte Systeme verletzen Datenschutzanforderungen für sensible Verwaltungsdaten. Europäische Alternativen sind Pflicht. CK Christian 9. April DSGVO & Recht 6 #### KI-Anbieter und Datenschutz: Warum Transparenz in der Branche ein Fremdwort ist Deutsche KI-Anbieter verstecken ihre Datenverarbeitung hinter juristischem Fachjargon. Ein 7-Fragen-Check zeigt, ob Anbieter wirklich transparent über Sprachmodelle, Serverstandorte und Subprozessoren informieren. CK Christian 31. März DSGVO & Recht 3 #### Cloud Act & DSGVO: Warum Verträge mit US-Anbietern wertlos sind Der CLOUD Act ermöglicht US-Behörden Zugriff auf in Europa gespeicherte Daten. Nur europäische Infrastruktur plus europäische KI-Modelle bieten echten DSGVO-Schutz. Vertragskonstrukte allein reichen nicht. CK Christian 30. März KI-Souveränität 7 #### Digitale Souveränität: Warum Europa eigene KI-Modelle braucht Europas Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern und KI-Modellen schafft strategische Verwundbarkeiten. Wie europäische Unternehmen mit Alternativen wie Mistral AI technologische Unabhängigkeit aufbauen können. CK Christian 30. März DSGVO & Recht 10 #### DSGVO-konformer Chatbot: Was Unternehmen wirklich beachten müssen Die meisten Chatbot-Implementierungen erfüllen mehrere regulatorische Anforderungen nicht. Ein Praxis-Guide zu Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, AV-Verträgen und Löschkonzepten für DSGVO-konforme Chatbots. CK Christian 30. März KI-Souveränität 7 #### Mistral vs. OpenAI: Der europäische Weg der KI Mistral AI liefert vergleichbare Leistung bei voller DSGVO-Konformität und Datensouveränität. Warum Open-Weight-Modelle, transparente Architektur und EU-Infrastruktur die strategisch bessere Wahl sind. CK Christian 30. März Praxiswissen 7 #### White-Label KI: So bieten Agenturen KI unter eigenem Branding an Nexoria ermöglicht IT-Dienstleistern und Agenturen den Weiterverkauf einer kompletten KI-Plattform im eigenen Design. Das Partnermodell liefert wiederkehrende Umsätze durch nutzerbasierte Lizenzierung auf deutscher Infrastruktur. CK Christian 30. März DSGVO & Recht 9 #### VoiceBot und Datenschutz: KI-Telefonie DSGVO-konform umsetzen Immer mehr deutsche Unternehmen setzen Sprachassistenten ein, doch sämtliche Anbieter am deutschen Markt nutzen US-Sprachtechnologie. Wie DSGVO-konforme KI-Telefonie mit Mistral und deutschen Servern funktionieren kann. CK Christian 30. März Technologie 9 #### RAG erklärt: Wie KI Ihre Dokumente versteht, ohne sie zu verraten Retrieval Augmented Generation ermöglicht KI-Systemen, Unternehmensdokumente zu verstehen, ohne sie ins Modell-Training einfließen zu lassen. Wie Vektordatenbanken und semantische Suche quellenbasierte Antworten liefern. CK Christian 30. März DSGVO & Recht 8 #### EU AI Act 2026: Was sich für KI-Anwender jetzt ändert Die weltweit erste umfassende KI-Regulierung nutzt ein risikobasiertes Klassifizierungssystem. Transparenzpflichten für Chatbots und VoiceBots greifen ab dem 2. August 2026. Bei Verstößen drohen bis zu 35 Mio. Euro Strafe. CK Christian 30. März Praxiswissen 8 #### KI im Mittelstand: 5 Einsatzszenarien die sofort Mehrwert bringen Viele Mittelständler halten KI für wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit, im Tagesgeschäft setzen sie sie aber noch nicht ein. Fünf konkrete Use Cases mit dokumentiertem ROI, umsetzbar in Tagen statt Monaten. CK Christian 30. März Technologie 11 #### Datenschutz by Design: Eine KI-Plattform bauen, die DSGVO nicht nachrüstet Echte DSGVO-Konformität bedeutet, Datenschutz technisch unmöglich umgehbar zu machen, nicht nur Policies zu schreiben. Wie isolierte Datenbanken und Verschlüsselung von Grund auf in die Architektur eingebaut werden. CK Christian 30. März --- # Cloud Act und DSGVO: US-Verträge ohne Wert Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/cloud-act-dsgvo-warum-us-vertraege-wertlos-sind Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## Cloud Act & DSGVO: Warum Verträge mit US-Anbietern wertlos sind CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 12 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 30. Juli 2026 12 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Der CLOUD Act ermöglicht US-Behörden Zugriff auf in Europa gespeicherte Daten. Nur europäische Infrastruktur plus europäische KI-Modelle bieten echten DSGVO-Schutz. Vertragskonstrukte allein reichen nicht. Link kopieren LinkedIn ### Ihre Geschäftsdaten landen in den USA, jetzt gerade Der US CLOUD Act verpflichtet amerikanische Unternehmen, Daten an US-Behörden herauszugeben, auch wenn sie in Europa gespeichert sind. Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und warum europäische Alternativen die einzige Lösung sind. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365, Google Workspace, AWS oder OpenAI nutzt, haben US-Behörden Zugriff auf Ihre Daten. Nicht theoretisch, praktisch. Der CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act) macht es möglich. Und das Erschreckende: Der Serverstandort spielt keine Rolle. Auch wenn Ihre Daten in Frankfurt stehen, solange der Anbieter ein US-Unternehmen ist, kann das FBI, die NSA oder das US-Justizministerium die Herausgabe anordnen. Ohne Sie zu informieren. ### Was ist der CLOUD Act? Der CLOUD Act trat am 23. März 2018 als US-Bundesgesetz in Kraft. Er verpflichtet jeden US-amerikanischen Anbieter von Cloud- und Kommunikationsdiensten, auf Anordnung von US-Behörden Daten herauszugeben, unabhängig davon, ob diese Daten in den USA oder anderswo auf der Welt gespeichert sind (18 U.S.C. § 2713). Betroffen sind unter anderem: AWS, Microsoft Azure, Google Cloud, OpenAI, Salesforce, Slack, Microsoft 365, Google Workspace und jedes andere US-Unternehmen, das Cloud-Dienste anbietet. Das Gesetz entstand als Reaktion auf den Fall United States v. Microsoft Corp. , in dem Microsoft sich weigerte, in Irland gespeicherte E-Mail-Daten an US-Behörden herauszugeben. Bevor der Supreme Court entscheiden konnte, wurde der CLOUD Act verabschiedet und machte die Frage obsolet. ### Warum DPAs und SCCs nichts bringen Viele Unternehmen verlassen sich auf Data Processing Agreements (DPAs) oder Standardvertragsklauseln (SCCs) mit ihren US-Anbietern. Das Problem: Diese Verträge sind US-Bundesrecht nachrangig. Konkret bedeutet das: - Kein privatrechtlicher Vertrag kann ein US-Unternehmen davon befreien, einer US-Anordnung Folge zu leisten - Geheimhaltungsanordnungen ("gag orders") verhindern, dass der Provider Sie benachrichtigt - Der Serverstandort in der EU ist irrelevant, der CLOUD Act gilt weltweit - Artikel 48 DSGVO wird direkt ausgehebelt Die Verträge sind weniger wert als das Papier, auf dem sie gedruckt werden. ### Das Schrems-II-Urteil bestätigt es Am 16. Juli 2020 erklärte der Europäische Gerichtshof (EuGH) in der Rechtssache C-311/18 das EU-US Privacy Shield für ungültig. Das Urteil stellte fest: Die USA bieten kein angemessenes Datenschutzniveau für EU-Bürger. Der Grund: US-Überwachungsgesetze wie FISA Section 702 und Executive Order 12333 ermöglichen massenhafte Überwachung, ohne richterliche Kontrolle, ohne Verhältnismäßigkeit, ohne wirksamen Rechtsschutz. Der Nachfolger (EU-US Data Privacy Framework, Juli 2023) basiert lediglich auf einer Präsidialverordnung, die jederzeit widerrufen werden kann. Max Schrems hat bereits angekündigt, auch dieses Abkommen anzufechten. ### Die Lösung: Europäisches Hosting + Europäische KI Die einzige Architektur, die vollständige DSGVO-Konformität und Schutz vor US-Behördenzugriff bietet: - Europäischer Cloud-Anbieter (kein US-Unternehmen) → CLOUD Act greift nicht - Europäisches KI-Modell (z.B. Mistral aus Frankreich) → kann nicht von US-Behörden zur Datenherausgabe gezwungen werden - Lokale Datenverarbeitung in der EU → Daten verlassen nicht den europäischen Rechtsraum Genau das ist die Architektur von Nexoria: dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, europäisches KI-Modell (Mistral), lokale Dokumentenverarbeitung auf eigenem Server in Deutschland. ### Fazit: Handeln Sie jetzt Jedes europäische Unternehmen, das US-Cloud-Dienste nutzt, setzt sich einem rechtlichen und geschäftlichen Risiko aus. Die Kombination aus CLOUD Act, FISA 702 und dem Schrems-II-Urteil macht deutlich: Nur europäische Infrastruktur mit europäischen KI-Modellen bietet echten Datenschutz. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht auf Funktionalität verzichten. Nexoria bietet alle Enterprise-Features (KI-Assistent, Dokumentensuche, Geschäftsprozesse, Kommunikation) auf einer Plattform, die von Grund auf DSGVO-konform gebaut ist. Erfahren Sie, wie Nexoria Base und Pro Ihre Daten auf deutschen Servern schützen, oder vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung mit unserem Team. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, Angemessenheit des EU-US Data Privacy Framework Der Angemessenheitsbeschluss, auf den sich die im Beitrag beschriebenen Datentransfers in die USA stützen. - 03 Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Standardvertragsklauseln Der von der Kommission erlassene Text der Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer. - 04 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 05 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 06 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School, Adressat sind Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste im US-Rechtsraum. - 07 Executive Order 12333, United States Intelligence Activities Kodifizierter Text beim Office of the Federal Register, National Archives. Fundstelle zur im Beitrag genannten Executive Order. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 13 ′ #### DSGVO-konformer Chatbot: Was Unternehmen wirklich beachten müssen 30. März 2026 DSGVO & Recht 14 ′ #### VoiceBot und Datenschutz: KI-Telefonie DSGVO-konform umsetzen 30. März 2026 DSGVO & Recht 11 ′ #### EU AI Act 2026: Was sich für KI-Anwender jetzt ändert 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Evaluator-FAQ : US CLOUD Act und FISA 702, Frage 2 mit Nachweis - Verzeichnis nach Art. 30 : Alle Dienstleister namentlich, mit Sitzland Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Datenschutz by Design in einer KI-Plattform Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/datenschutz-by-design-ki-plattform-dsgvo Blog Technologie Technologie ## Datenschutz by Design: Eine KI-Plattform bauen, die DSGVO nicht nachrüstet CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 14 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 30. Juli 2026 14 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Echte DSGVO-Konformität bedeutet, Datenschutz technisch unmöglich umgehbar zu machen, nicht nur Policies zu schreiben. Wie isolierte Datenbanken und Verschlüsselung von Grund auf in die Architektur eingebaut werden. Link kopieren LinkedIn ### Art. 25 DSGVO: Datenschutz als Architekturprinzip Art. 25 DSGVO verlangt Datenschutz durch Technikgestaltung. Wie Mandantentrennung, Verschlüsselung und lokale Verarbeitung das in der Praxis umsetzen. Artikel 25 der DSGVO trägt den sperrigen Titel „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen". In der englischen Fassung klingt es eingängiger: Data Protection by Design and by Default . Der Kern der Vorschrift ist revolutionär in seiner Einfachheit: Datenschutz darf kein nachträglicher Gedanke sein, sondern muss von Anfang an in die technische Architektur eingebaut werden. Konkret verlangt Art. 25 Abs. 1, dass der Verantwortliche „sowohl zum Zeitpunkt der Festlegung der Mittel für die Verarbeitung als auch zum Zeitpunkt der eigentlichen Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen" trifft. Das bedeutet: Wenn Sie eine Software-Plattform planen, müssen Sie den Datenschutz in den Entwurf integrieren, nicht nach dem Launch als Patch drauflegen. Art. 25 Abs. 2 ergänzt das Prinzip der datenschutzfreundlichen Voreinstellungen (Privacy by Default): Standardmäßig dürfen nur die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Der Nutzer soll nicht aktiv werden müssen, um seinen Datenschutz zu verbessern. Die sichere Einstellung muss der Standard sein. Für KI-Plattformen ist Art. 25 besonders relevant, weil KI-Systeme naturgemäß große Datenmengen verarbeiten: Dokumente, Chatverläufe, Suchanfragen, Nutzungsmuster. Ohne konsequentes Privacy by Design wird eine KI-Plattform zum Datenschutzrisiko. Mit konsequentem Privacy by Design wird sie zum sichersten Ort für Unternehmensdaten. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie wir dieses Prinzip bei Nexoria in jede Schicht der Architektur umgesetzt haben, nicht als Marketing-Feature, sondern als unveränderbare technische Eigenschaft . Datenschutz, den man nicht ausschalten kann. ### Mandantentrennung: Jeder Kunde in seiner eigenen Welt Die fundamentalste Datenschutzentscheidung einer Multi-Tenant-Plattform ist die Frage: Wie werden die Daten verschiedener Kunden voneinander isoliert? Bei vielen SaaS-Anbietern lautet die Antwort: Shared Database mit Tenant-ID-Filter . Alle Kunden teilen sich eine Datenbank, und ein WHERE-Filter in jeder SQL-Abfrage soll sicherstellen, dass Kunde A nicht die Daten von Kunde B sieht. Dieses Modell hat eine inhärente Schwäche: Ein einziger vergessener Filter in einer einzigen Abfrage reicht aus, um Daten tenant-übergreifend zu leaken. Bei einer Plattform mit hunderten Endpoints und tausenden Abfragen ist das eine Frage der Zeit, nicht des Obs. Nexoria geht einen anderen Weg: vollständige Mandantentrennung auf Datenbankebene . - Separate Datenbank-Schemas pro Tenant : Jeder Mandant operiert in seinem eigenen isolierten Schema. Es gibt keine gemeinsame Tabelle, aus der man Daten anderer Kunden abfragen könnte - Separate Vektor-Collections : Die KI-Suche basiert auf Vektordatenbanken. Jeder Mandant hat seine eigene Collection mit eigenen Vektoren. Eine Suchanfrage in Tenant A kann physisch nicht auf Vektoren von Tenant B zugreifen - JWT-erzwungene Isolation : Jeder API-Request enthält ein signiertes JSON Web Token mit der Tenant-ID. Der Backend-Service extrahiert die Tenant-ID aus dem Token, nicht aus dem Request-Body oder URL-Parametern. Da das Token serverseitig signiert und verifiziert wird, kann ein Client seine Tenant-ID nicht manipulieren - Connection Pooling pro Tenant : Ein dedizierter Connection-Pooler verwaltet Datenbankverbindungen im Transaction-Mode und stellt sicher, dass Verbindungen korrekt dem jeweiligen Tenant-Schema zugewiesen werden Das Ergebnis: Selbst wenn ein gravierender Softwarefehler auftreten sollte (ein vergessener Filter, eine fehlerhafte JOIN-Bedingung), kann er keine tenant-übergreifende Datenlücke verursachen , weil die Trennung nicht auf Anwendungslogik basiert, sondern auf Infrastrukturebene erzwungen wird. Gemäß Art. 32 DSGVO müssen technische Maßnahmen dem „Stand der Technik" entsprechen. Separate Schemas und JWT-basierte Isolation gehen über das Minimum hinaus. Sie setzen den Standard, an dem sich andere messen lassen müssen. ### Verschlüsselung auf jeder Ebene Verschlüsselung ist kein Feature, das man ein- oder ausschalten kann. Es ist eine Eigenschaft jeder Kommunikation und Speicherung in der Plattform. Art. 32 DSGVO nennt „Verschlüsselung" explizit als technische Maßnahme zur Gewährleistung der Datensicherheit. Bei Nexoria ist Verschlüsselung in vier Ebenen implementiert: 1. Transportverschlüsselung Jede Verbindung zwischen Client und Server ist nach aktuellem Stand der Technik transportverschlüsselt. Das gilt für die Website, die Dashboard-Anwendung, die API-Endpunkte und die WebSocket-Verbindungen der Chatbots und VoiceBots. Unverschlüsselte HTTP-Verbindungen werden automatisch auf HTTPS umgeleitet. Zwischen den Servern im internen Netzwerk läuft der Datenverkehr über ein verschlüsseltes VPN, ein modernes, schlankes Protokoll, das in unabhängigen Audits als sicher bewertet wurde. 2. Konfigurationsverschlüsselung Sensible Konfigurationsdaten (API-Schlüssel für externe Dienste, OAuth-Tokens, SMTP-Zugangsdaten) werden nicht im Klartext in der Datenbank gespeichert. Stattdessen kommt eine symmetrische Verschlüsselung auf AES-Basis mit Integritätsschutz zum Einsatz. Der Verschlüsselungsschlüssel wird separat verwaltet und ist nicht in der Datenbank abgelegt. Selbst bei einem hypothetischen Datenbank-Dump wären die sensiblen Konfigurationen nicht lesbar. 3. Passwort-Hashing Nutzerpasswörter werden nicht verschlüsselt. Sie werden gehasht , und zwar mit einem vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) empfohlenen, speicher- und zeitintensiven Verfahren, das gegen moderne Brute-Force- und Side-Channel-Angriffe gehärtet ist. Die Parametrisierung ist so gewählt, dass selbst mit dedizierter Hardware ein Angriff auf ein einzelnes Passwort unverhältnismäßig lange dauert. 4. Backup-Verschlüsselung Alle Server-Backups werden mit einem modernen, auditierten Verschlüsselungstool verschlüsselt, das starke asymmetrische Schlüsselaustausch-Verfahren mit authentifizierter symmetrischer Verschlüsselung kombiniert. Die Backups werden nach der Erstellung lokal verschlüsselt und erst dann auf den Backup-Server übertragen. Der private Schlüssel liegt ausschließlich beim Backup-Verantwortlichen und wird nicht auf dem Backup-Server gespeichert. Diese vier Ebenen bilden zusammen eine Defense-in-Depth-Strategie , wie sie die ENISA (European Union Agency for Cybersecurity) in ihren Leitlinien zur Datenverschlüsselung empfiehlt: Keine einzelne Schicht ist allein verantwortlich, und ein Versagen einer Ebene wird durch die nächste aufgefangen. ### Lokale Datenverarbeitung: Was den Server nicht verlässt Eine der häufigsten Bedenken bei KI-Plattformen lautet: „Werden meine Dokumente an OpenAI oder Google geschickt?" Die Sorge ist berechtigt. Viele KI-Anbieter leiten Nutzerdaten an US-amerikanische Modelle weiter, wo sie unter den CLOUD Act fallen und potenziell für das Training zukünftiger Modelle verwendet werden. Bei Nexoria ist die Antwort differenziert und transparent. Die Datenverarbeitung folgt einem klaren Prinzip: So viel wie möglich lokal, so wenig wie nötig extern, und wenn extern, dann europäisch. Was vollständig lokal verarbeitet wird: - Dokumenten-Embeddings : Wenn Sie ein Dokument hochladen, wird es auf unserem eigenen Server in Vektoren umgewandelt. Dafür nutzen wir ein spezialisiertes Embedding-Modell, das lokal auf unserer dedizierten GPU läuft. Ihr Dokument verlässt niemals den Server - Dokumentenanalyse und -extraktion : Text wird mit PyMuPDF extrahiert, Tabellen mit eigenen Algorithmen erkannt, Daten mit lokaler Verarbeitung strukturiert. Kein externer Dienst sieht Ihre Rechnungen oder Verträge - Semantische Suche : Die Vektordatenbank läuft lokal. Suchanfragen werden lokal in Vektoren umgewandelt und lokal gegen Ihre Dokument-Vektoren abgeglichen. Die gesamte RAG-Pipeline (Retrieval Augmented Generation) bis zur Chunk-Auswahl findet auf dem eigenen Server statt - Query-Erweiterung und HyDE : Um bessere Suchergebnisse zu liefern, generiert die KI zusätzliche Suchbegriffe und hypothetische Antworten. Auch das passiert lokal mit einem lokalen Sprachmodell auf unserer GPU - Semantic Cache : Häufig gestellte Fragen werden mit ihren Antworten in einem lokalen Vektor-Cache gespeichert, sodass wiederholte oder ähnliche Anfragen direkt beantwortet werden, ohne ein externes Modell zu kontaktieren Was extern verarbeitet wird und warum: - Finale Antwortgenerierung : Für die Erzeugung der eigentlichen Antwort auf Ihre Frage wird Mistral Large verwendet, ein europäisches KI-Modell von Mistral AI (Hauptsitz: Paris, Frankreich). Mistral unterliegt europäischem Recht, nicht dem CLOUD Act. Die Daten werden gemäß Art. 28 DSGVO im Rahmen einer Auftragsverarbeitung behandelt Entscheidend ist, wohin die Daten bei Mistral gehen, und die Antwort ist klar: Die Verarbeitung erfolgt vollständig innerhalb der EU, unterliegt europäischem Recht und damit der DSGVO. Ob es sich um einzelne Text-Chunks aus der semantischen Suche oder um vollständige Dokumente bei Funktionen wie DeepSearch und OCR-Verarbeitung handelt, die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt den europäischen Rechtsraum. Kein CLOUD Act, kein FISA, keine Drittlandübermittlung. Das BSI empfiehlt in seinen Grundschutz-Bausteinen die Datenminimierung bei Cloud-Diensten (APP.5.3), genau dieses Prinzip setzen wir um: Nur das absolute Minimum an Daten verlässt die lokale Infrastruktur, und auch nur an einen europäischen Dienstleister. ### Audit-Logs: Wer hat wann was gemacht Art. 5 Abs. 2 DSGVO formuliert das Rechenschaftsprinzip (Accountability): Der Verantwortliche muss die Einhaltung der DSGVO-Grundsätze nachweisen können. Kein Datenschutzbeauftragter und kein Auditor gibt sich mit „Vertrauen Sie uns" zufrieden. Sie brauchen Belege, und zwar lückenlose. Nexoria führt einen umfassenden, unveränderlichen Audit-Trail , der jede relevante Aktion protokolliert. Nicht nur „User hat sich eingeloggt", sondern granular und kontextreich: Was wird protokolliert: - Authentifizierung : Jeder Login-Versuch (erfolgreich und fehlgeschlagen), Logout, Token-Erneuerung, MFA-Verifizierung, MFA-Reset durch Administratoren - Datenzugriff : Jede Suchanfrage in der Wissensbasis, jeder Dokumentenzugriff, jede Chatbot-Interaktion mit Zeitstempel und User-ID - Datenänderung : Jedes Erstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten, Wissensdatenbanken, Chatbots, VoiceBots und Nutzern - Administration : Rollenänderungen, Nutzerdeaktivierungen, Nutzer-Reaktivierungen, permanente Löschungen, Konfigurationsänderungen an Chatbots und VoiceBots - Externe Kommunikation : E-Mail-Versand über die Plattform, VoiceBot-Anrufe mit Dauer und Ergebnisstatus, Chatbot-E-Mail-Benachrichtigungen Wie wird protokolliert: - Jeder Log-Eintrag enthält: Zeitstempel (UTC), User-ID, Tenant-ID, Aktion, betroffene Ressource, IP-Adresse und User-Agent - Audit-Logs werden separat von den Anwendungsdaten gespeichert und sind für die Anwendungsschicht nur im Append-Modus zugänglich, bestehende Einträge können weder überschrieben noch gelöscht werden - Rate-Limiting auf allen 289 konfigurierten API-Endpoints stellt sicher, dass auch die Zugriffsmuster selbst protokolliert und auf Anomalien überprüft werden können Diese Audit-Logs erfüllen mehrere Zwecke gleichzeitig: - DSGVO-Compliance : Nachweis, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden und durch berechtigte Personen verarbeitet werden (Art. 5 Abs. 1 lit. b und f) - Auskunftsrecht : Bei einem Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO können Sie exakt belegen, welche Daten eines Betroffenen verarbeitet wurden und wer darauf zugegriffen hat - Incident Response : Bei einem Sicherheitsvorfall (Art. 33 DSGVO) liefern die Logs die Informationen, die Sie für die 72-Stunden-Meldung an die Aufsichtsbehörde benötigen: Was ist passiert, wann, welche Daten betroffen, welcher Umfang - EU AI Act : Art. 26 Abs. 5 AI Act verlangt von Deployern die Aufbewahrung automatisch erzeugter Protokolle bei Hochrisiko-KI. Die Nexoria Audit-Logs erfüllen diese Anforderung bereits jetzt, eine weitere Investition in Zukunftssicherheit ### Automatische Datenlöschung nach Kündigung Art. 17 DSGVO, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden"), ist eine der am häufigsten angefragten Datenschutzmaßnahmen. Und eine der am häufigsten unzureichend umgesetzten. Viele Plattformen setzen ein „Gelöscht"-Flag in der Datenbank und nennen es Löschung. Die Daten sind weiterhin vorhanden, nur nicht mehr sichtbar. Bei einem Datenleck wären sie trotzdem kompromittiert. Bei Nexoria ist Löschung irreversibel und vollständig . Der Prozess nach einer Kündigung folgt einem klar definierten Zwei-Phasen-Modell: Phase 1: Export-Fenster (30 Tage) - Nach der Kündigung hat der Kunde 30 Tage Zeit, seine Daten vollständig zu exportieren - Alle Funktionen bleiben in dieser Phase nutzbar, die Plattform ist voll zugänglich - Der Export umfasst: alle Dokumente im Originalformat, Chat-Historien als strukturierte Daten, Aufgaben, Kalendereinträge, Flowbook-Definitionen und Audit-Logs Phase 2: Irreversible Löschung Nach Ablauf der 30 Tage werden automatisch und unwiderruflich gelöscht: - Alle Dokumente : Originaldateien und verarbeitete Versionen werden physisch vom Dateisystem entfernt, nicht nur aus der Datenbank dereferenziert - Alle Vektoren : Die gesamte Vektor-Collection des Mandanten wird aus der Vektordatenbank gelöscht. Damit ist eine Wiederherstellung der semantischen Suche oder eine Rekonstruktion von Dokumentinhalten über Vektoren unmöglich - Alle Chat-Historien : Chatbot-Gespräche, VoiceBot-Transkripte, NexCompanion-Chatverläufe, Feedback-Daten - Alle Konfigurationen : Chatbot-Einstellungen, VoiceBot-Konfigurationen, Flowbook-Definitionen, Workspace-Strukturen, Kalendereinträge, Aufgaben - Alle Nutzerkonten : Zugangsdaten, Profilinformationen, MFA-Secrets, Recovery Codes, Rolleneinstellungen - Alle Backups : Auch die verschlüsselten Backup-Kopien auf dem Cross-Server-Backup werden identifiziert und gelöscht Das Datenbank-Schema des Mandanten wird vollständig entfernt. Es gibt keinen „Papierkorb", keine Soft-Delete-Phase nach der Löschung und keine technische Möglichkeit der Wiederherstellung. Wenn ein ehemaliger Kunde nach Ablauf der 30 Tage anruft und seine Daten zurückhaben möchte, ist die ehrliche Antwort: Das ist technisch nicht möglich. Und genau das ist die Absicht. Diese konsequente Löschung erfüllt Art. 17 Abs. 1 DSGVO nicht nur formal, sondern in seinem Geist: Das Recht auf Löschung bedeutet Löschung, nicht Unsichtbarmachung. ### Rollen und Berechtigungen Art. 25 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass standardmäßig nur die Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Das Prinzip der minimalen Berechtigung (Principle of Least Privilege) ist die technische Umsetzung dieses Grundsatzes: Jeder Nutzer erhält exakt die Rechte, die er für seine Aufgabe benötigt, nicht mehr. Nexoria implementiert ein zweistufiges Rollenmodell , das organisationsweite Berechtigungen von bereichsspezifischen Zugriffsrechten trennt: Stufe 1: Tenant-Rollen (organisationsübergreifend) - Super-Admin : Vollzugriff auf alle Tenant-Einstellungen, Nutzerverwaltung, Abrechnungsdaten, Audit-Logs, Chatbot- und VoiceBot-Konfiguration. Typischerweise der IT-Verantwortliche oder Geschäftsführer. Kann andere Admins ernennen und MFA zurücksetzen - Admin : Kann Nutzer einladen und verwalten, Workspaces erstellen, Chatbots konfigurieren. Kein Zugriff auf Abrechnungsdaten oder globale Tenant-Einstellungen - Member : Standardrolle für reguläre Mitarbeiter. Zugriff auf zugewiesene Workspaces, KI-Assistent, eigene Aufgaben und Kalender. Kein Zugriff auf Nutzerverwaltung oder Konfiguration - Guest : Eingeschränkter Zugriff auf explizit freigegebene Inhalte. Kein Zugriff auf Konfiguration, Administration oder andere Workspaces. Ideal für externe Partner oder befristete Projektmitarbeiter Stufe 2: Workspace-Rollen (bereichsspezifisch) - Workspace-Admin : Kann Mitglieder zum Workspace einladen, Wissensdatenbanken erstellen und konfigurieren, Workspace-Einstellungen ändern - Workspace-Member : Kann Dokumente hochladen und durchsuchen, den KI-Assistenten nutzen, Aufgaben erstellen und bearbeiten - Workspace-Viewer : Nur-Lese-Zugriff. Kann Dokumente ansehen und den KI-Assistenten für Fragen nutzen, aber keine Daten verändern, hochladen oder löschen Die Kombination beider Stufen ermöglicht feinkörnige Zugriffssteuerung : Ein Mitarbeiter kann in seinem eigenen Team-Workspace Admin sein, im Finance-Workspace aber nur Viewer-Rechte haben. Die Personalabteilung kann auf HR-Dokumente zugreifen, aber nicht auf die technische Dokumentation der Entwicklungsabteilung, und umgekehrt. Entscheidend ist, was ein Nutzer nicht sehen kann. Die Benutzeroberfläche zeigt ausschließlich die Funktionen und Daten, für die der Nutzer berechtigt ist. Alles andere existiert aus seiner Perspektive nicht. Die Berechtigungsprüfung findet in der Backend-Middleware statt, nicht im Frontend. Selbst wenn jemand die API direkt anspricht und versucht, auf fremde Ressourcen zuzugreifen, wird der Request serverseitig abgelehnt. Dieses Modell entspricht den Empfehlungen des BSI IT-Grundschutz (Baustein ORP.4: Identitäts- und Berechtigungsmanagement), der explizit eine rollenbasierte Zugriffskontrolle mit dem Prinzip der minimalen Rechte und regelmäßiger Überprüfung der Berechtigungen fordert. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 03 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 04 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School, Adressat sind Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste im US-Rechtsraum. - 05 BSI IT-Grundschutz Offizielle Darstellung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, Bezugspunkt für die im Beitrag genannten Grundschutz-Empfehlungen. - 06 BSI IT-Grundschutz-Bausteine Einzeldokumente zu den im Beitrag genannten Bausteinen, darunter ORP.4 (Identitäts- und Berechtigungsmanagement), APP.5.3 und OPS.1.1.5. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge Technologie 13 ′ #### RAG erklärt: Wie KI Ihre Dokumente versteht, ohne sie zu verraten 30. März 2026 DSGVO & Recht 10 ′ #### Wenn der Präsident die Aufseher feuern darf: Was das Jahrhunderturteil aus Washington für Ihre Daten bedeutet 7. Juli 2026 DSGVO & Recht 11 ′ #### Der EU AI Act ist da. Und sagt Ihnen trotzdem nicht, wo Ihre Daten hingehen 2. Juli 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Sicherheit und Datenschutz : Wie das technisch umgesetzt ist - Datenschutz-Folgenabschätzung : Die Risikobetrachtung im Original Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Digitale Souveränität: Europa braucht eigene KI-Modelle Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/digitale-souveraenitaet-europa-eigene-ki-modelle Blog KI-Souveränität KI-Souveränität ## Digitale Souveränität: Warum Europa eigene KI-Modelle braucht CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 14 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 14 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Europas Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern und KI-Modellen schafft strategische Verwundbarkeiten. Wie europäische Unternehmen mit Alternativen wie Mistral AI technologische Unabhängigkeit aufbauen können. Link kopieren LinkedIn ### Die unsichtbare Abhängigkeit Europa ist bei Cloud und KI fast vollständig von US-Konzernen abhängig. Warum das gefährlich ist, was Gaia-X hätte sein sollen und welche europäischen Alternativen es gibt. Wenn ein europäisches Unternehmen heute eine E-Mail versendet, ein Dokument in der Cloud speichert oder eine KI-Analyse durchführt, laufen diese Daten mit hoher Wahrscheinlichkeit über Server eines US-amerikanischen Konzerns. Nach Erhebungen der Synergy Research Group entfallen auf Amazon Web Services, Microsoft Azure und Google Cloud Platform zusammen 70 Prozent des europäischen Marktes für Cloud-Infrastrukturdienste (IaaS, PaaS und Hosted Private Cloud), während alle europäischen Anbieter zusammen seit 2022 bei rund 15 Prozent verharren (Synergy Research Group, „European Cloud Providers' Local Market Share Now Holds Steady at 15%", 24. Juli 2025, Datenbasis Gesamtjahr 2024 und erstes Halbjahr 2025, srgresearch.com). Europäische Alternativen wie OVHcloud, Deutsche Telekom (Open Telekom Cloud) und deutsche Rechenzentrumsbetreiber teilen sich diesen Rest. Diese Zahlen beschreiben nicht nur einen wirtschaftlichen Zustand. Sie beschreiben eine strategische Abhängigkeit . Europäische Unternehmen, Behörden und Krankenhäuser haben ihre digitale Infrastruktur an Firmen ausgelagert, die dem US-amerikanischen Recht unterliegen. Das bedeutet: Der CLOUD Act, FISA Section 702 und Executive Order 12333 gelten für all diese Daten, unabhängig davon, ob die Server physisch in Frankfurt, Amsterdam oder Paris stehen. Der Europäische Datenschutzausschuss (EDPB) hat in seinen Empfehlungen 01/2020 unmissverständlich klargestellt, dass technische Maßnahmen allein dieses Risiko nicht eliminieren können, solange der Anbieter selbst unter US-Jurisdiktion fällt. Die Abhängigkeit geht über Cloud-Speicher hinaus. Bei Künstlicher Intelligenz ist die Situation noch dramatischer: OpenAI, Google DeepMind, Anthropic, Meta AI : Die Modelle, die heute in europäischen Unternehmen eingesetzt werden, stammen fast ausschließlich aus den USA. Jede Anfrage, jede Analyse, jedes Dokument, das durch diese Modelle verarbeitet wird, verlässt den europäischen Rechtsraum oder unterliegt zumindest der Kontrolle eines US-Unternehmens. Damit verdoppelt sich die Abhängigkeit: einmal bei der Infrastruktur, auf der die Daten liegen, und einmal bei den Modellen, die sie auswerten. ### China: Das Nationale Geheimdienstgesetz Während die Debatte über digitale Souveränität in Europa oft auf die USA fokussiert ist, existiert auf der anderen Seite ein mindestens ebenso bedrohliches Rechtsregime. Das Nationale Geheimdienstgesetz der Volksrepublik China (国家情报法), in Kraft getreten am 28. Juni 2017 , verpflichtet in Artikel 7 alle chinesischen Organisationen und Bürger dazu, nationale Geheimdienstarbeit zu unterstützen und mit den Nachrichtendiensten zu kooperieren. Artikel 14 erlaubt den Geheimdiensten ausdrücklich, Unternehmen zur Bereitstellung von technischer Unterstützung, Daten und Informationen zu zwingen. Die Tragweite dieses Gesetzes ist enorm: Es gilt weltweit und ohne Ausnahme für jedes chinesische Unternehmen, egal ob es in Peking, London oder Berlin operiert. Für europäische Unternehmen bedeutet das ein konkretes Risiko bei der Nutzung von Produkten chinesischer Hersteller. Die Diskussion um Huawei im Bereich 5G-Infrastruktur war nur die sichtbarste Spitze dieses Eisbergs. Auch bei TikTok (ByteDance), Alibaba Cloud und anderen chinesischen Technologieanbietern besteht das gleiche strukturelle Problem: Die chinesische Regierung kann jederzeit Zugriff auf verarbeitete Daten verlangen, und das betroffene Unternehmen hat keine rechtliche Möglichkeit, sich zu verweigern. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat in mehreren Stellungnahmen auf die Risiken durch Technologie aus nicht-vertrauenswürdigen Drittstaaten hingewiesen. Die ENISA Threat Landscape 2024 listet staatlich gesteuerte Cyberangriffe und Datenabfluss über kommerzielle Produkte als wachsende Bedrohung für europäische Unternehmen. Wer also davon ausgeht, dass das Problem der digitalen Abhängigkeit nur US-Anbieter betrifft, macht einen gefährlichen Denkfehler. Europa steht zwischen zwei Supermächten, die beide gesetzliche Instrumente geschaffen haben, um auf Daten ausländischer Unternehmen zuzugreifen, und es braucht eine eigenständige Antwort darauf. ### USA: Wenn der Zugang abgeschaltet wird Die Abhängigkeit von US-Diensten ist nicht nur ein Datenschutzproblem. Sie ist ein Betriebsrisiko . Und dieses Risiko besteht nicht nur in Krisengebieten. Die transatlantischen Beziehungen zwischen den USA und Europa unterliegen politischen Zyklen, Handelsstreitigkeiten und wechselnden Regierungen. Die Zoll-Eskalation zwischen den USA und der EU im Frühjahr 2025 hat gezeigt, dass wirtschaftlicher Druck auch zwischen Verbündeten eingesetzt wird. Die Frage ist nicht ob , sondern wann ein europäisches Unternehmen den Zugang zu US-Diensten verlieren könnte. Ein Handelskrieg, eine politische Krise, neue Exportbeschränkungen. Die Entscheidung darüber liegt nicht bei Ihnen. Sie liegt bei Firmenzentralen in Redmond, Mountain View und Cupertino, und bei der jeweiligen US-Regierung. Wer seine kritische Infrastruktur an ausländische Anbieter auslagert, gibt die Kontrolle über die eigene Handlungsfähigkeit ab. Die Bundesregierung KI-Strategie (aktualisiert 2025) benennt die "Verringerung kritischer Abhängigkeiten von nicht-europäischen Anbietern" als eines von fünf strategischen Zielen. Das ist kein Anti-Amerikanismus. Es ist wirtschaftliche Vernunft. Kein europäisches Unternehmen würde seine Stromversorgung einem einzigen ausländischen Anbieter anvertrauen. Bei der digitalen Infrastruktur tun es fast alle. ### Gaia-X: Die gescheiterte Hoffnung Als der damalige Bundeswirtschaftsminister Peter Altmaier und sein französischer Amtskollege Bruno Le Maire im Oktober 2019 das Projekt Gaia-X vorstellten, war die Vision ambitioniert: Eine souveräne europäische Cloud-Infrastruktur , die europäischen Datenschutzstandards entspricht und die Abhängigkeit von US-Hyperscalern reduziert. Die Idee war, ein föderiertes System zu schaffen, in dem europäische Cloud-Anbieter ihre Dienste über gemeinsame Standards und Schnittstellen anbieten, interoperabel, transparent und DSGVO-konform. Was dann geschah, ist ein Lehrstück über die Schwierigkeiten europäischer Technologiepolitik. Gaia-X wuchs von einem deutsch-französischen Projekt zu einem Konsortium mit über 350 Mitgliedern , darunter auch Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud, Alibaba und Palantir. Die ursprüngliche Idee einer Alternative zu den Hyperscalern verwandelte sich in ein Forum, in dem genau diese Hyperscaler an den Standards mitschrieben, die sie eigentlich regulieren sollten. Mehrere europäische Gründungsmitglieder, darunter Scaleway (Frankreich), verließen das Projekt aus Protest gegen die Verwässerung der Souveränitätsziele. Heute existiert Gaia-X zwar weiterhin und arbeitet an Compliance-Labels und Datenraum-Standards, aber die ursprüngliche Vision einer europäischen Cloud-Alternative ist de facto gescheitert. Das CISPE (Cloud Infrastructure Services Providers in Europe) hat in seinem Positionspapier 2024 deutlich formuliert: Gaia-X hat wertvolle Grundlagenarbeit bei Interoperabilitätsstandards geleistet, aber als Instrument zur Herstellung digitaler Souveränität hat es sein Ziel verfehlt. Das bedeutet nicht, dass die Notwendigkeit verschwunden wäre, im Gegenteil. Es bedeutet, dass digitale Souveränität nicht durch ein einzelnes Prestigeprojekt entstehen wird, sondern durch konkrete Produkte, die funktionieren und die europäische Unternehmen tatsächlich einsetzen. ### Mistral und Aleph Alpha: Europas Antwort Während Gaia-X im politischen Prozess stecken blieb, entstand die echte europäische Antwort dort, wo Innovation entsteht: in Startups. Mistral AI , gegründet im Mai 2023 in Paris von ehemaligen Forschern von Google DeepMind und Meta AI, hat innerhalb von weniger als zwei Jahren Sprachmodelle entwickelt, die in vielen Benchmarks mit GPT-4 und Claude konkurrieren. Mistral Large, das Flaggschiff-Modell, bietet Enterprise-taugliche Leistung bei Textverständnis, Zusammenfassung, Codegeneration und mehrsprachiger Verarbeitung, und es stammt von einem europäischen Unternehmen, das europäischem Recht unterliegt. Auf deutscher Seite hat Aleph Alpha , gegründet 2019 in Heidelberg, einen anderen Weg gewählt. Statt auf den Consumer-Markt zu zielen, konzentriert sich Aleph Alpha auf Behörden, Verteidigung und regulierte Industrien. Mit ihrer "Sovereign AI"-Plattform bieten sie On-Premise-Deployment und Betrieb auf europäischer Infrastruktur, ein Angebot, das insbesondere für den öffentlichen Sektor und kritische Infrastrukturen relevant ist. Die Bundesregierung hat Aleph Alpha als strategisches Unternehmen im Rahmen der nationalen KI-Strategie identifiziert, und Partnerschaften mit dem Forschungszentrum Jülich und dem DFKI unterstreichen die Bedeutung des Unternehmens für die deutsche KI-Landschaft. Beide Unternehmen zeigen, dass Europa nicht mehr auf US-Modelle angewiesen sein muss. Die Qualität ist da. Die Infrastruktur ist da. Was oft noch fehlt, ist das Bewusstsein europäischer Unternehmen, dass sie eine Wahl haben. Die französische Regierung hat im Rahmen des "France 2030" -Programms über 500 Millionen Euro in KI-Unternehmen investiert. Die Bundesregierung KI-Strategie 2025 sieht zusätzliche Mittel für souveräne KI-Infrastruktur vor. Der politische Wille existiert. Jetzt muss er in der Unternehmenspraxis ankommen. ### Wer die KI kontrolliert, kontrolliert die Daten Die Debatte über digitale Souveränität wird oft auf die Frage "Wo stehen die Server?" reduziert. Das greift zu kurz. Die entscheidende Frage lautet: Wer kontrolliert die Verarbeitung? Denn bei Künstlicher Intelligenz werden Daten nicht einfach gespeichert, sie werden analysiert, verknüpft, interpretiert und in Entscheidungen umgewandelt. Ein KI-Modell, das Ihre Kundendaten verarbeitet, Ihre Verträge analysiert oder Ihre Geschäftsprozesse optimiert, hat ein tiefes Verständnis Ihrer Organisation. Wer dieses Modell kontrolliert, kontrolliert dieses Wissen. Das ist der fundamentale Unterschied zwischen Cloud-Speicher und KI-Infrastruktur. Ein Dokument, das auf einem Server liegt, kann kopiert werden, aber es muss erst gelesen und verstanden werden, um es auszuwerten. Ein KI-Modell, das Tausende Ihrer Dokumente verarbeitet hat, hat diese Auswertung bereits vorgenommen. Es kennt Ihre Kundenstruktur, Ihre Preisgestaltung, Ihre internen Schwachstellen. Wenn dieses Modell von einem US-Unternehmen betrieben wird, unterliegt dieses aggregierte Wissen den gleichen Zugriffsgesetzen wie eine einzelne Datei auf einem Cloud-Server, nur ist der potenzielle Schaden ungleich größer. Der EU AI Act , der am 1. August 2024 in Kraft trat, adressiert Transparenz und Risikoklassifizierung, geht aber nicht weit genug bei der Frage der Infrastruktur-Souveränität. Er regelt, wie KI-Systeme eingesetzt werden dürfen, nicht, wem die Rechenkapazität und die Modelle gehören, auf denen sie laufen. Die Konzentration der KI-Kapazitäten bei wenigen nicht-europäischen Anbietern bleibt davon unberührt. Wenn Europa im KI-Zeitalter wirtschaftlich und politisch handlungsfähig bleiben will, muss es nicht nur eigene Modelle haben. Es muss die gesamte Kette kontrollieren: von der Hardware über die Trainingsinfrastruktur bis zur Deployment-Plattform, auf der Unternehmen diese Modelle einsetzen. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 03 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 04 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School, Adressat sind Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste im US-Rechtsraum. - 05 Executive Order 12333, United States Intelligence Activities Kodifizierter Text beim Office of the Federal Register, National Archives. Fundstelle zur im Beitrag genannten Executive Order. - 06 EDPB, Recommendations 01/2020 on measures that supplement transfer tools to ensure compliance with the EU level of protection of personal data, Version 2.0, angenommen am 18. Juni 2021 Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses zu ergänzenden Maßnahmen bei Drittlandtransfers nach Schrems II. Fundstelle für die im Beitrag genannten Empfehlungen 01/2020. - 07 BSI IT-Grundschutz Offizielle Darstellung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, Bezugspunkt für die im Beitrag genannten Grundschutz-Empfehlungen. - 08 ENISA Threat Landscape Lagebild der Agentur der Europäischen Union für Cybersicherheit, im Beitrag als Bezugspunkt genannt. - 09 Gaia-X European Association for Data and Cloud AISBL Offizieller Auftritt der belgischen Vereinigung mit Sitz in Brüssel, die das im Beitrag beschriebene Projekt Gaia-X trägt. Fundstelle für Zweck und heutigen Arbeitsstand: Spezifikationen, Regeln und ein Verifikationsrahmen für föderierte Daten- und Infrastruktur-Ökosysteme. - 10 Synergy Research Group, European Cloud Providers' Local Market Share Now Holds Steady at 15% (24. Juli 2025) Fundstelle für die im Beitrag genannten 70 Prozent Marktanteil der drei US-Hyperscaler und die rund 15 Prozent der europäischen Anbieter. Gemessen werden Cloud-Infrastrukturdienste in Europa (IaaS, PaaS, Hosted Private Cloud), Datenbasis Gesamtjahr 2024 und erstes Halbjahr 2025. Software as a Service ist darin nicht enthalten. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge KI-Souveränität 11 ′ #### Mistral vs. OpenAI: Der europäische Weg der KI 30. März 2026 KI-Souveränität 12 ′ #### Kein zweiter Kniefall: Warum Europa souveräne KI und ein souveränes Office braucht 1. Juli 2026 KI-Souveränität 9 ′ #### DSGVO-konformes Office mit KI: LibreOffice mit Live-Kollaboration als M365-Alternative 18. Mai 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Alle Vergleiche : Europäische und US-Anbieter gegenübergestellt - Sicherheit und Datenschutz : Der rechtliche Aufbau der Verarbeitungskette Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # DSGVO-konformer Chatbot: Was Sie beachten müssen Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/dsgvo-konformer-chatbot-was-unternehmen-beachten-muessen Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## DSGVO-konformer Chatbot: Was Unternehmen wirklich beachten müssen CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 13 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 13 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Die meisten Chatbot-Implementierungen erfüllen mehrere regulatorische Anforderungen nicht. Ein Praxis-Guide zu Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, AV-Verträgen und Löschkonzepten für DSGVO-konforme Chatbots. Link kopieren LinkedIn ### KI-Chatbots boomen, der Datenschutz hinkt hinterher KI-Chatbots verarbeiten personenbezogene Daten. Welche DSGVO-Anforderungen gelten für Rechtsgrundlage, Informationspflicht, AVV und Löschung? Ein Praxis-Leitfaden. KI-Chatbots sind überall. Auf Unternehmenswebseiten beantworten sie Kundenfragen, im Intranet unterstützen sie Mitarbeiter bei der Dokumentensuche, und als virtuelle Assistenten übernehmen sie zunehmend den First-Level-Support. Die Einstiegshürden sind niedrig, und die Funktionalität hat sich durch Large Language Models wie GPT-4, Mistral und Claude dramatisch verbessert. Was dabei oft auf der Strecke bleibt, ist der Datenschutz. Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus: Ein Chatbot wird auf der Website eingebunden, verarbeitet ab Tag eins personenbezogene Daten (Namen, E-Mail-Adressen, Anliegen, manchmal sogar Gesundheits- oder Finanzdaten), und niemand hat geprüft, ob die DSGVO-Anforderungen erfüllt sind. Kein angepasster Datenschutzhinweis, kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Chatbot-Anbieter, keine Löschroutinen für Chat-Verläufe. Dieser Artikel geht systematisch durch die relevanten DSGVO-Artikel und zeigt, was Unternehmen konkret beachten müssen, wenn sie einen Chatbot einsetzen, ob auf der eigenen Website, im Kundenservice oder intern. Keine theoretischen Abhandlungen, sondern Praxis, die Ihr Datenschutzbeauftragter am Montag umsetzen kann. ### Art. 6 DSGVO: Die Rechtsgrundlage für Chatbot-Daten Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO . Für Chatbots kommen in der Praxis drei Varianten in Frage, und die Wahl hat weitreichende Konsequenzen für die Gestaltung des gesamten Systems. Die häufigste Grundlage für Website-Chatbots ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO . Die Argumentation: Das Unternehmen hat ein berechtigtes Interesse daran, Kundenanfragen effizient zu beantworten und den Kundenservice zu verbessern. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat in ihrem Kurzpapier Nr. 3 die Voraussetzungen für das berechtigte Interesse konkretisiert: Es muss eine Interessenabwägung dokumentiert werden, die das Unternehmensinteresse gegen die berechtigten Erwartungen der Betroffenen abwägt. Bei einem Website-Chatbot, der allgemeine Produktfragen beantwortet, wird diese Abwägung in der Regel zugunsten des Unternehmens ausfallen. Der Nutzer erwartet auf einer Unternehmenswebseite einen Kommunikationskanal, und die Datenverarbeitung ist auf das Gespräch beschränkt. Anders sieht es aus, wenn der Chatbot besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten bei einem Chatbot für eine Arztpraxis oder einer Versicherung. Hier greift Art. 6 Abs. 1 lit. f nicht mehr, und es wird eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erforderlich. Das bedeutet: aktives Opt-in vor dem Chat, keine vorangekreuzten Checkboxen, klare Information über die Datenverarbeitung, und jederzeitige Widerrufbarkeit. Der LfDI Baden-Württemberg hat in seiner Empfehlung zu KI-Chatbots (2024) explizit darauf hingewiesen, dass ein "impliziertes Einverständnis" durch die Nutzung des Chatbots nicht ausreicht, wenn sensible Daten verarbeitet werden. Für interne Chatbots, die Mitarbeiterdaten verarbeiten, kommt außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht, die Verarbeitung zur Durchführung des Arbeitsvertrags. Allerdings nur, wenn der Chatbot tatsächlich für die Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich ist und nicht lediglich ein optionales Tool darstellt. Die Dokumentation der gewählten Rechtsgrundlage im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ist in jedem Fall Pflicht. ### Art. 13/14: Was User VOR dem Chat wissen müssen Die Informationspflichten der Art. 13 und 14 DSGVO gehören zu den am häufigsten verletzten Vorschriften beim Einsatz von Chatbots. Art. 13 verlangt, dass der Verantwortliche zum Zeitpunkt der Datenerhebung, also bevor der User die erste Nachricht eingibt, eine umfassende Liste von Informationen bereitstellt. Dazu gehören: Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, die Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, berechtigte Interessen (falls Art. 6 Abs. 1 lit. f), Empfänger der Daten, Speicherdauer und die Rechte der Betroffenen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde). In der Praxis bedeutet das: Bevor der Chatbot-Dialog beginnt, muss der User Zugang zu diesen Informationen haben. Die DSK-Orientierungshilfe Informationspflichten (2019) akzeptiert dabei einen gestuften Ansatz: Eine Kurzinformation direkt im Chatbot-Fenster (z.B. "Ihre Daten werden zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Mehr erfahren Sie in unserer Datenschutzerklärung.") mit Verlinkung auf die vollständige Datenschutzerklärung, in der alle Angaben nach Art. 13 DSGVO enthalten sind. Wichtig ist, dass der Link vor der ersten Dateneingabe sichtbar ist, nicht erst nach dem Absenden der ersten Nachricht. Eine besonders elegante Lösung ist ein Pre-Chat-Formular : Bevor der eigentliche Chat beginnt, werden Name und E-Mail abgefragt, und der User bestätigt per Checkbox, die Datenschutzhinweise gelesen zu haben. Das hat drei Vorteile: Erstens sind die Informationspflichten nachweisbar erfüllt. Zweitens ermöglicht es die Zuordnung des Chat-Verlaufs zu einer Person, was für die Erfüllung von Auskunftsersuchen nach Art. 15 relevant ist. Drittens kann bei Bedarf eine Einwilligung für besondere Datenkategorien eingeholt werden. Das BayLDA (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht) hat in seiner Orientierungshilfe zu Chatbots und KI (2024) das Pre-Chat-Formular ausdrücklich als Best Practice empfohlen. ### Art. 28 Auftragsverarbeitung: Der AVV mit dem Chatbot-Anbieter Wenn ein Unternehmen einen externen Chatbot-Dienst einsetzt (und das ist bei der überwiegenden Mehrzahl der Implementierungen der Fall), handelt es sich regelmäßig um eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO . Der Chatbot-Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten (Chat-Nachrichten, IP-Adressen, ggf. Namen und E-Mail-Adressen) im Auftrag und auf Weisung des Unternehmens. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwingend erforderlich, nicht optional, nicht "nice to have", sondern gesetzliche Pflicht. Ein Verstoß kann nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Der AVV muss nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO mindestens folgende Punkte regeln: Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten und Kategorien der betroffenen Personen, Pflichten und Rechte des Verantwortlichen, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Einsatz von Sub-Auftragsverarbeitern, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung oder Rückgabe nach Ende der Verarbeitung und Nachweispflichten. Die DSK hat in ihrem Kurzpapier Nr. 13 detaillierte Anforderungen an den AVV formuliert, die über den reinen Gesetzestext hinausgehen. Besonders kritisch wird es bei Chatbot-Anbietern, die US-Cloud-Dienste als Sub-Auftragsverarbeiter einsetzen. Wenn Ihr Chatbot-Anbieter die Daten über OpenAI (USA) oder AWS (USA) verarbeitet, liegt eine Drittlandsübermittlung nach Kapitel V DSGVO vor. In diesem Fall müssen zusätzlich zum AVV Standardvertragsklauseln (SCCs) und ein Transfer Impact Assessment (TIA) vorliegen, und wie das Schrems-II-Urteil gezeigt hat, reichen diese bei US-Anbietern faktisch nicht aus, um ein angemessenes Schutzniveau herzustellen. Die einzige wasserdichte Lösung ist ein Chatbot-Anbieter, der die gesamte Verarbeitungskette innerhalb der EU abbildet: europäisches Hosting, europäisches KI-Modell, keine US-Sub-Auftragsverarbeiter. ### Art. 17 Recht auf Löschung: Chat-Verläufe löschen Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO (auch "Recht auf Vergessenwerden") gilt uneingeschränkt für Chat-Verläufe. Wenn ein Nutzer die Löschung seiner Chat-Daten verlangt, muss das Unternehmen diese Daten "ohne unangemessene Verzögerung" löschen. Der europäische Datenschutzausschuss (EDPB) interpretiert das als maximal einen Monat, in der Praxis sollte es deutlich schneller gehen. Das gilt für die Chat-Nachrichten selbst, für Metadaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Session-ID) und für alle Ableitungen, die das KI-Modell aus dem Chat generiert hat. In der Praxis scheitert die Umsetzung oft an der technischen Architektur. Wenn Chat-Verläufe in einer Datenbank gespeichert werden, die dem Unternehmen gehört, ist die Löschung technisch einfach. Problematisch wird es, wenn der Chatbot-Anbieter die Daten auf seinen Servern speichert, oder schlimmer noch, wenn die Chat-Daten zum Training des KI-Modells verwendet werden. In diesem Fall kann die Löschung aus den Trainingsdaten technisch unmöglich sein ("Machine Unlearning" ist ein aktives Forschungsfeld, aber noch keine marktreife Technologie). Die italienische Datenschutzbehörde Garante hat im April 2023 genau dieses Problem bei ChatGPT moniert und eine vorübergehende Sperrung des Dienstes in Italien angeordnet. Unternehmen sollten daher bei der Wahl des Chatbot-Anbieters auf folgende Punkte achten: Erstens, werden Chat-Verläufe ausschließlich im Konto des Unternehmens gespeichert und nicht beim Anbieter? Zweitens, werden Chat-Daten nicht zum Training des KI-Modells verwendet? Drittens, gibt es eine technische Schnittstelle (API) zur automatisierten Löschung einzelner Chat-Verläufe? Und viertens, ist die Speicherdauer konfigurierbar? Denn auch ohne aktives Löschverlangen eines Nutzers gebieten die Grundsätze der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, dass Chat-Verläufe nach Wegfall des Verarbeitungszwecks gelöscht werden. Eine Aufbewahrung von Chat-Verläufen "für immer" oder "zur Qualitätsverbesserung" ohne zeitliche Begrenzung ist nicht DSGVO-konform. ### Der Praxistest: US-Anbieter und Art. 15 Auskunftsrecht Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Kunde Ihres Unternehmens stellt ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO . Er will wissen, welche Daten über ihn gespeichert sind, einschließlich seiner Chat-Verläufe mit dem Chatbot auf Ihrer Website. Sie sind als Verantwortlicher verpflichtet, innerhalb eines Monats eine vollständige Auskunft zu erteilen: welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, wer Zugang hat, wie lange sie gespeichert werden und ob sie in Drittländer übermittelt werden. Wenn Ihr Chatbot von einem europäischen Anbieter betrieben wird, der die Daten auf europäischen Servern speichert, ist das machbar. Sie fordern die Daten vom Anbieter an (der AVV verpflichtet ihn zur Unterstützung bei Betroffenenrechten nach Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO) und übermitteln sie an den Kunden. Doch was passiert, wenn Ihr Chatbot über einen US-Anbieter läuft? Die Daten liegen auf US-Servern oder werden über US-APIs verarbeitet. Der US-Provider unterliegt dem CLOUD Act. Das bedeutet, US-Behörden könnten bereits Zugriff auf die Daten haben, ohne dass Sie oder Ihr Kunde davon erfahren. Gag Orders verhindern, dass der Provider Sie informiert. In der Auskunft nach Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO müssen Sie die "Empfänger oder Kategorien von Empfängern" der Daten angeben. Sind US-Behörden "Empfänger" im Sinne der DSGVO, wenn sie auf Basis des CLOUD Act Zugriff haben? Der Europäische Datenschutzausschuss hat in seinen Empfehlungen 02/2020 klargestellt, dass behördlicher Zugriff in Drittländern bei der Risikobewertung berücksichtigt werden muss. Praktisch bedeutet das: Wenn Sie nicht mit Sicherheit ausschließen können, dass US-Behörden auf die Chatbot-Daten zugegriffen haben, haben Sie ein Problem bei der Erfüllung Ihrer Auskunftspflicht, und ein noch größeres Problem bei der Gewährleistung der Vertraulichkeit nach Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieses Dilemma lässt sich nur auflösen, indem Sie von vornherein einen Chatbot-Anbieter wählen, dessen gesamte Verarbeitungskette innerhalb der EU liegt und der keinem extraterritorialen Zugriffsrecht unterliegt. ### Checkliste: DSGVO-konformer Chatbot in 7 Punkten Die folgenden sieben Punkte fassen die wesentlichen DSGVO-Anforderungen an einen Chatbot zusammen. Nutzen Sie diese Checkliste als Ausgangspunkt für Ihre eigene Compliance-Prüfung, und besprechen Sie jeden Punkt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. - 1. Rechtsgrundlage dokumentieren (Art. 6 DSGVO): Definieren Sie die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch den Chatbot. Für allgemeine Website-Chatbots in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) mit dokumentierter Interessenabwägung. Bei besonderen Datenkategorien: ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a. Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 nicht vergessen. - 2. Informationspflichten erfüllen (Art. 13/14 DSGVO): Stellen Sie sicher, dass Nutzer vor der ersten Dateneingabe über die Verarbeitung informiert werden. Mindestens: Kurzhinweis im Chat-Fenster mit Link zur vollständigen Datenschutzerklärung. Optimal: Pre-Chat-Formular mit aktiver Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise. - 3. AVV abschließen (Art. 28 DSGVO): Schließen Sie einen vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Chatbot-Anbieter. Prüfen Sie die Sub-Auftragsverarbeiter-Kette. Sind US-Dienste beteiligt? Falls ja: TIA und SCCs erforderlich, und selbst dann bestehen Restrisiken nach Schrems II. - 4. Löschroutinen implementieren (Art. 17 + Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Definieren Sie Speicherfristen für Chat-Verläufe und implementieren Sie automatisierte Löschung. Stellen Sie sicher, dass individuelle Löschanfragen technisch umsetzbar sind. Klären Sie, ob der Anbieter Chat-Daten zum Modell-Training verwendet. Falls ja, ist das ein Ausschlusskriterium. - 5. Auskunftsfähigkeit sicherstellen (Art. 15 DSGVO): Können Sie innerhalb eines Monats eine vollständige Auskunft über alle Chat-Daten eines bestimmten Nutzers erteilen? Gibt es eine Export-Funktion? Ist der Chat-Verlauf einem Nutzer zuordenbar? Klären Sie diese Fragen vor dem Go-Live, nicht erst beim ersten Auskunftsersuchen. - 6. Technische und organisatorische Maßnahmen prüfen (Art. 32 DSGVO): Verschlüsselung der Chat-Daten bei Übertragung (TLS) und Speicherung (AES-256). Zugriffskontrollen: Wer in Ihrem Unternehmen kann Chat-Verläufe lesen? Protokollierung der Zugriffe. Regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen. - 7. Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (Art. 35 DSGVO): Bei umfangreicher oder systematischer Verarbeitung (etwa bei Chatbots im Gesundheitswesen, bei Banken oder bei Chatbots mit Profiling-Funktionen) ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) Pflicht. Art. 35 Abs. 3 lit. c DSGVO nennt die systematische umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche ausdrücklich als Fall der DSFA-Pflicht. Ergänzend führt die DSK in ihrer Liste der Verarbeitungstätigkeiten, für die eine DSFA durchzuführen ist (Version 1.1 vom 17. Oktober 2018, oft „Blacklist“ genannt) unter Nummer 11 den "Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Verarbeitung personenbezogener Daten zur Steuerung der Interaktion mit den Betroffenen oder zur Bewertung persönlicher Aspekte der betroffenen Person" auf und nennt als typisches Einsatzfeld ausdrücklich den Kundensupport mittels künstlicher Intelligenz. Ein Chatbot, der Kundinnen und Kunden im Dialog berät, fällt damit unmittelbar in den Anwendungsbereich. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Standardvertragsklauseln Der von der Kommission erlassene Text der Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer. - 03 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 04 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 05 DSK, Kurzpapier Nr. 3, Verarbeitung personenbezogener Daten für Werbung (Stand 17. Dezember 2018) Kurzpapier der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder. Es behandelt die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am Beispiel der Werbung und ist die im Beitrag genannte Fundstelle. - 06 DSK, Kurzpapier Nr. 13, Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO (Stand 17. Dezember 2018) Kurzpapier der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder zu den Anforderungen an den Auftragsverarbeitungsvertrag, die im Beitrag genannte Fundstelle. - 07 DSK, Liste der Verarbeitungstätigkeiten, für die eine DSFA durchzuführen ist, Version 1.1 vom 17. Oktober 2018 Die im Beitrag als „Blacklist“ bezeichnete Liste der Datenschutzkonferenz für den nicht-öffentlichen Bereich. Sie nennt 17 Verarbeitungstätigkeiten mit Pflicht zur Datenschutz-Folgenabschätzung und ergänzt Art. 35 Abs. 1 und 3 DSGVO, ersetzt die Liste vom 18. Juli 2018. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 14 ′ #### VoiceBot und Datenschutz: KI-Telefonie DSGVO-konform umsetzen 30. März 2026 DSGVO & Recht 11 ′ #### EU AI Act 2026: Was sich für KI-Anwender jetzt ändert 30. März 2026 DSGVO & Recht 10 ′ #### Wenn der Präsident die Aufseher feuern darf: Was das Jahrhunderturteil aus Washington für Ihre Daten bedeutet 7. Juli 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Nexoria Chatbots : Chatbots, die ihr Wissen über Workspaces zugewiesen bekommen - Auftragsverarbeitungsvertrag : Was vertraglich zugesichert ist, öffentlich einsehbar Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # DSGVO-Office mit KI: die Microsoft-365-Alternative aus Europa Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/dsgvo-office-ki-kollaboration-microsoft-365-alternative Blog KI-Souveränität KI-Souveränität ## DSGVO-konformes Office mit KI: LibreOffice mit Live-Kollaboration als M365-Alternative CK Christian Klever CTO & Co-Founder 18. Mai 2026 9 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 30. Juli 2026 9 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Die Lücke im europäischen Office-Markt ist geschlossen. Wie eine moderne Suite aus LibreOffice, integrierter KI und Echtzeit-Zusammenarbeit auf kontrollierten Servern die erste echte Alternative zu Microsoft 365 liefert. Link kopieren LinkedIn ### Die Office-Realität in deutschen Büros Microsoft 365 dominiert deutsche Schreibtische und zwingt Daten in die US-Cloud. LibreOffice ist DSGVO-konform, aber bringt weder KI noch Live-Kollaboration mit. Was eine moderne europäische Office-Suite leisten muss, damit der Mittelstand wirklich migrieren kann. In nahezu jedem mittelständischen Unternehmen in Deutschland startet der Arbeitstag mit denselben drei Programmen: Word, Excel, PowerPoint. Microsoft 365 ist über die letzten Jahre so tief in die Arbeitswelt eingewachsen, dass die Frage „Womit schreiben Sie Ihre Verträge?" für die meisten Geschäftsführer keine Frage mehr ist, sondern eine Selbstverständlichkeit. Diese Selbstverständlichkeit hat einen Preis, der in Datenschutzberichten und Aufsichtsbehörden-Schreiben seit Jahren dokumentiert ist. Microsoft 365 ist eine US-Cloud-Plattform. Daten, Telemetrie, Metadaten und KI-Verarbeitung fließen in eine Infrastruktur, deren oberste Rechtsebene das US-Recht ist, inklusive Cloud Act, FISA 702 und Executive Orders, die den Datenzugriff für US-Behörden regeln, auch wenn die Server physisch in Europa stehen. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden warnen seit der Schrems-II-Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs immer deutlicher. Am 24. November 2022 hat die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) förmlich festgestellt, dass der Nachweis, Microsoft 365 datenschutzrechtskonform zu betreiben, auf Grundlage des von Microsoft bereitgestellten Datenschutznachtrags vom 15. September 2022 nicht geführt werden kann, solange die Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten für Microsofts eigene Zwecke fehlt und deren Rechtmäßigkeit nicht belegt ist. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat den obersten Bundesbehörden am 21. Dezember 2022 ein Rundschreiben mit derselben Stoßrichtung zugeleitet. Trotzdem laufen die Verträge weiter. Es gibt schlicht keine vergleichbare Alternative, die alle drei zentralen Anforderungen erfüllt: Funktionsumfang, KI und Echtzeit-Kollaboration. Genau diese Lücke ist jetzt geschlossen. ### Was die DSGVO von Office-Tools tatsächlich fordert Die DSGVO ist erstaunlich konkret, was Verarbeiter und Übermittlungen angeht. Für Office-Software ergeben sich daraus fünf harte Anforderungen, die sich nicht durch Vertragsklauseln umgehen lassen. - Transparenter Datenfluss: Jeder Datenverarbeiter und jede Verarbeitungs-Etappe muss dokumentiert sein. Ein Unternehmen, das Word nutzt, muss wissen, wo der Text während des Tippens hingeht: in den Arbeitsspeicher, auf eine Festplatte, in die Cloud, zu einem Sub-Auftragsverarbeiter. - Kein unkontrollierter Drittlandtransfer: Sobald Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, braucht es eine valide Rechtsgrundlage: Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss oder eine andere Garantie nach Artikel 46 der Datenschutzgrundverordnung. Das EU-US Data Privacy Framework, auf das viele US-Anbieter sich heute berufen, steht juristisch auf wackligen Beinen. - Zweckbindung: Daten dürfen nicht für andere Zwecke verarbeitet werden als die, für die sie erhoben wurden. Ein Mitarbeiter, der eine Personalakte in Word schreibt, hat nicht eingewilligt, dass dieser Text in einem KI-Trainingsdatensatz landet, selbst dann nicht, wenn die Nutzungsbedingungen des Anbieters das zulassen würden. - Speicherort und -dauer: Die Datenschutzbehörden fordern Klarheit darüber, in welchem Rechtsraum Daten gespeichert werden und wie lange. Cloud-Anbieter, die Backups auf US-Servern halten, erfüllen diese Anforderung nur teilweise. - Audit-Trail und Betroffenenrechte: Wer hat wann auf welche Daten zugegriffen? Wer kann Löschung verlangen? Bei einer integrierten Cloud-Suite ist das ohne aktive Konfiguration meist nicht abbildbar. Diese fünf Anforderungen sind kein theoretisches Konstrukt. Sie sind die Grundlage jeder Datenschutz-Folgenabschätzung, und damit der Maßstab, an dem sich jede Office-Suite messen lassen muss, bevor sie produktiv eingesetzt wird. ### Microsoft EU Data Boundary: Was sie verspricht und was nicht Microsoft hat in den letzten Jahren auf die wachsende DSGVO-Kritik reagiert. Mit der sogenannten EU Data Boundary verspricht der Konzern, dass Kundendaten ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert werden. Ein gut gemeintes Konstrukt, das die zentralen Probleme aber nicht löst. Der erste blinde Fleck ist der Cloud Act. Dieses US-Bundesgesetz verpflichtet US-Unternehmen, auf Anordnung amerikanischer Behörden auch Daten herauszugeben, die außerhalb der USA gespeichert sind. Solange Microsoft ein US-Konzern bleibt, gilt diese Pflicht unabhängig vom Server-Standort. Die EU Data Boundary schützt vor versehentlichem Datenabfluss. Sie schützt nicht vor einem gerichtlichen Beschluss aus Washington. Der zweite blinde Fleck sind Telemetrie und Diagnose-Daten. Selbst nach Aktivierung der EU Data Boundary fließen technische Daten zu Microsoft-Servern, die nicht vollständig im EU-Rechtsraum verbleiben. Der Konzern selbst räumt das in seinen Dokumentationen ein, die Behebung sei „in Arbeit". Der dritte blinde Fleck sind die Sub-Auftragsverarbeiter. Microsoft setzt für bestimmte Funktionen (Spracherkennung, KI-Generierung, Antiviren-Scans) Drittanbieter ein, die teilweise außerhalb der EU sitzen. Die Liste ist öffentlich, aber lang. Wer sie ernsthaft prüft, kommt zu dem Schluss, dass eine vollständige EU-Datenkontrolle bei Microsoft 365 nicht herstellbar ist. Hinzu kommt das Schicksal des EU-US Data Privacy Framework. Sein Vorgänger, das Privacy Shield, wurde vor wenigen Jahren vom Europäischen Gerichtshof gekippt. Datenschützer wie Maximilian Schrems haben bereits eine erneute Klage angekündigt. Sollte ein Schrems-III-Urteil das aktuelle Framework kippen, stünden tausende Unternehmen über Nacht ohne Rechtsgrundlage für ihren Datentransfer da, wieder einmal. ### Warum LibreOffice allein bisher keine Antwort war Es gibt eine offensichtliche Alternative zu Microsoft 365, die seit über zwei Jahrzehnten existiert: LibreOffice. Die Open-Source-Suite der Document Foundation ist DSGVO-konform per Design. Sie läuft lokal, sendet keine Telemetrie, kennt keine Cloud-Abhängigkeit und ist in dutzenden Sprachen verfügbar. Sie unterstützt die Microsoft-Formate Word, Excel und PowerPoint nativ und wird in einigen deutschen Landesverwaltungen bereits eingesetzt. Warum hat LibreOffice Microsoft 365 dann nicht längst verdrängt? Die Antwort liegt nicht in den Kernfunktionen (die sind ausgereift), sondern in dem, was im modernen Büroalltag dazugekommen ist und was die Open-Source-Suite nicht von sich aus mitbringt. - Keine KI-Integration. Wer heute in Word ein Dokument schreibt, erwartet einen Story-Coach, der den Aufbau verbessert, einen Texthelfer, der Formulierungen vorschlägt, und eine Recherche-Funktion, die auf Knopfdruck Quellen findet. LibreOffice hat das alles nicht. - Keine Echtzeit-Kollaboration. Zwei Personen können nicht gleichzeitig im selben Dokument arbeiten und sich die Cursor sehen. Die Datei wird gespeichert, weitergereicht, geöffnet, geändert, gespeichert, weitergereicht, wie im Jahr Zweitausend. - Kein integrierter Cloud-Speicher. Microsoft 365 kommt mit OneDrive. Google Workspace mit Drive. LibreOffice mit nichts. Wer Dateien teilen will, nutzt USB-Sticks, E-Mail-Anhänge oder einen separaten Sync-Dienst, der dann wieder ein Datenschutz-Thema ist. - Kein nativer Windows-Integrations-Layer. Kein Drive im Explorer, kein Tray-Quickaccess, kein Single-Sign-On mit Identity-Providern. Diese Lücken haben dazu geführt, dass LibreOffice in vielen Migrationsprojekten an der Frage gescheitert ist „Wie arbeiten wir denn jetzt zusammen?". Die Antwort gab es nicht, bis jetzt. ### Die drei Säulen einer modernen europäischen Office-Suite Eine Office-Suite, die Microsoft 365 wirklich ersetzen kann, muss drei Säulen tragen. Wer auch nur eine davon nicht erfüllt, schiebt das Problem nur weiter. Säule eins: DSGVO-konforme Foundation. Die Grundlage muss Open Source sein, weil nur Open Source vollständige Transparenz über die Verarbeitungslogik garantiert. Sie muss lokal lauffähig sein, weil sonst die Kontrolle nicht im eigenen Unternehmen liegt. Und sie muss Format-Kompatibilität mit den dominanten Office-Formaten haben, damit eine Migration ohne Daten-Verlust möglich ist. LibreOffice erfüllt diese Säule vollständig. Säule zwei: Native KI in jeder App. Die KI darf nicht über eine US-Cloud laufen, sonst hätte man sich die ganze Migration sparen können. Sie muss auf einem europäischen Sprachmodell basieren, das auf europäischen Servern läuft, und sie muss tief in die Anwendungen integriert sein. Eine Seitenleiste in der Textverarbeitung, die beim Formulieren hilft. Eine Seitenleiste in der Tabellenkalkulation, die Formeln erklärt und Pivot-Beispiele baut. Eine Seitenleiste in der Präsentations-Software, die als Story-Coach arbeitet und Sprecher-Notizen schreibt. Säule drei: Echtzeit-Kollaboration mit kontrollierter Sync-Infrastruktur. Mehrere Personen müssen gleichzeitig im selben Dokument arbeiten können. Cursor und Avatare müssen live sichtbar sein. Änderungen müssen konfliktfrei zusammenlaufen. Und der Sync-Layer muss vollständig im eigenen Rechtsraum liegen: kein Umweg über US-Cloud-Dienste, kein US-Sub-Auftragsverarbeiter, der die Bearbeitungs-Events durchschleift. Erst wenn alle drei Säulen tragen, ist eine Migration ohne Funktionsverlust möglich. Vorher bleibt jede Alternative ein Kompromiss. ### Live-Kollaboration ohne fremde Cloud: wie das technisch geht Live-Kollaboration galt jahrelang als das Killer-Feature, das nur Cloud-Anbieter wie Google oder Microsoft leisten können. Tatsächlich ist die zugrundeliegende Technik nicht neu, und sie ist nicht an eine bestimmte Cloud gebunden. Im Kern steht ein Pattern aus der verteilten Informatik: konfliktfreie replizierte Datentypen, kurz CRDTs. Sie ermöglichen, dass mehrere Bearbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass ihre Änderungen sich gegenseitig überschreiben. Jede Änderung trägt einen Zeitstempel und eine Identifikation, die Reihenfolge der Änderungen ist beweisbar konvergent. Egal in welcher Reihenfolge die Events ankommen, am Ende sehen alle Bearbeiter exakt dasselbe Dokument. Was dazukommt, ist ein leichtgewichtiger Sync-Server, der die Events zwischen den Bearbeitern transportiert, typischerweise über eine WebSocket-Verbindung. Dieser Sync-Server kann auf jedem Standard-Server laufen. Er kann in einem deutschen Rechenzentrum stehen, auf eigener Hardware oder bei einem europäischen Hosting-Anbieter, der keinem US-Konzern gehört. Die Daten verlassen den europäischen Rechtsraum zu keinem Zeitpunkt. Praktisch sieht das so aus: Eine Steuerberaterin und ihr Mandant öffnen denselben Geschäftsbericht. Beide sehen die Avatare des anderen am oberen Rand des Fensters. Wer in eine Zelle klickt, sieht sofort den Cursor des anderen, wenn dieser bereits dort arbeitet. Kommentare entstehen live. Eine Notiz auf Seite drei ploppt beim Gegenüber auf, ohne dass die Datei gespeichert oder verschickt werden muss. Der entscheidende Unterschied zu Microsoft 365 oder Google Workspace: Die gesamte Kommunikation läuft über einen Server, dessen Standort, Betreiber und Rechtsstatus das Unternehmen kennt und kontrolliert. Kein anonymer Sub-Auftragsverarbeiter, keine Telemetrie-Daten in fremde Hände, kein Cloud-Act-Risiko. ### KI direkt in der App: vom Schreiben bis zur Folien-Story Eine moderne europäische Office-Suite braucht nicht nur Kollaboration. Sie braucht KI, die im Arbeitsfluss sitzt, nicht in einem separaten Browser-Tab, nicht als Plugin, sondern als feste Seitenleiste in jeder Anwendung. In der Textverarbeitung sieht das so aus: Die KI versteht den Kontext des Dokuments, hilft beim Umformulieren, schlägt Synonyme vor und prüft auf Verständlichkeit. Sie kann Absätze kürzen, ohne den Inhalt zu verfälschen. Sie kann einen geschäftlichen Brief in einen freundlich-direkten Ton übersetzen, oder umgekehrt. Wer einen Vertrag schreibt, bekommt Hinweise auf typische Klauseln, die im aktuellen Entwurf fehlen. In der Tabellenkalkulation sieht das anders aus: Die KI baut komplexe Tabellen aus einer natürlich formulierten Beschreibung. „Erstelle eine Mehrwertsteuerberechnung für unsere Umsatzvorausschau", und die Anwendung generiert die richtigen Spalten, Formeln und Beispieldaten. Wer eine Pivot-Auswertung braucht, beschreibt das Ergebnis statt die Schritte. Die KI erklärt jede Formel auf Nachfrage in einem Satz, eine Brücke für alle, die Excel sonst meiden. In der Präsentations-Software übernimmt die KI die Rolle des Story-Coachs: Sie verdichtet rohe Bullet-Listen zu Aussagen, generiert Sprecher-Notizen, schlägt Story-Bögen für die aktuelle Folie vor und kann Bullets in pointierte Pullquotes umwandeln. Wer eine Folie eingegeben hat, bekommt Vorschläge für die nächste, basierend darauf, was eine professionelle Präsentation üblicherweise auf dieser Position braucht. Das technische Geheimnis: Alle KI-Verarbeitung läuft auf europäischen Servern, mit einem europäischen Sprachmodell. Die Eingaben verlassen das deutsche Rechenzentrum zu keinem Zeitpunkt. Dokumenten-Inhalte werden nicht für Modell-Training verwendet. Das ist nicht eine optionale Einstellung, sondern eine vertragliche Zusage, die unabhängig von Nutzungsbedingungen-Änderungen anderer Anbieter gilt. ### Der dritte Baustein: ein kontrollierter Sync-Layer im Windows-Explorer Eine Office-Suite ist nur so gut wie der Speicher dahinter. Wer Dateien per E-Mail-Anhang oder USB-Stick weitergibt, hat die Live-Kollaboration aus dem Vorkapitel sofort wieder zunichte gemacht und einen DSGVO-relevanten Datentransfer ohne Audit-Trail produziert. Genau hier setzt der dritte Baustein an: ein virtuelles Laufwerk, das sich nahtlos in den Windows-Explorer einfügt. Vom Bedienkomfort her funktioniert es genau wie OneDrive: Dateien werden gedraggt, mit Rechtsklick geteilt, der Sync-Status erscheint als kleines Symbol am Dateinamen. Im Hintergrund läuft jedoch nicht eine US-Cloud, sondern ein europäischer Sync-Server, der dem Unternehmen oder einem europäischen Dienstleister gehört. Die wichtigsten Eigenschaften aus DSGVO-Sicht: Versionierung auf Datei-Ebene mit konfigurierbarer Aufbewahrungsdauer. Offline-Verfügbarkeit für markierte Ordner, die auch ohne Netz weiterhin funktioniert. Audit-Trail für jede Lese-, Schreib- und Teilen-Aktion. Workspace-Trennung zwischen persönlichen, Team- und firmenübergreifenden Bereichen mit jeweils eigenem Berechtigungsmodell. Was viele unterschätzen: Erst dieser Sync-Layer macht Office-Migration alltagstauglich. Ohne ihn bleibt die schönste DSGVO-konforme Textverarbeitung eine Insellösung. Mit ihm wird sie Teil eines durchgehenden Workflows, von der Erstellung über die Bearbeitung bis zum gemeinsamen Review. ### Fünf Fragen vor jeder Office-Migration Bevor Sie eine Alternative zu Microsoft 365 evaluieren, stellen Sie diese fünf Fragen, und nehmen Sie sich Zeit, die Antworten zu prüfen. Marketing-Aussagen sind eine Sache, vertragliche Zusagen und technische Realität eine andere. Erstens: Wo läuft die KI-Verarbeitung, und auf welcher Infrastruktur? Wenn die Antwort lautet „auf europäischen Servern eines US-Konzerns", ist das nicht dasselbe wie „auf europäischen Servern eines europäischen Anbieters". Der Cloud Act gilt unabhängig vom Standort des Servers, sobald ein US-Konzern den Betrieb verantwortet. Zweitens: Welches Sprachmodell wird verwendet? Modelle aus Frankreich oder Deutschland unterliegen europäischem Recht. Modelle aus den USA (auch wenn sie über eine europäische Cloud erreichbar sind) unterliegen weiterhin US-Recht. Diese Unterscheidung ist nicht akademisch, sie hat direkte Folgen für Schrems-III-Szenarien. Drittens: Wie funktioniert die Echtzeit-Kollaboration im Hintergrund? Läuft der Sync-Server beim Anbieter, beim Kunden oder bei einem Subprozessor? Welche Daten werden zu welchem Zeitpunkt übertragen, und werden Bearbeitungs-Events außerhalb der EU geleitet? Die Antwort sollte vertraglich fixiert sein, nicht nur als Marketing-Versprechen vorliegen. Viertens: Gibt es einen Format-Lock-in? Eine Suite, die ein eigenes Format speichert und nur eingeschränkt nach .docx, .xlsx und .pptx exportiert, ist eine Migrationsfalle. Sie können dann zwar einsteigen, aber nicht wieder aussteigen. Eine offene Format-Strategie ist der Indikator für echte Anbieter-Unabhängigkeit. Fünftens: Was passiert bei einem Schrems-III-Urteil? Wenn das EU-US Data Privacy Framework morgen fällt, hat Ihr Anbieter dann noch eine Rechtsgrundlage? Wenn die Antwort lautet „nein, aber das wird nicht passieren", sollten Sie sich an die Schrems-II-Entscheidung erinnern. Damals hieß es auch erst „wird nicht passieren", bis es passiert ist. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, Angemessenheit des EU-US Data Privacy Framework Der Angemessenheitsbeschluss, auf den sich die im Beitrag beschriebenen Datentransfers in die USA stützen. - 03 Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Standardvertragsklauseln Der von der Kommission erlassene Text der Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer. - 04 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 05 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 06 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School, Adressat sind Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste im US-Rechtsraum. - 07 DSK, Festlegung zur Arbeitsgruppe DSK „Microsoft-Onlinedienste“ (Stand 24. November 2022) Die Datenschutzkonferenz stellt darin fest, dass der Nachweis, Microsoft 365 datenschutzrechtskonform zu betreiben, auf Grundlage des Datenschutznachtrags vom 15. September 2022 nicht geführt werden kann, solange die Transparenz über die Verarbeitung zu eigenen Zwecken von Microsoft fehlt. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge KI-Souveränität 9 ′ #### Schatten-KI als Verkaufsargument: Wenn deutsche KI-Anbieter vor US-Tools warnen und sie selbst nutzen 25. April 2026 KI-Souveränität 14 ′ #### Digitale Souveränität: Warum Europa eigene KI-Modelle braucht 30. März 2026 KI-Souveränität 11 ′ #### Mistral vs. OpenAI: Der europäische Weg der KI 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Microsoft 365 Alternative : Der Direktvergleich, Baustein für Baustein - Alle Funktionen : Doc, Calc und Slides im Basisprodukt Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # EU AI Act 2026: Was sich für KI-Anwender ändert Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/eu-ai-act-2026-was-sich-fuer-ki-anwender-aendert Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## EU AI Act 2026: Was sich für KI-Anwender jetzt ändert CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 11 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 11 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Die weltweit erste umfassende KI-Regulierung nutzt ein risikobasiertes Klassifizierungssystem. Transparenzpflichten für Chatbots und VoiceBots greifen ab dem 2. August 2026. Bei Verstößen drohen bis zu 35 Mio. Euro Strafe. Link kopieren LinkedIn ### Das weltweit erste KI-Gesetz ist da Der EU AI Act ist das weltweit erste umfassende KI-Gesetz. Risikoklassen, Transparenzpflichten und Fristen: was Unternehmen jetzt wissen und umsetzen müssen. Am 1. August 2024 trat die Verordnung (EU) 2024/1689 in Kraft, besser bekannt als der EU AI Act . Damit hat die Europäische Union das weltweit erste umfassende Gesetz zur Regulierung Künstlicher Intelligenz geschaffen. Nach über drei Jahren Verhandlung zwischen Europäischem Parlament, Rat und Kommission ist das Ergebnis ein Regelwerk, das den gesamten Lebenszyklus von KI-Systemen abdeckt: von der Entwicklung über die Bereitstellung bis zum Einsatz durch Endnutzer. Der AI Act verfolgt einen risikobasierten Ansatz . Nicht jede KI wird gleich behandelt. Stattdessen werden KI-Systeme nach ihrem potenziellen Risiko für die Gesellschaft klassifiziert. Je höher das Risiko, desto strenger die Anforderungen. Für viele Anwendungen (darunter die meisten Chatbots und Wissensdatenbanken) bedeutet das: moderate Pflichten, die mit guter Architektur problemlos erfüllbar sind. Wichtig zu verstehen: Der AI Act betrifft nicht nur KI-Entwickler. Auch Deployer (Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen) und Importeure (die KI-Produkte aus Drittstaaten in die EU bringen) haben Pflichten. Wenn Sie einen KI-Chatbot auf Ihrer Website betreiben, sind Sie Deployer, und damit adressiert. Die gute Nachricht: Der Gesetzgeber hat bewusst eine gestaffelte Einführung gewählt. Nicht alle Regeln gelten sofort. Unternehmen haben je nach Risikokategorie bis August 2026, Dezember 2027 oder August 2028 Zeit, sich vorzubereiten. Wer jetzt beginnt, hat einen erheblichen Vorsprung. ### Die vier Risikoklassen Das Herzstück des AI Act ist die Einteilung in vier Risikoklassen. Jedes KI-System wird einer dieser Kategorien zugeordnet, und die jeweilige Kategorie bestimmt, welche Pflichten gelten. 1. Unannehmbares Risiko (verboten) Bestimmte KI-Anwendungen sind in der EU vollständig verboten, weil sie als unvereinbar mit europäischen Grundwerten gelten. Dazu gehören: - Social Scoring durch Behörden: die Bewertung von Bürgern anhand ihres Sozialverhaltens nach chinesischem Vorbild - Biometrische Echtzeit-Fernidentifikation im öffentlichen Raum (mit eng definierten Ausnahmen für Strafverfolgung) - Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen - Manipulative KI , die unterschwellige Techniken nutzt, um das Verhalten von Personen zum Nachteil zu beeinflussen - Ausbeutung von Vulnerabilitäten : KI, die gezielt Schwächen aufgrund von Alter, Behinderung oder sozialer Lage ausnutzt Diese Verbote gelten seit 2. Februar 2025 , sie sind bereits in Kraft. 2. Hohes Risiko KI-Systeme mit hohem Risiko unterliegen den strengsten Anforderungen. Betroffen sind Anwendungen in sicherheitskritischen oder grundrechtsrelevanten Bereichen: - Personalrekrutierung und -bewertung : KI, die Bewerbungen filtert oder Mitarbeiterleistung bewertet - Kreditwürdigkeit und Versicherung : automatisierte Scoring-Systeme - Bildung : KI-gestützte Prüfungsbewertung oder Zugangssteuerung - Kritische Infrastruktur : Energieversorgung, Wasserversorgung, Verkehr - Strafverfolgung : Risikobewertung, Beweismittelanalyse - Migration : Asylverfahren, Grenzkontrolle Für Hochrisiko-KI verlangt der AI Act unter anderem: Risikomanagementsysteme, Datenqualitätsanforderungen, technische Dokumentation, Aufzeichnungspflichten, Transparenz gegenüber Nutzern, menschliche Aufsicht und Genauigkeits- bzw. Robustheitsnachweise (Art. 8-15 AI Act). 3. Begrenztes Risiko (Transparenzpflicht) In diese Kategorie fallen die meisten Chatbots, VoiceBots und generativen KI-Systeme . Die zentrale Pflicht: Nutzer müssen wissen , dass sie mit einer KI interagieren. Dazu gehören auch Systeme, die Texte, Bilder, Audio oder Video erzeugen. Sie müssen als KI-generiert gekennzeichnet werden. 4. Minimales Risiko Die große Mehrheit der KI-Anwendungen fällt in diese Kategorie: Spam-Filter, KI-gestützte Empfehlungen in Online-Shops, Rechtschreibprüfungen, Übersetzungstools. Für sie gelten keine besonderen Anforderungen , nur freiwillige Verhaltenskodizes werden empfohlen. ### Transparenzpflicht: Chatbots und VoiceBots kennzeichnen Artikel 50 des AI Act ist für die meisten Unternehmen die relevanteste Vorschrift. Er regelt die Transparenzpflichten für KI-Systeme mit begrenztem Risiko und betrifft damit direkt jeden, der einen Chatbot oder VoiceBot betreibt. Die Kernregel ist klar formuliert: Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, müssen sicherstellen, dass die betroffenen Personen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1). Die Ausnahme: Wenn dies aufgrund der Umstände und des Kontextes offensichtlich ist. In der Praxis bedeutet das: Für Chatbots: - Beim ersten Kontakt muss ein deutlicher Hinweis erscheinen, dass der Nutzer mit einer KI kommuniziert, nicht mit einem Menschen - Der Hinweis muss vor der Interaktion erfolgen, nicht versteckt in den AGB - Ein einfacher Satz reicht: „Sie kommunizieren mit einem KI-Assistenten" oder „Dieser Chat wird von einer Künstlichen Intelligenz betrieben" - Die Kennzeichnung muss in einer für die Zielgruppe verständlichen Sprache erfolgen Für VoiceBots: - Zu Beginn des Gesprächs muss der VoiceBot sich als KI identifizieren, idealerweise im ersten Satz - Bei Telefon-VoiceBots ist dies besonders wichtig, da die Verwechslungsgefahr mit einem menschlichen Gesprächspartner höher ist - Empfohlen wird eine Formulierung wie: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von [Firmenname]. Wie kann ich Ihnen helfen?" - Bei IVR-Systemen (Interactive Voice Response) mit KI-Komponente sollte der Hinweis in die Begrüßung integriert werden Darüber hinaus verlangt Art. 50 Abs. 2, dass Inhalte, die von KI generiert oder manipuliert wurden (sogenannte „Deep Fakes"), maschinenlesbar gekennzeichnet werden müssen. Das betrifft vor allem generierte Texte, Bilder und Audio. Für Unternehmen, die KI-generierte Marketingtexte oder Bilder verwenden, bedeutet das: Metadaten müssen die KI-Herkunft ausweisen. Die Transparenzpflichten gelten ab 2. August 2026 . Unternehmen sollten also bereits jetzt ihre Chatbot- und VoiceBot-Implementierungen prüfen und anpassen. ### GPAI: Regeln für Basismodelle Ein eigenes Kapitel des AI Act widmet sich General Purpose AI (GPAI) , also Basismodellen wie GPT-4, Mistral Large, Claude oder Llama. Diese Modelle werden nicht für einen spezifischen Zweck trainiert, sondern sind vielseitig einsetzbar. Genau das macht ihre Regulierung besonders komplex. Für alle GPAI-Modelle gelten ab August 2025 folgende Grundpflichten (Art. 53): - Technische Dokumentation : Anbieter müssen umfassende technische Dokumentation erstellen und auf dem neuesten Stand halten, einschließlich Informationen über Trainings- und Testverfahren - Informationen für nachgelagerte Anbieter : Wer ein GPAI-Modell bereitstellt, muss nachgelagerten Anbietern (die das Modell in ihre Produkte integrieren) ausreichende Informationen und Dokumentation zur Verfügung stellen - Urheberrechts-Compliance : Anbieter müssen eine Strategie zur Einhaltung des EU-Urheberrechts implementieren und insbesondere Opt-out-Mechanismen gemäß Art. 4 Abs. 3 der DSM-Richtlinie (2019/790) respektieren - Zusammenfassung der Trainingsdaten : Eine hinreichend detaillierte Zusammenfassung der für das Training verwendeten Daten muss öffentlich zugänglich gemacht werden. Das EU AI Office hat dafür ein Template entwickelt Für GPAI-Modelle mit systemischem Risiko (definiert als Modelle, deren kumulative Trainingsrechenleistung 10^25 FLOPS übersteigt) gelten zusätzliche verschärfte Pflichten (Art. 55): - Modell-Evaluierung gemäß standardisierten Protokollen und Benchmarks - Bewertung und Minderung systemischer Risiken, einschließlich adversarialer Tests (Red Teaming) - Meldung schwerwiegender Vorfälle an das EU AI Office - Gewährleistung eines angemessenen Cybersicherheitsniveaus Für Unternehmen, die GPAI-Modelle nutzen (nicht entwickeln), ist die entscheidende Frage: Welche Pflichten treffen mich als Deployer? Die Antwort: Die GPAI-Pflichten richten sich primär an die Modellanbieter (also Mistral, OpenAI, Anthropic etc.). Als Unternehmen, das ein fertiges Modell über eine API einbindet, profitieren Sie davon, dass der Modellanbieter seine Pflichten erfüllt. Ihre eigenen Pflichten beschränken sich auf die korrekte Nutzung, insbesondere die Transparenzpflicht gegenüber Ihren Endnutzern. ### Die Fristen im Überblick Korrekturhinweis vom 23. August 2026: Dieser Beitrag stammt vom 30. März 2026. Er nannte für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III ursprünglich den 2. August 2026 und für Hochrisiko-Systeme nach Anhang I den 2. August 2027. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026 und in Kraft seit dem 27. Juli 2026, verschiebt diese Fristen auf den 2. Dezember 2027 (Art. 6 Abs. 2, Anhang III) und den 2. August 2028 (Art. 6 Abs. 1, Anhang I). Die Transparenzpflichten nach Art. 50 bleiben beim 2. August 2026. Die Liste unten ist entsprechend korrigiert. Der AI Act wird nicht schlagartig wirksam, sondern in mehreren Stufen. Dieser gestaffelte Ansatz gibt Unternehmen Zeit zur Vorbereitung, aber die erste Frist ist bereits verstrichen: - 2. Februar 2025 : Verbot der unannehmbaren KI-Praktiken (Social Scoring, biometrische Echtzeit-Fernidentifikation, manipulative KI). Bereits in Kraft. - 2. August 2025 : Pflichten für GPAI-Modelle (Transparenz, Dokumentation, Urheberrechts-Compliance) und Benennung der nationalen Behörden. Governance-Regeln des AI Act treten in Kraft. - 2. August 2026 : Transparenzpflichten für Chatbots, VoiceBots und generative KI sind durchsetzbar. Sanktionen können verhängt werden. - 2. Dezember 2027 : Hochrisiko-KI-Systeme nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III müssen alle Anforderungen erfüllen. - 2. August 2028 : Übergangsfristen für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme enden, insbesondere solche, die als Sicherheitskomponenten regulierter Produkte fungieren (Anhang I, z.B. Medizinprodukte, Maschinen, Spielzeug). Die Sanktionen sind erheblich und orientieren sich am DSGVO-Modell: - Verstoß gegen verbotene Praktiken: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes - Verstoß gegen Hochrisiko-Anforderungen: bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des Umsatzes - Falsche Angaben gegenüber Behörden: bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1,5 % des Umsatzes Für KMU und Start-ups gelten angepasste, niedrigere Obergrenzen. Dennoch: Die Bußgelder sind empfindlich genug, um auch bei mittelständischen Unternehmen Aufmerksamkeit zu erzeugen. In Deutschland wird das Bundesministerium der Justiz (BMJ) zusammen mit der Bundesnetzagentur an der nationalen Umsetzung arbeiten. Die Bundesnetzagentur wurde als zentrale Marktüberwachungsbehörde für KI benannt. ### Was Nexoria-Kunden wissen müssen Wenn Sie Nexoria als KI-Plattform einsetzen, ist die Compliance-Lage übersichtlich. Die Kernfrage lautet: In welche Risikoklasse fallen Ihre Anwendungen? Für die typischen Nexoria-Einsatzszenarien (Chatbot, VoiceBot, Wissensbasis, Dokumentenanalyse, Prozessautomatisierung) gilt: Begrenztes Risiko oder minimales Risiko . Keine dieser Anwendungen fällt unter die Hochrisiko-Kategorie. Die maßgebliche Pflicht ist daher die Transparenzpflicht nach Art. 50 . Und hier sind Nexoria-Kunden bereits gut aufgestellt: - Chatbot-Kennzeichnung : Nexoria-Chatbots zeigen beim ersten Kontakt an, dass der Nutzer mit einer KI kommuniziert. Dies ist in der Standard-Widget-Konfiguration integriert und aktiv, ohne dass der Betreiber zusätzlichen Code schreiben muss. - VoiceBot-Identifikation : Nexoria-VoiceBots identifizieren sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI-System. Die Begrüßungsnachricht enthält standardmäßig den Hinweis auf den KI-Charakter des Gesprächs. - Einwilligungsmanagement : Beim VoiceBot können Sie ein DSGVO-konformes Consent-Management aktivieren: Der Anrufer wird per IVR (Tastendruck) um Einwilligung gebeten, bevor die KI-Interaktion beginnt. Verweigert der Anrufer, wird an einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet. - Audit-Logs : Jede Interaktion (ob Chat, Anruf, Dokumentenzugriff oder Suchanfrage) wird lückenlos protokolliert. Diese Aufzeichnungen sind manipulationssicher und erfüllen die Nachweispflichten des AI Act (Art. 26 Abs. 5 für Deployer). - Menschliche Aufsicht : Über das Live-Operator-Feature können menschliche Mitarbeiter jederzeit in Chatbot-Gespräche eingreifen und die KI-Konversation übernehmen. Dies erfüllt das Prinzip der menschlichen Aufsicht (Art. 14). Was Nexoria-Kunden selbst sicherstellen sollten: - Prüfen Sie, ob Sie KI-Systeme in einem Hochrisiko-Bereich einsetzen (z.B. Personalauswahl). Falls ja, gelten erhöhte Anforderungen. Sprechen Sie uns an. - Dokumentieren Sie intern, welche KI-Systeme Sie einsetzen, wofür, und wer verantwortlich ist. Eine einfache Übersicht reicht als Ausgangspunkt. - Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, die mit KI-Systemen arbeiten, in den Grundlagen des AI Act, insbesondere zur Transparenzpflicht. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 02 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. 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Beratung vereinbaren --- # EU AI Act: Wo Ihre Daten trotzdem hingehen Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/eu-ai-act-wo-ihre-daten-hingehen Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## Der EU AI Act ist da. Und sagt Ihnen trotzdem nicht, wo Ihre Daten hingehen CK Christian Klever CTO & Co-Founder 2. Juli 2026 11 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 11 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Stand 2. Juli 2026: Brüssel hat die letzte große Weiche beim AI Act gestellt. Der „Digital Omnibus“ ist final beschlossen, die Hochrisiko-Pflichten verschieben sich, die Transparenzregeln kommen zum 2. August. Was davon für den Mittelstand wirklich zählt und warum die wichtigste Frage von allen im AI Act gar nicht beantwortet wird: Wo gehen meine Daten eigentlich hin? Link kopieren LinkedIn ### Was wirklich passiert ist Korrekturhinweis vom 23. August 2026: Dieser Beitrag vom 2. Juli 2026 war auf den damaligen Stand geschrieben und nannte die Transparenzpflichten nach Art. 50 sowie die Entscheidung des Bundesrates als noch bevorstehend. Beides ist überholt. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten seit dem 2. August 2026. Das nationale Durchführungsgesetz hat der Bundesrat am 10. Juli 2026 gebilligt. Der Text unten ist entsprechend korrigiert. Kaum ein europäisches Gesetz hat in den letzten Jahren so viele Schlagzeilen produziert wie die KI-Verordnung, und kaum eines so viel Verwirrung. Deshalb zuerst die Fakten: Am 29. Juni 2026 hat der Rat der EU den sogenannten Digital Omnibus final angenommen, nachdem das Europäische Parlament bereits am 16. Juni zugestimmt hatte. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Sie verschiebt einen erheblichen Teil des AI Act nach hinten. Konkret: Die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme, die eigentlich ab dem 2. August 2026 gegolten hätten, greifen nun erst ab dem 2. Dezember 2027. Für KI, die in regulierte Produkte eingebettet ist, sogar erst ab August 2028. Für den Mittelstand betrifft das vor allem KI im Personalbereich: Systeme, die Bewerbungen filtern, Beförderungen vorschlagen oder Mitarbeiterleistung bewerten, und Systeme zur Kreditwürdigkeitsprüfung. Was viele in den Schlagzeilen überlesen: Verschoben wurde längst nicht alles. Die Transparenzpflichten des Artikels 50 gelten unverändert seit dem 2. August 2026. Und zwei Pflichtenblöcke gelten schon heute: das Verbot bestimmter KI-Praktiken und die Pflicht zur KI-Kompetenz im Unternehmen (seit Februar 2025) sowie die Transparenzregeln für die großen KI-Basismodelle (seit August 2025). ### Was seit dem 2. August für Sie gilt Wenn Ihr Unternehmen KI einsetzt (und sei es nur ChatGPT oder ein Copilot im Büroalltag), sind Sie im Sinne der Verordnung „Betreiber“. Seit dem 2. August 2026 heißt das konkret: - Wer KI-generierte Bilder, Videos oder Audio veröffentlicht, die echt wirken, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt sind, auch ganz ohne Täuschungsabsicht. - Wer KI-Texte veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das kennzeichnen. Ausnahme: Der Text wurde von einem Menschen geprüft und jemand trägt die redaktionelle Verantwortung. Interne Nutzung (E-Mails, Präsentationen, Protokolle) ist nicht kennzeichnungspflichtig. - Wer Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung einsetzt, muss die Betroffenen informieren. - Dass Chatbots sich als KI zu erkennen geben, ist dagegen Pflicht des Anbieters, nicht Ihre. Diese Pflicht muss ins Produkt eingebaut sein. Seit demselben Tag ist das auch durchsetzbar: Verstöße gegen die Transparenzpflichten können bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes kosten. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt immerhin der jeweils niedrigere Wert als Obergrenze. Und Deutschland? Das nationale Durchführungsgesetz, das die Bundesnetzagentur zur zentralen Aufsichtsbehörde macht, hat der Bundesrat am 10. Juli 2026 in seiner 1067. Sitzung gebilligt. Die europäischen Pflichten galten ohnehin unabhängig davon. Wer auf die deutsche Aufsicht wartet, um anzufangen, wartet auf das falsche Signal. ### Die Lücke, über die niemand spricht Jetzt zur eigentlichen Pointe. Viele Geschäftsführer glauben nach der Lektüre der Schlagzeilen: „Wenn der AI Act gilt und mein KI-Anbieter konform ist, sind meine Daten geregelt.“ Das ist ein Irrtum, und zwar ein gefährlicher. Der AI Act regelt, wie KI-Systeme gebaut, dokumentiert und gekennzeichnet werden. Er regelt nicht, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und in welchem Rechtsraum sie liegen. Artikel 2 der Verordnung stellt das ausdrücklich klar: Die Datenschutzgrundverordnung bleibt unberührt. Datenflüsse in Drittländer, Serverstandorte, Zugriff durch ausländische Behörden, all das bleibt eine reine DSGVO-Frage. Ein KI-System kann vollständig AI-Act-konform sein und Ihre Kundendaten trotzdem auf US-Servern verarbeiten, mit ihnen trainieren und sie US-Behörden zugänglich machen müssen. Denn auch daran ändert der AI Act nichts: Der amerikanische CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter, Behördenzugriff auf Daten zu gewähren, die ihrer Kontrolle unterliegen, unabhängig davon, ob der Server in Frankfurt oder in Virginia steht. Ein „EU-Rechenzentrum“ auf dem Prospekt eines US-Anbieters ist eine Beruhigungspille, keine Rechtsgrundlage. Warum diese Abhängigkeit nicht nur die KI, sondern Ihren gesamten digitalen Arbeitsplatz betrifft, haben wir in „Kein zweiter Kniefall“ aufgeschrieben. Hier geht es um das, was Sie konkret prüfen können. ### Ein Werkzeug liefert der AI Act trotzdem Eine Sache sollten Sie sich zunutze machen: Seit August 2025 müssen die Anbieter großer KI-Modelle eine öffentliche Zusammenfassung ihrer Trainingsdaten veröffentlichen, nach einem verbindlichen EU-Formular, das eine bemerkenswerte Frage ausdrücklich enthält: Wurde dieses Modell mit den Daten aus Nutzerinteraktionen trainiert? Diese Dokumente müssen prominent auf der Website des Anbieters stehen und alle sechs Monate aktualisiert werden. Lesen Sie sie. Dort steht, vom Anbieter selbst unterschrieben, ob Ihre Eingaben von gestern das Modell von morgen füttern. Viele KI-Dienste nutzen Kundendaten standardmäßig zum Training, solange niemand widerspricht. Das ist eine eigene Datenverarbeitung, die eine eigene Rechtsgrundlage braucht und die Sie vertraglich ausschließen können, wenn Sie danach fragen. ### Sieben Fragen an jeden KI-Anbieter Weil der AI Act die Datenfrage nicht für Sie beantwortet, müssen Sie sie selbst stellen. Sieben Fragen, die jeder Anbieter präzise beantworten können sollte. Ausweichen ist auch eine Antwort: - Erstens: In welchem Land laufen die Produktivsysteme, und in welchem die Backups? - Zweitens: Gibt es eine echte EU-only-Option, bei der kein einziger Verarbeitungsschritt die EU verlässt? - Drittens: Werden meine Eingaben und Dokumente für das Training Ihrer Modelle verwendet, und wo ist das vertraglich ausgeschlossen? - Viertens: Wer sind Ihre Sub-Auftragsverarbeiter, und in welchen Ländern sitzen sie? - Fünftens: Aus welchen Rechtsräumen kann Ihr Support- und Engineering-Personal auf Kundendaten zugreifen? - Sechstens: Unterliegen Sie oder ein Konzernunternehmen dem CLOUD Act, und wie adressieren Sie das technisch, nicht nur vertraglich? - Siebtens: Welcher Transfermechanismus deckt jeden einzelnen grenzüberschreitenden Datenfluss ab, und wann wurde er zuletzt geprüft? Wer diese Fragen an einen US-Hyperscaler stellt, bekommt in der Regel viele Worte und wenig Zusagen. Das ist keine Böswilligkeit. Es ist Jurisdiktion. Ein US-Konzern kann Ihnen den CLOUD Act nicht wegverhandeln. ### Unsere Antwort: Transparenz braucht keine Fußnoten Bei Nexoria haben wir diese sieben Fragen nicht als Compliance-Übung beantwortet, sondern als Bauplan benutzt. Die gesamte Plattform (Backend, Datenbanken, Vektorspeicher, KI-Inferenz) läuft auf Servern in Deutschland. Als Sprachmodell setzen wir auf Mistral aus Europa. Es gibt keinen US-Anbieter im kritischen Pfad, keine versteckten Sub-Auftragsverarbeiter in Übersee, und Ihre Daten trainieren keine fremden Modelle. Die Antwort auf „Wo gehen meine Daten hin?“ lautet bei uns in einem Satz: auf deutsche Server, unter europäisches Recht, nirgendwo sonst hin. Das ist der Maßstab, den der AI Act nicht setzt, den Sie aber setzen können. Die Verordnung bringt Ordnung in die Frage, wie KI gebaut und gekennzeichnet wird. Die Frage, wem Sie Ihre Daten anvertrauen, beantwortet weiterhin niemand für Sie. Sie ist auch keine juristische Frage. Sie ist eine unternehmerische. Und sie stellt sich jetzt. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 02 Verordnung (EU) 2026/1744, Digital Omnibus zur KI-Verordnung Änderungsverordnung zur Verordnung (EU) 2024/1689, Fundstelle für die im Beitrag genannten Verschiebungen. - 03 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 04 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 13 ′ #### KI im öffentlichen Sektor: Warum Behörden auf europäische Lösungen setzen müssen 9. April 2026 DSGVO & Recht 10 ′ #### KI-Anbieter und Datenschutz: Warum Transparenz in der Branche ein Fremdwort ist 31. März 2026 DSGVO & Recht 12 ′ #### Cloud Act & DSGVO: Warum Verträge mit US-Anbietern wertlos sind 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Sicherheit und Datenschutz : Wo die Daten tatsächlich liegen - Nexoria auf einen Blick : Faktenblatt für Einkauf und Datenschutzbeauftragte Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Jahrhunderturteil in Washington: Was es für Ihre Daten heißt Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/jahrhunderturteil-usa-ihre-daten Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## Wenn der Präsident die Aufseher feuern darf: Was das Jahrhunderturteil aus Washington für Ihre Daten bedeutet CK Christian Klever CTO & Co-Founder 7. Juli 2026 10 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 30. Juli 2026 10 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Der Supreme Court hat dem US-Präsidenten die direkte Kontrolle über Behörden gegeben, die neunzig Jahre lang unabhängig waren, darunter die Aufsicht, auf der Europas Datentransfer-Abkommen mit den USA ruht. Was das Urteil für jedes Unternehmen bedeutet, dessen Daten bei US-Anbietern liegen, und warum die Antwort nicht ein viertes Abkommen ist, sondern digitale Souveränität. Link kopieren LinkedIn ### Was in Washington passiert ist Am 29. Juni hat der Oberste Gerichtshof der USA eine der folgenreichsten Entscheidungen seiner jüngeren Geschichte gefällt. Im Fall Trump gegen Slaughter urteilten sechs von neun Richtern, dass der US-Präsident die Mitglieder sogenannter unabhängiger Bundesbehörden nach Belieben entlassen darf, ohne Begründung, ohne Fehlverhalten, allein wegen politischer Meinungsverschiedenheiten. Damit kippte das Gericht einen Präzedenzfall aus dem Jahr 1935, der neunzig Jahre lang die Unabhängigkeit dieser Behörden garantiert hatte. Der Anlass: Präsident Trump hatte zwei Kommissarinnen der Handelsaufsicht FTC entlassen, obwohl das Gesetz eine Entlassung nur bei Pflichtverletzung vorsah. Der Supreme Court gab ihm recht, und zwar grundsätzlich. Die Entscheidung betrifft nicht nur die FTC, sondern rund zwei Dutzend Bundesbehörden, deren Führungen bisher vor dem direkten Zugriff des Weißen Hauses geschützt waren. Einzig die US-Notenbank wurde ausdrücklich ausgenommen. Die Verfassungsrichterin Sonia Sotomayor brachte es in ihrem Widerspruch auf den Punkt: Das Ergebnis sei „ein Präsident, der mit weit größerer Macht dasteht als je zuvor“. Man kann das für ein innenpolitisches Thema der Amerikaner halten. Das wäre ein Irrtum. Denn eine dieser Behörden trägt eine Brücke, über die täglich die Daten von Millionen europäischer Unternehmen fließen, vermutlich auch Ihre. ### Die unsichtbare Brücke, auf der Ihre Daten stehen Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365, Google Workspace oder einen anderen US-Dienst nutzt, fließen personenbezogene Daten in die USA. Legal ist das nur, weil die EU-Kommission 2023 bescheinigt hat, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau herrscht: das sogenannte EU-US Data Privacy Framework. Diese Bescheinigung ist die Rechtsgrundlage für die Datentransfers von zehntausenden europäischen Unternehmen. Und sie ruht auf einer zentralen Annahme: dass in den USA eine unabhängige Aufsicht darüber wacht, dass US-Unternehmen ihre Datenschutz-Zusagen einhalten. Diese Aufsicht ist die FTC. Die Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission verweist an 259 Stellen auf die FTC als unabhängige Durchsetzungsbehörde. Zweihundertneunundfünfzig Mal steht dort ein Wort, das seit dem 29. Juni nicht mehr stimmt. Denn eine Behörde, deren Mitglieder der Präsident jederzeit und ohne Grund feuern kann, ist nicht unabhängig. Sie ist verlängerter Arm des Weißen Hauses. Das ist keine polemische Zuspitzung, sondern schlicht die Konsequenz des Urteils. Und es trifft nicht nur die FTC. Auch die weiteren Kontrollinstanzen, auf die sich Europas Datenschutz-Bewertung stützt, stehen jetzt zur Disposition: das Aufsichtsgremium für Bürgerrechte bei Geheimdienstzugriffen und das Datenschutz-Prüfgericht, das die EU-Kommission als Rechtsschutz für Europäer anführt. Letzteres wurde ohnehin nie durch ein Gesetz abgesichert, sondern nur durch eine präsidiale Anordnung, die derselbe Präsident jederzeit widerrufen kann. ### Das Fundament bricht zum dritten Mal Europas Grundrechtsordnung ist an dieser Stelle unmissverständlich: Die EU-Grundrechtecharta und die EU-Verträge verlangen, dass die Einhaltung des Datenschutzes von einer unabhängigen Stelle überwacht wird. Keine unabhängige Aufsicht, keine Angemessenheit. So einfach ist die Gleichung, und der Europäische Gerichtshof hat sie schon zweimal angewandt: 2015 kippte er das Safe-Harbor-Abkommen, 2020 den Privacy Shield. Beide Male standen europäische Unternehmen über Nacht ohne Rechtsgrundlage für ihre US-Datentransfers da. Jetzt wackelt das dritte Abkommen. Die Datenschutzorganisation noyb um Max Schrems hat die EU-Kommission bereits förmlich aufgefordert, die Angemessenheitsentscheidung zurückzunehmen, und eine neue Klage vor dem Europäischen Gerichtshof angekündigt. Ob die Kommission handelt oder das Gericht, das Muster kennen wir: Es dauert Monate oder wenige Jahre, dann fällt die Entscheidung, und sie fällt abrupt. Der Satz „Das Framework gilt vorerst weiter“ ist formal richtig und praktisch wertlos. Vorerst ist keine Planungsgrundlage für ein Unternehmen. Wer heute seine Kernprozesse auf US-Datentransfers baut, baut auf eine Rechtsgrundlage mit angekündigtem Verfallsdatum. ### Was das für Ihr Unternehmen konkret heißt Prüfen Sie, worauf Ihre US-Datentransfers rechtlich stehen. Es gibt nur zwei gängige Antworten, und beide sind vom Urteil betroffen: - Data Privacy Framework: Ihr Anbieter ist DPF-zertifiziert, Ihre Transfers hängen direkt an der Angemessenheitsentscheidung. Fällt sie (durch Rücknahme oder Gerichtsurteil), brauchen Sie über Nacht eine neue Grundlage. - Standardvertragsklauseln: Dann mussten Sie ein Transfer Impact Assessment erstellen: eine Bewertung, ob Ihre Daten im Zielland sicher sind. Diese Bewertungen stützen sich üblicherweise auf genau die Aufsichtsstrukturen, deren Unabhängigkeit der Supreme Court gerade beseitigt hat. Sie sind damit in weiten Teilen Makulatur und müssen neu geschrieben werden, mit einem deutlich schlechteren Ergebnis. Und selbst wer die juristische Seite irgendwie flickt, sollte den größeren Zusammenhang sehen: Dieses Urteil ist kein Ausrutscher, sondern Teil einer Richtung. Die Macht über die amerikanische Verwaltung (und damit über die Regeln, unter denen US-Technologiekonzerne operieren) konzentriert sich zunehmend an einer einzigen Stelle. Warum das den gesamten digitalen Arbeitsplatz betrifft und nicht nur die Datenfrage, haben wir in „Kein zweiter Kniefall“ beschrieben. Das Washingtoner Urteil liefert dazu die juristische Bestätigung: Zusagen aus den USA sind genau so belastbar, wie es die aktuelle Regierung will. ### Die Antwort ist kein viertes Abkommen Man kann jetzt darauf hoffen, dass Brüssel und Washington ein viertes Datenabkommen zimmern, das dann bis zum nächsten Urteil hält. Safe Harbor, Privacy Shield, Data Privacy Framework: Die Serie spricht nicht dafür, dass der vierte Versuch der dauerhafte wird. Die strukturelle Wahrheit ist unbequemer: Solange die Daten europäischer Unternehmen in einer fremden Jurisdiktion verarbeitet werden, hängt ihr Schutz an politischen Konstellationen, auf die Europa keinen Einfluss hat. Deshalb ist die eigentliche Lehre aus diesem Urteil nicht juristisch, sondern strategisch: Deutschland und Europa brauchen digitale Souveränität: eigene Infrastruktur, eigene KI, eigene Dienste, unter europäischem Recht. Nicht aus Prinzip und nicht gegen Amerika, sondern als schlichtes Risikomanagement. Ein Unternehmen, dessen Daten Europa nie verlassen, muss keine Angemessenheitsentscheidungen fürchten, keine Transfer-Bewertungen nachschärfen und keinen Blick nach Washington werfen, bevor es seine eigene Zukunft plant. ### Unsere Antwort: Die stabilste Rechtsgrundlage ist der Transfer, der nie stattfindet Bei Nexoria haben wir diese Konsequenz von Anfang an gezogen. Die gesamte Plattform (Office, Mail, Drive, Meet, die KI-Verarbeitung) läuft auf Servern in Deutschland, mit Mistral als europäischem KI-Modell, ohne US-Anbieter im kritischen Pfad. Für Ihre Daten heißt das: kein Data Privacy Framework nötig, keine Standardvertragsklauseln, kein Transfer Impact Assessment, keine Abhängigkeit von der Frage, wen der US-Präsident diese Woche entlassen hat. Die Rechtsgrundlage Ihrer Datenverarbeitung ist die DSGVO, und sonst nichts. Das Jahrhunderturteil aus Washington wird Anwälte, Behörden und Gerichte auf beiden Seiten des Atlantiks jahrelang beschäftigen. Ihr Unternehmen muss an diesem Streit nicht teilnehmen. Es kann ihn hinter sich lassen, mit einer Infrastruktur, bei der die Frage „Was bedeutet das Urteil für unsere Daten?“ nur eine Antwort kennt: nichts. Denn sie sind hier, unter europäischem Recht, und hier bleiben sie. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Charta der Grundrechte der Europäischen Union Fundstelle für die im Beitrag genannte Grundrechtsebene, darunter Art. 8 zum Schutz personenbezogener Daten. - 03 Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, Angemessenheit des EU-US Data Privacy Framework Der Angemessenheitsbeschluss, auf den sich die im Beitrag beschriebenen Datentransfers in die USA stützen. - 04 Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Standardvertragsklauseln Der von der Kommission erlassene Text der Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer. - 05 EuGH, Urteil vom 6. Oktober 2015, Rechtssache C-362/14 (Schrems I) Erklärt die Safe-Harbor-Entscheidung für ungültig, das im Beitrag genannte erste gekippte Abkommen. - 06 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 07 US Supreme Court, Trump v. Slaughter, No. 25-332, entschieden am 29. Juni 2026 Slip Opinion des Gerichts. Fundstelle für das im Beitrag beschriebene Urteil zur Abberufung von FTC-Kommissaren. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 11 ′ #### Der EU AI Act ist da. Und sagt Ihnen trotzdem nicht, wo Ihre Daten hingehen 2. Juli 2026 DSGVO & Recht 13 ′ #### KI im öffentlichen Sektor: Warum Behörden auf europäische Lösungen setzen müssen 9. April 2026 DSGVO & Recht 10 ′ #### KI-Anbieter und Datenschutz: Warum Transparenz in der Branche ein Fremdwort ist 31. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Evaluator-FAQ : Was das für die eigene Verarbeitungskette bedeutet - Alle Vergleiche : Anbieter nach rechtlichem Aufbau gegenübergestellt Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Kein zweiter Kniefall: Europa braucht souveräne KI Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/kein-zweiter-kniefall-souveraene-ki Blog KI-Souveränität KI-Souveränität ## Kein zweiter Kniefall: Warum Europa souveräne KI und ein souveränes Office braucht CK Christian Klever CTO & Co-Founder 1. Juli 2026 12 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 30. Juli 2026 12 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Europäische Unternehmen haben ihren digitalen Kern längst auf US-Hyperscaler gebaut: Cloud, Office, Zusammenarbeit. Jetzt droht dieselbe Abhängigkeit ein zweites Mal, nur tiefer: bei der Künstlichen Intelligenz. Kein Vertrag schützt davor, wenn Washington den Zugang einschränkt. Ein Weckruf und die europäische Antwort. Link kopieren LinkedIn ### Der Kniefall, den wir längst gemacht haben Fragen Sie sich einen Moment lang, wem die Infrastruktur gehört, auf der Ihr Unternehmen läuft. Die E-Mails, die Dokumente, die Tabellen, die Kalender, die Dateiablage, die Videokonferenzen. In den meisten europäischen Unternehmen lautet die Antwort: Microsoft, Amazon oder Google. Das Office kommt aus Redmond, die Cloud aus Seattle, die Zusammenarbeit läuft über Rechenzentren, die zwar physisch in Frankfurt oder Dublin stehen können, aber rechtlich einem Konzern unter US-Jurisdiktion gehören. Das ist keine Randnotiz, sondern der digitale Kern der europäischen Wirtschaft. Über Jahre hinweg haben Unternehmen und Behörden ihre kritischste Infrastruktur in die Hände weniger US-Hyperscaler gelegt: bequem, integriert, scheinbar alternativlos. Man kann es nüchtern beim Namen nennen: Es war ein Kniefall. Ein freiwilliger Verzicht auf Kontrolle über die eigenen Daten und die eigene Handlungsfähigkeit, im Tausch gegen Komfort. Diese Abhängigkeit ist nicht mehr Zukunft, sie ist der Status quo. Und jetzt, wo die nächste technologische Welle rollt (Künstliche Intelligenz), schickt sich Europa an, denselben Fehler ein zweites Mal zu machen. Nur diesmal nicht bei der Ablage, sondern bei der Denkarbeit selbst. ### Ein aktueller Anlass, aber nicht das eigentliche Thema Zuletzt hat die Debatte um Claude Fable, ein neues KI-Modell aus den USA, vielen Entscheidern schlagartig vor Augen geführt, wie abhängig man von einem einzelnen US-Anbieter werden kann. Doch wer daraus schließt, es gehe um dieses eine Produkt oder diese eine Firma, hat den Punkt verfehlt. Der Anlass ist nicht das Thema, sondern das Symptom. Die eigentliche Frage ist strukturell, und sie betrifft jeden US-Anbieter im kritischen Pfad Ihres Unternehmens gleichermaßen: Anthropic, OpenAI, Microsoft, Amazon, Google. Alle fünf sind US-Unternehmen, alle fünf unterliegen US-Recht. Wer bei einem von ihnen ein Klumpenrisiko sieht, muss es bei allen sehen. Es geht nicht um die Güte eines Modells. Es geht um Kontrolle und Abhängigkeit. ### Warum kein Vertrag Sie schützt Der entscheidende Denkfehler vieler IT-Verantwortlicher lautet: „Wir haben doch einen Vertrag." Ein Enterprise-Agreement, ein Service-Level-Agreement, Auftragsverarbeitungsklauseln, ein Rechenzentrum in der EU. Alles vertraglich abgesichert. Nur: US-Recht schlägt Vertrag. Ein zivilrechtlicher Vertrag zwischen Ihnen und einem US-Konzern bindet den US-Konzern. Er bindet nicht die US-Regierung. Ein privatrechtlicher Vertrag steht immer unter dem öffentlichen Recht des Landes, in dem der Anbieter sitzt. Und dieses Recht kennt mehrere Hebel, mit denen die US-Verwaltung den Zugang europäischer Unternehmen zu US-Diensten jederzeit einschränken oder abschalten kann: - Der CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter, auf Daten Zugriff zu gewähren, die ihrer Kontrolle unterliegen, unabhängig davon, wo auf der Welt die Server physisch stehen. Ein Rechenzentrum in Frankfurt ändert an der Zugriffsbefugnis nichts, solange der Betreiber ein US-Unternehmen ist. Der Serverstandort ist eine Beruhigungspille, keine Rechtsgrundlage. - Sanktionen über das OFAC, das Office of Foreign Assets Control, können ganze Länder, Branchen oder einzelne Unternehmen von der Nutzung US-amerikanischer Dienste ausschließen. Wen eine solche Liste erfasst, dem wird der Dienst nicht gekündigt. Er wird gegenstandslos. Ein Anbieter, der weiter liefert, macht sich selbst strafbar. - Exportkontrollen stufen fortgeschrittene Technologie (und dazu zählt zunehmend auch KI) als kontrollierte Güter ein. Was exportiert, genutzt oder bereitgestellt werden darf, entscheidet die US-Verwaltung, nicht der Anbieter und schon gar nicht der europäische Kunde. Was heute frei verfügbar ist, kann morgen unter Genehmigungsvorbehalt stehen. - Executive Orders erlauben es der US-Exekutive, mit kurzer Frist verbindliche Vorgaben zu erlassen, die kommerzielle Verträge überschreiben. Die Vorlaufzeit für europäische Kunden ist dabei regelmäßig null. Das sind keine hypothetischen Szenarien und keine Panikmache, sondern geltendes US-Recht, unter dem jeder US-Anbieter operiert. Die Schrems-Urteile des Europäischen Gerichtshofs haben genau diesen Konflikt offengelegt: Das Datenschutzniveau der EU und die Zugriffsbefugnisse US-amerikanischer Behörden sind grundsätzlich schwer vereinbar. Zwei transatlantische Datenschutzabkommen sind an dieser Spannung bereits gescheitert, und jede Nachfolgeregelung steht unter demselben Vorbehalt. Keiner dieser Mechanismen setzt böse Absicht voraus. Es genügt, dass sich politische oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern, und der Zugang, den Sie für selbstverständlich hielten, ist zu einer Frage der Zuständigkeit anderer geworden. ### Der Kill-Switch trifft nicht ein Tool, sondern den ganzen Stack Die gefährlichste Fehleinschätzung ist, das Risiko auf ein einzelnes Werkzeug einzugrenzen. Der Einwand „Wir suchen halt eine Alternative für das KI-Modell" greift viel zu kurz. Denn der Hebel liegt nicht bei einem Produkt, sondern bei der Jurisdiktion. Und die reicht durch den gesamten Stack. Stellen Sie sich vor, ein Zugang würde tatsächlich eingeschränkt: über Sanktionen, über Exportkontrollen, über eine kurzfristige Anordnung. Was wäre betroffen? Nicht nur das KI-Modell, das Ihre Texte schreibt. Sondern potenziell das Office, in dem Sie diese Texte verfassen. Die Cloud, in der sie liegen. Der E-Mail-Dienst, über den sie versendet werden. Die Videokonferenz, in der sie besprochen werden. Wenn Office, Cloud und KI alle bei US-Anbietern liegen, ist das kein diversifiziertes Portfolio. Es ist ein einziger, zusammenhängender Abhängigkeitsblock unter einer einzigen Rechtsordnung. Die Abhängigkeiten sind nicht nebeneinander gestapelt, sie sind ineinander verschraubt. Ein Kill-Switch trifft dann nicht ein Tool. Er trifft die Arbeitsfähigkeit des ganzen Unternehmens. Genau das macht die aktuelle Situation so heikel: Der erste Kniefall bei Cloud und Office ist längst geschehen. Wer jetzt auch noch die KI-Schicht (das Herzstück der künftigen Wertschöpfung) auf dieselben US-Anbieter setzt, verdoppelt die Falle nicht nur, er zurrt sie fest. Ein zweiter Kniefall, tiefer als der erste, an einer Schicht, die bis in Entscheidungsprozesse, Wissensarbeit und vertrauliche Kommunikation hineinreicht. ### Souveränität ist keine Ideologie, sie ist Risikomanagement Hier wird gern der Vorwurf laut, das sei antiamerikanisch oder technologiefeindlich. Das Gegenteil ist der Fall. US-Technologie ist leistungsfähig, und die genannten Unternehmen bauen herausragende Produkte. Darum geht es nicht. Es geht um eine nüchterne betriebswirtschaftliche Frage: Wollen Sie, dass die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens von Entscheidungen abhängt, die in einer fremden Hauptstadt getroffen werden und auf die Sie null Einfluss haben? Kein seriöser Geschäftsführer würde seine gesamte Lieferkette von einem einzigen Zulieferer in einem einzigen Rechtsraum abhängig machen, der jederzeit den Hahn zudrehen kann. Bei physischen Gütern ist das eine Selbstverständlichkeit. Bei digitaler Infrastruktur wurde dieselbe Grundregel jahrelang ignoriert. Digitale Souveränität ist deshalb keine politische Haltung, sondern schlicht Risikomanagement: die Fähigkeit, unter allen Umständen handlungsfähig zu bleiben. Ein leistungsfähiges Werkzeug bleibt wertlos, wenn ein Dritter über seine Verfügbarkeit entscheidet. Kontrolle schlägt Komfort, sobald der Ernstfall eintritt. ### Nexoria: Souveränität, die man nicht abschalten kann Genau an diesem Punkt setzt Nexoria an. Wir haben die Plattform von Grund auf so gebaut, dass die Falle des zweiten Kniefalls gar nicht erst greift, nicht durch ein weiteres US-Produkt mit europäischem Anstrich, sondern durch eine durchgängig souveräne Architektur. Souveränität ist nur so belastbar wie ihr schwächstes Glied: Sobald ein einziger US-Anbieter im kritischen Pfad sitzt, gilt für die gesamte Kette wieder das Recht Washingtons. Deshalb haben wir diesen Pfad konsequent freigehalten. - Deutsche Server. Die gesamte Infrastruktur (Backend, Datenbanken, Vektorspeicher, Modell-Inferenz) läuft auf Servern in Deutschland, betrieben unter deutscher und europäischer Rechtsordnung. Kein Betreiber im kritischen Pfad unterliegt dem CLOUD Act. - Europäisches KI-Modell. Als Sprachmodell setzen wir auf Mistral, entwickelt in Europa. Die Denkarbeit findet nicht auf US-Systemen statt und hängt nicht an US-Exportgenehmigungen, nicht an OFAC, nicht an einer Executive Order. - DSGVO statt CLOUD Act. Der Datenschutz ist nicht nachträglich aufgeklebt, sondern der Ausgangspunkt der gesamten Architektur: DSGVO by Default. - Der ganze Arbeitsplatz, nicht nur die KI. Nexoria ersetzt nicht ein einzelnes Werkzeug, sondern den gesamten Stack: Doc, Calc und Slides für Dokumente, Tabellen und Präsentationen, Mail für die Kommunikation, Drive für Dateien und Wissensbasis, Meet für Videokonferenzen, eine vollständige, integrierte Alternative zu Microsoft 365 und Google Workspace. Kein Flickenteppich aus Insellösungen, sondern eine zusammenhängende Plattform, deren Kontrolle vollständig in Europa liegt. - Offline-Verfügbarkeit. Als native Anwendung bleiben zentrale Funktionen verfügbar, auch wenn die Verbindung nach außen unterbrochen ist. Verfügbarkeit endet nicht am Netzstecker und hängt nicht an der Wohlgesonnenheit eines fernen Anbieters. Damit lösen wir nicht ein einzelnes Symptom. Wir nehmen dem Kill-Switch die Grundlage. Wo keine US-Jurisdiktion im kritischen Pfad liegt, gibt es auch nichts, was von dort aus abgeschaltet werden könnte: Es gibt keinen Schalter in Washington, der Nexoria abschalten kann. ### Die Entscheidung steht jetzt an Der erste Kniefall bei Cloud und Office lässt sich nicht ungeschehen machen, aber der zweite lässt sich verhindern. Die KI-Schicht wird gerade erst gebaut. Jedes Unternehmen entscheidet in diesen Monaten, auf welchem Fundament seine künftige Wertschöpfung ruht. Diese Entscheidung ist keine reine IT-Frage, sondern eine strategische Weichenstellung darüber, wer künftig die Kontrolle über Ihren digitalen Kern hat: Sie selbst oder eine Rechtsordnung, an der Sie nicht beteiligt sind. Der aktuelle Anlass hat vielen die Augen geöffnet. Die kluge Reaktion ist nicht, hektisch einen US-Anbieter gegen den nächsten zu tauschen, sondern die Abhängigkeit an der Wurzel zu durchbrechen. Souveränität entsteht nicht durch bessere Verträge mit denselben Anbietern, sondern durch eine andere Architektur: eine, in der kein einziger kritischer Baustein einer fremden Rechtsordnung untersteht. Souveräne KI und ein souveränes Office, beides aus Europa, beides in Ihrer Hand. Kein zweiter Kniefall. Bereit für den nächsten Schritt? Erleben Sie souveräne KI in Aktion, auf deutschen Servern, mit europäischem Modell. Persönliche Demo in 30 Minuten. - Christian Klever ist Gründer und CTO von Nexoria Systems. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, Angemessenheit des EU-US Data Privacy Framework Der Angemessenheitsbeschluss, auf den sich die im Beitrag beschriebenen Datentransfers in die USA stützen. - 03 EuGH, Urteil vom 6. Oktober 2015, Rechtssache C-362/14 (Schrems I) Erklärt die Safe-Harbor-Entscheidung für ungültig, das im Beitrag genannte erste gekippte Abkommen. - 04 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 05 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge KI-Souveränität 9 ′ #### DSGVO-konformes Office mit KI: LibreOffice mit Live-Kollaboration als M365-Alternative 18. Mai 2026 KI-Souveränität 9 ′ #### Schatten-KI als Verkaufsargument: Wenn deutsche KI-Anbieter vor US-Tools warnen und sie selbst nutzen 25. April 2026 KI-Souveränität 14 ′ #### Digitale Souveränität: Warum Europa eigene KI-Modelle braucht 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Microsoft 365 Alternative : Wie ein Wechsel praktisch aussieht - Alle Funktionen : Was die europäische Alternative konkret enthält Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # KI-Anbieter und Datenschutz: Transparenz im Check Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/ki-anbieter-datenschutz-transparenz Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## KI-Anbieter und Datenschutz: Warum Transparenz in der Branche ein Fremdwort ist CK Christian Klever CTO & Co-Founder 31. März 2026 10 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 30. Juli 2026 10 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Deutsche KI-Anbieter verstecken ihre Datenverarbeitung hinter juristischem Fachjargon. Ein 7-Fragen-Check zeigt, ob Anbieter wirklich transparent über Sprachmodelle, Serverstandorte und Subprozessoren informieren. Link kopieren LinkedIn ### 15 Seiten Juristendeutsch und trotzdem keine Antwort Die meisten deutschen KI-Startups versprechen DSGVO-Konformität, aber wenn man in die Datenschutzerklärung schaut, findet man Nebelkerzen statt Antworten. Eine ehrliche Analyse mit 7-Fragen-Checkliste. Ich habe letzte Woche die Datenschutzerklärungen von zehn deutschen KI-Anbietern gelesen. Nicht überflogen, gelesen. Jede einzelne Seite. Teilweise 15 Seiten pro Anbieter. Was ich gesucht habe, war einfach: Welches Sprachmodell nutzt ihr? Wo laufen die Daten hin? Wer hat Zugriff? Was ich gefunden habe: Nebel. Juristische Formulierungen, die alles sagen und nichts bedeuten. „Externe KI-Dienstleister" ohne Namen. „Drittlandtransfers können nicht ausgeschlossen werden", versteckt auf Seite 12. Und auf der Startseite in großen Buchstaben: DSGVO-konform . Kein Geschäftsführer sollte sich durch 15 Seiten Juristendeutsch kämpfen müssen, um herauszufinden, ob seine Kundendaten bei OpenAI in den USA landen. Aber genau das ist die Realität in der deutschen KI-Branche im Jahr 2026. ### DSGVO-konform: das meistmissbrauchte Label der KI-Branche Lassen Sie mich direkt sein: „DSGVO-konform" ist das „Bio" der KI-Branche . Jeder schreibt es drauf, kaum einer kann es belegen. Was „DSGVO-konform" bei vielen Anbietern wirklich bedeutet: Die Server stehen in der EU. Das war's. Das Hosting läuft auf AWS Frankfurt oder Azure West Europe, und das wird als DSGVO-Konformität verkauft. Das Problem: EU-Hosting ist nicht gleich DSGVO-konform. Wenn das Sprachmodell über die OpenAI API läuft, fließen Ihre Daten an ein US-Unternehmen. Wenn Azure genutzt wird, greift der US CLOUD Act, egal ob der Server in Frankfurt oder in Virginia steht. Art. 13 und 14 DSGVO verlangen, dass Betroffene transparent über die Empfänger ihrer Daten informiert werden . Nicht über „externe KI-Dienstleister". Über konkrete Unternehmen, mit Sitz und Zweck. Aber schauen Sie sich die Datenschutzerklärungen der meisten KI-Anbieter an. Sie werden feststellen: Die wenigsten nennen ihr LLM beim Namen. Und das ist kein Zufall, sondern Kalkül. Denn wenn dort stünde „Wir nutzen OpenAI GPT-4", müssten sie erklären, warum sie behaupten, DSGVO-konform zu sein. ### Die 5-Minuten-Checkliste: 7 Fragen an jeden KI-Anbieter Bevor Sie einen KI-Anbieter beauftragen, stellen Sie diese sieben Fragen. Wenn Sie auf mehr als zwei keine klare Antwort bekommen, ist das ein Warnsignal. 1. Welches Sprachmodell (LLM) nutzen Sie? Wenn die Antwort „proprietär" oder „das können wir aus wettbewerblichen Gründen nicht sagen" ist: Finger weg. Ein Anbieter, der nicht sagen kann, welches LLM er nutzt, hat entweder etwas zu verbergen oder weiß es selbst nicht genau, beides disqualifiziert. 2. Wo sitzt der LLM-Anbieter? USA = CLOUD Act = US-Behörden können die Herausgabe Ihrer Daten anordnen. Ohne richterliche Kontrolle nach europäischen Maßstäben. Ohne Sie zu informieren. 3. Werden Kundendaten für KI-Training verwendet? „Nicht von uns" reicht nicht. Was macht der LLM-Anbieter mit den Daten? OpenAI hat seine Richtlinien dazu mehrfach geändert. Haben Sie das im Blick? 4. Wo werden Sprach- und Textdaten verarbeitet? „EU-Server" heißt nichts, wenn der API-Call trotzdem an ein US-Unternehmen geht. Fragen Sie konkret: Verlassen meine Daten zu irgendeinem Zeitpunkt den Rechtsraum der EU? 5. Gibt es einen AVV mit dem LLM-Anbieter? Art. 28 DSGVO verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Sub-Processor. Nicht nur mit dem Chatbot-Anbieter, der Ihre Rechnung schreibt, sondern auch mit OpenAI, Google, oder wer auch immer das LLM betreibt. 6. Ist die Sub-Processor-Liste öffentlich? Wenn nicht: Warum nicht? Jeder seriöse Anbieter kann Ihnen in 30 Sekunden sagen, welche Unternehmen Zugriff auf Ihre Daten haben. Wer das nicht kann oder will, hat ein Transparenzproblem. 7. Können Sie mir in einem Satz sagen, wo meine Daten landen? Wenn die Antwort länger als 30 Sekunden dauert oder Formulierungen wie „grundsätzlich", „in der Regel" oder „je nach Konfiguration" enthält, stimmt etwas nicht. Zum Mitnehmen Die 7-Fragen-Checkliste als PDF Nehmen Sie die Checkliste mit ins nächste Anbietergespräch oder leiten Sie sie an Ihre Geschäftsführung, Ihren Datenschutzbeauftragten oder den Einkauf weiter. ### Was wir bei unserer eigenen Recherche gefunden haben Wir haben die Datenschutzerklärungen von zehn deutschen KI-Telefonassistenten und Chatbot-Anbietern analysiert. Keine Startups aus dem Ausland: deutsche Unternehmen, die deutsche Kunden bedienen und mit DSGVO-Konformität werben. Wir nennen bewusst keine Firmennamen. Es geht nicht um Einzelfälle, sondern um Muster, die sich wiederholen : Muster 1: „Externe KI-Provider" ohne Nennung Fünf von zehn Anbietern erwähnen in ihrer Datenschutzerklärung „externe KI-Dienstleister" oder „Drittanbieter für Sprachverarbeitung", ohne diese namentlich zu benennen. Das verstößt direkt gegen Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO, der die Nennung der Empfänger oder Kategorien von Empfängern verlangt. Muster 2: „DSGVO-konform" auf der Startseite, „Drittlandtransfers möglich" in der DSE Drei Anbieter werben prominent mit DSGVO-Konformität, schreiben aber in der Datenschutzerklärung kleingedruckt, dass „Datenübermittlungen in Drittländer nicht ausgeschlossen werden können". Das ist kein Widerspruch. Das ist Irreführung. Muster 3: „Zero Data Retention verfügbar je nach Provider" Klingt gut. Bedeutet: Es hängt davon ab, welches LLM genutzt wird und wie es konfiguriert ist. „Verfügbar" heißt nicht „garantiert". Und „je nach Provider" heißt: Wir haben die Kontrolle nicht wirklich in der Hand. Muster 4: Kein AVV, keine Sub-Processor-Liste, kein Verzeichnis Vier Anbieter haben weder einen AVV zum Download noch eine öffentliche Sub-Processor-Liste auf ihrer Website. Art. 28 DSGVO macht den AVV zur Pflicht, nicht zur Option. Muster 5: OpenAI über Azure EU als „europäische Lösung" Das ist der kreativste Trick: Man nutzt OpenAI-Modelle über Microsoft Azure mit EU-Rechenzentrum und verkauft das als „europäische KI-Lösung". Das Problem: Microsoft ist ein US-Unternehmen. Der CLOUD Act greift, unabhängig vom Serverstandort. Azure EU ändert daran nichts. ### Wie echte Transparenz aussieht Transparenz ist nicht kompliziert. Sie erfordert nur den Willen, ehrlich zu sein. In einem Absatz muss klar sein: Welches LLM, wo gehostet, wer hat Zugriff, werden Daten für Training verwendet. So machen wir es bei Nexoria: Das steht auf unserer Website. Nicht versteckt auf Seite 12 der Datenschutzerklärung, sondern dort, wo Sie es finden, wenn Sie danach suchen. Dazu gehört außerdem: - Sub-Processor-Liste : Öffentlich einsehbar, aktuell gehalten, mit Sitz und Zweck jedes Dienstleisters - AVV zum Download : Ohne „kontaktieren Sie uns für Details", direkt als PDF - Verarbeitungsverzeichnis : Nach Art. 30 DSGVO, öffentlich zugänglich - Datenschutz-Folgenabschätzung : Für KI-basierte Verarbeitung durchgeführt und dokumentiert Das ist kein Hexenwerk. Das ist das absolute Minimum, das jeder KI-Anbieter leisten sollte. Dass es in der Branche als Ausnahme gilt, sagt mehr über die Branche als über uns. ### Warum das für Ihr Unternehmen wichtig ist Ja, es gibt Bußgelder. Bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes , je nachdem, was höher ist. Das ist die DSGVO-Keule, vor der alle Angst haben. Aber ehrlich gesagt: Das Bußgeld ist nicht das größte Risiko. Das größte Risiko ist der Vertrauensverlust. Stellen Sie sich vor: Ihr KI-Chatbot verarbeitet Kundenanfragen. Vielleicht Reklamationen, vielleicht Vertragsdetails, vielleicht Gesundheitsdaten. Und dann kommt raus, dass diese Daten bei OpenAI in den USA gelandet sind, ohne dass Ihre Kunden das wussten. „Wir wussten nicht, welches LLM unser Anbieter nutzt" ist keine Verteidigung. Nicht vor der Aufsichtsbehörde, nicht vor Ihren Kunden, nicht vor der Presse. Sie sind verantwortlich für die Dienstleister, die Sie beauftragen. Art. 28 DSGVO macht das unmissverständlich klar. Die gute Nachricht: Sie können es besser machen. Es kostet keine zusätzlichen Ressourcen. Es erfordert nur, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie unterschreiben. Die Checkliste für DSGVO-konforme Chatbots hilft Ihnen dabei. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 12 ′ #### Cloud Act & DSGVO: Warum Verträge mit US-Anbietern wertlos sind 30. März 2026 DSGVO & Recht 13 ′ #### DSGVO-konformer Chatbot: Was Unternehmen wirklich beachten müssen 30. März 2026 DSGVO & Recht 14 ′ #### VoiceBot und Datenschutz: KI-Telefonie DSGVO-konform umsetzen 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Evaluator-FAQ : Dieselben Fragen, auf uns selbst angewendet - Verzeichnis nach Art. 30 : Unsere Dienstleister, namentlich genannt Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # KI im Mittelstand: 5 Einsatzszenarien mit Mehrwert Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/ki-mittelstand-5-einsatzszenarien-sofort-mehrwert Blog Praxiswissen Praxiswissen ## KI im Mittelstand: 5 Einsatzszenarien die sofort Mehrwert bringen CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 13 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 13 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Viele Mittelständler halten KI für wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit, im Tagesgeschäft setzen sie sie aber noch nicht ein. Fünf konkrete Use Cases mit dokumentiertem ROI, umsetzbar in Tagen statt Monaten. Link kopieren LinkedIn ### Der Mittelstand zögert, zu Unrecht Viele Mittelständler halten KI für wichtig, setzen sie aber noch nicht ein. Fünf Szenarien mit konkreten ROI-Zahlen zeigen, wie der Einstieg gelingt. Auffällig ist, woran es dabei meist nicht liegt: an der Technik. Chatbot, Wissenssuche, Dokumentenverarbeitung und KI-Telefonie sind heute Standardbausteine, die sich in Tagen einrichten lassen. Was fehlt, ist die Übersetzung der allgemeinen Erkenntnis in einen konkreten ersten Anwendungsfall, und der liegt fast immer dort, wo wiederkehrende Routinearbeit bislang von Hand erledigt wird. Warum also zögern so viele? Die häufigsten Gründe, die wir in Gesprächen mit Mittelständlern hören: - „Zu komplex" : Die Vorstellung, man müsse erst Data Scientists einstellen und monatelange Projekte aufsetzen - „Zu teuer" : Die Annahme, KI sei nur etwas für Konzerne mit Millionenbudgets - „Datenschutz" : Die Sorge, dass Geschäftsdaten bei US-Anbietern landen - „Wissen nicht, wo anfangen" : Keine konkrete Vorstellung, welche Prozesse sich eignen Alle vier Einwände sind verständlich, und alle vier sind lösbar. Dieser Artikel zeigt fünf konkrete Szenarien, die mittelständische Unternehmen sofort umsetzen können , mit transparenten Kosten und messbarem ROI. Kein Forschungsprojekt, kein Data-Science-Team. Lösungen, die in Tagen statt Monaten produktiv sind. ### Szenario 1: Chatbot beantwortet 80 % der Kundenanfragen Der Klassiker, und aus gutem Grund. Kundenanfragen folgen einem Pareto-Muster : 80 % der Fragen betreffen 20 % der Themen. „Wie sind Ihre Öffnungszeiten?", „Wo finde ich die Rechnung?", „Wie funktioniert die Rückgabe?", diese Fragen kommen hundertfach, und die Antworten stehen in Ihren FAQ, AGB oder Produktdokumentationen. Ein KI-Chatbot, der auf Ihrer Wissensbasis trainiert ist, beantwortet genau diese Fragen, rund um die Uhr, in Sekunden, in der Sprache des Kunden . Nicht mit starren Wenn-Dann-Regeln wie die Chatbots der ersten Generation, sondern mit echtem Verständnis des Kontexts. - Ein Mitarbeiter im Kundensupport kostet im Schnitt 45.000 Euro pro Jahr (Gehalt + Lohnnebenkosten + Arbeitsplatz), das sind rund 3.750 Euro pro Monat - Bei einer typischen Deflection Rate von 80 % (Anteil der Anfragen, die der Chatbot ohne menschliches Eingreifen löst) ersetzen Sie effektiv 0,8 Support-Vollzeitkräfte - Monatliche Ersparnis: ~3.000 Euro - Der Chatbot selbst ist kostenlos . Sie benötigen lediglich eine Nexoria-Base-Lizenz ab 29 Euro pro Nutzer und Monat . Die anfallenden Token-Kosten des Chatbots werden über das gemeinsame Token-Pool-System abgedeckt. Bei 5 Nutzern: 145 Euro für die Plattform - ROI: 1.969 % , das ist kein Tippfehler Neben der Kostenseite zählt die Reaktionszeit. Eine Anfrage, die abends im Postfach landet, wird klassisch am nächsten Vormittag beantwortet. Der Chatbot antwortet in Sekunden, auch nachts um 23 Uhr, und Kunden müssen nicht auf den nächsten Werktag warten. Umsetzung: Sie laden Ihre FAQ, Produktkataloge und Support-Dokumentation in die Nexoria-Wissensbasis hoch. Der Chatbot wird als Widget auf Ihrer Website eingebunden, eine Zeile JavaScript. Zeitaufwand bis zur Produktivschaltung: typischerweise 1-2 Arbeitstage . ### Szenario 2: Wissensbasis durchsucht alle internen Dokumente Stellen Sie sich vor: Ein neuer Mitarbeiter startet am Montag. Er hat Fragen zur Reisekostenrichtlinie, zum Urlaubsantrag, zur Nutzung des CRM-Systems, zur Datenschutzschulung. Normalerweise fragt er seinen Teamleiter, der fragt die Personalabteilung, die sucht in einem SharePoint-Ordner mit 47 Unterordnern. In vielen mittelständischen Unternehmen ist das Regelwerk über Word-Dokumente, PDFs, Wiki-Seiten und E-Mail-Ketten verstreut. Laut dem Bericht „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies" des McKinsey Global Institute vom Juli 2012 verbringen Interaktionsarbeiter 19 % ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen und Zusammenstellen von Informationen. Bei einem 10-Personen-Team mit einem Durchschnittsjahresgehalt von 50.000 Euro sind das 95.000 Euro pro Jahr , die in das Suchen von Informationen fließen. Die Lösung: Sie laden alle internen Dokumente (Handbücher, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Schulungsunterlagen) in die Nexoria-Wissensbasis. Die KI versteht den Inhalt semantisch und kann Fragen in natürlicher Sprache beantworten: - „Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Dienstreisen?": Die KI findet den relevanten Absatz in der 120-seitigen Reiserichtlinie - „Wer genehmigt Urlaub ab 3 Wochen?": Die KI kennt die Genehmigungsstufen aus dem HR-Handbuch - „Welche Schritte sind beim Kunden-Onboarding nötig?": Die KI listet den Prozess aus der Vertriebsdokumentation auf - Reduktion der Suchzeit um 60 %: 57.000 Euro pro Jahr bei einem 10-Personen-Team, also 4.750 Euro pro Monat - Onboarding-Zeit eines neuen Mitarbeiters: typischerweise von 4 Wochen auf 2 Wochen halbiert - Kosten: 5 Nexoria-Nutzer im Base-Tarif = 145 Euro/Monat - ROI: 3.176 % Der größte Vorteil ist schwer zu beziffern, aber enorm wichtig: Konsistenz . Die KI gibt immer die gleiche, korrekte Antwort, unabhängig davon, wen man fragt. Kein „Ich glaube, das war so", kein veraltetes Wissen von Kollegen, die seit 3 Jahren nicht mehr in der Richtlinie nachgesehen haben. ### Szenario 3: Dokumentenanalyse extrahiert Daten aus Rechnungen Jeden Monat treffen in der Buchhaltung eines typischen Mittelständlers 200-500 Eingangsrechnungen ein. Jede Rechnung hat ein anderes Format, andere Felder, andere Positionen. Ein Mitarbeiter öffnet jede PDF, sucht Rechnungsnummer, Datum, Beträge, USt-ID, ordnet sie zu, tippt die Daten ins ERP-System. Pro Rechnung: 3-5 Minuten . Bei 300 Rechnungen: 15-25 Stunden pro Monat . Mit Nexoria DocStudio funktioniert das anders: - Upload : Rechnungs-PDF wird hochgeladen (einzeln oder als Stapel) - Extraktion : Die KI erkennt automatisch: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Einzelpositionen, Netto-/Bruttobeträge, USt-Satz, USt-ID, Bankverbindung - Vorlagenerstellung : Einmal definieren Sie eine Vorlage mit den gewünschten Feldern. Die KI füllt sie für jede weitere Rechnung automatisch aus - Export : Die extrahierten Daten werden als strukturierte Excel-Tabelle oder direkt als Buchungssatz ausgegeben - Zeitaufwand manuell: 20 Stunden/Monat bei Stundensatz 30 Euro = 600 Euro/Monat - Zeitaufwand mit DocStudio: 2 Stunden/Monat (Kontrolle + Ausnahmen) = 60 Euro/Monat - Ersparnis: 540 Euro/Monat - Kosten: 2 Nexoria-Nutzer = 58 Euro/Monat - ROI: 831 % Aber die eigentliche Stärke zeigt sich bei komplexen Dokumenten. Ein Kunde aus dem Baugewerbe verarbeitet monatlich Leistungsverzeichnisse mit 50-80 Positionen. Manuell: ein halber Arbeitstag pro Dokument. Mit DocStudio: unter 10 Minuten inklusive menschlicher Prüfung. Das sind nicht Minuten, die gespart werden. Das sind ganze Arbeitstage. ### Szenario 4: VoiceBot nimmt Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten Ein Punkt, den viele Unternehmer unterschätzen: Ein erheblicher Teil aller Anrufe geht außerhalb der Geschäftszeiten ein. Abends, am Wochenende, in der Mittagspause. Jeder nicht angenommene Anruf ist potenziell ein verlorener Kunde. Wer außerhalb der Geschäftszeiten nicht erreichbar ist, verliert den Anrufer häufig an den nächsten Anbieter, der ans Telefon geht. Die klassische Lösung (ein Anrufbeantworter mit „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht") hat eine Rückmeldequote von unter 20 %. Die meisten Anrufer legen auf und rufen den nächsten Anbieter an. Ein Nexoria-VoiceBot ändert das Spiel fundamental: - Natürliche Konversation : Der VoiceBot versteht Freisprache, kein Drücken-Sie-die-1-Menü. Der Anrufer schildert sein Anliegen in eigenen Worten - Wissensbasis-gestützt : Der VoiceBot greift auf Ihre Unternehmensdokumentation zu und beantwortet Fragen zu Produkten, Preisen, Verfügbarkeit - Terminvereinbarung : Der VoiceBot kann Termine in Ihren Kalender eintragen und dem Anrufer eine Bestätigung geben - Nachrichten aufnehmen : Wenn das Anliegen nicht automatisch lösbar ist, nimmt der VoiceBot eine strukturierte Nachricht auf: Name, Rückrufnummer, Anliegen - Weiterleitung : Bei dringenden Fällen kann der VoiceBot an eine Notfallnummer weiterleiten - Durchschnittlich 15 verpasste Anrufe pro Woche außerhalb der Geschäftszeiten (konservative Schätzung für ein 20-Personen-Unternehmen) - Davon sind erfahrungsgemäß 30 % potenzielle Neukunden = ~4,5 Leads pro Woche , also ~18 Leads pro Monat - Bei einer Conversion Rate von 20 % und einem durchschnittlichen Auftragswert von 1.000 Euro: ~3.600 Euro Umsatzpotenzial pro Monat , das ohne VoiceBot verloren geht - VoiceBot-Kosten: ab 249 Euro/Monat (Starter-Tarif) - ROI: 1.346 % Besonders relevant für Arztpraxen, Handwerksbetriebe, Anwaltskanzleien und Makler , Branchen, in denen Erreichbarkeit direkt über Aufträge entscheidet. Ein Installateur, der den Anruf eines Kunden mit Rohrbruch am Samstagabend per VoiceBot entgegennimmt und sofort einen Nottermin einträgt, gewinnt diesen Kunden für Jahre. ### Szenario 5: Prozessautomatisierung mit Flowbooks Denken Sie an Ihren Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter. Typischerweise umfasst er 12-15 Einzelschritte , an denen mindestens 3 Abteilungen beteiligt sind: - HR erstellt den Arbeitsvertrag und schickt ihn zur Unterschrift - IT richtet E-Mail-Konto, VPN-Zugang und Notebook ein - Der Teamleiter erstellt den Einarbeitungsplan - HR plant die Datenschutzschulung - Facility Management bereitet den Arbeitsplatz vor - Der Mentor wird informiert und stellt sich vor - IT richtet Zugänge zu CRM, ERP und internen Tools ein - HR sammelt alle Dokumente (Sozialversicherung, Steuer-ID, Bankverbindung) In den meisten Unternehmen läuft das über E-Mail-Ketten, Excel-Listen und mündliche Absprachen . Das Ergebnis: Aufgaben werden vergessen, Fristen verstreichen, der neue Mitarbeiter sitzt am ersten Tag vor einem nicht eingerichteten Laptop. Mit Nexoria Flowbooks wird daraus ein automatisierter Prozess: - Trigger: HR legt einen neuen Mitarbeiter an. Flowbook startet automatisch - Aufgaben werden parallel verteilt: IT bekommt eine Aufgabe mit Frist „3 Tage vor Start", Facility Management ebenso - Automatische Erinnerungen: 48 Stunden vor Fristablauf wird der Verantwortliche erinnert. Bei Überschreitung wird eskaliert - Statusverfolgung: Dashboard zeigt in Echtzeit, welche Schritte erledigt sind und wo es hakt - Abhängigkeiten: Schritt „CRM-Zugang einrichten" startet erst, wenn „E-Mail-Konto erstellt" abgeschlossen ist - Manueller Koordinationsaufwand pro Onboarding: ~8 Stunden (verteilt auf HR, IT, Teamleitung) - Bei 5 Neueinstellungen pro Quartal: 40 Stunden/Quartal = ~13 Stunden/Monat - Stundensatz gewichtet (HR/IT/Teamleitung): ~40 Euro - Monatliche Ersparnis: ~520 Euro - Kosten: 5 Nexoria-Nutzer im Pro-Tarif (inkludiert) = anteilig ~60 Euro/Monat für Flowbooks - ROI: 767 % Das Onboarding ist nur ein Beispiel. Dieselbe Logik gilt für Angebotsfreigaben, Reklamationsprozesse, regelmäßige Wartungszyklen oder Compliance-Prüfungen . Überall, wo mehrere Personen in einer festen Abfolge Aufgaben erledigen müssen, eliminieren Flowbooks die manuelle Koordination. ### ROI-Zusammenfassung Die folgende Übersicht fasst alle fünf Szenarien zusammen, mit konservativen Annahmen und realistischen Zahlen für ein typisches mittelständisches Unternehmen mit 20-50 Mitarbeitern: - Szenario 1: Chatbot (Kundensupport) Monatliche Kosten: 145 Euro | Monatliche Ersparnis: 3.000 Euro | ROI: 1.969 % - Szenario 2: Wissensbasis (Interne Suche) Monatliche Kosten: 145 Euro | Monatliche Ersparnis: 4.750 Euro | ROI: 3.176 % - Szenario 3: DocStudio (Rechnungen) Monatliche Kosten: 58 Euro | Monatliche Ersparnis: 540 Euro | ROI: 831 % - Szenario 4: VoiceBot (Erreichbarkeit) Monatliche Kosten: 249 Euro | Monatliches Umsatzpotenzial: 3.600 Euro | ROI: 1.346 % - Szenario 5: Flowbooks (Prozessautomatisierung) Monatliche Kosten: 60 Euro | Monatliche Ersparnis: 520 Euro | ROI: 767 % Gesamtbild: Ein Unternehmen, das alle fünf Szenarien umsetzt, investiert rund 657 Euro pro Monat und generiert Einsparungen und Umsatzpotenziale von über 12.400 Euro pro Monat . Das ist ein Gesamt-ROI von über 1.788 % . Wichtig: Diese Zahlen basieren auf konservativen Annahmen . In der Praxis fallen die Ergebnisse häufig höher aus, weil Sekundäreffekte (weniger Fehler, schnellere Reaktionszeiten, höhere Kundenzufriedenheit) nicht eingerechnet sind. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 McKinsey Global Institute, The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies (Juli 2012) Fundstelle für die im Beitrag genannten Anteile der Arbeitswoche von Interaktionsarbeitern, darunter 19 Prozent für das Suchen und Zusammenstellen von Informationen. Erhebungsstand Juli 2012. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge Praxiswissen 8 ′ #### Was acht Arbeitsstunden wirklich kosten und wo KI pro Tag mehrere zurückgibt 27. April 2026 Praxiswissen 10 ′ #### White-Label KI: So bieten Agenturen KI unter eigenem Branding an 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Anwendungsfälle : Aufgaben, für die die Plattform eingesetzt wird - Preise : Was der Einstieg kostet Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # KI im öffentlichen Sektor: Behörden und Datenschutz Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/ki-oeffentlicher-sektor-behoerden-dsgvo-konform Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## KI im öffentlichen Sektor: Warum Behörden auf europäische Lösungen setzen müssen CK Christian Klever CTO & Co-Founder 9. April 2026 13 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 13 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Digitalisierungsrückstand und Fachkräftemangel machen KI-Adoption in Behörden dringend. Aber US-basierte Systeme verletzen Datenschutzanforderungen für sensible Verwaltungsdaten. Europäische Alternativen sind Pflicht. Link kopieren LinkedIn ### Warum der öffentliche Sektor jetzt KI braucht Digitalisierungsstau, OZG-Fristen und Fachkräftemangel zwingen den öffentlichen Sektor zum Handeln. Warum US-KI für Behörden ausscheidet und was eine behördentaugliche Plattform leisten muss, mit EU AI Act, BSI-Grundschutz und DSGVO-Analyse. Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht vor einem Paradox: Einerseits verwaltet sie die komplexeste Bürokratie Europas mit über 575 Verwaltungsleistungen, die laut Onlinezugangsgesetz (OZG) digitalisiert werden müssen. Andererseits arbeiten viele Behörden im Jahr 2026 noch mit Faxgeräten, Papierakten und IT-Systemen, deren Architektur aus den frühen 2000er-Jahren stammt. Der eGovernment MONITOR 2025 der Initiative D21 und der Technischen Universität München zeigt, wie wenig davon bei den Bürgern ankommt: Nur 15 Prozent der Befragten in Deutschland sehen ihre Erwartungen an eine moderne digitale Verwaltung erfüllt, in Österreich sind es 36 Prozent, in der Schweiz 46 Prozent (Initiative D21 und TU München, „eGovernment MONITOR 2025", Erhebung April/Mai 2025, initiatived21.de/publikationen/egovernment-monitor/2025). Das OZG, 2017 mit dem ambitionierten Ziel verabschiedet, alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 zu digitalisieren, hat diese Frist spektakulär verfehlt. Das OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG) , das im Juli 2024 in Kraft trat, setzt nun auf einen stufenweisen Ansatz mit Priorisierung der meistgenutzten Leistungen. Doch die Grundproblematik bleibt: Die Verwaltung muss in wenigen Jahren nachholen, was die Privatwirtschaft in zwei Jahrzehnten aufgebaut hat, und das mit weniger Personal als je zuvor. Der Fachkräftemangel trifft den öffentlichen Dienst besonders hart. Der dbb beamtenbund und tarifunion beziffert den Personalmangel im öffentlichen Dienst auf rund 600.000 Beschäftigte , wobei die dbb-Erhebung nicht offene Planstellen zählt, sondern das für eine effiziente Aufgabenerledigung tatsächlich benötigte Personal (dbb, „Monitor öffentlicher Dienst 2026", Stand 17. Dezember 2025, dbb.de). Dazu kommt die Ruhestandswelle der geburtenstarken Jahrgänge, die den Personalbestand in den kommenden Jahren weiter ausdünnt. Gleichzeitig konkurrieren Behörden mit der Privatwirtschaft um IT-Fachkräfte und verlieren diesen Wettbewerb regelmäßig, weil sie bei Gehältern und Flexibilität nicht mithalten können. Parallel steigen die Erwartungen der Bürger . Wer bei seiner Bank in Echtzeit Überweisungen tätigt, bei Amazon in Sekunden Bestellstatus abruft und mit seinem Versicherer per Chat kommuniziert, akzeptiert nicht mehr, dass ein Bauantrag sechs Monate liegt und für eine Meldebescheinigung ein persönlicher Behördenbesuch nötig ist. Das Politikprogramm Digitale Dekade 2030 der EU (Beschluss (EU) 2022/2481) formuliert das Ziel, dass zentrale öffentliche Dienste bis 2030 zu 100 % online verfügbar sein sollen. Deutschland ist von diesem Ziel weiter entfernt, als die meisten Bürger ahnen. Künstliche Intelligenz ist in diesem Kontext keine Spielerei und kein Innovationstheater. Sie ist die einzige realistische Möglichkeit, den Digitalisierungsrückstand aufzuholen, ohne den Personalbestand zu verdoppeln. Aber, und das ist der entscheidende Punkt, nicht jede KI ist für den öffentlichen Sektor geeignet. Die Anforderungen an Datenschutz, Souveränität und Rechtssicherheit sind im Behördenumfeld um Größenordnungen höher als in der Privatwirtschaft. ### Das Datenschutz-Dilemma: Warum US-KI für Behörden nicht in Frage kommt Wenn eine Kommune, ein Landratsamt oder ein Bundesministerium KI einsetzen möchte, gelten andere Regeln als für ein mittelständisches Unternehmen. Behörden verarbeiten hoheitliche Daten : Meldedaten, Sozialdaten, Gesundheitsinformationen, Steuerdaten, Strafregistereinträge. Diese Daten unterliegen nicht nur der DSGVO, sondern zusätzlich den Landesdatenschutzgesetzen , dem Sozialgesetzbuch (SGB X) , der Abgabenordnung (§ 30 AO) und, bei sicherheitsrelevanten Bereichen, dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) und der Verschlusssachenanweisung (VSA) . In diesem Rechtsrahmen ist der Einsatz von US-amerikanischen KI-Systemen nicht nur riskant. Er ist in vielen Fällen rechtswidrig . Der CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) verpflichtet jedes US-Unternehmen, auf Anordnung von US-Behörden Daten herauszugeben, unabhängig vom Speicherort. Wenn eine deutsche Behörde personenbezogene Bürgerdaten über ein US-KI-Modell verarbeitet, kann das US-Justizministerium theoretisch Zugriff auf diese Daten verlangen. Dass dies bei Sozialdaten, Steuerdaten oder Gesundheitsinformationen inakzeptabel ist, bedarf keiner weiteren Erläuterung. Der EuGH hat in der Rechtssache C-311/18 ( Schrems II ) unmissverständlich festgestellt, dass das US-Datenschutzniveau nicht dem europäischen Standard entspricht. FISA Section 702 und Executive Order 12333 ermöglichen anlasslose Massenüberwachung ohne wirksamen Rechtsschutz für EU-Bürger. Das EU-US Data Privacy Framework (DPF) von Juli 2023 basiert auf einer Exekutivanordnung des US-Präsidenten, die jederzeit widerrufen werden kann, eine Grundlage, die für hoheitliche Datenverarbeitung schlicht unzureichend ist. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) formuliert in seinen IT-Grundschutz-Bausteinen klare Anforderungen an Cloud-Dienste für Behörden. Der Baustein OPS.1.1.5 „Cloud-Nutzung" verlangt unter anderem, dass „die Datenhoheit beim Cloud-Anwender verbleibt" und dass „der Cloud-Diensteanbieter die Daten nicht ohne Wissen des Auftraggebers an Dritte weitergeben darf". Bei US-Anbietern unter CLOUD Act ist genau das nicht garantierbar. Das BSI empfiehlt explizit, für Verschlusssachen und sicherheitsrelevante Daten ausschließlich Dienste zu nutzen, die keiner außereuropäischen Rechtsordnung unterliegen . Auch die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat wiederholt darauf hingewiesen, dass der Einsatz von US-Cloud-Diensten durch öffentliche Stellen besonderer Rechtfertigung bedarf. In der Praxis bedeutet das: Ein Datenschutzbeauftragter, der den Einsatz von OpenAI, Google Gemini oder Amazon Bedrock in einer Behörde genehmigt, trägt ein erhebliches Haftungsrisiko, persönlich. Die einzige rechtssichere Alternative ist eine KI-Plattform, die vollständig europäischem Recht unterliegt: europäischer Anbieter, europäisches KI-Modell, europäisches Hosting . ### Was eine behördentaugliche KI-Plattform leisten muss Die technischen Anforderungen an eine KI-Plattform im Behördenumfeld gehen weit über das hinaus, was im privatwirtschaftlichen Kontext üblich ist. Die IT-Grundschutz-Standards des BSI , das Anforderungsprofil des IT-Planungsrats und die Rundschreiben der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) definieren einen Rahmen, der keine Kompromisse erlaubt. Jede KI-Plattform, die in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden soll, muss diese Anforderungen nicht nur kennen, sondern nachweisbar erfüllen. 1. Hosting auf deutschen oder EU-Servern, ohne Ausnahme Die Datenverarbeitung muss vollständig auf Servern stattfinden, die in der EU stehen und von einem EU-Unternehmen betrieben werden. Ein „EU-Rechenzentrum" eines US-Konzerns reicht nicht aus. Der CLOUD Act greift trotzdem. Für Behörden mit erhöhtem Schutzbedarf (z.B. Polizei, Justiz, Geheimdienste) kommen nur Server in Deutschland in Betracht, betrieben von deutschen Unternehmen, die keiner außereuropäischen Konzernstruktur angehören. Das BSI zertifiziert solche Rechenzentren nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz . 2. Strikte Mandantentrennung Wenn mehrere Behörden eine gemeinsame Plattform nutzen, muss eine technische Mandantentrennung sicherstellen, dass die Daten einer Kommune nicht für eine andere sichtbar oder zugänglich sind, auch nicht versehentlich. Ein einfacher Datenbankfilter genügt hier nicht. Die Trennung muss auf Infrastrukturebene erfolgen: separate Datenbank-Schemas, separate Vektorräume für die KI-Suche, JWT-basierte Isolation, bei der die Tenant-Zuordnung nicht manipulierbar ist. Für Verschlusssachen der Stufe VS-NfD und höher schreibt die VSA eine physische Trennung vor. 3. Lückenlose Audit-Logs und Aktenführung Die öffentliche Verwaltung unterliegt der Registraturpflicht und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aktenführung. Jede Interaktion mit einem KI-System (ob eine Suchanfrage, eine generierte Antwort, ein analysiertes Dokument oder eine automatisierte Entscheidungsunterstützung) muss lückenlos dokumentiert sein. Der Audit-Trail muss manipulationssicher sein und mindestens Zeitstempel, Nutzer-ID, durchgeführte Aktion, Eingabe und Ausgabe enthalten. Für die Archivierung gelten die Fristen der jeweiligen Aktenordnung, bei manchen Verwaltungsakten zehn Jahre und mehr. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) und Art. 26 Abs. 5 EU AI Act (Protokollpflicht für Deployer) greifen hier ineinander. 4. Granulare Rollenkonzepte Behörden arbeiten mit klar definierten Zuständigkeiten. Ein Sachbearbeiter darf andere Daten sehen als ein Amtsleiter, ein Datenschutzbeauftragter braucht Einsicht in die Audit-Logs, aber nicht in die Fachdaten. Eine behördentaugliche KI-Plattform muss ein rollenbasiertes Zugriffsmodell (RBAC) unterstützen, das sich an der Organisationsstruktur der Behörde orientiert. Mindestens vier Rollen sind nötig: Administrator, Fachanwender, Leseberechtigter und Auditor. Besser: ein konfigurierbares Rollensystem, das sich an die Besonderheiten jeder Behörde anpassen lässt. Das BSI verlangt im Baustein ORP.4 „Identitäts- und Berechtigungsmanagement" die konsequente Umsetzung des Prinzips der minimalen Berechtigung. 5. Europäisches KI-Modell Das zugrundeliegende Sprachmodell muss von einem europäischen Anbieter stammen, der europäischem Recht unterliegt. Mistral AI aus Frankreich ist derzeit das führende europäische Sprachmodell mit Enterprise-Qualität. Mistral unterliegt der französischen CNIL und der DSGVO, nicht dem CLOUD Act, nicht FISA Section 702, nicht Executive Order 12333. Für Behörden ist das kein „Nice-to-have", sondern eine notwendige Bedingung für den rechtmäßigen Einsatz. Ein KI-Modell, das einer außereuropäischen Rechtsordnung unterliegt, kann die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die hoheitliche Datenverarbeitung strukturell nicht erfüllen. ### Konkrete Einsatzszenarien für Behörden KI in der öffentlichen Verwaltung ist kein Zukunftsszenario. Es gibt bereits heute klare, umsetzbare Anwendungsfälle, die den Alltag in Behörden fundamental verbessern können. Die folgenden Szenarien sind keine Gedankenexperimente, sondern praxiserprobte Einsatzfelder, die sich mit einer DSGVO-konformen KI-Plattform sofort umsetzen lassen. Wissensmanagement: Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften durchsuchbar machen Ein Sachbearbeiter im Sozialamt arbeitet täglich mit dem SGB II, SGB XII, den zugehörigen Durchführungsverordnungen, den Weisungen der Bundesagentur für Arbeit und den kommunalen Richtlinien. Das sind tausende Seiten Rechtstext, die sich ständig ändern. Wenn ein Bürger eine Frage zu seiner Leistungsberechtigung stellt, muss der Sachbearbeiter die richtige Norm finden, den aktuellen Stand prüfen und die Auslegungshinweise berücksichtigen. Diese Suche bindet einen erheblichen Teil der täglichen Arbeitszeit. Eine KI-gestützte Wissensbasis ändert das fundamental. Alle relevanten Rechtstexte, Verwaltungsvorschriften, Auslegungshinweise und internen Leitfäden werden in die Wissensbasis geladen. Die KI versteht den Inhalt semantisch, nicht als Volltextsuche, sondern mit echtem Kontextverständnis. Der Sachbearbeiter fragt in natürlicher Sprache: „Welche Einkommensgrenzen gelten für den Wohngeldanspruch bei einer dreiköpfigen Familie in Bonn?" Die KI findet die relevanten Paragraphen im WoGG, die aktuelle Mietstufe für Bonn und die geltenden Einkommensgrenzen, in Sekunden statt in Minuten. Bürgeranfragen automatisieren Jedes Bürgeramt, jede Kommune, jede Kreisverwaltung beantwortet täglich hunderte gleichartiger Anfragen: Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, benötigte Unterlagen, Verfahrensdauer, Gebühren. Diese Anfragen binden qualifiziertes Personal, das für komplexere Aufgaben fehlt. Ein KI-gestützter Chatbot auf der Website der Kommune oder ein VoiceBot an der Telefonzentrale kann 70-80 % dieser Standardanfragen automatisch beantworten, rund um die Uhr, ohne Wartezeiten, in klarer Sprache. Der Chatbot greift auf die Wissensbasis der Behörde zu und beantwortet Fragen wie: „Welche Unterlagen brauche ich für die Ummeldung?", „Wie lange dauert die Bearbeitung eines Reisepasses?" oder „An wen wende ich mich bei einem Widerspruch gegen den Grundsteuerbescheid?" Entscheidend ist dabei die Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act : Der Chatbot muss sich zu Beginn als KI-System identifizieren. Und ebenso entscheidend: Für komplexe Anliegen muss ein nahtloser Übergang an einen menschlichen Sachbearbeiter möglich sein. KI ersetzt nicht den Beamten, sie entlastet ihn, damit er sich auf die Fälle konzentrieren kann, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dokumentenanalyse und Vorgangsbearbeitung Behörden verarbeiten Berge von Dokumenten: Anträge, Bescheide, Stellungnahmen, Gutachten, Eingaben. Viele dieser Dokumente enthalten strukturierte Informationen, die manuell in Fachverfahren übertragen werden müssen: Name, Aktenzeichen, Antragsdaten, Beträge, Fristen. Eine KI-gestützte Dokumentenanalyse kann diese Daten automatisch extrahieren, gegen das Fachverfahren abgleichen und dem Sachbearbeiter als vorausgefüllten Datensatz zur Prüfung und Freigabe vorlegen. Die Fehlerquote bei manueller Datenübertragung liegt erfahrungsgemäß bei 2-5 %. KI-gestützte Extraktion erreicht Genauigkeitsraten von über 95 %, und die verbleibenden 5 % werden durch die menschliche Prüfung aufgefangen. Prozessautomatisierung Verwaltungsprozesse folgen definierten Abläufen: Antragstellung, Vollständigkeitsprüfung, Sachbearbeitung, Anhörung, Bescheiderstellung, Zustellung, Rechtsmittelbelehrung. Viele dieser Schritte sind regelbasiert und lassen sich automatisieren. Ein Antrag auf Wohngeld etwa durchläuft definierte Prüfschritte (Einkommensnachweis vorhanden, Mietbescheinigung vorhanden, Haushaltsgröße plausibel), die eine KI-Plattform automatisch abarbeiten kann. Der Sachbearbeiter erhält einen vorgeprüften Vorgang mit einer Empfehlung, statt bei null zu beginnen. Das beschleunigt die Bearbeitung, reduziert Fehler und schafft Kapazität für die Fälle, die echte Ermessensausübung erfordern. ### EU AI Act und öffentliche Verwaltung: Besondere Pflichten Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) betrifft die öffentliche Verwaltung in besonderem Maße. Der Gesetzgeber hat erkannt, dass KI-Systeme in den Händen des Staates eine andere Wirkmacht haben als in der Privatwirtschaft, weil staatliches Handeln nicht optional ist. Wer einen Bescheid von einer Behörde erhält, kann dem nicht einfach ausweichen wie einem Produkt, das ihm nicht gefällt. Deshalb gelten für den öffentlichen Sektor verschärfte Regeln. Art. 6 und Anhang III: Hochrisiko-KI in Behörden Anhang III des AI Act listet die Einsatzgebiete auf, in denen KI-Systeme automatisch als Hochrisiko eingestuft werden. Mehrere dieser Bereiche betreffen unmittelbar die öffentliche Verwaltung: - Zugang zu wesentlichen öffentlichen Dienstleistungen und Leistungen (Nr. 5 lit. a): KI-Systeme, die über den Zugang zu oder die Gewährung von Sozialleistungen, öffentlichen Dienstleistungen oder Gesundheitsversorgung entscheiden oder diese maßgeblich beeinflussen - Strafverfolgung (Nr. 6): KI-Systeme zur Risikobewertung, zur Erkennung von Straftaten, zur Profilerstellung oder zur Beweiswürdigung - Migration, Asyl und Grenzkontrolle (Nr. 7): KI-Systeme, die bei der Prüfung von Asylanträgen, bei Risikobewertungen oder bei der Verifizierung von Dokumenten eingesetzt werden - Rechtspflege und demokratische Prozesse (Nr. 8): KI-Systeme, die Gerichte bei der Anwendung von Rechtsvorschriften oder der Beurteilung von Sachverhalten unterstützen Wenn eine Behörde KI in einem dieser Bereiche einsetzt, gelten die strengsten Anforderungen des AI Act (Art. 8-15): Risikomanagementsystem, Datenqualitätsanforderungen, technische Dokumentation, Aufzeichnungspflichten, Transparenz, menschliche Aufsicht und Genauigkeitsnachweise. Das sind keine optionalen Best Practices. Es sind gesetzliche Pflichten mit Bußgeldern von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des Jahresumsatzes . Transparenz- und Dokumentationspflichten Art. 26 AI Act regelt die Pflichten der Deployer , also der Behörden, die KI-Systeme einsetzen. Die Pflichten sind umfangreich: Deployer von Hochrisiko-KI müssen sicherstellen, dass eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchgeführt wird (Art. 26 Abs. 9 AI Act). Sie müssen die automatisch erzeugten Protokolle des KI-Systems mindestens sechs Monate aufbewahren (Art. 26 Abs. 6). Und sie müssen natürliche Personen, die von automatisierten Entscheidungen betroffen sind, über den KI-Einsatz informieren (Art. 26 Abs. 11), eine Pflicht, die über die allgemeine Transparenzpflicht des Art. 50 hinausgeht. Für die öffentliche Verwaltung kommt eine weitere Dimension hinzu: das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) . § 35a VwVfG regelt den vollständig automatisierten Erlass von Verwaltungsakten und verlangt, dass die Behörde die Entscheidungsfindung nachvollziehbar dokumentiert. Wenn KI bei der Entscheidungsvorbereitung zum Einsatz kommt, muss die Behörde belegen können, welche Daten die KI herangezogen hat, welche Empfehlung sie gegeben hat und wie die finale Entscheidung zustande kam. Eine KI-Plattform ohne lückenlose Audit-Logs ist in diesem Kontext schlicht nicht einsetzbar. Korrekturhinweis vom 23. August 2026: Dieser Beitrag vom 9. April 2026 nannte an dieser Stelle ursprünglich den 2. August 2026 als Beginn der Hochrisiko-Pflichten und den 2. August 2025 als Beginn der Transparenzpflichten. Beides ist überholt. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026 und in Kraft seit dem 27. Juli 2026, verschiebt die Hochrisiko-Pflichten nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III auf den 2. Dezember 2027 und die nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I auf den 2. August 2028. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten seit dem 2. August 2026. Die Angaben im folgenden Absatz sind entsprechend korrigiert. Die Fristen sind klar: Die Hochrisiko-Anforderungen für Behörden greifen ab dem 2. Dezember 2027 . Die Transparenzpflichten für Chatbots und VoiceBots gelten seit dem 2. August 2026 . Behörden, die jetzt erst mit der Evaluation beginnen, haben ein knappes Zeitfenster, denn ein Beschaffungsprozess nach EVB-IT und Vergaberecht dauert erfahrungsgemäß sechs bis zwölf Monate. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 03 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 04 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 05 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School, Adressat sind Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste im US-Rechtsraum. - 06 Executive Order 12333, United States Intelligence Activities Kodifizierter Text beim Office of the Federal Register, National Archives. Fundstelle zur im Beitrag genannten Executive Order. - 07 Paragraf 35a VwVfG, vollständig automatisierter Erlass eines Verwaltungsakts Fundstelle für die im Beitrag genannte Vorschrift des Verwaltungsverfahrensgesetzes. - 08 Paragraf 30 AO, Steuergeheimnis Fundstelle für die im Beitrag genannte Vorschrift der Abgabenordnung. - 09 Sozialgesetzbuch Zehntes Buch (SGB X) Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz, im Beitrag als zusätzliche Rechtsgrundlage neben der DSGVO genannt. - 10 Onlinezugangsgesetz (OZG) Geltende Fassung des im Beitrag genannten Gesetzes zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. - 11 BSI IT-Grundschutz-Kompendium Aufbau und Stand des Kompendiums, an dem sich die im Beitrag genannten Anforderungen an Behörden orientieren. - 12 BSI IT-Grundschutz-Bausteine Einzeldokumente zu den im Beitrag genannten Bausteinen, darunter ORP.4 (Identitäts- und Berechtigungsmanagement), APP.5.3 und OPS.1.1.5. - 13 DSK, Festlegung zur Arbeitsgruppe DSK „Microsoft-Onlinedienste“ (Stand 24. November 2022) Die Datenschutzkonferenz stellt darin fest, dass der Nachweis, Microsoft 365 datenschutzrechtskonform zu betreiben, auf Grundlage des Datenschutznachtrags vom 15. September 2022 nicht geführt werden kann, solange die Transparenz über die Verarbeitung zu eigenen Zwecken von Microsoft fehlt. - 14 BfDI, Rundschreiben Einsatz von Microsoft 365 an öffentlichen Stellen des Bundes (21. Dezember 2022) Rundschreiben der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit an die obersten Bundesbehörden. Fundstelle für die im Beitrag genannten Anforderungen der BfDI an öffentliche Stellen. - 15 Initiative D21 und Technische Universität München, eGovernment MONITOR 2025 Fundstelle für die im Beitrag genannten 15 Prozent, die ihre Erwartungen an eine moderne digitale Verwaltung erfüllt sehen. Der Wert gilt für Deutschland, Erhebungszeitraum April/Mai 2025, befragt wurden Internetnutzende ab 16 Jahren in Deutschland, Österreich und der Schweiz. - 16 dbb beamtenbund und tarifunion, Monitor öffentlicher Dienst 2026 (Stand 17. Dezember 2025) Fundstelle für die im Beitrag genannten rund 600.000 fehlenden Beschäftigten. Die Angabe ist eine Bedarfsschätzung des Verbands, gezählt wird das für eine effiziente Aufgabenerledigung benötigte Personal, nicht die Zahl offener Planstellen. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 10 ′ #### KI-Anbieter und Datenschutz: Warum Transparenz in der Branche ein Fremdwort ist 31. März 2026 DSGVO & Recht 12 ′ #### Cloud Act & DSGVO: Warum Verträge mit US-Anbietern wertlos sind 30. März 2026 DSGVO & Recht 13 ′ #### DSGVO-konformer Chatbot: Was Unternehmen wirklich beachten müssen 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Branchen : Was der öffentliche Sektor konkret einsetzt - Sicherheit und Datenschutz : BSI-Orientierung, Serverstandorte und Zertifizierungsstand Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Mistral und OpenAI: der europäische Weg der KI Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/mistral-vs-openai-europaeischer-weg-der-ki Blog KI-Souveränität KI-Souveränität ## Mistral vs. OpenAI: Der europäische Weg der KI CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 11 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 11 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Mistral AI liefert vergleichbare Leistung bei voller DSGVO-Konformität und Datensouveränität. Warum Open-Weight-Modelle, transparente Architektur und EU-Infrastruktur die strategisch bessere Wahl sind. Link kopieren LinkedIn ### Zwei Welten der KI Mistral AI aus Paris liefert KI-Modelle auf GPT-4-Niveau, gehostet in Europa, ohne Training mit Kundendaten. Warum europäische Unternehmen jetzt umsteigen. Die Geschichte der modernen KI wird derzeit von zwei sehr unterschiedlichen Akteuren geschrieben. Auf der einen Seite steht OpenAI , gegründet 2015 in San Francisco, seit 2019 eng mit Microsoft verflochten, finanziert mit über 13 Milliarden US-Dollar von einem einzigen US-Technologiekonzern. Auf der anderen Seite steht Mistral AI , gegründet 2023 in Paris, finanziert durch europäische und internationale Investoren wie Lightspeed Venture Partners, Andreessen Horowitz und General Catalyst, aber mit einer klar europäischen Identität und einem Hauptsitz im Herzen der EU. Die beiden Unternehmen verfolgen grundlegend verschiedene Philosophien. OpenAI hat seinen Weg von einer gemeinnützigen Forschungseinrichtung zu einem gewinnorientierten Unternehmen vollzogen, das seine Modelle ausschließlich über proprietäre APIs anbietet und den Zugang zu Gewichten und Architekturdetails vollständig verschließt. Mistral hingegen verfolgt einen hybriden Ansatz: Neben kommerziellen API-Diensten veröffentlicht das Unternehmen regelmäßig Open-Weight-Modelle , die Unternehmen selbst hosten und kontrollieren können. Für europäische Unternehmen ist diese Unterscheidung weit mehr als ein technisches Detail. Sie entscheidet darüber, welchem Rechtssystem Ihre Geschäftsdaten unterliegen und ob Sie die Kontrolle über Ihre KI-Infrastruktur behalten oder sie vollständig an ein US-Unternehmen abgeben. ### Mistral AI: Gegründet in Paris, gehostet in Europa Mistral AI wurde im Mai 2023 von Arthur Mensch , Guillaume Lample und Timothée Lacroix gegründet, drei Forschern, die zuvor bei Meta AI (FAIR) und Google DeepMind gearbeitet hatten. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Paris und ist als französische Société par actions simplifiée (SAS) registriert. Damit unterliegt Mistral vollständig dem europäischen Rechtsrahmen, einschließlich der DSGVO, des EU AI Act und des französischen Datenschutzrechts. Die API-Infrastruktur von Mistral wird ausschließlich innerhalb der Europäischen Union betrieben. Daten, die über die Mistral-API verarbeitet werden, verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Das ist kein Marketing-Versprechen, sondern eine architektonische Tatsache, die sich aus der Hosting-Infrastruktur ergibt. Im Vergleich dazu betreibt OpenAI seine Infrastruktur auf Microsoft Azure , einem US-Cloud-Dienst. Selbst wenn einzelne Server physisch in Europa stehen, greift der US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713), weil Microsoft ein amerikanisches Unternehmen ist. Das bedeutet: US-Behörden können die Herausgabe der Daten anordnen, unabhängig vom Speicherort. Bei Mistral gibt es diese Problematik schlicht nicht. Als französisches Unternehmen mit europäischer Infrastruktur ist Mistral weder dem CLOUD Act noch FISA Section 702 unterworfen. Was Mistral verarbeitet, unterliegt damit europäischem Recht. Für die Gesamtverarbeitung einer Plattform gilt das nur, soweit auch alle übrigen Beteiligten in der Kette europäische Rechtssubjekte sind, und das ist eine Frage, die Sie bei jedem Anbieter einzeln stellen sollten, auch bei uns. ### Kein Training mit Kundendaten Eine der wichtigsten Fragen bei der Nutzung von KI-Diensten lautet: Was passiert mit den Daten, die ich an das Modell sende? Werden meine Geschäftsdaten, Verträge, Kundennamen und internen Dokumente verwendet, um das Modell zu verbessern? Mistral AI gibt hier eine klare, vertraglich bindende Antwort. In den Nutzungsbedingungen der kostenpflichtigen API heißt es unmissverständlich: Kundendaten werden nicht für das Training von Modellen verwendet. Diese Zusicherung gilt für alle Paid-Tier-Kunden und ist Bestandteil des Data Processing Agreement (DPA), das Mistral mit europäischen Kunden abschließt. Die Eingaben und Ausgaben über die API werden nicht gespeichert, nicht protokolliert und nicht in Trainingsdatensätze eingespeist. Bei OpenAI ist die Lage differenzierter. In der API-Version gilt seit März 2023 ebenfalls, dass Daten standardmäßig nicht zum Training verwendet werden. Allerdings behalten sich die OpenAI-Nutzungsbedingungen das Recht vor, Daten zur Missbrauchserkennung für bis zu 30 Tage zu speichern. Zudem ist die Regelung bei ChatGPT (dem Consumer-Produkt) anders: Dort werden Eingaben standardmäßig für das Training genutzt, sofern der Nutzer nicht aktiv widerspricht. Die Unterscheidung ist für Unternehmen wesentlich. Wenn Mitarbeiter versehentlich ChatGPT statt die API verwenden, oder wenn die internen Richtlinien unklar formuliert sind, können Geschäftsdaten in den Trainingsdaten eines US-Unternehmens landen. Bei Mistral existiert dieses Risiko nicht: Weder die API noch die Consumer-Anwendung Le Chat nutzt Daten zahlender Kunden für das Training. ### Performance-Vergleich: Mistral Large vs. GPT-4 Eine häufige Sorge bei der Umstellung auf europäische KI-Modelle: Muss man Abstriche bei der Leistung machen? Die Benchmarks der letzten zwölf Monate zeigen eindeutig: Nein. Im LMSYS Chatbot Arena (einer von der UC Berkeley betriebenen, unabhängigen Bewertungsplattform mit über 1.000.000 Nutzer-Bewertungen) hat sich Mistral Large konstant in den Top 10 der leistungsstärksten Modelle etabliert. In der Arena bewerten echte Nutzer blind zwei Modellantworten gegeneinander, was die praxisrelevanteste Benchmark darstellt, die derzeit existiert (Quelle: lmarena.ai, Stand März 2026). Die wichtigsten Vergleichspunkte zwischen Mistral Large und GPT-4: - Mehrsprachigkeit: Mistral Large wurde von Beginn an für mehrsprachige Nutzung optimiert und zeigt in europäischen Sprachen (insbesondere Deutsch und Französisch) eine Leistung, die mit GPT-4 gleichzieht oder sie übertrifft - Kontextfenster: Mistral Large unterstützt ein Kontextfenster von 128.000 Tokens, vergleichbar mit GPT-4 Turbo, ausreichend für die Verarbeitung umfangreicher Dokumente und komplexer Geschäftsprozesse - Reasoning und Analyse: In Benchmarks wie MMLU (Massive Multitask Language Understanding) und HumanEval (Code-Generierung) erreicht Mistral Large Werte, die im Bereich von GPT-4 liegen - Function Calling: Mistral Large unterstützt strukturierte Funktionsaufrufe, JSON-Modus und Tool-Use, die gleichen Enterprise-Features, die Entwickler von GPT-4 kennen Für den konkreten Unternehmenseinsatz (Dokumentenanalyse, E-Mail-Entwürfe, Wissensmanagement, Berichterstellung) liefert Mistral Large eine Qualität, die sich im Tagesgeschäft nicht von GPT-4 unterscheidet. Der Unterschied liegt nicht in der Leistung. Er liegt im Rechtsrahmen. ### Der rechtliche Unterschied Selbst wenn OpenAI und Mistral identische Modelle mit identischer Leistung anbieten würden, der rechtliche Unterschied wäre enorm. Und er ist für europäische Unternehmen entscheidend. OpenAI ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit Sitz in San Francisco, Kalifornien. Das bedeutet: - CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713): US-Behörden können die Herausgabe aller Daten anordnen, die OpenAI speichert oder verarbeitet, unabhängig davon, wo die Server stehen. Dazu genügt ein Gerichtsbeschluss oder eine behördliche Anordnung. - FISA Section 702: Der Foreign Intelligence Surveillance Act erlaubt US-Geheimdiensten die massenhafte Überwachung der Kommunikation von Nicht-US-Bürgern. Jedes europäische Unternehmen, das OpenAI nutzt, fällt potenziell in diesen Anwendungsbereich. - National Security Letters (NSLs): Das FBI kann ohne richterliche Genehmigung Herausgabeanordnungen erlassen, verbunden mit einer Schweigepflicht, die es dem Anbieter verbietet, den Betroffenen zu informieren. Mistral AI ist ein französisches Unternehmen mit Sitz in Paris. Das bedeutet: - Kein CLOUD Act: Französische Unternehmen sind nicht verpflichtet, US-Behördenanordnungen Folge zu leisten. Eine solche Anordnung hätte in Frankreich keine Rechtsgültigkeit. - Kein FISA 702: Mistral unterliegt nicht der US-Geheimdienstgesetzgebung. Die Daten europäischer Kunden sind für US-Geheimdienste nicht über den Anbieter zugänglich. - DSGVO als verbindliches Recht: Mistral unterliegt der DSGVO nicht als vertragliche Zusage, sondern als zwingendes Gesetz, durchgesetzt von der CNIL (Französische Datenschutzbehörde) und den nationalen Aufsichtsbehörden der EU. - EU AI Act: Als europäisches Unternehmen muss Mistral den AI Act der EU erfüllen, mit Transparenzpflichten, Risikoklassifizierung und Dokumentationsanforderungen, die für US-Unternehmen nur gelten, wenn sie in der EU tätig sind. In der Praxis bedeutet das: Selbst wenn ein US-Anbieter vertraglich verspricht, Ihre Daten nicht herauszugeben, kann eine US-Behörde diese Zusage jederzeit aushebeln. Bei Mistral existiert dieses Risiko schlicht nicht, weil das Unternehmen keiner US-Jurisdiktion unterliegt. ### Open-Weight: Transparenz statt Black Box Neben der rechtlichen Dimension gibt es einen weiteren fundamentalen Unterschied: den Grad der Transparenz . OpenAI verfolgt einen vollständig geschlossenen Ansatz. Die Modellgewichte von GPT-4 und GPT-4o sind nicht öffentlich. Die Architekturdetails sind Geschäftsgeheimnis. Unternehmen können nicht nachvollziehen, wie das Modell intern funktioniert, welche Daten in das Training eingeflossen sind oder wie Entscheidungen zustande kommen. Das Modell ist eine Black Box , und der einzige Zugang führt über die API eines US-Unternehmens. Mistral verfolgt einen hybriden Ansatz. Das Unternehmen veröffentlicht regelmäßig Open-Weight-Modelle , deren Gewichte frei heruntergeladen und eingesetzt werden können. Dazu gehören unter anderem: - Mistral 7B : das erste Modell, das die Open-Source-Community begeisterte und zeigte, dass kompakte Modelle mit deutlich größeren konkurrieren können - Mixtral 8x7B : ein Mixture-of-Experts-Modell, das bei der Veröffentlichung GPT-3.5 Turbo in den meisten Benchmarks übertraf - Mistral Small und Mistral Nemo : optimiert für spezifische Anwendungsfälle, einsetzbar auf eigener Hardware Für Unternehmen bedeuten Open-Weight-Modelle: - Self-Hosting möglich: Sie können das Modell auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben, in Ihrem eigenen Rechenzentrum, auf Ihrem eigenen Server. Die Daten verlassen Ihr Netzwerk nicht. Kein API-Call an einen externen Dienst, kein Drittanbieter in der Verarbeitungskette. - Volle Kontrolle: Sie bestimmen, welche Version des Modells eingesetzt wird, wann Updates eingespielt werden und wie das Modell konfiguriert ist. Kein Anbieter kann über Nacht ein Update ausrollen, das Ihr Verhalten verändert. - Audit-Fähigkeit: Die Modellgewichte sind einsehbar. Sicherheitsforscher und Auditoren können das Modell auf Bias, Sicherheitslücken oder unerwünschtes Verhalten prüfen, etwas, das bei GPT-4 schlicht nicht möglich ist. - Unabhängigkeit: Kein Vendor-Lock-in. Wenn Mistral morgen seine Preise verdreifacht oder den Dienst einstellt, haben Sie die Modellgewichte bereits auf Ihrem Server. Ihre KI-Infrastruktur funktioniert weiter. Nexoria nutzt diese Architektur konkret: Für die RAG-Pipeline (Retrieval Augmented Generation) setzen wir ein lokales Open-Source-Modell auf eigenem Server ein, selbst gehostet, auf eigener GPU, ohne externe API-Aufrufe. Die finalen Antworten werden über die Mistral-API generiert, gehostet in Europa, DSGVO-konform, ohne Datentraining. Diese Kombination bietet maximale Leistung bei vollständiger Datensouveränität. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 03 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 04 50 U.S. Code Paragraf 1881a, FISA Section 702 Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School, Adressat sind Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste im US-Rechtsraum. - 05 Chiang et al., Chatbot Arena: An Open Platform for Evaluating LLMs by Human Preference (arXiv:2403.04132, 7. März 2024) Beschreibung der im Beitrag genannten Bewertungsplattform durch das Team von LMSYS und UC Berkeley SkyLab: paarweiser Blindvergleich zweier Modellantworten durch Nutzende, Auswertung über ein Elo-Verfahren. - 06 LMArena (vormals LMSYS Chatbot Arena), Rangliste Die laufend aktualisierte Rangliste selbst. Sie ist eine Momentaufnahme: Platzierungen ändern sich mit jedem neuen Modell, die im Beitrag genannte Einordnung ist deshalb am jeweiligen Abrufdatum zu prüfen. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge KI-Souveränität 12 ′ #### Kein zweiter Kniefall: Warum Europa souveräne KI und ein souveränes Office braucht 1. Juli 2026 KI-Souveränität 9 ′ #### DSGVO-konformes Office mit KI: LibreOffice mit Live-Kollaboration als M365-Alternative 18. Mai 2026 KI-Souveränität 9 ′ #### Schatten-KI als Verkaufsargument: Wenn deutsche KI-Anbieter vor US-Tools warnen und sie selbst nutzen 25. April 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - ChatGPT Enterprise Alternative : Europäisches Modell statt OpenAI, im Vergleich - Evaluator-FAQ : Welche Modelle eingesetzt werden, mit Nachweis Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # RAG erklärt: Wie KI Ihre Dokumente versteht Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/rag-erklaert-ki-unternehmensdokumente-verstehen Blog Technologie Technologie ## RAG erklärt: Wie KI Ihre Dokumente versteht, ohne sie zu verraten CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 13 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 13 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Retrieval Augmented Generation ermöglicht KI-Systemen, Unternehmensdokumente zu verstehen, ohne sie ins Modell-Training einfließen zu lassen. Wie Vektordatenbanken und semantische Suche quellenbasierte Antworten liefern. Link kopieren LinkedIn ### Das Problem: KI weiß nichts über Ihr Unternehmen Retrieval Augmented Generation (RAG) macht KI zum Experten für Ihre Dokumente. Erfahren Sie, wie Vektordatenbanken, semantische Suche und Quellenangaben funktionieren. Große Sprachmodelle wie GPT-4, Mistral Large oder Claude sind beeindruckend. Sie können Texte zusammenfassen, Fragen beantworten, Code schreiben und komplexe Zusammenhänge erklären. Doch sie haben eine fundamentale Schwäche: Sie wissen nichts über Ihr Unternehmen. Das liegt an der Art, wie diese Modelle trainiert werden. Ein LLM (Large Language Model) wird auf öffentlich verfügbaren Texten aus dem Internet trainiert: Wikipedia, Bücher, Webseiten, Foren. Es kennt das deutsche Arbeitsrecht, die Hauptstadt von Frankreich und die Syntax von Python. Aber es kennt nicht: - Ihr internes Betriebshandbuch - Ihre Urlaubsregelung - Den Vertrag mit Ihrem Lieferanten - Ihre Standard-Arbeitsanweisungen (SOPs) - Die Protokolle Ihrer letzten Vorstandssitzung Der naheliegende Gedanke wäre, das Modell einfach mit Ihren Dokumenten nachzutrainieren, das sogenannte Fine-Tuning . Doch Fine-Tuning hat gravierende Nachteile: - Kosten: Ein Fine-Tuning-Durchlauf für ein großes Sprachmodell kostet je nach Größe des Datensatzes zwischen 5.000 und 50.000 Euro, und muss bei jeder Aktualisierung wiederholt werden - Datenschutz: Beim Fine-Tuning werden Ihre Daten in die Gewichte des Modells eingebrannt . Sie können einzelne Dokumente nicht mehr entfernen, ohne das gesamte Modell neu zu trainieren. Das steht in direktem Widerspruch zum Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) - Halluzination: Fine-Tuning reduziert Halluzinationen nicht zuverlässig. Das Modell „weiß“ zwar mehr, aber es kann weiterhin falsche Informationen mit hoher Konfidenz ausgeben, ohne dass nachvollziehbar ist, woher die Antwort stammt - Aktualität: Zwischen dem Fine-Tuning und dem Einsatz können sich Dokumente ändern. Das Modell arbeitet dann mit veraltetem Wissen, ohne dass dies erkennbar ist Es braucht einen anderen Ansatz: einen, der die Stärke von Sprachmodellen (Sprachverständnis, Textgenerierung) mit dem aktuellen Unternehmenswissen kombiniert, ohne Daten in das Modell einzubrennen . Genau das ist RAG. ### Was ist RAG? Einfach erklärt Retrieval Augmented Generation (RAG) wurde 2020 von Patrick Lewis und Kollegen bei Facebook AI Research, heute Meta AI, erstmals wissenschaftlich beschrieben (Lewis et al., „Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks“, in: Advances in Neural Information Processing Systems 33, NeurIPS 2020). Die Grundidee ist elegant einfach: Statt das Modell alles wissen zu lassen, geben wir ihm bei jeder Frage die relevanten Informationen dazu. Stellen Sie sich einen Forscher in einer Bibliothek vor. Der Forscher (das Sprachmodell) ist intelligent und kann komplexe Zusammenhänge verstehen. Aber er hat nicht jedes Buch der Bibliothek auswendig gelernt. Stattdessen geht er bei jeder Frage in die Bibliothek, sucht die relevanten Bücher heraus, liest die passenden Abschnitte und formuliert dann eine fundierte Antwort mit Quellenangabe. Genau so funktioniert RAG, in drei Schritten: Schritt 1: Suchen (Retrieval) Die Frage des Nutzers wird in eine mathematische Darstellung umgewandelt (ein sogenanntes Embedding, dazu gleich mehr) und mit allen Dokumenten in der Wissensdatenbank verglichen. Die relevantesten Textabschnitte werden identifiziert und abgerufen. Dieser Schritt dauert typischerweise unter 100 Millisekunden, selbst bei Hunderttausenden von Dokumenten. Schritt 2: Abrufen (Retrieve & Rank) Die gefundenen Textabschnitte werden nach Relevanz sortiert und auf die wichtigsten reduziert. Ein Reranking-Algorithmus stellt sicher, dass die wirklich passenden Abschnitte ganz oben stehen, nicht nur solche, die zufällig ähnliche Wörter enthalten. Typischerweise werden die 5 bis 15 relevantesten Abschnitte ausgewählt. Schritt 3: Generieren (Generate) Das Sprachmodell erhält die Frage des Nutzers zusammen mit den gefundenen Textabschnitten als Kontext. Es formuliert dann eine Antwort, die sich auf die bereitgestellten Quellen stützt. Jede Aussage kann auf ein konkretes Dokument zurückgeführt werden. Der entscheidende Unterschied zu Fine-Tuning: Die Dokumente bleiben extern. Sie werden nicht in das Modell integriert, sondern bei Bedarf abgerufen. Das bedeutet: Sie können Dokumente jederzeit hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Die Änderung wird sofort wirksam, ohne dass das Modell neu trainiert werden muss. ### Vektordatenbanken: Wie Maschinen Bedeutung verstehen Das Herzstück jeder RAG-Pipeline ist die Vektordatenbank . Um zu verstehen, warum sie so wichtig ist, muss man verstehen, wie Maschinen Sprache „verstehen“, oder genauer: wie sie semantische Ähnlichkeit berechnen. Ein Embedding ist eine mathematische Darstellung eines Textes als Vektor, eine Liste von Zahlen, typischerweise zwischen 384 und 1536 Dimensionen. Diese Zahlen kodieren die Bedeutung des Textes, nicht seine Wörter. Zwei Sätze, die das Gleiche aussagen, haben ähnliche Vektoren, selbst wenn sie völlig unterschiedliche Wörter verwenden. Ein Beispiel: Die Sätze „Wie ist die Urlaubsregelung?“ und „Was gilt für Ferienabwesenheiten?“ teilen kein einziges bedeutungstragendes Wort. Eine klassische Schlüsselwortsuche würde den zweiten Satz nicht finden, wenn man nach „Urlaubsregelung“ sucht. Eine Vektordatenbank hingegen erkennt, dass beide Sätze semantisch nahezu identisch sind, weil ihre Embeddings im hochdimensionalen Raum nahe beieinander liegen. Die Ähnlichkeit zwischen Vektoren wird mathematisch über den Winkel im hochdimensionalen Raum berechnet. Je näher sich zwei Vektoren sind, desto ähnlicher ist die Bedeutung der Texte, die sie repräsentieren. Moderne Vektordatenbanken erreichen dabei Antwortzeiten im Millisekundenbereich, selbst bei Millionen von Dokumenten. Als Vektordatenbank kommt eine moderne Open-Source-Lösung zum Einsatz, die folgende Eigenschaften bietet: - Millisekunden-Suche über Millionen von Vektoren dank effizienter Indexierungsverfahren - Filterfähigkeit: Kombination von Vektorsuche mit klassischen Filtern (z.B. „Suche ähnliche Dokumente, aber nur aus der Abteilung Finanzen“) - Tenant-Isolation: Jedes Unternehmen erhält eine eigene Collection. Daten verschiedener Mandanten können sich niemals vermischen - Self-Hosting: Die gesamte Vektordatenbank läuft auf Ihrem eigenen Server. Keine Daten verlassen Ihre Infrastruktur Die Qualität der Embeddings wird über den Massive Text Embedding Benchmark (MTEB) verglichen (Muennighoff et al. 2023), der Einbettungsmodelle über mehrere Aufgabenarten und Sprachen hinweg misst, darunter Klassifikation, Clustering und Retrieval. Für deutschsprachige Dokumente zählen vor allem die Retrieval-Werte, denn sie beschreiben genau das, was eine Wissenssuche leisten muss: zu einer Frage die passenden Textstellen finden. ### RAG vs. Fine-Tuning: Warum Ihre Daten beim Kunden bleiben Die Unterscheidung zwischen RAG und Fine-Tuning ist nicht nur technisch relevant, sondern hat unmittelbare datenschutzrechtliche Konsequenzen . Betrachten wir die beiden Ansätze im direkten Vergleich: Fine-Tuning: Daten werden Teil des Modells Beim Fine-Tuning werden Ihre Unternehmensdokumente verwendet, um die Gewichte eines neuronalen Netzes anzupassen. Die Information wird in das Modell eingebrannt . Sie existiert danach nicht mehr als separater Datensatz, sondern als verteilte Muster in Milliarden von Parametern. Das hat mehrere Konsequenzen: - Keine gezielte Löschung möglich: Wenn ein Mitarbeiter sein Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO ausüben will, können Sie ein einzelnes Dokument nicht aus dem Modell entfernen. Sie müssten das gesamte Modell ohne dieses Dokument neu trainieren, ein Prozess, der Tage dauert und Tausende Euro kostet - Daten-Leakage-Risiko: Fein-getunte Modelle können durch geschicktes Prompting dazu gebracht werden, Trainingsdaten wörtlich wiederzugeben (sog. „Training Data Extraction Attacks“, Carlini et al. 2021). Vertrauliche Informationen können so an unbefugte Nutzer gelangen - Keine Mandantentrennung: Wenn das gleiche Modell für mehrere Unternehmen fein-getunt wird, besteht das Risiko, dass Wissen von Unternehmen A in Antworten für Unternehmen B erscheint RAG: Daten bleiben extern und kontrollierbar Bei RAG werden die Dokumente in einer separaten Datenbank gespeichert und dem Modell nur bei Bedarf bereitgestellt. Die Trennung zwischen Modell und Daten bleibt vollständig erhalten: - Gezielte Löschung jederzeit möglich: Ein Dokument aus der Vektordatenbank zu entfernen dauert Millisekunden. Die nächste Anfrage wird dieses Dokument nicht mehr als Quelle verwenden. Art. 17 DSGVO ist vollständig umsetzbar - Kein Daten-Leakage: Das Sprachmodell hat keinen dauerhaften Zugang zu Ihren Dokumenten. Es sieht nur die Abschnitte, die für die aktuelle Frage relevant sind. Prompting-Angriffe können keine Trainingsdaten extrahieren, weil keine Trainingsdaten im Modell existieren - Vollständige Mandantentrennung: Jedes Unternehmen hat seine eigene Collection in der Vektordatenbank. Die Zugriffssteuerung erfolgt auf Datenbankebene, physisch getrennt, nicht nur logisch - Sofortige Aktualität: Wenn ein Dokument aktualisiert wird, wird der alte Embedding-Vektor durch den neuen ersetzt. Die nächste Anfrage arbeitet sofort mit dem aktuellen Stand Für Unternehmen, die unter der DSGVO operieren, ist RAG der einzige architektonisch saubere Ansatz . Fine-Tuning mag in bestimmten Szenarien Vorteile haben (z.B. für die Stilanpassung des Modells), aber für die Integration vertraulicher Unternehmensdaten ist es datenschutzrechtlich nicht vertretbar. ### Quellenangabe: Jede Antwort zeigt, woher sie kommt Eines der größten Probleme von KI-Systemen ist die sogenannte Halluzination : Das Modell generiert eine Antwort, die plausibel klingt, aber sachlich falsch ist. Bei allgemeinem Wissen ist das ärgerlich; bei Unternehmensentscheidungen kann es fatale Folgen haben. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter fragt die KI nach der korrekten Kündigungsfrist und erhält eine falsche Antwort. RAG löst dieses Problem durch transparente Quellenangaben . Da das Modell seine Antwort auf konkrete Textabschnitte stützt, die aus der Wissensdatenbank abgerufen wurden, kann jede Aussage auf ihr Quelldokument zurückgeführt werden. In der Praxis sieht das so aus: - Der Nutzer stellt eine Frage: „Wie viele Urlaubstage stehen mir zu?“ - Die RAG-Pipeline findet den relevanten Abschnitt im Betriebshandbuch (Seite 23, Abschnitt 4.2: „Urlaubsanspruch“) - Das Modell antwortet: „Laut dem Betriebshandbuch (Abschnitt 4.2) stehen Ihnen bei einer 5-Tage-Woche 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr zu.“ - Neben der Antwort wird die Quelle angezeigt: Dokumentname, Abschnitt, Seitenzahl. Der Nutzer kann das Originaldokument mit einem Klick öffnen und die Aussage verifizieren Dieser Mechanismus schafft Vertrauen . Der Nutzer muss der KI nicht blind vertrauen. Er kann jede Antwort selbst prüfen. Und wenn das Modell keine passende Quelle findet, sollte es ehrlich antworten: „Dazu habe ich in der Wissensdatenbank keine Information gefunden.“ Eine ehrliche „Ich weiß nicht“-Antwort ist unendlich wertvoller als eine halluzinierte „Antwort“. Transparenz ist nicht nur ein Feature. Sie ist eine Vertrauensarchitektur . Unternehmen, die KI für interne Wissensprozesse einsetzen, müssen sicherstellen können, dass keine falschen Informationen unkontrolliert im Unternehmen zirkulieren. Quellenangaben sind die Grundlage dafür. ### Praxisbeispiel: 500-Seiten-Handbuch in 2 Sekunden durchsucht Theorie ist gut, Praxis ist besser. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitern hat ein Betriebshandbuch mit 500 Seiten. Es enthält alles: Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Reisekostenrichtlinien, IT-Sicherheitsvorschriften, Compliance-Vorgaben, Organigramme, Prozessbeschreibungen. Das Handbuch wird zweimal im Jahr aktualisiert. Bisher: Ein neuer Mitarbeiter hat eine Frage zur Dienstreise-Abrechnung. Er sucht im 500-Seiten-PDF nach Schlüsselwörtern, findet drei mögliche Stellen, liest jeweils den Kontext, ist unsicher welche Regelung aktuell gilt, und fragt schließlich einen Kollegen, der ebenfalls nicht sicher ist. Zeitaufwand: 15-30 Minuten für eine einfache Frage. Mit RAG: Der Mitarbeiter tippt in den KI-Assistenten: „Wie rechne ich eine Dienstreise mit dem eigenen PKW ab?“ Was im Hintergrund passiert: - 0-50 ms: Die Frage wird in einen Embedding-Vektor umgewandelt. Gleichzeitig generiert das System per HyDE (Hypothetical Document Embeddings) ein hypothetisches Antwortsegment, um die Suche zu verbessern - 50-150 ms: Die Vektordatenbank durchsucht alle Abschnitte des Handbuchs. Semantische Suche findet auch Treffer unter „Fahrtkostenerstattung“ und „Kilometerabrechnung“, Begriffe, die der Mitarbeiter nicht verwendet hat - 150-300 ms: Ein Reranking-Algorithmus sortiert die Ergebnisse nach Relevanz. Die Reisekostenrichtlinie (Abschnitt 7.3) wird als relevantester Treffer identifiziert - 300-2000 ms: Das Sprachmodell formuliert eine präzise Antwort: „Laut Reisekostenrichtlinie (Abschnitt 7.3) wird für Dienstreisen mit dem eigenen PKW eine Pauschale von 0,30 EUR pro Kilometer erstattet. Die Abrechnung erfolgt über das Formular F-RK-03 im Intranet. Einzureichen sind: Reiseanlass, Route, Kilometerstand vor/nach der Fahrt. Einreichungsfrist: 4 Wochen nach Reiseende.“ Gesamtdauer: unter 2 Sekunden. Die Antwort ist präzise, aktuell, und verweist auf das Quelldokument. Der Mitarbeiter kann den zitierten Abschnitt mit einem Klick öffnen und verifizieren. Hochgerechnet auf ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern, die im Durchschnitt 3 solcher Fragen pro Woche haben: Das sind 600 Anfragen pro Woche , die statt jeweils 20 Minuten nur noch 30 Sekunden dauern. Die Zeitersparnis beträgt über 190 Stunden pro Woche , das Äquivalent von fast 5 Vollzeitstellen. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Lewis et al., Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks, NeurIPS 2020 Die im Beitrag genannte Erstbeschreibung des RAG-Verfahrens, erschienen in Advances in Neural Information Processing Systems 33. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge Technologie 14 ′ #### Datenschutz by Design: Eine KI-Plattform bauen, die DSGVO nicht nachrüstet 30. März 2026 DSGVO & Recht 10 ′ #### Wenn der Präsident die Aufseher feuern darf: Was das Jahrhunderturteil aus Washington für Ihre Daten bedeutet 7. Juli 2026 DSGVO & Recht 11 ′ #### Der EU AI Act ist da. Und sagt Ihnen trotzdem nicht, wo Ihre Daten hingehen 2. Juli 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Nex, der KI Chat : Wie die Suche über Ihr Firmenwissen in der Praxis arbeitet - Alle Funktionen : Drive, Dokumentensuche, Office Apps und Automatisierungen Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Schatten-KI als Verkaufsargument in der KI-Branche Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/schatten-ki-verkaufsargument Blog KI-Souveränität KI-Souveränität ## Schatten-KI als Verkaufsargument: Wenn deutsche KI-Anbieter vor US-Tools warnen und sie selbst nutzen CK Christian Klever CTO & Co-Founder 25. April 2026 9 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 9 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Viele deutsche KI-Anbieter warnen vor Schatten-KI, routen aber selbst Daten durch die gleichen US-Provider. Echte Datensouveränität erfordert europäische Sprachmodelle und Infrastruktur, nicht nur Compliance-Versprechen. Link kopieren LinkedIn ### Die Warnung und was dahinter steckt Mitarbeiter nutzen ChatGPT ohne Freigabe. Deutsche KI-Anbieter warnen davor und routen die Daten im Hintergrund an dieselben US-Anbieter weiter. Eine ehrliche Analyse mit fünf Fragen für Entscheider. Wer sich heute als Unternehmen für eine KI-Plattform interessiert, wird sofort mit einer Warnung empfangen: „Ihre Mitarbeiter nutzen ChatGPT, und das ist ein Sicherheitsrisiko." Das Bild dahinter klingt dramatisch: In vielen Unternehmen laufen nie freigegebene KI-Tools an der IT vorbei. Sogenannte Schatten-KI. Unkontrolliert. Gefährlich. Ein Compliance-Albtraum. Soweit das Marketing. Und ja, der Kern stimmt. Wenn Mitarbeiter Kundendaten, Verträge oder Personalakten in ChatGPT eingeben, ist das ein echtes Problem. Die Daten landen auf US-Servern, unterliegen dem CLOUD Act, und OpenAI nutzt sie möglicherweise für das Training seiner Modelle. ### Das Problem dahinter Was die meisten dieser Anbieter verschweigen: Sie lösen das Problem nicht. Sie verschieben es nur. Ein typischer deutscher KI-Anbieter funktioniert so: Sie bekommen ein deutsches Dashboard, eine deutsche Website, einen deutschen Ansprechpartner und eine AVV mit deutscher GmbH-Adresse. Alles sieht vertrauenswürdig aus. Aber wenn Sie eine Frage stellen, passiert im Hintergrund Folgendes: Ihre Eingabe wird an die API von OpenAI, Anthropic oder Google gesendet. Die Sprachverarbeitung, also der Kern der KI, findet auf US-Servern statt. Ihre Daten verlassen die EU. Sie sollen also aufhören, Ihre Daten direkt an US-Anbieter zu geben, und stattdessen Ihre Daten über einen deutschen Mittelsmann an die gleichen US-Anbieter geben. Mit einem Aufpreis. Das ist kein Datenschutz. Das ist eine zusätzliche Abrechnungsschicht. ### DSGVO-konform ist nicht gleich datensouverän Der Begriff „DSGVO-konform" wird in der deutschen KI-Branche inflationär verwendet. Und rein rechtlich stimmt er oft sogar: Durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln ist die Nutzung von US-APIs unter bestimmten Bedingungen zulässig. Aber es gibt einen Unterschied zwischen legal zulässig und wirklich souverän . Eine KI-Plattform, die auf OpenAI aufsetzt, ist so souverän wie ein deutsches Auto mit amerikanischem Motor, amerikanischem Getriebe und amerikanischer Elektronik. Die Karosserie ist deutsch, aber alles was zählt, kommt von woanders. Für Unternehmen mit sensiblen Daten (Behörden, Forschungseinrichtungen, Kanzleien, Gesundheitswesen) reicht die rechtliche Zulässigkeit nicht. Sie brauchen die Gewissheit, dass ihre Daten zu keinem Zeitpunkt den europäischen Rechtsraum verlassen. Nicht über eine API, nicht über ein CDN, nicht über ein Analysetool. ### Was passiert, wenn sich die Regeln ändern? Das EU-US Data Privacy Framework, auf das sich viele Anbieter berufen, hat eine wechselhafte Geschichte. Sein Vorgänger, das Privacy Shield, wurde 2020 vom Europäischen Gerichtshof für ungültig erklärt (Schrems II). Über Nacht standen tausende Unternehmen ohne Rechtsgrundlage für ihren Datentransfer in die USA da. Wer garantiert, dass das aktuelle Framework bestehen bleibt? Wer garantiert, dass OpenAI nicht morgen seine Nutzungsbedingungen ändert? Wer garantiert, dass Microsoft Azure die EU-Datengrenzen nicht lockert, wenn ein neues Gesetz in den USA es verlangt? Die ehrliche Antwort: Niemand. ### Der eigentliche Test: Wo läuft das Sprachmodell? Es gibt eine einfache Frage, mit der Sie jeden KI-Anbieter entlarven können: „Welches Sprachmodell nutzen Sie, und auf welchem Server läuft es?" Wenn die Antwort lautet: „Wir nutzen GPT-4 über Azure in Schweden" oder „Wir nutzen Claude über AWS in Frankfurt", dann ist der Anbieter ein Frontend für eine US-Technologie. Die Daten werden auf einer von einem US-Konzern betriebenen Infrastruktur verarbeitet, und der CLOUD Act gilt unabhängig vom physischen Standort des Servers. Wenn die Antwort lautet: „Wir nutzen ein europäisches Sprachmodell auf eigenen oder europäischen Servern, die keinem US-Konzern unterstehen", dann haben Sie einen Anbieter gefunden, der Datensouveränität ernst meint. ### Was echte Datensouveränität bedeutet Eine wirklich souveräne KI-Plattform erfüllt drei Kriterien: Erstens: Europäisches Sprachmodell. Es gibt leistungsfähige Alternativen zu OpenAI. Mistral AI aus Frankreich entwickelt Modelle, die in vielen Benchmarks mit GPT-4 mithalten und unter europäischem Recht stehen. Keine US-Jurisdiktion, kein CLOUD Act, keine Hintertüren. Zweitens: Eigene oder kontrollierte Infrastruktur. Nicht Azure, nicht AWS, nicht Google Cloud, auch wenn der Server physisch in der EU steht. Sondern dedizierte Server bei europäischen Anbietern, die ausschließlich europäischem Recht unterliegen. Drittens: Transparenz über die gesamte Verarbeitungskette. Nicht nur ein AVV mit dem Frontend-Anbieter, sondern Klarheit darüber, welche Sub-Auftragsverarbeiter involviert sind, wo die Embeddings berechnet werden, wo die Vektordatenbank läuft und wohin die Suchanfragen gehen. ### Ein Blick in die Praxis Einige deutsche Anbieter gehen bereits den konsequenten Weg. Sie nutzen europäische Sprachmodelle, betreiben eigene Server in deutschen Rechenzentren und verarbeiten sogar die Web-Recherche über eigene, auf deutschen Servern gehostete Suchinfrastrukturen, ohne Abhängigkeit von Google, Bing oder anderen US-Diensten. Das ist technisch aufwändiger und wirtschaftlich anspruchsvoller als einfach die OpenAI-API anzubinden. Aber es ist der einzige Ansatz, bei dem die Werbeaussage „DSGVO-konform" auch dem entspricht, was ein Datenschutzbeauftragter unter echter Datensouveränität versteht. ### Was Sie als Entscheider tun können Bevor Sie eine KI-Plattform evaluieren, stellen Sie diese fünf Fragen: - Welches Sprachmodell wird für die Textgenerierung verwendet? Wenn die Antwort OpenAI, Anthropic oder Google ist, fragen Sie, warum auf der Website von „Datensouveränität" die Rede ist. - Auf welcher Infrastruktur läuft das Modell? Azure, AWS oder GCP in der EU ist nicht das Gleiche wie ein europäischer Server bei einem europäischen Anbieter. - Wer sind Ihre Sub-Auftragsverarbeiter? Jeder seriöse Anbieter muss Ihnen eine vollständige Liste offenlegen können. Wenn OpenAI, Microsoft oder Google darauf stehen, wissen Sie Bescheid. - Was passiert bei einem Schrems-III-Urteil? Wenn das EU-US Data Privacy Framework kippt, hat Ihr Anbieter dann noch eine Rechtsgrundlage für seinen Betrieb? - Wird der Inhalt meiner Anfragen für KI-Training verwendet? „Nein" ist die erwartete Antwort. Aber fragen Sie nach dem vertraglichen Nachweis, nicht nur für den deutschen Anbieter, sondern für jeden Sub-Auftragsverarbeiter in der Kette. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, Angemessenheit des EU-US Data Privacy Framework Der Angemessenheitsbeschluss, auf den sich die im Beitrag beschriebenen Datentransfers in die USA stützen. - 03 Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Standardvertragsklauseln Der von der Kommission erlassene Text der Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer. - 04 EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) Erklärt den EU-US-Datenschutzschild für ungültig und bindet die Standardvertragsklauseln an eine Prüfung des Drittlandrechts im Einzelfall. - 05 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge KI-Souveränität 14 ′ #### Digitale Souveränität: Warum Europa eigene KI-Modelle braucht 30. März 2026 KI-Souveränität 11 ′ #### Mistral vs. OpenAI: Der europäische Weg der KI 30. März 2026 KI-Souveränität 12 ′ #### Kein zweiter Kniefall: Warum Europa souveräne KI und ein souveränes Office braucht 1. Juli 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Evaluator-FAQ : Frage 1: welche Modelle wirklich im Einsatz sind - Nex, der KI Chat : Die freigegebene Alternative zur Schatten-KI Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Was acht Arbeitsstunden kosten und was KI zurückgibt Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/stundenrechnung-mittelstand-ki-zeitersparnis Blog Praxiswissen Praxiswissen ## Was acht Arbeitsstunden wirklich kosten und wo KI pro Tag mehrere zurückgibt CK Christian Klever CTO & Co-Founder 27. April 2026 8 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 8 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Wissensarbeiter im Mittelstand verlieren täglich Stunden mit E-Mail-Triage und Dokumentensuche. Eine Modellrechnung für ein 30-Personen-Unternehmen zeigt Einsparpotenziale von über 500.000 Euro jährlich. Link kopieren LinkedIn ### Ein Tag, den jeder Mittelständler kennt Studien zeigen, wo Wissensarbeiter wirklich ihre Zeit verlieren und welche Nexoria-Module sie zurückgeben. Mit konkreter Beispielrechnung für ein 30-MA-Unternehmen: 503.000 Euro Zeit-Wert pro Jahr bei 10.440 Euro Lizenzkosten. 07:30 Uhr. Ein Geschäftsführer schaltet seinen Rechner an. 247 ungelesene Mails. Eine Sachbearbeiterin sucht im SharePoint nach einem Vertrag, den ein Kollege vor zwei Jahren abgelegt hat. An der Rezeption klingelt das Telefon, niemand nimmt ab. Im Live-Chat der Website wartet ein Kunde seit elf Minuten. Ein Tag, den jeder mittelständische Betrieb in Deutschland kennt. Die unbequeme Wahrheit: Laut Studien ist dieser Tag bereits halb verloren, bevor er richtig anfängt. ### Wo die acht Stunden wirklich hingehen Die wohl meistzitierte Zahl der Branche stammt aus dem Bericht The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies des McKinsey Global Institute vom Juli 2012: Rund 19 Prozent der Arbeitszeit fließen in das Suchen und Zusammenstellen von Informationen. Erhoben wurde der Wert für Interaktionsarbeiter, nicht für Wissensarbeiter allgemein. Bei einem 40-Stunden-Job sind das fast acht Stunden pro Woche, eine ganze Tagesleistung, in der niemand etwas produziert, sondern nur sucht. Hinzu kommen weitere zeitfressende Bereiche, die in den letzten Jahren mehrfach untersucht wurden: - E-Mail-Bearbeitung: Interaktionsarbeiter verbringen rund 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails (McKinsey Global Institute, „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies", Juli 2012). - Tool-Wechsel: Wissensarbeiter nutzten im Schnitt zehn verschiedene Anwendungen pro Arbeitstag und wechselten 25 Mal täglich zwischen ihnen (Asana, „Anatomy of Work Index 2021", Befragung von über 13.000 Wissensarbeitern in sieben Ländern, darunter Deutschland; im Folgejahrgang „Anatomy of Work Global Index 2022" sank der Wert auf neun Anwendungen). Jeder Wechsel kostet Kontext, und der Kontext muss danach neu aufgebaut werden. - Arbeit über die Arbeit: Dieselbe Erhebung beziffert den Anteil der Arbeitszeit, der nicht in die eigentliche Wertschöpfung fließt, sondern in Status-Updates, Meetings, Doppelarbeit und Koordination, auf 60 Prozent. Die Angabe beruht auf Selbstauskunft der Befragten, in den Ausgaben 2022 und 2023 lag der Wert bei 58 Prozent. Herausgeber Asana ist Anbieter einer Work-Management-Software. Diese Zahlen sind nicht abstrakt. Sie haben eine sehr konkrete Übersetzung in den Arbeitsalltag eines Mittelständlers, wenn man sie pro Persona durchrechnet. ### Sachbearbeitung: Wo die Mailbox-Stunden verschwinden Eine typische Sachbearbeiterin in einem Mittelstandsbetrieb beginnt ihren Tag mit der Mailbox. Microsoft misst für die durchschnittliche Beschäftigte rund 117 eingehende E-Mails pro Tag (Microsoft WorkLab, Work-Trend-Index-Sonderbericht „Breaking down the infinite workday", 17. Juni 2025, Grundlage sind anonymisierte Microsoft-365-Nutzungsdaten mit Stand 15. Februar 2025, EU-Tenants sind darin ausdrücklich nicht enthalten). Für deutsche Betriebe ist das ein Anhaltspunkt, kein erhobener Wert. Klar ist trotzdem, wohin die Zeit fließt: Welche Mail ist dringend? Welche braucht eine Antwort? Welche ist Phishing? Welche kann archiviert werden? Parallel dazu entstehen Suchanfragen. „Wo ist der aktuelle Rahmenvertrag mit Lieferant X?" „Welche Reisekostenpauschale gilt für Dienstreisen über 50 Kilometer?" „Was haben wir zuletzt zur Kunden-Reklamation Y dokumentiert?" Jede dieser Fragen kostet im Schnitt zwischen fünf und fünfzehn Minuten. Über den Tag verteilt wird daraus ein spürbarer Block. Diese Beispielrechnung leitet den McKinsey-Anteil nicht her, sie veranschaulicht nur, wie ein solcher Anteil im Arbeitsalltag überhaupt zustande kommt. Mit einer integrierten KI-Plattform verschiebt sich die Rechnung deutlich. Eine semantische Wissensbasis findet die Quelle in unter zwei Sekunden, mit Verweis auf konkretes Dokument und Seitenzahl. Ein Mail-Chat fasst eingehende Mails zusammen, schlägt eine Antwort vor und kennzeichnet Phishing-Versuche transparent. Die Sachbearbeiterin trifft Entscheidungen, der Computer macht die Vorarbeit. Realistische Größenordnung: Statt 90 bis 120 Minuten Mail-Triage reichen 30 bis 45 Minuten. Der Rest entfällt auf das Drücken von „Senden" nach kurzer Prüfung. Bei der Dokumentensuche reduziert sich der Aufwand pro Anfrage auf wenige Sekunden statt mehrerer Minuten. Pro Sachbearbeiter ergibt das etwa 90 Minuten zurückgewonnene Zeit pro Tag, fast acht Stunden pro Woche. ### Geschäftsführung: Wenn Marktanalysen Tage brauchen Auf Geschäftsführungsebene sieht die Zeitfalle anders aus. Hier geht es nicht um viele kleine Aufgaben, sondern um wenige, dafür umso aufwändigere Wissensprodukte: Marktanalysen, Pitch-Decks, Strategie-Berichte, Vorstandsvorlagen, Kundenpräsentationen. Eine Pitch-Präsentation aus einem 30-seitigen Kundenbriefing zu erstellen, dauert traditionell zwischen vier und acht Stunden. Der Großteil davon ist Strukturarbeit, Recherche-Konsolidierung und Foliendesign. Das eigentliche fachliche Denken, also der Wertschöpfungsanteil, macht oft weniger als ein Drittel der Zeit aus. Mit einem Dokumentenstudio, das aus dem Briefing selbst Struktur, Inhalte und Foliendesign erzeugt, verschiebt sich das Verhältnis fundamental. Die KI macht die Strukturarbeit in Minuten. Der Geschäftsführer verbringt seine Zeit mit dem fachlichen Feinschliff, also mit dem Teil, für den er bezahlt wird. Eine Marktanalyse aus tagesaktuellen Web-Quellen, die früher zwei Tage Recherche und einen Tag Schreibarbeit kostete, entsteht in 30 bis 60 Minuten als Erstentwurf und braucht danach nur noch eine Stunde menschlichen Feinschliff. Realistische Größenordnung: Bei zwei bis vier solcher Wissensprodukte pro Woche (typisch für eine Geschäftsführung in einem 30-Mann-Betrieb) werden fünf bis zehn Stunden pro Woche zurückgewonnen , ohne Qualitätsverlust. ### Kundenkontakt: Wer abends nicht antwortet, verliert Die dritte Persona ist nicht der eigene Mitarbeiter, sondern der Kunde. Und hier verbrennen Mittelständler Geld, ohne dass es je in einer Auswertung auftaucht. Der Hebel ist die Reaktionszeit. Eine Anfrage, die abends im Postfach landet und am nächsten Vormittag beantwortet wird, konkurriert mit einem Anbieter, dessen Chatbot in Sekunden antwortet. Der Grund ist banal: Ein Kunde, der nachts um 23 Uhr eine Frage hat, wartet nicht bis zum nächsten Werktag. Er sucht weiter und landet beim nächsten Anbieter. Auch das Telefon ist eine versteckte Schmerzquelle. Eine typische Arztpraxis, ein Versicherungsbüro oder ein Handwerksbetrieb verliert pro Woche zwischen 10 und 30 Anrufe, weil niemand abnimmt. Die Person ist im Kundengespräch, in der Mittagspause oder bereits im Feierabend. Ein KI-Telefonassistent fängt diese Anrufe auf, bucht 60 Prozent davon vollautomatisch in den Kalender und routet den Rest mit Kontextzusammenfassung an die richtige Person. Realistische Größenordnung: Ein qualifizierter Chatbot fängt rund 70 Prozent der Standardfragen ab. Bei einem Service-Team mit zwei Vollzeitkräften entspricht das einer Entlastung von etwa 1,4 FTE. Ein VoiceBot, der 60 Prozent der Anrufe selbst erledigt, vermeidet zusätzlich verlorene Termine, die früher schlicht nicht zustande kamen. ### Die unsichtbare Schicht: Prozesse und das tägliche Tool-Hopping Die größte Zeitfalle ist nicht ein einzelnes Modul, sondern der Wechsel zwischen ihnen. Wer am Vormittag im Mailprogramm arbeitet, am Mittag im CRM Notizen pflegt, am Nachmittag im Projektmanagement-Tool Aufgaben aktualisiert und zwischendurch in WhatsApp Business Kunden beantwortet, verliert jeden Tag Zeit allein durch Kontext-Wechsel. Diese Zeit fließt nicht in Aufgaben, sondern in das Hin- und Herschalten zwischen Tools, das Wiederfinden des gedanklichen Fadens und das doppelte Erfassen derselben Information in verschiedenen Systemen. Weil sich der Aufwand auf viele kurze Unterbrechungen über den Tag verteilt, taucht er in keiner Zeiterfassung als eigener Posten auf. Eine integrierte Plattform, die KI-Chat, Wissensbasis, Mail, WhatsApp, Projektmanagement und Prozessautomatisierung in einer Oberfläche bündelt, eliminiert genau diese Schicht. Hinzu kommt der Effekt von Flowbooks , visuell modellierten Geschäftsprozessen, die einmal gebaut werden und danach automatisch ablaufen. Genehmigungen ab 50.000 Euro routen sich selbst durch die Hierarchie. Das jährliche DSGVO-Audit startet zu seinem Termin von allein. Onboardings durchlaufen denselben Acht-Schritt-Prozess für jeden neuen Mitarbeiter, ohne dass die Personalabteilung einen Punkt vergessen kann. ### Die Aufaddierung: Was das in Euro bedeutet Diese Zahlen wirken auf den ersten Blick abstrakt. Eine konkrete Beispielrechnung macht sichtbar, was sie für ein typisches mittelständisches Unternehmen bedeuten. Annahmen: 30 Beschäftigte, davon 20 in der Sachbearbeitung, 5 in der Geschäftsführung beziehungsweise im Management, 5 im direkten Kundenkontakt. Durchschnittlicher Vollkosten-Stundensatz: 50 Euro. Arbeitswochen pro Jahr: 47 (nach Abzug von Urlaub und Feiertagen). Sachbearbeitung: 20 Personen × 90 Minuten zurückgewonnene Zeit pro Tag × 5 Tage = 150 Stunden pro Woche × 47 Wochen × 50 Euro = 352.500 Euro pro Jahr. Geschäftsführung und Management: 5 Personen × 7,5 Stunden zurückgewonnene Zeit pro Woche (Mittelwert aus 5 bis 10) = 37,5 Stunden pro Woche × 47 Wochen × 50 Euro = 88.125 Euro pro Jahr. Kundenkontakt-Entlastung: Eine 1,4-FTE-Entlastung im Service-Bereich entspricht rund 63.000 Euro Vollkosten pro Jahr (1,4 × 45.000 Euro durchschnittliches Service-Vollkosten-Jahresgehalt). Zwischensumme: Etwa 503.000 Euro pro Jahr , bei einem 30-MA-Betrieb. Plattformkosten dagegen: bei dreißig Nutzern im Base-Tarif zu 29 Euro pro Nutzer und Monat ergeben sich 10.440 Euro Jahreslizenz. Die Investition rechnet sich rein zeitlich um den Faktor 48. Diese Rechnung ist konservativ. Sie ignoriert den Effekt schnellerer Entscheidungen, niedrigerer Onboarding-Kosten neuer Mitarbeiter, vermiedener Kundenabwanderung durch nächtliche Reaktionszeit und des stillen Risikos, das ein nicht abgenommenes Telefon Tag für Tag verursacht. ### Was die Studien nicht zeigen Effizienz ist messbar. Andere Effekte sind es nicht, und gerade deshalb werden sie in Excel-Modellen unterschlagen. Konsistenz. Eine zentrale KI-Wissensbasis gibt jedem Mitarbeiter dieselbe, korrekte Antwort. Es gibt nicht mehr drei Versionen einer Reisekostenrichtlinie, von denen nur eine aktuell ist. Wer fragt, bekommt verlässlich die richtige Antwort, unabhängig davon, wen er fragt und wie lange dieser Mensch im Unternehmen ist. Onboarding. Ein neuer Mitarbeiter, der vom ersten Tag an alle internen Prozesse, Richtlinien und Ansprechpartner per Chat erfragen kann, ist nach zwei Wochen produktiv. Klassisch dauert dieser Schritt vier bis sechs Wochen. Bei einer Belegschaft, die sich alle paar Jahre teilweise erneuert, ist das ein bedeutsamer Hebel. Kein Wissensverlust. Wenn ein langjähriger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ging früher ein Teil des Wissens mit. Eine Wissensbasis, die im Laufe der Jahre aller Schriftverkehr, alle Verträge, alle Protokolle aufgenommen hat, hält dieses Wissen im Unternehmen, auch nach dem Ausscheiden. DSGVO-Risiko ausgeschlossen. Eine europäische KI-Plattform auf deutschen Servern eliminiert die rechtliche Grauzone, in die viele mittelständische Betriebe heute durch unkontrollierten ChatGPT-Einsatz geraten. Das ist keine Effizienzfrage, sondern eine Compliance-Voraussetzung, und damit eine Bedingung dafür, dass die obige Rechnung überhaupt rechtskonform aufgehen kann. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 McKinsey Global Institute, The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies (Juli 2012) Fundstelle für die im Beitrag genannten Anteile der Arbeitswoche von Interaktionsarbeitern, darunter 19 Prozent für das Suchen und Zusammenstellen von Informationen. Erhebungsstand Juli 2012. - 02 Microsoft WorkLab, Breaking down the infinite workday (Work Trend Index Special Report, 17. Juni 2025) Fundstelle für die im Beitrag genannten rund 117 eingehenden E-Mails pro Tag. Grundlage sind aggregierte, anonymisierte Microsoft-365-Nutzungsdaten mit Stand 15. Februar 2025; EU- und Bildungs-Tenants sind laut Methodenangabe ausgenommen. - 03 Asana, Anatomy of Work Index 2021 und Anatomy of Work Global Index 2022 Fundstelle für die im Beitrag genannten zehn Anwendungen pro Arbeitstag und 60 Prozent Arbeit über die Arbeit. Beide Werte stammen aus dem Jahrgang 2021, einer Selbstauskunftsbefragung von über 13.000 Wissensarbeitern in sieben Ländern; im Jahrgang 2022 liegen sie bei neun Anwendungen und 58 Prozent. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge Praxiswissen 10 ′ #### White-Label KI: So bieten Agenturen KI unter eigenem Branding an 30. März 2026 Praxiswissen 13 ′ #### KI im Mittelstand: 5 Einsatzszenarien die sofort Mehrwert bringen 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Anwendungsfälle : Wo die Plattform im Arbeitsalltag ansetzt - Preise : Tarife und was jeweils enthalten ist Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # VoiceBot und Datenschutz: DSGVO-konforme KI-Telefonie Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/voicebot-datenschutz-ki-telefonie-dsgvo-konform Blog DSGVO & Recht DSGVO & Recht ## VoiceBot und Datenschutz: KI-Telefonie DSGVO-konform umsetzen CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 14 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 14 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Immer mehr deutsche Unternehmen setzen Sprachassistenten ein, doch sämtliche Anbieter am deutschen Markt nutzen US-Sprachtechnologie. Wie DSGVO-konforme KI-Telefonie mit Mistral und deutschen Servern funktionieren kann. Link kopieren LinkedIn ### KI-Telefonie boomt, aber wo bleiben die Daten? Alle VoiceBot-Anbieter in Deutschland nutzen US-Sprachtechnologie. Europäische Alternativen sind noch nicht echtzeitfähig. Erfahren Sie, wie Nexoria trotzdem den datenschutzfreundlichsten Weg geht und warum ehrliche Transparenz besser ist als falsche Versprechen. KI-Telefonassistenten sind in deutschen Unternehmen längst im Einsatz, vom einfachen IVR-System bis hin zum vollautomatisierten VoiceBot, der Kundenanfragen eigenständig bearbeitet. Branchen wie Gesundheitswesen, Versicherungen, Handwerk und E-Commerce treiben die Nachfrage. Doch hinter dieser Entwicklung verbirgt sich ein Problem, über das kaum jemand spricht: Sämtliche VoiceBot-Anbieter am deutschen Markt nutzen US-amerikanische Sprachtechnologie. Ohne Ausnahme. Ob Deepgram, OpenAI Whisper, Google Cloud Speech, Azure Cognitive Services oder ElevenLabs, die Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS), die Ihre Kundengespräche verarbeiten, stammt von US-Unternehmen. Das betrifft nicht nur kleine Startups. Auch die großen europäischen Anbieter wie Parloa, Cognigy oder TENIOS setzen unter der Haube auf dieselben US-Dienste. Der Grund ist einfach: Es gibt Stand März 2026 keinen einzigen europäischen Anbieter , der eine vollständige Echtzeit-VoiceBot-Pipeline (Spracherkennung, Sprachverarbeitung, Sprachsynthese) mit der nötigen Latenz liefern kann. Das ist kein Vorwurf. Es ist eine technische Realität. Für Unternehmen, die Wert auf DSGVO-Konformität legen, stellt sich damit eine unbequeme Frage: Kann ich KI-Telefonie überhaupt datenschutzkonform einsetzen, wenn die gesamte Sprachtechnologie aus den USA kommt? Dieser Artikel gibt eine ehrliche Antwort, ohne Schönfärberei und ohne falsche Versprechen. Denn wir glauben, dass Transparenz der einzige Weg ist, Vertrauen aufzubauen. ### Das Dilemma: Europäische Sprachtechnologie ist noch nicht marktreif Es gibt durchaus europäische Unternehmen, die an Sprachtechnologie arbeiten. Das bekannteste Beispiel ist Mistral AI aus Paris, das mit Voxtral im März 2026 ein multimodales Sprachmodell veröffentlicht hat, das sowohl Sprachverständnis als auch Text-to-Speech beherrscht. Auf dem Papier klingt das wie die Lösung aller DSGVO-Probleme: ein europäisches Unternehmen, europäische Server, kein US CLOUD Act. In der Praxis scheitert es jedoch an einem entscheidenden Faktor: Latenz. Für ein natürliches Telefongespräch muss die gesamte Pipeline (Sprache erkennen, verstehen, Antwort generieren, aussprechen) in unter 300 Millisekunden ablaufen. Alles darüber führt zu spürbaren Pausen, die das Gespräch unnatürlich und frustrierend machen. Forschungsergebnisse zur Gesprächsdynamik zeigen, dass Pausen ab 400ms als störend empfunden werden. Voxtral erreicht in der Batch-API aktuell eine Latenz von rund 870 Millisekunden allein für die Sprachsynthese, fast das Dreifache des Maximalwerts für Echtzeittelefonie. Für Transkription, Übersetzung oder Zusammenfassungen ist das hervorragend. Für einen VoiceBot, der flüssig telefonieren soll, reicht es nicht. Ähnlich sieht es bei anderen europäischen Projekten aus: Coqui TTS (Open Source, Berlin) liefert gute Qualität, aber nicht die Geschwindigkeit für Echtzeit-Streaming. Die ehrliche Bestandsaufnahme lautet daher: Eine rein europäische End-to-End-VoiceBot-Lösung, die in Echtzeit funktioniert, existiert heute nicht. Wer das Gegenteil behauptet, verschweigt entweder die technischen Limitierungen oder nutzt im Hintergrund doch US-Dienste. Wir halten es für besser, diese Realität offen zu benennen und zu erklären, was wir stattdessen tun. ### Was Nexoria anders macht: Mistral statt OpenAI Wenn eine vollständig europäische VoiceBot-Lösung heute nicht möglich ist, stellt sich die Frage: Wie nah kann man an dieses Ziel herankommen? Bei Nexoria haben wir uns für den Ansatz entschieden, der den größtmöglichen Anteil der Verarbeitungskette in Europa belässt und bei den verbleibenden Komponenten den datenschutzfreundlichsten Weg wählt. Der wichtigste Unterschied zu nahezu allen Wettbewerbern: Nexoria verwendet Mistral als Large Language Model (LLM), nicht OpenAI, nicht Anthropic, nicht Google. Mistral AI ist ein französisches Unternehmen mit Sitz in Paris. Es unterliegt ausschließlich europäischem Recht und nicht dem US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713). Das LLM ist das Herzstück jedes VoiceBots. Es versteht die Frage des Anrufers, durchsucht die Wissensbasis und formuliert die Antwort. Dass dieser zentrale Verarbeitungsschritt in Europa stattfindet, ist ein substanzieller Unterschied. Für die Telefonie-Infrastruktur, also die Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS) in Echtzeit, arbeiten wir mit einem Telekom-Partner, der ein eigenes Rechenzentrum in Frankfurt am Main betreibt . Sämtliche Sprachverarbeitung für unsere deutschen Kunden findet physisch auf diesen Frankfurter Servern statt. Die Audiodaten verlassen Deutschland nicht. Zusätzlich ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Den konkreten Dienstleister nennen wir in unserer Datenschutzerklärung und im Verarbeitungsverzeichnis. Damit ergibt sich folgende Architektur: LLM in Europa (Mistral, Frankreich), Sprachverarbeitung in Deutschland (Frankfurt), Wissensbasis auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Das ist nicht perfekt. Der Telefonie-Partner bleibt ein US-Unternehmen und unterliegt theoretisch dem CLOUD Act. Aber es ist die datenschutzfreundlichste Architektur, die heute technisch möglich ist. ### Reine Opt-In-Lösung: Isoliert von Ihrer Plattform Ein Punkt, der uns besonders wichtig ist: Der Nexoria VoiceBot wird niemals automatisch aktiviert. Er ist ein eigenständiges Zusatzprodukt, das Sie bewusst und separat buchen. Kein Unternehmen, das die Nexoria-Plattform nutzt, hat plötzlich einen VoiceBot laufen, ohne dies aktiv entschieden zu haben. Das ist ein fundamentaler Designgrundsatz, keine nachträgliche Datenschutzmaßnahme. Noch wichtiger ist die technische Isolation . Die KI hinter dem VoiceBot sieht ausschließlich die Wissensbasis, die Sie dem jeweiligen VoiceBot explizit zuweisen. Sie hat keinen Zugriff auf: - Ihre E-Mails und Kommunikation - Ihre Aufgaben und Projekte - Ihre Dokumente in der Plattform - Ihre Kalendereinträge - Ihre Kundendaten im CRM - Andere VoiceBots oder Chatbots Ihres Tenants Der VoiceBot operiert in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung. Er kennt nur das, was Sie ihm geben, und nichts darüber hinaus. Diese Isolation ist nicht nur eine organisatorische, sondern eine technische Grenze : Die VoiceBot-Wissensbasis ist eine separate Vektor-Collection mit eigener Tenant-Isolation, die von der Haupt-Wissensbasis der Plattform vollständig getrennt ist. Für Ihr Kernprodukt (den Nexoria KI-Assistenten, die Wissensbasis, DocStudio, Aufgaben und Kalender ) ändert sich durch den VoiceBot nichts. Diese Komponenten laufen bereits heute vollständig auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren mit europäischer KI (Mistral). Hier gibt es keine US-Beteiligung, keinen CLOUD Act, keine Drittlandübermittlung. Die Kernplattform ist und bleibt zu 100 % DSGVO-konform, unabhängig davon, ob Sie den VoiceBot nutzen oder nicht. ### DSGVO-Consent per Tastendruck: So funktioniert es Wenn ein Anrufer den VoiceBot erreicht, greift ein mehrstufiges Einwilligungsverfahren, das auf dem DTMF-Consent-Verfahren basiert (Dual-Tone Multi-Frequency, die Tonsignale beim Drücken einer Telefontaste). Dieses Verfahren erfüllt die Anforderungen des Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DSGVO sowie die EDPB Guidelines 05/2020 on Consent (Rn. 77-82). Der Ablauf im Detail: - Der Anrufer hört zu Beginn: „Dieses Gespräch wird von einer künstlichen Intelligenz geführt. Möchten Sie, dass das Gespräch zum Zweck der Qualitätssicherung aufgezeichnet wird? Drücken Sie die 1 für Ja oder die 2 für Nein.“ - Der Tastendruck wird als aktive, unmissverständliche Handlung gewertet und erfüllt damit das Erfordernis einer eindeutigen bestätigenden Handlung nach Art. 7 DSGVO - Bei „Nein“ (Taste 2) wird das Gespräch trotzdem geführt, aber ohne jegliche Aufzeichnung oder Transkription - Reagiert der Anrufer gar nicht, gilt der Zustand als „nicht entschieden“, auch dann wird nicht aufgezeichnet Technisch setzen wir ein 3-State-Consent-Modell ein: - NULL : Keine Entscheidung getroffen (Default: keine Aufzeichnung) - false : Explizit abgelehnt (keine Aufzeichnung, Entscheidung wird respektiert und dokumentiert) - true : Explizit zugestimmt (Transkription startet, Einwilligung wird mit Zeitstempel, Sitzungs-ID und SHA256-Hash der Anrufernummer revisionssicher protokolliert) Dieses Modell unterscheidet sich grundlegend vom „Opt-Out“-Ansatz vieler Anbieter, bei dem die Aufzeichnung standardmäßig läuft und der Anrufer aktiv widersprechen muss. Der EDPB hat wiederholt klargestellt, dass voreingestellte Zustimmungen keine gültige Einwilligung darstellen (EDPB Guidelines 05/2020, Rn. 81). Unser Ansatz stellt sicher, dass ohne aktives Einverständnis niemals personenbezogene Gesprächsdaten gespeichert werden . Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), auch während des laufenden Gesprächs. ### EU AI Act: Transparenzpflicht für VoiceBots Seit dem 2. Februar 2025 gelten die ersten Bestimmungen der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689), besser bekannt als EU AI Act. Für VoiceBots ist Art. 50 Abs. 1 zentral: KI-Systeme, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, müssen so gestaltet sein, dass die betroffene Person darüber informiert wird, dass sie mit einem KI-System interagiert. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Menschen ihr Kommunikationsverhalten ändern, wenn sie wissen, dass ihr Gegenüber eine Maschine ist. Bei Nexoria setzen wir diese Pflicht wie folgt um: - Sofortige Offenlegung: Noch bevor das eigentliche Gespräch beginnt, hört der Anrufer unmissverständlich, dass er mit einer KI spricht, nicht versteckt am Ende einer langen Ansage, sondern als erstes Statement - Klare Sprache: Die Formulierung ist einfach und verständlich: „Sie sprechen mit einem KI-Telefonassistenten.“ Kein Juristendeutsch, kein Kleingedrucktes - Kein Umgehen: Die Ansage ist technisch fest im IVR-Flow verankert und kann vom Unternehmen, das den VoiceBot einsetzt, nicht deaktiviert oder übersprungen werden - Weiterleitung an Menschen: Der Anrufer hat jederzeit die Möglichkeit, zu einem menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet zu werden (sofern vom Unternehmen konfiguriert) Verstöße gegen Art. 50 können mit Geldbußen von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (Art. 99 Abs. 4 EU AI Act). Da moderne VoiceBots mit hochwertiger Sprachsynthese immer natürlicher klingen, wird die Kennzeichnungspflicht in Zukunft eher strenger als lockerer ausgelegt werden. Eine Ausnahme sieht Art. 50 Abs. 1 für „offensichtlich“ erkennbare KI-Systeme vor. Diese greift bei modernen VoiceBots allerdings nicht, da sie gerade darauf ausgelegt sind, natürlich zu klingen. Wir sehen die Transparenzpflicht nicht als Belastung, sondern als Qualitätsmerkmal . Kunden, die wissen, dass sie mit einer KI sprechen, formulieren präziser, haben realistischere Erwartungen und bewerten das Ergebnis fairer. ### Aufbewahrungsfristen und automatische Löschung Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO formuliert den Grundsatz der Speicherbegrenzung : Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Für VoiceBot-Daten haben wir klare, automatisiert durchgesetzte Fristen definiert. Unsere Aufbewahrungsrichtlinie: - Audio-Rohdaten: Werden niemals dauerhaft gespeichert. Die Sprachverarbeitung erfolgt als Echtzeit-Stream: Audio wird in Text umgewandelt und das Audiosignal sofort verworfen. Es existiert zu keinem Zeitpunkt eine Audiodatei des Gesprächs auf unseren Servern. - Transkripte (nur mit Consent): Maximal 90 Tage Aufbewahrung. Wurde keine Einwilligung erteilt, wird kein Transkript erstellt. Nach Ablauf der 90 Tage erfolgt die Löschung automatisch und unwiderruflich. - Anrufernummern: Nach 90 Tagen automatische Trunkierung auf den Vorwahlbereich (z.B. +49 228 statt +49 228 1234567). So bleiben anonymisierte statistische Auswertungen möglich, ohne dass eine Identifizierung des Anrufers möglich ist. Diese Maßnahme entspricht dem Prinzip der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. - Consent-Protokolle: Werden mindestens so lange aufbewahrt wie die zugehörigen Gesprächsdaten, zuzüglich einer Frist von 3 Jahren für mögliche Beschwerden (§ 195 BGB Verjährungsfrist). So kann die Einwilligung im Streitfall nachgewiesen werden (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Löschung erfolgt vollständig automatisiert durch einen täglichen Hintergrundprozess (Cronjob), der abgelaufene Datensätze identifiziert und unwiderruflich entfernt. Es gibt keine manuelle Komponente, die vergessen oder umgangen werden könnte. Der Löschmechanismus ist in unserem Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO dokumentiert und wird regelmäßig auditiert. Mehrere Datenschutzaufsichtsbehörden, darunter das BayLDA (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht), haben in Stellungnahmen bestätigt, dass eine 90-Tage-Frist für Gesprächsdaten als angemessener Kompromiss zwischen operativer Notwendigkeit und Datensparsamkeit gilt. Belege ### Quellen Primärquellen zu den in diesem Beitrag genannten Rechtsnormen, Urteilen und Leitlinien. - 01 Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung Volltext im Amtsblatt der Europäischen Union, Fundstelle für alle im Beitrag genannten DSGVO-Artikel. - 02 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EU AI Act) Volltext der KI-Verordnung, maßgeblich für die im Beitrag genannten Artikel, Anhänge und Fristen. - 03 18 U.S. Code Paragraf 2713, eingefügt durch den US CLOUD Act Gesetzestext beim Legal Information Institute der Cornell Law School. Die Norm wurde 2018 durch den CLOUD Act eingefügt, Public Law 115-141, Division V. - 04 Paragraf 195 BGB, regelmäßige Verjährungsfrist Fundstelle für die im Beitrag genannte Verjährungsfrist, an der sich die Aufbewahrung der Consent-Protokolle orientiert. - 05 EDPB, Guidelines 05/2020 on consent under Regulation 2016/679 Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses zur Einwilligung, im Beitrag mit Randnummern zitiert. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge DSGVO & Recht 11 ′ #### EU AI Act 2026: Was sich für KI-Anwender jetzt ändert 30. März 2026 DSGVO & Recht 10 ′ #### Wenn der Präsident die Aufseher feuern darf: Was das Jahrhunderturteil aus Washington für Ihre Daten bedeutet 7. Juli 2026 DSGVO & Recht 11 ′ #### Der EU AI Act ist da. Und sagt Ihnen trotzdem nicht, wo Ihre Daten hingehen 2. Juli 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Nexoria VoiceBot : KI-Telefonie mit Servern in Frankfurt, separat buchbar - Sicherheit und Datenschutz : Verarbeitung, Serverstandorte und Nachweise im Überblick Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # White-Label-KI für Agenturen und IT-Dienstleister Quelle: https://nexoria-systems.de/blog/white-label-ki-agenturen-it-dienstleister-eigenes-branding Blog Praxiswissen Praxiswissen ## White-Label KI: So bieten Agenturen KI unter eigenem Branding an CK Christian Klever CTO & Co-Founder 30. März 2026 10 Min. Lesezeit Zuletzt geprüft am 23. August 2026 10 ′ Voice-Version powered by Voxtral 0:00 0:00 1 x Nexoria ermöglicht IT-Dienstleistern und Agenturen den Weiterverkauf einer kompletten KI-Plattform im eigenen Design. Das Partnermodell liefert wiederkehrende Umsätze durch nutzerbasierte Lizenzierung auf deutscher Infrastruktur. Link kopieren LinkedIn ### Die Chance: KI als Service unter eigener Marke Mit White-Label KI verkaufen Agenturen und IT-Dienstleister eine vollständige KI-Plattform unter eigener Marke. Mandantenverwaltung, DSGVO und konkrete Margen. Die Nachfrage nach KI-Lösungen im deutschen Mittelstand wächst spürbar. Gleichzeitig fehlt den meisten Unternehmen das interne Know-how, um selbst KI-Systeme zu entwickeln, zu betreiben und DSGVO-konform zu halten. Hier entsteht eine enorme Chance für Agenturen, IT-Dienstleister, Berater und Systemhäuser : Sie können ihren Kunden eine vollständige KI-Plattform anbieten, unter ihrer eigenen Marke, mit ihrer eigenen Domain, in ihrem eigenen Design. Der Endkunde sieht nur die Marke des Partners. Die Technologie darunter kommt von Nexoria. Das Modell ist nicht neu. In der Hosting-Branche, im E-Mail-Marketing und bei CRM-Systemen gibt es seit Jahren erfolgreiche White-Label-Programme. Was neu ist: KI als White-Label , mit europäischem Hosting, DSGVO-Konformität und einer Plattform, die Wissensmanagement, Dokumentenverarbeitung, Chatbots und Telefon-KI unter einem Dach vereint. ### Was bedeutet White-Label KI? White-Label bedeutet: Ihre Marke, Ihre Domain, Ihre Kommunikation. Der Endkunde (also das Unternehmen, das die KI-Plattform tatsächlich nutzt) sieht zu keinem Zeitpunkt den Namen "Nexoria". Stattdessen arbeitet er mit einer Plattform, die aussieht, als hätten Sie sie selbst entwickelt. Konkret umfasst das: - Eigenes Logo und Farbschema: Die Plattform wird mit Ihrem Branding ausgeliefert: Ihr Logo im Header, Ihre Farben im Interface, Ihr Name im Titel - Eigene Domain: Ihre Kunden nutzen die Plattform unter ki.ihre-firma.de oder einer Subdomain Ihrer Wahl. Kein Hinweis auf Nexoria in der URL. - Eigene E-Mails: Einladungen, Benachrichtigungen und System-E-Mails werden von Ihrer Domain gesendet: Ihre Absenderadresse, Ihr Name im Betreff - Mandantenverwaltung: Sie erstellen und verwalten Kunden-Instanzen (Tenants) eigenständig über ein Partner-Dashboard. Jeder Kunde ist vollständig isoliert. - Abrechnung über Sie: Ihre Mandanten zahlen den festen Preis von 29 EUR pro User direkt über Ihre White-Label-Abrechnung. Von jedem User erhalten Sie fest 9 EUR netto Provision. Das Ergebnis: Ihr Kunde nutzt eine Enterprise-KI-Plattform mit Wissensdatenbank, Dokumentensuche, KI-Chat, Chatbot-Builder und optionalem VoiceBot, und hält Sie für den Entwickler. Sie haben kein Entwicklungsteam, keine Server-Administration und keinen KI-Forschungsaufwand. Sie konzentrieren sich auf das, was Sie am besten können: Kundenbeziehungen, Beratung und Vertrieb. ### Das Nexoria Pro Partner-Modell Das Nexoria Pro-Programm wurde speziell für Agenturen, IT-Dienstleister und Berater entwickelt, die KI als wiederkehrende Einnahmequelle in ihr Portfolio aufnehmen möchten. Die Konditionen im Überblick: - Monatliche Pauschale: 299 EUR/Monat inklusive 5 User-Lizenzen für den Partner selbst - Client-Tarif: Jeder Endkunde zahlt 29 EUR pro User und Monat - Partner-Provision: Von den 29 EUR je User erhält der Partner ca. 9 EUR netto (nach Abzug von MwSt und Plattformkosten), das entspricht einer Marge von rund 31 Prozent - Abrechnung: Via Stripe Connect, automatisiert, SEPA und Kreditkarte, White-Label-Checkout mit Ihrem Branding - Mandantenverwaltung: Unbegrenzte Kunden-Tenants, jeweils vollständig isoliert (separate Datenbanken, separate Wissensbasis) - Eigenes Branding: Logo, Farben, Domain, E-Mails, komplett anpassbar - VoiceBot-Marge: Bei VoiceBot-Buchungen Ihrer Mandanten erhalten Sie als Pro-Partner eine feste Marge von 20 Prozent Wichtig: Sie haben keine Mindestabnahme und keine Vertragslaufzeit über den aktuellen Monat hinaus. Wenn das Modell für Sie funktioniert, skalieren Sie. Wenn nicht, kündigen Sie zum Monatsende. ### Praxisbeispiel: IT-Dienstleister mit 20 Kunden Machen wir die Rechnung konkret. Ein mittelständischer IT-Dienstleister hat 20 Firmenkunden, die er betreut, typisch für ein regionales Systemhaus. Jeder dieser Kunden setzt die KI-Plattform für durchschnittlich 5 Mitarbeiter ein. Einnahmen pro Monat: - 20 Kunden x 5 User x 29 EUR = 2.900 EUR Brutto-Umsatz von den Endkunden - Partner-Anteil: 20 Kunden x 5 User x 9 EUR netto = 900 EUR netto Provision Kosten pro Monat: - Nexoria Pro Pauschale: 299 EUR (inkl. 5 eigene User-Lizenzen) Netto-Ertrag: - 900 EUR Provision minus 299 EUR Pauschale = 601 EUR netto pro Monat - Hochgerechnet: 7.212 EUR netto pro Jahr , bei 20 Kunden mit jeweils 5 Usern Das ist der reine Plattform-Ertrag , ohne jede Beratungsleistung eingerechnet. In der Praxis kommt dazu: - Einrichtungspauschale: Die meisten Partner berechnen ihren Kunden eine einmalige Einrichtungsgebühr von 500 bis 2.000 EUR für die initiale Konfiguration, das Hochladen der Wissensbasis und die Mitarbeiterschulung. Bei 20 Kunden mit durchschnittlich 1.000 EUR ergibt das 20.000 EUR zusätzlich . - Laufende Beratung: Monatliche Betreuung, Optimierung der Wissensbasis, neue Anwendungsfälle erschließen, typischerweise 200 bis 500 EUR pro Kunde und Monat - VoiceBot-Upsell: Kunden, die bereits die Plattform nutzen, sind ideale Kandidaten für den Telefon-KI-Dienst. Sie erhalten eine feste Marge von 20 Prozent auf jede VoiceBot-Buchung Der entscheidende Punkt: Die Plattform-Einnahmen sind wiederkehrend . Jeden Monat, solange der Kunde die Plattform nutzt, fließt Provision. Kein Projektgeschäft mit unvorhersehbaren Lücken, sondern planbare, monatliche Einnahmen. ### Mandantenverwaltung: Jeder Kunde vollständig isoliert Eines der größten Bedenken bei Multi-Mandanten-Plattformen ist die Datenisolation . Kann Kunde A versehentlich auf die Daten von Kunde B zugreifen? Werden Wissensdatenbanken vermischt? Kann ein fehlerhafter API-Call Daten über Mandantengrenzen hinweg exponieren? Bei Nexoria lautet die Antwort auf alle diese Fragen: Nein. Die Mandantenisolation ist nicht nur eine Softwarefunktion. Sie ist architektonisch erzwungen. - JWT-basierte Tenant-Isolation: Jeder API-Call enthält ein signiertes JSON Web Token, das die Tenant-ID trägt. Auf Datenbankebene wird jede Abfrage automatisch um die Tenant-ID gefiltert. Eine Anfrage kann physisch nur auf Daten des eigenen Mandanten zugreifen. Es gibt keinen Code-Pfad, der diese Isolation umgeht. - Separate Wissensdatenbanken: Jeder Mandant hat eine eigene Kollektion in der Vektordatenbank. Dokumente, Embeddings und Suchergebnisse sind vollständig getrennt. Wenn Kunde A nach "Vertrag" sucht, werden ausschließlich Dokumente aus der Wissensbasis von Kunde A durchsucht. - Isolierte Datenbankbereiche: Alle relationalen Daten (Benutzer, Einstellungen, Aufgaben, Kalender) werden über die Tenant-ID strikt getrennt. Der Datenbankzugriff erfolgt über einen dedizierten Connection-Pooler im Transaction-Mode, was sowohl Isolation als auch Performance bei vielen gleichzeitigen Mandanten sicherstellt. - Getrennte Verschlüsselung: Jeder Mandant hat eigene Verschlüsselungsschlüssel für sensible Daten. Ein kompromittierter Schlüssel betrifft nur einen einzelnen Mandanten, nicht die gesamte Plattform. Für Sie als Partner bedeutet das: Sie können Ihren Kunden mit gutem Gewissen zusichern, dass ihre Daten technisch und rechtlich vollständig isoliert sind. Das ist nicht nur ein Verkaufsargument. Es ist eine Voraussetzung für den Einsatz im regulierten Umfeld (Anwaltskanzleien, Steuerberater, Gesundheitswesen). Die DSGVO-Konformität ist dabei kein nachträgliches Feature, sondern die Grundlage der Architektur: dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, europäisches KI-Modell (Mistral), kein US-Datentransfer, vertraglich garantiert kein Training mit Kundendaten, vollständige AVV (Auftragsverarbeitungsvereinbarung) für jeden Partner. ### VoiceBot weiterverkaufen, mit 20% Partner-Marge Neben der KI-Plattform bietet Nexoria einen vollständigen Telefon-KI-Dienst (VoiceBot) an: Unternehmen können eine KI-gestützte Telefonleitung einrichten, die Anrufe entgegennimmt, auf Basis der Wissensdatenbank beantwortet und bei Bedarf an einen menschlichen Mitarbeiter weiterleitet. Als Pro-Partner erhalten Sie eine feste Marge von 20 Prozent auf jede VoiceBot-Buchung Ihrer Mandanten. Ihr Mandant zahlt den regulären Tarif. Ihre Marge wird automatisch abgerechnet: - Starter: 249 EUR/Monat, Ihre Marge: 50 EUR/Monat - Business: 449 EUR/Monat, Ihre Marge: 90 EUR/Monat - Enterprise: 699 EUR/Monat, Ihre Marge: 140 EUR/Monat Die Preise sind fest. Ihr Mandant zahlt den regulären VoiceBot-Tarif, und Sie erhalten automatisch 20 Prozent als Partner-Marge. Beim Business-Tarif ergibt sich eine Marge von 90 EUR pro Monat und Kunde , allein für den VoiceBot, jeden Monat wiederkehrend. Die VoiceBots werden über Ihr Partner-Dashboard konfiguriert: Telefonnummer auswählen, Wissensbasis verknüpfen, Begrüßungstext anpassen, IVR-Menü einrichten. Ihr Kunde sieht eine Telefonleitung, die unter seiner Rufnummer erreichbar ist und sein Wissen nutzt. Sie sehen ein Dashboard mit Anrufstatistiken, Gesprächsprotokollen und Minutenverbrauch. Der VoiceBot ist besonders attraktiv für Branchen mit hohem Anrufaufkommen: Handwerksbetriebe (Terminanfragen, Auftragsstatus), Arztpraxen (Öffnungszeiten, Terminvergabe), Kanzleien (Erstanfragen, Mandantenservice), E-Commerce (Bestellstatus, Rücksendungen). Für jede dieser Branchen können Sie ein standardisiertes Angebot erstellen und systematisch skalieren. ### In 24 Stunden startklar Ein häufiges Hindernis bei Partnerprogrammen ist die lange Einrichtungszeit. Wochen für das Onboarding, Monate für die Integration, endlose Meetings mit dem Produktteam. Bei Nexoria ist der Prozess bewusst schlank gehalten: Schritt 1: Partner-Account erstellen (30 Minuten) - Pro-Tarif buchen unter nexoria-systems.de - Firmendaten und Zahlungsmethode hinterlegen - Zugang zum Partner-Dashboard erhalten Schritt 2: Branding einrichten (1-2 Stunden) - Logo hochladen, Farbschema definieren - Eigene Domain oder Subdomain konfigurieren (DNS-Eintrag setzen, SSL wird automatisch bereitgestellt) - E-Mail-Absender konfigurieren Schritt 3: Ersten Kunden einladen (15 Minuten) - Neuen Mandanten im Partner-Dashboard anlegen - Admin-Benutzer für den Kunden erstellen - Einladungs-E-Mail wird automatisch versendet, in Ihrem Branding Schritt 4: Wissensbasis aufbauen (variabel) - Dokumente hochladen (PDF, Word, Excel, PowerPoint, alle gängigen Formate) - Automatische Indexierung und Embedding-Generierung - KI steht sofort zur Verfügung, sobald die ersten Dokumente verarbeitet sind Vom Zeitpunkt der Registrierung bis zum ersten aktiven Kunden vergehen in der Regel weniger als 24 Stunden . Sie benötigen kein Entwicklerteam, keine Server-Infrastruktur und keine KI-Expertise. Die gesamte Technik (Hosting, Updates, Sicherheit, Backups, Modell-Updates) wird von Nexoria betrieben. Artikel teilen Link kopieren LinkedIn CK Christian Klever CTO & Co-Founder · Nexoria Systems 20+ Jahre Erfahrung in Software-Architektur. Baut europäische KI-Systeme, die Unternehmensdaten schützen statt sie zu exponieren. Weiterlesen ### Verwandte Beiträge Alle Beiträge Praxiswissen 8 ′ #### Was acht Arbeitsstunden wirklich kosten und wo KI pro Tag mehrere zurückgibt 27. April 2026 Praxiswissen 13 ′ #### KI im Mittelstand: 5 Einsatzszenarien die sofort Mehrwert bringen 30. März 2026 ### Passend dazu bei Nexoria Weiterführende Seiten zum Thema dieses Beitrags. - Alle Funktionen : Was die Plattform enthält - Gespräch vereinbaren : Partnermodelle klären wir direkt Bereit für den nächsten Schritt? #### Nexoria kostenlos testen Erleben Sie europäische KI in Aktion: auf deutschen Servern, mit Mistral. Persönliche Demo in 30 Minuten. Beratung vereinbaren --- # Changelog: Plattform-Updates und neue Features Quelle: https://nexoria-systems.de/changelog Plattform ## Changelog Was wir zuletzt gebaut, verbessert und abgesichert haben Wir entwickeln die Plattform kontinuierlich weiter. Hier sehen Sie öffentlich, was wir zuletzt gebaut, verbessert und abgesichert haben. Den aktuellen Funktionsumfang finden Sie unter Produkt , die Konditionen unter Preise . Nur substantielle Änderungen. Bugfixes und Micro-Tweaks werden nicht gelistet. Stand wird kontinuierlich aktualisiert. ### Ausblick: woran wir gerade arbeiten #### Automatisierungen und Workflows Abläufe, die auf Ihrem Firmenwissen arbeiten. Wiederkehrende Schritte laufen automatisch, mit denselben Zugriffsrechten wie im Rest der Plattform. #### Konnektoren zu Fachsystemen Vorhandene Software anbinden, statt sie zu ersetzen. Ihr Firmenwissen wächst dadurch um Quellen, die heute außerhalb von Nexoria liegen. ### 2026-07-01 Feature #### Nexoria Meet: Videokonferenzen, die sich selbst protokollieren Nexoria Meet ist da: Video & Anruf in einem, Sprecheransicht, Bildschirmfreigabe und KI-gestützte Live-Transkription. Protokolle landen automatisch in der Wissensbasis und sind per KI abfragbar. DSGVO-konform mit Einwilligung pro Teilnehmer. Die souveräne Alternative zu Teams. ### 2026-06-28 Feature #### Nexoria Mail: vollständiger E-Mail-Client Nexoria Mail ist da: E-Mail-Client mit Anhang-Verwaltung, einem einheitlichen Posteingang über mehrere Postfächer und integriertem Kalender, auf deutschen Servern, DSGVO-konform. Die souveräne Alternative zu Outlook. ### 2026-06-20 Feature #### Mail-Automation: Anhänge landen automatisch am richtigen Ort Eingehende E-Mail-Anhänge werden automatisch klassifiziert und in Drive sowie der Wissensbasis abgelegt, durchsuchbar und KI-abfragbar. Pro Postfach lässt sich nutzergesteuert festlegen, welche Anhang-Typen verarbeitet werden. ### 2026-06-10 Infrastruktur #### Nexoria Drive: robustere Synchronisation & Versionierung Der Desktop-Sync von Nexoria Drive wurde grundlegend gehärtet: zuverlässigere Synchronisation über alle Geräte, vollständige Versionierung mit Wiederherstellung und ein Papierkorb mit großzügiger Karenzzeit. Ihre Daten bleiben konsistent, auch bei parallelen Änderungen. ### 2026-05-25 Feature #### Nexoria Meet (in Entwicklung): Besprechungen, die sich selbst protokollieren Erste Vorschau von Nexoria Meet: Video und Anruf in einem, mit Sprecheransicht, Bildschirmfreigabe und dem Herzstück, der KI-gestützten Live-Transkription. Meeting-Protokolle landen direkt in der Wissensbasis und werden KI-abfragbar. DSGVO-konform mit Einwilligung pro Teilnehmer. ### 2026-05-10 Feature #### Nexoria Office: ein Fenster pro Dokument Die Office-Suite (Doc, Calc, Slides) öffnet jedes Dokument in einem eigenen Fenster für echtes paralleles Arbeiten. Zahlreiche Härtungen bei Stabilität und im Zusammenspiel der Funktionen. ### 2026-04-15 Feature #### DocStudio: Gezielte Seitenauswahl in großen Dokumenten Für umfangreiche Jahresberichte, Studien und technische Dokumentationen können jetzt im DocStudio einzelne Seiten oder Seitenbereiche angesprochen werden: "Erstelle eine Präsentation aus Seite 15-42", "Seiten 15, 87 und 135" oder "ab Seite 79 bis Ende". Der Generator bezieht ausschließlich die angeforderten Seiten. Das reduziert Token-Verbrauch deutlich, beschleunigt die Generierung und verhindert Informations-Overload in der erzeugten Präsentation. Zusätzlich können Querverweise quer durch mehrere Kapitel synthetisiert werden. Quellen-Folie zeigt exakt die verwendeten Seiten. Verifiziert mit 11 Tests gegen ein 200-Seiten-Referenzdokument. ### 2026-04-15 Security #### ISO 27001 Dokumentationsphase abgeschlossen Alle technischen und organisatorischen Maßnahmen nach BSI-Grundschutz vollständig dokumentiert. TOMs sind ab sofort auf Anfrage downloadbar. Hinweis: Eine Zertifizierung nach ISO 27001 ist damit nicht verbunden, ein externes Audit ist derzeit nicht terminiert. ### 2026-04-15 Dokumentation #### Neue Evaluator-Seite & Canonical Facts Zwei neue Seiten für strukturierte Due-Diligence: Nexoria auf einen Blick mit den Kernfakten und die Evaluator-FAQ mit den zehn häufigsten Einkaufsfragen und ehrlichen Antworten. ### 2026-04-13 Fix #### VoiceBot Öffnungszeiten-Steuerung Dynamische Geschäftszeiten-Logik im VoiceBot-Assistenten: Anrufer außerhalb der Öffnungszeiten werden nicht mehr an Mitarbeiter durchgestellt, sondern erhalten eine höfliche Info-Ansage. Template-Variablen im System-Prompt machen die Logik pro Bot konfigurierbar. ### 2026-04-12 Feature #### Multi-Tenant Workspace-Delegation Workspace-Administratoren können jetzt feingranulare Berechtigungen pro Ordner und Dokumentgruppe setzen. Rollenbasierte Freigaben mit Audit-Trail. ### 2026-04-09 Infrastruktur #### VoiceBot auf neue Telefonie-Infrastruktur migriert Stabilitäts-Migration: Der VoiceBot läuft jetzt auf einem neuen Telefonie-Stack mit serverseitigem STT/TTS (weiterhin in Frankfurt). Reduzierte Latenz, bessere Verbindungsqualität, weniger Verbindungsabbrüche. ### 2026-04-02 Security #### Gmail OAuth-Scope-Härtung Migration auf minimal notwendige Scopes (gmail.readonly + gmail.compose statt mail.google.com/). Gmail-API statt SMTP XOAUTH2. Reduziert die Angriffsfläche und entspricht Google-Review-Anforderungen. ### 2026-03-30 Dokumentation #### Fachartikel: VoiceBot & Datenschutz Neuer Blog-Beitrag mit ehrlicher Bestandsaufnahme zu europäischer Sprachtechnologie, DTMF-Consent und EU AI Act (Art. 50). Im Blog verfügbar. ### 2026-03-26 Security #### Datenschutzerklärung & AVV überarbeitet Vollständige Aktualisierung der Rechtsdokumente: klarere Subprozessor-Liste, verfeinerte Zweckbindung, präzisere Löschkonzepte. Neue DSFA-Risikomatrix. ### 2026-03-22 Feature #### VoiceBot-Tiers: Starter/Business/Enterprise Drei VoiceBot -Pakete mit gestaffelten Freiminuten (500/1.000/2.000) und Overage-Preisen (0,35€/0,29€/0,25€ pro Zusatzminute). Jeder Bot eigene Subscription, immutabler Bot-Nummer. ### 2026-03-15 Performance #### Embedding-Pipeline 3× schneller Neue lokale BGE-M3-Pipeline mit Batch-Optimierung. Durchschnittliche Indexierungszeit für ein 50-Seiten-Dokument: von 28 auf 9 Sekunden reduziert. ### 2026-03-10 Feature #### DocStudio: Generierung aus Web-Recherche Neues Feature: Präsentationen und Berichte lassen sich jetzt auch ohne hochgeladene Quelldokumente erstellen. Die KI recherchiert automatisch im Web, sammelt 5-10 Quellen und generiert daraus eine quellenbasierte Ausarbeitung mit Bildern. ### 2026-03-05 Infrastruktur #### Active-Active Vektordatenbank-Cluster Vektordatenbank auf hochverfügbares Setup umgestellt. Null-Ausfall-Migration, automatisches Failover, weiterhin 100% in Deutschland gehostet. ### 2026-03-01 Fix #### Chat-History Export nach DSGVO Art. 20 Vollständiger Export des Chat-Verlaufs inklusive aller Quellenangaben als JSON und Markdown. Ein-Klick-Download für den Nutzer, erfüllt Datenportabilität nach Art. 20 DSGVO. ### 2026-02-20 Security #### Argon2id für Passwort-Hashing Umstellung des Passwort-Hashing-Verfahrens auf Argon2id (vorher PBKDF2). Empfehlung nach OWASP Password Storage Cheat Sheet und BSI TR-02102-1. ### 2026-02-10 Feature #### Chatbots mit Token-Budget pro Besucher Externe Chatbots auf Kunden-Websites: isolierte Wissensbasis pro Chatbot, Token-Budget pro Besucher zur Missbrauchsabwehr, vollständige Gesprächsprotokolle im Dashboard. ### 2026-01-28 Infrastruktur #### Backup-Verschlüsselung & Cross-Server-Replikation Tägliche verschlüsselte Backups mit Cross-Server-Replikation in ein zweites deutsches Rechenzentrum. Recovery-Point-Objective: 24 Stunden. ### Auf dem Laufenden bleiben Release-Notes und Fachartikel erscheinen im Blog. --- # Kontakt: Kostenlose Beratung und Live-Demo Quelle: https://nexoria-systems.de/kontakt Kontakt ## Lassen Sie uns zusammenarbeiten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage, ob Produktdemo, Beratung oder Partnerschaft. Antwort innerhalb von 24 Stunden. Name * E-Mail * Unternehmen Telefon Wofür interessieren Sie sich? KI-Plattform Nexoria Office Chatbot / VoiceBot IT-Beratung Sonstiges Nachricht * Nachricht senden DSGVO-konform · Deutsche Server · Datenschutz Infrastruktur · Standort Kelkheim · HQ Deutsche Server Paris · Mistral AI Hosting 100 % EU Kernplattform EU-Recht DSGVO Konform Direkt erreichen E-Mail info@nexoria-systems.de Antwort innerhalb 24h Telefon +49 228 84239000 Mo bis Fr, 9:00 bis 18:00 Standort Kelkheim, Deutschland Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim Lieber direkt sprechen? 30-minütige Live-Demo, kostenlos und zugeschnitten auf Ihre Anforderungen. Termin buchen 100 % EU-Hosting Deutsche Server DSGVO Voll konform AVV & DSFA inkl. < 24h Antwortzeit Garantiert ### Was nach Ihrer Nachricht passiert Ihre Anfrage landet direkt bei einem der beiden Gründer, nicht in einer Ticket-Warteschlange. Bei kritischen Störungen nennen unsere AGB in § 8 eine angestrebte Reaktionszeit von vier Stunden während der Geschäftszeiten. Für Erstanfragen gilt das nicht als Zusage, in der Praxis antworten wir meist am selben Werktag. Im ersten Gespräch klären wir, welche Daten indexiert werden sollen, wer worauf Zugriff bekommt und woraus sich der Einrichtungsaufwand ergibt. ### Wenn Sie zuerst prüfen wollen Für Einkauf und Datenschutzbeauftragte gibt es zwei Seiten, die ohne Gespräch auskommen: die Evaluator-FAQ mit den zehn häufigsten Prüfungsfragen und Nexoria auf einen Blick als Faktenblatt. Auftragsverarbeitungsvertrag, Verzeichnis nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung sind öffentlich einsehbar , ohne Anmeldung. TOMs nach Art. 32, Löschkonzept und Architektur-Überblick stellen wir auf formlose Anfrage bereit, auf Wunsch unter Geheimhaltungsvereinbarung. --- # Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/agb Rechtliches ## Allgemeine Geschäftsbedingungen AGB der Nexoria Systems UG ### §1 Geltungsbereich (1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für alle Verträge zwischen der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim (nachfolgend "Nexoria" oder "Anbieter"), und dem Kunden (nachfolgend "Kunde") über die Nutzung der von Nexoria bereitgestellten Software-as-a-Service-Plattform (nachfolgend "Plattform" oder "Service"). (2) Diese AGB gelten ausschließlich im unternehmerischen Geschäftsverkehr gemäß § 310 Abs. 1 BGB. Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen. (3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Nexoria stimmt deren Geltung ausdrücklich und schriftlich zu. Dies gilt auch, wenn Nexoria in Kenntnis der AGB des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt. (4) Im Einzelfall getroffene individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist ein schriftlicher Vertrag bzw. eine schriftliche Bestätigung durch Nexoria maßgebend. ### §2 Vertragsgegenstand (1) Nexoria betreibt eine KI gestützte Cloud Speicher und Wissensplattform für Unternehmen. Die Plattform verbindet Nexoria Drive mit indexiertem Firmenwissen, einer Dokumentensuche und dem KI Assistenten Nex. Berechtigte Nutzer können Wissen suchen, abfragen und in neuen Inhalten weiterverarbeiten. (2) Die Plattform umfasst insbesondere folgende Kernfunktionen: - Nexoria Drive als Cloud Speicher und Quelle für indexierbares Firmenwissen - Nex als zentrale KI Oberfläche mit Quellenangaben - Semantische Dokumentensuche, die keine KI Tokens verbraucht - DocStudio innerhalb von Nex sowie Doc, Calc und Slides als eigene Apps - Workspaces und Datenbanken mit Zugriffsrechten - Automatisierungen und Anbindungen an externe Fachsoftware - Chatbots mit dem jeweils freigegebenen Wissen - Audioverarbeitung, Transkription und Texterkennung (3) Nexoria stellt die Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereit. Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht an der Plattform. Eine Überlassung der Software zur lokalen Installation erfolgt nicht. (4) Der jeweils aktuelle Funktionsumfang der Plattform ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Website von Nexoria sowie aus dem gewählten Tarif des Kunden. Nexoria ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln und Funktionen hinzuzufügen, zu ändern oder zu entfernen, sofern der vertraglich vereinbarte Funktionsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird. ### §3 Registrierung und Konto (1) Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Bei der Registrierung muss der Kunde wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu seinem Unternehmen und der verantwortlichen Kontaktperson (Administrator) machen. Änderungen sind Nexoria unverzüglich mitzuteilen. (2) Der Kunde wählt bei der Registrierung einen Organisationsnamen und einen eindeutigen Slug (Kurzbezeichnung) für sein Konto. Der Slug dient als technischer Identifikator und kann nach der Registrierung nicht mehr geändert werden. (3) Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) allein verantwortlich. Passwörter müssen den Sicherheitsanforderungen der Plattform entsprechen (mindestens 12 Zeichen). Der Kunde hat Nexoria unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis davon erlangt, dass unbefugte Dritte Zugang zu seinem Konto erhalten haben. (4) Der Administrator des Kunden kann weitere Benutzer einladen und ihnen Rollen zuweisen (Administrator, Mitglied, Betrachter). Der Kunde ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinem Konto und den Konten seiner eingeladenen Benutzer erfolgen. (5) Ein gebuchter Benutzer ist für die Nutzung auf einem Gerät vorgesehen. Die parallele Nutzung desselben Benutzerkontos auf mehreren Geräten ist nicht Bestandteil des Tarifs. (6) Nexoria behält sich das Recht vor, Konten zu sperren oder zu löschen, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die Registrierungsdaten falsch sind, gegen diese AGB verstoßen wird oder die Plattform missbräuchlich genutzt wird. Der Kunde wird hierüber unverzüglich informiert. ### §4 Leistungsbeschreibung und Tarife (1) Nexoria bietet die Plattform in folgenden Tarifen an: #### a) Nexoria Base - Preis: 29 EUR pro Benutzer pro Monat (zzgl. gesetzlicher USt.) - 3 Millionen KI Tokens pro Benutzer und Monat - 10 GB Speicherplatz pro Organisation - Nexoria Drive, Nex, Dokumentensuche, DocStudio, Doc, Calc und Slides - Workspaces, Datenbanken, Automatisierungen, Chatbots und Audioverarbeitung #### b) Nexoria Pro - Preis: 299 EUR pro Monat, inklusive 5 Benutzer (zzgl. gesetzlicher USt.). Jeder weitere Benutzer: 20 EUR pro Monat. - Alle Funktionen aus Nexoria Base - 5 Millionen KI Tokens pro Benutzer und Monat - 20 GB Speicherplatz pro Organisation #### c) Mail und Meet Mail und Meet sind gemeinsam als Zusatzprodukt buchbar. Der Preis beträgt 13 EUR pro Benutzer und Monat oder 70 EUR pro Monat für 5 Benutzer. Jeder weitere Benutzer kostet 9 EUR pro Monat. Mail umfasst SMTP und IMAP Anbindungen, Mail Automatisierungen, FlowHub für E-Mail, Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung. Meet umfasst Videokonferenzen und Transkription. E-Mail Verläufe und Meeting Transkripte können in das Firmenwissen übernommen werden. #### d) Zusätzlicher Speicher und KI Nutzung Zusätzlich indexierbarer Speicher kostet oberhalb des im Tarif enthaltenen Volumens 0,20 EUR pro GB und Monat. Maßgeblich sind die Quellbytes. Zusätzlicher Speicher und zusätzliche KI Tokens können automatisch oder manuell nachgekauft werden. Ohne Nachkauf pausieren weitere Uploads beziehungsweise KI Anfragen. Die bereits aufgebaute Dokumentensuche bleibt verfügbar und verbraucht keine KI Tokens. #### e) Einrichtung Die Einrichtung, Erstaufnahme und Indexierung größerer Datenbestände wird individuell nach Aufwand angeboten. Der konkrete Umfang wird vor Vertragsabschluss vereinbart. #### f) Enterprise Individuelle Angebote mit dedizierten Ressourcen, erweiterten SLAs und persönlicher Betreuung auf Anfrage. Die Konditionen werden in einem separaten Vertrag festgelegt. #### g) VoiceBot: KI-Telefonassistent (Zusatzprodukt) Nexoria bietet als optionales Zusatzprodukt einen KI-gestützten Telefonassistenten (VoiceBot) an. Der VoiceBot wird als separates Abonnement pro Bot abgerechnet und ist unabhängig vom gewählten Plattform-Tarif buchbar. - Starter: 249 EUR/Monat, 500 Freiminuten, Zusatzminute 0,35 EUR - Business: 449 EUR/Monat, 1.000 Freiminuten, Zusatzminute 0,29 EUR - Enterprise: 699 EUR/Monat, 2.000 Freiminuten, Zusatzminute 0,25 EUR Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher USt. Die Abrechnung erfolgt minutengenau. Angebrochene Minuten werden auf die nächste volle Minute aufgerundet. Es fallen keine Einrichtungsgebühren an. Die Kündigung des VoiceBot-Abonnements ist monatlich zum Ende des Abrechnungszeitraums möglich. Die Nutzung des VoiceBots erfordert die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des Drittanbieters Telnyx (Telefonie, Spracherkennung und Sprachsynthese). Ohne diese Zustimmung kann der VoiceBot nicht aktiviert werden. Die Datenverarbeitung durch Telnyx erfolgt ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt. #### h) Nexoria Meet: Meeting-Aufnahme und KI-Transkription Nexoria Meet ist eine optionale Zusatzfunktion, mit der Meetings mit den tatsächlichen Stimmen der Teilnehmer aufgezeichnet, KI-gestützt transkribiert und zusammengefasst sowie dauerhaft als durchsuchbares Firmenwissen des Kunden gespeichert werden können. Die KI-Zusammenfassung erfolgt ausschließlich über ein von Nexoria selbst betriebenes, On-Premise gehostetes Sprachmodell; eine Übermittlung der Inhalte an externe oder US-amerikanische KI-Dienste findet nicht statt. Aufzeichnungen und Transkripte werden ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Rechenzentren in Deutschland bzw. der Europäischen Union gespeichert. Die Transkriptionsfunktion ist pro Mandant standardmäßig deaktiviert und kann ausschließlich durch einen Administrator des Kunden (Tenant-Administrator) bewusst freigeschaltet werden. Ohne diese Freischaltung durch den Kunden findet keine Transkription statt. Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich nach aktiver Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers. Vor dem Beitritt zu einem Meeting ist eine Zustimmungsabfrage (Consent-Gate) vorgeschaltet; ohne Zustimmung wird technisch keine Audiospur der betreffenden Person erstellt. Eine verdeckte Aufzeichnung ist strukturell ausgeschlossen. Der Einwilligungsstatus jedes Teilnehmers (zugestimmt, abgelehnt oder nicht gefragt) wird in der Nachbereitungs-E-Mail zum Meeting ausgewiesen. Der Kunde bleibt für die Aufzeichnung, Transkription und Speicherung von Meetings sowie für die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Nexoria handelt insoweit als Auftragsverarbeiter. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, für den Einsatz von Nexoria Meet eine tragfähige Rechtsgrundlage sicherzustellen und die erforderlichen Einwilligungen bzw. sonstigen Rechtsgrundlagen seiner Teilnehmer einzuholen und zu dokumentieren. Bei der Aufzeichnung eigener Beschäftigter hat der Kunde die mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG) zu beachten und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung abzuschließen; besteht kein Betriebsrat, hat der Kunde eine dokumentierte Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse nach vorheriger Abwägung) vorzuhalten. Für die Aufzeichnung externer Gäste ist regelmäßig deren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich. Die von Nexoria bereitgestellten technischen Vorkehrungen (insbesondere Consent-Gate, standardmäßige Deaktivierung der Transkription und Ausweis des Einwilligungsstatus) unterstützen den Kunden bei der rechtskonformen Nutzung, ersetzen jedoch nicht dessen eigene datenschutzrechtliche Prüfung. Nexoria übernimmt keine Gewähr und keine Verantwortung für den rechtmäßigen Einsatz von Nexoria Meet durch den Kunden, insbesondere nicht für das Vorliegen der erforderlichen Rechtsgrundlagen und Einwilligungen. Eine Pflicht von Nexoria zur inhaltlichen Prüfung der vom Kunden durchgeführten Meetings besteht nicht. (2) Nexoria behält sich vor, den Funktionsumfang der einzelnen Tarife anzupassen. Wesentliche Einschränkungen bestehender Funktionen werden dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt. In diesem Fall steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu. ### §5 Preise und Zahlung (1) Die aktuell gültigen Preise ergeben sich aus der Preisliste auf der Website von Nexoria bzw. aus dem bei der Registrierung gewählten Tarif. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. (2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland). Es gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen von Stripe. (3) Bei Zahlungsverzug ist Nexoria berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu berechnen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten. Bei einem Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist Nexoria berechtigt, den Zugang zur Plattform bis zum vollständigen Ausgleich der offenen Forderungen zu sperren. (4) Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich (per E-Mail) angekündigt. Widerspricht der Kunde der Preisänderung nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gilt die Preisänderung als genehmigt. In der Mitteilung wird Nexoria den Kunden auf die Bedeutung seines Schweigens gesondert hinweisen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu. (5) Rechnungen werden elektronisch per E-Mail oder über das Dashboard bereitgestellt. Der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu. ### §6 Laufzeit und Kündigung (1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats ordentlich gekündigt werden. (2) Neukunden erhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase ab dem Zeitpunkt der Registrierung. Während der Testphase steht der volle Funktionsumfang des gewählten Tarifs zur Verfügung. Wird das Abonnement nicht vor Ablauf der Testphase gekündigt, geht es automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Die erste Abrechnung erfolgt am Tag nach Ablauf der Testphase. (3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn: - der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung von mehr als zwei Monatsbeträgen in Verzug ist; - der Kunde die Plattform nachweislich missbräuchlich nutzt oder gegen geltendes Recht verstößt; - über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird. (4) Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail ist ausreichend). Die Kündigung kann auch über die Einstellungen im Dashboard erfolgen. (5) Nach Beendigung des Vertrags werden die Daten des Kunden für einen Zeitraum von 30 Tagen aufbewahrt, um eine Datenübernahme zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden sämtliche Daten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Kunde kann jederzeit vor Ablauf der Frist einen Export seiner Daten anfordern. ### §7 Datenschutz (1) Nexoria verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Benutzer ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Einzelheiten sind in der Datenschutzerklärung geregelt. (2) Soweit Nexoria personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV ist auf der Website von Nexoria abrufbar und wird mit Abschluss des Nutzungsvertrags Bestandteil der Vereinbarung. (3) Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die von ihm und seinen Benutzern in die Plattform eingegebenen Inhalte und personenbezogenen Daten. Nexoria handelt insoweit als Auftragsverarbeiter. (4) Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren. Die konkreten Hosting-Dienstleister sind in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag namentlich aufgeführt. Im Standard-Betrieb der Nexoria-Plattform findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt. Der eingesetzte KI-Anbieter Mistral AI hostet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Sollte der Kunde im Rahmen einer individuellen Enterprise-Konfiguration ausdrücklich einen alternativen LLM-Anbieter mit Sitz in einem Drittland wünschen, erfolgt die Datenübermittlung ausschließlich auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO und nach separater schriftlicher Vereinbarung. ### §8 Verfügbarkeit und SLA (1) Nexoria strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel an, bezogen auf die Gesamtbetriebszeit abzüglich geplanter Wartungsfenster. (2) Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und finden nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten (Mo-Fr 09:00-17:00 Uhr MEZ) statt. Geplante Wartungszeiten werden bei der Berechnung der Verfügbarkeit nicht berücksichtigt. (3) Nexoria ist bemüht, Störungen schnellstmöglich zu beheben. Für kritische Störungen (vollständiger Ausfall der Plattform) beträgt die angestrebte Reaktionszeit 4 Stunden während der Geschäftszeiten. (4) Höhere Gewalt, Störungen in öffentlichen Kommunikationsnetzen, Störungen beim Hosting-Anbieter sowie sonstige Umstände, die nicht im Einflussbereich von Nexoria liegen, entbinden Nexoria für die Dauer und den Umfang der Störung von der Leistungspflicht. Nexoria wird den Kunden über solche Umstände unverzüglich informieren. (5) Der Kunde ist verpflichtet, eigene Datensicherungen durchzuführen. Nexoria erstellt tägliche Sicherungskopien der Plattformdaten, übernimmt jedoch keine Garantie für die vollständige Wiederherstellbarkeit einzelner Datensätze. ### §9 Haftung (1) Nexoria haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von Nexoria, eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen beruhen. (2) Nexoria haftet unbeschränkt für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von Nexoria, eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen beruhen. (3) Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) durch einfache Fahrlässigkeit ist die Haftung von Nexoria auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. (4) Die Haftung für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden ist der Höhe nach begrenzt auf das Zwölffache des monatlichen Nutzungsentgelts, maximal jedoch 50.000 EUR je Schadensfall. (5) Im Übrigen ist die Haftung von Nexoria für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen. (6) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aufgrund der Übernahme einer Garantie bleibt unberührt. (7) Nexoria haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der durch die KI-Komponenten der Plattform generierten Ergebnisse. Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Inhalte vor der geschäftlichen Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen. (8) Nexoria haftet nicht für Schäden, die durch die Nutzung externer Dienste entstehen, die der Kunde über die Plattform anbindet (z. B. LLM-Anbieter, Cloud-Speicher). ### §10 Schlussbestimmungen (1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). (2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von Nexoria. (3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. (4) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses. (5) Nexoria ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Nexoria wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung seines Schweigens gesondert hinweisen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu. (6) Die Abtretung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag durch den Kunden bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Nexoria. (7) Nexoria ist berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger zu übertragen, sofern dadurch die Rechte des Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt werden. Stand: August 2026 Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Datenschutzerklärung Auftragsverarbeitungsvertrag --- # Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/avv Datenschutz ## Auftragsverarbeitungsvertrag AVV gemäß Art. 28 DSGVO gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwischen dem Kunden der Nexoria-Plattform (nachfolgend „Auftraggeber" oder „Verantwortlicher") und Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim E-Mail: datenschutz@nexoria-systems.de (nachfolgend „Auftragnehmer" oder „Auftragsverarbeiter") Der Auftraggeber und der Auftragnehmer werden nachfolgend gemeinsam als „Parteien" und einzeln als „Partei" bezeichnet. ### §1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung (1) Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Parteien im Zusammenhang mit der Nutzung der Nexoria-Plattform (nachfolgend „Hauptvertrag"). Er wird mit Abschluss des Hauptvertrags (Registrierung und Annahme der AGB) wirksam. (2) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs der Nexoria SaaS-Plattform. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Weisung des Auftraggebers, es sei denn, der Auftragnehmer ist nach Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. (3) Die Dauer der Verarbeitung richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags. Nach Beendigung des Hauptvertrags gelten die Regelungen in §10 dieses AVV zur Löschung und Rückgabe der Daten. ### §2 Art und Zweck der Verarbeitung (1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer erfolgt zum Zweck der: - Bereitstellung und Betrieb der KI-gestützten Wissens- und Prozessplattform - Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in der Wissensbasis - Verarbeitung von Anfragen an den KI-Chat-Assistenten - Bereitstellung von Analytics und Auswertungen - Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen - Erstellung und Verwaltung von DataStore-Einträgen - Anbindung externer Datenquellen über Konnektoren - Erstellung von Audit-Logs zu Sicherheits- und Compliance-Zwecken - Aufzeichnung von Online-Meetings (Nexoria Meet) nach vorheriger aktiver Einwilligung jedes Teilnehmers - KI-gestützte Transkription von Meeting-Aufnahmen (mandantenspezifisch, standardmäßig deaktiviert) - KI-gestützte Zusammenfassung von Meeting-Inhalten über ein on-premises betriebenes Sprachmodell - dauerhafte Speicherung von Meeting-Aufnahmen, Transkripten und Zusammenfassungen als durchsuchbares Firmenwissen (semantische Suche / RAG) (2) Die Art der Verarbeitung umfasst: Erhebung, Speicherung, Organisation, Strukturierung, Anpassung, Abfrage, Verwendung, Bereitstellung durch Übermittlung, Abgleich, Verknüpfung, Einschränkung, Löschung und Vernichtung personenbezogener Daten. ### §3 Art der personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sind folgende Arten personenbezogener Daten: - Stammdaten (Vorname, Nachname, Firmenbezeichnung) - Kontaktdaten (E-Mail-Adresse) - Authentifizierungsdaten (Passwort-Hashes, Token) - Nutzungsdaten (IP-Adressen, Zugriffszeitpunkte, Audit-Logs) - Inhaltsdaten (Dokumente, Chat-Verläufe, Prozessdaten, DataStore-Einträge) - Konfigurationsdaten (Benutzereinstellungen, Rollenzuweisungen) - Metadaten (Zeitstempel, Dateitypen, Dokumentengrößen) - Audiodaten (Meeting-Aufnahmen als getrennte Einzelspur je Sprecher, nur bei Nutzung von Nexoria Meet) - Transkriptionsdaten (KI-generierte Verschriftlichung von Meeting-Aufnahmen, nur bei durch den Mandanten-Administrator freigeschalteter Transkription) - KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen sowie Vektor-Einbettungen zur semantischen Durchsuchung (RAG) - Einwilligungsdaten (Aufnahme-Zustimmungsstatus je Teilnehmer: zugestimmt / abgelehnt / nicht gefragt) Die konkret verarbeiteten personenbezogenen Daten hängen davon ab, welche Daten der Auftraggeber und seine Benutzer in die Plattform eingeben. Der Auftragnehmer hat keinen Einfluss darauf, welche Kategorien personenbezogener Daten der Auftraggeber über die Plattform verarbeitet. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden sollen, liegt dies in der alleinigen Verantwortung des Auftraggebers. Der Auftraggeber hat in diesem Fall sicherzustellen, dass eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. Bei Nutzung von Nexoria Meet werden Aufnahmen realer Stimmen sowie deren KI-gestützte Transkription und Zusammenfassung verarbeitet. Die Festlegung und Dokumentation der Rechtsgrundlage für Aufnahme und Weiterverarbeitung obliegt dem Auftraggeber als Verantwortlichem. Für interne Mitarbeiter kann die Aufnahme mitbestimmungspflichtig sein (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG) und ggf. eine Betriebsvereinbarung erfordern; ohne Betriebsrat hat der Auftraggeber eine dokumentierte Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse mit Abwägung) vorzuhalten. Für externe Gäste erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. ### §4 Kategorien betroffener Personen Von der Verarbeitung können folgende Kategorien betroffener Personen betroffen sein: - Mitarbeiter und Benutzer des Auftraggebers (Administratoren, Teammitglieder, Betrachter) - Kunden und Geschäftspartner des Auftraggebers (soweit deren Daten in die Plattform eingegeben werden) - Mitarbeiter von Mandanten des Auftraggebers (bei Nutzung des Pro-/Partner-Tarifs) - Sonstige Personen, deren personenbezogene Daten der Auftraggeber in die Plattform eingibt oder hochlädt ### §5 Pflichten des Auftragsverarbeiters (1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Nutzung der Plattform und die Konfiguration durch den Auftraggeber gelten als Weisungen im Sinne dieser Vereinbarung. (2) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. (3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in den Art. 15-22 DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen. (4) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten (Sicherheit der Verarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation). (5) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. (6) Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Datenpannen) unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden. Die Meldung enthält mindestens: - eine Beschreibung der Art der Verletzung - die Kategorien und ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze - eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen - eine Beschreibung der ergriffenen und vorgeschlagenen Maßnahmen - den Namen und die Kontaktdaten des Ansprechpartners ### §6 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) Der Auftragnehmer setzt folgende technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO um, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten: #### 6.1 Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO) - Zutrittskontrolle: Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum der Netcup GmbH in Deutschland mit physischer Zutrittskontrolle - Zugangskontrolle: SSH-Schlüssel-Authentifizierung für Serverzugriff, Passwort-basierter Zugang deaktiviert - Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Berechtigungssystem (RBAC), JWT-basierte Authentifizierung mit kurzen Token-Laufzeiten - Trennungskontrolle: Mandantentrennung durch isolierte Datenbanken und Vektorspeicher je Kunde (Tenant-Isolierung) - Pseudonymisierung: Mandantenspezifische IDs und isolierte Workspaces; personenbezogene Daten werden nur im erforderlichen Kontext verarbeitet (Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) #### 6.2 Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO) - Weitergabekontrolle: TLS 1.3 für alle Datenübertragungen, verschlüsselte Datenbankverbindungen - Eingabekontrolle: Umfassende Audit-Logs aller sicherheitsrelevanten Aktionen (Anmeldungen, Änderungen, Löschungen) mit Zeitstempel, Benutzer-ID und IP-Adresse #### 6.3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b, c DSGVO) - Verfügbarkeit: Angestrebte Verfügbarkeit von 99,5 % im Jahresmittel - Datensicherung: Tägliche automatisierte Backups aller Datenbanken, getrennt je Mandant - Wiederherstellbarkeit: Dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren, regelmäßige Überprüfung der Backup-Integrität - Belastbarkeit: Rate-Limiting, automatische Skalierung der Datenbankverbindungen, LRU-Cache für Tenant-Pools #### 6.4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO) - Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der technischen und organisatorischen Maßnahmen - Kontinuierliche Systemüberwachung und automatische Alarmierung bei Anomalien - Dokumentierte Prozesse für Incident-Response und Datenpannenmeldung - Regelmäßige Sicherheitsupdates des Betriebssystems und aller Softwarekomponenten #### 6.5 Zusätzliche Maßnahmen für Nexoria Meet (Meeting-Aufnahme) Bei Nutzung des Zusatzprodukts Nexoria Meet (Meeting-Aufnahme, KI-Transkription, KI-Zusammenfassung) setzt der Auftragnehmer folgende zusätzliche Maßnahmen um: - Einwilligungssteuerung (Consent-Gate): Eine Aufnahme erfolgt ausschließlich nach aktiver Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers vor Beitritt zum Meeting. Ohne Zustimmung wird strukturell keine Audiospur der betreffenden Person erzeugt; ein verdecktes Aufzeichnen (Silent Recording) ist ausgeschlossen. Die Nachbereitungs-E-Mail weist den Einwilligungsstatus je Teilnehmer aus (zugestimmt / abgelehnt / nicht gefragt). - Privacy by Default: Die Transkriptionsfunktion ist pro Mandant standardmäßig deaktiviert und kann nur durch den Mandanten-Administrator bewusst freigeschaltet werden (datenschutzfreundliche Voreinstellung gemäß Art. 25 Abs. 2 DSGVO). - Datenhaltung in Deutschland/EU: Speicherung ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland/EU (Hetzner, Netcup). Die KI-Zusammenfassung erfolgt über ein on-premises betriebenes Mistral-Modell; es werden keine Audio-, Transkript- oder Zusammenfassungsdaten an externe oder US-amerikanische KI-Dienste übermittelt. - Getrennte Spuren / chirurgische Löschung: Audio wird je Sprecher als getrennte Einzelspur gespeichert. Die abspielbare Mischung ist ein Derivat, das bei Löschung einer einzelnen Spur neu erzeugt wird (chirurgische Einzel-Löschung). - Zugriffskontrolle (intern): Interner Zugriff nur authentifiziert über kurzlebige, signierte Token (Gültigkeit ~1 Stunde, bei jedem Abruf frisch erzeugt, nicht in der Datenbank gespeichert). Interne Service-Schnittstellen sind aus dem öffentlichen Internet gesperrt und nur über das interne Netz / VPN-Mesh key-geschützt erreichbar. - Zugriffskontrolle (extern): Externe Gäste erhalten Meeting-Inhalte über einen zeitlich auf 30 Tage begrenzten Mail-Link; nach Ablauf ist der Link tot, das interne Original bleibt bestehen. ### §7 Unterauftragsverarbeiter (1) Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter) hinzuzuziehen. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern und gibt dem Auftraggeber die Möglichkeit, gegen derartige Änderungen Einspruch zu erheben. (2) Zum Zeitpunkt des Abschlusses dieses AVV setzt der Auftragnehmer folgende Unterauftragsverarbeiter ein: §7 Unterauftragsverarbeiter | | Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Standort | Hetzner Online GmbH | Backend-Hosting (Dedicated Server) | Deutschland (Falkenstein) | Netcup GmbH | Server-Hosting und Infrastruktur | Deutschland (Nürnberg) | Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung | Irland (EU) | Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited | Telefonie-Infrastruktur, Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS) für VoiceBot (nur bei VoiceBot-Abonnement) | USA (HQ: Austin, TX) / EU-Niederlassung: Dublin, Irland. Datenverarbeitung ausschließlich auf EU-Servern (Frankfurt). SCCs gemäß Art. 46 DSGVO. | Mistral AI | KI-Sprachmodell (Standard) | Frankreich (EU) | Functional Software (Sentry) | Fehlerüberwachung (nur technische Fehlerdaten, maskAllText und blockAllMedia aktiv, keine personenbezogenen Nutzerinhalte) | USA. Garantien: SCCs, DPA, Datenminimierung durch SDK-Konfiguration. | Microsoft Corp. | E-Mail-Integration (Graph API) | USA / EU. Garantien: SCCs, DPA (nur bei aktiver Integration). | Google LLC | E-Mail-Integration (Gmail API) | USA / EU. Garantien: SCCs, DPA (nur bei aktiver Integration). (3) Als KI-Sprachmodell wird Mistral AI (Sitz: Paris, Frankreich) eingesetzt. Mistral AI wird als Unterauftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 2 DSGVO tätig. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU. (3a) Der Auftragsverarbeiter Telnyx LLC (bzw. Telnyx Ireland Limited für die EU-Verarbeitung) wird ausschließlich im Rahmen des optionalen VoiceBot-Zusatzprodukts tätig. Telnyx stellt die gesamte VoiceBot-Infrastruktur bereit: Telefonie, Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS). Ohne Abschluss eines VoiceBot-Abonnements durch den Auftraggeber werden keine Daten an Telnyx übermittelt. Die Datenverarbeitung durch Telnyx erfolgt ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt (AnchorSite). Telnyx ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit EU-Niederlassung in Dublin, Irland. Grundlage der Datenübermittlung sind EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Kernplattform ist vom VoiceBot vollständig getrennt. Dateien und Wissensindex liegen auf deutschen Servern. Relevante Kontextausschnitte werden für die Antwortgenerierung durch Mistral AI innerhalb der EU verarbeitet. DPA-Referenz: telnyx.com/company/data-privacy (3b) Das Zusatzprodukt Nexoria Meet (Meeting-Aufnahme, KI-Transkription und KI-Zusammenfassung) zieht keine zusätzlichen externen Unterauftragsverarbeiter hinzu. Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung, dauerhafte Speicherung und semantische Suche (Vektorindex, Vektordatenbank) erfolgen ausschließlich auf der eigenen Infrastruktur des Auftragnehmers in Deutschland/EU (Hetzner, Netcup; bereits in der Tabelle unter Absatz (2) gelistet). Die KI-Zusammenfassung wird über ein on-premises betriebenes Mistral-Modell erzeugt; es findet keine Übermittlung von Audio-, Transkript- oder Zusammenfassungsdaten an externe oder US-amerikanische KI-Dienste statt. Anders als beim optionalen VoiceBot-Zusatzprodukt wird für Nexoria Meet kein Telnyx und kein sonstiger Drittanbieter eingebunden. (4) Bei der Hinzuziehung von Unterauftragsverarbeitern in Drittländern stellt der Auftragnehmer sicher, dass geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO vorliegen (insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission). Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf Anfrage die entsprechenden Nachweise zur Verfügung. (5) Der Auftragnehmer verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich dazu, dieselben Datenschutzpflichten einzuhalten, die in diesem AVV festgelegt sind. Der Auftragnehmer bleibt dem Auftraggeber gegenüber für die Einhaltung der Pflichten durch den Unterauftragsverarbeiter verantwortlich. ### §8 Rechte der Betroffenen (1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner Pflichten gegenüber betroffenen Personen nach Art. 15-22 DSGVO. Soweit betroffene Personen Ansprüche direkt gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen, leitet der Auftragnehmer diese unverzüglich an den Auftraggeber weiter. (2) Die Plattform stellt dem Auftraggeber technische Funktionen zur Verfügung, um Betroffenenrechte zu erfüllen: - Auskunft (Art. 15): Export-Funktionen für Benutzerdaten und Inhaltsdaten - Berichtigung (Art. 16): Bearbeitungsfunktionen für Profil- und Inhaltsdaten - Löschung (Art. 17): Löschfunktionen für Benutzerkonten, Dokumente und Chat-Verläufe - Einschränkung (Art. 18): Möglichkeit zur Deaktivierung von Benutzerkonten - Datenübertragbarkeit (Art. 20): Datenexport in maschinenlesbaren Formaten (3) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die technischen Maßnahmen eine zeitnahe Bearbeitung von Betroffenenanfragen ermöglichen (in der Regel innerhalb von 72 Stunden nach Eingang der Anfrage beim Auftragnehmer). (4) Für Meeting-Aufnahmen (Nexoria Meet) stellt der Auftragnehmer erweiterte Lösch- und Widerrufsfunktionen bereit: - Chirurgische Anonymisierung je Person (Art. 17 DSGVO): Auf Widerruf oder Löschverlangen einer betroffenen Person wird deren Name an allen Stellen des Transkripts ersetzt, sowohl in den eigenen Redebeiträgen als auch in Erwähnungen durch Dritte. Die zugehörige Audiospur wird gelöscht, die abspielbare Mischung neu erzeugt und der KI-Suchindex neu aufgebaut. Es wird kein Rückschlüssel vorgehalten. - Vollständige Meeting-Löschung: entfernt in einem Zug fehlersicher/transaktional die Audiodateien, den Transkript-Datensatz, die Segmente, die Einwilligungen, die KI-Suchvektoren (Vektordatenbank) sowie die Einträge der Mail-Warteschlange. - Bestätigung: Nach einer Anonymisierung bzw. Löschung nach Art. 17 DSGVO erhält die betroffene Person bzw. der Auftraggeber eine Bestätigungs-E-Mail. ### §9 Kontrollrechte des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber hat das Recht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der sonstigen vertraglichen Pflichten des Auftragnehmers zu überzeugen. Dies kann erfolgen durch: - Einholung von Auskünften und Nachweisen beim Auftragnehmer - Einsicht in aktuelle Bescheinigungen oder Berichte unabhängiger Prüfer - Vor-Ort-Inspektionen nach vorheriger Ankündigung (mindestens 14 Tage im Voraus) und unter Berücksichtigung der Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers (2) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf Anfrage die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlichen Informationen zur Verfügung und unterstützt den Auftraggeber bei der Durchführung von Überprüfungen. (3) Der Auftragnehmer ist berechtigt, dem Auftraggeber aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Datenschutzauditoren) vorzulegen, sofern diese die Überprüfung der Einhaltung dieses AVV ermöglichen. (4) Der Auftraggeber trägt die Kosten einer von ihm verlangten Vor-Ort-Inspektion, sofern bei der Überprüfung keine Mängel festgestellt werden. Werden Mängel festgestellt, trägt der Auftragnehmer die Kosten der Überprüfung. ### §10 Löschung und Rückgabe der Daten (1) Nach Beendigung des Hauptvertrags löscht der Auftragnehmer sämtliche im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten, sofern nicht nach Unionsrecht oder dem Recht des betreffenden Mitgliedstaats eine Verpflichtung zur Speicherung besteht. (2) Vor der Löschung wird dem Auftraggeber eine Frist von 30 Tagen eingeräumt, um einen Export seiner Daten durchzuführen. Die Plattform stellt hierfür geeignete Export-Funktionen bereit. (3) Die Löschung umfasst: - Alle Daten in den isolierten Mandantendatenbanken (PostgreSQL) - Alle Vektoreinbettungen in der Wissensbasis (Vektordatenbank) - Alle hochgeladenen Dokumente und Dateien - Alle Chat-Verläufe und Prozessdaten - Alle DataStore-Einträge - Alle Konnektoren-Konfigurationen und zwischengespeicherte Daten - Backups der mandantenspezifischen Daten (nach Ablauf der Backup-Rotation) (4) Der Auftragnehmer bestätigt dem Auftraggeber auf Anfrage schriftlich die vollständige Löschung der Daten. (5) Daten, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht werden können (z. B. Rechnungsdaten), werden für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gesperrt und anschließend gelöscht. Der Auftraggeber wird über den Umfang der zurückbehaltenen Daten informiert. (6) Besonderheiten für Nexoria Meet (Meeting-Aufnahme): - Meeting-Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen aktiver Mandanten werden nicht automatisch gelöscht, sondern als dauerhaftes Firmenwissen vorgehalten (bewusste Produktentscheidung). - Für ruhende Mandanten gilt eine konfigurierbare Höchst-Aufbewahrungsfrist. - Bei Mandanten-Offboarding gilt eine Karenzfrist (Standard 180 Tage); nach deren Ablauf erfolgt eine mandantenweite Hard-Löschung einschließlich des KI-Suchindex. ### §11 Haftung (1) Die Haftung der Parteien richtet sich nach den Bestimmungen der DSGVO, insbesondere Art. 82 DSGVO. Jede Partei haftet für den Schaden, der durch eine nicht der DSGVO entsprechende Verarbeitung verursacht wird. (2) Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die durch eine Verarbeitung verursacht werden, die nicht im Einklang mit den speziell an Auftragsverarbeiter gerichteten Pflichten der DSGVO oder den rechtmäßigen Weisungen des Auftraggebers steht. (3) Der Auftragnehmer wird von der Haftung befreit, wenn er nachweist, dass er in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden eingetreten ist, verantwortlich ist (Art. 82 Abs. 3 DSGVO). (4) Im Innenverhältnis zwischen den Parteien stellt der Auftraggeber den Auftragnehmer von Ansprüchen Dritter frei, soweit der Auftragnehmer den Schaden nicht zu vertreten hat. Dies gilt insbesondere für Schäden, die daraus resultieren, dass der Auftraggeber personenbezogene Daten ohne ausreichende Rechtsgrundlage in die Plattform eingegeben hat. (5) Weitergehende Haftungsregelungen ergeben sich aus den AGB des Hauptvertrags. ### §12 Laufzeit und Beendigung (1) Dieser AVV tritt mit Abschluss des Hauptvertrags (Registrierung und Annahme der AGB) in Kraft und gilt für die gesamte Dauer des Hauptvertrags. (2) Eine gesonderte Kündigung dieses AVV ist nicht möglich. Er endet automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags, unbeschadet der Verpflichtungen zur Löschung oder Rückgabe der Daten gemäß §10. (3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung des Hauptvertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund zur Kündigung liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer gegen wesentliche Bestimmungen dieses AVV verstößt und den Verstoß trotz Aufforderung nicht innerhalb einer angemessenen Frist behebt. (4) Bestimmungen, die ihrer Natur nach über die Beendigung hinaus gelten (insbesondere Vertraulichkeit, Löschung, Haftung), behalten auch nach Beendigung dieses AVV ihre Gültigkeit. (5) Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses. Stand: 23.08.2026 Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Allgemeine Geschäftsbedingungen Datenschutzerklärung --- # Datenschutzerklärung Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/datenschutz Datenschutz ## Datenschutzerklärung ### 1. Datenschutz auf einen Blick #### Allgemeine Hinweise Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und die Nexoria-Plattform nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. #### Wer ist verantwortlich? Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Christian Klever und Caan Grueneberg Im Birkenfeld 7 65779 Kelkheim, Deutschland E-Mail: info@nexoria-systems.de #### Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, etwa über das Kontaktformular oder bei der Registrierung auf der Plattform. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. technische Daten wie Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). #### Wofür nutzen wir Ihre Daten? Wir erheben Daten zur Bereitstellung unserer Website und Plattform, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und zur Vertragserfüllung. Zusätzlich messen wir die Reichweite unserer Website mit einer cookielosen, self-hosted Analytics-Lösung auf eigenen Servern in Deutschland (Details siehe Abschnitt 7). Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbezwecke und geben sie nicht an Dritte weiter. ### 2. Hosting #### Website und Plattform Unsere Website und die Nexoria-Plattform werden auf dedizierten Servern in Deutschland gehostet. Hosting-Anbieter sind Netcup GmbH (Nürnberg) für Website und Frontend sowie Hetzner Online GmbH (Falkenstein) für Backend-Services und KI-Verarbeitung. Die Server befinden sich ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Zwischen den Servern besteht eine verschlüsselte VPN-Verbindung. Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten in Server-Log-Dateien gespeichert (siehe Abschnitt 5). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Angebots). ### 3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen #### Datenschutz Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung. #### SSL/TLS-Verschlüsselung Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. #### Speicherdauer Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Bei Kündigung Ihres Plattform-Kontos werden Ihre Daten nach einer 30-tägigen Exportfrist vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. ### 4. Cookies und lokale Speicherung #### Cookies Diese Website setzt keine Cookies . Wir verwenden weder Tracking-Cookies noch Marketing-Cookies noch sonstige Cookies von Drittanbietern. #### Local Storage Wir verwenden den Local Storage Ihres Browsers ausschließlich zur Speicherung Ihrer Darstellungspräferenz (Hell-/Dunkel-Modus) unter dem Schlüssel „nexoria-theme". Diese Daten werden nur lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und niemals an unsere Server übermittelt. Sie können diese Daten jederzeit über die Browsereinstellungen löschen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer benutzerfreundlichen Darstellung). #### Plattform-Authentifizierung Bei Nutzung der Plattform (app.nexoria-systems.de) werden nach dem Login Authentifizierungs-Tokens (JWT) im Local Storage gespeichert. Diese sind technisch notwendig für die Nutzung der Plattform und werden beim Abmelden automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). ### 5. Datenerfassung auf dieser Website #### Server-Log-Dateien Unser Webserver (Nginx) erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt: - Browsertyp und Browserversion - Verwendetes Betriebssystem - Referrer URL - IP-Adresse (wird nach 14 Tagen automatisch gelöscht) - Uhrzeit der Serveranfrage Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Abwehr von Angriffen verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität unseres Angebots). #### Kontaktformular Wenn Sie uns per Kontaktformular eine Anfrage senden, werden folgende Daten erhoben: - Vorname und Nachname (Pflichtfeld) - E-Mail-Adresse (Pflichtfeld) - Unternehmen (optional) - Telefonnummer (optional) - Interessensgebiet (optional) - Ihre Nachricht (Pflichtfeld) Diese Daten werden per E-Mail an unser Team weitergeleitet. Gleichzeitig erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Die E-Mails werden über unseren eigenen Mailserver (Postfix) auf deutschen Servern versendet. Es werden keine externen E-Mail-Dienste verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). #### Schriftarten (Google Fonts) Diese Website nutzt die Schriftart „Inter". Die Schrift wird beim Build-Prozess heruntergeladen und lokal von unserem Server ausgeliefert . Es findet keine Verbindung zu Google-Servern statt, wenn Sie unsere Website besuchen. Ihre IP-Adresse wird nicht an Google übermittelt. ### 6. Datenverarbeitung auf der Plattform Die folgenden Abschnitte gelten für registrierte Nutzer der Nexoria-Plattform (app.nexoria-systems.de). Grundlage ist der Nutzungsvertrag (AGB) und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). #### Registrierung und Benutzerkonto Bei der Registrierung erheben wir: - Vorname und Nachname - E-Mail-Adresse - Passwort (wird ausschließlich als kryptografischer Hash mit Argon2 gespeichert) - Organisationsname Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). #### KI-Verarbeitung und Sprachmodelle Die Nexoria-Plattform nutzt Künstliche Intelligenz für verschiedene Funktionen (KI-Assistent, Dokumentensuche, Zusammenfassungen, Texterstellung). Dabei kommen folgende Anbieter und Modelle zum Einsatz: - Mistral AI (Frankreich, EU): Wird für die KI-Antwortgenerierung verwendet. Mistral verarbeitet die an den KI-Assistenten gerichteten Anfragen sowie relevante Kontextausschnitte aus Ihrer Wissensbasis. Mistral speichert keine Kundendaten und verwendet sie nicht für das Training von Modellen. Server befinden sich in der EU (Frankreich). Weitere Informationen: Mistral AI Terms & DPA - Lokale KI-Modelle: Für die Verarbeitung von Suchanfragen (Query Expansion, HyDE, Contextual Enrichment) und Dokumentenzusammenfassungen verwenden wir ein lokal auf unserem deutschen Server betriebenes KI-Modell. Diese Daten verlassen unseren Server nicht. - Lokale Embedding- und Reranker-Modelle: Die Umwandlung Ihrer Dokumente in Vektoreinbettungen (Embeddings) für die semantische Suche erfolgt vollständig lokal auf unserem deutschen Server. Es werden keine Dokumenteninhalte an externe Dienste übermittelt. Wichtig: Ihre Daten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, weder von Nexoria noch von unseren KI-Anbietern. Dies ist vertraglich mit allen Anbietern vereinbart. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung der KI-Funktionen. #### Dokumentenverarbeitung Wenn Sie Dokumente auf die Plattform hochladen, werden diese verarbeitet: - Textextraktion: Aus PDFs, Office-Dokumenten und anderen Formaten wird der Text extrahiert. - OCR-Texterkennung: Bei Bildern und gescannten Dokumenten wird eine optische Zeichenerkennung durchgeführt. Dies geschieht lokal auf unserem deutschen Server. - Audio-Transkription: Audiodateien werden lokal auf unserem Server transkribiert (Whisper-Modell). Es werden keine Audiodaten an externe Dienste gesendet. - Vektoreinbettungen: Dokumente werden in mathematische Vektordarstellungen umgewandelt und in einer Vektordatenbank auf unserem deutschen Server gespeichert, um die semantische Suche zu ermöglichen. Alle Dokumenteninhalte werden mandantengetrennt gespeichert. Kein anderer Kunde hat Zugriff auf Ihre Daten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). #### Zahlungsabwicklung Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe Payments Europe Ltd. , 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Bei der Bezahlung werden Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer, IBAN) direkt an Stripe übermittelt. Nexoria speichert keine vollständigen Zahlungsdaten. Wir erhalten von Stripe lediglich eine Transaktionsbestätigung und eine Referenz-ID. Stripe verarbeitet Daten gemäß der DSGVO und ist nach PCI DSS Level 1 zertifiziert. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter: stripe.com/de/privacy . Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). #### Präsentationserstellung Nexoria bietet eine integrierte Funktion zur KI-gestützten Erstellung von technischen Präsentationen. Das Präsentationstool ist eine Eigenentwicklung von Nexoria, speziell trainiert für quellengetreue, technische Präsentationserstellung. Sämtliche Verarbeitung erfolgt vollständig auf unserem deutschen Server. Es erfolgt keine Übermittlung an Dritte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Nexoria bietet optional einen KI-gestützten Telefonassistenten (VoiceBot) an, der eingehende Anrufe entgegennimmt, Fragen beantwortet, Aufgaben erstellt und Termine bucht. Diese Funktion ist ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt und standardmäßig nicht aktiv. Ohne Abschluss eines VoiceBot-Abonnements werden keine Daten an die nachfolgend genannten Auftragsverarbeiter übermittelt. Verarbeitete Daten bei Nutzung: - Telefonnummer des Anrufers (wird nach 90 Tagen anonymisiert; nur Vorwahl bleibt erhalten) - Gesprächsinhalt als Transkription ( nur bei aktiver Einwilligung des Anrufers , siehe unten) - Vom Anrufer genannte personenbezogene Daten (z.B. Name, Anliegen) - Erstellte Aufgaben und Kalendereinträge auf Basis des Gesprächs - Anrufdauer, Zeitstempel, Consent-Status Einwilligung des Anrufers (DTMF-Consent): Vor jedem Gespräch wird der Anrufer über ein automatisiertes Sprachmenü (IVR) darüber informiert, dass das Gespräch transkribiert werden kann. Der Anrufer muss aktiv per Tastendruck oder Sprachbefehl zustimmen (Opt-In). Bei Ablehnung oder Nicht-Reaktion wird das Gespräch nicht aufgezeichnet . Der Bot steht dem Anrufer trotzdem zur Verfügung, es wird jedoch kein Gesprächsprotokoll gespeichert. Auftragsverarbeiter bei VoiceBot-Nutzung: - Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited , Austin, TX, USA (HQ) / Dublin, Irland (EU-Niederlassung): Telefonie-Infrastruktur, Spracherkennung (Speech-to-Text) und Sprachsynthese (Text-to-Speech) für den VoiceBot. Telnyx stellt die gesamte VoiceBot-Infrastruktur als Komplettlösung bereit. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt (AnchorSite). VoiceBot-Daten verlassen nicht die EU. Telnyx ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit EU-Niederlassung in Dublin. Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. DPA: telnyx.com/company/data-privacy - Mistral AI (Frankreich, EU): Sprachverarbeitung. Generiert die Antworten des Bots basierend auf der hinterlegten Wissensbasis. Verarbeitung innerhalb der EU. Bereits als Auftragsverarbeiter für die Kernplattform gelistet (siehe oben). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung des VoiceBot-Dienstes. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Gesprächstranskription (DTMF-Consent des Anrufers). Speicherdauer: Telefonnummern von Anrufern werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert (nur die Vorwahl bleibt erhalten). Gesprächstranskripte werden gemäß den Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Mandanten gespeichert und bei Kontolöschung vollständig entfernt. Widerruf: Der Workspace-Administrator kann das VoiceBot-Abonnement jederzeit kündigen. Ab Kündigung werden keine weiteren Anrufe verarbeitet und keine Daten mehr an Telnyx übermittelt. #### Nexoria Meet: Meeting-Aufnahme, Transkription & KI-Zusammenfassung Nexoria Meet ermöglicht die Aufnahme von Online-Meetings mit anschließender KI-gestützter Transkription und Zusammenfassung. Die Ergebnisse können dauerhaft als durchsuchbares Firmenwissen (semantische Suche über eine Vektordatenbank) in der Wissensbasis des jeweiligen Mandanten gespeichert werden. Nexoria handelt dabei ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag der jeweiligen Kundenorganisation (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Organisation, die das Meeting durchführt. Die Transkriptionsfunktion ist pro Mandant standardmäßig deaktiviert und kann nur durch einen Tenant-Administrator bewusst freigeschaltet werden. Verarbeitete Daten bei Nutzung: - Audioaufnahme der Meeting-Teilnehmer (echte Stimmen), gespeichert pro Sprecher als getrennte Einzelspur - Transkription der gesprochenen Inhalte - KI-generierte Zusammenfassung des Meetings - In der Transkription genannte personenbezogene Daten (z. B. Namen, Erwähnungen) - Einwilligungsstatus je Teilnehmer (zugestimmt / abgelehnt / nicht gefragt), Zeitstempel Einwilligung der Teilnehmer (Consent-Gate): Eine Aufnahme erfolgt ausschließlich nach aktiver Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers . Vor dem Beitritt zum Meeting wird jeder Teilnehmer über ein Consent-Gate um Zustimmung gebeten. Ohne Zustimmung wird strukturell keine Audiospur der betreffenden Person aufgezeichnet. Ein „stilles" Mitschneiden (Silent-Recording) ist technisch ausgeschlossen. Die automatische Nachbereitungs-E-Mail weist den Einwilligungsstatus jedes Teilnehmers gesondert aus (zugestimmt, abgelehnt oder nicht gefragt). Speicherort und KI-Verarbeitung: Sämtliche Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen werden ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland/EU gespeichert (Hetzner, Netcup). Die KI-Zusammenfassung wird über ein on-prem betriebenes Mistral-Modell auf unseren eigenen Servern erzeugt. Es werden keine Daten an externe oder US-amerikanische KI-Dienste übermittelt. Das Audio wird pro Sprecher als getrennte Einzelspur vorgehalten; eine abspielbare Gesamtmischung ist lediglich ein daraus abgeleitetes Derivat und wird bei Löschung einer einzelnen Spur neu erzeugt (chirurgische Einzel-Löschung). Empfängerkategorien und Zugriff: - Intern (Mandant): Zugriff nur für authentifizierte Nutzer des jeweiligen Mandanten über einen kurzlebigen, signierten Token (rund 1 Stunde gültig, bei jedem Abruf frisch erzeugt, nicht in der Datenbank gespeichert). - Externe Gäste: Zugriff ausschließlich über einen zeitlich auf 30 Tage begrenzten Mail-Link. Nach Ablauf ist der Link tot; das interne Original bleibt bestehen. - Interne Service-Schnittstellen sind aus dem öffentlichen Internet gesperrt und nur über das interne Netz bzw. das VPN-Mesh (schlüsselgeschützt) erreichbar. - Eine Übermittlung an externe Dritte findet nicht statt; die KI-Verarbeitung erfolgt vollständig on-prem (siehe oben). Rechtsgrundlage: Für externe Gäste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Für interne Mitarbeiter der verantwortlichen Organisation kann die Verarbeitung der betrieblichen Mitbestimmung unterliegen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG); ggf. ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Besteht kein Betriebsrat, ist eine dokumentierte Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse mit Abwägung) zu wählen. Die Wahl der Rechtsgrundlage sowie die Erforderlichkeit einer Betriebsvereinbarung obliegt der verantwortlichen Kundenorganisation. Speicherdauer und Aufbewahrung: Für aktive Mandanten erfolgt keine automatische Löschung . Die Inhalte werden bewusst als dauerhaftes Firmenwissen vorgehalten. Für ruhende Mandanten gilt eine konfigurierbare Höchst-Aufbewahrungsfrist. Beim Offboarding eines Mandanten gilt eine Karenzfrist (standardmäßig 180 Tage); danach erfolgt eine mandantenweite, endgültige Löschung einschließlich des KI-Suchindex. Löschung und Widerruf (Art. 17 DSGVO): Auf Widerruf oder Löschungsverlangen einer einzelnen Person erfolgt eine chirurgische Anonymisierung: Der Name der Person wird an allen Stellen des Transkripts ersetzt (sowohl in eigenen Beiträgen als auch in Erwähnungen durch Dritte), die zugehörige Audiospur wird gelöscht, die Gesamtmischung neu erzeugt und der KI-Suchindex neu aufgebaut. Es wird kein Rückschlüssel vorgehalten. Nach Abschluss erhält die betroffene Person eine Bestätigungsmail gemäß Art. 17 DSGVO. Eine vollständige Meeting-Löschung entfernt in einem Zug und transaktional (fehlersicher) alle zugehörigen Daten: Audiodateien, Transkript-Datensatz, Segmente, Zustimmungen, KI-Suchvektoren (Vektordatenbank) sowie Einträge in Mail-Warteschlangen. #### Kommunikationsfunktionen Die Plattform bietet integrierte Kommunikationsfunktionen: - Team-Chat: Nachrichten werden auf unseren deutschen Servern gespeichert und sind nur innerhalb Ihres Teams/Ihrer Organisation sichtbar. - E-Mail-Integration: Wenn Sie E-Mails über die Plattform versenden, geschieht dies über unseren eigenen Mailserver in Deutschland. - FlowHub: FlowHub bündelt derzeit E-Mail-Kommunikation. Weitere Kommunikationskanäle sind noch nicht Bestandteil des Produktivbetriebs. #### Chatbot (Website-Widget) Der auf unserer Website eingebettete KI-Chatbot verarbeitet personenbezogene Daten zur Beantwortung von Besucheranfragen. Vor dem Chatstart wird eine Einwilligung des Nutzers eingeholt. Verarbeitete Daten: - Chat-Nachrichten (Texteingaben des Besuchers und Antworten des Bots) - IP-Adresse (anonymisiert per SHA-256 Hash) - Zeitstempel der Nachrichten - Optional: Name und E-Mail-Adresse (bei Nutzung des Pre-Chat-Formulars) Zweck: Beantwortung von Besucheranfragen basierend auf der hinterlegten Wissensdatenbank. KI-Modell: Für die Generierung der Chatbot-Antworten wird Mistral AI (Frankreich, EU) eingesetzt. Mit Mistral besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Ihre Chat-Daten werden von Mistral nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Speicherdauer: Chat-Verläufe werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Weitergabe: Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme des genannten KI-Anbieters (Mistral AI) im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, indem das Chat-Fenster geschlossen wird. Bereits verarbeitete Daten werden nach Ablauf der Speicherfrist (90 Tage) gelöscht. ### 7. Reichweitenmessung mit Plausible Analytics Wir setzen Plausible Analytics ein, um die Reichweite unserer Website zu messen und unsere Inhalte zu verbessern. Plausible läuft self-hosted auf unseren eigenen Servern in Deutschland . Wir nutzen keine Plausible-Cloud und keine Drittanbieter-Analytics wie Google Analytics, Matomo oder Hotjar. #### Welche Daten verarbeitet werden Bei jedem Seitenaufruf werden folgende technische Daten kurzzeitig auf unserem Plausible-Server verarbeitet: - aufgerufene Seiten-URL - Referrer-URL (woher Sie gekommen sind) - Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent, gehasht) - Bildschirmgröße und Gerätekategorie - Land, Region und Stadt, abgeleitet aus der IP-Adresse über eine lokal gehostete GeoIP-Datenbank (MaxMind GeoLite2-City) - aggregierte Verweildauer auf der Seite und maximal erreichte Scroll-Tiefe in Prozent, beides in Form anonymer Engagement-Events ohne weiteren Personenbezug #### Wie Ihre IP-Adresse behandelt wird Ihre IP-Adresse wird ausschließlich zur Geo-Auflösung sowie zur Erzeugung eines pseudonymisierten Besucher-Hashes kurz im Arbeitsspeicher verarbeitet und niemals gespeichert . Der Hash entsteht aus IP, User-Agent und einem Salt, der täglich um Mitternacht automatisch rotiert . Eine Re-Identifikation desselben Besuchers über mehrere Tage hinweg ist damit technisch ausgeschlossen. #### Keine Cookies, keine Drittanbieter Plausible setzt keine Cookies und nutzt keinen Local Storage . Es findet keine Übermittlung an Dritte statt. Sämtliche Verarbeitung erfolgt auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Es gibt kein Cross-Site-Tracking und keine Verknüpfung mit anderen Datenquellen. #### Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an einer datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung zur Optimierung unserer Inhalte. Da auf Ihrem Endgerät weder Cookies noch vergleichbare Speichertechniken verwendet werden, ist § 25 TTDSG nicht einschlägig; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich. #### Widerspruchsrecht Sie können der Reichweitenmessung jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen: - per E-Mail an info@nexoria-systems.de mit dem Hinweis „Widerspruch Plausible" - durch Aktivierung der Tracking-Schutz-Funktion Ihres Browsers (z. B. Brave Shields, Firefox „Verbesserter Schutz vor Aktivitätenverfolgung", Safari „Cross-Site-Tracking verhindern") - durch Installation eines Tracker-Blockers wie uBlock Origin oder AdGuard, die unseren Plausible-Endpunkt erkennen und ihn bereits im Browser blockieren Bereits aggregierte Daten sind aufgrund der Pseudonymisierung und der täglichen Salt-Rotation keinen einzelnen Besuchern mehr zuordenbar; eine nachträgliche Löschung ist daher technisch nicht möglich und nach Art. 11 Abs. 2 DSGVO auch nicht erforderlich. ### 8. Ihre Rechte Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: - Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. - Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. - Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. - Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. - Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format übermitteln. - Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert. - Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@nexoria-systems.de #### Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden datenschutz.hessen.de ### 9. Drittlandtransfer Dateien, Wissensindex und lokale KI Verarbeitung liegen auf Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung über Mistral AI erfolgt innerhalb der EU. Ein Transfer in Drittländer außerhalb der EU und des EWR findet nur in folgenden Fällen statt: - Stripe: Stripe Payments Europe Ltd. hat seinen Sitz in Irland (EU). Für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten können Daten an Stripe Inc. (USA) übermittelt werden. Grundlage sind Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. - KI-Sprachmodell: Für die Generierung von KI-Antworten wird Mistral AI (Sitz: Paris, Frankreich) eingesetzt. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU. - VoiceBot (optional): Bei Abschluss eines VoiceBot-Abonnements werden Telefonie-, Spracherkennungs- und Sprachsynthesedaten an Telnyx LLC (USA, SCCs) übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern in Frankfurt (Telnyx AnchorSite). VoiceBot-Daten verlassen nicht die EU. Die Aktivierung erfolgt ausschließlich durch Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements. Die Kernplattform ist davon technisch getrennt. Dateien und Wissensindex liegen auf deutschen Servern. Die Antwortgenerierung erfolgt über Mistral AI innerhalb der EU. Details siehe Abschnitt 6 „KI-Telefonassistent (VoiceBot): Opt-In". - E-Mail-Integrationen (optional): Bei aktiver Gmail- oder Outlook-Integration werden E-Mail-Metadaten an Google LLC bzw. Microsoft Corp. (USA/EU) übermittelt. Grundlage sind SCCs und die jeweiligen DPAs der Anbieter. Die KI-Verarbeitung über Mistral AI erfolgt ausschließlich innerhalb der EU (Frankreich). Lokale KI-Modelle, Embeddings und die Präsentationserstellung werden vollständig auf unserem deutschen Server verarbeitet. ### 10. Fehlerüberwachung (Sentry) Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler setzen wir Functional Software, Inc. (Sentry) ein. Sentry erfasst ausschließlich technische Fehlerdaten (Fehlermeldungen, Stack-Traces, Browser-/Gerätetyp). Die Konfiguration ist datenschutzoptimiert: maskAllText und blockAllMedia sind aktiviert, sodass keine personenbezogenen Nutzerinhalte erfasst werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fehlerbehebung). Sentry hat seinen Sitz in den USA; die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie einer DPA. ### 11. Datensicherheit Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein: - TLS 1.3-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen - Verschlüsselte VPN-Verbindungen zwischen Servern (WireGuard) - Passwort-Hashing mit Argon2 (aktueller Stand der Technik) - Mandantentrennung auf Datenbankebene (Tenant-Isolierung) - SSH-Schlüssel-Authentifizierung für Serverzugriff (kein Passwort-Login) - Tägliche automatisierte Backups aller Daten - Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) - Rate-Limiting und Brute-Force-Schutz (fail2ban) Stand: April 2026 ### Weitere Rechtsdokumente - Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO - Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO - Allgemeine Geschäftsbedingungen - Nutzungsbedingungen - Impressum Technische und organisatorische Einordnung: Sicherheit und Datenschutz . Die zehn häufigsten Prüfungsfragen sind unter Evaluator-FAQ beantwortet. --- # Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/dsfa Datenschutz ## Datenschutz-Folgenabschätzung DSFA gemäß Art. 35 DSGVO gemäß Art. 35 DSGVO: KI-gestützte Datenverarbeitung ### 1. Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge #### 1.1 Gegenstand Die Nexoria-Plattform verarbeitet personenbezogene Daten mittels KI-Technologien für folgende Zwecke: - Semantische Dokumentensuche (RAG, Retrieval Augmented Generation) - KI-Chat-Assistent mit Zugriff auf Unternehmensdokumente - Automatische Dokumentenzusammenfassungen - Query Expansion und HyDE (Hypothetical Document Embeddings) - KI-gestützte Dokumentenerstellung (DocStudio) - Chatbot für Webseitenbesucher #### 1.2 Verantwortlicher Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim Geschäftsführer: Christian Klever, Caan Grueneberg E-Mail: datenschutz@nexoria-systems.de #### 1.3 Umfang Die KI-Verarbeitung betrifft potenziell alle Inhaltsdaten, die Kunden auf die Plattform hochladen oder im Chat eingeben. Dies können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Kontaktdaten, Vertragsinformationen in Dokumenten). ### 2. Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit #### 2.1 Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die KI-Verarbeitung ist Kernbestandteil des vertraglich geschuldeten Services. Kunden schließen einen Nutzungsvertrag ab und akzeptieren die Datenschutzerklärung sowie den AVV vor der Nutzung. #### 2.2 Verhältnismäßigkeit - Datenminimierung: KI-Modelle erhalten nur den für die Anfrage relevanten Kontext (RAG-Retrieval), nicht die gesamte Dokumentenbasis - Zweckbindung: Daten werden ausschließlich zur Beantwortung der konkreten Nutzeranfrage verarbeitet - Speicherbegrenzung: Chat-Verläufe werden nach 12 Monaten, Chatbot-Daten nach 90 Tagen automatisch gelöscht - Kontextminimierung: Nur der für die konkrete Anfrage relevante Kontextausschnitt wird an Mistral AI übertragen, nie die vollständige Wissensbasis (Datenminimierungs-Prinzip nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) ### 3. Risikobewertung 3. Risikobewertung | | Risiko | Eintritts­wahrscheinlichkeit | Schwere | Maßnahmen | Unbefugter Zugriff auf KI-Antworten | Gering | Hoch | JWT-Auth, Mandantentrennung, RBAC, MFA-Option | Prompt Injection / Daten­exfiltration | Mittel | Mittel | System-Prompts mit Anti-Injection-Anweisungen, RAG-Kontext auf eigene Dokumente beschränkt, kein direkter DB-Zugriff durch LLM | Datenübermittlung an LLM | Mittel | Gering | Lokale KI-Modelle für RAG-Pipeline (Embeddings, Retrieval, Reranking vollständig lokal), Kontextminimierung, ausschließlich Mistral AI (Paris, EU) mit AVV nach Art. 28 DSGVO | Halluzination / fehlerhafte KI-Antworten | Hoch | Gering | RAG mit Quellenangaben, Disclaimer in AGB (keine Haftung für KI-Richtigkeit), Feedback-System | Profilbildung durch Chat-Analyse | Gering | Mittel | Kein Profiling, keine automatisierten Entscheidungen, Daten nur zur Anfragebeantwortung | Cross-Tenant-Datenleck | Sehr gering | Sehr hoch | Strikte Mandantentrennung auf DB- und Vektorspeicher-Ebene, separate Vektor-Collections pro Tenant | Massen-Datenexport | Gering | Hoch | Breach Detection (5-Minuten-Intervall), Rate-Limiting auf allen Endpoints, Audit-Logging ### 4. Schutzmaßnahmen #### 4.1 Technische Maßnahmen - Lokale KI-Verarbeitung: RAG-Pipeline (Query Expansion, HyDE, Embedding, Reranking) vollständig auf eigenem Server, keine Drittlandübermittlung - Mandantentrennung: Separate DB-Schemas und Vektor-Collections pro Tenant - Verschlüsselung: TLS 1.3, WireGuard VPN, AES-256 für sensible Tokens - Authentifizierung: JWT mit kurzer Lebensdauer, Argon2id, optionale MFA - Rate-Limiting: Rate-Limiting auf allen Endpoints - Breach Detection: Automatisierte Erkennung von Brute-Force, Massen-Export, Massen-Löschung - Audit-Trail: Lückenlose Protokollierung aller Aktionen mit User-ID und E-Mail - Backup: Tägliche verschlüsselte Cross-Server-Backups #### 4.2 Organisatorische Maßnahmen - Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit allen Sub-Prozessoren - Regelmäßige Sicherheitsaudits der Plattform - Dokumentierte Löschfristen und automatisierte Cleanup-Prozesse - Incident-Response-Prozess mit E-Mail-Benachrichtigung bei Sicherheitsvorfällen - Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) #### 4.3 Rechte der Betroffenen - Auskunft (Art. 15): Über die Plattform und auf Anfrage - Berichtigung (Art. 16): Direkte Bearbeitung im Profil - Löschung (Art. 17): Kontolöschung mit 30-Tage-Karenz - Datenportabilität (Art. 20): Export aller Daten in maschinenlesbaren Formaten - Widerspruch (Art. 21): Deaktivierung einzelner Verarbeitungen möglich ### 5. Ergebnis Die durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzung ergibt, dass die KI-gestützte Datenverarbeitung der Nexoria-Plattform unter Berücksichtigung der implementierten Schutzmaßnahmen ein vertretbares Restrisiko aufweist. Die wesentlichen Risiken werden durch folgende Kernmaßnahmen adressiert: - Lokale KI-Verarbeitung minimiert Drittlandübermittlungen - Strikte Mandantentrennung verhindert Cross-Tenant-Zugriff - Kontextminimierung: Nur relevante Ausschnitte werden an das LLM übertragen - Automatisierte Löschfristen gewährleisten Datenminimierung - Breach Detection ermöglicht frühzeitige Erkennung von Vorfällen Eine Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 36 DSGVO) ist nach Einschätzung des Verantwortlichen nicht erforderlich, da die verbleibenden Risiken durch die implementierten Maßnahmen hinreichend gemindert werden. ### 6. Überprüfung Diese DSFA wird mindestens jährlich überprüft und bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitungsprozesse, der eingesetzten KI-Modelle oder der Sicherheitsarchitektur aktualisiert. Nächste planmäßige Überprüfung: August 2027 Stand: August 2026 \| Erstellt von: Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) ### Weitere Rechtsdokumente - Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO - Datenschutzerklärung - Allgemeine Geschäftsbedingungen - Nutzungsbedingungen - Impressum Technische und organisatorische Einordnung: Sicherheit und Datenschutz . Die zehn häufigsten Prüfungsfragen sind unter Evaluator-FAQ beantwortet. --- # Impressum Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/impressum Rechtliches ## Impressum ### Angaben gemäß § 5 DDG Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Im Birkenfeld 7 65779 Kelkheim, Deutschland ### Vertreten durch Christian Klever und Caan Grueneberg Geschäftsführer ### Registereintrag Registergericht: Amtsgericht Königstein im Taunus Registernummer: HRB 12532 Unternehmensdaten bei North Data und Wikidata (Q141145130) . ### Kontakt Telefon: 0228 84239000 E-Mail: info@nexoria-systems.de ### Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE464420806 ### Steuernummer 040 240 06470 ### Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV Christian Klever und Caan Grueneberg Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim ### EU-Streitschlichtung Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr . Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum. ### Verbraucherstreitbeilegung/Universalschlichtungsstelle Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. ### Haftung für Inhalte Als Diensteanbieter sind wir gemäß § 7 Abs. 1 DDG für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Nach §§ 8 bis 10 DDG sind wir als Diensteanbieter jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen. ### Haftung für Links Unser Angebot enthält Links zu externen Websites Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. ### Urheberrecht Die durch die Seitenbetreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen der schriftlichen Zustimmung des jeweiligen Autors bzw. Erstellers. --- # Nutzungsbedingungen Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/nutzungsbedingungen Rechtliches ## Nutzungsbedingungen ### 1. Geltungsbereich Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Website www.nexoria-systems.de sowie der zugehörigen Plattform app.nexoria-systems.de (nachfolgend zusammen "Dienste"), betrieben von: Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) Christian Klever und Caan Grueneberg Im Birkenfeld 7 65779 Kelkheim, Deutschland E-Mail: info@nexoria-systems.de Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich mit diesen Nutzungsbedingungen einverstanden. Für die vertragliche Nutzung der Plattform gelten ergänzend unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen ( AGB ). ### 2. Beschreibung der Dienste Nexoria Systems betreibt eine KI-gestützte Wissens- und Prozessplattform für Unternehmen. Unsere Dienste umfassen: - Website (www.nexoria-systems.de): Informationen über unsere Produkte und Leistungen - Plattform (app.nexoria-systems.de): SaaS-Anwendung zur Verwaltung von Unternehmenswissen, KI-gestützter Suche und Analyse, Geschäftsprozessautomatisierung und Kommunikation ### 3. Zugang und Registrierung (1) Die Nutzung der Website ist ohne Registrierung möglich. Für die Nutzung der Plattform ist eine Registrierung mit gültiger geschäftlicher E-Mail-Adresse erforderlich. (2) Sie sind verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. (3) Die Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) sind vertraulich zu behandeln. Sie sind für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter Ihrem Konto stattfinden. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung informieren Sie uns bitte unverzüglich unter info@nexoria-systems.de. ### 4. Zulässige Nutzung Sie verpflichten sich, unsere Dienste nur im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser Nutzungsbedingungen zu verwenden. Insbesondere ist es untersagt: - Die Dienste für rechtswidrige, betrügerische oder schädliche Zwecke zu nutzen - Inhalte hochzuladen, die gegen geltendes Recht verstoßen, insbesondere gegen Urheberrechte, Markenrechte oder Persönlichkeitsrechte Dritter - Schadsoftware, Viren oder andere schädliche Daten einzuschleusen - Die technische Infrastruktur unserer Dienste zu stören, zu überlasten oder zu manipulieren - Automatisierte Zugriffe (Scraping, Bots) ohne vorherige schriftliche Genehmigung durchzuführen - Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen oder Zugangsbeschränkungen zu unterlaufen ### 5. Geistiges Eigentum (1) Alle Inhalte unserer Dienste (einschließlich Texte, Grafiken, Logos, Software, Datenbanken und Design) sind urheberrechtlich geschützt und Eigentum der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) oder entsprechend lizenziert. (2) Die Nutzung unserer Dienste gewährt Ihnen kein Eigentum an geistigem Eigentum von Nexoria. Eine Vervielfältigung, Verbreitung oder Bearbeitung von Inhalten ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung nicht gestattet. (3) Inhalte, die Sie über die Plattform hochladen oder erstellen, bleiben Ihr Eigentum. Sie gewähren Nexoria ein eingeschränktes Nutzungsrecht, soweit dies zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist. ### 6. Verfügbarkeit (1) Wir bemühen uns, unsere Dienste ohne Unterbrechung bereitzustellen. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit kann jedoch nicht garantiert werden. Wartungsarbeiten, technische Störungen oder höhere Gewalt können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. (2) Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie individuell vereinbart wurde. Geplante Wartungsfenster werden rechtzeitig angekündigt. ### 7. Haftung (1) Nexoria haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden. (2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Nexoria nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist in diesem Fall auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. (3) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche aus dem Produkthaftungsgesetz oder bei der Übernahme ausdrücklicher Garantien. ### 8. Datenschutz Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Einzelheiten zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung . ### 9. Drittanbieter-Dienste Unsere Plattform kann Integrationen mit Drittanbieter Diensten ermöglichen, etwa für E-Mail-Provider und angebundene Fachsoftware. Für die Nutzung dieser Dienste gelten deren jeweilige Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien. Nexoria übernimmt keine Haftung für die Verfügbarkeit oder Funktionsweise von Drittanbieter-Diensten. ### 10. Änderungen der Nutzungsbedingungen (1) Nexoria behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Über wesentliche Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert. (2) Die fortgesetzte Nutzung der Dienste nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Zustimmung zu den geänderten Nutzungsbedingungen. ### 11. Kündigung und Sperrung (1) Sie können Ihr Konto jederzeit über die Plattform-Einstellungen löschen oder uns unter info@nexoria-systems.de kontaktieren. (2) Nexoria ist berechtigt, den Zugang zu den Diensten bei Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen vorübergehend zu sperren oder das Konto zu kündigen. (3) Nach Kündigung werden Ihre Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung behandelt. Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren, danach werden sie vollständig gelöscht. ### 12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand (1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. (2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen ist der Sitz von Nexoria, sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. ### 13. Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Stand: August 2026 --- # Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Quelle: https://nexoria-systems.de/legal/verzeichnis Datenschutz ## Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Gemäß Art. 30 DSGVO gemäß Art. 30 DSGVO ### 1. Verantwortlicher 1. Verantwortlicher | Name | Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) | Geschäftsführer | Christian Klever, Caan Grueneberg | Anschrift | Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim | E-Mail | datenschutz@nexoria-systems.de | Website | https://nexoria-systems.de ### 2. Verarbeitungstätigkeiten #### 2.1 Benutzerregistrierung und -verwaltung 2.1 Benutzerregistrierung und -verwaltung | Zweck | Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten, Authentifizierung, Zugriffskontrolle | Betroffene | Mitarbeiter und Nutzer der Kundenorganisationen | Datenkategorien | Name, E-Mail, Passwort-Hash (Argon2), Rolle, MFA-Daten, Login-Zeitstempel, IP-Adressen | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) | Löschfrist | 30 Tage nach Kontolöschung (Hard-Delete), 24 Monate Inaktivität → Deaktivierung | Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte #### 2.2 KI-Wissensdatenbank und Chat 2.2 KI-Wissensdatenbank und Chat | Zweck | Dokumentenverwaltung, semantische Suche, KI-gestützter Chat-Assistent | Betroffene | Nutzer der Plattform, in Dokumenten erwähnte Personen | Datenkategorien | Dokumente, Chat-Nachrichten, Suchanfragen, KI-Antworten, Vektoreinbettungen | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) | Löschfrist | Chat-Verläufe: 12 Monate; Dokumente: bei Löschung durch Nutzer; 30 Tage nach Vertragsende | Empfänger | Mistral AI (EU, AVV), lokale KI-Modelle (kein Drittanbieter) #### 2.3 Dokumentenerstellung (DocStudio) 2.3 Dokumentenerstellung (DocStudio) | Zweck | KI-gestützte Erstellung von Präsentationen und Dokumenten | Betroffene | Nutzer der Plattform | Datenkategorien | Eingabe-Prompts, generierte Dokumente, Dateiformat, Dateigröße | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) | Löschfrist | Bei Löschung durch Nutzer; 30 Tage nach Vertragsende #### 2.4 E-Mail-Integration 2.4 E-Mail-Integration | Zweck | Integration von E-Mail-Konten (Gmail, Outlook) zur Kommunikationsverwaltung | Betroffene | Nutzer der Plattform, E-Mail-Absender und -Empfänger | Datenkategorien | E-Mail-Metadaten, OAuth-Tokens (verschlüsselt), Nachrichtenvorschauen | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung via OAuth) | Löschfrist | Bei Trennung der Verbindung durch Nutzer; 30 Tage nach Vertragsende | Empfänger | Google LLC (Gmail, SCCs), Microsoft Corp. (Outlook, SCCs) #### 2.5 Zahlungsabwicklung 2.5 Zahlungsabwicklung | Zweck | Abrechnung und Zahlungsabwicklung für Plattformnutzung | Betroffene | Zahlungspflichtige Kunden (Tenant-Administratoren) | Datenkategorien | Stripe-Kunden-ID, Abonnementstatus, Rechnungen | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) | Löschfrist | Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO); Kundendaten: 30 Tage nach Vertragsende | Empfänger | Stripe Payments Europe Ltd. (Irland, DPA) #### 2.6 Chatbot (Webseiten-Widget) 2.6 Chatbot (Webseiten-Widget) | Zweck | KI-gestützter Chatbot auf Kundenwebseiten für Besucherinteraktion | Betroffene | Webseitenbesucher des Kunden | Datenkategorien | Chat-Nachrichten, IP-Hash, Browser-Metadaten, Einwilligungsstatus | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung des Besuchers) | Löschfrist | 90 Tage nach letzter Aktivität | Empfänger | Mistral AI (EU, AVV) für KI-Antwortgenerierung #### 2.7 Audit-Logging 2.7 Audit-Logging | Zweck | Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen für Compliance und Nachvollziehbarkeit | Betroffene | Alle Plattformnutzer | Datenkategorien | Benutzer-ID, E-Mail, IP-Adresse, Aktion, Ressourcentyp, Zeitstempel | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), Art. 6 Abs. 1 lit. f (Sicherheitsinteresse) | Löschfrist | 12 Monate; IP-Adressen nach 90 Tagen anonymisiert | Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte #### 2.8 Kalender und Aufgaben 2.8 Kalender und Aufgaben | Zweck | Kalender- und Aufgabenverwaltung für Teamorganisation | Betroffene | Nutzer der Plattform | Datenkategorien | Termine, Aufgaben, Zuweisungen, Erinnerungen | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) | Löschfrist | Bei Löschung durch Nutzer; 30 Tage nach Vertragsende | Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte #### 2.9 VoiceBot: KI-Telefonassistent (Opt-In) 2.9 VoiceBot: KI-Telefonassistent (Opt-In) | Zweck | KI-gestützte Telefonassistenz: Anrufentgegennahme, Terminbuchung, Aufgabenerstellung, Weiterleitung | Betroffene | Anrufer (externe Personen, die den VoiceBot anrufen) | Datenkategorien | Telefonnummer, Gesprächsinhalt (Transkription nur bei Einwilligung), Name, Anliegen, erstellte Aufgaben/Termine, Anrufdauer | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung des Anrufers für Transkription) | Löschfrist | Telefonnummern: 90 Tage (danach anonymisiert). Transkripte: gemäß Mandanten-Aufbewahrungsfrist; 30 Tage nach Vertragsende | Empfänger | Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited (Telefonie, STT, TTS; EU-Server Frankfurt, SCCs), Mistral AI (Sprachverarbeitung, EU), nur bei aktivem VoiceBot-Abonnement #### 2.10 Meeting-Aufnahme & KI-Transkription (Nexoria Meet, Opt-In) 2.10 Meeting-Aufnahme & KI-Transkription (Nexoria Meet, Opt-In) | Zweck | Aufnahme von Meetings (Echtstimmen der Teilnehmer), KI-gestützte Transkription und Zusammenfassung, dauerhafte Speicherung als durchsuchbares Firmenwissen (semantische Suche / RAG) | Betroffene | Meeting-Teilnehmer (interne Mitarbeiter der Kundenorganisation und externe Gäste), im Transkript erwähnte Personen | Datenkategorien | Audioaufnahme (getrennte Einzelspur je Sprecher; abspielbare Mischung als Derivat), Transkript und Transkript-Segmente, KI-Zusammenfassung, Teilnehmername/-kennung, Einwilligungsstatus je Teilnehmer (zugestimmt/abgelehnt/nicht gefragt), KI-Suchvektoren (Vektordatenbank), Meeting-Metadaten (Zeitstempel) | Rechtsgrundlage | Externe Gäste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Interne Mitarbeiter: mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG), ggf. Betriebsvereinbarung erforderlich; ohne Betriebsrat dokumentierte Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse mit Abwägung). Aufnahme nur nach aktiver Zustimmung jedes Teilnehmers (Consent-Gate); Transkription pro Mandant standardmäßig deaktiviert, nur durch Tenant-Admin freischaltbar | Löschfrist | Keine automatische Löschung bei aktiven Mandanten (dauerhaftes Firmenwissen); konfigurierbare Höchst-Aufbewahrungsfrist für ruhende Mandanten. Bei Widerruf / Art. 17: chirurgische Anonymisierung je Person (Name im gesamten Transkript ersetzt, eigene Beiträge und Erwähnungen; Audiospur gelöscht; Mischung und KI-Suchindex neu erzeugt; kein Rückschlüssel) + Bestätigungsmail. Mandanten-Offboarding: 180 Tage Karenz (Standard) → mandantenweite Hard-Löschung inkl. Suchindex | Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte. Verarbeitung ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland/EU (Hetzner, Netcup); KI-Zusammenfassung über On-Prem-Mistral-Modell (kein externer/US-KI-Dienst) Rolle: Nexoria verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag der jeweiligen Kundenorganisation (Mandant, Multi-Tenant); der Mandant bleibt Verantwortlicher für die von ihm veranlassten Aufnahmen. ### 3. Auftragsverarbeiter (Sub-Prozessoren) 3. Auftragsverarbeiter (Sub-Prozessoren) | | Dienstleister | Zweck | Standort | Garantien | Netcup GmbH | Website- und Frontend-Hosting | Deutschland (Nürnberg) | AVV, deutsches Recht | Hetzner Online GmbH | Backend-Hosting, KI-Verarbeitung | Deutschland (Falkenstein) | AVV, deutsches Recht | Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung | Irland | DPA, PCI DSS Level 1 | Mistral AI | KI-Sprachmodell (finale Antworten) | Frankreich / EU | AVV, EU-Recht | Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited | Telefonie, Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS) für VoiceBot (nur bei Abonnement). Datenverarbeitung auf EU-Servern (Frankfurt). | USA (HQ) / Irland (EU) | SCCs Art. 46 Abs. 2 lit. c, DPA | Functional Software (Sentry) | Fehlerüberwachung (nur technische Fehlerdaten, maskAllText und blockAllMedia aktiv, keine personenbezogenen Nutzerinhalte) | USA | SCCs, DPA, Datenminimierung durch SDK-Konfiguration | Microsoft Corp. | E-Mail-Integration (Graph API) | USA / EU | SCCs, DPA (nur bei aktiver Integration) | Google LLC | E-Mail-Integration (Gmail API) | USA / EU | SCCs, DPA (nur bei aktiver Integration) Als KI-Sprachmodell wird ausschließlich Mistral AI (EU-Standort: Paris, Frankreich) eingesetzt. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU. ### 4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) - Verschlüsselung: TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens - Zugriffskontrolle: RBAC mit Admin/Mitglied/Betrachter-Rollen, MFA-Unterstützung, JWT-basierte Authentifizierung - Mandantentrennung: Strikte Datenisolierung pro Tenant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene - Passwörter: Argon2id-Hashing, 12-Zeichen-Minimum - Monitoring: Datenschutzkonformes Error-Monitoring, Audit-Logging aller Aktionen - Backup: Tägliche verschlüsselte Backups (AES-256), Cross-Server-Replikation - Rate-Limiting: Rate-Limiting auf allen Endpoints, Brute-Force-Erkennung - SSH: Key-only Zugang, fail2ban, kein Root-Passwort - Breach Detection: Automatische Erkennung von Brute-Force, Massen-Export, Massen-Löschung, mit Benachrichtigung per E-Mail - Kurzlebige Zugriffstoken (Nexoria Meet): Interner Zugriff auf Aufnahmen/Transkripte nur über signierten Token mit ca. 1 Stunde Gültigkeit, bei jedem Abruf frisch erzeugt, nicht in der Datenbank gespeichert - Zeitlich begrenzte Gäste-Links: Externe Freigabe per Mail-Link mit 30 Tagen Gültigkeit (danach tot; internes Original bleibt erhalten) - Netzwerkabschottung: Interne Service-Schnittstellen (Meet) aus dem öffentlichen Internet gesperrt, erreichbar nur über internes Netz / VPN-Mesh (Key-geschützt) - Getrennte Audiospuren: Aufnahme je Sprecher als separate Einzelspur, abspielbare Mischung als neu erzeugbares Derivat → ermöglicht chirurgische Einzel-Löschung - Consent-Gate: Aufnahme strukturell nur nach aktiver Zustimmung jedes Teilnehmers, kein Silent-Recording; Nachbereitungs-Mail weist den Einwilligungsstatus je Teilnehmer aus - Transaktionale Löschung: Vollständige Meeting-Löschung entfernt fehlersicher in einem Zug Audiodateien, Transkript-Datensatz, Segmente, Zustimmungen, KI-Suchvektoren (Vektordatenbank) und Mail-Warteschlangen-Einträge ### 5. Löschkonzept 5. Löschkonzept | | Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist | Begründung | Audit-Logs | 12 Monate | Compliance, Nachvollziehbarkeit | IP-Adressen in Logs | 90 Tage (dann anonymisiert) | Datenminimierung Art. 5(1)(c) | Gelöschte Benutzer | 30 Tage Karenz, dann Hard-Delete | Widerrufsmöglichkeit | Gekündigte Tenants | 30 Tage Karenz, dann Hard-Delete | Datenexport-Fenster | Chatbot-Sitzungen | 90 Tage | Besucherdaten, Datenminimierung | VoiceBot-Anrufer-Telefonnummern | 90 Tage (danach anonymisiert) | DSGVO-Datenminimierung | VoiceBot-Gesprächstranskripte | Gemäß Mandant; 30 Tage nach Vertragsende | Nur bei Einwilligung des Anrufers 5. Löschkonzept | Nexoria-Meet-Aufnahmen & -Transkripte (aktive Mandanten) | Keine automatische Löschung; konfigurierbare Höchstfrist für ruhende Mandanten | Dauerhaftes Firmenwissen (bewusste Produktentscheidung); Löschung auf Nutzer-/Mandantenwunsch | Nexoria-Meet-Daten bei Mandanten-Offboarding | 180 Tage Karenz (Standard) → mandantenweite Hard-Löschung inkl. Suchindex | Datenexport-Fenster, Speicherbegrenzung Art. 5(1)(e) | Nexoria-Meet: Widerruf / Art. 17 einzelner Person | Chirurgische Anonymisierung (kein Rückschlüssel) + Bestätigungsmail | Betroffenenrechte Art. 17 DSGVO | KI-Chat-Verläufe | 12 Monate | Nutzungsanalyse, Vertragserfüllung | Token-Usage-Logs | 12 Monate | Abrechnung, Vertragserfüllung | Rechnungsdaten | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO | Inaktive Benutzer | 24 Monate → Deaktivierung | Speicherbegrenzung Art. 5(1)(e) Die automatische Bereinigung erfolgt täglich um 03:30 UTC durch einen dedizierten Cleanup-Prozess. ### 6. Drittlandübermittlungen Soweit personenbezogene Daten in Drittländer (insbesondere USA) übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Übermittlung betrifft ausschließlich die in Abschnitt 3 genannten Dienstleister und nur soweit der Kunde die jeweilige Integration aktiv nutzt. Lokale KI-Modelle (Embedding, Reranking, Query Expansion) werden vollständig auf deutschen Servern betrieben. Hierbei erfolgt keine Drittlandübermittlung. Stand: 23.08.2026 ### Weitere Rechtsdokumente - Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO - Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO - Datenschutzerklärung - Allgemeine Geschäftsbedingungen - Nutzungsbedingungen - Impressum Technische und organisatorische Einordnung: Sicherheit und Datenschutz . Die zehn häufigsten Prüfungsfragen sind unter Evaluator-FAQ beantwortet. --- # Lösungen: welche Seite welche Frage beantwortet Quelle: https://nexoria-systems.de/loesungen Lösungen, Übersicht ## Lösungen im Überblick: welche Seite welche Frage beantwortet Nexoria führt drei Lösungsseiten, jede beantwortet genau eine Frage: wie verstreute Unternehmensdateien zu nutzbarem Firmenwissen werden, welcher Cloud-Speicher Dateiablage und KI verbindet und wie sich Unternehmensdokumente semantisch durchsuchen lassen. Diese Seite ordnet die drei Fragen und führt jeweils zur Antwort. Die zwölf Bausteine der Plattform beschreibt der Produktbereich, den Vergleich mit einzelnen Anbietern führen die Vergleichsseiten, und die Infrastruktur samt Verarbeitungsorten steht auf der Seite Sicherheit und Datenschutz. ### Was auf dieser Ebene steht Diese Ebene ist nach Fragen geordnet, nicht nach Produkten. Wer bereits weiß, welcher Baustein gemeint ist, ist auf der Produktseite schneller. Wer eine Ausgangslage beschreiben kann, aber noch keinen Produktnamen dafür hat, ist hier richtig. - Diese Seite und die drei Lösungsseiten beantworten Fragen der Art „wie mache ich …“ und „wann lässt sich …“. Sie beschreiben eine Ausgangslage, einen Weg und die Grenzen dieses Weges. - Der Produktbereich beantwortet „woraus besteht Nexoria“. Er nennt die zwölf Bausteine mit Kategorie, Definition und eigener Seite: Produkt: die zwölf Bausteine der Plattform . - Die Vergleiche beantworten „wie steht Nexoria zu einem bestimmten Anbieter“. Sie stellen einzelne Produkte gegenüber, nicht Vorhaben: alle Vergleiche im Überblick . Drei häufige Fragen werden bewusst nicht auf dieser Ebene beantwortet, sondern dort, wo die belastbare Auskunft ohnehin steht. Wie eine KI auf den eigenen Dokumenten arbeitet, also die Kette aus Ablage, Indexierung, Berechtigung, Abruf und Antwort mit Quellenangabe, erklären Enterprise Search und Firmenwissen aus verstreuten Dateien . Unter welchen Bedingungen sich eine KI datenschutzkonform einsetzen lässt, steht mit Verarbeitungsorten, Subprozessoren und den verbleibenden US-Bezügen auf Sicherheit und Datenschutz . Was ein Wechsel von Microsoft 365 bedeutet, führt der Vergleich zu Microsoft 365 aus. ### Die drei Lösungsseiten Je Seite steht hier die Frage, die sie beantwortet, und ein Satzpaar dazu, für wen sie geschrieben ist. Die Antwort selbst steht auf der jeweiligen Seite. #### Wie mache ich verstreute Unternehmensdateien zu nutzbarem Firmenwissen? Die Seite für den Ausgangszustand, den die meisten Unternehmen kennen: Der Bestand liegt auf Netzlaufwerken, in Postfächern und in persönlichen Ordnern, und gesucht wird über Dateinamen. Sie beschreibt, welche zwei Bedingungen ein Bestand erfüllen muss, damit daraus nutzbares Firmenwissen wird, und wie Ablage, Indexierung, Suche und Rechte dabei zusammenspielen. Firmenwissen aus verstreuten Dateien #### Welche Cloud-Speicher verbinden Dateiablage und KI? Die Seite für alle, die bereits einen Speicher haben und wissen wollen, was ein Speicher zusätzlich leisten muss, damit KI ihn ohne Zwischenschritt nutzen kann. Sie grenzt die reine Ablage von der indexierten Ablage ab und beschreibt, was Nexoria Drive an dieser Stelle tut. Cloud-Speicher mit KI #### Wie kann ich Unternehmensdokumente semantisch durchsuchen? Die Seite mit der begrifflichen Arbeit: Was semantische Suche von Volltextsuche unterscheidet, wie das Verfahren hinter der Antwortgenerierung arbeitet und warum zu jedem Treffer die Quelle gehört. Sie nennt ausdrücklich keine Trefferquote, weil dafür keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik vorliegt. Enterprise Search ### Womit anfangen Wenn mehrere Fragen zutreffen, hilft die Reihenfolge der Sache. Der Bestand kommt vor dem Zugriff, der Zugriff vor der Prüfung, die Prüfung vor dem Wechsel. - Niemand findet etwas, obwohl alles vorhanden ist: Firmenwissen aus verstreuten Dateien . - Der Speicher steht, die KI soll darauf arbeiten: Cloud-Speicher mit KI . - Die Suche ist der Engpass, nicht die Ablage: Enterprise Search . - Die Fachabteilung will loslegen, der Datenschutz prüft noch: Sicherheit und Datenschutz . - Die Entscheidung steht an, ob Microsoft 365 abgelöst wird: Vergleich zu Microsoft 365 . Für die Prüfung durch Einkauf und IT-Sicherheit gibt es außerhalb dieser Ebene zusätzlich Antworten für die Evaluierung mit den Fragen, die dort regelmäßig gestellt werden, darunter Zertifizierung, CLOUD Act und Trainingsnutzung. Stand 23.08.2026 ### Nächster Schritt Wenn Sie unsicher sind, welche der drei Fragen Ihre ist, ist das Gespräch der kürzere Weg. Wir schauen uns an, wo Ihr Wissen heute liegt, wer darauf zugreifen darf und was davon indexiert werden müsste. Beratung vereinbaren Preise ansehen --- # Cloud-Speicher mit KI für Unternehmen Quelle: https://nexoria-systems.de/loesungen/cloud-speicher-mit-ki Lösung ## Cloud-Speicher mit KI für Unternehmen: Dateien ablegen und ihre Inhalte nutzbar machen Ein Cloud-Speicher mit KI legt Unternehmensdateien nicht nur ab, sondern indexiert ihre Inhalte, damit Suche und KI darauf arbeiten können. Bei Nexoria ist Nexoria Drive die Ablage. Aus demselben Bestand beantwortet die Dokumentensuche Fragen mit Quellenangabe, und der KI-Assistent Nex verarbeitet die Inhalte weiter. Ablage, Index und Suche laufen auf Servern in Deutschland. ### Was ist ein Cloud-Speicher mit KI? Ein Cloud-Speicher mit KI ist eine Dateiablage, deren Inhalte zusätzlich maschinell erschlossen sind. Der Unterschied zum gewöhnlichen Speicher liegt nicht in der Ablage selbst, sondern in dem, was danach mit den Inhalten möglich ist: eine Suche nach Bedeutung statt nach Dateinamen, und eine Antwort, die aus den eigenen Dokumenten stammt und deren Quelle nennt. Der Begriff wird uneinheitlich verwendet. Sinnvoll ist die Unterscheidung nach drei Fragen: Arbeitet die KI auf demselben Bestand wie die Ablage oder auf einer zweiten Kopie? Gelten die Zugriffsrechte der Ablage auch für KI-Antworten? Und wo werden Index, Suche und Antwort verarbeitet? An diesen drei Punkten unterscheiden sich die Angebote deutlich stärker als an der Funktionsliste. ### Warum reine Ablage das Problem nicht löst Speicher ist längst kein Engpass mehr. Der Engpass ist der Zugriff auf das, was gespeichert wurde. Eine klassische Ablage kennt Dateinamen, Ordnerpfade und im besten Fall den Volltext. Wer die im Dokument verwendete Formulierung nicht kennt, findet es nicht. Wird deshalb ein KI-Werkzeug daneben gestellt, entstehen zwei Systeme mit zwei Beständen und zwei Rechtemodellen. Dateien werden exportiert oder hochgeladen, und ab diesem Moment ist unklar, welcher Stand der gültige ist und wer den hochgeladenen Inhalt sehen darf. Die Datenschutzfrage verschiebt sich damit von der Ablage in ein Werkzeug, das oft niemand freigegeben hat. ### Wie Ablage und KI zusammenarbeiten Technisch besteht die Verbindung aus vier Schritten, die unabhängig vom Anbieter gleich aussehen. - Ablegen. Die Datei landet im Speicher, gewöhnlich über ein Laufwerk oder eine Synchronisation. - Indexieren. Aus der Datei wird Text gewonnen, in Abschnitte zerlegt und als Embeddings abgelegt, also als mathematische Darstellung der Bedeutung. Gescannte Unterlagen und Aufnahmen brauchen dafür vorher Texterkennung oder Transkription. - Suchen. Die Frage wird in dieselbe Darstellung überführt und mit den Abschnitten verglichen. Zusätzlich läuft in der Regel eine klassische Stichwortsuche mit, weil Zahlen, Aktenzeichen und Eigennamen so zuverlässiger gefunden werden. - Antworten. Ein Sprachmodell formuliert aus den gefundenen Abschnitten eine Antwort und nennt die Quelle. Dieses Verfahren heißt Retrieval Augmented Generation, kurz RAG. Ausführlich steht es auf der Seite Enterprise Search . Der letzte Schritt ist der einzige, der ein Sprachmodell braucht. Deshalb ist es sinnvoll, Suche und Antwort auseinanderzuhalten: Eine Suche kann vollständig im eigenen Rechenzentrum laufen, auch wenn die Antwortformulierung anderswo stattfindet. ### Welche Cloud-Speicher verbinden Dateiablage und KI? Es gibt drei gebräuchliche Bauweisen. Welche passt, hängt vom Betriebsmodell ab, nicht vom Funktionsumfang. #### Speicher eines großen Anbieters plus dessen KI-Zusatz Wer bereits Microsoft 365 oder Google Workspace einsetzt, kann die KI des jeweiligen Anbieters hinzubuchen. Bei Microsoft ist Copilot ein separat zu lizenzierendes Zusatzprodukt zum vorhandenen Abonnement. Der Weg ist kurz, weil nichts umziehen muss. Zu prüfen sind die Zusatzkosten je Nutzer und die Frage, welchem Recht die beteiligten Unternehmen unterliegen. Einzelheiten stehen im Vergleich mit Microsoft Copilot und im Vergleich mit Google Workspace . #### Quelloffener Speicher mit nachgerüsteter KI Nextcloud ist quelloffene Software für Dateien und Zusammenarbeit, betrieben im eigenen Haus oder bei einem deutschen Hoster. Die KI-Oberfläche ist vorhanden, die eigentlichen Modelle kommen als zusätzlich zu installierende Backend-Apps dazu, mit dokumentierten Anforderungen an Arbeitsspeicher und Grafikkarte. Wer volle Kontrolle über den Betrieb will, fährt damit gut. Was dabei zu bedenken ist, steht im Vergleich mit Nextcloud . #### Eine Plattform, in der Ablage und KI dasselbe System sind Hier ist der Speicher zugleich die Wissensbasis. Es gibt keinen Export und kein zweites Rechtemodell, dafür einen Umzug des Bestands. Diesen Weg geht Nexoria, beschrieben im nächsten Abschnitt. Diese Aufzählung ist ausdrücklich keine Marktübersicht. Genannt sind die Anbieter, zu denen auf dieser Website ein Vergleich mit Fundstellen und Prüfdatum vorliegt. Weitere Anbieter können ebenso passen, sie sind hier nur nicht geprüft, und eine ungeprüfte Bestenliste wäre wertlos. ### Wie Nexoria Ablage und KI verbindet Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und zugleich die Quelle des Firmenwissens. Das Laufwerk fügt sich in den Windows-Explorer ein, mit Synchronisation, Offline-Verfügbarkeit, vollständiger Versionierung und einem Papierkorb mit Karenzzeit. Freigegebene Inhalte werden indexiert, ohne dass jemand sie zusätzlich hochladen müsste. Auf diesem Index arbeiten zwei Zugänge. Die Dokumentensuche sucht semantisch, kombiniert mit Stichwortsuche, nennt zu jedem Treffer das Quelldokument und zeigt eine Vorschau mit Tabellen, Bildern und Formatierung. Sie steht im KI Chat und zusätzlich als eigenes Suchfenster bereit und verbraucht keine KI-Tokens. Der KI-Assistent Nex antwortet auf derselben Grundlage, fasst zusammen, analysiert und stößt Aufgaben oder Automatisierungen an. Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen, mit den Rollen Admin, Mitglied und Betrachter. Dieselben Rechte gelten für Ablage, Suche und KI-Antwort. Damit entsteht kein zweites Rechtemodell neben dem Speicher, und genau das ist der Unterschied zwischen einer Plattform und einem Speicher mit angebautem KI-Werkzeug. Was gefunden wurde, lässt sich unmittelbar weiterverwenden: Doc, Calc und Slides bearbeiten Texte, Tabellen und Präsentationen mit voller Kompatibilität zu .docx, .xlsx und .pptx, DocStudio erzeugt daraus im Chat Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche mit Quellenreferenz. Wie daraus geordnetes Firmenwissen wird, steht unter Firmenwissen aus verstreuten Dateien . ### Voraussetzungen Was für den Einsatz feststehen muss . Stand 23.08.2026 . | | Voraussetzung | Angabe | Fundstelle | Verfügbarkeit | Ab dem 01.09.2026 ist das Produkt frei buchbar. | llms.txt geprüft am 23.08.2026 | Arbeitsplatz | Nexoria Drive fügt sich als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer ein. Zu anderen Betriebssystemen liegt keine veröffentlichte Angabe vor. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Nutzerbegriff | Ein Nutzer entspricht einem Gerät. Derselbe Nutzer kann nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden. | Nexoria auf einen Blick geprüft am 23.08.2026 | Inklusivspeicher | 10 GB je Unternehmen im Tarif Base, 20 GB je Unternehmen im Tarif Pro. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Zusätzlicher Speicher | 0,20 Euro je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Einrichtung | Wird individuell nach Aufwand berechnet, abhängig von der zu indexierenden Datenmenge. | Preise geprüft am 23.08.2026 ### Datenschutz und Infrastruktur Bei einem Speicher, dessen Inhalte zusätzlich ausgewertet werden, sind zwei Fragen zu trennen: Wo liegen die Dateien, und wo wird gerechnet? Die folgende Tabelle beantwortet beides je Komponente. Verarbeitungsorte der Nexoria-Plattform, je Komponente . Stand 23.08.2026 . | | Komponente | Verarbeitungsort | Fundstelle | Dateien, Index und Suche | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Embeddings und semantische Suche | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Internetsuche | Die Internetsuche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Antwortgenerierung | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Mistral AI, Rechtliche Hinweise geprüft am 23.08.2026 | Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Technische Fehlerüberwachung | Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Nexoria ist auf die Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ausgelegt. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. Alle eingesetzten Dienstleister stehen namentlich im Verzeichnis nach Art. 30 . ### Konkrete Funktionen Funktionen von Ablage, Suche und KI-Zugang . Stand 23.08.2026 . | | Funktion | Angabe | Fundstelle | Laufwerk im Explorer | Nexoria Drive erscheint als virtuelles Laufwerk, Dateien werden wie gewohnt verwaltet. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Synchronisation und Offline | Automatische Synchronisation, alle Dateien auch offline verfügbar. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Versionierung | Vollständige Versionshistorie, frühere Stände sind wiederherstellbar. Gelöschtes bleibt im Papierkorb mit Karenzzeit. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Indexierung | Freigegebene Inhalte werden für Nex und die Dokumentensuche indexiert, ohne zusätzlichen Upload. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Semantische Suche | Suche nach Bedeutung mit Hybrid-Retrieval, Quellenangabe bei jedem Treffer, Dokumentvorschau mit Tabellen und Bildern. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Nicht textliche Inhalte | Audio wird transkribiert, Scans und Bilder werden per Texterkennung erschlossen, die Ergebnisse gehen in denselben Index. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | KI-Antworten | Nex antwortet auf dem Wissen des Workspaces, fasst zusammen, legt Aufgaben an und recherchiert auf Wunsch im Internet mit Quellenangabe. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Tarife | Base 29 Euro je Nutzer und Monat, Pro 299 Euro je Monat, 5 Nutzer inklusive. | Preise geprüft am 23.08.2026 ### Vergleich zum klassischen Cloud-Speicher Die linke Spalte beschreibt das übliche Muster eines Cloud-Speichers ohne Inhaltsindex, nicht ein bestimmtes Produkt. Einzelne Anbieter stehen mit Fundstelle und Prüfdatum auf den Vergleichsseiten . Klassischer Cloud-Speicher und Nexoria im Vergleich . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Klassischer Cloud-Speicher | Nexoria | Aufgabe des Speichers | Dateien ablegen, synchronisieren und teilen | Dateien ablegen und ihre Inhalte zugleich indexieren | Suche | Dateiname, Ordner, Volltext | Bedeutung und Stichwort kombiniert, mit Quellenangabe je Treffer | Weg zur KI | Zusätzliches Werkzeug, Inhalte werden dorthin übergeben | Kein Export, Nex arbeitet auf dem abgelegten Bestand | Rechte bei KI-Antworten | Hängt vom hinzugefügten Werkzeug ab, oft zweites Rechtemodell | Workspaces gelten für Ablage, Suche und Antwort gleichermaßen | Scans und Aufnahmen | Als Datei ablegbar, inhaltlich nicht durchsuchbar | Texterkennung und Transkription führen sie in den Index | Kosten der KI | In der Regel als eigenes Produkt je Nutzer | Im Basisprodukt enthalten, Base ab 29 Euro je Nutzer und Monat | Suche bei aufgebrauchtem KI-Kontingent | Nicht betroffen, es gibt kein KI-Kontingent | Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens Fundstellen zur rechten Spalte: die Tarif- und Tokenangaben stehen auf Preise , die Funktionsangaben auf Produkt und Funktionen , die Verarbeitungsorte auf Sicherheit und Datenschutz , jeweils mit Stand vom 23.08.2026. ### Grenzen, wann Nexoria nicht passt - Reiner Massenspeicher. Wer ausschließlich viel Platz für Archivdaten sucht, zahlt bei Nexoria für Funktionen, die er nicht nutzt. Enthalten sind 10 GB je Unternehmen beziehungsweise 20 GB je Unternehmen , jedes weitere GB kostet 0,20 Euro im Monat. Bei Beständen im Terabyte-Bereich ist ein Archivspeicher die günstigere Wahl. - Der Bestand darf das Haus nicht verlassen. Dann ist quelloffene Software im Eigenbetrieb der richtige Weg, siehe Vergleich mit Nextcloud . - Zertifizierung als Vergabevoraussetzung. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die Rechenzentren, in denen die Plattform läuft, sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert. Das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter. - Kein Umzug gewünscht. Wenn die vorhandene Ablage bleiben soll, ist der KI-Zusatz des vorhandenen Anbieters der kürzere Weg. Die Verbindung von Ablage und KI setzt hier voraus, dass die Dateien in Nexoria Drive liegen. - Belege für Suchqualität gefordert. Zur Trefferqualität der Dokumentensuche liegt keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik vor, ebenso wenig ein Kundenfall mit veröffentlichten Messwerten. Belastbar ist an dieser Stelle nur ein Test am eigenen Bestand. ### Häufige Fragen #### Was unterscheidet einen Cloud-Speicher mit KI von einem normalen Cloud-Speicher? Ein normaler Cloud-Speicher verwaltet Dateien und findet sie über Namen, Ordner und Volltext. Ein Cloud-Speicher mit KI wertet zusätzlich die Inhalte aus und legt sie so ab, dass nach Bedeutung gesucht werden kann. Bei Nexoria werden freigegebene Inhalte aus Nexoria Drive indexiert und stehen danach in der Dokumentensuche und im KI-Assistenten Nex bereit, jeweils mit Angabe des Quelldokuments. #### Entsteht durch die Indexierung eine zweite Kopie meiner Dateien? Beim Indexieren wird der Text aus den Dateien gewonnen, in Abschnitte zerlegt und in eine mathematische Darstellung überführt, die Embeddings. Diese Ableitung wird gespeichert, die Berechnung läuft vollständig lokal auf deutschen Servern. In welcher Form dabei Rohtext abgelegt wird, ist öffentlich nicht dokumentiert. Eine Aussage dazu wäre an dieser Stelle geraten, deshalb steht hier keine. #### Wie viel Speicher ist enthalten und was kostet zusätzlicher Speicher? Im Tarif Base sind 10 GB je Unternehmen enthalten, im Tarif Pro 20 GB je Unternehmen. Speicher oberhalb des Inklusivvolumens kostet 0,20 Euro je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. Base kostet 29 Euro je Nutzer und Monat, Pro 299 Euro je Monat mit 5 enthaltenen Nutzern. #### Lässt sich Nexoria Drive wie ein gewohntes Laufwerk verwenden? Ja. Nexoria Drive fügt sich als virtuelles Laufwerk direkt in den Windows-Explorer ein. Dateien werden dort verwaltet, synchronisiert und sind auch offline verfügbar, dazu kommen vollständige Versionierung und ein Papierkorb mit Karenzzeit. Zu anderen Betriebssystemen als Windows liegt keine veröffentlichte Angabe vor. #### Verbraucht jede Suche KI-Tokens? Nein. Die Dokumentensuche verbraucht keine KI-Tokens und läuft auch dann weiter, wenn das Token-Kontingent aufgebraucht ist. In diesem Fall nimmt Nex keine weiteren Anfragen mehr an, der Zugriff auf das eigene Wissen über die Suche bleibt aber erhalten. Base enthält 3 Mio. KI-Tokens je Nutzer, Pro 5 Mio. KI-Tokens je Nutzer. #### Wo liegen die Dateien und wer verarbeitet sie? Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. - Lewis et al., Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks . Advances in Neural Information Processing Systems 33, NeurIPS , 2020 . https://arxiv.org/abs/2005.11401 Abgerufen am 23.08.2026 . Erstbeschreibung des im Abschnitt zur Funktionsweise genannten RAG-Verfahrens. Stand 23.08.2026 ### Nächster Schritt Sinnvoll ist ein Test mit dem Ordner, der am schwersten zu durchsuchen ist. Im Gespräch klären wir Umzug, Speicherbedarf und die Kosten der Indexierung Ihrer Datenmenge. Beratung vereinbaren Preise ansehen --- # Enterprise Search: Dokumente semantisch durchsuchen Quelle: https://nexoria-systems.de/loesungen/enterprise-search Lösung ## Enterprise Search: Unternehmensdokumente semantisch durchsuchen, statt Dateinamen zu raten Enterprise Search durchsucht den gesamten Dokumentenbestand eines Unternehmens. Semantische Suche vergleicht dabei die Bedeutung von Frage und Textabschnitt, statt nur Zeichenketten abzugleichen. Nexoria indexiert dafür die Inhalte aus Nexoria Drive, die Dokumentensuche liefert Treffer mit Quellenangabe, und Nex formuliert daraus eine Antwort. Embeddings und Suche laufen auf Servern in Deutschland, die Antwortgenerierung bei Mistral AI in Paris. ### Was ist Enterprise Search? Enterprise Search bezeichnet die Suche über den Informationsbestand einer Organisation, im Unterschied zur Suche im offenen Web. Der Bestand ist geschlossen und uneinheitlich: Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, PDF-Dateien, gescannte Unterlagen, Aufnahmen. Er ist zugleich nicht für alle gleich sichtbar, denn wer welche Unterlage einsehen darf, ergibt sich aus Rolle und Zuständigkeit. Daraus folgen zwei Anforderungen, die eine Websuche nicht kennt. Erstens muss die Suche mit heterogenen Formaten umgehen, auch mit solchen, die keinen maschinell lesbaren Text enthalten. Zweitens muss die Berechtigung bei jedem Abruf geprüft werden. Ein Suchsystem, das beides nicht leistet, ist entweder unbrauchbar oder ein Datenschutzvorfall mit Suchschlitz. ### Woran die interne Suche in der Praxis scheitert Die Suche in einer gewöhnlichen Dateiablage arbeitet über Dateinamen, Ordnerpfade und, sofern vorhanden, den Volltext. Sie setzt damit voraus, dass die suchende Person die im Dokument verwendete Formulierung kennt. Wer nach der Kündigungsfrist in einem Rahmenvertrag sucht, muss also entweder das Wort kennen, das dort steht, oder das Dokument selbst. Dazu kommen drei praktische Hürden. Gescannte Unterlagen enthalten Bilder statt Text und sind für eine Volltextsuche unsichtbar. Der Bestand liegt selten an einem Ort, sondern verteilt über Laufwerke, Cloud-Ordner und Postfächer. Und Treffer sind noch keine Antwort: Eine Liste von vierzig Dateien beantwortet keine Frage, sie verschiebt die Arbeit nur nach hinten. ### Wie semantische Suche und RAG funktionieren Die beiden folgenden Abschnitte beschreiben die Verfahren allgemein, ohne Produktbezug. Sie gelten für jedes System dieser Bauart. #### Semantische Suche und Volltextsuche Eine Volltextsuche vergleicht Zeichenketten. Sie prüft, ob die eingegebenen Wörter im Dokument vorkommen, gewichtet Treffer nach Häufigkeit und Seltenheit und liefert die passendsten Dokumente. Das ist schnell, nachvollziehbar und bei Aktenzeichen, Produktnummern und Eigennamen kaum zu schlagen. Sie scheitert, sobald im Dokument andere Wörter stehen als in der Frage. Eine semantische Suche vergleicht Bedeutungen. Dafür werden Textabschnitte in Vektoren überführt, also in Zahlenfolgen, die inhaltliche Nähe abbilden. Diese Darstellungen heißen Embeddings. Die Frage wird in denselben Raum überführt, und gesucht wird nach Nachbarschaft statt nach Übereinstimmung. Damit findet die Suche den Abschnitt über die Beendigung eines Vertragsverhältnisses auch dann, wenn nach Kündigungsfrist gefragt wurde. Volltextsuche und semantische Suche, die Verfahren im Vergleich . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Volltextsuche | Semantische Suche | Verglichen wird | Zeichenketten und ihre Häufigkeit | Bedeutungsnähe von Vektoren | Andere Wortwahl als im Dokument | Kein Treffer | Treffer möglich | Aktenzeichen, Zahlen, Eigennamen | Sehr zuverlässig | Weniger zuverlässig als exakter Abgleich | Vorbereitung | Ein Wortindex über den Bestand | Zerlegung in Abschnitte und Berechnung der Embeddings | Nachvollziehbarkeit des Rankings | Aus den Trefferwörtern ableitbar | Aus einem Ähnlichkeitswert, nicht aus einzelnen Wörtern | Gescannte Seiten ohne Textebene | Nicht auffindbar | Erst nach Texterkennung auffindbar Die Verfahren schließen einander nicht aus. In der Praxis werden beide kombiniert und ihre Ergebnisse zusammengeführt. Dafür hat sich die Bezeichnung Hybrid-Retrieval eingebürgert. #### Was RAG ist RAG steht für Retrieval Augmented Generation. Das Verfahren verbindet eine Suche mit einem Sprachmodell: Zuerst holt ein Retrieval-Schritt die passenden Textabschnitte aus einem Bestand, danach formuliert das Modell die Antwort aus genau diesen Abschnitten. Das Modell antwortet also aus mitgelieferten Belegstellen und nicht allein aus seinem Trainingswissen. Beschrieben wurde der Ansatz 2020 von Lewis und anderen auf der NeurIPS, die Fundstelle steht unten im Quellenverzeichnis. Für Unternehmen sind daran drei Punkte wichtig. Erstens ist die Antwort so gut wie die gefundenen Abschnitte: Findet der Suchschritt das Falsche, formuliert das Modell die falsche Antwort flüssig. Zweitens lässt sich jede Aussage auf ihre Belegstelle zurückführen, wenn das System die Quelle mitliefert. Drittens muss die Berechtigungsprüfung im Suchschritt liegen und nicht erst danach, sonst gelangen Inhalte in eine Antwort, die der fragenden Person nicht offenstehen. ### Welche Optionen gibt es? Für den Zugang zum eigenen Dokumentenbestand gibt es vier gebräuchliche Wege, und nicht jeder führt zu einer Plattform. - Bei der vorhandenen Suche bleiben. Die Dateiablage bringt eine Volltextsuche mit. Das genügt, solange der Bestand überschaubar ist und die Beteiligten die Begriffe kennen. - Ein Suchsystem daneben stellen. Spezialisierte Suchplattformen indexieren vorhandene Quellen, ohne dass Dateien umziehen. Zu prüfen sind dabei die Anbindung jeder Quelle, die Übernahme der Zugriffsrechte und der Verarbeitungsort. - Selbst bauen. Die Bausteine für Retrieval und Generierung sind frei verfügbar. Das ergibt maximale Kontrolle und verlagert Betrieb, Aktualisierung und Rechteprüfung ins eigene Haus. Ein Weg mit eigener Infrastruktur und quelloffener Software ist im Vergleich mit Nextcloud beschrieben. - Ablage und Suche in einem System. Der Speicher ist zugleich der Index. Das erspart Konnektoren und ein zweites Rechtemodell, setzt aber voraus, dass der Bestand dorthin umzieht. Diesen Weg geht Nexoria. Die Entscheidung fällt selten am Funktionsumfang. Sie fällt an drei nüchternen Fragen: Muss der Bestand umziehen oder nicht? Wo darf verarbeitet werden? Und wer hält die Zugriffsrechte, wenn eine KI antwortet? ### Wie Nexoria Unternehmensdokumente durchsuchbar macht Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch. Sie steht an zwei Stellen zur Verfügung: im KI Chat und als eigenes Suchfenster außerhalb des Chats. Grundlage ist der Index über die freigegebenen Inhalte aus Nexoria Drive , es gibt keinen gesonderten Upload für die Suche. - Hybrid-Retrieval. Stichwortsuche und semantische Suche laufen zusammen, damit Aktenzeichen ebenso gefunden werden wie sinngemäße Fragen. - Quellenangabe. Jeder Treffer nennt das Quelldokument, dazu gibt es eine Vorschau mit Tabellen, Bildern und Formatierung. Antworten des KI-Assistenten Nex tragen dieselbe Referenz. - Rechte im Suchschritt. Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen. Die Trennung greift auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, jeder API-Endpunkt prüft serverseitig. - Nicht textliche Inhalte. Audio wird transkribiert, Scans und Bilder werden über Texterkennung erschlossen. Beides geht in denselben Index. - Ohne Tokenverbrauch. Die Dokumentensuche verbraucht keine KI-Tokens. Ist das Kontingent für den Chat aufgebraucht, bleibt der Zugriff auf das eigene Wissen über die Suche erhalten. Wie aus dem durchsuchbaren Bestand geordnetes Wissen wird, steht unter Firmenwissen aus verstreuten Dateien . Welche Rolle die Ablage dabei spielt, beschreibt Cloud-Speicher mit KI . ### Voraussetzungen Was für den Einsatz der Dokumentensuche feststehen muss . Stand 23.08.2026 . | | Voraussetzung | Angabe | Fundstelle | Ort des Bestands | Durchsucht werden Inhalte, die in Nexoria Drive liegen und für einen Workspace freigegeben sind. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Rechteschnitt | Vor der Einführung muss feststehen, welche Teams und Projekte eigene Workspaces bekommen, denn daran hängt die Sichtbarkeit in der Suche. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Gescannte Unterlagen | Scans und Bilder benötigen Texterkennung, Aufnahmen eine Transkription, bevor sie im Index erscheinen. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Speicher im Tarif | 10 GB je Unternehmen im Tarif Base, 20 GB je Unternehmen im Tarif Pro. Darüber hinaus 0,20 Euro je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Einrichtung | Wird individuell nach Aufwand berechnet, abhängig von der zu indexierenden Datenmenge. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Weitere Quellen | E-Mail-Verläufe und Meeting-Protokolle kommen nur mit dem Zusatzprodukt Mail und Meet hinzu, 13 Euro je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer. | Preise geprüft am 23.08.2026 ### Datenschutz und Infrastruktur Bei einer Suche über den gesamten Dokumentenbestand ist der Verarbeitungsort keine Nebenfrage. Zu trennen sind dabei zwei Schritte: die Suche selbst und die Formulierung der Antwort. Verarbeitungsorte von Index, Suche und Antwort . Stand 23.08.2026 . | | Schritt | Verarbeitungsort | Fundstelle | Ablage und Index | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Embeddings und semantische Suche | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Antwortformulierung | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Mistral AI, Rechtliche Hinweise geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Technische Fehlerüberwachung | Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Datenschutzrechtlich entscheidend sind Verarbeitungsort, Unterauftragsverarbeiter, Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht das Werbeversprechen einer Konformität. Nexoria ist auf die Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ausgelegt. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. Alle eingesetzten Dienstleister stehen namentlich im Verzeichnis nach Art. 30 . ### Konkrete Funktionen Funktionen der Dokumentensuche und der angrenzenden Bausteine . Stand 23.08.2026 . | | Funktion | Angabe | Fundstelle | Zwei Zugänge | Die Dokumentensuche steht im KI Chat und zusätzlich als eigenes Suchfenster außerhalb des Chats zur Verfügung. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Suchverfahren | Semantische Suche über alle freigegebenen Inhalte, kombiniert mit Stichwortsuche (Hybrid-Retrieval). | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Belege | Automatische Quellenangabe bei jedem Ergebnis, mit Dokumentvorschau samt Tabellen, Bildern und Formatierung. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Antwort aus Belegstellen | Nex formuliert aus den gefundenen Abschnitten eine Antwort und führt die Quellen mit. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Trennung je Workspace | Jeder Workspace hat eine eigene Wissensbasis, Rollen sind Admin, Mitglied und Betrachter. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Erschließung von Scans und Audio | Transkription und Texterkennung führen Aufnahmen, Scans und Bilder in denselben Index. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Suche für Website-Besucher | Chatbots beantworten Besucherfragen mit dem Wissen des ihnen zugewiesenen Workspaces, mit Quellenreferenz. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Tokenverbrauch | Die Dokumentensuche verbraucht keine KI-Tokens und läuft auch bei aufgebrauchtem Kontingent weiter. | Preise geprüft am 23.08.2026 ### Vergleich zur klassischen Suche in der Dateiablage Die linke Spalte beschreibt das übliche Muster einer Volltextsuche in einer Dateiablage, nicht ein bestimmtes Produkt. Einzelne Anbieter stehen mit Fundstelle und Prüfdatum auf den Vergleichsseiten . Klassische Suche in der Dateiablage und Nexoria im Vergleich . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Klassische Suche in der Dateiablage | Nexoria | Eingabe | Stichwörter, möglichst wie im Dokument | Frage in natürlicher Sprache | Ergebnis | Liste von Dateien | Antwort mit genanntem Quelldokument und Vorschau | Verfahren | Abgleich von Zeichenketten | Semantische Suche und Stichwortsuche kombiniert | Gescannte Unterlagen | Ohne Textebene nicht auffindbar | Texterkennung führt sie in den Index | Rechteprüfung | Auf Ebene der Dateifreigabe | Im Suchschritt, über Workspaces, dieselben Rechte für Suche, Nex und Chatbots | Verarbeitungsort der Suche | Wo die Ablage betrieben wird | Embeddings und semantische Suche vollständig lokal auf deutschen Servern | Nachweis der Herkunft einer Aussage | Manuell, durch Öffnen der Datei | Quellenangabe an Treffer und Antwort Fundstellen zur rechten Spalte: die Funktionsangaben stehen auf Produkt und Funktionen , die Verarbeitungsorte auf Sicherheit und Datenschutz , jeweils mit Stand vom 23.08.2026. ### Grenzen, wann Nexoria nicht passt - Der Bestand soll bleiben, wo er ist. Durchsucht wird, was in Nexoria Drive liegt. Wer viele Fachsysteme anbinden will, ohne Dateien zu bewegen, sucht ein Werkzeug mit Konnektoren zu genau diesen Quellen. Was Automatisierungen an vorhandene Software anbinden, ersetzt keinen vollständigen Suchkonnektor. - Es wird eine belegte Trefferquote verlangt. Zur Suchqualität liegt keine veröffentlichte Messung mit Testdatensatz, Ground Truth und Metrik vor, ebenso wenig ein Kundenfall mit veröffentlichten Messwerten. Wer eine Zahl für die Ausschreibung braucht, bekommt sie hier nicht. - Zertifizierung als Vergabevoraussetzung. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. - Sehr große Bestände. Enthalten sind 10 GB je Unternehmen beziehungsweise 20 GB je Unternehmen , darüber hinaus kostet Speicher 0,20 Euro je GB und Monat. Bei Beständen im Terabyte-Bereich gehört das vor die Entscheidung gerechnet, zusammen mit dem Aufwand für die Ersteinrichtung. - Eigenbetrieb ist Pflicht. Darf der Bestand das eigene Rechenzentrum nicht verlassen, ist quelloffene Software der richtige Weg, siehe Vergleich mit Nextcloud . ### Häufige Fragen #### Was ist der Unterschied zwischen Volltextsuche und semantischer Suche? Die Volltextsuche vergleicht Zeichenketten: Sie findet Dokumente, in denen die eingegebenen Wörter tatsächlich vorkommen. Die semantische Suche vergleicht Bedeutungen. Frage und Textabschnitte werden dafür in Vektoren überführt, und gefunden wird, was inhaltlich nah beieinanderliegt, auch bei anderer Wortwahl. Beide Verfahren haben Stärken: Aktenzeichen, Zahlen und Eigennamen findet die Volltextsuche zuverlässiger, sinngemäße Fragen die semantische Suche. Nexoria kombiniert beide, in der Produktbeschreibung Hybrid-Retrieval genannt. #### Was bedeutet RAG? RAG steht für Retrieval Augmented Generation. Das Verfahren verbindet zwei Schritte: Zuerst sucht ein Retrieval-System die passenden Textabschnitte aus einem Bestand heraus, danach formuliert ein Sprachmodell aus genau diesen Abschnitten die Antwort. Das Modell antwortet also aus mitgelieferten Belegstellen und nicht allein aus seinem Trainingswissen. Beschrieben wurde das Verfahren 2020 von Lewis und anderen bei NeurIPS. Bei Nexoria liefert die Dokumentensuche die Belegstellen, Nex formuliert daraus die Antwort mit Quellenangabe. #### Bekommen Mitarbeitende über die Suche Inhalte, die sie nicht sehen dürfen? Die Sichtbarkeit richtet sich nach dem Workspace, jeder Workspace hat eine eigene Wissensbasis. Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. Dieselben Rechte gelten für die Dokumentensuche, für Nex und für Chatbots. #### Welche Inhalte kann die Suche erfassen? Erfasst werden die Inhalte, die in Nexoria Drive liegen und für einen Workspace freigegeben sind. Audio wird transkribiert, Scans und Bilder werden über Texterkennung erschlossen, die Ergebnisse gehen in denselben Index. Mit dem Zusatzprodukt Mail und Meet kommen E-Mail-Verläufe und Meeting-Protokolle hinzu. Welche Dateiformate im Einzelnen indexiert werden, ist öffentlich nicht dokumentiert. #### Wo läuft die Suche technisch? Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Die Dokumentensuche selbst verbraucht keine KI-Tokens und bleibt auch dann verfügbar, wenn das Kontingent für den KI-Chat aufgebraucht ist. #### Wie gut sind die Treffer? Dazu gibt es keine belastbare Angabe, die hier stehen könnte. Für die Trefferqualität der Dokumentensuche liegt keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik vor, und ein Kundenfall mit veröffentlichten Messwerten ebenfalls nicht. Eine Zahl ohne Testdatensatz, Ground Truth und Metrik wäre eine Behauptung, keine Auskunft. Belastbar ist an dieser Stelle nur ein Test mit dem eigenen Dokumentenbestand. ### Quellen Stand 23.08.2026 - Lewis et al., Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks . Advances in Neural Information Processing Systems 33, NeurIPS , 2020 . https://arxiv.org/abs/2005.11401 Abgerufen am 23.08.2026 . Erstbeschreibung des RAG-Verfahrens, Fundstelle für den Abschnitt über Retrieval und Generierung. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Stand 23.08.2026 ### Nächster Schritt Aussagekräftig wird die Prüfung erst mit echten Unterlagen. Bringen Sie den Ordner mit, in dem heute niemand etwas findet, gern mit Scans und Altakten. Wir zeigen, was Indexierung und Suche daraus machen, und wo sie an Grenzen stoßen. Beratung vereinbaren Preise ansehen --- # Firmenwissen: verstreute Dateien nutzbar machen Quelle: https://nexoria-systems.de/loesungen/firmenwissen Lösung ## Verstreute Unternehmensdateien zu nutzbarem Firmenwissen machen Firmenwissen entsteht, wenn verstreute Dateien an einem Ort liegen und ihre Inhalte indexiert werden. In Nexoria übernimmt Nexoria Drive die Ablage. Beschäftigte finden die Inhalte anschließend über die semantische Dokumentensuche, die zu jedem Treffer die Quelle nennt, oder sie fragen den KI-Assistenten Nex. Workspaces regeln, wer worauf zugreift. Ergebnisse lassen sich in Doc, Calc und Slides weiterverarbeiten. ### Was ist Firmenwissen? Firmenwissen ist das, was in den Unterlagen eines Unternehmens steht: Angebote, Verträge, Protokolle, Handbücher, Auswertungen, Korrespondenz. Es liegt in Dateien, nicht nur in Köpfen. Zu nutzbarem Firmenwissen wird dieser Bestand erst, wenn zwei Bedingungen zusammenkommen. - Erschlossen. Die Inhalte der Dateien sind maschinell ausgewertet, nicht nur ihre Namen und Ordnerpfade. Wer eine Frage stellt, muss nicht wissen, in welchem Dokument die Antwort steht. - Rechtegeprüft. Beim Abruf wird geprüft, wer den Inhalt sehen darf. Ohne diese Prüfung ist eine Wissenssuche eine Datenschutzbaustelle, kein Fortschritt. Fehlt die erste Bedingung, findet niemand etwas. Fehlt die zweite, findet jeder alles. Beide Fehler kommen in der Praxis vor, und beide werden erst sichtbar, wenn eine KI auf den Bestand gelassen wird. ### Warum verstreute Dateien noch kein Firmenwissen sind In den meisten Unternehmen liegt der Bestand nicht an einem Ort, sondern verteilt über Netzlaufwerke, persönliche Cloud-Ordner, Postfächer und lokale Rechner. Gesucht wird darin über Dateinamen und Volltext. Beides setzt voraus, dass die suchende Person die richtigen Wörter kennt: den Projektnamen, die Kundennummer, die Formulierung, die im Dokument tatsächlich verwendet wurde. Daraus folgen drei wiederkehrende Muster. Erstens wird nachgefragt statt gesucht, weil eine Kollegin schneller antwortet als die Suche. Zweitens entsteht Arbeit doppelt, weil das vorhandene Ergebnis nicht gefunden wurde. Drittens wandern Inhalte in Werkzeuge, die niemand freigegeben hat, weil sie dort scheinbar besser auffindbar sind. Das dritte Muster ist das teuerste, weil es den Bestand nicht nur zersplittert, sondern aus der Kontrolle nimmt. Eine Wissensdatenbank von Hand zu pflegen löst das Problem nur scheinbar. Sie verlagert es in eine zweite Ablage, die gepflegt werden muss und die veraltet, sobald die Pflege aussetzt. ### Wie aus Dateien Firmenwissen wird Der technische Weg ist bei allen Systemen dieser Art ähnlich und lässt sich in fünf Schritten beschreiben. Er gilt unabhängig vom Anbieter. - Ablegen. Die Dateien kommen an einen gemeinsamen Ort, damit es einen Bestand gibt, über den überhaupt gesprochen werden kann. - Indexieren. Aus jeder Datei wird der Text gewonnen, in Abschnitte zerlegt und in eine mathematische Darstellung überführt, die Bedeutung abbildet. Diese Darstellungen heißen Embeddings. - Suchen. Eine Frage wird in dieselbe Darstellung überführt und mit den Abschnitten verglichen. Gefunden wird, was inhaltlich passt, auch wenn kein Wort wörtlich übereinstimmt. - Belegen. Zu jedem Treffer wird das Quelldokument mitgeliefert. Ohne diesen Schritt ist eine Antwort nicht überprüfbar. - Antworten. Ein Sprachmodell formuliert aus den gefundenen Abschnitten eine Antwort. Dieses Verfahren heißt Retrieval Augmented Generation, kurz RAG. Ausführlich beschrieben wird es auf der Seite Enterprise Search . Entscheidend ist, an welcher Stelle die Zugriffsrechte greifen. Werden sie erst nach der Suche angewendet, kann eine Antwort Inhalte enthalten, die der fragenden Person nicht offenstehen. Diese Frage sollte bei jedem Anbieter vor der Funktionsliste geklärt werden. ### Welche Optionen gibt es? Es gibt mehr als einen sinnvollen Weg, und nicht jeder führt zu Nexoria. Vier Wege sind gebräuchlich. - Alles lassen, wie es ist. Die Ablage bleibt, gesucht wird über Dateinamen und Volltext. Das kostet nichts und reicht, solange der Bestand klein ist und die Beteiligten wissen, wonach sie suchen. - Eine redaktionelle Wissensdatenbank aufbauen. Wissen wird von Hand aufgeschrieben und gepflegt. Der Vorteil ist die redaktionelle Qualität, der Preis ist dauerhafter Pflegeaufwand neben den Originaldateien. - Die vorhandene Suite um deren KI erweitern. Wer ohnehin Microsoft 365 einsetzt, kann Copilot hinzubuchen. Copilot ist dort ein separat zu lizenzierendes Zusatzprodukt, die Einzelheiten stehen im Vergleich mit Microsoft Copilot . - Selbst betreiben. Quelloffene Software wie Nextcloud lässt sich im eigenen Haus oder bei einem deutschen Hoster betreiben. Wer die volle Kontrolle über den Betrieb will, ist damit gut bedient. Was dabei zu bedenken ist, steht im Vergleich mit Nextcloud . Der fünfte Weg ist der, den Nexoria geht: Ablage und Wissenszugang sind dasselbe System. Das lohnt sich, wenn der Bestand ohnehin umziehen soll, wenn Zugriffsrechte auch für KI-Antworten gelten müssen und wenn die Verarbeitung in Deutschland und der EU bleiben soll. Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, ist einer der anderen vier Wege wahrscheinlich der günstigere. ### Wie Nexoria daraus Firmenwissen macht #### Dateien als Wissensquelle Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und zugleich die Quelle des Firmenwissens. Das Laufwerk fügt sich in den Windows-Explorer ein, Dateien werden dort verwaltet, synchronisiert und stehen auch offline zur Verfügung. Es gibt keine zweite Ablage nur für Nex: Was abgelegt und freigegeben ist, ist die Wissensbasis. #### Indexierung Freigegebene Inhalte werden indexiert und stehen danach in der Dokumentensuche und in Nex bereit. Aufnahmen, Scans und Bilder erschließt die Audio- und Texterkennung, also Transkription und Texterkennung auf gescannten Unterlagen, bevor die erkannten Inhalte in denselben Index gehen. Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen dabei vollständig lokal auf deutschen Servern. #### Semantische Suche Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces nach Bedeutung, nicht nach Stichwörtern. Sie kombiniert dafür Stichwortsuche und semantische Suche, in der Produktbeschreibung als Hybrid-Retrieval bezeichnet. Sie steht im KI Chat und zusätzlich als eigenes Suchfenster zur Verfügung und verbraucht keine KI Tokens. Auch bei aufgebrauchtem Token-Kontingent bleibt der Zugriff auf das eigene Wissen also erhalten. #### Quellen Jedes Ergebnis nennt das Quelldokument, dazu gibt es eine Vorschau mit Tabellen, Bildern und Formatierung. Antworten von Nex tragen dieselbe Quellenreferenz. Damit ist jede Aussage bis zur Ausgangsdatei zurückverfolgbar, und genau das unterscheidet eine belegte Antwort von einer plausibel klingenden. #### KI-Chat Nex ist der KI-Assistent und die Hauptoberfläche der Plattform. Er arbeitet auf dem freigegebenen Firmenwissen des jeweiligen Workspaces, fasst Dokumente zusammen, analysiert sie, legt Aufgaben und Termine an und stößt Automatisierungen an. Auf Wunsch kommt eine Internet-Recherche mit Quellenangabe dazu. #### Rechte und Workspaces Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen. Es gibt die Rollen Admin, Mitglied und Betrachter. Dieselben Rechte gelten für Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen. Nicht jeder Mitarbeiter sieht automatisch den gesamten Bestand, und das ist der Punkt, an dem Firmenwissen und Datenschutz zusammenfallen statt in Konflikt zu geraten. #### Office-Weiterverarbeitung Was gefunden wurde, muss weiterverwendet werden können. Doc, Calc und Slides sind die Office-Apps für Texte, Tabellen und Präsentationen, mit voller Kompatibilität zu .docx, .xlsx und .pptx. DocStudio erzeugt direkt im Chat Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche aus den freigegebenen Inhalten, jeweils mit Quellenreferenz. Der Weg von der Frage zum fertigen Dokument bleibt damit in einem System. #### Mail und Meet als optionale zusätzliche Wissensquellen Ein Teil des Firmenwissens entsteht nicht in Dateien, sondern in Korrespondenz und Besprechungen. Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an, Nexoria Meet führt Videokonferenzen mit Live-Transkription durch. Relevante Verläufe und Protokolle erweitern dann die Wissensbasis. Beides ist ein gemeinsames Zusatzprodukt und ausdrücklich optional: ohne Buchung stützt sich das Firmenwissen allein auf die Dateien in Nexoria Drive. Die Transkription in Meet setzt die aktive Zustimmung jedes Teilnehmers voraus, es gibt keine stille Aufzeichnung. ### Voraussetzungen Was vorliegen muss, bevor aus Dateien Firmenwissen wird . Stand 23.08.2026 . | | Voraussetzung | Angabe | Fundstelle | Verfügbarkeit | Ab dem 01.09.2026 ist das Produkt frei buchbar. | llms.txt geprüft am 23.08.2026 | Arbeitsplätze | Ein Nutzer entspricht einem Gerät. Derselbe Nutzer kann nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden. | Nexoria auf einen Blick geprüft am 23.08.2026 | Dateiablage | Nexoria Drive fügt sich als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer ein. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Speicher im Tarif | 10 GB je Unternehmen im Tarif Base, 20 GB je Unternehmen im Tarif Pro. Darüber hinaus 0,20 Euro je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Einrichtung | Wird individuell nach Aufwand berechnet, abhängig von der zu indexierenden Datenmenge. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Organisation | Vor der Einführung muss feststehen, welche Teams und Projekte eigene Workspaces bekommen, denn daran hängen die Zugriffsrechte. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 ### Datenschutz und Infrastruktur Firmenwissen zentral zu machen heißt, den gesamten Bestand an einer Stelle zusammenzuführen. Deshalb gehört an diese Stelle die Frage, wo verarbeitet wird und wer daran beteiligt ist, und nicht ans Ende einer Broschüre. Verarbeitungsorte der Nexoria-Plattform, je Komponente . Stand 23.08.2026 . | | Komponente | Verarbeitungsort | Fundstelle | Dateien, Index und Suche | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Embeddings und semantische Suche | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Antwortgenerierung | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Mistral AI, Rechtliche Hinweise geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Technische Fehlerüberwachung | Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Nexoria ist auf die Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ausgelegt. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. Alle eingesetzten Dienstleister stehen namentlich im Verzeichnis nach Art. 30 . ### Konkrete Funktionen Welcher Baustein welchen Beitrag zum Firmenwissen leistet . Stand 23.08.2026 . | | Baustein | Beitrag zum Firmenwissen | Fundstelle | Nexoria Drive | Ablage im Windows-Explorer, Synchronisation, Versionierung, Papierkorb mit Karenzzeit. Freigegebene Inhalte gehen in den Index. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Dokumentensuche | Semantische Suche mit Hybrid-Retrieval, Quellenangabe bei jedem Treffer, Dokumentvorschau, kein Verbrauch von KI Tokens. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Nex | Antworten auf dem Wissen des Workspaces, Zusammenfassungen und Analysen, Aufgaben und Termine, Internet-Recherche mit Quellenangabe. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Workspaces und Datenbanken | Getrennte Wissensräume je Team und Projekt, Rollen Admin, Mitglied und Betrachter, firmenübergreifende Collab-Workspaces. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | DocStudio in Nex | Präsentationen als .pptx, Berichte als PDF und Dokumentenvergleiche aus freigegebenen Inhalten, jeweils mit Quellenreferenz. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Audio und Texterkennung | Transkription von Audio sowie Texterkennung auf Scans und Bildern, die Ergebnisse werden indexiert. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Chatbots | Beantworten Besucherfragen auf der eigenen Website mit dem Wissen des zugewiesenen Workspaces, mit Quellenreferenz. | Produkt und Funktionen geprüft am 23.08.2026 | Nexoria Mail und Nexoria Meet | Optionales Zusatzprodukt für 13 Euro je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer. Mailverläufe und Meeting-Protokolle erweitern das Firmenwissen. | Preise geprüft am 23.08.2026 ### Vergleich zur klassischen Dateiablage Die linke Spalte beschreibt das übliche Muster aus Netzlaufwerk oder Cloud-Ordner mit Datei- und Volltextsuche, nicht ein bestimmtes Produkt. Einzelne Anbieter stehen auf den Vergleichsseiten mit Fundstelle und Prüfdatum. Klassische Dateiablage und Nexoria im Vergleich . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Klassische Dateiablage | Nexoria | Was durchsucht wird | Dateinamen, Ordnerpfade und Volltext | Inhalte nach Bedeutung, kombiniert mit Stichwortsuche | Was zurückkommt | Eine Trefferliste aus Dateien | Eine Antwort mit genannter Quelle und Dokumentvorschau | Voraussetzung beim Suchenden | Die richtigen Wörter und möglichst der richtige Ordner | Eine Frage in natürlicher Sprache | Nicht textliche Inhalte | Scans, Bilder und Aufnahmen bleiben außen vor | Texterkennung und Transkription führen sie in den Index | Rechte bei KI-Antworten | Nicht vorgesehen, es gibt keine KI-Antwort | Workspaces gelten für Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen | Pflegeaufwand | Ordnerstruktur und Benennungsregeln | Keine zweite Ablage, der Index folgt den vorhandenen Dateien | Weiterverarbeitung | Getrennte Programme, Ergebnisse per Hand übertragen | Doc, Calc, Slides und DocStudio arbeiten auf denselben Inhalten ### Grenzen, wann Nexoria nicht passt Diese Seite ist keine Empfehlung für jeden Fall. Es gibt Konstellationen, in denen Nexoria die falsche Wahl ist, und es ist billiger, das hier zu lesen als im Projekt zu merken. - Zertifizierung als Vergabevoraussetzung. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. Wenn Ihre Vorgaben eine Zertifizierung des Anbieters verlangen, erübrigt sich der Rest. - Eigenbetrieb ist Pflicht. Wenn der Bestand das eigene Rechenzentrum nicht verlassen darf, ist quelloffene Software der richtige Weg. Der Vergleich mit Nextcloud geht auf dieses Betriebsmodell im Einzelnen ein. - Sehr große Altbestände. Im Tarif enthalten sind 10 GB je Unternehmen beziehungsweise 20 GB je Unternehmen . Darüber hinaus kostet Speicher 0,20 Euro je GB und Monat. Bei Beständen im Terabyte-Bereich ist das ein eigener Kostenblock, der vor der Entscheidung gerechnet gehört. - Andere Betriebssysteme als Windows. Dokumentiert ist Nexoria Drive als virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer. Zu anderen Betriebssystemen liegt keine veröffentlichte Angabe vor, deshalb steht hier keine. - Anbieter mit großer Organisation gefordert. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer und keine weiteren Beschäftigten. Wer eine Organisation mit tiefer personeller Redundanz verlangt, sollte das offen prüfen. Die Antwort dazu steht in der Übersicht für Einkauf und Datenschutzprüfung . - Belege für Suchqualität gefordert. Zur Trefferqualität der Dokumentensuche liegt keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik vor, ebenso wenig ein Kundenfall mit veröffentlichten Messwerten. Wer eine belastbare Zahl braucht, bekommt sie hier nicht, sondern nur eine Demonstration am eigenen Bestand. ### Häufige Fragen #### Was zählt bei Nexoria als Firmenwissen? Firmenwissen sind die Inhalte der Dateien, die in Nexoria Drive liegen und für einen Workspace freigegeben sind. Beim Ablegen werden sie indexiert und stehen danach der Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex zur Verfügung. Audio und Texterkennung erschließt zusätzlich Aufnahmen, Scans und Bilder, die erkannten Inhalte werden ebenfalls indexiert. Welche Dateiformate im Einzelnen indexiert werden, ist öffentlich nicht dokumentiert. #### Müssen wir unsere Inhalte für die KI doppelt pflegen? Nein. Die Wissensbasis entsteht aus den Dateien, die ohnehin in Nexoria Drive liegen. Es gibt keine zweite Ablage, in der Wissensartikel getrennt gepflegt werden müssten. Wird eine Datei geändert, ändert sich damit die Grundlage für Suche und Antwort. #### Sieht dann jeder Mitarbeiter das gesamte Firmenwissen? Nein. Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen. Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. #### Woher weiß ich, worauf eine KI-Antwort beruht? Die Dokumentensuche nennt zu jedem Ergebnis das Quelldokument und zeigt eine Vorschau mit Tabellen, Bildern und Formatierung. Auch Antworten des KI-Assistenten Nex tragen eine Quellenreferenz, ebenso die Ergebnisse aus DocStudio. Damit lässt sich jede Aussage bis zur Ausgangsdatei zurückverfolgen. #### Gehören E-Mails und Besprechungen auch zum Firmenwissen? Nur mit dem Zusatzprodukt Mail und Meet. Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an, Nexoria Meet transkribiert Videokonferenzen nach aktiver Zustimmung jedes Teilnehmers. Relevante Verläufe und Protokolle erweitern dann das Firmenwissen. Das Zusatzprodukt kostet 13 Euro je Nutzer und Monat oder 70 Euro für 5 Nutzer. Ohne diese Buchung stützt sich das Firmenwissen allein auf die Dateien in Nexoria Drive. #### Wie lange dauert die Einrichtung? Die Einrichtung wird individuell nach Aufwand berechnet und hängt von der zu indexierenden Datenmenge ab. Eine allgemein gültige Dauer ist nicht veröffentlicht, und eine Schätzung ohne Kenntnis Ihres Bestands wäre eine erfundene Zahl. Neukunden erhalten ab der Registrierung eine 14-tägige kostenlose Testphase. ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. - Lewis et al., Retrieval-Augmented Generation for Knowledge-Intensive NLP Tasks . Advances in Neural Information Processing Systems 33, NeurIPS , 2020 . https://arxiv.org/abs/2005.11401 Abgerufen am 23.08.2026 . Erstbeschreibung des im Abschnitt zur Funktionsweise genannten RAG-Verfahrens. Stand 23.08.2026 ### Nächster Schritt Der belastbarste Test ist der eigene Bestand. In einem Gespräch klären wir, welche Ablagen zusammengeführt werden, wie die Workspaces geschnitten werden und was die Indexierung Ihrer Datenmenge kostet. Beratung vereinbaren Preise ansehen --- # KI-Chatbots für Ihre Website: DSGVO-konform Quelle: https://nexoria-systems.de/module/chatbots Produkt ## KI-Chatbots Chatbots die Ihr Unternehmen kennen: Wissensbasis, Terminbuchung, Live-Operator ### KI-Chatbots die Ihr Unternehmen kennen Chatbots die aus Ihrer Wissensbasis antworten, Termine buchen, an Mitarbeiter übergeben und sich mit Ihren Systemen verbinden. Für Support, Wissensagenten, Lead-Generierung oder interne Schulungen, 24/7 verfügbar auf jeder Website. - Wissensbasis-basiert - Terminbuchung - Live-Operator Kostenlose Beratung ### Vom Wissensagenten bis zur Terminbuchung #### Chatbot erstellen & konfigurieren Erstellen Sie einen neuen Chatbot in Sekunden: Name, Vorlage (Support-Bot, FAQ-Bot, Custom), Workspace-Zuordnung, System-Prompt, Begrüßung, Schnellantworten und Pre-Chat Formular. - Vorlagen: Support-Bot, FAQ-Bot, Custom - System-Prompt frei konfigurierbar - Schnellantworten und Menüpunkte - Workspace-Zuordnung für isolierte Wissensbasis #### Wissensagent: Antworten aus Ihrer Wissensbasis Der Bot kennt Ihre Dokumente. Besucher fragen, der Bot antwortet präzise aus PDFs, FAQs und Produktdaten. - Antworten direkt aus Ihren Dokumenten - Ideal für Support und FAQ - Intern nutzbar: Schulen, Universitäten, Fachbereiche - Wissensbasis pro Workspace isoliert #### Terminbuchung: Vom Chat zum Kalender zur E-Mail Der Bot fragt nach Wunschtermin, prüft die Verfügbarkeit, sammelt Name und E-Mail, bucht den Termin im Kalender und sendet eine professionelle Bestätigungs-E-Mail, alles automatisch. - Verfügbarkeit in Echtzeit geprüft - Kontaktdaten automatisch gesammelt - Termin erscheint sofort im Kalender - Bestätigungs-E-Mail mit eigenem Branding #### Kalender & E-Mail-Bestätigung Gebuchte Termine erscheinen sofort im Dashboard-Kalender. Die Bestätigungs-E-Mail wird aus einer konfigurierbaren Vorlage generiert, mit Ihrem Logo, Firmenname und SMTP-Einstellungen. - Termin im Kalender mit allen Details - E-Mail-Vorlage frei konfigurierbar - Eigenes Logo und Branding - SMTP-Einstellungen pro Bot #### Live-Operator: Nahtlose Übergabe an Mitarbeiter Wenn der Bot nicht weiterweiß, übergibt er an einen menschlichen Operator im FlowHub. Der Mitarbeiter sieht den gesamten Gesprächsverlauf und antwortet direkt. Der Kunde merkt keinen Bruch. - Übergabe per Klick - Gesprächsverlauf komplett sichtbar - Antwort direkt im FlowHub - Bot übernimmt wieder nach Beendigung #### Konnektoren: Echtzeit-Daten aus Ihren Systemen Verbinden Sie den Bot mit Datenbanken, Kalendern, CRM, ERP, E-Commerce und APIs. Der Bot greift auf Echtzeit-Daten zu: Zugzeiten, Lagerstände, Terminverfügbarkeit, Patientendaten. - Datenbank-, Kalender-, CRM-Konnektor - ERP- und E-Commerce-Anbindung - API-Konnektor für individuelle Systeme - Echtzeit-Zugriff auf Ihre Daten ### Live testen: Unsere Bots sind 24/7 online Testen Sie unsere Demo-Bots in Echtzeit. Buchen Sie einen Tisch, lösen Sie ein Harry-Potter-Quiz oder vereinbaren Sie einen Arzttermin. Dies sind fiktive Anwendungsbeispiele. Wir haben bewusst kreative Kontexte gewählt um zu zeigen was mit dem Bot alles möglich ist. Echte Einsatzgebiete: Arztpraxen, Restaurants, Universitäten, Support-Desks und mehr. #### Restaurant La Bonne Table: Gastronomie Tischreservierung per Chatbot. Der Bot kennt die Speisekarte und bucht Tische. #### Hogwarts Express: Wissensagent Testen Sie Ihr Harry-Potter-Wissen gegen Zugbegleiter Higgins, einen KI-Wissensagenten im Fantasy-Kontext. #### Praxis Dr. Bergmann: Gesundheitswesen Terminbuchung und Medikamentenauskunft für eine fiktive Arztpraxis. Entlastet die Arzthelferin. ### Alle Features im Überblick #### Wissensbasis als Grundlage Der Chatbot antwortet aus Ihrer Wissensbasis: Dokumente, FAQs, Produktinfos. Er erfindet nichts, sondern zitiert Ihre Quellen. #### Terminbuchung integriert Besucher buchen Termine direkt im Chat. Der Bot prüft freie Zeiten, sammelt Kontaktdaten und sendet eine Bestätigungs-E-Mail. #### Live-Operator Übernahme Komplexe Fragen? Der Bot übergibt an einen Mitarbeiter im FlowHub. Der Kunde merkt keinen Bruch, das Gespräch läuft nahtlos weiter. #### Konnektoren zu Ihren Systemen Datenbank, Kalender, CRM, ERP, E-Commerce, API: Verbinden Sie den Bot mit Echtzeit-Daten. Zugzeiten, Lagerstände, Terminverfügbarkeit. #### E-Mail-Vorlagen konfigurierbar Terminbestätigungen, Willkommensnachrichten und Follow-ups, mit eigenem Branding, Logo und SMTP-Einstellungen. #### In jede Website integrierbar Ein Script-Tag genügt. Der Chatbot erscheint als Widget auf Ihrer Website: responsive, Dark Mode kompatibel, barrierefrei. #### Frei konfigurierbar Name, Farben, Begrüßung, Schnellantworten, System-Prompt, Pre-Chat Formular, Sounds, Feedback-Buttons. Alles anpassbar. #### 24/7 verfügbar Der Bot schläft nie. Support, Wissensagent, Terminbuchung und Lead-Generierung, rund um die Uhr, auch außerhalb der Geschäftszeiten. #### Intern & mobil einsetzbar Nicht nur für Kunden: Setzen Sie Bots intern ein für schnelle Wissensnachfragen, etwa an Arbeitsstationen in der Produktion, auf Smartphones oder Tablets im Außendienst. ### DSGVO & Datenschutz Ihr Bot antwortet nur was er wissen darf. Keine Halluzinationen, keine Daten an Dritte. - Chatbot antwortet nur aus Ihrer Wissensbasis, keine Halluzinationen - Europäisches KI-Modell (Mistral, Paris) - Token-Budget pro Besucher (Missbrauchschutz) - DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf deutschen Servern - Gesprächsprotokolle und Feedback im Dashboard einsehbar ### Bereit für einen Chatbot der Ihr Unternehmen kennt? Erstellen Sie Ihren ersten Bot in unter 5 Minuten. Kostenlos testen. Kostenlose Beratung Jetzt starten --- # Produkt: die zwölf Bausteine der Plattform Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt Produkt, Entitätsseite ## Dateien, KI und Office in einer Plattform statt in drei getrennten Werkzeugen Nexoria ist eine europäische Plattform, die Dateiablage, semantische Suche, KI-Assistent und Office-Apps in einem Produkt zusammenführt. Dateien liegen in Nexoria Drive, ihre Inhalte werden indexiert und stehen danach der Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex zur Verfügung. Doc, Calc und Slides bearbeiten dieselben Dateien. Zwölf Bausteine gehören zur Plattform, neun davon zum Basisprodukt. Kanonische Definition Nexoria ist eine europäische Plattform für Cloud-Speicher und KI-gestütztes Firmenwissen. Dateien in Nexoria Drive werden indexiert und können über semantische Suche und den KI-Assistenten Nex durchsucht und weiterverarbeitet werden. Doc, Calc und Slides sind integriert. Definition ### Definition und Einordnung Zwei Namen, zwei Ebenen: Nexoria Systems ist das Unternehmen, eingetragen als Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Kelkheim im Taunus. Nexoria ist die Plattform, die dieses Unternehmen betreibt. Alle zwölf Bausteine auf dieser Seite gehören zu Nexoria, keiner ist ein eigenes Produkt einer anderen Firma. Die Hauptkategorie lautet: Unternehmensplattform für Cloud-Speicher und KI-gestütztes Firmenwissen . Damit liegt Nexoria zwischen vier Kategorien, die üblicherweise getrennt eingekauft werden: Cloud-Speicher, Enterprise Search, KI-Wissensmanagement und Office-Suite. Genau diese Trennung ist der Grund für die meisten Reibungsverluste, die diese Seite beschreibt. Die Oberfläche, in der Beschäftigte arbeiten, ist Nex. Hauptoberfläche ist der KI Chat Nex. Die Dokumentensuche steht zusätzlich als eigenes Suchfenster außerhalb des Chats zur Verfügung. Problem ### Welches Problem die Plattform löst In den meisten Unternehmen liegt das Wissen nicht an einer Stelle, sondern in einer Ablage, einem Postfach, einem Besprechungsprotokoll und einem Vertragsordner. Jedes dieser Werkzeuge kennt nur seinen eigenen Bestand. Wer eine Antwort sucht, muss also vorher wissen, wo sie liegt. Ein zweites Problem entsteht, sobald KI dazukommt. Ein allgemeiner KI-Chat kennt das Unternehmen nicht. Er wird arbeitsfähig, indem jemand ihm die passenden Dokumente heraussucht und anhängt, also genau die Arbeit erledigt, die der KI-Chat abnehmen sollte. Wer diesen Weg regelmäßig geht, verschiebt Unternehmensdokumente außerdem Datei für Datei in eine fremde Umgebung. Nexoria setzt an der Ablage an statt am Chat. Der Speicher selbst wird zur Wissensquelle, und Suche, KI und Office greifen auf denselben Bestand zu. Funktionsweise ### Wie die Plattform arbeitet - Schritt 1 Ablegen Dateien landen in Nexoria Drive. Auf Windows-Rechnern erscheint der Speicher als Laufwerk im Explorer, die gewohnte Arbeitsweise mit Ordnern, Umbenennen und Verschieben bleibt bestehen. - Schritt 2 Indexieren Freigegebene Inhalte werden indexiert. Die dafür nötigen Einbettungen berechnet die Plattform lokal auf ihren eigenen Servern in Deutschland, die Dateien verlassen die Umgebung dafür nicht. - Schritt 3 Finden Die Dokumentensuche arbeitet auf diesem Index. Sie sucht nach Bedeutung statt nach Zeichenketten und nennt zu jedem Treffer das Quelldokument. Sie steht im KI Chat und in einem eigenen Suchfenster bereit. - Schritt 4 Weiterverarbeiten Nex beantwortet Fragen auf derselben Grundlage, fasst zusammen, erstellt über DocStudio Präsentationen und Berichte und stößt Automatisierungen an. Doc, Calc und Slides bearbeiten die Dateien direkt weiter. Über allem stehen die Workspaces. Sie legen fest, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen. Diese Rechte gelten für die Suche, für Nex und für Chatbots gleichermaßen. Sie sind damit keine Einstellung neben Nex, sondern die Grenze, innerhalb derer Nex antwortet. Entity-Hierarchie ### Die zwölf Bausteine Nexoria Systems ist das Unternehmen, Nexoria die Plattform. Alle zwölf Bausteine gehören zu Nexoria. Neun Bausteine gehören zum Basisprodukt, drei werden zusätzlich gebucht. Die Tabelle nennt je Baustein den verbindlichen Namen, die Kategorie und die Ein-Satz-Definition. Jeder Name führt auf die zugehörige Seite. Die zwölf Bausteine der Nexoria-Plattform mit Kategorie und Definition. Stand 23.08.2026 . | | Baustein | Kategorie | Was er ist | Nexoria Office Apps: Doc , Calc , Slides | Office Apps | Nexoria Office ist die Office-Suite der Plattform und umfasst die eigenständigen Apps Doc, Calc und Slides für Texte, Tabellen und Präsentationen. | Nexoria Drive | Nexoria Basis | Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und zugleich die Quelle des Firmenwissens, freigegebene Inhalte werden indexiert. | Nex | Nexoria Basis | Nex ist der KI-Assistent und die Hauptoberfläche von Nexoria, er arbeitet auf dem freigegebenen Firmenwissen des jeweiligen Workspaces. | Dokumentensuche | Nexoria Basis | Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch, im KI Chat und in einem eigenen Suchfenster, und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. | DocStudio in Nex | Nexoria Basis | DocStudio erstellt im KI Chat Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche aus den Inhalten, die der Workspace freigibt. | Workspaces und Datenbanken | Nexoria Basis | Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen, Datenbanken strukturieren das Wissen darin. | Chatbots | Nexoria Basis | Chatbots beantworten Besucherfragen auf der eigenen Website mit dem Wissen des ihnen zugewiesenen Workspaces. | Automatisierungen | Verarbeitung | Automatisierungen nutzen das Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe und verbinden die Plattform mit externer Software. | Audio und Texterkennung | Verarbeitung | Transkription und Texterkennung machen Audio, Scans und Bilder durchsuchbar und als Firmenwissen nutzbar. | Nexoria Mail | Zusatzprodukte | Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an Nex an und automatisiert E-Mail-Abläufe, relevante Verläufe erweitern das Firmenwissen. | Nexoria Meet | Zusatzprodukte | Nexoria Meet führt Videokonferenzen und Anrufe mit Live-Transkription durch, die Protokolle landen in der Wissensbasis und sind per KI abfragbar. | Nexoria VoiceBot | Zusatzprodukte | Der Nexoria VoiceBot nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine und erstellt Aufgaben. Im Basisprodukt, 9 Bausteine Nexoria Office, Nexoria Drive, Nex, Dokumentensuche, DocStudio in Nex, Workspaces und Datenbanken, Chatbots, Automatisierungen, Audio und Texterkennung . Zusätzlich buchbar, 3 Bausteine Nexoria Mail und Nexoria Meet bilden ein gemeinsames Zusatzprodukt. Der Nexoria VoiceBot wird unabhängig davon je Bot gebucht und ist nie automatisch aktiv. Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Nexoria richtet sich an Unternehmen. Das Angebot gilt für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, alle Preise sind Nettopreise. - Die Plattform läuft im Web. Nexoria Drive fügt sich zusätzlich als Laufwerk in den Windows-Explorer ein, dafür ist die Drive-App nötig. - Ein Nutzer entspricht einem Gerät. Derselbe Nutzer kann nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden. - Kleinste buchbare Menge ist ein Nutzer im Tarif Base, im Tarif Pro sind fünf Nutzer enthalten. Neukunden erhalten ab Registrierung eine 14-tägige kostenlose Testphase. - Der Umfang der Einrichtung hängt davon ab, wie viele Daten indexiert werden sollen. Sie wird individuell nach Aufwand berechnet. Was die Tarife enthalten und was Zusatzprodukte kosten, steht auf der Preisseite . Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, lässt sich nicht mehr an die KI schreiben. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Die folgenden Angaben gelten für die gesamte Plattform. Jede Zeile nennt die Stelle, an der sie im Detail nachzulesen ist. Wo Nexoria welche Daten verarbeitet . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Dateien, Index und Suche | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Einbettungen | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Antwortgenerierung | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Mistral AI, Rechtliche Hinweise geprüft am 23.08.2026 | Nutzung zum Training | Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. | Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Eingesetzte Dienstleister | Acht Unterauftragsverarbeiter, vollständig benannt im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30: Netcup, Hetzner, Stripe Payments Europe, Mistral AI, Telnyx, Functional Software (Sentry), Microsoft Corp. und Google LLC. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Beteiligung von US-Rechtssubjekten | Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Zertifizierungen | Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. Die Rechenzentren, in denen die Plattform läuft, sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert. Das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Die Zahl acht ist der Stand vom 23.08.2026, sie ändert sich, maßgeblich bleibt das Verzeichnis. Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Gesetzes- und Normzitate belegen den Inhalt der jeweiligen Vorschrift, nicht deren Einhaltung durch Nexoria. Die Einschätzung, dass der US CLOUD Act oder FISA 702 auf eine bestimmte Verarbeitung nicht anwendbar sind, ist eine rechtliche Bewertung der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt). Für Verarbeitungen mit Beteiligung eines US-Anbieters, etwa die Fehlerüberwachung über Sentry, gilt diese Einschätzung nicht. Aussagen zur eigenen Architektur, zu Betriebsprozessen und zu Verfügbarkeitszielen sind eigene Angaben und bisher nicht extern auditiert. Funktionen ### Konkrete Funktionen Die folgende Liste nennt, was die Plattform in ihren Kernbausteinen tatsächlich tut. Sie ersetzt nicht die Detailseiten, sondern zeigt den Umfang an einer Stelle. - Nexoria Drive: Ablage im Windows-Explorer, Synchronisation, Versionierung, Offline-Verfügbarkeit, Indexierung der freigegebenen Inhalte. Zur Produktseite - Dokumentensuche: semantische Suche über den Workspace, Hybrid-Retrieval aus Stichwort- und Bedeutungssuche, Quellenangabe je Treffer, Dokumentvorschau mit Tabellen und Bildern. Zur Produktseite - Nex: Antworten aus dem freigegebenen Firmenwissen mit Quellenreferenz, Zusammenfassungen, Aufgaben und Termine, auf Wunsch Recherche im Internet. Zur Produktseite - DocStudio in Nex: Präsentationen als .pptx, Berichte als PDF und Dokumentenvergleiche, jeweils mit Quellenreferenz. Zur Produktseite - Nexoria Office: Doc für Texte, Calc für Tabellen, Slides für Präsentationen, mit voller .docx-, .xlsx- und .pptx-Kompatibilität und Echtzeit-Kollaboration. - Workspaces und Datenbanken: getrennte Wissensräume mit Rollen für Admin, Mitglied und Betrachter, auch firmenübergreifend als Collab-Workspace. - Chatbots: Antworten aus dem Wissen des zugeordneten Workspaces, Terminbuchung mit Bestätigungsmail, Übergabe an einen Mitarbeiter. Zur Modulseite - Automatisierungen sowie Audio und Texterkennung: wiederkehrende Abläufe mit dem Firmenwissen als Kontext, Transkription von Aufnahmen und Texterkennung aus Scans. Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Verglichen wird hier kein einzelnes Konkurrenzprodukt, sondern der übliche Aufbau aus getrennten Werkzeugen: eine Ablage, eine Suche, ein KI-Chat, eine Office-Suite. Die Gegenüberstellung einzelner Anbieter steht auf den Vergleichsseiten. Getrennte Werkzeuge und die Nexoria-Plattform im Aufbau . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Getrennte Werkzeuge | Nexoria | Fundstelle | Wo die Dateien liegen | In mehreren Ablagen, je nach Werkzeug und Abteilung | In Nexoria Drive, einer Ablage für die gesamte Plattform | Beleg offen | Was die Suche erreicht | Jedes Werkzeug durchsucht nur seinen eigenen Bestand | Eine semantische Suche über den freigegebenen Bestand des Workspaces | Beleg offen | Woher die KI ihr Wissen nimmt | Aus dem Modellwissen, Dokumente werden je Anfrage angehängt | Aus dem indexierten Firmenwissen, angehängte Dokumente kommen hinzu | Beleg offen | Wie Zugriffsrechte wirken | Je Werkzeug ein eigenes Rechtemodell, das gepflegt werden muss | Ein Workspace-Recht, das für Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen gilt | Beleg offen | Was das Weiterarbeiten kostet | Ergebnis herunterladen, in ein anderes Werkzeug übertragen, dort weiterbearbeiten | Ergebnis in DocStudio, Doc, Calc oder Slides direkt weiterverarbeiten | Beleg offen | Wo verarbeitet wird | Je Anbieter unterschiedlich, im Zweifel an mehreren Orten | Dateien, Index und Suche in Deutschland, Antwortgenerierung bei Mistral AI in Paris | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Orientierung ### Was auf dieser Seite steht und was auf der Modulseite Es gibt zwei Übersichten, und sie beantworten verschiedene Fragen. - Diese Seite, /produkt , beantwortet: woraus besteht Nexoria, wie heißen die Bausteine verbindlich, wie hängen sie zusammen, was ist belegt. Sie ist für Einkauf, IT und für Systeme gedacht, die die Plattform sachlich einordnen. - Die Modulseite zeigt dieselben zwölf Bausteine in Betrieb: mit Videos, Bildschirmfotos aus der Oberfläche und Sprungmarken je Baustein. Sie beantwortet: wie sieht das aus, wenn jemand damit arbeitet. - Für harte Eckdaten zu Firma, Recht und Produktzuschnitt gibt es außerdem Nexoria auf einen Blick und für die Prüfung durch Datenschutz und IT-Sicherheit die Sicherheitsseite sowie die Antworten für die Evaluierung . FAQ ### Häufige Fragen zur Plattform Was genau ist Nexoria? Nexoria ist eine europäische Unternehmensplattform aus Cloud-Speicher und KI-gestütztem Firmenwissen. Dateien liegen in Nexoria Drive, ihre Inhalte werden indexiert und sind danach über die semantische Dokumentensuche und den KI-Assistenten Nex nutzbar. Die Office-Apps Doc, Calc und Slides arbeiten auf denselben Dateien. Betreiber ist die Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) aus Kelkheim. Wie viele Bausteine gehören zur Plattform? Zwölf. Neun davon sind im Basisprodukt enthalten: Nexoria Office mit Doc, Calc und Slides, Nexoria Drive, Nex, die Dokumentensuche, DocStudio in Nex, Workspaces und Datenbanken, Chatbots, Automatisierungen sowie Audio und Texterkennung. Nexoria Mail und Nexoria Meet bilden zusammen ein Zusatzprodukt, der Nexoria VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt. Worin unterscheidet sich Nexoria von einem reinen Cloud-Speicher? Ein Cloud-Speicher legt Dateien ab und gibt sie wieder heraus. Nexoria indexiert zusätzlich die Inhalte der freigegebenen Dateien. Aus der Ablage wird dadurch eine Wissensquelle, die sich semantisch durchsuchen und im KI-Assistenten weiterverarbeiten lässt, ohne dass jemand die Dokumente vorher an ein zweites Werkzeug übergeben muss. Worin unterscheidet sich Nexoria von einem reinen KI-Chat? Ein allgemeiner KI-Chat antwortet aus dem Wissen seines Sprachmodells und aus dem, was ihm je Anfrage angehängt wird. Nex antwortet aus dem indexierten Firmenwissen des jeweiligen Workspaces und nennt die verwendeten Dokumente. Die Zugriffsrechte des Workspaces gelten dabei unverändert weiter. Welche Bausteine kosten extra? Neun Bausteine sind im Basisprodukt enthalten und in den Tarifen Base und Pro ohne Aufpreis nutzbar. Nexoria Mail und Nexoria Meet werden als gemeinsames Zusatzprodukt gebucht. Der Nexoria VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt, wird je Bot abgerechnet und ist nie automatisch aktiv. Die Beträge stehen auf der Preisseite. Wo werden die Daten verarbeitet? Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur. Die Einbettungen für die semantische Suche werden lokal auf diesen Servern berechnet. Die abschließende Antwortgenerierung läuft über Mistral AI mit Sitz in Paris, damit bleibt die Verarbeitungskette der Kernplattform in der EU. Ausgenommen sind die Fehlerüberwachung über Sentry und die E-Mail-Integration über Microsoft und Google, beide sind im Verzeichnis nach Art. 30 benannt. Welche Bausteine sind verfügbar und welche geplant? Diese Angabe ist auf nexoria-systems.de derzeit nicht je Baustein hinterlegt. Sie wird hier deshalb nicht behauptet. Der aktuelle Produktzuschnitt steht auf der Seite Nexoria auf einen Blick, laufende Änderungen im Changelog. Ab dem 01.09.2026 ist das Produkt frei buchbar. Kontakt ### Nächster Schritt Wenn Sie wissen wollen, wie sich Ihr vorhandener Dateibestand auf diese Bausteine abbilden lässt, ist das Gespräch der kürzere Weg als jede weitere Produktseite. Wir schauen uns an, wo Ihr Wissen heute liegt und was davon indexiert werden müsste. Gespräch vereinbaren Preise ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Pflichten nach Art. 28 und Art. 30. - Mistral AI, Rechtliche Hinweise . Mistral AI , 2026 . https://legal.mistral.ai/legal-notice Abgerufen am 23.08.2026 . Primärquelle für Firmierung und Sitz des Modellanbieters. Das Jahr bezeichnet den Stand der Abfrage, die Seite trägt selbst kein Veröffentlichungsdatum. Stand 23.08.2026 --- # Audio und Texterkennung: Transkription und OCR Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/audio-texterkennung Produkt / Audio und Texterkennung ## Aufnahmen und Scans durchsuchbar machen Audio und Texterkennung erschließt Inhalte, die als Datei vorliegen, aber nicht als Text: Aufnahmen werden transkribiert, Scans und Bilder per Texterkennung gelesen. Die Verarbeitung startet automatisch beim Hochladen. Danach steht der erkannte Text in der Wissensbasis, ist über die Dokumentensuche auffindbar und im KI Chat Nex verwendbar. Audio kommt als MP3, WAV, M4A oder OGG, Scans als PDF, JPG, PNG, BMP oder WebP. Stand 23.08.2026 Definition ### Was Audio und Texterkennung ist Ein Satz Transkription und Texterkennung machen Audio, Scans und Bilder durchsuchbar und als Firmenwissen nutzbar. Zwei Verfahren stecken dahinter. Transkription wandelt gesprochene Sprache aus einer Aufnahme in Text um. Texterkennung, auch OCR für optical character recognition, erkennt geschriebene Zeichen in einem Bild und gibt sie als Text zurück. Beide lösen dasselbe Problem: Eine Datei enthält Inhalt, aber keine Zeichenkette, nach der sich suchen ließe. Produktsteckbrief ### Audio und Texterkennung Transkription und Texterkennung machen Audio, Scans und Bilder durchsuchbar und als Firmenwissen nutzbar. Kategorie Transkription und Texterkennung Problem Ersetzt manuelle Transkription und manuelle Erfassung gescannter Unterlagen. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Audio transkribieren - Texte aus Scans erkennen - Inhalte indexieren - Ergebnisse durchsuchen Eingabe Audiodateien, Scans und Bilder Ausgabe Durchsuchbarer Text, der indexiert und in Nex genutzt werden kann Integration in Nexoria Teil des Basisprodukts, erkannte Inhalte stehen anschließend in Nex und in der Dokumentensuche bereit. Datenschutz Die Angaben zu Verarbeitung, lokaler Analyse und Mandantentrennung stehen im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur auf dieser Seite. Hosting Server in deutschen Rechenzentren, Verarbeitungsorte je Komponente auf der Seite Sicherheit und Datenschutz. Preis Im Basisprodukt enthalten, Übersicht auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Problem ### Welches Problem gelöst wird Ein großer Teil des Firmenwissens liegt in Formen, die keine Suche erreicht. Der Aktenordner mit den Verträgen aus den Jahren vor der Digitalisierung ist eingescannt, aber jede Seite ist ein Bild. Die Aufzeichnung des Kundengesprächs liegt als Audiodatei im Ordner, und was darin gesagt wurde, weiß nur, wer dabei war. Solange diese Inhalte nicht als Text vorliegen, sind sie für eine Suche und für einen KI-Assistenten nicht vorhanden. Nicht schlecht auffindbar, sondern schlicht nicht vorhanden. Wer sie braucht, blättert oder hört ab. Genau diese Lücke schließt der Schritt, den diese Seite beschreibt. Funktionsweise ### Wie die Verarbeitung abläuft - Schritt 1 Datei in die Wissensbasis hochladen Audio- und Bilddateien werden beim Hochladen automatisch verarbeitet. Ein gesonderter Auftrag ist nicht nötig. - Schritt 2 Transkription oder Texterkennung Aufnahmen werden in Text umgewandelt, gescannte Dokumente und Bilder per Texterkennung gelesen. - Schritt 3 Erkannten Text indexieren Das Ergebnis wird Teil der Wissensbasis des Workspaces und indexiert, wie jeder andere freigegebene Inhalt auch. - Schritt 4 Suchen und weiterverwenden Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Im KI Chat Nex lässt sich der Inhalt zusammenfassen oder weiterverarbeiten. Hochgeladen wird in Nexoria Drive , gefunden wird über die Dokumentensuche . Ein erkannter Scan kann anschließend als Quelle für eine Ausarbeitung dienen, etwa für einen Bericht aus DocStudio . Bearbeitet wird der Text danach in den Anwendungen von Nexoria Office . Fakten ### Unterstützte Formate Welche Dateien beim Hochladen verarbeitet werden. Es sind ausschließlich die Formate genannt, die in der Plattform-Anleitung stehen. . Stand 23.08.2026 . | | Verfahren | Formate und Ergebnis | Fundstelle | Transkription | MP3, WAV, M4A und OGG werden beim Hochladen in Text umgewandelt. Der transkribierte Text ist danach über die Wissenssuche durchsuchbar. | Plattform-Anleitung, Abschnitt Audio und Texterkennung geprüft am 23.08.2026 | Texterkennung | PDF, JPG, PNG, BMP und WebP werden gelesen, der erkannte Text ist nach dem Hochladen in der Wissensbasis durchsuchbar. | Plattform-Anleitung, Abschnitt Audio und Texterkennung geprüft am 23.08.2026 | Start der Verarbeitung | automatisch beim Hochladen, Audiodateien werden transkribiert, gescannte Dokumente per Texterkennung gelesen | Plattform-Anleitung, Abschnitt Audio und Texterkennung geprüft am 23.08.2026 | Ergebnis | durchsuchbarer Text, der indexiert und in Nex genutzt werden kann | Produktübersicht, Baustein Audio und Texterkennung geprüft am 23.08.2026 Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria-Zugang im Tarif Base oder Pro. Audio und Texterkennung gehört zum Basisprodukt. - Ein Workspace, in dessen Wissensbasis die Dateien abgelegt werden. Die Freigabe des Workspaces entscheidet, wer den erkannten Text später findet. - Dateien in einem der oben genannten Formate. Andere Formate stehen in der Anleitung nicht und werden hier deshalb nicht zugesichert. - Speicherplatz im Tarif: 10 GB je Unternehmen im Tarif Base, 20 GB im Tarif Pro, darüber hinaus 0,20 Euro je GB und Monat. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Wo Aufnahmen, Scans und der daraus erkannte Text verarbeitet werden. Die Formulierungen stammen unverändert aus der Claim-Registry des Unternehmens. . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Hosting | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Lokale Verarbeitung | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Public Cloud | Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Welche Komponente wo verarbeitet wird, führt die Seite Sicherheit und Datenschutz einzeln auf, einschließlich der dort benannten Ausnahmen. Funktionsumfang ### Konkrete Funktionen - Audiodateien transkribieren, ohne die Aufnahme abzutippen. - Text aus gescannten Dokumenten und Bildern erkennen. - Erkannte Inhalte indexieren und damit in die Wissensbasis überführen. - Ergebnisse über die Dokumentensuche finden, mit Quellenangabe je Treffer. - Erkannten Text im KI Chat Nex zusammenfassen und weiterverarbeiten. Typische Anlässe sind Gesprächsnotizen, die erschlossen werden sollen, Altakten, die digital durchsuchbar werden müssen, und Scans, die in das Firmenwissen gehören. Einordnung ### Vergleich zur manuellen Erfassung Automatische Verarbeitung beim Hochladen und die bisherige Handarbeit im Vergleich. . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Audio und Texterkennung | Manuelle Transkription und Erfassung | Auslöser | automatisch beim Hochladen der Datei | eine Person setzt sich hin und tippt ab | Ergebnisort | Text in der Wissensbasis des Workspaces, indexiert | Textdatei im Ordner, nicht zwingend im Wissensbestand | Auffindbarkeit | über die Dokumentensuche, mit Quellenangabe je Treffer | nur, wenn jemand die Datei benannt und abgelegt hat | Weiterverwendung | im KI Chat Nex und als Quelle für DocStudio | erneutes Kopieren in das jeweilige Werkzeug | Prüfung des Ergebnisses | bleibt nötig, das Ergebnis ist eine maschinelle Umsetzung | bleibt ebenfalls nötig, Tippfehler entstehen auch hier Grenzen ### Grenzen - Verarbeitet werden die oben genannten Formate. Für andere Dateiarten wird an dieser Stelle nichts zugesichert, weil die Anleitung sie nicht führt. - Zur Erkennungsgüte veröffentlichen wir keine Quote. Es liegt keine Messung vor, die eine solche Angabe tragen würde, und eine geschätzte Zahl wäre keine Angabe, sondern eine Behauptung. - Das Ergebnis ist eine maschinelle Umsetzung. Wo es auf den Wortlaut ankommt, etwa bei einer Vertragsklausel, gehört der Abgleich mit dem Original dazu. - Was nicht in der Wissensbasis eines Workspaces liegt, wird auch nicht verarbeitet. Der Weg beginnt beim Hochladen, nicht beim Aktenschrank. FAQ ### Häufige Fragen zu Audio und Texterkennung Welche Audioformate werden transkribiert? MP3, WAV, M4A und OGG. Wird eine solche Datei in die Wissensbasis hochgeladen, wird sie in Text umgewandelt. Der transkribierte Text ist anschließend über die Suche auffindbar. Welche Formate erkennt die Texterkennung? PDF, JPG, PNG, BMP und WebP. Wird ein gescanntes Dokument oder ein Bild hochgeladen, erkennt die Texterkennung den enthaltenen Text automatisch. Nach dem Hochladen ist der erkannte Text in der Wissensbasis durchsuchbar. Muss ich die Verarbeitung manuell starten? Nein. Audio- und Bilddateien werden beim Hochladen automatisch verarbeitet, Audiodateien transkribiert, gescannte Dokumente per Texterkennung gelesen. Ein gesonderter Auftrag im Chat ist dafür nicht nötig. Was passiert mit dem erkannten Text? Er wird Teil der Wissensbasis und indexiert. Danach steht er in der Dokumentensuche zur Verfügung, die die Inhalte eines Workspaces semantisch durchsucht und zu jedem Ergebnis die Quelle nennt, und er lässt sich im KI Chat Nex weiterverwenden. Wofür wird das im Arbeitsalltag gebraucht? Für drei wiederkehrende Fälle: Gesprächsnotizen aus Aufnahmen erschließen, Altakten digital durchsuchbar machen und Scans in das Firmenwissen überführen. Gemeinsam ist ihnen, dass der Inhalt vorhanden, aber als Text bisher nicht auffindbar ist. Wo werden Aufnahmen und Scans verarbeitet? Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Nächster Schritt ### Mit dem eigenen Bestand anfangen Nehmen Sie einen Ordner mit Scans und eine Gesprächsaufnahme. Wir laden beides in eine Testumgebung, und Sie suchen anschließend selbst nach einer Passage, von der Sie wissen, dass sie darin vorkommt. Danach lässt sich beurteilen, was der Schritt für Ihren Bestand bringt. Kostenlose Beratung Preise ansehen --- # Automatisierungen: Abläufe aus dem KI-Chat starten Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/automatisierungen Produkt, Verarbeitung ## Wiederkehrende Abläufe kosten Zeit, weil sie zwischen Werkzeugen liegen Automatisierungen in Nexoria starten im Gespräch mit Nex oder durch ein Ereignis in der Plattform, etwa den Upload einer Datei oder eine Chatbot-Anfrage. Der Assistent legt daraus Aufgaben und Termine an, verschickt Team-Nachrichten, transkribiert Audio und erkennt Text in Scans. Sie gehören zum Basisprodukt, die Rechte des jeweiligen Workspaces gelten unverändert. Definition ### Definition Automatisierungen nutzen das Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe und verbinden die Plattform mit externer Software. Eine Automatisierung ist hier eine Handlung, welche die Plattform selbst ausführt, statt sie einer Person zu überlassen. Sie unterscheidet sich von einer Antwort darin, dass am Ende ein Objekt entsteht oder verändert wird: eine Aufgabe, ein Termin, eine Nachricht, ein transkribierter Text, eine Auswertung. Der Auslöser ist kein Regel-Editor, sondern einer von drei Wegen: eine Anweisung in natürlicher Sprache an Nex , ein Ereignis in der Plattform wie das Hochladen einer Datei, oder ein Gespräch mit einem Chatbot . Problem ### Das Problem Wiederkehrende Arbeit scheitert selten am einzelnen Schritt, sondern am Weg dazwischen. Eine Information steht in einem Dokument, die Aufgabe daraus entsteht in einem zweiten Werkzeug, der Termin in einem dritten, die Nachricht an die Kollegin in einem vierten. Jeder Wechsel kostet Kontext, und jeder Kontextverlust erzeugt Nacharbeit. Klassische Automatisierungswerkzeuge lösen das über vorab konfigurierte Wenn-Dann-Regeln. Das funktioniert für Abläufe, die immer gleich aussehen. Für Arbeit am Firmenwissen greift es zu kurz: Dort ist der auslösende Satz jedes Mal anders formuliert und bezieht sich auf einen Bestand, den die Regel nicht kennt. Funktionsweise ### Wie es funktioniert Nex wertet die Eingabe aus und entscheidet selbst, ob eine Frage an die Wissensbasis, eine Internetrecherche, eine Aufgabe oder ein Termin gemeint ist. Aus demselben Satz werden Personennamen, Fristen und Prioritäten gelesen. Es gibt keine Befehlssyntax, die gelernt werden muss, die Anleitung nennt je Werkzeug lediglich Auslösewörter zur Orientierung. Dateien, die in die Wissensbasis geladen werden, durchlaufen die Verarbeitung ohne weitere Eingabe: Audio wird transkribiert, Scans und Bilder werden per Texterkennung erschlossen. Das Ergebnis geht in denselben Index, den auch die Dokumentensuche nutzt. Nexoria-Lösung ### Was heute belegbar automatisiert wird Die Tabelle führt ausschließlich Abläufe, die in der Plattform-Anleitung oder in der Produktübersicht beschrieben sind. Sie ist bewusst kein Ausblick. Belegte Abläufe, ihr Auslöser und ihr Ergebnis . Stand 23.08.2026 . | | Ablauf | Auslöser und Ergebnis | Fundstelle | Aufgabe anlegen | Anweisung im Chat. Person, Frist und Priorität werden aus dem Satz gelesen, die Aufgabe kann einem Workspace oder einem Kollaborationspartner zugeordnet werden. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Aufgaben abrufen | Frage im Chat nach offenen, fälligen oder überfälligen Aufgaben. Ergebnis ist die gefilterte Liste. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Termin anlegen, ändern, löschen | Anweisung im Chat. Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Beschreibung werden erkannt. Kalender lassen sich einem Workspace zuordnen. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Team-Nachricht senden | Anweisung im Chat, der Empfänger wird aus dem Satz erkannt. Ergebnis ist die zugestellte Nachricht. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Audio transkribieren | Auslöser ist das Hochladen einer Audiodatei in die Wissensbasis. Ergebnis ist durchsuchbarer Text. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Texterkennung auf Scans | Auslöser ist das Hochladen eines gescannten Dokuments oder Bildes. Ergebnis ist erkannter, durchsuchbarer Text. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Auswertung erstellen | Anweisung im Chat. Ergebnis sind Aggregationen und Auswertungstabellen, auf Wunsch als Tabellendatei. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 | Termin über den Chatbot buchen | Auslöser ist ein Besuchergespräch auf der Website. Der Bot prüft die Verfügbarkeit, nimmt die Kontaktdaten auf und versendet die Bestätigungsmail. | Produktübersicht, Abschnitt Chatbots geprüft am 23.08.2026 | Übergabe an einen Mitarbeiter | Auslöser ist eine Anfrage, die der Chatbot nicht abschließt. Der Verlauf wird an einen Mitarbeiter im FlowHub übergeben. | Produktübersicht, Abschnitt Chatbots geprüft am 23.08.2026 | Antwort wiederverwenden | Auslöser ist eine positive Bewertung mit Daumen hoch. Bei ähnlichen Fragen wird die Antwort ohne Wartezeit und ohne zusätzliche Token-Kosten ausgegeben. | Plattform-Anleitung geprüft am 23.08.2026 Grenzen ### Grenzen, und was nicht hinterlegt ist Zwei Dinge werden hier ausdrücklich nicht behauptet. Erstens gibt es auf nexoria-systems.de keine Liste vorkonfigurierter Auslöser für externe Systeme. Zweitens gibt es keine feste Liste unterstützter Zielsysteme. Beleg Für Chatbots sind Konnektoren zu Datenbank, Kalender, CRM, E-Commerce, ERP und einer eigenen API ausgewiesen, jeweils mit dem Vermerk auf Anfrage. Fundstelle: Produktübersicht, Abschnitt Chatbots . Geprüft am 23.08.2026 . Welche Systeme im Einzelfall angebunden werden, entscheidet sich damit im Projekt und nicht auf einer Produktseite. Wer eine belastbare Zusage für ein bestimmtes System braucht, klärt sie vorab über den Kontakt . Produktdaten ### Automatisierungen im Steckbrief Produktsteckbrief ### Automatisierungen Automatisierungen nutzen das Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe und verbinden die Plattform mit externer Software. Kategorie Prozessautomatisierung auf Firmenwissen Problem Ersetzt manuelle wiederkehrende Abläufe und den Bruch zwischen Plattform und Fachsoftware. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Wiederkehrende Abläufe automatisieren - Externe Software anbinden - Nex als zentrale Oberfläche - Workspace-Rechte berücksichtigen Eingabe Regeln und Auslöser sowie die vom Workspace freigegebenen Inhalte Ausgabe Ausgeführte Abläufe und an externe Fachsoftware übergebene Daten Integration in Nexoria Teil des Basisprodukts, startet direkt aus Nex und nutzt nur freigegebene Inhalte. Datenschutz Verknüpfungen nutzen ausschließlich freigegebene Inhalte, die Workspace-Rechte gelten unverändert. Hosting Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Preis Im Basisprodukt enthalten, Tarife auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria Basisprodukt, Tarif Base oder Pro. Automatisierungen sind darin enthalten, die Konditionen stehen auf der Preisseite . - Ein Workspace , dessen freigegebene Inhalte der Ablauf verwenden darf. - Ausreichendes Token-Kontingent. Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, lässt sich nicht mehr an die KI schreiben. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens. - Für E-Mail-Abläufe zusätzlich das optionale Zusatzprodukt Nexoria Mail . Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Eine Automatisierung ist kein zweiter Zugangsweg am Rechtemodell vorbei. Sie greift auf denselben freigegebenen Bestand zu wie die Person, die sie auslöst. Beleg Verknüpfungen nutzen ausschließlich freigegebene Inhalte, die Workspace-Rechte gelten unverändert. Fundstelle: Produktübersicht, Abschnitt Automatisierungen . Geprüft am 23.08.2026 . Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Fundstelle: Auftragsverarbeitungsvertrag . Geprüft am 23.08.2026 . Transkription, Texterkennung, Einbettungen und semantische Suche laufen lokal auf Servern in Deutschland. Für die Antwortgenerierung wird Mistral AI aus Paris eingesetzt, die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Die vollständige Einordnung steht auf Sicherheit und Datenschutz . Funktionen ### Konkrete Funktionen - Aufgaben, Termine und Nachrichten aus einer Anweisung in natürlicher Sprache. - Erkennung von Personen, Fristen und Prioritäten im selben Satz. - Verarbeitung beim Hochladen: Transkription für Audio, Texterkennung für Scans und Bilder. - Auswertungen und Aggregationen über hochgeladene Daten, auf Wunsch als Tabellendatei. - Terminbuchung und Übergabe an einen Mitarbeiter aus dem Chatbot heraus. - Wiederverwendung positiv bewerteter Antworten ohne zusätzlichen Token-Verbrauch. - Anbindung externer Systeme über Konnektoren, auf Anfrage eingerichtet. #### Wo die Auslösewörter stehen Die Plattform-Anleitung führt je Werkzeug die Auslösewörter und Anwendungsbeispiele auf. Sie ist die belegte Fundstelle für alles, was auf dieser Seite als Ablauf genannt wird. Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird die Kategorie, nicht ein bestimmtes Produkt: ein separates Regelwerkzeug, das Anwendungen über Wenn-Dann-Ketten verbindet, gegenüber Abläufen, die aus dem Arbeitsfenster heraus starten. Separates Regelwerkzeug und Automatisierung in Nexoria . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Separates Regelwerkzeug | Automatisierung in Nexoria | Fundstelle | Auslöser | Vorab konfigurierte Bedingung | Anweisung in natürlicher Sprache, Ereignis in der Plattform oder Chatbot-Gespräch | Beleg offen | Zugang zum Firmenwissen | Nur über eine eigens gebaute Schnittstelle | Derselbe indexierte Bestand, auf dem Nex und die Dokumentensuche arbeiten | Beleg offen | Rechte | Eigenes Rechtemodell des Werkzeugs, häufig ein technischer Sammelzugang | Die Rechte des Workspaces, unverändert | Beleg offen | Pflegeaufwand | Jede neue Formulierung braucht eine neue Regel | Formulierungsvarianten werden erkannt, es gibt keine Befehlssyntax | Beleg offen | Anbindung an Fremdsysteme | In der Regel große Sammlung fertiger Bausteine | Konnektoren zu Datenbank, Kalender, CRM, E-Commerce, ERP und eigener API, auf Anfrage | Produktübersicht, Abschnitt Chatbots geprüft am 23.08.2026 FAQ ### Häufige Fragen zu Automatisierungen Muss ich für eine Automatisierung Regeln konfigurieren? Für die auf nexoria-systems.de beschriebenen Abläufe nicht. Der Auslöser ist die Anweisung in natürlicher Sprache oder ein Ereignis in der Plattform, etwa das Hochladen einer Datei. Nex erkennt aus dem Satz, ob eine Aufgabe, ein Termin, eine Nachricht oder eine Recherche gemeint ist. Welche Abläufe laufen ohne jede Eingabe? Die Verarbeitung beim Hochladen. Audiodateien werden transkribiert, gescannte Dokumente und Bilder per Texterkennung erschlossen. Das Ergebnis ist anschließend über die Dokumentensuche auffindbar, ohne dass jemand einen Befehl gibt. Kann Nexoria Daten an unsere Fachsoftware übergeben? Für Chatbots sind Konnektoren zu Datenbank, Kalender, CRM, E-Commerce, ERP und einer eigenen API ausgewiesen, jeweils mit dem Vermerk auf Anfrage. Welche Zielsysteme im Einzelfall angebunden werden, wird im Projekt festgelegt und ist auf nexoria-systems.de nicht als feste Liste hinterlegt. Sieht eine Automatisierung mehr als die Person, die sie startet? Nein. Automatisierungen nutzen ausschließlich die vom jeweiligen Workspace freigegebenen Inhalte. Die Rechte gelten unverändert weiter, ein Ablauf ist kein eigener Zugangsweg am Rechtemodell vorbei. Kostet die Nutzung von Automatisierungen extra? Nein, Automatisierungen gehören zum Nexoria Basisprodukt. Abläufe, die den KI-Assistenten einbeziehen, verbrauchen die im Tarif enthaltenen KI-Tokens. E-Mail-Abläufe setzen zusätzlich das Zusatzprodukt Mail und Meet voraus. Was passiert mit oft wiederkehrenden Fragen? Antworten lassen sich mit Daumen hoch oder runter bewerten. Positiv bewertete Antworten werden gespeichert und bei ähnlichen Fragen sofort ausgegeben, ohne Wartezeit und ohne zusätzliche Token-Kosten. Kontakt ### Nächster Schritt Ob ein bestimmter Ablauf in Ihrem Haus abbildbar ist, hängt von Ihren Systemen ab. Im Gespräch gehen wir ihn durch und sagen offen, wo eine Anbindung nötig ist und wo nicht. Ablauf besprechen Alle Bausteine ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Plattform-Anleitung: Werkzeuge, Auslösewörter und Anwendungsbeispiele . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /anleitung Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Aufgaben, Termine, Team-Nachrichten, Transkription, Texterkennung und Auswertungen. - Produktübersicht der Nexoria-Plattform . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /module Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Chatbot-Terminbuchung, Übergabe im FlowHub und die Konnektoren auf Anfrage. - Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/avv Abgerufen am 23.08.2026 . Belegt, dass Inhalte nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet werden. Stand 23.08.2026 --- # Calc: Tabellenkalkulation für .xlsx-Mappen Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/calc Produkt / Office / Calc ## Tabellen weiterrechnen, ohne die Mappe umzuwandeln: Calc Calc ist die Tabellenkalkulation von Nexoria Office. Sie öffnet, rechnet und speichert .xlsx-Mappen ohne Konvertierungsschritt, mit Formeln über mehrere Tabellenblätter, bedingter Formatierung, Diagrammen und Pivot-Tabellen. Der KI-Assistent Nex baut Tabellen aus natürlicher Sprache und erklärt vorhandene Formeln Schritt für Schritt. In VBA geschriebene Makros laufen nicht unverändert, für Power Query und Power Pivot gibt es keine Entsprechung. Stand 23.08.2026 Definition ### Was Calc ist Ein Satz Calc ist die Tabellenkalkulation von Nexoria Office und arbeitet auf LibreOffice-Basis mit dem Dateiformat .xlsx. Calc ist eine von drei Anwendungen der Suite. Texte übernimmt Doc , Präsentationen Slides . Mappen liegen in Nexoria Drive , die KI-Hilfe kommt von Nex . Der Überblick über die Suite steht unter Nexoria Office . Produktsteckbrief ### Calc Calc ist die Tabellenkalkulation von Nexoria Office und arbeitet auf LibreOffice-Basis mit dem Dateiformat .xlsx. Kategorie Tabellenkalkulation Problem Ersetzt Microsoft Excel für Mappen, die aus Formel- und Pivot-Arbeit bestehen, ohne den Bestand zu konvertieren. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Formeln und Zellbezüge über mehrere Tabellenblätter - Bedingte Formatierung und Diagramme - Pivot-Tabellen, auch in bestehenden .xlsx-Mappen - Nex baut Tabellen aus natürlicher Sprache und erklärt Formeln Schritt für Schritt Eingabe Vorhandene .xlsx-Mappen, Neu angelegte Tabellen und Auswertungen Ausgabe Tabellenmappen als .xlsx, Jede gespeicherte Fassung versioniert in Nexoria Drive Integration in Nexoria Teil von Nexoria Office im Basisprodukt. Mappen liegen in Nexoria Drive, freigegebene Inhalte werden indexiert und sind danach in der Dokumentensuche und in Nex auffindbar. Datenschutz Bei Tabellen entscheidet neben dem Speicherort die Frage, wer sie sehen darf. Der Zugriff hängt am Workspace, eine Personalmappe muss nicht im selben Zugriffsbereich liegen wie eine Umsatzübersicht. Hosting Server in deutschen Rechenzentren, Einzelheiten im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur. Preis Im Basisprodukt enthalten, Übersicht auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Problem ### Welches Problem Calc löst Eine Mappe ist kein Layout, sondern ein Rechenwerk. Formelbezüge, benannte Bereiche und Pivot-Quellbereiche verweisen aufeinander, und jeder Umweg über ein Fremdformat ist genau die Stelle, an der solche Verweise verrutschen. Wer eine Tabellenumgebung wechselt, riskiert deshalb mehr als beim Text: Nicht das Aussehen steht auf dem Spiel, sondern das Ergebnis. Der zweite Punkt ist das Versionschaos. Planungsmappen werden per Mail verschickt, ausgefüllt zurückgeschickt und laufen in fünf Kopien auseinander, von denen keine eindeutig die gültige ist. Und der dritte Punkt betrifft die Inhalte selbst: In Tabellen stehen oft Personallisten, Bewerber, Mandanten oder Patienten, also genau die Daten, bei denen Speicherort und Zugriffsrecht keine Nebenfrage sind. Funktionsweise ### Wie Calc arbeitet - Schritt 1 Mappe öffnen, ohne Umwandlung Calc liest .xlsx direkt, samt Formeln, Bezügen über mehrere Tabellenblätter und vorhandenen Pivot-Auswertungen. - Schritt 2 Rechnen und auswerten Formeln, bedingte Formatierung, Diagramme und Pivot-Tabellen arbeiten in der geöffneten Mappe weiter, ohne dass Auswertungen neu aufgebaut werden. - Schritt 3 Gemeinsam an einer Mappe Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei gleichzeitig, mit Live-Cursor und konfliktfreiem Zusammenführen. Es entsteht keine zweite Fassung per Mail. - Schritt 4 Nex in der Tabelle Der KI-Assistent baut Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt bestehende Formeln Schritt für Schritt und erzeugt Beispieldaten für Pivot-Auswertungen. - Schritt 5 Speichern und versionieren Gespeichert wird als .xlsx in Nexoria Drive. Jede Fassung bleibt erhalten und lässt sich wiederherstellen. Fakten ### Formate, Funktionen und Grenzen Womit Calc arbeitet und was vor einem Umstieg geprüft gehört. . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Dateiformat | .xlsx, gelesen und geschrieben ohne Konvertierungsschritt | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Formeln und Bezüge | Formeln und Zellbezüge über mehrere Tabellenblätter, bedingte Formatierung, Diagramme | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Pivot-Tabellen | unterstützt, auch in bestehenden .xlsx-Mappen | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Makros | LibreOffice Basic statt VBA, vorhandener VBA-Code muss angepasst oder neu gebaut werden | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Power Query und Power Pivot | keine Entsprechung in Calc | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Add-ins für Microsoft Excel | laufen in Calc nicht | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Sehr große gewachsene Mappen | vor der Umstellung mit der echten Datei testen, nicht anhand eines Vergleichstexts entscheiden | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria-Zugang im Tarif Base oder Pro, Calc wird nicht einzeln verkauft. - Nexoria Drive als Ablage der Mappen. - Eine Bestandsaufnahme der Makros vor dem Umzug: Welche Mappen enthalten VBA-Code und welche davon werden überhaupt noch benutzt. Erst danach steht fest, ob der Wechsel ein Datei-Umzug oder ein Entwicklungsprojekt ist. - Für die KI-Hilfe ein Token-Kontingent: im Tarif Base 3 Mio. KI Tokens je Nutzer, im Tarif Pro 5 Mio. Ist es aufgebraucht, nimmt Nex keine weiteren Anfragen mehr an, die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Wo Tabellenmappen liegen und wer auf sie zugreifen kann. Die Formulierungen zu Hosting, Verarbeitung und Trennung stammen unverändert aus der Claim-Registry des Unternehmens. . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Hosting | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Public Cloud | Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Zugriff auf eine Mappe | gesteuert über Workspaces, eine Personalmappe muss nicht im selben Zugriffsbereich liegen wie die Umsatzübersicht des Vertriebs | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | KI-Hilfe in der Tabelle | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Funktionsumfang ### Konkrete Funktionen - Rechnen mit Formeln und Zellbezügen über mehrere Tabellenblätter. - Bedingte Formatierung, Diagramme und Pivot-Tabellen, auch in bestehenden Mappen. - Gleichzeitiges Bearbeiten derselben Mappe mit Live-Cursor und konfliktfreiem Zusammenführen. - Tabellen aus natürlicher Sprache aufbauen lassen. - Vorhandene Formeln Schritt für Schritt erklären lassen, nützlich bei geerbten Mappen. - Beispieldaten für Pivot-Auswertungen erzeugen. - Versionierung jeder gespeicherten Fassung über Nexoria Drive. Einordnung ### Vergleich zur klassischen Tabellenkalkulation Calc und Microsoft Excel in den Punkten, die über den Aufwand eines Umstiegs entscheiden. . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Calc | Microsoft Excel | Fundstelle | Dateiformat | .xlsx auf LibreOffice-Basis, ohne Konvertierungsschritt | .xlsx nativ | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Makrosprache | LibreOffice Basic, VBA-Code muss angepasst werden | VBA ist fester Bestandteil | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Power Query und Power Pivot | keine Entsprechung | Bestandteil von Excel | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | KI in der Tabelle | Nex in jeder Lizenz enthalten, Modell von Mistral AI aus Paris | Microsoft 365 Copilot als separat zu lizenzierendes Add-on | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Zugriffssteuerung | je Workspace, Personalmappe getrennt von der Umsatzübersicht | Berechtigungen im Microsoft-365-Tenant | Beleg offen | Speicherort der Mappen | Nexoria Drive auf Servern in deutschen Rechenzentren | Microsoft Cloud, Speicherort vom Tenant abhängig | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 Grenzen ### Wo Calc nicht passt - Die Mappen hängen an VBA. Eine gewachsene Makro-Landschaft mit eigenen Eingabemasken oder Zugriffen auf andere Windows-Programme ist ein eigenes Projekt mit eigenem Budget. - Auswertungen bauen auf Power Query, Power Pivot oder Power BI auf. Dafür gibt es in Calc keine Entsprechung, der Weg der Daten müsste neu gebaut werden. - Ein Add-in für Microsoft Excel gehört zum Tagesgeschäft und es gibt dafür keinen Ersatz. - Die Auswertungen gehen an die Grenzen der Tabellenkalkulation. Sehr große Mappen mit vielen verketteten Formeln gehören vor der Entscheidung getestet, mit der echten Datei. Die ausführliche Gegenüberstellung mit Microsoft Excel, samt Quellenlage und Migrationsablauf, steht unter Excel Alternative . Belege ### Quellen für die Angaben zu Microsoft #### Quellen Stand 23.08.2026 - Referenz zu XML-Dateinamenerweiterungen für Office . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/de-de/office/compatibility/xml-file-name-extension-reference-for-office Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für .xlsx als Standarddateiformat von Microsoft Excel und für .xlsm als das Format, das VBA-Makrocode speichern kann. - Excel-Referenz für Visual Basic for Applications (VBA) . Microsoft Corporation , 2018 . https://learn.microsoft.com/de-de/office/vba/api/overview/excel Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für VBA als Makrosprache von Microsoft Excel. - Was ist Power Query? . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/de-de/power-query/power-query-what-is-power-query Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Power Query als Bestandteil von Microsoft Excel. - Informationen zum PowerPivot-Modellobjekt in Excel . Microsoft Corporation , 2021 . https://learn.microsoft.com/de-de/office/vba/excel/concepts/about-the-powerpivot-model-object-in-excel Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Power Pivot als Add-In von Microsoft Excel. - Microsoft 365-Datenspeicherorte . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für das Tenant-Modell: Der Speicherort der Kundendaten richtet sich nach der Region, die dem Mandanten zugewiesen ist. - Microsoft Product Terms . Microsoft Corporation , 2026 . https://www.microsoft.com/licensing/terms Abgerufen am 21.08.2026 . Grundlage für die Angabe, dass die KI-Lizenz getrennt von der Office-Lizenz erworben wird. - Rechtliche Hinweise . Mistral AI , 2026 . https://legal.mistral.ai/legal-notice Firmierung und Sitz des Anbieters, der die Antwortgenerierung übernimmt. FAQ ### Häufige Fragen zu Calc Welches Dateiformat verwendet Calc? Calc liest und schreibt .xlsx, das Format von Microsoft Excel. Formeln, Bezüge über mehrere Tabellenblätter und Pivot-Auswertungen bleiben dabei erhalten, weil kein Umweg über ein Fremdformat nötig ist. Genau an diesem Umweg verrutschen sonst benannte Bereiche und Pivot-Quellbereiche. Laufen meine Excel-Makros in Calc? Nein, nicht unverändert. VBA ist die Makrosprache von Microsoft Excel, Calc bringt mit LibreOffice Basic eine eigene mit. Ein Makro, das Zellen formatiert oder Werte zwischen Blättern schiebt, ist überschaubar anzupassen. Eine gewachsene Makro-Landschaft mit eigenen Eingabemasken oder Zugriffen auf andere Windows-Programme ist ein eigenes Projekt mit eigenem Budget. Gibt es in Calc eine Entsprechung zu Power Query und Power Pivot? Nein. Für Power Query und Power Pivot gibt es in Calc keine Entsprechung. Wenn Auswertungen auf diesen Pipelines aufbauen, muss der Weg der Daten neu gebaut werden, nicht nur die Datei umgezogen. Das ist der Punkt, an dem ein Umstieg vom Datei-Umzug zum Entwicklungsprojekt wird. Unterstützt Calc Formeln und Pivot-Tabellen? Ja. Calc rechnet mit Formeln und Zellbezügen über mehrere Tabellenblätter, bietet bedingte Formatierung, Diagramme und Pivot-Tabellen und öffnet damit auch bestehende .xlsx-Mappen. Ob eine sehr große, über Jahre gewachsene Mappe vollständig so ankommt wie erwartet, zeigt allerdings nur ein Test mit der eigenen Datei. Was macht der KI-Assistent Nex in der Tabelle? Nex baut Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt vorhandene Formeln Schritt für Schritt und generiert Beispieldaten für Pivot-Auswertungen. Nützlich ist das vor allem bei geerbten Mappen, die zwar rechnen, die aber niemand mehr im Detail erklären kann. Das Modell stammt von Mistral AI aus Paris. Wer kann eine Mappe sehen, die in Calc gespeichert wird? Der Zugriff wird über Workspaces gesteuert. Eine Gehalts- oder Personalmappe muss deshalb nicht im selben Zugriffsbereich liegen wie die Umsatzübersicht des Vertriebs. Dazu kommt die Trennung je Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene sowie eine serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. Nächster Schritt ### Die eigene Mappe testen Bringen Sie die Mappe mit, an der am meisten hängt: die Planungsmappe, die Auswertung mit den verketteten Formeln, die geerbte Datei, die niemand mehr erklären kann. Wir öffnen sie in Calc, und Sie sehen an Ihren eigenen Zahlen, ob der Umstieg ein Datei-Umzug ist oder ein Projekt. Kostenlose Beratung Excel Alternative im Vergleich --- # Doc: Textverarbeitung für .docx-Dateien Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/doc Produkt / Office / Doc ## Textdokumente bearbeiten, ohne sie zu konvertieren: Doc Doc ist die Textverarbeitung von Nexoria Office. Sie öffnet, bearbeitet und speichert .docx-Dateien ohne Konvertierungsschritt, weil sie auf LibreOffice aufsetzt. Mehrere Personen schreiben gleichzeitig am selben Entwurf, der KI-Assistent Nex hilft in der Seitenleiste beim Formulieren, Kürzen und Übersetzen. In VBA geschriebene Makros und Word-Add-ins laufen nicht unverändert weiter. Stand 23.08.2026 Definition ### Was Doc ist Ein Satz Doc ist die Textverarbeitung von Nexoria Office und arbeitet auf LibreOffice-Basis mit dem Dateiformat .docx. Doc ist eine von drei Anwendungen der Suite. Die Tabellen übernimmt Calc , die Präsentationen Slides . Gemeinsam ist allen dreien die Ablage in Nexoria Drive , das Rechtemodell der Workspaces und die KI-Seitenleiste von Nex . Der Überblick über die Suite steht unter Nexoria Office . Produktsteckbrief ### Doc Doc ist die Textverarbeitung von Nexoria Office und arbeitet auf LibreOffice-Basis mit dem Dateiformat .docx. Kategorie Textverarbeitung Problem Ersetzt Microsoft Word als Textverarbeitung, ohne den vorhandenen Bestand an .docx-Dateien zu konvertieren. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Texte schreiben, formatieren und gemeinsam bearbeiten - Vorlagen für Verträge, Berichte und Briefe - KI-Texthilfe von Nex in der Seitenleiste - Live-Cursor, Avatare und konfliktfreies gleichzeitiges Schreiben Eingabe Vorhandene .docx-Dateien, Neu verfasste Texte und Vorlagen Ausgabe Textdokumente als .docx, Jede gespeicherte Fassung versioniert in Nexoria Drive Integration in Nexoria Teil von Nexoria Office im Basisprodukt. Dateien liegen in Nexoria Drive, freigegebene Inhalte werden indexiert und sind danach in der Dokumentensuche und in Nex auffindbar. Datenschutz In einer .docx-Datei stecken neben dem Text auch personenbezogene Daten: Autorennamen, Bearbeitungsstände, Kommentare und nachverfolgte Änderungen. Sie werden mit der Datei gespeichert und unterliegen denselben Zugriffsregeln. Hosting Server in deutschen Rechenzentren, Einzelheiten im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur. Preis Im Basisprodukt enthalten, Übersicht auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Problem ### Welches Problem Doc löst Textarbeit im Unternehmen ist selten Einzelarbeit. Ein Vertragsentwurf geht an die Rechtsabteilung, ein Bericht an zwei Fachbereiche, ein Angebot an die Geschäftsführung. Der übliche Ablauf, Datei per Mail verschicken, auf Rückmeldung warten, zwei Fassungen wieder zusammenführen, kostet mehr Zeit als das Schreiben selbst und erzeugt jedes Mal eine zweite Wahrheit. Der zweite Punkt ist der Bestand. In gewachsenen Vorlagen steckt Arbeit, die niemand ein zweites Mal machen will. Ein Wechsel, der eine Konvertierung aller Dateien verlangt, ist deshalb kein Wechsel, sondern ein Projekt. Doc setzt genau dort an: Der Bestand bleibt .docx, und die Zusammenarbeit findet in derselben Datei statt. Funktionsweise ### Wie Doc arbeitet - Schritt 1 Datei öffnen, ohne Umweg Doc liest .docx direkt. Es gibt keinen Import und keinen Export in ein Zwischenformat, die Datei bleibt die Datei. - Schritt 2 Gemeinsam schreiben Mehrere Personen bearbeiten denselben Entwurf. Live-Cursor zeigen die Schreibstelle der anderen, gleichzeitige Änderungen werden konfliktfrei zusammengeführt. - Schritt 3 Nex in der Seitenleiste Formulieren, Umformulieren, Kürzen, Zusammenfassen und Übersetzen laufen im geöffneten Dokument. Nex zieht dabei auf Wunsch das freigegebene Firmenwissen des Workspaces heran und nennt die Fundstelle. - Schritt 4 Speichern und versionieren Gespeichert wird als .docx in Nexoria Drive. Jede Fassung bleibt erhalten, gelöschte Dateien liegen während der Karenzzeit im Papierkorb. - Schritt 5 Zurück ins Firmenwissen Was der Workspace freigibt, wird indexiert. Der fertige Bericht ist danach über die Dokumentensuche auffindbar und in Nex mit Quellenangabe zitierbar. Ein eingescannter Vertrag ist an dieser Stelle noch kein Text, sondern ein Bild. Erst die Texterkennung macht ihn durchsuchbar, siehe Audio und Texterkennung . Fakten ### Formate und Kompatibilität Womit Doc arbeitet und was beim Umstieg zuerst geprüft gehört. . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Dateiformat | .docx, gelesen und geschrieben ohne Konvertierungsschritt | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | Technische Grundlage | LibreOffice, offene Dokumentstandards | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | VBA-Makros | laufen nicht unverändert, Anpassung oder Neuaufbau nötig | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | Add-ins für Microsoft Word | laufen nicht weiter, etwa für Vertragsautomatisierung oder Literaturverwaltung | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | Serienbriefe aus Outlook oder Exchange | die Kopplung an das Microsoft-Konto lässt sich nicht mitnehmen | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | Gemeinsames Bearbeiten | Live-Cursor, Avatare, konfliktfreies Zusammenführen, in Collab-Workspaces auch firmenübergreifend | Produktübersicht, Baustein Nexoria Office geprüft am 23.08.2026 Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria-Zugang im Tarif Base oder Pro, Doc wird nicht einzeln verkauft. - Nexoria Drive als Ablage der Dokumente und Vorlagen. - Kein Microsoft-Konto, auch nicht auf der Gegenseite beim Austausch von Dateien. - Vor dem Umstieg: die eigenen Vorlagen mit echten Dateien öffnen, zuerst Brief, Bericht und Vertrag, weil dort die meiste Formatierungsarbeit steckt. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Wo Textdokumente liegen und was mit ihren Inhalten geschieht. Die Formulierungen zu Hosting, Verarbeitung und Zugriff stammen unverändert aus der Claim-Registry des Unternehmens. . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Hosting | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Public Cloud | Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Personenbezogene Daten in der Datei | Autorennamen, Bearbeitungsstände, Kommentare und nachverfolgte Änderungen gehören zur .docx-Datei und unterliegen denselben Zugriffsregeln wie ihr Text | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | KI-Seitenleiste | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Zugriffssteuerung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Funktionsumfang ### Konkrete Funktionen - Schreiben und Formatieren von Texten, mit Formatvorlagen und Nummerierungen. - Vorlagen für wiederkehrende Dokumente, etwa Verträge, Berichte und Briefe. - Gleichzeitiges Bearbeiten mit Live-Cursor und Avataren, auch mit externen Partnern in Collab-Workspaces. - KI-Texthilfe in der Seitenleiste: Formulieren, Umformulieren, Kürzen, Zusammenfassen, Übersetzen. - Zugriff auf freigegebenes Firmenwissen mit Nennung der Fundstelle. - Ein eigenes Fenster je Dokument, damit Text, Tabelle und Foliensatz nebeneinander offen bleiben. - Versionierung jeder gespeicherten Fassung über Nexoria Drive. Einordnung ### Vergleich zur klassischen Textverarbeitung Doc und Microsoft Word in den Punkten, die vor einem Wechsel zuerst geklärt werden. . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Doc | Microsoft Word | Fundstelle | Dateiformat | .docx auf LibreOffice-Basis, ohne Konvertierungsschritt | .docx nativ | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | KI im Dokument | Nex in der Seitenleiste, in jeder Lizenz enthalten | Microsoft 365 Copilot als separat zu lizenzierendes Add-on | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | VBA-Makros und Add-ins | laufen nicht unverändert, sie müssen ersetzt werden | laufen im Microsoft-Ökosystem | Beleg offen | Serienbriefe mit Empfängern aus dem Adressbuch | Kopplung an Outlook-Adressbücher und Exchange-Verteiler nicht übernehmbar | an das Microsoft-Konto gekoppelt | Beleg offen | Sehr aufwendige Vorlagen | können anders umbrechen, vorher mit eigenen Dateien prüfen | Darstellung im eigenen Programm maßgeblich | Beleg offen | Ablage | Nexoria Drive auf Servern in deutschen Rechenzentren | Microsoft Cloud, Speicherort vom Tenant abhängig | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 Grenzen ### Wo Doc nicht passt - Die Textarbeit hängt an VBA-Makros oder an Add-ins für Microsoft Word. Beides läuft nicht unverändert weiter. - Serienbriefe ziehen ihre Empfänger direkt aus Outlook-Adressbüchern oder Exchange-Verteilern. - Formatvorlagen, verschachtelte Nummerierungen, Verzeichnisse und Feldfunktionen müssen bis auf den Seitenumbruch genau sitzen. Dann gehört ein Test mit den eigenen Vorlagen vor die Entscheidung. - Das Unternehmen ist tief in das Microsoft-Ökosystem integriert und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. Die ausführliche Gegenüberstellung mit Microsoft Word, samt Quellenlage und Wechselszenarien, steht unter Word Alternative . Belege ### Quellen für die Angaben zu Microsoft #### Quellen Stand 23.08.2026 - Referenz zu XML-Dateinamenerweiterungen für Office . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/de-de/office/compatibility/xml-file-name-extension-reference-for-office Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für .docx als Standarddateiformat von Microsoft Word. - Einführung in die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365, unterstützt von SharePoint . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/de-de/sharepoint/intro-to-file-collaboration Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die gleichzeitige Bearbeitung einer Office-Datei durch mehrere Personen, wenn die Datei in Microsoft 365 liegt. - Microsoft 365-Datenspeicherorte . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für das Tenant-Modell: Der Speicherort der Kundendaten richtet sich nach der Region, die dem Mandanten zugewiesen ist. - Microsoft Product Terms . Microsoft Corporation , 2026 . https://www.microsoft.com/licensing/terms Abgerufen am 21.08.2026 . Grundlage für die Angabe, dass die KI-Lizenz getrennt von der Office-Lizenz erworben wird. - Rechtliche Hinweise . Mistral AI , 2026 . https://legal.mistral.ai/legal-notice Firmierung und Sitz des Anbieters, der die Antwortgenerierung übernimmt. FAQ ### Häufige Fragen zu Doc Welches Dateiformat verwendet Doc? Doc liest und schreibt .docx, das Format von Microsoft Word. Es gibt keinen Konvertierungsschritt und keine zweite Fassung in einem Fremdformat. Wer eine Datei aus Doc erhält, kann sie mit einem beliebigen Programm öffnen, das .docx unterstützt. Was passiert mit Formatvorlagen, Nummerierungen und Feldfunktionen? Sie kommen mit, können aber anders umbrechen. Je aufwendiger eine Vorlage gebaut ist, desto genauer sollte man hinsehen: Formatvorlagen, verschachtelte Nummerierungen, Verzeichnisse und Feldfunktionen sind die Stellen, an denen sich eine Abweichung zeigt, etwa wenn eine im Original verwendete Schrift lokal fehlt. Bei Briefen, Berichten und Verträgen im Alltagsformat fällt das nicht ins Gewicht. Laufen VBA-Makros und Word-Add-ins in Doc? Nein, nicht unverändert. Doc setzt auf LibreOffice auf, VBA ist die Makrosprache von Microsoft Office. Vorhandener Makrocode muss angepasst oder neu gebaut werden, und Add-ins, die für Word entwickelt wurden, laufen nicht weiter. Wo die Textarbeit an Makros oder Add-ins hängt, bleibt Microsoft Word das passendere Werkzeug. Können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument schreiben? Ja. Live-Cursor zeigen, an welcher Stelle die anderen gerade schreiben, Avatare zeigen, wer im Dokument ist, und gleichzeitige Änderungen werden konfliktfrei zusammengeführt. Über Collab-Workspaces geht das auch mit Partnern außerhalb des eigenen Hauses, ohne dass die Gegenseite ein Microsoft-Konto braucht. Was macht der KI-Assistent Nex in der Seitenleiste von Doc? Nex formuliert, kürzt, fasst zusammen und übersetzt, ohne dass der Text in ein zweites Werkzeug kopiert wird. Dazu kommt der Zugriff auf das freigegebene Firmenwissen des Workspaces, sodass Nex vorhandene Verträge und Berichte heranziehen und die Fundstelle nennen kann. Das Modell stammt von Mistral AI aus Paris. Was kostet Doc? Doc wird nicht einzeln verkauft. Es gehört zusammen mit Calc und Slides zu Nexoria Office und damit zum Basisprodukt: 29 Euro je Nutzer und Monat im Tarif Base, 299 Euro je Monat mit fünf Nutzern im Tarif Pro. Für die KI-Seitenleiste fällt keine zweite Lizenz an. Nächster Schritt ### Die eigene Vorlage öffnen lassen Nehmen Sie die Vorlage, in der die meiste Formatierungsarbeit steckt, und lassen Sie sie in Doc öffnen. Sie sehen an Ihrem eigenen Dokument, was trägt und wo nachgearbeitet werden muss. Wo Microsoft Word das passendere Werkzeug bleibt, sagen wir es. Kostenlose Beratung Word Alternative im Vergleich --- # DocStudio: Berichte und Präsentationen im KI Chat Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/docstudio Produkt / DocStudio ## Berichte und Präsentationen aus vorhandenen Dokumenten erzeugen DocStudio ist der Dokumentengenerator im KI Chat Nex. Aus einem hochgeladenen Dokument, aus ausgewählten Seiten daraus oder aus einer Internet-Recherche erzeugt DocStudio Präsentationen als .pptx, technische Berichte als PDF und Dokumentenvergleiche über zwei bis fünf Dateien. Übernommene Werte tragen einen Verweis auf Dokument und Seite, eine Quellen-Folie nennt die verwendeten Seiten. Grundlage ist ausschließlich das, was der Workspace freigibt. Stand 23.08.2026 Definition ### Was DocStudio ist Ein Satz DocStudio erstellt im KI Chat Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche aus den Inhalten, die der Workspace freigibt. DocStudio ist keine eigene Anwendung, sondern ein Teil von Nex . Es wird im Chat angestoßen, nicht in Slides oder Doc . Das Ergebnis wird anschließend in den Office-Anwendungen weiterbearbeitet, siehe Nexoria Office . Fertige Beispiele aus echten Quelldokumenten, mit Folienzahl und Bildschirmfotos, stehen unter DocStudio, Beispiele und Ergebnisse . Produktsteckbrief ### DocStudio in Nex DocStudio erstellt im KI Chat Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche aus den Inhalten, die der Workspace freigibt. Kategorie Dokumentenerstellung im KI Chat Problem Ersetzt die manuelle Erstellung von Folien und Berichten aus vorhandenen Quelldokumenten. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Präsentationen mit eigenem Branding erzeugen - Technische Berichte und Dokumentenvergleiche erstellen - Diagramme, Tabellen und erzeugte Bilder im Ergebnis - Verweis auf Dokument und Seite, dazu eine Quellen-Folie Eingabe Aufgabenbeschreibung im Chat, Freigegebene Workspace-Inhalte und angehängte Quelldokumente, Wahlweise eine eigenständige Internet-Recherche Ausgabe Präsentationen als .pptx, Technische Berichte als PDF, Dokumentenvergleiche als PDF oder .pptx Integration in Nexoria Direkt in Nex integriert, nutzt ausschließlich die vom Workspace freigegebenen Inhalte. Ergebnisse landen in Nexoria Drive und lassen sich in Doc und Slides weiterbearbeiten. Datenschutz Arbeitet auf den Freigaben des jeweiligen Workspaces. Was ein Workspace nicht freigibt, steht auch DocStudio nicht zur Verfügung. Hosting Server in deutschen Rechenzentren, Einzelheiten im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur. Preis Im Basisprodukt enthalten, Übersicht auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Problem ### Welches Problem DocStudio löst Die Unterlage, die vorgelegt werden soll, existiert inhaltlich meist schon: als Jahresbericht, als Studie, als technische Dokumentation, als zwei Angebote, die nebeneinandergelegt werden müssen. Was fehlt, ist die Form. Also sitzt jemand am Abend davor und überträgt Zahlen aus einem PDF in Folien, baut Diagramme nach und schreibt Notizen darunter. Der teure Teil daran ist nicht das Tippen, sondern die Nachprüfbarkeit. Steht eine Zahl erst einmal auf einer Folie, ist ihre Herkunft nicht mehr sichtbar. Wer sie später belegen muss, sucht sie im Original erneut. Genau an dieser Stelle setzt DocStudio an: Übernommene Werte tragen einen Verweis auf Dokument und Seite, und eine Quellen-Folie nennt die verwendeten Seiten. Funktionsweise ### Wie DocStudio arbeitet - Schritt 1 Quelle festlegen Ein Dokument anhängen, auf freigegebene Inhalte des Workspaces zurückgreifen oder DocStudio selbst im Internet recherchieren lassen, wenn noch kein Dokument vorliegt. - Schritt 2 Bei langen Dokumenten die Seiten eingrenzen Einzelne Seiten oder Seitenbereiche lassen sich ansprechen, etwa Seite 15 bis 42 oder ab Seite 79 bis zum Ende. Der Generator bezieht dann ausschließlich die angeforderten Seiten. - Schritt 3 Auftrag im Chat beschreiben Die Aufgabe wird in natürlicher Sprache formuliert, etwa als Präsentation, als technischer Bericht oder als Vergleich zweier Fassungen. - Schritt 4 Generierung mit Fortschrittsanzeige Während der Erstellung ist sichtbar, welche Quellen verarbeitet werden und welcher Schritt gerade läuft. - Schritt 5 Ergebnis prüfen und weiterverwenden Das Ergebnis lässt sich herunterladen oder in Nexoria Drive speichern und anschließend in Slides oder Doc feinschleifen. Die inhaltliche Endkontrolle bleibt Aufgabe der Person, die es verwendet. Ausgabeformate ### Was dabei herauskommt Die Ausgabeformen von DocStudio und ihr jeweiliger Aufbau. . Stand 23.08.2026 . | | Ausgabeform | Format und Aufbau | Fundstelle | Technische Präsentation | .pptx mit Titelfolie, Inhaltsverzeichnis, Datenfolien aus Tabellen und Diagrammen, Zusammenfassung und Quellenfolie. Folienanzahl, Sprache, Hintergrundstil und Farbschema werden in den Einstellungen festgelegt. | Plattform-Anleitung, Abschnitt DocStudio geprüft am 23.08.2026 | Technischer Bericht | Mehrseitiges PDF im A4-Format mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Kapiteln, Tabellen, Diagrammen und Quellenverzeichnis, auf Wunsch mit erzeugtem Hintergrundbild und Farbpalette. | Plattform-Anleitung, Abschnitt DocStudio geprüft am 23.08.2026 | Dokumentenvergleich | Delta-Analyse über zwei bis fünf Dokumente, als PDF-Bericht oder als .pptx, mit farblich hervorgehobener Delta-Spalte. | Plattform-Anleitung, Abschnitt DocStudio geprüft am 23.08.2026 | Einfacher Export | Ausgewählte Seiten als PDF oder als .docx, ohne zusätzliche Kapitelstruktur und ohne Diagramme. | Plattform-Anleitung, Abschnitt DocStudio geprüft am 23.08.2026 | Generierung ohne Quelldokument | DocStudio recherchiert selbst im Internet, sammelt dabei fünf bis zehn Quellen und erstellt daraus eine quellenbasierte Ausarbeitung. | Changelog, Eintrag vom 10.03.2026 geprüft am 23.08.2026 | Seitenauswahl in großen Dokumenten | Einzelne Seiten und Seitenbereiche lassen sich gezielt ansprechen, der Generator bezieht ausschließlich diese Seiten. | Changelog, Eintrag vom 15.04.2026 geprüft am 23.08.2026 Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria-Zugang im Tarif Base oder Pro, DocStudio steckt im Basisprodukt und wird nicht als Add-on verkauft. - Ein Workspace, der die gewünschten Quellen freigibt, oder ein angehängtes Quelldokument. - Ein Token-Kontingent für die Generierung: im Tarif Base 3 Mio. KI Tokens je Nutzer, im Tarif Pro 5 Mio. Eine eingegrenzte Seitenauswahl senkt den Verbrauch. - Zeit für die inhaltliche Endkontrolle des Ergebnisses, bevor es das Haus verlässt. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Wo die Verarbeitung stattfindet und worauf DocStudio zugreifen darf. Die Formulierungen zu Hosting, Modellanbieter und Trennung stammen unverändert aus der Claim-Registry des Unternehmens. . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Hosting | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Public Cloud | Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Modellanbieter | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Internetsuche | Die Internetsuche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet. | Vergleich mit Quellenangabe: ChatGPT Enterprise geprüft am 23.08.2026 | Zugriff auf Quellen | DocStudio verwendet ausschließlich die Inhalte, die der jeweilige Workspace freigibt | Produktübersicht, Baustein DocStudio in Nex geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Funktionsumfang ### Konkrete Funktionen - Präsentation aus einem Quelldokument erzeugen, mit Tabellen, Diagrammen und Quellenfolie. - Technischen Bericht als PDF erzeugen, mit Kapiteln und Quellenverzeichnis. - Zwei bis fünf Dokumente vergleichen und die Unterschiede als Delta-Spalte ausgeben. - Einzelne Seiten oder Seitenbereiche eines langen Dokuments gezielt ansprechen. - Ohne Quelldokument arbeiten und stattdessen im Internet recherchieren lassen. - Ausgewählte Seiten einfach als PDF oder als .docx exportieren. - Fortschritt der Generierung mitverfolgen, einschließlich der verarbeiteten Quellen. Einordnung ### Vergleich zur Erstellung von Hand DocStudio und das Setzen einer Unterlage von Hand, verglichen an den Punkten, die über die Nachprüfbarkeit entscheiden. . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | DocStudio | Von Hand aus dem Quelldokument | Ausgangspunkt | Quelldokument, ausgewählte Seiten daraus oder eine Internet-Recherche | vorhandenes Dokument, vollständig gesichtet | Herkunft der Werte | übernommene Werte tragen einen Verweis auf Dokument und Seite | abgetippt oder kopiert, die Herkunft steht nicht mehr in der Unterlage | Nachprüfung | eine Quellen-Folie nennt die verwendeten Seiten | Rückgriff auf das Original, Seite für Seite | Diagramme | native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten, bearbeitbar | von Hand nachgebaut, Datenpflege ebenfalls von Hand | Sehr lange Dokumente | Seiten und Seitenbereiche lassen sich eingrenzen | vollständiges Dokument sichten und auswählen | Inhaltliche Endkontrolle | bleibt Aufgabe der Person, die das Ergebnis verwendet | liegt ebenfalls bei dieser Person Grenzen ### Wo DocStudio nicht passt - Das Ergebnis ist ein Entwurf. Die inhaltliche Endkontrolle bleibt Aufgabe der Person, die die Unterlage verwendet, und sie lässt sich nicht abgeben. - Die Qualität des Ergebnisses hängt vom Eingangsmaterial ab. Ein unklares Quelldokument ergibt keine klare Unterlage. - Was ein Workspace nicht freigibt, kann DocStudio nicht verwenden. Fehlende Freigaben sind der häufigste Grund für eine unvollständige Ausarbeitung. - Zur Genauigkeit der Übernahme veröffentlichen wir keine Prozentangabe. Es liegt keine Methodikseite vor, die eine solche Zahl tragen würde, und ohne Methodik ist sie nicht überprüfbar. FAQ ### Häufige Fragen zu DocStudio Was erzeugt DocStudio genau? Präsentationen als .pptx mit Titelfolie, Inhaltsverzeichnis, Datenfolien aus Tabellen und Diagrammen, Zusammenfassung und Quellenfolie. Technische Berichte als mehrseitiges PDF im A4-Format mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Kapiteln, Tabellen, Diagrammen und Quellenverzeichnis. Dazu Dokumentenvergleiche über zwei bis fünf Dateien und den einfachen Export ausgewählter Seiten als PDF oder Word. Woher nimmt DocStudio seine Inhalte? Aus den Inhalten, die der jeweilige Workspace freigibt, aus angehängten Quelldokumenten oder aus einer eigenständigen Internet-Recherche, wenn noch kein Dokument vorliegt. Was ein Workspace nicht freigibt, steht auch DocStudio nicht zur Verfügung. Wie lässt sich nachprüfen, woher eine Zahl im Ergebnis stammt? Übernommene Werte tragen einen Verweis auf Dokument und Seite, und eine Quellen-Folie nennt die verwendeten Seiten. Damit lässt sich jeder Wert in einem Schritt am Original prüfen. Die inhaltliche Endkontrolle bleibt Aufgabe der Person, die das Ergebnis verwendet. Kann ich aus einem sehr langen Dokument nur bestimmte Seiten verwenden? Ja. Bei umfangreichen Jahresberichten, Studien und technischen Dokumentationen lassen sich einzelne Seiten oder Seitenbereiche ansprechen, etwa Seite 15 bis 42, einzelne Seiten wie 15, 87 und 135 oder ab Seite 79 bis zum Ende. Der Generator bezieht dann ausschließlich die angeforderten Seiten, das senkt den Token-Verbrauch. Was ist ein Dokumentenvergleich in DocStudio? Ein Vergleich von zwei bis fünf Dokumenten als Delta-Analyse: Welche Kennzahlen haben sich geändert. Das Ergebnis kommt als PDF-Bericht oder als PPTX-Präsentation mit farblich hervorgehobener Delta-Spalte. Typische Fälle sind Vertragsversionen, Angebotsvergleiche und aufeinanderfolgende Quartalsberichte. Wo werden die Inhalte verarbeitet? Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU, die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Nächster Schritt ### Ein eigenes Dokument einsetzen Bringen Sie den Bericht mit, aus dem sonst jemand von Hand Folien baut. Wir erzeugen daraus eine Präsentation und gehen gemeinsam durch, wo die Werte herkommen und was Sie am Ergebnis noch nacharbeiten würden. Kostenlose Beratung Beispiele ansehen --- # Dokumentensuche: semantisch, mit Quellenangabe Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/dokumentensuche Produkt, Nexoria Basis ## Die Antwort steht im Haus, nur findet sie niemand über den Dateinamen Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch. Gesucht wird nach Bedeutung statt nach Zeichenketten, ein Dokument erscheint also auch dann, wenn das eingegebene Wort darin gar nicht vorkommt. Zu jedem Ergebnis nennt die Suche das Quelldokument. Sie steht im KI Chat und als eigenes Suchfenster bereit und verbraucht keine KI Tokens. Definition ### Definition Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch, im KI Chat und in einem eigenen Suchfenster, und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Die Suche ist damit die Schicht zwischen Ablage und Antwort: Der Bestand kommt aus Nexoria Drive , und auf demselben Index arbeitet auch Nex , wenn er eine Frage beantwortet. Wer nur ein Dokument sucht, nimmt das Suchfenster. Wer eine ausformulierte Antwort braucht, fragt im Chat. Die Grundlage ist beide Male dieselbe. Problem ### Das Problem Suchen in Unternehmen scheitert selten daran, dass ein Dokument fehlt. Es scheitert daran, dass der Suchende ein anderes Wort verwendet als der Verfasser. Im Vertrag steht Kündigungsfrist, gesucht wird nach Ausstiegsklausel. Im Protokoll steht Lieferverzögerung, gesucht wird nach Terminverschiebung. Eine Suche, die Zeichenketten vergleicht, findet in beiden Fällen nichts, obwohl die Antwort da ist. Dazu kommt der zweite Bruch: Selbst wenn ein Treffer erscheint, ist er meist nur eine Dateiliste. Die eigentliche Arbeit, nämlich zwölf Dokumente zu öffnen und die Stelle zu finden, beginnt danach. Neue Mitarbeitende zahlen dafür am meisten, weil sie die gewachsene Ordnerlogik der letzten Jahre nicht kennen. Kernaussage ### Der Unterschied zur Volltextsuche Dieser Abschnitt erklärt den Kern der Leistung, deshalb ausführlich. Es geht nicht um eine schnellere Volltextsuche, sondern um ein anderes Verfahren. #### Volltextsuche vergleicht Zeichen Eine klassische Volltextsuche legt einen Index über die Wörter eines Dokuments an und prüft bei einer Anfrage, ob die eingegebene Zeichenkette darin vorkommt. Das ist präzise und schnell, hat aber eine harte Grenze: Was nicht wörtlich dasteht, wird nicht gefunden. Synonyme, Umschreibungen, Fachbegriff gegen Alltagswort, Singular gegen Plural in zusammengesetzten Begriffen, all das fällt durch. #### Semantische Suche vergleicht Bedeutungen Die semantische Suche arbeitet nicht mit Wörtern, sondern mit Einbettungen. Dabei werden Textabschnitte in eine numerische Darstellung überführt, in der Nähe für inhaltliche Ähnlichkeit steht. Die Anfrage wird auf dieselbe Weise dargestellt und mit dem Bestand verglichen. Gefunden wird, was der Frage inhaltlich nahekommt, unabhängig davon, welche Wörter im Dokument stehen. Genau das ist der Grund, warum die Frage nach der Ausstiegsklausel den Absatz zur Kündigungsfrist findet. Die beiden Formulierungen sind sich in der Bedeutung nah, obwohl sie kein Wort teilen. #### Nexoria kombiniert beides Rein semantische Suche hat einen eigenen Nachteil: Bei Zeichenfolgen ohne Bedeutung, etwa einem Aktenzeichen, einer Rechnungsnummer oder einem Artikelcode, ist die Ähnlichkeit im Bedeutungsraum kein gutes Kriterium. Die Nexoria Dokumentensuche nutzt deshalb Hybrid-Retrieval, also die Kombination aus Stichwortsuche und semantischer Suche. Exakte Begriffe treffen weiterhin exakt, inhaltliche Fragen finden ihren Zusammenhang. #### Und die Quellenangabe gehört dazu Ein semantisches Verfahren liefert Ähnlichkeit, keine Gewissheit. Deshalb wird zu jedem Ergebnis das Quelldokument ausgewiesen, mit Vorschau des Fundorts samt Tabellen, Bildern und Formatierung. Ohne diesen Nachweis wäre eine Suche, die auch ohne wörtliche Übereinstimmung trifft, schwer zu kontrollieren. Mit ihm bleibt jede Aussage im Unternehmen nachprüfbar. Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Eine Prozentangabe zur Trefferqualität steht hier bewusst nicht. Es gibt keine veröffentlichte Messung dazu, und eine Zahl ohne Methodik wäre keine Angabe, sondern eine Behauptung. Funktionsweise ### Wie die Suche arbeitet - Schritt 1 Bestand aufbereiten Die freigegebenen Inhalte aus Nexoria Drive werden in Abschnitte zerlegt und in Einbettungen überführt. Diese Berechnung läuft lokal auf den eigenen Servern in Deutschland, die Dokumente verlassen die Umgebung dafür nicht. - Schritt 2 Frage stellen Gesucht wird in natürlicher Sprache, im eigenen Suchfenster oder im KI Chat. Eine Suchsyntax ist nicht nötig, ebenso wenig die Kenntnis der Ordnerstruktur. - Schritt 3 Hybrid abgleichen Die Anfrage wird sowohl als Stichwortsuche als auch im Bedeutungsraum abgeglichen. Aus beiden Wegen entsteht eine gemeinsame Trefferliste, begrenzt auf den Bestand des jeweiligen Workspaces. - Schritt 4 Ergebnis mit Quelle zeigen Die Treffer erscheinen mit dem jeweiligen Quelldokument und einer Vorschau des Fundorts. Im KI Chat wird auf derselben Grundlage eine ausformulierte Antwort erzeugt, die die verwendeten Dokumente nennt. Produktdaten ### Die Dokumentensuche im Steckbrief Produktsteckbrief ### Dokumentensuche Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch, im KI Chat und in einem eigenen Suchfenster, und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Kategorie Enterprise Search und semantische Dokumentensuche Problem Ersetzt die SharePoint-Suche und findet Inhalte über ihre Bedeutung statt über Stichwörter. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Semantische Suche über alle Unternehmensdaten - RAG-Technologie mit Hybrid-Retrieval - Automatische Quellenangabe bei jeder Antwort - Dokumentensuche ohne Verbrauch von KI Tokens Eingabe Suchanfragen in natürlicher Sprache Ausgabe Treffer mit Quellenangabe und Dokumentvorschau, mit Tabellen, Bildern und Formatierung Integration in Nexoria Im Basisprodukt enthalten, arbeitet auf dem Index aus Nexoria Drive und ist auch im KI Chat verfügbar. Datenschutz Jeder Workspace hat eine eigene Wissensbasis, Mandantentrennung auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene. Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. Hosting Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. Preis Im Basisprodukt enthalten, ohne Verbrauch von KI Tokens Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Die Suche arbeitet auf indexierten Inhalten. Ohne Bestand in Nexoria Drive gibt es nichts zu durchsuchen. - Der Zuschnitt der Workspaces entscheidet, welcher Bestand für wen durchsuchbar ist. - Gescannte Unterlagen und Aufnahmen werden erst über den Baustein Audio und Texterkennung durchsuchbar. - Der Aufwand für die Erstindexierung eines vorhandenen Bestands hängt von dessen Größe ab und wird bei der Einrichtung individuell berechnet. - Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, alle Preise sind Nettopreise. Beleg Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, lässt sich nicht mehr an die KI schreiben. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens. Fundstelle: Preise . Geprüft am 23.08.2026 . Beleg offen Welche Dateiformate und Sprachen die Indexierung im Einzelnen abdeckt, ist auf nexoria-systems.de nicht aufgeführt. Für diese Aussage liegt auf dieser Seite keine Fundstelle vor. Eine Formatliste wird hier nicht behauptet. Sie ist als offener Punkt vermerkt und wird ergänzt, sobald sie belegt vorliegt. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Verarbeitung der Dokumentensuche . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Einbettungen und semantische Suche | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Ort des Index | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Trennung der Wissensbasen | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Nutzung zum Training | Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. | Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft am 23.08.2026 | Beteiligung eines Sprachmodells | Die Suche selbst kommt ohne Sprachmodell aus. Erst wenn im KI Chat aus den Treffern eine ausformulierte Antwort entsteht, ist Mistral AI beteiligt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Funktionen ### Konkrete Funktionen - Semantische Suche über den freigegebenen Bestand des Workspaces, in natürlicher Sprache. - Hybrid-Retrieval aus Stichwortsuche und Bedeutungssuche, damit exakte Begriffe exakt treffen. - Quellenangabe zu jedem Ergebnis, mit dem Dokument, aus dem es stammt. - Dokumentvorschau im Suchergebnis, mit Tabellen, Bildern und Formatierung, ohne Download. - Zwei Zugänge: eigenes Suchfenster außerhalb des Chats und Suche innerhalb von Nex. - Getrennte Wissensbasis je Workspace, auf Datenbank- und auf Vektorspeicher-Ebene. - Kein Verbrauch von KI Tokens, damit auch bei ausgeschöpftem Kontingent verfügbar. Wie das in der Oberfläche aussieht, mit Bildschirmfotos aus dem Produkt, zeigt die Modulseite zur Dokumentensuche . Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird das Verfahren, nicht ein bestimmtes Produkt: eine Volltextsuche über einer Dateiablage gegenüber der Nexoria Dokumentensuche. Volltextsuche und Nexoria Dokumentensuche . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Volltextsuche | Nexoria Dokumentensuche | Fundstelle | Grundlage des Treffers | Übereinstimmung von Zeichenketten | Ähnlichkeit der Bedeutung, ergänzt um Stichwortsuche | Beleg offen | Anderes Wort für dieselbe Sache | Kein Treffer | Treffer, sofern der Inhalt zur Frage passt | Beleg offen | Aktenzeichen und Nummern | Zuverlässig, das ist die Stärke des Verfahrens | Ebenfalls zuverlässig, dafür ist der Stichwortanteil des Hybrid-Retrieval da | Beleg offen | Form des Ergebnisses | Liste von Dateien, die Fundstelle sucht der Mensch | Treffer mit Quelldokument und Vorschau des Fundorts | Beleg offen | Weg zur ausformulierten Antwort | Dokumente öffnen und selbst zusammenfassen | Dieselbe Grundlage im KI Chat, Nex antwortet mit Quellenangabe | Beleg offen | Ort der Verarbeitung | Je Anbieter unterschiedlich | Einbettungen und Suche vollständig lokal auf deutschen Servern | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 FAQ ### Häufige Fragen zur Dokumentensuche Was ist der Unterschied zwischen semantischer Suche und Volltextsuche? Eine Volltextsuche vergleicht Zeichenketten: Sie findet ein Dokument, wenn das eingegebene Wort darin vorkommt. Eine semantische Suche vergleicht Bedeutungen. Sie findet auch dann etwas, wenn im Dokument ein anderes Wort für dieselbe Sache steht. Die Nexoria Dokumentensuche kombiniert beides als Hybrid-Retrieval, damit exakte Begriffe wie Aktenzeichen weiterhin exakt treffen. Was bedeutet Quellenangabe genau? Zu jedem Ergebnis wird das Dokument ausgewiesen, aus dem es stammt, samt Vorschau des Fundorts mit Tabellen, Bildern und Formatierung. Damit lässt sich eine Aussage im Unternehmen nachprüfen, statt sie glauben zu müssen. Wo läuft die Suche, im Chat oder separat? Beides. Die Dokumentensuche steht im KI Chat zur Verfügung, wo sie die Grundlage für Antworten von Nex bildet, und zusätzlich als eigenes Suchfenster außerhalb des Chats, wenn jemand nur nach einem Dokument sucht und keine ausformulierte Antwort braucht. Verbraucht die Suche KI Tokens? Nein. Die Dokumentensuche verbraucht keine KI Tokens. Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, nimmt Nex keine weiteren Anfragen mehr an, die Suche läuft weiter. Der Zugriff auf das eigene Wissen geht damit nicht verloren. Werden auch gescannte Unterlagen und Aufnahmen durchsuchbar? Dafür gibt es den Baustein Audio und Texterkennung. Er transkribiert Aufnahmen und erkennt Text in Scans und Bildern, das Ergebnis wird indexiert und ist danach über die Dokumentensuche auffindbar. Eine geprüfte Erkennungsrate liegt nicht vor und wird deshalb nicht genannt. Sieht jeder Mitarbeiter alle Treffer? Nein. Gesucht wird im Bestand des jeweiligen Workspaces. Jeder Workspace hat eine eigene Wissensbasis, die Trennung greift auf Datenbank- und auf Vektorspeicher-Ebene. Was ein Workspace nicht freigibt, erscheint auch nicht als Treffer. Kontakt ### Nächster Schritt Ob eine semantische Suche in Ihrem Haus einen Unterschied macht, hängt davon ab, wie Ihr Bestand geschrieben ist. Im Gespräch schauen wir uns typische Fragen aus Ihrem Alltag an und welche Dokumente sie beantworten müssten. Gespräch vereinbaren Alle Bausteine ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für den auf dieser Seite genannten Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 und das Verzeichnis nach Art. 30. Stand 23.08.2026 --- # Nexoria Drive: Speicher mit indexierten Inhalten Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/drive Produkt, Nexoria Basis ## Dateien liegen im Speicher, aber ihr Inhalt ist nicht auffindbar Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und fügt sich als Laufwerk in den Windows-Explorer ein. Der Unterschied zu einem reinen Speicher liegt nicht in der Ablage, sondern in dem, was danach geschieht: Freigegebene Inhalte werden indexiert und stehen anschließend der Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex zur Verfügung. Dateien, Index und Suche laufen auf Servern in Deutschland. Definition ### Definition Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und zugleich die Quelle des Firmenwissens, freigegebene Inhalte werden indexiert. Nexoria Drive tritt damit an die Stelle, die in vielen Unternehmen OneDrive oder Google Drive einnimmt, übernimmt aber eine zweite Aufgabe: Es ist der Ort, aus dem das Firmenwissen der Plattform stammt. Alles, was die Dokumentensuche findet und worauf Nex antwortet, liegt zuvor hier. Problem ### Das Problem Ein Speicher kennt Dateinamen, Ordner und Änderungsdaten. Was in den Dateien steht, weiß er nicht. Solange das so ist, hängt jede Antwort daran, dass jemand sich erinnert, in welchem Ordner das richtige Dokument liegt. Bei einer Handvoll Verträge ist das kein Problem. Bei mehreren tausend Dokumenten, die über Jahre und über wechselnde Zuständigkeiten gewachsen sind, wird es zu einem. Der übliche Ausweg ist ein zweites Werkzeug: eine Suche über der Ablage oder ein KI-Chat, dem man die passenden Dateien anhängt. Beides verschiebt die Arbeit nur. Die Suche muss ihren eigenen Index pflegen, und der Chat wird erst nützlich, nachdem jemand das gefunden hat, was eigentlich gesucht war. Funktionsweise ### Wie Nexoria Drive arbeitet - Schritt 1 Ablegen wie gewohnt Nexoria Drive fügt sich als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer ein. Dateien werden dort abgelegt, verschoben und umbenannt wie in jedem anderen Ordner. Die Synchronisation läuft im Hintergrund, jede Änderung wird versioniert, gelöschte Dateien bleiben während einer Karenzzeit im Papierkorb wiederherstellbar. - Schritt 2 Freigabe über den Workspace Welche Inhalte für Suche und KI zur Verfügung stehen, entscheidet der Workspace. Er ordnet Personen und Chatbots einen Wissensraum zu. Was dort nicht freigegeben ist, bleibt reine Ablage. - Schritt 3 Indexieren auf eigenen Servern Die freigegebenen Inhalte werden indexiert. Die dafür nötigen Einbettungen berechnet die Plattform lokal auf ihren Servern in Deutschland. Für die Indexierung verlässt kein Dokument die Umgebung. - Schritt 4 Nutzen ohne Umweg Ab diesem Punkt ist derselbe Bestand über zwei Zugänge erreichbar: über die semantische Dokumentensuche mit Quellenangabe je Treffer und über den KI-Assistenten Nex, der auf dieser Grundlage antwortet und Inhalte weiterverarbeitet. Kernaussage ### Der Unterschied zu einem reinen Cloud-Speicher Dieser Abschnitt ist der Kern der Seite, deshalb ausführlich. Ein Cloud-Speicher hat die Aufgabe, eine Datei entgegenzunehmen, sie sicher aufzubewahren und sie unverändert wieder herauszugeben. Das leistet Nexoria Drive ebenso, und es ist keine Kunst, in der sich Anbieter noch wesentlich unterscheiden. Wer Nexoria Drive nur daran misst, misst das Falsche. #### Ablage und Wissensquelle sind zwei verschiedene Dinge Eine Ablage beantwortet die Frage: wo liegt diese Datei. Eine Wissensquelle beantwortet die Frage: was wissen wir darüber. Der Weg von der einen zur anderen führt über die Indexierung der Inhalte. Erst wenn nicht nur Name und Ordner, sondern der Text im Dokument erfasst ist, lässt sich nach Bedeutung suchen und lässt sich eine Antwort mit Quellenangabe erzeugen. Genau diesen Schritt übernimmt Nexoria Drive, und zwar innerhalb derselben Plattform. Es gibt keinen Export in ein Suchwerkzeug, keinen zweiten Rechteserver und keine Kopie des Bestands an einer dritten Stelle. #### Was das praktisch verändert - Gesucht wird nach dem, was im Dokument steht, nicht nach dem, was jemand beim Speichern in den Dateinamen geschrieben hat. - Eine Antwort von Nex nennt das Dokument, aus dem sie stammt. Die Aussage bleibt damit im Unternehmen überprüfbar. - Die Zugriffsrechte werden einmal am Workspace gepflegt und gelten für Ablage, Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen. - Neue Mitarbeitende finden Antworten, ohne die gewachsene Ordnerlogik der letzten Jahre zu kennen. #### Was hier nicht behauptet wird Diese Seite trifft keine Aussagen über den Funktionsumfang von OneDrive, Google Drive oder anderen Produkten. Solche Angaben gehören auf eine Vergleichsseite, mit Fundstelle beim jeweiligen Hersteller und mit Datum der Prüfung. Für OneDrive gibt es sie hier: Nexoria und OneDrive im Vergleich . Produktdaten ### Nexoria Drive im Steckbrief Produktsteckbrief ### Nexoria Drive Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und zugleich die Quelle des Firmenwissens, freigegebene Inhalte werden indexiert. Kategorie Cloud-Speicher für Unternehmen Problem Ersetzt OneDrive und Google Drive als Dateiablage und macht die abgelegten Inhalte für Suche und KI nutzbar. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Direkte Integration in den Windows-Explorer - Automatische Synchronisation und Versionierung - Offline-Verfügbarkeit für alle Dateien - Indexierung für Nex und Dokumentensuche Eingabe Dateien, verwaltet im Windows-Explorer Ausgabe Synchronisierte und versionierte Dateien, freigegebene Inhalte als Index für Nex und die Dokumentensuche Integration in Nexoria Kern des Basisprodukts, liefert den indexierten Bestand für Nex und die Dokumentensuche. Datenschutz Transportverschlüsselung per TLS, Verschlüsselung im Ruhezustand mit AES-256, Betrieb auf Servern in Deutschland. Einzelheiten siehe /security. Hosting Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Preis Im Basisprodukt enthalten, Tarife und Speichervolumen auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Eine Verfügbarkeit zu behaupten, die nirgends belegt ist, wäre der teuerste Fehler auf dieser Seite. Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Für die Laufwerksintegration wird die Nexoria-Drive-App auf einem Windows-Rechner benötigt. Die Plattform selbst läuft im Web. - Ein Nutzer entspricht einem Gerät. Derselbe Nutzer kann nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden. - Im Tarif Base sind 10 GB Speicher je Unternehmen enthalten, im Tarif Pro 20 GB je Unternehmen. - Wie viel Aufwand die Erstindexierung eines vorhandenen Bestands verursacht, hängt von dessen Größe ab. Die Einrichtung wird individuell nach Aufwand berechnet. - Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, alle Preise sind Nettopreise. Beleg Speicher oberhalb des Inklusivvolumens kostet 0,20 EUR je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. Fundstelle: Preise . Geprüft am 23.08.2026 . Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Betrieb und Absicherung von Nexoria Drive . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Ort der Dateiablage | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Ort der Indexierung | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Trennung der Mandanten | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Nutzung zum Training | Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. | Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft am 23.08.2026 Die Angaben zur eigenen Architektur und zu den Betriebsprozessen sind eigene Angaben der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und bisher nicht extern auditiert. Die vollständige Einordnung steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz . Funktionen ### Konkrete Funktionen - Virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer, mit den gewohnten Handgriffen für Ordner und Dateien. - Synchronisation im Hintergrund über mehrere Geräte hinweg, Konflikte werden aufgelöst. - Versionierung jeder Änderung, frühere Fassungen bleiben einsehbar und wiederherstellbar. - Papierkorb mit Karenzzeit, gelöschte Dateien sind währenddessen wiederherstellbar. - Offline-Verfügbarkeit, Änderungen werden nach der Rückkehr ins Netz abgeglichen. - Struktur nach persönlichen, Team- und Kollaborationsordnern, passend zu den Workspaces. - Teilen mit Protokoll darüber, wer wann was getan hat. - Indexierung der freigegebenen Inhalte für die Dokumentensuche und für Nex. Wie diese Funktionen in der Oberfläche aussehen, zeigt die Modulseite mit Bildschirmfotos und Video . Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird die Kategorie, nicht ein bestimmtes Produkt: ein Cloud-Speicher, der ausschließlich ablegt, gegenüber einem Speicher, dessen Inhalte indexiert sind. Reine Dateiablage und Nexoria Drive . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Reine Dateiablage | Nexoria Drive | Fundstelle | Wonach gesucht werden kann | Nach Dateiname, Ordner und Änderungsdatum | Zusätzlich nach dem Inhalt der freigegebenen Dokumente, semantisch | Beleg offen | Was die KI verwenden kann | Nur, was jemand je Anfrage heraussucht und anhängt | Den indexierten Bestand des Workspaces, angehängte Dateien kommen hinzu | Beleg offen | Wo die Rechte gepflegt werden | In der Ablage, weitere Werkzeuge brauchen ein eigenes Rechtemodell | Einmal im Workspace, gültig für Ablage, Suche, Nex und Chatbots | Beleg offen | Was beim Wechsel des Werkzeugs passiert | Datei herunterladen, hochladen, im nächsten Werkzeug weiterarbeiten | Kein Wechsel nötig, Doc, Calc, Slides und DocStudio arbeiten auf demselben Bestand | Beleg offen | Wo verarbeitet wird | Je Anbieter unterschiedlich | Dateien, Index und Suche auf dedizierten Servern in Deutschland | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 FAQ ### Häufige Fragen zu Nexoria Drive Was unterscheidet Nexoria Drive von OneDrive oder Google Drive? Die Ablage selbst unterscheidet sich kaum, das ist der Punkt. Der Unterschied entsteht danach: Nexoria Drive indexiert die Inhalte der freigegebenen Dateien. Damit wird der Speicher zur Wissensquelle, aus der die Dokumentensuche und der KI-Assistent Nex antworten, ohne dass jemand die Dokumente vorher an ein zweites Werkzeug übergibt. Muss ich meine Arbeitsweise ändern? Auf Windows-Rechnern erscheint Nexoria Drive als Laufwerk im Explorer. Ordner anlegen, Dateien verschieben, umbenennen und offline weiterarbeiten funktioniert wie gewohnt. Die Synchronisation läuft im Hintergrund, Änderungen werden versioniert. Werden wirklich alle Dateien indexiert? Indexiert wird, was freigegeben ist. Die Freigabe steuern die Workspaces: Sie legen fest, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen. Was ein Workspace nicht freigibt, taucht weder in der Suche noch in einer Antwort von Nex auf. Wie schnell steht eine neu abgelegte Datei in der Suche? Dazu liegt auf nexoria-systems.de keine geprüfte Angabe vor. Sie wird hier deshalb nicht behauptet. Für die Erstindexierung eines vorhandenen Bestands gilt: Der Aufwand hängt von der Datenmenge ab und wird bei der Einrichtung individuell berechnet. Wo liegen die Dateien? Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Übertragen wird per TLS, gespeichert wird verschlüsselt, tägliche Backups sind ebenfalls verschlüsselt. Wie viel Speicher ist enthalten? Im Tarif Base sind 10 GB je Unternehmen enthalten, im Tarif Pro 20 GB je Unternehmen. Speicher oberhalb des Inklusivvolumens kostet 0,20 EUR je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. Alle Preise netto. Kontakt ### Nächster Schritt Der ehrlichste Test ist Ihr eigener Bestand. Im Gespräch schauen wir uns an, wo Ihre Dateien heute liegen, was davon indexiert werden sollte und welcher Aufwand für die Einrichtung entsteht. Die Einrichtung wird individuell nach Aufwand berechnet, abhängig von der zu indexierenden Datenmenge. Gespräch vereinbaren Alle Bausteine ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für den auf dieser Seite genannten Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28. Stand 23.08.2026 --- # Nexoria Mail: E-Mail-Zusatzprodukt mit Nex-Integration Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/mail Produkt, optionales Zusatzprodukt ## Das Belastbare steht in der Mail, das Firmenwissen aber im Dokument Nexoria Mail ist ein optionales Zusatzprodukt. Es bindet vorhandene Postfächer per SMTP und IMAP an Nex an und verwaltet sie im FlowHub. Nex entwirft Antworten, fasst lange Verläufe zusammen, übersetzt Nachrichten und prüft eingehende Post auf Phishing-Merkmale. Relevante Verläufe und Anhänge erweitern das Firmenwissen des Basisprodukts. Ohne dieses Zusatzprodukt bleibt Nexoria vollständig nutzbar. Definition ### Definition Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an Nex an und automatisiert E-Mail-Abläufe, relevante Verläufe erweitern das Firmenwissen. Nexoria Mail ist der E-Mail-Teil des Zusatzprodukts Mail und Meet. Es gehört nicht zum Basisprodukt, sondern wird zusätzlich gebucht. Fachlich erfüllt es zwei Aufgaben: Es tritt an die Stelle des Mailclients, und es hebt den Inhalt der Korrespondenz in das Firmenwissen, das Nex und die Dokumentensuche ohnehin nutzen. Diese Reihenfolge ist wichtig für das Verständnis der Plattform. Nexoria bleibt ohne Mail eine vollständige Lösung für Cloud-Speicher und KI-gestütztes Firmenwissen. Mail ergänzt eine weitere Wissensquelle, es ist keine Voraussetzung. Problem ### Das Problem In vielen Unternehmen steht das Belastbare nicht im Dokument, sondern in der Nachricht daneben: die Zusage, die Preisänderung, die Absprache zum Liefertermin. Dieser Bestand ist nach Personen getrennt, nicht nach Thema. Wer die Absprache sucht, muss zuerst wissen, wer sie geführt hat. Gleichzeitig ist das Postfach der Ort mit dem höchsten Bearbeitungsdruck: lange Verläufe, fremdsprachige Nachrichten und Phishing-Versuche im selben Eingang wie die Kundenanfrage. Wer Wissen und Bearbeitung trennt, arbeitet doppelt. Funktionsweise ### Wie es funktioniert Vorhandene Postfächer werden per SMTP und IMAP angebunden, mehrere Konten lassen sich in einer Ansicht zusammenführen. Die Bearbeitung läuft im FlowHub, dem Kommunikationsbereich der Plattform. Für Gmail und Outlook gibt es zusätzlich eine Integration über die Schnittstellen der jeweiligen Anbieter, freigegeben per OAuth. Nex arbeitet im selben Fenster: Antwortentwürfe im Firmenton, Zusammenfassungen langer Verläufe mit Kernpunkten und offenen Fragen, Übersetzung unter Erhalt des Layouts sowie die Prüfung eingehender Nachrichten auf Phishing-Merkmale, etwa Abweichungen im Antwortpfad, ähnlich geschriebene Absenderdomains oder Fehler in der Absenderprüfung. Anhänge lassen sich direkt in die Wissensbasis speichern. Nexoria-Lösung ### Was daraus für das Firmenwissen folgt Was in die Wissensbasis wandert, unterliegt anschließend denselben Regeln wie jedes andere Dokument. Es liegt in einem Workspace , wird indexiert und ist über die Dokumentensuche mit Quellenangabe auffindbar. Eine Absprache aus einer Nachricht erscheint damit im selben Suchvorgang wie der Vertrag, auf den sie sich bezieht. #### Die Beziehung, kurz gefasst Nexoria Mail ist eine zusätzliche Quelle für das Firmenwissen, kein zweites, getrenntes System. Zusammen mit Nexoria Meet deckt das Zusatzprodukt die beiden Kanäle ab, in denen Wissen entsteht, ohne dass jemand es aufschreibt. Produktdaten ### Nexoria Mail im Steckbrief Produktsteckbrief ### Nexoria Mail Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an Nex an und automatisiert E-Mail-Abläufe, relevante Verläufe erweitern das Firmenwissen. Kategorie E-Mail-Anwendung mit KI-Assistenz, optionales Zusatzprodukt Problem Ersetzt Outlook als Mailclient und hebt den Inhalt der Korrespondenz ins Firmenwissen. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - KI-Antwortgenerierung im Firmenton - Automatische Zusammenfassung langer Threads - Übersetzung in jede Sprache - Integrierter Phishing-Schutz - SMTP- und IMAP-Anbindung - FlowHub für E-Mail-Kommunikation Eingabe Postfächer, angebunden per SMTP und IMAP Ausgabe Antwortentwürfe, Thread-Zusammenfassungen, Übersetzungen und Phishing-Bewertungen, dazu Firmenwissen aus relevanten Verläufen Integration in Nexoria Zusatzprodukt Mail und Meet, gebucht zusätzlich zum Basisprodukt. Umfasst FlowHub, Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung. Datenschutz Die Anbindung an Microsoft Graph API und Gmail API erfolgt nur bei aktiver Integration, beide Anbieter stehen mit Standardvertragsklauseln im Verzeichnis nach Art. 30. Hosting Betrieb auf Servern in Deutschland. Bei aktiver Gmail- oder Outlook-Integration sind Google LLC und die Microsoft Corp. als Auftragsverarbeiter beteiligt, Standort USA und EU. Preis 13 EUR, je Nutzer und Monat, zusätzlich zum Basisprodukt Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Voraussetzungen ### Voraussetzungen und Preis - Ein Nexoria Basisprodukt, Tarif Base oder Pro. Mail und Meet werden zusätzlich gebucht. - Zugangsdaten der vorhandenen Postfächer für die Anbindung per SMTP und IMAP, alternativ eine OAuth-Freigabe für Gmail oder Outlook. - Das Zusatzprodukt Mail und Meet kostet 13 EUR je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer, jeder weitere Nutzer kostet 9 EUR je Monat. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Die vollständigen Konditionen stehen auf der Preisseite . Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Die folgenden Angaben stammen aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Dieser Abschnitt ist der Punkt, an dem sich Nexoria Mail von den übrigen Bausteinen unterscheidet: Bei aktiver Gmail- oder Outlook-Integration sind zwei Anbieter mit Sitz in den USA beteiligt. E-Mail-Integration: Verarbeitung und beteiligte Empfänger . Stand 23.08.2026 . | | Angabe | Inhalt | Fundstelle | Zweck | Integration von E-Mail-Konten (Gmail, Outlook) zur Kommunikationsverwaltung | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Betroffene | Nutzer der Plattform sowie Absender und Empfänger der E-Mails | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Datenkategorien | E-Mail-Metadaten, OAuth-Tokens (verschlüsselt), Nachrichtenvorschauen | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung über OAuth) | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Empfänger | Google LLC (Gmail, Standardvertragsklauseln), Microsoft Corp. (Outlook, Standardvertragsklauseln) | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Beteiligung | Beide sind als Auftragsverarbeiter geführt, Standort USA und EU, ausschließlich bei aktiver Integration. Microsoft über die Graph API, Google über die Gmail API. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Löschfrist | Bei Trennung der Verbindung durch den Nutzer, spätestens 30 Tage nach Vertragsende | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt E-Mail-Integration geprüft am 23.08.2026 | Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 Wer diese Beteiligung vermeiden möchte, bindet die Postfächer per SMTP und IMAP an und verzichtet auf die Gmail- oder Outlook-Integration. Die Aussage, dass für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt ist, gilt für das Basisprodukt und nicht für eine aktivierte Mailintegration. Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Fundstelle: Auftragsverarbeitungsvertrag . Geprüft am 23.08.2026 . Funktionen ### Konkrete Funktionen - Antwortentwürfe im Firmenton, erstellt aus dem erkannten Anliegen der Nachricht. - Zusammenfassung langer Verläufe mit Kernpunkten, offenen Fragen und nächsten Schritten. - Übersetzung in jede Sprache, das HTML-Layout der Nachricht bleibt erhalten. - Prüfung eingehender Nachrichten auf Phishing-Merkmale. - Anbindung vorhandener Postfächer per SMTP und IMAP, mehrere Konten in einer Ansicht. - FlowHub als gemeinsamer Ort für E-Mail-Kommunikation und Chatbot-Übergaben. - Speichern von Anhängen direkt in die Wissensbasis. - Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung gehören zum selben Zusatzprodukt. Wie das in der Oberfläche aussieht, zeigt die Modulseite mit Video . Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird die Kategorie, nicht ein bestimmtes Produkt: ein Mailprogramm mit separater Ablage gegenüber einem Postfach, dessen Inhalte in dieselbe Wissensbasis fließen können. Die produktbezogene Gegenüberstellung steht auf Nexoria und Outlook im Vergleich . Klassischer Mailclient und Nexoria Mail . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Klassischer Mailclient | Nexoria Mail | Verhältnis zum Firmenwissen | Getrennter Bestand, gesucht wird nur im Postfach | Relevante Verläufe und Anhänge erweitern die indexierte Wissensbasis | KI-Unterstützung | In der Regel als zusätzlich lizenziertes Add-on | Nex gehört zum Zusatzprodukt, ohne weitere Lizenz | Rechte auf dem entstehenden Wissen | Postfachrechte je Person | Rechte des Workspaces, in dem der Inhalt abgelegt wird | Stellung im Produkt | Meist Kern der Bürosuite | Optionales Zusatzprodukt, das Basisprodukt läuft ohne es | Anbindung vorhandener Konten | Herstellerabhängig | SMTP und IMAP, alternativ Integration für Gmail und Outlook FAQ ### Häufige Fragen zu Nexoria Mail Ist Nexoria Mail im Basisprodukt enthalten? Nein. Nexoria Mail ist ein optionales Zusatzprodukt und wird gemeinsam mit Nexoria Meet gebucht. Das Basisprodukt aus Nexoria Drive, Nex, Dokumentensuche und den Office-Apps funktioniert vollständig ohne dieses Zusatzprodukt. Was kostet Nexoria Mail? Mail und Meet kosten zusammen 13 EUR je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 9 EUR je Monat. Alle Preise sind netto und gelten zusätzlich zum Basisprodukt. Welche Anbieter sind beteiligt, wenn ich Gmail oder Outlook verbinde? Bei aktiver Integration sind Google LLC für Gmail und die Microsoft Corp. für Outlook beteiligt, jeweils auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Beide sind im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten namentlich als Auftragsverarbeiter geführt, mit dem Zusatz, dass sie nur bei aktiver Integration beteiligt sind. Welche Daten fließen bei dieser Integration? Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nennt E-Mail-Metadaten, verschlüsselte OAuth-Tokens und Nachrichtenvorschauen. Die Verbindung beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Einwilligung über OAuth nach Art. 6 Abs. 1 lit. a. Gelöscht wird, sobald der Nutzer die Verbindung trennt, spätestens 30 Tage nach Vertragsende. Werden alle E-Mails zu Firmenwissen? Nein. Relevante Verläufe erweitern das Firmenwissen, Anhänge lassen sich gezielt in die Wissensbasis speichern. Was dorthin wandert, bleibt eine Entscheidung der Nutzer und unterliegt anschließend den Rechten des jeweiligen Workspaces. Was gehört außer E-Mail noch zum Zusatzprodukt? FlowHub für die Kommunikation, Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung sowie Nexoria Meet mit Videokonferenzen und Live-Transkription. Kontakt ### Nächster Schritt Ob sich das Zusatzprodukt lohnt, hängt daran, wie viel Ihres belastbaren Wissens heute im Postfach steht. Im Gespräch klären wir das, einschließlich der Frage, ob die Anbindung per SMTP und IMAP oder über die Anbieterintegration laufen soll. Gespräch vereinbaren Konditionen für Mail und Meet ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/verzeichnis Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Zweck, Betroffene, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Empfänger und Löschfrist der E-Mail-Integration. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b sowie für Art. 46 Abs. 2 lit. c. - Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission über Standardvertragsklauseln . Europäische Kommission , 2021 . https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Belegt, was unter den genannten Standardvertragsklauseln zu verstehen ist. Die Klauseln allein belegen nicht die Zulässigkeit einer konkreten Übermittlung. - Preise der Nexoria-Plattform . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /preise Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Konditionen des Zusatzprodukts Mail und Meet. Stand 23.08.2026 --- # Nexoria Meet: Besprechungen als Firmenwissen sichern Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/meet Produkt, optionales Zusatzprodukt ## Entscheidungen fallen in Besprechungen und stehen danach nirgends Nexoria Meet ist ein optionales Zusatzprodukt für Videokonferenzen und Anrufe. Auf Wunsch transkribiert es das Gespräch mit, das Protokoll landet in der Wissensbasis und ist später über Nex und die Dokumentensuche abfragbar. Aufgenommen wird nur, wenn jeder Teilnehmer einzeln zustimmt. Ohne dieses Zusatzprodukt arbeitet das Nexoria Basisprodukt unverändert weiter. Definition ### Definition Nexoria Meet führt Videokonferenzen und Anrufe mit Live-Transkription durch, die Protokolle landen in der Wissensbasis und sind per KI abfragbar. Nexoria Meet ist der Besprechungsteil des Zusatzprodukts Mail und Meet. Es führt Videokonferenzen und Anrufe in einer Anwendung, mit Sprecheransicht und Bildschirmfreigabe. Der Unterschied zu einem reinen Konferenzwerkzeug liegt hinter dem Termin: Auf Wunsch entsteht ein Transkript, das dauerhaft als durchsuchbares Firmenwissen abgelegt wird. Es ist ausdrücklich kein Kernbestandteil der Plattform. Nexoria bleibt ohne Meet eine vollständige Lösung für Cloud-Speicher und KI-gestütztes Firmenwissen. Meet fügt eine weitere Wissensquelle hinzu, mehr nicht. Problem ### Das Problem In Besprechungen fallen Entscheidungen, die anschließend nirgends dokumentiert sind. Wer sich später erinnern will, fragt die Personen, die dabei waren. Mit jeder personellen Veränderung geht dieser Bestand ein Stück weit verloren. Nachträglich verfasste Protokolle lösen das nur teilweise. Sie liegen als Datei irgendwo, sind selten vollständig und tauchen bei einer Suche nach dem Sachthema meist nicht auf, weil sie andere Wörter verwenden als die Frage. Funktionsweise ### Wie es funktioniert - Schritt 1 Freischalten Die Transkription ist je Mandant standardmäßig deaktiviert. Erst ein Tenant-Admin schaltet sie frei. Ohne diesen Schritt bleibt Meet ein Konferenzwerkzeug ohne Mitschrift. - Schritt 2 Einwilligen Vor dem Start entscheidet jeder Teilnehmer einzeln im Einwilligungsdialog. Aufgezeichnet wird nur nach aktiver Zustimmung, der Einwilligungsstatus wird je Person festgehalten. - Schritt 3 Mitschreiben Während des Gesprächs läuft die Live-Transkription. Aufgezeichnet wird je Sprecher eine getrennte Audiospur, die abspielbare Mischung entsteht daraus als Ableitung. - Schritt 4 Nutzbar machen Transkript und Zusammenfassung wandern in die Wissensbasis des zugehörigen Workspaces und werden indexiert. Danach sind sie über Nex und die Dokumentensuche abfragbar, mit Quellenangabe wie bei jedem anderen Dokument. Nexoria-Lösung ### Was daraus für das Firmenwissen folgt Eine Besprechung wird damit zu einer Quelle mit derselben Qualität wie ein Dokument: auffindbar über die Bedeutung der Frage statt über den Dateinamen, und immer mit dem Hinweis, woher die Aussage stammt. Wer den Bestand steuern will, tut das über den Workspace , in dem das Protokoll liegt. Zusammen mit Nexoria Mail deckt das Zusatzprodukt die beiden Kanäle ab, in denen Wissen entsteht, ohne dass jemand es aufschreibt. Abgefragt wird beides über dieselbe Oberfläche, den KI-Assistenten Nex . #### Die Kehrseite gehört dazu Ein durchsuchbares Gesprächsprotokoll ist ein erheblicher Eingriff. Deshalb ist die Funktion mit Absicht doppelt gesperrt, durch die Voreinstellung des Mandanten und durch die Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers. Wer beides für zu aufwendig hält, sollte Meet ohne Transkription betreiben. Produktdaten ### Nexoria Meet im Steckbrief Produktsteckbrief ### Nexoria Meet Nexoria Meet führt Videokonferenzen und Anrufe mit Live-Transkription durch, die Protokolle landen in der Wissensbasis und sind per KI abfragbar. Kategorie Videokonferenz mit KI-Transkription, optionales Zusatzprodukt Problem Ersetzt Microsoft Teams und verhindert, dass Besprechungsinhalte nach dem Termin verloren gehen. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Video und Anruf in einer Anwendung - Sprecheransicht und Bildschirmfreigabe - KI-gestützte Live-Transkription - Einwilligung pro Teilnehmer Eingabe Video- und Audiogespräche mit Bildschirmfreigabe Ausgabe Live-Transkript und Protokoll in der Wissensbasis, per KI abfragbar Integration in Nexoria Zusatzprodukt Mail und Meet, die Transkripte werden Teil des Firmenwissens. Datenschutz Transkription nur nach aktiver Zustimmung jedes Teilnehmers, kein Silent-Recording. Getrennte Audiospuren je Sprecher, transaktionale Löschung, interner Zugriff nur über kurzlebige signierte Token. Hosting Verarbeitung ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland und der EU, KI-Zusammenfassung über ein lokal betriebenes Mistral-Modell. Preis 13 EUR, je Nutzer und Monat, zusätzlich zum Basisprodukt Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Voraussetzungen ### Voraussetzungen und Preis - Ein Nexoria Basisprodukt, Tarif Base oder Pro. Mail und Meet werden zusätzlich gebucht. - Für die Transkription die Freischaltung durch einen Tenant-Admin, sie ist je Mandant standardmäßig deaktiviert. - Für Aufnahmen von Beschäftigten eine geklärte arbeitsrechtliche Grundlage, bei vorhandenem Betriebsrat in der Regel eine Betriebsvereinbarung. - Das Zusatzprodukt Mail und Meet kostet 13 EUR je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer, jeder weitere Nutzer kostet 9 EUR je Monat. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Die vollständigen Konditionen stehen auf der Preisseite . Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Die folgenden Angaben stammen aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Bei der Meeting-Transkription verarbeitet Nexoria als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Kundenorganisation. Verantwortlich für die veranlassten Aufnahmen bleibt der Mandant. Meeting-Aufnahme und KI-Transkription, die belegten Angaben . Stand 23.08.2026 . | | Angabe | Inhalt | Fundstelle | Voreinstellung | Transkription je Mandant standardmäßig deaktiviert, nur durch einen Tenant-Admin freischaltbar | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Einwilligung | Aufnahme erst nach aktiver Zustimmung jedes Teilnehmers, umgesetzt als Einwilligungsdialog vor dem Start | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Rechtsgrundlage | Externe Gäste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Beschäftigte: mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und § 26 BDSG. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Datenkategorien | Getrennte Audiospur je Sprecher, abspielbare Mischung als Ableitung, Transkript und Segmente, KI-Zusammenfassung, Teilnehmerkennung, Einwilligungsstatus, Suchvektoren, Zeitstempel | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte. Verarbeitung ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland und der EU, KI-Zusammenfassung über ein lokal betriebenes Mistral-Modell. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Widerruf und Löschung | Name im gesamten Transkript ersetzt, eigene Audiospur gelöscht, Mischung und Suchindex neu erzeugt, kein Rückschlüssel, Bestätigungsmail an die betroffene Person | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Aufbewahrung | Keine automatische Löschung bei aktiven Mandanten, das Protokoll ist dauerhaftes Firmenwissen. Beim Offboarding 180 Tage Karenz, danach mandantenweite Löschung samt Suchindex. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Fundstelle: Auftragsverarbeitungsvertrag . Geprüft am 23.08.2026 . Gesetzeszitate belegen den Inhalt der Vorschrift, nicht deren Einhaltung im Einzelfall. Ob eine Aufnahme in Ihrem Haus zulässig ist, entscheidet Ihre Rechtsgrundlage, nicht die Technik. Die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO steht unter Datenschutz-Folgenabschätzung . Funktionen ### Konkrete Funktionen - Videokonferenz und Anruf in einer Anwendung, ohne Wechsel des Werkzeugs. - Sprecheransicht, die der sprechenden Person automatisch folgt. - Bildschirmfreigabe für gemeinsames Durchgehen von Inhalten. - KI-gestützte Live-Transkription während des Gesprächs. - Einwilligungsdialog mit einzelner Zustimmung je Teilnehmer. - Getrennte Audiospur je Sprecher, abspielbare Mischung als Ableitung. - Zusammenfassung und Transkript als durchsuchbares Firmenwissen im Workspace. - Löschung einzelner Personen aus einem bestehenden Transkript auf Widerruf. Wie das in der Oberfläche aussieht, zeigt die Modulseite mit Video . Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird die Kategorie, nicht ein bestimmtes Produkt: ein Konferenzwerkzeug mit separater Ablage der Aufzeichnung gegenüber einem Termin, dessen Protokoll in dieselbe Wissensbasis fließt. Die produktbezogene Gegenüberstellung steht auf Nexoria und Teams im Vergleich . Klassisches Konferenzwerkzeug und Nexoria Meet . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Klassisches Konferenzwerkzeug | Nexoria Meet | Fundstelle | Was nach dem Termin bleibt | Aufzeichnung als Datei in einer separaten Ablage | Transkript und Zusammenfassung als indexiertes Firmenwissen | Beleg offen | Auffindbarkeit | Über Titel und Datum des Termins | Über die Bedeutung der Frage, mit Quellenangabe | Beleg offen | Einwilligung | Häufig eine zentrale Einstellung mit Hinweis an die Runde | Aktive Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers, Funktion je Mandant vorab deaktiviert | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Widerruf einer einzelnen Person | In der Regel nur durch Löschen der gesamten Aufzeichnung | Name im Transkript ersetzt, eigene Spur gelöscht, Mischung und Suchindex neu erzeugt | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Abschnitt Meeting-Aufnahme geprüft am 23.08.2026 | Stellung im Produkt | Meist Kern der Zusammenarbeitssuite | Optionales Zusatzprodukt, das Basisprodukt läuft ohne es | Beleg offen FAQ ### Häufige Fragen zu Nexoria Meet Ist Nexoria Meet im Basisprodukt enthalten? Nein. Nexoria Meet ist ein optionales Zusatzprodukt und wird gemeinsam mit Nexoria Mail gebucht. Nexoria Drive, Nex, Dokumentensuche und die Office-Apps arbeiten unverändert weiter, wenn das Zusatzprodukt nicht gebucht ist. Wird jedes Meeting automatisch aufgezeichnet? Nein. Die Transkription ist pro Mandant standardmäßig deaktiviert und nur durch einen Tenant-Admin freischaltbar. Aufgezeichnet wird erst, wenn jeder Teilnehmer im Einwilligungsdialog aktiv zustimmt. Ein Mitschnitt ohne Kenntnis der Teilnehmer ist nicht vorgesehen. Was passiert mit dem Protokoll nach dem Meeting? Transkript und Zusammenfassung werden Teil der Wissensbasis und lassen sich anschließend über Nex und die Dokumentensuche abfragen. Es gelten dieselben Zugriffsrechte wie für jeden anderen Inhalt des jeweiligen Workspaces. Was gilt arbeitsrechtlich für interne Mitarbeiter? Die Aufnahme von Beschäftigten ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz und § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Je nach Lage ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich, ohne Betriebsrat eine dokumentierte Rechtsgrundlage. Für externe Gäste ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich. Kann eine Person ihre Zustimmung zurückziehen? Ja. Bei Widerruf oder einem Antrag nach Art. 17 DSGVO wird der Name im gesamten Transkript ersetzt, die eigene Audiospur gelöscht und die abspielbare Mischung samt KI-Suchindex neu erzeugt. Es bleibt kein Rückschlüssel, die betroffene Person erhält eine Bestätigungsmail. Wer verarbeitet die Aufnahmen? Laut Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Die Verarbeitung läuft ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland und der EU, die KI-Zusammenfassung über ein lokal betriebenes Mistral-Modell, also ohne externen oder US-KI-Dienst. Kontakt ### Nächster Schritt Die Technik ist der einfachere Teil. Ob Besprechungen mit Beschäftigten mitgeschrieben werden dürfen, hängt an Ihrer Rechtsgrundlage und gegebenenfalls an einer Betriebsvereinbarung. Im Gespräch klären wir das, gemeinsam mit der Frage, welche Protokolle überhaupt in die Wissensbasis gehören. Gespräch vereinbaren Alle Bausteine ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/verzeichnis Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Voreinstellung, Einwilligung, Datenkategorien, Empfänger, Widerrufsverfahren und Aufbewahrung der Meeting-Transkription. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), Art. 17 (Löschung) und Art. 35 (Datenschutz-Folgenabschätzung). - Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Abs. 1 Nr. 6 . Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz , 2001 . https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. - Preise der Nexoria-Plattform . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /preise Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Konditionen des Zusatzprodukts Mail und Meet. Stand 23.08.2026 --- # Nex: der KI-Assistent auf Ihrem Firmenwissen Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/nex Produkt, Nexoria Basis ## Eine KI, die das Unternehmen kennt, aber nicht mehr sieht als der Fragende Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und zugleich die Hauptoberfläche der Plattform. Er beantwortet Fragen aus dem indexierten Firmenwissen des jeweiligen Workspaces und nennt dazu die verwendeten Dokumente. Entscheidend ist die Grenze: Nex arbeitet ausschließlich auf Inhalten, die der fragende Nutzer ohnehin sehen darf. Die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI mit Sitz in Paris. Definition ### Definition Nex ist der KI-Assistent und die Hauptoberfläche von Nexoria, er arbeitet auf dem freigegebenen Firmenwissen des jeweiligen Workspaces. Nex ist damit kein weiteres Werkzeug neben der Plattform, sondern die Stelle, an der die übrigen Bausteine zusammenlaufen. Der Bestand kommt aus Nexoria Drive , gefunden wird über die Dokumentensuche , weiterverarbeitet wird über DocStudio und die Automatisierungen. Hauptoberfläche ist der KI Chat Nex. Die Dokumentensuche steht zusätzlich als eigenes Suchfenster außerhalb des Chats zur Verfügung. Problem ### Das Problem Allgemeine KI-Chats sind sprachlich stark und betrieblich blind. Sie kennen weder die Preisliste des Unternehmens noch die letzte Fassung des Rahmenvertrags. Nützlich werden sie erst, wenn jemand die passenden Dokumente heraussucht und anhängt. Damit erledigt der Mensch genau den Schritt, der eigentlich abgenommen werden sollte, und schiebt Unternehmensdokumente Datei für Datei in eine fremde Umgebung. Der naheliegende Gegenentwurf, eine KI einfach auf alle Firmendaten zu setzen, erzeugt das umgekehrte Problem. Eine Assistenz, die jedem alles beantwortet, gibt Gehaltslisten, Kündigungsentwürfe und Mandatsakten an Personen aus, die darauf keinen Zugriff haben. Kein Rechtemodell im Unternehmen ist darauf ausgelegt, dass ein Chatfenster es umgeht. Nex ist an dieser Stelle bewusst enger gebaut, als es technisch möglich wäre. Funktionsweise ### Wie Nex arbeitet - Schritt 1 Frage in natürlicher Sprache Gefragt wird im Chat, ohne Suchsyntax und ohne dass vorher feststehen muss, in welchem Dokument die Antwort steht. Dokumente lassen sich der Frage zusätzlich anhängen. - Schritt 2 Suche im freigegebenen Bestand Nex sucht semantisch im indexierten Bestand des Workspaces, in dem gefragt wird. Grundlage ist derselbe Index, auf dem auch die Dokumentensuche arbeitet. - Schritt 3 Antwort mit Quellenangabe Aus den gefundenen Stellen entsteht die Antwort. Die verwendeten Dokumente werden dabei ausgewiesen, damit die Aussage im Unternehmen nachprüfbar bleibt und nicht als Behauptung im Raum steht. - Schritt 4 Weiterverarbeiten statt nur antworten Aus der Antwort heraus lassen sich Zusammenfassungen erzeugen, Aufgaben und Termine anlegen, über DocStudio Präsentationen und Berichte erstellen und Automatisierungen anstoßen. Auf Wunsch kann zusätzlich eine Recherche im Internet freigegeben werden. Die Suchinfrastruktur dafür wird in Deutschland betrieben, und auch diese Ergebnisse werden mit Quelle ausgewiesen. Kernaussage ### Die Rechtelogik: worauf Nex zugreift und worauf nicht Dieser Abschnitt beschreibt zugleich das stärkste Argument für Nex und seine wichtigste Einschränkung. Beides gehört zusammen, weil es dieselbe Eigenschaft ist. #### Der Workspace ist die Grenze Zugriffsrechte werden in Nexoria nicht an Nex eingestellt, sondern am Workspace. Ein Workspace ist ein Wissensraum mit Mitgliedern, Rollen und einem eigenen Bestand an Dokumenten und Datenbanken. Die Rollen sind Admin, Mitglied und Betrachter, die Prüfung erfolgt serverseitig an jedem Endpunkt. Nex erbt diese Rechte unverändert. Er beantwortet eine Frage aus dem Bestand des Workspaces, in dem sie gestellt wird, und aus keinem anderen. Wer einem Wissensraum nicht angehört, erhält daraus auch dann keine Antwort, wenn das Dokument die Frage perfekt beantworten würde. Dieselbe Regel gilt für Chatbots: Ein Bot bekommt ausschließlich das Wissen des ihm zugeordneten Workspaces. #### Warum das ein Verkaufsargument ist - Die vorhandene Rechtestruktur des Unternehmens bleibt gültig. Es entsteht kein zweites, paralleles Rechtemodell nur für Nex. - Sensible Bereiche wie Personal, Recht oder einzelne Mandate lassen sich als eigene Wissensräume führen, ohne Nex für alle anderen abzuschalten. - Für Kanzleien, Steuerberatung und Beratung mit mehreren Mandaten ist die Trennung nicht optional, sondern Voraussetzung dafür, dass eine KI überhaupt eingesetzt werden darf. - Was ein Workspace nicht freigibt, gelangt nicht in eine Antwort und nicht in eine daraus erzeugte Präsentation. #### Und warum es zugleich eine Grenze ist Nex ist kein Werkzeug, das ein Unternehmen aus einer schlecht gepflegten Rechtestruktur herausführt. Wenn Wissen in Workspaces liegt, die die richtigen Personen nicht erreichen, bleibt es unerreichbar, und die Antwort fällt entsprechend dünn aus. Der Zuschnitt der Workspaces ist damit eine inhaltliche Entscheidung, die das Unternehmen selbst treffen muss, und in der Regel der aufwendigere Teil der Einführung. Ebenso wenig ersetzt Nex eine Prüfung. Er nennt die Quellen einer Antwort, damit sie nachvollziehbar ist. Ob die zugrunde liegende Fassung eines Vertrags noch die geltende ist, entscheidet weiterhin ein Mensch. Beleg offen Was geschieht, wenn Nex zu einer Frage keine passende Quelle im freigegebenen Bestand findet, ist auf nexoria-systems.de nicht beschrieben. Für diese Aussage liegt auf dieser Seite keine Fundstelle vor. Die Angabe fehlt in den öffentlichen Unterlagen und wird hier deshalb nicht behauptet. Sie ist als offener Punkt vermerkt und wird ergänzt, sobald das Verhalten dokumentiert ist. Produktdaten ### Nex im Steckbrief Produktsteckbrief ### Nex Nex ist der KI-Assistent und die Hauptoberfläche von Nexoria, er arbeitet auf dem freigegebenen Firmenwissen des jeweiligen Workspaces. Kategorie KI-Assistent für Unternehmensdaten Problem Ersetzt allgemeine KI-Chats wie ChatGPT Enterprise oder Claude durch einen Assistenten, der auf dem eigenen Firmenwissen arbeitet. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Internet-Recherche in Echtzeit mit Quellenangabe - Zugriff auf das Wissen des jeweiligen Workspaces - Dokumente zusammenfassen und analysieren - Aufgaben erstellen und Workflows anstoßen Eingabe Fragen in natürlicher Sprache, angehängte Dokumente, auf Wunsch zusätzlich freigegebene Websuche Ausgabe Antworten mit Quellenreferenz, Zusammenfassungen, Aufgaben und Termine sowie gestartete Automatisierungen Integration in Nexoria Hauptoberfläche der Plattform, greift auf Drive, Dokumentensuche, DocStudio und Automatisierungen zu. Datenschutz Antwortgenerierung über Mistral AI (Paris, EU), Inhalte werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Hosting Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Preis Im Basisprodukt enthalten, Token-Kontingente auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Nex arbeitet auf indexierten Inhalten. Ohne Bestand in Nexoria Drive beantwortet er Fragen nur aus angehängten Dokumenten und aus der freigegebenen Websuche. - Die Workspaces müssen so zugeschnitten sein, dass die richtigen Personen die richtigen Wissensräume erreichen. Diese Entscheidung trifft das Unternehmen. - Der Betrieb verbraucht KI Tokens. Im Tarif Base sind 3 Mio. Tokens je Nutzer enthalten, im Tarif Pro 5 Mio. je Nutzer. - Ein Nutzer entspricht einem Gerät. Derselbe Nutzer kann nicht auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden. - Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, alle Preise sind Nettopreise. Beleg Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, lässt sich nicht mehr an die KI schreiben. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens. Fundstelle: Preise . Geprüft am 23.08.2026 . Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Verarbeitung der Anfragen an Nex . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Modellanbieter | Mistral AI ist eine französische Société par actions simplifiée mit Sitz in Paris, ohne US-Mutter und ohne US-Infrastruktur-Abhängigkeit. | Mistral AI, Rechtliche Hinweise geprüft am 23.08.2026 | Ort der Antwortgenerierung | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Einbettungen und Suche | Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Recherche im Internet | Die Internetsuche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Nutzung zum Training | Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. | Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft am 23.08.2026 | Trennung der Mandanten | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Funktionen ### Konkrete Funktionen - Fragen an das freigegebene Firmenwissen, beantwortet mit Verweis auf die verwendeten Dokumente. - Zusammenfassung und Auswertung langer Dokumente, inklusive angehängter Dateien. - Recherche im Internet in Echtzeit, auf Wunsch freigegeben, ebenfalls mit Quellenangabe. - Aufgaben und Termine direkt aus dem Gespräch anlegen. - Automatisierungen anstoßen und Daten an angebundene Fachsoftware übergeben. - Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche über DocStudio erzeugen, quellengetreu. - Antwortlänge, Ausführlichkeit und Sprache je Gespräch einstellen. Wie das in der Oberfläche aussieht, mit Bildschirmfotos aus dem Produkt, zeigt die Modulseite zum KI-Assistenten . Was DocStudio daraus erzeugt, steht auf der Seite zu DocStudio . Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird die Kategorie des allgemeinen KI-Chats, nicht ein bestimmtes Produkt. Angaben zu einzelnen Anbietern gehören auf die Vergleichsseiten, mit Fundstelle und Datum der Prüfung. Allgemeiner KI-Chat und Nex . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Allgemeiner KI-Chat | Nex | Fundstelle | Wissensgrundlage | Das Wissen des Sprachmodells, ergänzt um je Anfrage angehängte Dateien | Der indexierte Bestand des Workspaces, ergänzt um angehängte Dateien | Beleg offen | Nachvollziehbarkeit | Die Antwort steht für sich, die Herkunft ist nicht ohne Weiteres erkennbar | Die verwendeten Dokumente werden ausgewiesen | Beleg offen | Zugriffsrechte | Wer die Datei anhängen kann, bekommt eine Antwort dazu | Der Workspace entscheidet, dieselben Rechte gelten für Suche und Chatbots | Beleg offen | Was danach passiert | Ergebnis herauskopieren und in einem anderen Werkzeug weiterverarbeiten | Aufgabe, Termin, Präsentation, Bericht oder Automatisierung direkt aus dem Gespräch | Beleg offen | Ort der Verarbeitung | Je Anbieter unterschiedlich | Suche und Einbettungen in Deutschland, Antwortgenerierung bei Mistral AI in Paris | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 FAQ ### Häufige Fragen zu Nex Woher nimmt Nex seine Antworten? Aus dem indexierten Firmenwissen des Workspaces, in dem gefragt wird, aus Dokumenten, die der Frage angehängt werden, und auf Wunsch zusätzlich aus einer Recherche im Internet. Die Antwort nennt die verwendeten Quellen, damit die Aussage im Unternehmen überprüfbar bleibt. Sieht Nex alle Dateien des Unternehmens? Nein. Nex arbeitet auf dem, was der jeweilige Workspace freigibt, und damit auf dem, was die fragende Person ohnehin sehen darf. Wer keinen Zugriff auf einen Wissensraum hat, bekommt daraus auch keine Antwort. Das ist eine Grenze und kein Konfigurationsfehler. Welches Sprachmodell steckt dahinter? Die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Einbettungen für die semantische Suche werden davon getrennt lokal auf den eigenen Servern in Deutschland berechnet. Damit bleibt die Verarbeitungskette der Kernplattform in der EU. Werden unsere Inhalte zum Training verwendet? Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Was unterscheidet Nex von einem allgemeinen KI-Chat? Ein allgemeiner KI-Chat antwortet aus dem Wissen seines Modells und aus dem, was ihm je Anfrage angehängt wird. Nex greift auf den indexierten Bestand des Workspaces zu, hält die Zugriffsrechte des Unternehmens ein und weist die verwendeten Dokumente aus. Er kann außerdem Aufgaben und Termine anlegen und Automatisierungen anstoßen. Was kostet Nex? Nex ist im Basisprodukt enthalten und kostet nicht extra. Was verbraucht wird, sind KI Tokens: Im Tarif Base sind 3 Mio. Tokens je Nutzer enthalten, im Tarif Pro 5 Mio. je Nutzer. Ist das Kontingent aufgebraucht, nimmt Nex keine weiteren Anfragen mehr an, die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens. Kontakt ### Nächster Schritt Ob Nex in Ihrem Haus trägt, entscheidet sich am Zuschnitt der Wissensräume, nicht an der Chatoberfläche. Im Gespräch gehen wir durch, welche Bereiche getrennt bleiben müssen und welches Wissen breit verfügbar sein sollte. Gespräch vereinbaren Alle Bausteine ansehen Orientierung ### Wo Sie was finden - Diese Seite beschreibt Nex als Produktentität: Definition, Grenzen, Verarbeitung und Belege. - Die Modulseite zum KI-Assistenten zeigt dieselbe Funktion in Betrieb, mit Bildschirmfotos und Beispielen aus der Oberfläche. - Die Fragen von Datenschutz und IT-Sicherheit beantworten die Sicherheitsseite und die Antworten für die Evaluierung . ### Quellen Stand 23.08.2026 - Mistral AI, Rechtliche Hinweise . Mistral AI , 2026 . https://legal.mistral.ai/legal-notice Abgerufen am 23.08.2026 . Primärquelle für Firmierung und Sitz des Modellanbieters. Das Jahr bezeichnet den Stand der Abfrage, die Seite trägt selbst kein Veröffentlichungsdatum. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für den auf dieser Seite genannten Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28. Stand 23.08.2026 --- # Nexoria Office: Doc, Calc und Slides Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/office Produkt / Office ## Office-Arbeit ohne Microsoft-Konto: Doc, Calc und Slides Nexoria Office ist die Office-Suite der Plattform Nexoria und besteht aus drei eigenständigen Apps: Doc für Texte, Calc für Tabellen, Slides für Präsentationen. Die Apps öffnen und speichern .docx, .xlsx und .pptx ohne Konvertierungsschritt, sie setzen auf LibreOffice auf und legen Dateien in Nexoria Drive ab. Der KI-Assistent Nex arbeitet als Seitenleiste in jeder App mit. Ein Microsoft-Konto ist nicht nötig. Stand 23.08.2026 Definition ### Was Nexoria Office ist Ein Satz Nexoria Office ist die Office-Suite der Plattform und umfasst die eigenständigen Apps Doc, Calc und Slides für Texte, Tabellen und Präsentationen. Die Suite ist kein Zusatzprodukt, sondern Teil des Basisprodukts. Sie steht neben den übrigen Bausteinen der Plattform: Nexoria Drive als Ablage, der KI-Assistent Nex als Hauptoberfläche und die Dokumentensuche als eigenes Suchfenster. Wer Nexoria bucht, bekommt die drei Apps mit, ohne sie einzeln zu lizenzieren. Produktsteckbrief ### Nexoria Office Nexoria Office ist die Office-Suite der Plattform und umfasst die eigenständigen Apps Doc, Calc und Slides für Texte, Tabellen und Präsentationen. Kategorie Office Apps Problem Ersetzt Microsoft 365 als Office-Suite und speichert Dateien dort, wo das Firmenwissen entsteht. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Volle .docx-, .xlsx- und .pptx-Kompatibilität - KI-Seitenleiste in jeder Anwendung - Echtzeit-Kollaboration mit Live-Cursor und Avataren - Ohne Microsoft-Konto nutzbar Eingabe Vorhandene .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien, Neue Texte, Tabellen und Präsentationen Ausgabe Dokumente, Tabellen und Folien im Ursprungsformat, Dateien in Nexoria Drive, versioniert Integration in Nexoria Im Nexoria Basisprodukt enthalten, speichert Dateien direkt in der Umgebung, in der das Firmenwissen entsteht. Datenschutz Kein Microsoft-Konto erforderlich. Die Angaben zu Verarbeitung, Verschlüsselung und Mandantentrennung stehen im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur auf dieser Seite. Hosting Server in deutschen Rechenzentren, Einzelheiten im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur. Preis Im Basisprodukt enthalten, Übersicht auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Problem ### Welches Problem die Suite löst In den meisten Unternehmen liegen Texte, Tabellen und Foliensätze in einer Office-Welt und das Wissen darüber in einer zweiten: im Dateiserver, im Postfach, im Kopf einzelner Personen. Der Bericht entsteht in einem Programm, die Suche nach der Zahl darin findet in einem anderen statt, und die KI-Unterstützung wird als drittes Produkt dazugekauft. Dazu kommt die Kontofrage. Wer ein Dokument bearbeiten will, braucht in der klassischen Aufstellung ein Konto beim Anbieter der Suite, und mit dem Konto entscheidet sich auch, wo die Datei liegt und wessen Recht für den Zugriff darauf gilt. Nexoria Office setzt an genau dieser Stelle an: Dieselbe Datei, dieselben Formate, aber abgelegt in der Umgebung, in der auch die Dokumentensuche und Nex arbeiten. Funktionsweise ### Wie die Suite arbeitet Die drei Apps setzen auf LibreOffice auf. Sie lesen und schreiben die Microsoft-Formate direkt, es gibt keinen Zwischenschritt über ein Fremdformat und damit keine zweite Fassung einer Datei. - Schritt 1 Datei liegt in Nexoria Drive Nexoria Drive erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer. Dokumente liegen an einem vertrauten Ort und werden per Doppelklick geöffnet. - Schritt 2 Öffnen in Doc, Calc oder Slides Jedes Dokument öffnet in einem eigenen Fenster. Text, Tabelle und Foliensatz bleiben nebeneinander offen, statt sich in Reitern zu verdecken. - Schritt 3 Bearbeiten, allein oder gemeinsam Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an derselben Datei, mit Live-Cursor und Avataren. In Collab-Workspaces auch mit Partnern außerhalb des eigenen Hauses. - Schritt 4 Nex in der Seitenleiste Der KI-Assistent sitzt in jeder der drei Anwendungen in der Seitenleiste und arbeitet an der geöffneten Datei mit, ohne dass Inhalte in ein zweites Werkzeug kopiert werden. - Schritt 5 Speichern im Ursprungsformat Gespeichert wird als .docx, .xlsx oder .pptx. Nexoria Drive versioniert jede Fassung, frühere Stände lassen sich wiederherstellen. - Schritt 6 Rückfluss ins Firmenwissen Was im Workspace freigegeben ist, wird indexiert und steht danach in der Dokumentensuche und in Nex mit Quellenangabe zur Verfügung. Nexoria-Lösung ### Die drei Apps im Einzelnen Die Apps teilen sich Ablage, Rechte und KI-Anbindung, sie unterscheiden sich aber in Format, Aufgabe und Grenze. Jede hat deshalb eine eigene Seite. #### Doc, für Texte Verträge, Berichte, Briefe und Vorlagen. Arbeitet mit .docx, mehrere Personen schreiben gleichzeitig am selben Entwurf. Doc im Einzelnen . #### Calc, für Tabellen Formeln über mehrere Tabellenblätter, bedingte Formatierung, Diagramme und Pivot. Arbeitet mit .xlsx. Calc im Einzelnen . #### Slides, für Präsentationen Layouts, Vorlagen, Übergänge und Animationen. Arbeitet mit .pptx, den kompletten ersten Entwurf liefert auf Wunsch DocStudio . Slides im Einzelnen . Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria-Zugang im Tarif Base oder Pro. Die Suite wird nicht einzeln verkauft. - Nexoria Drive als Ablage, es erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer. - Kein Microsoft-Konto und kein Microsoft-365-Tenant. - Vor einem Umstieg eine Bestandsaufnahme: Welche Dateien enthalten in VBA geschriebene Makros, welche Abläufe hängen an Add-ins. Beides läuft nicht unverändert weiter, siehe Grenzen . Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Wo die Inhalte aus Nexoria Office verarbeitet werden und was vertraglich zugesichert ist. Die Formulierungen stammen unverändert aus der Claim-Registry des Unternehmens. . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Hosting | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Public Cloud | Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | KI in der Seitenleiste | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Mandantentrennung | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Funktionsumfang ### Konkrete Funktionen - Öffnen und Speichern von .docx, .xlsx und .pptx ohne Konvertierungsschritt. - Ein Fenster je Dokument, damit mehrere Dateien parallel offen bleiben. - Echtzeit-Kollaboration mit Live-Cursor, Avataren und konfliktfreiem Zusammenführen. - KI-Seitenleiste in jeder der drei Anwendungen, ohne zweite Lizenz. - Zugriff auf die Plattform über das Tray-Menü: neues Dokument, KI-Chat, DocStudio, FlowHub. - Vorlagen für wiederkehrende Dokumente, etwa Verträge, Berichte und Briefe. - Versionierung jeder gespeicherten Fassung über Nexoria Drive. Einordnung ### Vergleich zur klassischen Office-Installation Nexoria Office und Microsoft 365 im Vergleich der Eigenschaften, die beim Umstieg zuerst geprüft werden. . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Nexoria Office | Microsoft 365 | Fundstelle | Konto | Nexoria-Zugang, kein Microsoft-Konto nötig | Microsoft-Konto im Tenant | Vergleich mit Quellenangabe: Microsoft 365 Alternative geprüft am 23.08.2026 | Dateiformate | .docx, .xlsx und .pptx auf LibreOffice-Basis, ohne Konvertierungsschritt | .docx, .xlsx und .pptx nativ | Beleg offen | KI im Dokument | Nex in jeder Lizenz enthalten, Modell von Mistral AI aus Paris | Microsoft 365 Copilot als separat zu lizenzierendes Add-on | Vergleich mit Quellenangabe: Word Alternative geprüft am 23.08.2026 | Makros und Add-ins | laufen nicht unverändert, Anpassung oder Ersatz nötig | VBA und Add-ins sind Bestandteil des Ökosystems | Beleg offen | Power Query und Power Pivot | keine Entsprechung | Bestandteil von Excel | Vergleich mit Quellenangabe: Excel Alternative geprüft am 23.08.2026 | Speicherort der Dateien | Nexoria Drive auf Servern in deutschen Rechenzentren | Microsoft Cloud, Speicherort vom Tenant abhängig | Vergleich mit Quellenangabe: Microsoft 365 Alternative geprüft am 23.08.2026 | Preislogik | 29 Euro je Nutzer und Monat im Tarif Base, KI enthalten | Office-Lizenz und KI-Lizenz getrennt | Preise geprüft am 23.08.2026 Grenzen ### Wo Nexoria Office nicht passt - In VBA geschriebene Makros laufen nicht unverändert. Calc bringt mit LibreOffice Basic eine eigene Makrosprache mit, vorhandener Code muss angepasst oder neu gebaut werden. - Add-ins, die für Word, Excel oder PowerPoint entwickelt wurden, laufen nicht weiter. Solange es keinen Ersatz gibt, bleibt die betroffene Abteilung besser bei ihrem bisherigen Werkzeug. - Für Power Query, Power Pivot und darauf aufbauende Auswertungen gibt es in Calc keine Entsprechung. - Sehr aufwendig gebaute Vorlagen und Effektketten können anders umbrechen oder anders dargestellt werden. Das prüft man mit den eigenen Dateien, nicht mit einem Vergleichstext. - Serienbriefe, deren Empfänger direkt aus Outlook-Adressbüchern oder Exchange-Verteilern kommen, hängen am Microsoft-Konto und lassen sich nicht mitnehmen. Belege ### Quellen für die Angaben zu Microsoft #### Quellen Stand 23.08.2026 - Microsoft Product Terms . Microsoft Corporation , 2026 . https://www.microsoft.com/licensing/terms Abgerufen am 21.08.2026 . Grundlage für die Angabe, dass Office-Lizenz und KI-Lizenz getrennt erworben werden. - Referenz zu XML-Dateinamenerweiterungen für Office . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/de-de/office/compatibility/xml-file-name-extension-reference-for-office Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für .docx, .xlsx und .pptx als Standarddateiformate von Microsoft Word, Excel und PowerPoint. - Microsoft 365-Datenspeicherorte . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für das Tenant-Modell: Der Speicherort der Kundendaten richtet sich nach der Region, die dem Mandanten zugewiesen ist. - Rechtliche Hinweise . Mistral AI , 2026 . https://legal.mistral.ai/legal-notice Firmierung und Sitz des Anbieters, der die Antwortgenerierung übernimmt. FAQ ### Häufige Fragen zu Nexoria Office Aus welchen Anwendungen besteht Nexoria Office? Aus drei eigenständigen Apps: Doc für Texte, Calc für Tabellen und Slides für Präsentationen. Sie werden nicht einzeln verkauft, sondern gehören zum Nexoria Basisprodukt. Jede App öffnet jedes Dokument in einem eigenen Fenster, sodass Text, Tabelle und Foliensatz nebeneinander offen bleiben können. Brauche ich für Nexoria Office ein Microsoft-Konto? Nein. Nexoria Office setzt auf LibreOffice auf und arbeitet mit den Formaten .docx, .xlsx und .pptx, ohne dass ein Microsoft-Konto oder ein Microsoft-365-Tenant beteiligt ist. Auch die Gegenseite braucht kein bestimmtes Programm, um die gespeicherten Dateien zu öffnen. Was kostet Nexoria Office? Nexoria Office hat keinen eigenen Preis, es ist im Basisprodukt enthalten. Der Tarif Base kostet 29 Euro je Nutzer und Monat, der Tarif Pro 299 Euro je Monat mit fünf Nutzern, jeder weitere Nutzer 20 Euro je Monat. Für die KI-Seitenleiste fällt keine zweite Lizenz an. Wo werden die Dateien gespeichert? In Nexoria Drive, dem Cloud-Speicher der Plattform. Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU, die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Laufen vorhandene Makros und Add-ins weiter? Nein, nicht unverändert. In VBA geschriebene Makros und Add-ins, die für Word, Excel oder PowerPoint entwickelt wurden, laufen auf LibreOffice-Basis nicht weiter, sie müssen angepasst oder ersetzt werden. Für Power Query und Power Pivot gibt es in Calc keine Entsprechung. Eine Bestandsaufnahme gehört deshalb vor jeden Umstieg. Werden Inhalte aus Nexoria Office zum Training von KI-Modellen verwendet? Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Nächster Schritt ### Den Umstieg an eigenen Dateien prüfen Bringen Sie die Datei mit, an der es am ehesten hakt: die Vertragsvorlage, die gewachsene Mappe, den Foliensatz mit den Sonderlayouts. Wir öffnen sie in Doc, Calc oder Slides, und Sie sehen an Ihrem eigenen Dokument, was trägt und was nicht. Kostenlose Beratung Preise ansehen --- # Slides: Präsentationen im Format .pptx Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/slides Produkt / Office / Slides ## Foliensätze weiterverwenden, ohne sie zu konvertieren: Slides Slides ist die Präsentations-App von Nexoria Office. Sie öffnet und speichert .pptx-Foliensätze ohne Konvertierungsschritt, mit Layouts, Vorlagen, Übergängen und Animationen. Nex verdichtet in der Seitenleiste Stichpunkte zu Aussagen und erzeugt Sprecher-Notizen je Folie, DocStudio liefert auf Wunsch den kompletten Entwurf. Makros aus .pptm-Dateien und sehr aufwendige Effektketten laufen nicht unverändert weiter. Stand 23.08.2026 Definition ### Was Slides ist Ein Satz Slides ist die Präsentations-App von Nexoria Office und arbeitet auf LibreOffice-Basis mit dem Dateiformat .pptx. Slides ist eine von drei Anwendungen der Suite. Texte übernimmt Doc , Tabellen Calc . Foliensätze liegen in Nexoria Drive . Der Überblick über die Suite steht unter Nexoria Office . Den kompletten ersten Entwurf einer Präsentation erzeugt DocStudio , das im KI Chat sitzt und nicht in der App selbst. Produktsteckbrief ### Slides Slides ist die Präsentations-App von Nexoria Office und arbeitet auf LibreOffice-Basis mit dem Dateiformat .pptx. Kategorie Präsentationsprogramm Problem Ersetzt Microsoft PowerPoint für Geschäftsfoliensätze, ohne vorhandene .pptx-Dateien zu konvertieren. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Folien-Layouts, Vorlagen, Übergänge und Animationen - Stichpunkte per KI zu Aussagen verdichten - Sprecher-Notizen je Folie erzeugen lassen - Kompletter Entwurf über DocStudio, danach Feinschliff in Slides Eingabe Vorhandene .pptx-Foliensätze und Unternehmensvorlagen, Entwürfe aus DocStudio Ausgabe Präsentationen als .pptx, Jede gespeicherte Fassung versioniert in Nexoria Drive Integration in Nexoria Teil von Nexoria Office im Basisprodukt. Foliensätze liegen in Nexoria Drive, DocStudio liefert den Entwurf aus freigegebenen Workspace-Inhalten. Datenschutz Foliensätze werden mit Vorlagen, eingebetteten Bildern und Medien gespeichert und unterliegen denselben Zugriffsregeln wie ihr Text. DocStudio verwendet ausschließlich die Inhalte, die der Workspace freigibt. Hosting Server in deutschen Rechenzentren, Einzelheiten im Abschnitt Datenschutz und Infrastruktur. Preis Im Basisprodukt enthalten, Übersicht auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Problem ### Welches Problem Slides löst Der teuerste Teil einer Präsentation ist selten das Vortragen, sondern der erste Entwurf. Zahlen stehen im Bericht, Belege in der Studie, das Layout in der Unternehmensvorlage, und jemand setzt beides von Hand zusammen. Wird der Bericht aktualisiert, beginnt die Arbeit von vorn. Dazu kommt die Formatfrage. Ein Foliensatz besteht nicht nur aus Text, sondern aus Vorlagen, Platzhaltern, Schriften und eingebetteten Medien. Jeder Umweg über ein Fremdformat ist eine Gelegenheit, bei der etwas verrutscht. Slides umgeht beides: Der Bestand bleibt .pptx, und den ersten Entwurf liefert DocStudio aus dem Dokument, das ohnehin schon vorliegt. Funktionsweise ### Wie Slides arbeitet - Schritt 1 Foliensatz öffnen Slides liest .pptx direkt, mit Layouts, Vorlagen, Übergängen und Animationen. Es entsteht keine Kopie in einem Fremdformat. - Schritt 2 Entwurf erzeugen lassen, wenn noch keiner existiert DocStudio erstellt im KI Chat einen vollständigen Foliensatz aus einem Dokument, aus ausgewählten Seiten daraus oder aus einer Internet-Recherche. - Schritt 3 In Slides feinschleifen Layout, Reihenfolge und Formulierungen werden in der App nachgezogen. Die erzeugten Diagramme sind native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten und bleiben bearbeitbar. - Schritt 4 Nex in der Seitenleiste Stichpunkte zu Aussagen verdichten, Story-Bögen vorschlagen lassen, Sprecher-Notizen je Folie erzeugen, übersetzen. - Schritt 5 Speichern und versionieren Gespeichert wird als .pptx in Nexoria Drive, jede Fassung bleibt erhalten. Der Austausch mit Personen, die weiter PowerPoint nutzen, bleibt möglich. Fakten ### Formate, Vorlagen und Grenzen Womit Slides arbeitet und was vor einer Umstellung geprüft gehört. . Stand 23.08.2026 . | | Gegenstand | Angabe | Fundstelle | Dateiformat | .pptx, gelesen und geschrieben ohne Konvertierungsschritt | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Folienarbeit | Folien-Layouts, Vorlagen, Übergänge und Animationen | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Sehr aufwendige Effektketten | können in einer LibreOffice-Umgebung anders dargestellt werden, vorher mit den eigenen Foliensätzen prüfen | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Makros in .pptm-Dateien | laufen nicht unverändert weiter, ein makrogesteuerter Foliensatz müsste nachgebaut werden | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Diagramme im erzeugten Entwurf | native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten, bearbeitbar | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Aufbau eines erzeugten Foliensatzes | Titelfolie, Inhaltsverzeichnis, Datenfolien mit Tabellen und Diagrammen, Zusammenfassung, Quellenfolie | Plattform-Anleitung, Abschnitt DocStudio geprüft am 23.08.2026 Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria-Zugang im Tarif Base oder Pro, Slides wird nicht einzeln verkauft. - Nexoria Drive als Ablage der Foliensätze, Vorlagen und Medien. - Für den erzeugten Entwurf ein Quelldokument im Workspace oder eine Internet-Recherche, siehe DocStudio . - Eine Reihenfolge für die Prüfung: zuerst die Unternehmensvorlage mit den Standard-Layouts, danach die zwei oder drei Foliensätze mit den meisten Sonderlayouts und Animationen. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Wo Foliensätze liegen und was mit ihren Inhalten geschieht. Die Formulierungen zu Hosting und Verarbeitung stammen unverändert aus der Claim-Registry des Unternehmens. . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Hosting | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Public Cloud | Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Was zum Foliensatz gehört | Vorlagen, eingebettete Bilder und Medien werden mit der Präsentation gespeichert und unterliegen denselben Zugriffsregeln | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | KI-Seitenleiste | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Zugriff auf die Quellen | DocStudio verwendet ausschließlich die Inhalte, die der jeweilige Workspace freigibt | Produktübersicht, Baustein DocStudio in Nex geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Fundstelle: Nexoria auf einen Blick . Geprüft am 23.08.2026 . Funktionsumfang ### Konkrete Funktionen - Öffnen, Bearbeiten und Speichern von .pptx-Foliensätzen ohne Konvertierungsschritt. - Folien-Layouts, Vorlagen, Übergänge und Animationen. - Stichpunkte zu Aussagen verdichten lassen. - Story-Bögen vorschlagen und Sprecher-Notizen je Folie erzeugen lassen. - Übersetzen und Zusammenfassen im geöffneten Foliensatz. - Vollständiger Entwurf über DocStudio, mit Tabellen, Diagrammen und Quellenfolie. - Gleichzeitiges Bearbeiten mit Live-Cursor und Avataren. Einordnung ### Vergleich zum klassischen Präsentationsprogramm Slides und Microsoft PowerPoint in den Punkten, die vor einer Umstellung geklärt werden. . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Slides | Microsoft PowerPoint | Fundstelle | Dateiformat | .pptx auf LibreOffice-Basis, ohne Konvertierungsschritt | .pptx nativ | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Kompletter Foliensatz per KI | DocStudio im Basisprodukt, aus Dokument oder Web-Recherche | über Microsoft 365 Copilot | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | KI an der einzelnen Folie | Nex in jeder Lizenz enthalten, Modell von Mistral AI aus Paris | Copilot als separat zu lizenzierendes Add-on | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 | Makros in .pptm-Dateien | laufen nicht unverändert weiter | unterstützt | Beleg offen | Aufwendige Effektketten | können anders dargestellt werden, vorher prüfen | Darstellung im eigenen Programm maßgeblich | Beleg offen | Speicherort | Nexoria Drive auf Servern in deutschen Rechenzentren | Speicherung über die Microsoft Cloud | Vergleich mit Quellenangabe: PowerPoint Alternative geprüft am 23.08.2026 Grenzen ### Wo Slides nicht passt - Die Foliensätze enthalten Makros in .pptm-Dateien oder PowerPoint-Add-ins. - Die Präsentationen leben von aufwendigen Animations- und Übergangsketten. Wenn die Show das Produkt ist, ist das ein Grund zu bleiben. - Folienablage und Abstimmungswege hängen fest an Microsoft-Werkzeugen und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Die inhaltliche Endkontrolle eines erzeugten Entwurfs bleibt Aufgabe der vortragenden Person. Die Qualität des Ergebnisses hängt vom Eingangsmaterial ab. Die ausführliche Gegenüberstellung mit Microsoft PowerPoint, samt Quellenlage und Migrationsreihenfolge, steht unter PowerPoint Alternative . Belege ### Quellen für die Angaben zu Microsoft #### Quellen Stand 23.08.2026 - Referenz zu XML-Dateinamenerweiterungen für Office . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/de-de/office/compatibility/xml-file-name-extension-reference-for-office Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für .pptx als Standarddateiformat von Microsoft PowerPoint und für .pptm als das Format, das VBA-Makrocode speichern kann. - Microsoft 365-Datenspeicherorte . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für das Tenant-Modell: Der Speicherort der Kundendaten richtet sich nach der Region, die dem Mandanten zugewiesen ist. - Microsoft Product Terms . Microsoft Corporation , 2026 . https://www.microsoft.com/licensing/terms Abgerufen am 21.08.2026 . Grundlage für die Angabe, dass die KI-Lizenz getrennt von der Office-Lizenz erworben wird. - Rechtliche Hinweise . Mistral AI , 2026 . https://legal.mistral.ai/legal-notice Firmierung und Sitz des Anbieters, der die Antwortgenerierung übernimmt. FAQ ### Häufige Fragen zu Slides Welches Dateiformat verwendet Slides? Slides liest und schreibt .pptx, das Format von Microsoft PowerPoint. Ein Foliensatz besteht aus Vorlagen, Layouts, Platzhaltern, Schriften, eingebetteten Bildern und Medien. Weil kein Umweg über ein Fremdformat nötig ist, entfällt die Gelegenheit, bei der davon etwas verrutscht. Was passiert mit Übergängen und Animationen? Folien-Layouts, Vorlagen, Übergänge und Animationen kommen mit. Sehr aufwendige Effektketten aus aktuellen PowerPoint-Versionen können in einer LibreOffice-Umgebung allerdings anders dargestellt werden. Prüfen Sie das an Ihren zwei oder drei aufwendigsten Foliensätzen, bevor Sie umstellen. Laufen Makros aus .pptm-Dateien in Slides? Nein, nicht unverändert. In VBA geschriebene Makros und Add-ins, die für Microsoft PowerPoint entwickelt wurden, laufen in einer LibreOffice-Umgebung nicht weiter. Ein makrogesteuerter Foliensatz müsste nachgebaut werden. Was macht der KI-Assistent Nex an der einzelnen Folie? Nex verdichtet Stichpunkte zu Aussagen, schlägt Story-Bögen vor und erzeugt Sprecher-Notizen je Folie, dazu Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen. Das Sprachmodell stammt von Mistral AI aus Paris. Wie hängen Slides und DocStudio zusammen? DocStudio erzeugt den kompletten Foliensatz als Entwurf, aus einem hochgeladenen Dokument, aus ausgewählten Seiten daraus oder aus einer Internet-Recherche. Der Entwurf enthält native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten, Tabellen und Sprecher-Notizen. Feingeschliffen wird er anschließend in Slides. DocStudio steckt im selben Basisprodukt, ein Präsentations-Add-on gibt es nicht. Wo werden Foliensätze verarbeitet? Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU, die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Nächster Schritt ### Den eigenen Foliensatz prüfen Nehmen Sie die Unternehmensvorlage und den Foliensatz mit den meisten Sonderlayouts. Wir öffnen beide in Slides und erzeugen aus einem Ihrer Berichte einen Entwurf, damit Sie beides an einem Termin sehen: wie der Bestand ankommt und wie ein generierter erster Entwurf aussieht. Kostenlose Beratung PowerPoint Alternative im Vergleich --- # Workspaces: KI-Zugriff auf Team-Dokumente begrenzen Quelle: https://nexoria-systems.de/produkt/workspaces Produkt, Nexoria Basis ## Wie eine KI nur auf die Dokumente bestimmter Teams zugreift Der Zugriff wird nicht am Modell geregelt, sondern am Wissensraum. In Nexoria heißt dieser Raum Workspace: Jeder Workspace führt eigene Mitglieder, eigene Rollen und eine eigene Wissensbasis. Nex, die Dokumentensuche und jeder Chatbot beantworten Fragen ausschließlich aus dem Workspace, dem sie zugeordnet sind. Was ein Team nicht freigegeben hat, taucht in keiner Antwort auf. Definition ### Definition Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen, Datenbanken strukturieren das Wissen darin. Ein Workspace ist ein abgegrenzter Arbeits- und Wissensraum innerhalb eines Mandanten. Er führt seine eigene Wissensbasis mit Ordnern und Dokumenten, eigene Datenbanken, Aufgaben, einen zuordenbaren Kalender und eine Mitgliederliste mit Rollen. Er ist damit kein Ordner mit Freigabehäkchen, sondern das Objekt, an dem die Rechte hängen. Der Unterschied ist praktisch. Eine Freigabe an einem Ordner beschreibt, wer eine Datei öffnen darf. Ein Workspace beschreibt, welcher Wissensbestand für welche Personen und welche Programme überhaupt existiert. Erst die zweite Frage entscheidet, was ein KI-Assistent in einer Antwort verwenden kann. Problem ### Das Problem Firmenwissen soll zentral auffindbar sein, gleichzeitig darf nicht jede Person alles sehen. Personalakten, Vertragsentwürfe, Kalkulationen und Mandantenunterlagen gehören zu unterschiedlichen Kreisen. In gewachsenen Ordnerstrukturen wird dieser Konflikt über hunderte einzelne Freigaben gelöst, die nach einigen Jahren niemand mehr vollständig überblickt. Ein KI-Assistent verschärft die Lage. Eine semantische Suche findet Inhalte über ihre Bedeutung, nicht über den Dateinamen. Sie fördert damit auch das zutage, wonach niemand gezielt gesucht hätte. Wer eine KI auf einen ungetrennten Gesamtbestand richtet, macht jede versehentliche Freigabe der vergangenen Jahre auf einen Schlag abrufbar. Funktionsweise ### Wie die Trennung funktioniert Die Begrenzung ist keine Anweisung an das Sprachmodell, sondern eine Prüfung davor. Ein Modell, das eine Stelle ignorieren soll, hat den Inhalt bereits gesehen. Eine Prüfung, die vorher greift, liefert ihn gar nicht erst aus. Vier Ebenen greifen ineinander. - Schritt 1 Mandant Die oberste Grenze verläuft zwischen Kundenunternehmen. Die Datenisolierung erfolgt pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, zwei Unternehmen teilen sich keinen Index. - Schritt 2 Workspace Innerhalb eines Mandanten trennt der Workspace die Wissensräume nach Team, Abteilung oder Projekt. Jeder Workspace hat seine eigene Wissensbasis, die für Suche und Antwort den vollständigen Suchraum bildet. - Schritt 3 Rolle Innerhalb eines Workspaces unterscheiden die Rollen Admin, Mitglied und Betrachter. Die Rolle wird je Workspace vergeben, dieselbe Person kann in verschiedenen Räumen verschieden gestellt sein. - Schritt 4 Einzelner Aufruf Bei jedem Zugriff prüft der Server die Berechtigung erneut, auf jedem API-Endpunkt. Die Prüfung liegt damit nicht in der Oberfläche, sondern hinter ihr. Nexoria-Lösung ### Was Nexoria daraus macht Die Workspace-Grenze gilt für jeden Zugang zum Firmenwissen, nicht nur für den Dateibrowser. Das betrifft drei Stellen, an denen sonst je ein eigenes Rechtemodell entstünde. - Nex, der KI-Assistent , antwortet aus dem Workspace, in dem gefragt wird, und nennt die Quelle aus genau diesem Bestand. - Die semantische Dokumentensuche durchsucht denselben abgegrenzten Index, im Chat wie im eigenen Suchfenster. - Ein Chatbot wird genau einem Workspace zugewiesen. Ein Bot für Website-Besucher erhält damit nur den Wissensraum, der für die Öffentlichkeit gedacht ist. #### Zusammenarbeit über die Firmengrenze hinweg Für Projekte mit Externen gibt es Collab-Workspaces. Eingeladene Partner sehen den gemeinsamen Raum und nichts darüber hinaus. Auch Aufgaben und Kalender lassen sich einem Workspace zuordnen, damit die Zusammenarbeit nicht an der Rechtegrenze in ein anderes Werkzeug ausweicht. #### Was hier nicht behauptet wird Welche Rechte die drei Rollen im Einzelnen tragen und ob es eine Protokollansicht der Zugriffe gibt, ist auf nexoria-systems.de nicht hinterlegt. Beides wird hier deshalb nicht beschrieben. Die belegten Angaben zu Sicherheit und Betrieb stehen auf Sicherheit und Datenschutz . Produktdaten ### Workspaces im Steckbrief Produktsteckbrief ### Workspaces und Datenbanken Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen, Datenbanken strukturieren das Wissen darin. Kategorie Rechte- und Wissensraumverwaltung für Unternehmen Problem Ersetzt starre Ordner und globale Freigaben, nicht jeder Mitarbeiter erhält Zugriff auf den gesamten Unternehmensbestand. Zielgruppe Unternehmen, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Kernfunktionen - Getrennte Wissensräume für Teams und Projekte - Strukturierte Datenbanken pro Workspace - Team-Kollaboration mit Rollen und Rechten - Firmenübergreifende Collab-Workspaces Eingabe Mitglieder und Rollen, Dokumente, Links und Datenbanken je Workspace Ausgabe Getrennte Wissensräume mit Zugriffsrechten, die auch für Chatbots gelten Integration in Nexoria Im Basisprodukt enthalten, die Rechte eines Workspaces gelten für Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen. Datenschutz Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene. Hosting Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Preis Im Basisprodukt enthalten, Tarife auf der Preisseite Status nicht hinterlegt Das Feld Status bleibt leer, weil auf nexoria-systems.de je Baustein nicht hinterlegt ist, was verfügbar, in Beta oder geplant ist. Eine Verfügbarkeit zu behaupten, die nirgends belegt ist, wäre der teuerste Fehler auf dieser Seite. Voraussetzungen ### Voraussetzungen - Ein Nexoria Basisprodukt, Tarif Base oder Pro. Workspaces sind darin enthalten und kein Zusatzprodukt. Die Konditionen stehen auf der Preisseite . - Inhalte, die als Firmenwissen dienen sollen, liegen in Nexoria Drive und werden dem jeweiligen Workspace zugeordnet. - Eine Entscheidung darüber, welche Wissensräume es geben soll. Diese Struktur ist eine organisatorische Frage und lässt sich nicht aus einer gewachsenen Ordnerablage ableiten. - Mitglieder werden per E-Mail-Adresse hinzugefügt und erhalten eine Rolle. Auch Personen außerhalb des eigenen Unternehmens können eingeladen werden. Verarbeitung ### Datenschutz und Infrastruktur Die Zugriffstrennung ist zugleich eine Datenschutzmaßnahme. Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32 der Datenschutz-Grundverordnung verlangen, dass personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Die Aufteilung der Wissensräume ist der Teil davon, den ein Unternehmen selbst konfiguriert. Ebenen der Zugriffstrennung in Nexoria . Stand 23.08.2026 . | | Ebene | Wirkung | Fundstelle | Mandant | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Workspace | Eigene Wissensbasis je Team oder Projekt. Suche und Antwort greifen ausschließlich auf den Bestand des jeweiligen Workspaces zu. | Produktübersicht, Abschnitt Workspaces und Datenbanken geprüft am 23.08.2026 | Chatbot | Ein Chatbot erhält ausschließlich das Wissen des ihm zugeordneten Workspaces. | Produktübersicht, Abschnitt Chatbots geprüft am 23.08.2026 | Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Ort der Verarbeitung | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Fundstelle: Auftragsverarbeitungsvertrag . Geprüft am 23.08.2026 . Gesetzeszitate belegen den Inhalt der Vorschrift, nicht deren Einhaltung durch Nexoria. Die Angaben zur eigenen Architektur sind eigene Angaben der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und bisher nicht extern auditiert. Funktionen ### Konkrete Funktionen - Getrennte Wissensräume für Abteilungen und Projekte, jeweils mit eigener Wissensbasis. - Strukturierte Datenbanken je Workspace, für Inhalte, die nicht als Datei vorliegen. - Mitgliederverwaltung mit den Rollen Admin, Mitglied und Betrachter. - Einladung per E-Mail-Adresse, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. - Collab-Workspaces als gemeinsame Fläche mit externen Partnern. - Zuordnung eines Chatbots zu genau einem Workspace. - Aufgaben und Kalender lassen sich einem Workspace zuordnen und sind für dessen Mitglieder sichtbar. - Automatische Indexierung der Inhalte eines Workspaces für Dokumentensuche und Nex. Wie das in der Oberfläche aussieht, zeigt die Modulseite mit Bildschirmfotos . Vergleich ### Vergleich zur klassischen Lösung Gegenübergestellt wird die Kategorie, nicht ein bestimmtes Produkt: eine Ablage mit Freigaben je Ordner gegenüber einem Wissensraum mit eigenen Rechten. Produktbezogene Gegenüberstellungen stehen auf den Vergleichsseiten. Freigabe je Ordner und Workspace in Nexoria . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Freigabe je Ordner | Workspace in Nexoria | Ort der Rechte | Am einzelnen Ordner oder an der einzelnen Datei | Am Wissensraum, der Dokumente, Datenbanken, Aufgaben und Kalender umfasst | Wirkung auf die Suche | Der Index kennt den Gesamtbestand, die Rechteprüfung ist ein zweiter Schritt | Der durchsuchte Index ist bereits der des Workspaces | Wirkung auf einen KI-Assistenten | Nicht vorgesehen, die Abgrenzung muss im KI-Werkzeug erneut nachgebaut werden | Nex und die Dokumentensuche arbeiten auf demselben abgegrenzten Bestand | Externe Zusammenarbeit | Einzelfreigaben oder Links je Ordner | Collab-Workspace mit einer klar umrissenen gemeinsamen Fläche | Öffentlich nutzbarer Chatbot | Nicht Teil des Modells | Der Bot erhält das Wissen genau eines Workspaces FAQ ### Häufige Fragen zu Workspaces Kann Nex auf Dokumente zugreifen, die einem anderen Team gehören? Nein. Nex beantwortet Fragen aus der Wissensbasis des Workspaces, in dem die Frage gestellt wird. Inhalte eines Workspaces, dem die fragende Person nicht angehört, stehen weder als Antwort noch als Quellenangabe zur Verfügung. Was gehört zu einem Workspace? Eine eigene Wissensbasis mit Ordnern und Dokumenten, eigene Datenbanken, Aufgaben, ein zuordenbarer Kalender sowie die Mitglieder mit ihren Rollen. Ein Workspace ist damit kein Ordner, sondern der Bereich, an dem die Rechte hängen. Welche Rollen gibt es in einem Workspace? Admin, Mitglied und Betrachter. Die Rolle wird je Workspace vergeben, nicht einmal für das gesamte Unternehmen. Dieselbe Person kann in einem Workspace Admin sein und in einem anderen gar nicht vorkommen. Können externe Partner in einen Workspace eingeladen werden? Ja. Für die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg gibt es Collab-Workspaces. Eingeladene Personen sehen ausschließlich die Inhalte dieses einen Workspaces, nicht den übrigen Bestand des einladenden Unternehmens. Gelten die Workspace-Rechte auch für Chatbots? Ja. Jeder Chatbot wird genau einem Workspace zugeordnet und antwortet ausschließlich aus dessen Wissensbasis. Ein Bot auf der öffentlichen Website erhält deshalb nur das Wissen, das für ihn freigegeben wurde. Wo endet die Trennung technisch? Die Datenisolierung erfolgt pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, die Berechtigungsprüfung läuft serverseitig auf jedem API-Endpunkt. Beides steht im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten unter den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Wie viele Workspaces sind möglich? Dazu liegt auf nexoria-systems.de keine geprüfte Angabe vor. Sie wird hier deshalb nicht behauptet. Abgerechnet wird nach Nutzern und Speicher, die Konditionen stehen auf der Preisseite. Kontakt ### Nächster Schritt Welche Wissensräume ein Unternehmen braucht, entscheidet sich vor der ersten Indexierung. Im Gespräch gehen wir die Aufteilung durch, gemeinsam mit den Rollen und den Beständen, die nach Nexoria Drive wandern sollen. Gespräch vereinbaren Alle Bausteine ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union , 2016 . https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32, auf die sich die Aussagen zur Zugriffsbegrenzung beziehen. - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/verzeichnis Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Mandantentrennung, Rollenmodell, serverseitige Berechtigungsprüfung und Verschlüsselung. Stand 23.08.2026 --- # ChatGPT Enterprise Alternative: der Vergleich Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/chatgpt-enterprise Vergleich ## ChatGPT Enterprise Alternative Nexoria im Vergleich mit ChatGPT Enterprise ### Was ist die europäische Alternative zu ChatGPT Enterprise? Nexoria ist die europäische Alternative zu ChatGPT Enterprise: eine eigenständige KI-Plattform aus Deutschland, deren Assistent Nex auf Modellen von Mistral AI aus Paris läuft und auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben wird. Anders als ein reines Chat-Produkt bringt Nexoria Dokumentensuche, Nexoria Drive und die Office-Apps mit. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: OpenAI weist für ChatGPT Enterprise eine bestandene SOC-2-Type-2-Prüfung aus, Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 ChatGPT Enterprise ist OpenAIs Tier für Unternehmen mit GPT-4, Custom GPTs und einer Admin-Console. Nexoria ist eine eigenständige deutsche KI-Plattform, die ein europäisches Sprachmodell auf eigenen Servern verwendet. Diese Seite stellt beide gegenüber und benennt die Punkte, in denen ChatGPT Enterprise der bessere Fit ist. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider ### Auf einen Blick Auf einen Blick | | Aspekt | ChatGPT Enterprise | Nexoria | Anbieter | OpenAI, Inc. (US-Konzern, San Francisco) | Nexoria Systems UG (Kelkheim) + Mistral AI SAS (Paris) | Hosting | OpenAI-Infrastruktur in den USA | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren | KI-Modell | GPT-4, GPT-4o und o-series (OpenAI) | Mistral AI (Paris) + lokale Modelle für Embeddings | Web-Suche / Quellen | Websuche über Drittanbieter-Suchdienste. OpenAI nennt im Help Center dazu die Datenschutzhinweise von Microsoft und Shopify | Eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern: Anfragen gehen nicht an Bing oder Google; Adwords und bezahlte Ergebnisse werden gefiltert | US Cloud Act | OpenAI Inc. ist als US-Rechtssubjekt direkt erfasst | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle | Daten-Training | Laut OpenAI werden Geschäftsdaten standardmäßig nicht für das Modelltraining verwendet, ein Opt-in ist möglich. US-Recht bleibt Hintergrund | Vertraglich ausgeschlossen, AVV öffentlich auf der Website einsehbar | Plattform-Scope | Chat, Custom GPTs, Codex, Apps zu internen Quellen und Workspace-Admin, im Kern chatzentriert | Basis aus Drive, Nex, Dokumentensuche, Office Apps, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots | VoiceBot / Telefon-Automation | Nicht im Produkt enthalten | VoiceBot als eigenständiges Zusatzprodukt | Kommunikationszentrale | Reine Chat Oberfläche ohne E-Mail | FlowHub bündelt E-Mail über SMTP und IMAP in Nexoria Mail | E-Mail-Phishing-Schutz | Nicht im Produkt enthalten | Integriert: transparente Warnung mit Begründung, lernende Whitelist pro Postfach, Audit-Trail | Quellengetreue PowerPoint-Präsentationen | Laut Produktseite erstellt ChatGPT Work fertige Materialien einschließlich Folien und Tabellen. Zum Diagrammformat macht OpenAI dort keine Angabe | DocStudio: PowerPoint mit nativ editierbaren Diagrammen (Excel-Daten hinterlegt), Web-Recherche oder Aktenmaterial, mit eigenem CI | Zertifizierung | ChatGPT Enterprise hat laut OpenAI eine SOC-2-Type-2-Prüfung durchlaufen | Nicht nach ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert | DSGVO-Dokumente | OpenAI DPA, Abschluss über ein Formular von OpenAI | AVV (Art. 28), Verzeichnis (Art. 30), DSFA (Art. 35) öffentlich auf nexoria-systems.de/legal | Preis | Kein Listenpreis auf der Produktseite, OpenAI verweist für ChatGPT Enterprise auf den Vertrieb | 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro für 5 Nutzer; Mail und Meet optional ### Hosting & Datenstandort ChatGPT Enterprise läuft auf der OpenAI-Infrastruktur mit Sitz in den USA. Auch wenn OpenAI EU-Optionen anbietet, bleibt der Anbieter ein US-Konzern. Nexoria läuft auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren: kein Hyperscaler, kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. ### KI-Modell ChatGPT Enterprise gibt Ihnen Zugriff auf GPT-4, GPT-4o und die o-series, die jeweils neuesten OpenAI-Modelle. Nexoria nutzt Mistral AI aus Paris. Beide Systeme liefern starke Ergebnisse; der Unterschied ist die Rechtsgrundlage. ### Web-Recherche ohne Adwords Für die Websuche arbeitet ChatGPT laut OpenAI mit Drittanbieter-Suchdiensten zusammen. Die Anfrage wird dabei in eigene Suchanfragen umgeschrieben und an diese Partner weitergegeben. Im Help Center verweist OpenAI für die weitere Verarbeitung auf die Datenschutzhinweise von Microsoft und Shopify. Bei Nexoria läuft die Web-Recherche über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Bing oder Google. Adwords und bezahlte Suchergebnisse werden gefiltert, Recherche-Themen bleiben privat. Bei kommerziellen Themen führt das zu inhaltlich relevanteren Antworten. ### US Cloud Act & FISA 702 OpenAI Inc. ist ein US-Unternehmen. Der CLOUD Act und FISA Section 702 greifen direkt. Selbst eine vertragliche Zusicherung im Enterprise-Vertrag ändert nichts an der grundsätzlichen rechtlichen Reichweite. Nexoria und Mistral sind beide europäische Rechtssubjekte. ### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . ### Plattform-Scope ChatGPT Enterprise ist primär ein Chat Produkt. Nexoria verbindet den KI Chat Nex mit Nexoria Drive, Dokumentensuche, DocStudio , Workspaces, Automatisierungen, Chatbots sowie Doc, Calc und Slides. Mail und Meet können ergänzt werden. Der VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt. ### Preis OpenAI weist auf der Produktseite von ChatGPT Enterprise keinen Listenpreis aus, sondern verweist auf den Vertrieb. Der Preis wird also je Vertrag verhandelt, eine belastbare Gegenüberstellung entsteht erst mit einem konkreten Angebot. Nexoria kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro im Monat für fünf Nutzer. Danach kostet jeder weitere Nutzer 20 Euro im Monat. Mail und Meet sind optional. Alle Konditionen . ### Wann ChatGPT Enterprise besser passt - Sie brauchen Zugriff auf die jeweils neuesten Modelle und Agenten von OpenAI. - Custom GPTs, Codex und Apps zu internen Quellen und Drittanwendungen sind zentrale Werkzeuge im Workflow. - Cloud-Act-Risiko ist intern akzeptiert, z. B. weil keine besonders schützenswerten Daten verarbeitet werden. - Sie wollen eine reine Chat-Lösung, keine Plattform mit Workspaces und zusätzlichen Funktionen. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. OpenAI weist für ChatGPT Enterprise eine bestandene SOC-2-Type-2-Prüfung aus. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist bei uns nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. ### Wann Nexoria die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar. Cloud Act, FISA 702 und Schrems II müssen technisch ausgeschlossen sein. - Web-Recherche über eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Bing oder Google. Adwords werden gefiltert. - Sie brauchen eine Plattform mit Cloud Speicher, Firmenwissen, Office Apps und kontrollierten Automatisierungen, nicht nur einen Chat. - Mandantentrennung auf Datenbankebene ist Anforderung von Aufsicht oder interner Compliance. - Branchen mit Berufsgeheimnis (Paragraf 203 StGB): Anwälte, Steuerberater, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor. ### Häufige Fragen #### Ist Nex eine DSGVO-konforme Alternative zu ChatGPT Enterprise? Ja. Nex ist der KI-Assistent der Nexoria-Plattform und als DSGVO-konforme, europäische Alternative zu ChatGPT Enterprise konzipiert. Der entscheidende Unterschied liegt nicht in der Antwortqualität, sondern in der Rechtsgrundlage: In der Kernplattform von Nexoria ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, weder für Hosting noch für Datenbanken oder KI-Modelle, weshalb der US CLOUD Act und FISA Section 702 dort nicht greifen. Die Plattform läuft ausschließlich in deutschen Rechenzentren bei Hetzner, das zugrunde liegende Sprachmodell stammt von Mistral AI aus Paris. Die Datenschutz-Dokumente sind nicht nur auf Anfrage erhältlich, sondern öffentlich einsehbar: der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35. So können Sie die Konformität bereits prüfen, bevor Sie sich für einen Test entscheiden, ohne vorher einen Vertrag zu unterschreiben oder sich in eine Admin-Konsole einzuloggen. #### Wo werden meine Eingaben und Daten verarbeitet? Ihre Eingaben und Dokumente werden ausschließlich auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren bei Hetzner verarbeitet. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein Hyperscaler und kein US-Cloud-Anbieter in der Kette. Anders als bei ChatGPT Enterprise, das auf der Infrastruktur eines US-Konzerns läuft, ist bei Nexoria damit kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung Ihrer Inhalte beteiligt. Das ist mehr als eine Standortfrage: Weil die rechtliche Reichweite dem Sitz des Anbieters folgt, greifen der US CLOUD Act und FISA Section 702 hier nicht. Auch die Web-Recherche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Ihre Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet, und bezahlte Werbeergebnisse werden gefiltert. Für Branchen mit Berufsgeheimnis nach Paragraf 203 StGB (Kanzleien, Steuerberatung, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor) ist genau dieser geschlossene europäische Datenfluss oft die Grundvoraussetzung. #### Nutzt Nex meine Daten für das Training von KI-Modellen? Nein. Ihre Eingaben, Dokumente und Rechercheergebnisse werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist kein Marketingsatz, sondern fester Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags, und dieser AVV ist bei Nexoria öffentlich auf der Website einsehbar, nicht nur auf Nachfrage. Damit können Sie die Zusage überprüfen, statt sie glauben zu müssen. Bei ChatGPT Enterprise ist ein Trainingsausschluss zwar ebenfalls vertraglich vorgesehen, der Anbieter bleibt aber ein US-Rechtssubjekt, sodass US-Recht als Hintergrund bestehen bleibt. Bei Nexoria ist dagegen für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Unternehmen beteiligt. In Kombination mit dem Hosting in deutschen Rechenzentren und dem europäischen Sprachmodell von Mistral AI entsteht so ein durchgängig europäischer Datenfluss, bei dem Ihre Inhalte in Ihrem Verantwortungsbereich bleiben und weder für Modelltraining noch für Werbung ausgewertet werden. Für regulierte Branchen ist dieser überprüfbare Trainingsausschluss oft ein hartes Auswahlkriterium. #### Welches KI-Modell steckt hinter Nex? Hinter Nex steht das Sprachmodell von Mistral AI, einem Anbieter mit Sitz in Paris, also innerhalb der EU. Für Aufgaben wie Embeddings und die semantische Suche kommen zusätzlich lokale Modelle auf den deutschen Servern zum Einsatz. ChatGPT Enterprise setzt dagegen auf GPT-4, GPT-4o und die o-series von OpenAI, einem US-Anbieter. Beide Ansätze liefern leistungsfähige Ergebnisse; der Unterschied liegt im Rechtsraum, in dem Ihre Daten verarbeitet werden. Nex deckt dabei die typischen Assistenzaufgaben ab: Internet-Recherche mit Quellenangaben, Schreiben, Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen sowie das Arbeiten über Ihre eigenen Unternehmensdokumente per RAG, wobei jede Aussage mit einem Quellennachweis belegt wird. So bleibt nachvollziehbar, woher eine Information stammt, und der gesamte Modell- und Datenfluss bleibt innerhalb Europas. In der Praxis bedeutet das dieselbe Assistenzleistung, aber ohne Datenabfluss in einen US-Rechtsraum. #### Was kostet Nexoria im Vergleich zu ChatGPT Enterprise? Nexoria kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro pro Monat für fünf Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 20 Euro. Nex, Drive, Dokumentensuche, Office Apps, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots sind enthalten. Mail und Meet sowie der VoiceBot sind getrennte Zusatzprodukte. So bleibt der Basispreis auf das gemeinsame Firmenwissen ausgerichtet. ### Weitere Vergleiche - Microsoft Copilot Alternative : Nexoria gegen das M365-KI-Add-on - Google Workspace KI Alternative : die Alternative zu Gemini in Workspace - Perplexity Enterprise Alternative : KI-Recherche mit Quellenzitaten im Vergleich - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick ### Disclaimer Zuletzt geprüft am 23.08.2026. Die Angaben zu ChatGPT Enterprise stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen von OpenAI, die unten einzeln aufgeführt sind, jeweils mit eigenem Abrufdatum. OpenAI entwickelt Funktionsumfang, eingesetzte Modelle, Vertragsunterlagen und Preise laufend weiter, Angaben können sich daher jederzeit ändern. Diese Seite bildet den genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der OpenAI-Unterlagen. Prüfen Sie vor einer Entscheidung deshalb die Seiten openai.com/enterprise und openai.com/enterprise-privacy sowie das OpenAI Trust Portal. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Enterprise privacy at OpenAI . OpenAI, 2026. openai.com/enterprise-privacy/ . Auf der Seite ist als Stand der 8. Januar 2026 angegeben. Grundlage für die Angaben zum Modelltraining (nach eigener Darstellung standardmäßig keine Nutzung von Geschäftsdaten, Opt-in möglich), zur Kontrolle über die Aufbewahrungsdauer, zur bestandenen SOC-2-Type-2-Prüfung, zur Verschlüsselung sowie dazu, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) über ein Formular von OpenAI abgeschlossen wird. Abgerufen am 23.08.2026. - ChatGPT Enterprise, Produktseite . OpenAI, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. openai.com/enterprise . Grundlage für den Funktionsumfang einschließlich Custom GPTs, Codex und Apps zu internen Quellen sowie dafür, dass OpenAI dort keinen Listenpreis nennt, sondern auf den Vertrieb verweist. Abgerufen am 21.08.2026. - Searching the web with ChatGPT . OpenAI Help Center, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. help.openai.com/en/articles/9237897-searching-the... . Grundlage für die Aussage, dass die Websuche über Drittanbieter-Suchdienste läuft, dass Anfragen dafür umgeschrieben und weitergegeben werden und dass OpenAI für deren Verarbeitung auf die Datenschutzhinweise der Partner verweist. Abgerufen am 23.08.2026. - Europe privacy policy . OpenAI, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. openai.com/policies/eu-privacy-policy/ . Grundlage für die beteiligten Rechtssubjekte: Für Nutzer im EWR und in der Schweiz nennt OpenAI die OpenAI Ireland Limited in Dublin als Verantwortliche, für alle übrigen die OpenAI OpCo, LLC mit Sitz in San Francisco. Dort steht außerdem, dass personenbezogene Daten auf Servern außerhalb des EWR verarbeitet werden, unter anderem in den USA, gestützt auf Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln. Abgerufen am 23.08.2026. - OpenAI Trust Portal . OpenAI, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. trust.openai.com . Von OpenAI selbst als Nachweisstelle für Sicherheits- und Compliance-Unterlagen genannt. Das Portal ist die Einstiegsseite, einen Direktlink auf ein einzelnes Prüfdokument gibt es dort nicht. Abgerufen am 21.08.2026. - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 . Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act von 2018 eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die auf dieser Seite genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. Abgerufen am 21.08.2026. - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a . Eingefügt durch den FISA Amendments Act of 2008. Abgerufen am 21.08.2026. - EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) . Gerichtshof der Europäischen Union, 2020. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Volltext des Urteils. Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Zwei Einschränkungen nennen wir offen. Erstens ändert OpenAI die Modellbezeichnungen häufig, die auf dieser Seite genannten Modellnamen geben deshalb nur den oben angegebenen Stand wieder. Zweitens veröffentlicht OpenAI für ChatGPT Enterprise keinen Preis, weshalb wir hier auch keinen nennen. Zahlen aus Drittquellen sind für einen Preisvergleich keine belastbare Grundlage. OpenAI, ChatGPT, GPT und Codex sind Marken von OpenAI. Microsoft ist eine Marke der Microsoft Corporation, Shopify eine Marke von Shopify Inc. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Sie wollen eine zweite Meinung zu Ihrer KI-Strategie? In 30 Minuten zeigen wir Ihnen wie Nexoria in Ihrem Setup funktioniert und wo ChatGPT Enterprise der bessere Fit wäre. Ehrliche Beratung, keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung 10 Due-Diligence-Fragen --- # Confluence Alternative: der ehrliche Vergleich Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/confluence-alternative Vergleich ## Confluence Alternative: wann Nexoria passt und wann Confluence bleibt Atlassian Confluence ist ein Unternehmens-Wiki: Seiten, Spaces, Versionsverlauf, Kommentare, Rechte und eine enge Kopplung an Jira. Nexoria ist kein Wiki, sondern ein Cloud-Speicher mit Indexierung, semantischer Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex. Confluence beantwortet Fragen aus dem, was jemand als Seite geschrieben hat. Nexoria beantwortet Fragen aus Dateien, die nie ins Wiki gewandert sind. Viele Organisationen betreiben deshalb beides nebeneinander, statt das eine gegen das andere zu tauschen. Stand 23.08.2026 ### Welche Confluence-Variante hier verglichen wird Confluence Cloud. Alle Angaben auf dieser Seite beziehen sich auf diese Variante, sofern nichts anderes dabeisteht. Das ist keine Formalie: Cloud, Data Center und die eingestellte Server-Variante unterscheiden sich im Betrieb, im Funktionsstand und bei der Datenresidenz. Confluence Data Center betreiben Sie selbst. Atlassian nennt den 28. März 2029 als Stichtag und schreibt, dass mehrjährige Verlängerungen über dieses Datum hinaus nur noch als Ausnahme möglich sind. Wer heute auf Data Center plant, plant also mit einem Enddatum. Confluence Server ist seit dem 15. Februar 2024 nicht mehr im Support. Confluence Server steht ausdrücklich auf der Liste der betroffenen Produkte, Support und Fehlerbehebungen gibt es dafür nicht mehr. Wer diese Variante noch betreibt, hat ein Sicherheitsthema, kein Vergleichsthema. Beleg Atlassian nennt den 28. März 2029 als Stichtag: Mehrjährige Data-Center-Verlängerungen über dieses Datum hinaus sind laut Atlassian nur noch als Ausnahme möglich. Fundstelle: Your journey to cloud . Geprüft am 23.08.2026 . Beleg Seit dem 15. Februar 2024 sind die Server-Produkte nicht mehr im Support, Confluence Server ist dort namentlich aufgeführt. Fundstelle: Server end of support . Geprüft am 23.08.2026 . ### Fünf Szenarien: wann Confluence bleibt und wann Nexoria trägt Drei dieser fünf Fälle sprechen für Confluence. Das liegt nicht an Bescheidenheit, sondern daran, dass die beiden Produkte unterschiedliche Probleme lösen. Eine Seite, die daraus eine Ersatzentscheidung machen will, hilft Ihnen nicht weiter. - 01 · Confluence bleibt #### Sie betreiben eine Entwicklungsorganisation mit Jira Confluence ist eng mit Jira verzahnt, Vorgänge lassen sich per Makro als lebende Ansicht in Seiten einbetten. Diese Verzahnung ist der eigentliche Wert, und Nexoria hat dafür keine Entsprechung. Ein Wechsel wäre hier ein Rückschritt. - 02 · Confluence bleibt #### Ihr Wissen ist bereits sauber als Wiki-Seiten gepflegt Wo Spaces, Seitenbäume, Versionsverlauf und Kommentare eingeführt und gelebt sind, würde ein Wechsel Arbeit vernichten statt Arbeit sparen. Nexoria ist kein Wiki und wird auch keines. - 03 · Confluence bleibt #### Wissen entsteht redaktionell und muss freigegeben werden Seiten schreiben, kommentieren, versionieren, Zugriff auf Space- und Seitenebene beschränken: Confluence führt genau diesen Ablauf, dreistufig von globalen Rechten über Space-Rechte bis zur Beschränkung einzelner Inhalte. - 04 · Nexoria trägt #### Das meiste Wissen steht gar nicht im Wiki Verträge, Angebote, Protokolle, Handbücher, Scans auf Laufwerken und in Postfächern. Ein Wiki beantwortet nur, was jemand hineingeschrieben hat. Nexoria indexiert die abgelegten Dateien selbst, danach findet die Dokumentensuche sie semantisch und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. - 05 · Der realistische Fall #### Sie wollen beides, und zwar mit klarer Zuständigkeit Confluence bleibt der Ort für bewusst geschriebenes, versioniertes und freigegebenes Wissen. Nexoria wird der Ort für den gewachsenen Dateibestand. Eine automatische Synchronisation zwischen beiden ist nicht dokumentiert, und wir behaupten sie deshalb nicht. Legen Sie vorher fest, welche Inhaltsart wo ihren verbindlichen Platz hat, sonst entstehen zwei Wahrheiten zum selben Thema. ### Die Vergleichsmatrix Ein Kriterium je Zeile, die Fundstelle für die Atlassian-Angabe daneben. Wo eine Angabe für Nexoria nicht öffentlich dokumentiert ist, steht das ausdrücklich in der Zelle. Atlassian Confluence Cloud und Nexoria im Vergleich . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Atlassian Confluence Cloud | Nexoria | Fundstelle | Produktkategorie | Unternehmens-Wiki. Ein Space ist laut Atlassian ein Behälter, in dem ein Team Arbeit erstellt, ablegt und gemeinsam bearbeitet. Dazu Seitenbaum, Versionsverlauf je Seite, Makros und Vorlagen. | Cloud-Speicher mit Indexierung, semantischer Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex. Kein Wiki, keine Spaces, keine Seitenbäume. | What is a space? geprüft am 23.08.2026 | Woher das Wissen kommt | Aus dem, was jemand bewusst als Seite hineinschreibt und pflegt. | Aus Dateien, die ohnehin abgelegt werden. Freigegebene Inhalte aus Nexoria Drive werden indexiert, niemand tippt sie vorher ab. | What is a space? geprüft am 23.08.2026 | Rechtemodell | Drei Ebenen: globale Rechte durch Confluence-Administratoren, eigene Rechte je Space durch Space-Admins, Beschränkungen einzelner Inhalte. Im Free-Tarif sind Space- und Seitenrechte laut Preisseite nicht enthalten. | Workspaces sind die maßgebliche Zugriffsebene und gelten auch für Nex: Wer nicht im Workspace ist, kann dessen Wissen weder durchsuchen noch per KI-Antwort erfragen. | Confluence permissions structure geprüft am 23.08.2026 | Speicher | Free bis 2 GB Dateispeicher, Standard 250 GB, Premium und Enterprise unbegrenzt. | 10 GB je Unternehmen, ab 5 Nutzern 20 GB. Darüber 0,20 Euro je GB und Monat nach übergebenen Quellbytes. | Confluence Pricing geprüft am 23.08.2026 | Nutzerzahl | Free bis 10 Nutzer, Standard, Premium und Enterprise bis 250.000 Nutzer je Site. Enterprise erlaubt bis zu 150 Sites. | Ab einem Nutzer buchbar, Paket ab 5 Nutzern. Eine Obergrenze ist auf dieser Website nicht dokumentiert. | Confluence Pricing geprüft am 23.08.2026 | Preis | Standard 5,42 US-Dollar je Nutzer und Monat, Premium 10,44 US-Dollar je Nutzer und Monat, jeweils bei monatlicher Abrechnung. Free kostet nichts, Enterprise wird jährlich abgerechnet und über den Vertrieb angefragt. | 29 Euro je Nutzer und Monat oder 299 Euro je Monat mit 5 Nutzern, jeder weitere Nutzer 20 Euro je Monat. Alle Preise netto. | Confluence Pricing geprüft am 23.08.2026 | KI im Tarif | Atlassian Rovo, gestaffelt: Standard 25 Rovo-Credits je Nutzer und Monat bei 100 indexierten Objekten je Nutzer, Premium 70 Credits bei 250 Objekten, Enterprise 150 Credits bei 625 Objekten. Der Free-Tarif enthält Rovo nicht. | Nex ist Teil des Basisprodukts. Base enthält 3 Mio. KI-Tokens je Nutzer, Pro 5 Mio. KI-Tokens je Nutzer. | Confluence Pricing geprüft am 23.08.2026 | Intranet-Funktion | Company hub als anpassbarer Informationsknoten für das gesamte Unternehmen, laut Preisseite ab dem Tarif Premium. | Keine Entsprechung. Nexoria hat keine Intranet-Oberfläche. | Confluence Pricing geprüft am 23.08.2026 | Datenresidenz | Datenresidenz für Confluence in den Tarifen Standard, Premium und Enterprise, wählbar unter anderem EU und Deutschland. Nicht erfasst sind unter anderem Nutzerkontodaten, App-Analytik, KI-Daten sowie für Confluence die Konfiguration von Berechtigungen und Beschränkungen und die Space-Schlüssel. Ein Regionswechsel bedeutet bis zu 24 Stunden Ausfallzeit, die Neuindexierung der Suche kann bis zu drei Tage dauern. | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI in Paris. | Understand data residency geprüft am 23.08.2026 | Betriebsgrundlage | Atlassian hostet seine Produkte und Daten bei Amazon Web Services, in mehreren geografisch getrennten AWS-Regionen. | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, ausdrücklich ohne AWS, Azure oder Google Cloud. | Security Practices geprüft am 23.08.2026 | Zertifizierung des Anbieters | Atlassian veröffentlicht im eigenen Trust Center ein ISO-27001-Zertifikat und SOC-2-Berichte. | Weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert. Die Rechenzentren sind zertifiziert, das betrifft die Infrastruktur und nicht Nexoria als Anbieter. | Security Practices geprüft am 23.08.2026 | Vertragspartner | Atlassian Pty Ltd. Für Kunden mit Sitz in Europa, dem Nahen Osten oder Afrika gilt nach dem Atlassian Customer Agreement das Recht der Republik Irland. | Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim (Taunus), Hessen. | Product Specific Terms geprüft am 23.08.2026 ### Was Nexoria kann, das ein Wiki nicht leistet Ein Wiki beantwortet Fragen zu dem, was jemand als Seite hineingeschrieben hat. Der größere Teil des Firmenwissens steht aber nicht dort, sondern in Verträgen, Angeboten, Protokollen, Handbüchern und Scans auf Laufwerken und in Postfächern. Genau dort setzt Nexoria an. Kein Pflegeaufwand vor der Nutzung. Freigegebene Inhalte aus Nexoria Drive werden indexiert. Eine Frage aus einem Vertrags-PDF, das nie ins Wiki gewandert ist, wird damit beantwortbar, ohne dass jemand den Vertrag vorher abgetippt oder zusammengefasst hat. Das ist der Unterschied zwischen gepflegtem und vorhandenem Wissen. Semantisch statt nach Stichwörtern. Die Dokumentensuche sucht nach Bedeutung und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Wer die Kündigungsfrist sucht, muss nicht wissen, in welcher Datei sie steht. Die KI ist keine zweite Rechnung. Nex gehört zum Basisprodukt. Bei Confluence ist Rovo nach Credits je Nutzer und Monat und nach indexierten Objekten je Nutzer gestaffelt, im Free-Tarif ist Rovo nicht enthalten. Beleg Atlassian staffelt Rovo nach Tarif: 25 Credits je Nutzer und Monat bei 100 indexierten Objekten in Standard, 70 Credits bei 250 Objekten in Premium, 150 Credits bei 625 Objekten in Enterprise. Fundstelle: Confluence Pricing . Geprüft am 23.08.2026 . ### Wo Confluence die bessere Wahl bleibt Wer eine Entwicklungsorganisation mit Jira betreibt, sollte Confluence nicht gegen Nexoria tauschen. Die Verzahnung von Seiten und Vorgängen ist dort der eigentliche Wert, und Nexoria hat dafür keine Entsprechung. Atlassian führt dafür unter anderem das Jira-Issues-Makro, mit dem sich Vorgänge, Epics und Berichte als lebende Ansicht in eine Seite einbetten lassen. Wer das heute nutzt, verliert es beim Wechsel ersatzlos. - Sie brauchen ein echtes Wiki. Spaces, Seitenbäume, Versionsverlauf je Seite, Kommentare, Vorlagen, Makros, Datenbanken und Whiteboards. Nexoria hat davon nichts und plant es auch nicht. - Sie brauchen ein feingliedriges Rechtemodell auf Inhaltsebene. Confluence trennt globale Rechte, Space-Rechte und Beschränkungen einzelner Inhalte. Nexoria kennt Workspaces, das ist gröber. - Sie brauchen viel Speicher zu kalkulierbaren Kosten. Der Premium-Tarif weist unbegrenzten Speicher aus, Standard 250 GB. Nexoria startet bei 10 GB je Unternehmen und berechnet darüber je Gigabyte. - Sie brauchen ein Anbieterzertifikat. Atlassian führt eine ISO-27001-Zertifikat und SOC-2-Berichte im eigenen Trust Center. Nexoria hat beides nicht. Verlangt Ihre Beschaffung ein Zertifikat des Anbieters, endet der Vergleich hier zugunsten von Atlassian. - Sie brauchen ein Intranet. Der company hub ist ab Premium enthalten. Nexoria hat keine Intranet-Oberfläche. - Sie skalieren auf sechsstellige Nutzerzahlen. Atlassian nennt bis zu 250.000 Nutzer je Site und bis zu 150 Sites im Enterprise-Tarif. Vergleichbare Zahlen kann Nexoria nicht belegen. Beleg Atlassian weist für Confluence Cloud Premium unbegrenzten Speicher aus, für Standard 250 GB und für den Free-Tarif bis zu 2 GB Dateispeicher. Fundstelle: Confluence Pricing . Geprüft am 23.08.2026 . ### Die Grenzen von Nexoria, ungekürzt Der vorige Abschnitt zählt auf, was Confluence besser kann. Dieser zählt auf, was gegen Nexoria als Anbieter spricht. Beides gehört auf eine Vergleichsseite, sonst ist sie Werbung. - Keine ISO-27001- und keine SOC-2-Zertifizierung. Ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI-Grundschutz, das ersetzt kein Zertifikat. Die Rechenzentren selbst sind nach ISO 27001 zertifiziert, das betrifft die Infrastruktur und nicht Nexoria als Anbieter. - Zwei Gründer, keine Festangestellten. Für ein Haus ab 100 Mitarbeitenden ist das zunächst ein Lieferantenrisiko. Wir moderieren das nicht weg, die Gegenmaßnahmen stehen unter Über uns. - US-Bezüge in der Verarbeitungskette. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Beim optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, bei aktiver E-Mail-Integration Microsoft Corp. und Google LLC. Alle sind im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich benannt. - Nicht quelloffen. Keine Code-Einsicht, keine Auditierbarkeit des Quellcodes, keine Fork-Option. - Keine Synchronisation mit Confluence. Eine automatische Übernahme von Confluence-Inhalten nach Nexoria ist nicht dokumentiert, und wir behaupten sie deshalb nicht. Wer beides betreibt, betreibt zwei Systeme. - Kein Wiki-Ersatz. Das ist keine Lücke im Produkt, sondern eine Kategorienfrage. Sie sollte trotzdem hier stehen, weil manche Anfrage genau danach sucht. Beleg Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Fundstelle: Sicherheit und Datenschutz . Geprüft am 23.08.2026 . ### Preise, und warum ein reiner Zahlenvergleich in die Irre führt Nexoria kostet 29 Euro je Nutzer und Monat mit 10 GB Speicher je Unternehmen und 3 Mio. KI-Tokens je Nutzer. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 Euro je Monat mit 20 GB Speicher je Unternehmen und 5 Mio. KI-Tokens je Nutzer, jeder weitere Nutzer 20 Euro je Monat. Zusätzlicher Speicher kostet 0,20 Euro je GB und Monat nach übergebenen Quellbytes. Mail und Meet sind ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt. Alle Preise netto. Confluence Cloud wies am Prüftag bei monatlicher Abrechnung 5,42 US-Dollar je Nutzer und Monat für Standard und 10,44 US-Dollar je Nutzer und Monat für Premium aus. Der Free-Tarif gilt für bis zu 10 Nutzer und ohne Space- und Seitenrechte, Enterprise wird jährlich abgerechnet und über den Vertrieb angefragt. Atlassian rechnet monatliche Abonnements je Nutzer ab und jährliche nach Nutzerstufen. Diese Zahlen nebeneinanderzustellen und daraus einen Sieger auszurufen, wäre Rechentrickserei. Sie stehen in zwei Währungen, sie folgen zwei Abrechnungslogiken, und in den beiden Paketen steckt Unterschiedliches: bei Confluence ein Wiki mit Rovo-Kontingent, bei Nexoria Speicher, Indexierung, Dokumentensuche, Nex und die Office Apps. Eine belastbare Rechnung entsteht erst, wenn beide Angebote für Ihre Nutzerzahl vorliegen. Beleg Atlassian rechnet monatliche Abonnements je Nutzer ab und jährliche Abonnements nach abgegrenzten Nutzerstufen. Fundstelle: Manage users and user tiers . Geprüft am 23.08.2026 . ### Infrastruktur: wo die Daten wirklich liegen Bei Atlassian laufen Produkte und Daten bei Amazon Web Services, in mehreren geografisch getrennten AWS-Regionen. Datenresidenz gibt es für Confluence in den Tarifen Standard, Premium und Enterprise, unter den wählbaren Orten sind die EU, die aus den Regionen Frankfurt und Dublin besteht, und Deutschland mit der Region Frankfurt. Wichtig für eine Datenschutzprüfung ist der zweite Teil derselben Quelle: Atlassian benennt ausdrücklich Daten, die von der Residenz nicht erfasst sind. Dazu zählen Nutzerkontodaten, App-Analytik und KI-Daten, für Confluence zusätzlich die Konfiguration von Berechtigungen und Beschränkungen sowie die Space-Schlüssel. Ein Wechsel der Region bedeutet bis zu 24 Stunden Ausfallzeit, und die Suche kann während der Neuindexierung bis zu drei Tage eingeschränkt sein. Bei Nexoria laufen Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris. Zur Vollständigkeit gehören die US-Bezüge aus dem Abschnitt Grenzen: Sentry für die Fehlerüberwachung, Telnyx beim optionalen VoiceBot, Microsoft Corp. und Google LLC bei aktiver E-Mail-Integration. Beleg Atlassian benennt für die Datenresidenz ausdrücklich Daten, die nicht an eine Region gebunden werden können, darunter Nutzerkontodaten, App-Analytik und KI-Daten. Fundstelle: Understand data residency . Geprüft am 23.08.2026 . Beleg Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen bei Nexoria auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Fundstelle: Sicherheit und Datenschutz . Geprüft am 23.08.2026 . ### Häufige Fragen zu Confluence und Nexoria #### Ist Nexoria ein Ersatz für Atlassian Confluence? Nein, jedenfalls nicht als Wiki. Confluence ist ein Wiki mit Seiten, Spaces, Seitenbäumen, Versionsverlauf je Seite, Kommentaren und einem dreistufigen Rechtemodell aus globalen Rechten, Space-Rechten und Beschränkungen je Inhalt. Diese Bausteine hat Nexoria nicht. Nexoria setzt eine Ebene davor an: Dateien liegen in Nexoria Drive, werden nach der Freigabe indexiert und sind danach über die semantische Dokumentensuche und über Nex mit Quellenangabe abfragbar. Wenn Ihr Wissen bereits sauber als Wiki-Seiten gepflegt ist, ist Confluence dafür das passendere Werkzeug, und ein Wechsel würde Arbeit vernichten. #### Was kann Nexoria, das ein Wiki nicht leistet? Ein Wiki beantwortet nur Fragen zu dem, was jemand als Seite hineingeschrieben hat. Der größere Teil des Firmenwissens steht aber nicht dort, sondern in Verträgen, Angeboten, Protokollen, Handbüchern und Scans auf Laufwerken und in Postfächern. Genau dort setzt Nexoria an: Freigegebene Inhalte aus Nexoria Drive werden indexiert, danach findet die Dokumentensuche sie semantisch statt nach Stichwörtern und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Eine Frage aus einem Vertrags-PDF, das nie ins Wiki gewandert ist, wird damit beantwortbar, ohne dass jemand den Vertrag vorher abgetippt hat. #### Lassen sich Confluence und Nexoria nebeneinander betreiben? Ja, und für viele Häuser ist das die realistische Antwort. Confluence bleibt der Ort, an dem Wissen bewusst geschrieben, versioniert, kommentiert und freigegeben wird, besonders wenn Jira im Haus ist. Nexoria bleibt der Ort, an dem der gewachsene Dateibestand liegt und durchsuchbar wird. Eine automatische Synchronisation zwischen beiden ist auf dieser Website nicht dokumentiert, und wir behaupten sie deshalb nicht. Wer beides betreibt, sollte vorher festlegen, welche Inhaltsart wo ihren verbindlichen Platz hat, sonst entstehen zwei Wahrheiten zum selben Thema. #### Läuft Confluence Cloud in der EU? Teilweise, und der Unterschied ist wichtig. Atlassian hostet seine Cloud-Produkte bei Amazon Web Services und bietet für Confluence in den Tarifen Standard, Premium und Enterprise Datenresidenz an, unter den wählbaren Orten sind die EU und Deutschland. Atlassian benennt aber ausdrücklich Daten, die davon nicht erfasst sind, darunter Nutzerkontodaten wie Name, E-Mail-Adresse und Avatar, App-Analytik und KI-Daten, für Confluence zusätzlich die Konfiguration von Berechtigungen und Beschränkungen sowie Space-Schlüssel. Ein Wechsel der Region bedeutet außerdem Ausfallzeit von bis zu 24 Stunden, und die Suche kann während der Neuindexierung bis zu drei Tage eingeschränkt sein. Vertragspartner für Confluence ist die Atlassian Pty Ltd, für Kunden mit Sitz in Europa, dem Nahen Osten oder Afrika gilt nach dem Atlassian Customer Agreement das Recht der Republik Irland. #### Was kostet Nexoria im Vergleich zu Confluence Cloud? Nexoria kostet 29 EUR je Nutzer und Monat oder 299 EUR je Monat mit 5 Nutzern, jeder weitere Nutzer 20 EUR je Monat, alle Preise netto. Nex, Nexoria Drive, die Dokumentensuche, die Office Apps und die Workspaces sind darin enthalten, Mail und Meet sind ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt. Atlassian wies auf der Preisseite von Confluence am Prüftag bei monatlicher Abrechnung 5,42 US-Dollar je Nutzer und Monat für Standard und 10,44 US-Dollar je Nutzer und Monat für Premium aus, der Free-Tarif gilt für bis zu 10 Nutzer, Enterprise wird jährlich abgerechnet und über den Vertrieb angefragt. Diese Beträge sind nicht direkt vergleichbar: Sie stehen in US-Dollar, Atlassian rechnet monatliche Abonnements je Nutzer und jährliche nach Nutzerstufen ab, und in beiden Produkten steckt Unterschiedliches. Rechnen Sie deshalb erst, wenn Ihnen für Ihre Nutzerzahl ein konkretes Angebot vorliegt. #### Welche Confluence-Variante wird hier verglichen? Confluence Cloud. Atlassian führt daneben Confluence Data Center als selbst betriebene Variante und nennt dafür den 28. März 2029 als Stichtag: Über dieses Datum hinaus sind mehrjährige Data-Center-Verlängerungen laut Atlassian nur noch als Ausnahme möglich. Die frühere Server-Variante ist seit dem 15. Februar 2024 nicht mehr im Support, Confluence Server steht ausdrücklich auf der Liste der betroffenen Produkte. Diese drei Varianten haben unterschiedliche Eigenschaften, etwa beim Betrieb, beim Funktionsstand und bei der Datenresidenz. Wo der Unterschied für eine Entscheidung zählt, sagen wir es auf dieser Seite ausdrücklich dazu. Alle sonstigen Angaben auf dieser Seite beziehen sich auf Confluence Cloud. ### Quellen Stand 23.08.2026 - Confluence Pricing . Atlassian , 2026 . https://www.atlassian.com/software/confluence/pricing Abgerufen am 23.08.2026 . Tarife, Preise je Nutzer und Monat, Nutzerobergrenzen, Speichergrenzen, Rovo-Kontingente, company hub, Space- und Seitenrechte im Free-Tarif. - Understand data residency . Atlassian , 2026 . https://support.atlassian.com/security-and-access-policies/docs/understand-data-residency/ Abgerufen am 23.08.2026 . Verfügbare Orte einschließlich EU und Deutschland, erfasste und ausdrücklich nicht erfasste Daten, Ausfallzeit und Neuindexierung beim Regionswechsel. - What are Confluence Cloud permissions and restrictions? . Atlassian , 2026 . https://support.atlassian.com/confluence-cloud/docs/what-are-confluence-cloud-permissions-and-restrictions Abgerufen am 23.08.2026 . Die drei Ebenen aus globalen Rechten, Space-Rechten und Beschränkungen einzelner Inhalte. - What is a space? . Atlassian , 2026 . https://support.atlassian.com/confluence-cloud/docs/what-is-a-space/ Abgerufen am 23.08.2026 . Definition eines Space als Behälter für die Arbeit eines Teams. - Server end of support . Atlassian , 2024 . https://www.atlassian.com/licensing/server-end-of-support Abgerufen am 23.08.2026 . Ende des Supports der Server-Produkte am 15. Februar 2024, Confluence Server namentlich aufgeführt. - Your journey to cloud . Atlassian , 2026 . https://www.atlassian.com/migration/assess/journey-to-cloud Abgerufen am 23.08.2026 . Der 28. März 2029 als Stichtag für Data Center und die Verlängerung darüber hinaus nur als Ausnahme. - Atlassian Customer Agreement . Atlassian , 2026 . https://www.atlassian.com/legal/atlassian-customer-agreement Abgerufen am 23.08.2026 . Anwendbares Recht der Republik Irland für Kunden mit Sitz in Europa, dem Nahen Osten oder Afrika. - Product Specific Terms . Atlassian , 2026 . https://www.atlassian.com/legal/product-terms Abgerufen am 23.08.2026 . Atlassian Pty Ltd als Vertragspartner für Confluence und Jira. - Security Practices . Atlassian , 2026 . https://www.atlassian.com/trust/security/security-practices Abgerufen am 23.08.2026 . Hosting bei Amazon Web Services in mehreren geografisch getrennten Regionen, veröffentlichtes ISO-27001-Zertifikat und SOC-2-Berichte. - Manage users and user tiers . Atlassian , 2026 . https://support.atlassian.com/subscriptions-and-billing/docs/manage-users-and-user-tiers/ Abgerufen am 23.08.2026 . Abrechnung je Nutzer bei monatlichen Abonnements und nach Nutzerstufen bei jährlichen. - Preise . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /preise Abgerufen am 23.08.2026 . Tarife, Inklusivspeicher, Tokens und der Preis für Zusatzspeicher. - Sicherheit und Datenschutz . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /security Abgerufen am 23.08.2026 . Verarbeitungsorte je Komponente, fehlende ISO-27001- und SOC-2-Zertifizierung, Fehlerüberwachung über Sentry. - Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/verzeichnis Abgerufen am 23.08.2026 . Namentliche Benennung der Empfänger, darunter Sentry, Telnyx, Microsoft Corp. und Google LLC. - Impressum . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/impressum Abgerufen am 23.08.2026 . Firmierung, Sitz und Registerangaben des Vertragspartners. - Über uns . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /about Abgerufen am 23.08.2026 . Teamgröße und die Gegenmaßnahmen zum Lieferantenrisiko. Alle Angaben zu Confluence stammen aus den oben genannten Primärquellen von Atlassian und wurden am 23.08.2026 abgerufen. Die Preise sind die auf der Preisseite ausgewiesenen Beträge in US-Dollar bei monatlicher Abrechnung, wir rechnen sie bewusst nicht um. Atlassian entwickelt Produkt, Dokumentation und Preise laufend weiter, Angaben können sich daher ändern. Wenn Ihnen hier eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Markenhinweis Atlassian, Confluence, Jira und Rovo sind Marken oder eingetragene Marken der Atlassian Pty Ltd beziehungsweise ihrer verbundenen Unternehmen. Amazon Web Services ist eine Marke der Amazon.com, Inc. oder ihrer verbundenen Unternehmen. Nexoria und Nexoria Systems sind Kennzeichen der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt). Die Nennung fremder Marken erfolgt ausschließlich zur sachlichen Einordnung im Rahmen der vergleichenden Werbung nach § 6 UWG. Es besteht keine geschäftliche Verbindung zur Atlassian Pty Ltd. --- # Excel Alternative: DSGVO-konform & aus Deutschland Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/excel-alternative Vergleich ## Excel Alternative: DSGVO-konforme Tabellenkalkulation aus Deutschland Calc: .xlsx-kompatible Tabellenkalkulation mit europäischer KI (Nex), ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Excel? Calc ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Excel aus Deutschland: eine Tabellenkalkulation auf LibreOffice-Basis, die .xlsx-Mappen ohne Konvertierungsschritt öffnet und speichert, samt Formeln, Bezügen über mehrere Tabellenblätter und Pivot-Tabellen. Der KI-Assistent Nex ist in jeder Lizenz enthalten und erklärt vorhandene Formeln Schritt für Schritt. Gespeichert wird bei Hetzner in Deutschland, die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI in Paris. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: In VBA geschriebene Makros laufen in Calc nicht unverändert weiter, und für Power Query und Power Pivot gibt es keine Entsprechung. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Bei einer Excel-Alternative geht es selten um die Oberfläche. Es geht um die Mappen, die seit Jahren im Unternehmen rechnen: Kalkulationen mit verketteten Formeln, Pivot-Auswertungen über mehrere Blätter, Listen mit Personaldaten. Diese Seite sagt Ihnen, was davon in Calc unverändert weiterläuft, was Sie anfassen müssen und wo Excel für Sie die bessere Wahl bleibt. Die unbequemste Antwort steht gleich am Anfang: In VBA geschriebene Makros laufen in Calc nicht unverändert weiter. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### Excel vs. Calc im direkten Vergleich Excel vs. Calc im direkten Vergleich | | Aspekt | Microsoft Excel | Calc | Formeln und Zellbezüge | voller Funktionsumfang | Formeln, Bezüge über mehrere Tabellenblätter, bedingte Formatierung und Diagramme | Pivot-Tabellen | ja | ja, auch in bestehenden .xlsx-Mappen | VBA-Makros | VBA ist fester Bestandteil von Excel | laufen nicht unverändert: Calc nutzt LibreOffice Basic, VBA-Code muss angepasst oder neu gebaut werden | Power Query und Power Pivot | Bestandteil von Excel | keine Entsprechung in Calc | Dateiformat | .xlsx nativ, an das Microsoft-Ökosystem gebunden | .xlsx-kompatibel auf LibreOffice-Basis: öffnen und speichern ohne Konvertierung | KI in der Tabelle | Copilot als kostenpflichtiges Add-on | Nex in jeder Lizenz: baut Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt Formeln Schritt für Schritt, generiert Pivot-Beispiele | Wo Ihre Zahlen liegen | Microsoft Cloud, Speicherort vom Tenant abhängig | Speicherung in deutschen Rechenzentren, KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum | US CLOUD Act | Microsoft ist US-Rechtssubjekt, dem CLOUD Act unterworfen | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle: Betrieb in Deutschland, KI aus Frankreich | KI-Training | Prüfung im Einzelfall nötig | Kein Training mit Ihren Daten: im öffentlichen AVV zugesichert | Preis-Logik | Lizenz plus separate KI- und Zusatz-Kosten | 29 € pro Nutzer und Monat, KI inklusive, keine Add-on-Logik Calc ist die Tabellenkalkulation der Nexoria-Suite und basiert wie Doc und Slides auf LibreOffice. Details zu jedem Baustein finden Sie im Überblick über alle Funktionen . ### Warum von Excel zu Calc wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act In Tabellenmappen stehen Preiskalkulationen, Margen, Gehaltslisten und Kundenumsätze, also die Zahlen, aus denen sich ein Unternehmen von außen rekonstruieren lässt. Für genau diese Dateien ist die Rechtsform des Anbieters die entscheidende Frage: Als US-Rechtssubjekt unterliegt Microsoft dem US CLOUD Act, der US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden verpflichtet, auch wenn die Server in der EU stehen. Auch FISA 702 greift auf US-Anbieter durch. In der Kernplattform von Calc ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, weder beim Hosting noch bei Datenbanken oder KI-Modellen: Betrieb in Deutschland, KI-Modell aus Frankreich. #### DSGVO by design Nexoria ist entlang der DSGVO entwickelt worden, Calc eingeschlossen, statt später um Datenschutzfunktionen ergänzt zu werden. Für Tabellen ist dabei vor allem das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten relevant: Personallisten, Bewerberübersichten und Kundenstämme sind personenbezogene Daten in Reinform, oft gebündelt in einer einzigen Datei. Wenn Ihre Aufsichtsbehörde fragt, wo diese Datei verarbeitet wird, müssen Sie das beantworten können. Der AVV (Art. 28), das Verzeichnis (Art. 30) und die DSFA (Art. 35) sind öffentlich einsehbar und ohne Anbieter-Login verifizierbar. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette Ihre Mappen, Kalkulationen und Datenmodelle werden auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. Wenn Sie Nex verwenden, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. Wer welche Mappe überhaupt öffnen kann, steuern Sie über Workspaces: Die Personalkalkulation muss nicht im selben Zugriffsbereich liegen wie die Angebotsliste des Vertriebs. #### .xlsx ohne Konvertierungsschritt Calc basiert auf LibreOffice und arbeitet direkt mit .xlsx-Dateien. Der Unterschied zu einem Import-Export-Werkzeug ist bei Tabellen größer als bei Texten, weil eine Mappe kein Layout ist, sondern ein Rechenwerk. Formelbezüge, benannte Bereiche und Pivot-Quellbereiche verweisen aufeinander, und ein Umweg über ein Fremdformat ist genau die Stelle, an der solche Verweise verrutschen. Dieser Umweg entfällt: Sie öffnen, bearbeiten und speichern im selben Format, auch im Austausch mit Excel-Nutzern. #### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . #### Europäische KI direkt in der Tabelle Nex ist in jeder Lizenz enthalten und nutzt Modelle von Mistral AI aus Paris: kein OpenAI, kein US-Modellanbieter. In Calc baut Nex Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt vorhandene Formeln Schritt für Schritt und generiert Beispieldaten für Pivot-Auswertungen. Der praktische Fall dafür ist die geerbte Mappe: Jemand hat sie vor Jahren gebaut, sie rechnet, und niemand traut sich mehr, etwas zu ändern. Nex nimmt eine verschachtelte Formel auseinander und erklärt, was sie tut. #### Kein KI-Training mit Ihren Daten Ihre Mappen und Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags, nicht nur ein Satz im Marketing. Bei Zahlen wiegt das schwerer als bei Fließtext: Eine Preisliste oder eine Margenkalkulation ist ein Geschäftsgeheimnis, das sich unmittelbar weiterverwenden lässt. #### Eine gültige Mappe statt fünf Dateiversionen Mehrere Personen können dieselbe Tabelle gleichzeitig bearbeiten, mit Live-Cursor, Avataren und konfliktfreiem Co-Editing, auf Wunsch auch firmenübergreifend mit Partnern in Collab-Workspaces. Für die Planungs- oder Auswertungsmappe, die sonst als Anhang im Kreis geschickt wird, ist das der eigentliche Unterschied im Alltag: Es gibt eine gültige Version, und niemand pflegt Zahlen in eine Kopie ein, die längst überholt ist. ### Calc ist Teil der kompletten Nexoria-Suite Calc steht nicht allein. Dateien in Nexoria Drive werden indexiert und sind über die Dokumentensuche auffindbar, Sie müssen also nicht mehr wissen, in welchem Ordner die Kalkulation von vorletztem Jahr liegt. Doc, Slides, Drive und Nex gehören zum selben Basisprodukt, Mail und Meet können als gemeinsames Zusatzprodukt ergänzt werden. Wenn Sie nicht nur Excel, sondern weitere Teile Ihres Microsoft-365-Setups ablösen wollen, finden Sie den Gesamtvergleich unter Microsoft 365 Alternative . ### Was kostet die Excel-Alternative? Calc ist im Nexoria Basisprodukt enthalten, es gibt keine separate Tabellen-Lizenz. Die Basis kostet 29 € pro Nutzer und Monat und enthält 3 Mio. KI-Tokens je Nutzer sowie 10 GB Speicher je Unternehmen. Für 299 € pro Monat sind 5 Nutzer enthalten, mit 5 Mio. Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher, jeder weitere Nutzer kostet 20 €. Zusätzlicher Speicher kostet 0,20 € je GB und Monat. Ebenfalls enthalten sind Drive, Nex, Dokumentensuche, Doc und Slides. Mail und Meet sind ein optionales Zusatzprodukt. Eine Sache sollten Sie kennen, bevor Sie rechnen: Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, pausieren neue KI-Anfragen bis zum Nachkauf. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens, an Ihre Mappen kommen Sie also in jedem Fall. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . Damit Sie nicht nur unsere Zahl sehen, hier die Microsoft-Seite: Microsoft weist für Microsoft 365 Business Standard 12,13 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung aus, für Microsoft 365 Apps for Business 11,00 € und für Microsoft 365 Business Premium 19,06 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Microsoft 365 Copilot Business kommt als Add-on hinzu, ausgewiesen mit 15,60 € je Benutzer und Monat gegenüber ursprünglich 18,20 €. Einen Einzelpreis nur für Excel nennt Microsoft in diesen Tarifen nicht, diese Angabe bleibt offen. Zur Ehrlichkeit gehört auch der Speicher: Bei Microsoft ist 1 TB je Benutzer enthalten, bei uns sind es 10 GB je Unternehmen und ab fünf Nutzern 20 GB. ### Wann Excel besser passt - Ihre Mappen hängen an VBA. In VBA geschriebene Makros laufen in Calc nicht unverändert. Calc bringt mit LibreOffice Basic eine eigene Makrosprache mit, vorhandener VBA-Code muss angepasst oder neu gebaut werden. Bei einer gewachsenen Makro-Landschaft mit eigenen Eingabemasken oder Zugriffen auf andere Windows-Programme ist das ein eigenes Projekt mit eigenem Budget. - Sie arbeiten mit Power Query, Power Pivot oder Power BI. Power Query steht laut Microsoft-Dokumentation in Excel für Windows und Excel für Mac sowie in Power BI zur Verfügung und arbeitet mit der Formelsprache M. In Calc gibt es dafür keine Entsprechung. Wenn Ihre Auswertungen auf diesen Pipelines aufbauen, müssten Sie den Weg der Daten neu bauen, nicht nur die Dateien umziehen. - Ein Excel-Add-in gehört zu Ihrem Tagesgeschäft. Add-ins, die für Excel entwickelt wurden, laufen in Calc nicht. Solange es dafür keinen Ersatz gibt, ist der Wechsel für diese Abteilung keine gute Idee. - Ihre Auswertungen gehen an die Grenzen der Tabellenkalkulation. Sehr große Mappen mit vielen verketteten Formeln sind der Stresstest jedes Programms. Wenn Sie in dieser Größenordnung arbeiten, verlassen Sie sich nicht auf einen Vergleichstext, sondern testen mit Ihrer echten Datei. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert , und ein Wechsel ist bei tiefer Microsoft-Integration (Azure AD, Tenant-Verwaltung) organisatorisch nicht durchsetzbar. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist bei uns derzeit nicht terminiert. Microsoft weist für Office 365 beides aus: eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung, die laut eigener Dokumentation mindestens jährlich auditiert wird, und eine jährlich beauftragte SOC-2-Type-2-Prüfung, jeweils einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Office Online. Verlangen Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Microsoft ist ein Konzern mit weltweitem Support- und Partnernetz. Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. - Sie brauchen eine vertraglich zugesicherte Datenresidenz in einem bestimmten Land. Microsoft führt Deutschland als Local Region Geography und bietet dafür Advanced Data Residency an. An der Rechtsform des Anbieters und am US CLOUD Act ändert das nichts, es ist aber eine belegte Zusage, die wir in dieser Form nicht anbieten. ### Wann Calc die richtige Wahl ist - Ihre Mappen sind Formel- und Pivot-Arbeit ohne VBA-Unterbau. Dann ist der Umstieg ein Datei-Umzug und kein Umbau. - In Ihren Tabellen stehen personenbezogene Daten: Personallisten, Bewerber, Patienten oder Mandanten. Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB). - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff müssen technisch ausgeschlossen sein. - Sie wollen das Versionschaos beenden und eine Planungsmappe gemeinsam bearbeiten, statt Kopien per Mail zu verschicken. - Sie wollen KI-Unterstützung in der Tabelle ohne Aufpreis und ohne dass Ihre Zahlen an eine US-Infrastruktur gehen. - Sie wollen kein Lock-in: LibreOffice-Basis und ein Dateiformat, das jedes gängige Tabellenprogramm liest. Der Weg zurück bleibt offen. ### Häufige Fragen zur Excel-Alternative #### Kann ich meine Excel-Dateien in Calc weiter nutzen? Ja, mit einer Einschränkung bei Makros. Calc basiert auf LibreOffice und arbeitet mit dem Microsoft-Format .xlsx: Sie öffnen, bearbeiten und speichern Ihre bestehenden Mappen ohne Konvertierungsschritt, inklusive Formeln, Bezügen über mehrere Tabellenblätter und Pivot-Auswertungen. Das wiegt bei Tabellen schwerer als bei Texten, weil eine Mappe ein Rechenwerk ist und nicht nur ein Layout: Formelbezüge, benannte Bereiche und Pivot-Quellbereiche verweisen aufeinander, und ein Umweg über ein Fremdformat ist genau die Stelle, an der solche Verweise verrutschen. Dieser Umweg entfällt, weil Calc das .xlsx-Format direkt liest und schreibt. Auch der Austausch mit Personen, die weiter Microsoft Excel nutzen, bleibt möglich, ohne dass die Gegenseite ein bestimmtes Programm braucht. Die Einschränkung: In VBA geschriebene Makros laufen in Calc nicht unverändert, sie müssen angepasst oder neu gebaut werden. Mappen, die reine Formel- und Pivot-Arbeit sind, ziehen dagegen ohne Umbau um. #### Laufen meine Excel-Makros in Calc? Nein, nicht unverändert. VBA ist die Makrosprache von Microsoft Excel, Calc bringt mit LibreOffice Basic eine eigene mit. Vorhandener VBA-Code startet deshalb nicht einfach weiter, er muss angepasst oder neu gebaut werden. Wie groß dieser Aufwand ist, hängt davon ab, was Ihre Makros tun: Ein Makro, das Zellen formatiert oder Werte zwischen Blättern schiebt, ist überschaubar. Eine gewachsene Makro-Landschaft mit eigenen Eingabemasken, Zugriffen auf andere Windows-Programme oder Anbindungen an Datenbanken ist ein eigenes Projekt mit eigenem Budget, und manchmal ist genau das der Grund, bei Excel zu bleiben. Wir sagen Ihnen das lieber vor dem Vertrag als danach. Der erste Schritt in jedem Umstieg ist deshalb eine Bestandsaufnahme: Welche Mappen enthalten Makros, und welche davon werden überhaupt noch benutzt. Erst danach lässt sich seriös sagen, ob ein Wechsel für Sie ein Datei-Umzug oder ein Entwicklungsprojekt ist. #### Unterstützt Calc Formeln und Pivot-Tabellen? Ja. Calc rechnet mit Formeln und Zellbezügen über mehrere Tabellenblätter, bietet bedingte Formatierung, Diagramme und Pivot-Tabellen und öffnet damit auch Ihre bestehenden .xlsx-Mappen. Ihre gewohnten Auswertungen bleiben nutzbar, ohne dass Sie sie neu aufbauen müssen: Sie öffnen die Mappe und arbeiten mit den vorhandenen Formeln und Pivot-Auswertungen weiter. Das ist der entscheidende Punkt bei einem Umstieg, weil in gewachsenen Tabellen viel Wissen steckt, das niemand ein zweites Mal aufschreibt. Ergänzend arbeitet der KI-Assistent Nex direkt in der Tabelle: Er baut Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt bestehende Formeln Schritt für Schritt und generiert Beispieldaten für Pivot-Auswertungen. Mehrere Personen können dieselbe Mappe gleichzeitig bearbeiten, mit Live-Cursor und konfliktfreiem Co-Editing, sodass eine Planungsmappe nicht mehr in Kopien auseinanderläuft. Ob eine sehr große, über Jahre gewachsene Mappe vollständig so ankommt, wie Sie es erwarten, sagt Ihnen allerdings kein Vergleichstext, sondern nur ein Test mit Ihrer eigenen Datei. #### Wo liegen meine Tabellen bei Calc? Ihre Mappen und der Wissensindex werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. Wenn Sie Inhalte mit Nex verarbeiten, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum, das Sprachmodell kommt von Mistral AI aus Paris. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI Modellen verwendet, das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag festgeschrieben. Bei Tabellen kommt neben dem Ort eine zweite Frage dazu: wer sie sehen darf. Der Zugriff wird über Workspaces gesteuert, sodass eine Gehalts- oder Personalmappe nicht im selben Zugriffsbereich liegen muss wie die Umsatzübersicht des Vertriebs. AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und DSFA sind öffentlich einsehbar, Sie können das ohne Anbieter-Login prüfen. #### Ist eine KI wie Microsoft Copilot in Calc enthalten? Ja. Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und ohne Aufpreis in jeder Lizenz enthalten, in Base wie in Pro. Anders als Microsoft Copilot ist er kein separat zu lizenzierendes Add-on. In der Tabellenarbeit baut Nex Tabellen aus natürlicher Sprache, erklärt vorhandene Formeln Schritt für Schritt und generiert Beispieldaten für Pivot-Auswertungen. Besonders nützlich ist das bei geerbten Mappen, die zwar rechnen, die aber niemand mehr im Detail erklären kann. Der Unterschied steckt in der Infrastruktur dahinter: Das Modell kommt von Mistral AI aus Paris, die Verarbeitung bleibt im europäischen Rechtsraum, ein US-Anbieter ist nicht beteiligt. Ihre Zahlen bleiben dabei auf deutschen Servern und werden nicht zum Training der Modelle verwendet, zugesichert im öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrag. Zum Umfang gehört ein Token-Kontingent je Nutzer, in der Basis 3 Mio. Tokens im Monat. Ist es aufgebraucht, pausieren neue KI-Anfragen bis zum Nachkauf, die Dokumentensuche läuft ohne Tokenverbrauch weiter. #### Wie funktioniert die Migration von Excel zu Calc? Weil Calc das Format .xlsx liest und schreibt, entfällt bei der Migration jede Datei-Konvertierung. Sie öffnen Ihre Mappen direkt, statt sie erst in ein anderes Format zu überführen. Die Dateien selbst übernehmen Sie über Nexoria Drive, das als virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer erscheint. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich der gewohnte Ablauf dadurch kaum: Die Mappe liegt an einem vertrauten Ort, wird per Doppelklick geöffnet und im selben .xlsx-Format gespeichert. Vor dem Umzug steht bei Tabellen allerdings ein Schritt, den es bei Textdokumenten nicht gibt: die Bestandsaufnahme der Makros. Alles, was in VBA geschrieben ist, muss angepasst oder neu gebaut werden, und dieser Teil bestimmt den Aufwand, nicht das Kopieren der Dateien. Reine Formel- und Pivot-Mappen ziehen dagegen ohne Umbau um. Weil kein Zwischenschritt über ein Fremdformat nötig ist, lässt sich der Umstieg schrittweise gestalten: Abteilung für Abteilung statt an einem festen Stichtag. Wie dieser Weg für Ihre Umgebung aussieht, klären wir im kostenlosen Erstgespräch, entlang Ihrer tatsächlichen Mappen statt pauschal. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick - Preise #### Weitere Microsoft-Produkte im Vergleich - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - PowerPoint Alternative : Slides als Präsentations-App für Ihre .pptx-Dateien - Outlook Alternative : Nexoria Mail als E-Mail-Ersatz mit Nex-Integration - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als Cloud-Speicher auf deutschen Servern - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video, Anruf und KI-Transkription ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Microsoft 365 Business Standard, Produkt- und Preisseite . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/mic... . Dort ausgewiesen: 12,13 € Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, Preise zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Premium, Produkt- und Preisseite . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/mic... . Dort ausgewiesen: 19,06 € Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, Preise zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Produkte im Vergleich . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/com... . Dort ausgewiesen, jeweils Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt.: Microsoft 365 Business Basic 6,07 €, Microsoft 365 Apps for Business 11,00 €, Microsoft 365 Copilot Business als Add-on 15,60 € gegenüber ursprünglich 18,20 €. Abgerufen am 23.08.2026. - Getting started with VBA in Office . Microsoft, 2019. learn.microsoft.com/en-us/office/vba/library-r... . Beleg dafür, dass VBA die Makrosprache der Office-Anwendungen ist und dass Makrocode nicht in einer .docx, sondern nur in einem makrofähigen Format wie .docm gespeichert werden kann. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.08.2019. Abgerufen am 23.08.2026. - What Is Power Query? . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/power-query/power-qu... . Beleg dafür, dass Power Query in Excel für Windows und Mac sowie in Power BI verfügbar ist und mit der Formelsprache M arbeitet. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 10.08.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Office Add-ins platform overview . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/o... . Beleg für die Add-in-Modelle von Word, Excel und PowerPoint und dafür, dass COM- und VSTO-Add-ins nur in Office unter Windows laufen. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 17.06.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 data locations . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterp... . Beleg dafür, dass der Speicherort vom Tenant abhängt und dass Deutschland als Local Region Geography mit Advanced Data Residency geführt wird. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 01.04.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Standards, Microsoft Compliance . Microsoft, 2023. learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulator... . Beleg dafür, dass Office 365 einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Office Online im Geltungsbereich der ISO/IEC-27001-Zertifizierung liegt und mindestens jährlich auditiert wird. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 07.12.2023. Abgerufen am 23.08.2026. - System and Organization Controls (SOC) 2 Type 2, Microsoft Compliance . Microsoft, 2025. learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulator... . Beleg dafür, dass Microsoft für Office 365 jährlich eine vollständige SOC-1-Type-2- und SOC-2-Type-2-Prüfung beauftragt und dass OneDrive, SharePoint Online, Exchange Online und Office Online im Geltungsbereich liegen. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.03.2025. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Product Terms, Privacy and Security Terms . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/licensing/terms/product/Privacya... . Grundlage für die Aussage, dass Produktlizenz und KI-Lizenz getrennt erworben werden. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) . Microsoft, 2025. microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Pr... . Die datenschutzrechtliche Vertragsanlage von Microsoft, Grundlage für den Hinweis, dass die Nutzung von Kundendaten nach den jeweils gültigen Microsoft-Konditionen im Einzelfall zu prüfen ist. Jüngste dort angebotene englische Fassung mit Stand September 2025. Abgerufen am 23.08.2026. - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 . Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act von 2018 eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die auf dieser Seite genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. Abgerufen am 21.08.2026. - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a . Eingefügt durch den FISA Amendments Act of 2008. Abgerufen am 21.08.2026. - EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) . Gerichtshof der Europäischen Union, 2020. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Volltext des Urteils. Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Microsoft entwickelt Angebot, Funktionsumfang, Konditionen und Preise laufend weiter. Die hier ausgewerteten Quellen bilden den oben genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Microsoft-Unterlagen. Prüfen Sie deshalb vor einer Entscheidung die aktuelle Microsoft-Dokumentation. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. Microsoft, Microsoft 365, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, Azure, Power BI, Power Query und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft Excel (zuletzt geprüft am 23.08.2026, Abrufdatum je Quelle in der Quellenliste) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Calc. Microsoft aktualisiert Produktumfang und Konditionen regelmäßig. Prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. ### Prüfen Sie den Wechsel anhand Ihrer eigenen Mappe Der ehrlichste Test ist nicht diese Seite, sondern Ihre anspruchsvollste Tabelle. Bringen Sie sie in das kostenlose Gespräch mit, gern anonymisiert: Wir öffnen sie in Calc, Sie sehen selbst, was ankommt und was nachgezogen werden muss, und wir sagen ehrlich, wo Excel für Sie der bessere Fit wäre. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider --- # Google Workspace KI: DSGVO-konforme Alternative Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/google-workspace-ki Vergleich ## Google Workspace KI Alternative Nexoria im Vergleich mit Google Workspace + Gemini ### Was ist die europäische Alternative zu Google Workspace mit Gemini? Nexoria ist die europäische Alternative zu Google Workspace mit Gemini: eine eigenständige Plattform aus Deutschland mit den Office-Apps Doc, Calc und Slides, Nexoria Drive, Nexoria Mail und dem KI-Assistenten Nex. Betrieben wird sie auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, ohne Google Cloud, das Sprachmodell stammt von Mistral AI aus Paris. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: Google weist für Workspace unter anderem SOC 1/2/3 und ISO/IEC 27001 aus, Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Google Workspace mit Gemini integriert KI direkt in Docs, Sheets, Gmail, Slides und Meet. Solide Funktionen, tiefe Workspace-Integration. Diese Seite stellt beide Seiten gegenüber und benennt die Punkte, in denen Google Workspace mit Gemini der bessere Fit ist. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider ### Auf einen Blick Auf einen Blick | | Aspekt | Google Workspace + Gemini | Nexoria | Anbieter | Google LLC (US-Konzern, Mountain View) | Nexoria Systems UG (Kelkheim) + Mistral AI SAS (Paris) | Hosting | Google Cloud (Datenstandort EU konfigurierbar, Anbieter ist US-Konzern) | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, kein Hyperscaler | KI-Modell | Gemini Pro / Gemini Ultra (Google) | Mistral AI (Paris) + lokale Modelle für Embeddings | Web-Suche / Quellen | Google-Suche als Quelle (Geschäftsmodell auf Adwords-Anzeigen) | Eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern: Anfragen gehen nicht an Google; Adwords und bezahlte Ergebnisse werden gefiltert | US Cloud Act | Google LLC ist als US-Rechtssubjekt direkt erfasst | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle | Daten-Training | Laut Privacy Hub keine Nutzung von Kundendaten für das Training generativer Modelle ohne Erlaubnis des Kunden, festgehalten im Abschnitt Training Restriction der Service Specific Terms | Vertraglich ausgeschlossen, AVV öffentlich einsehbar | Zertifizierung | Google weist für Gemini unter anderem SOC 1/2/3, ISO/IEC 27001, 27701, 27017, 27018 und 42001 aus | Nicht nach ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert | Plattform-Scope | In Google Workspace integrierte KI über Gmail, Docs, Drive, Meet und weitere Dienste, laut Preisseite in den Tarifen enthalten | Basis aus Drive, Nex, Dokumentensuche, Office Apps, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots; Mail, Meet und VoiceBot als Erweiterungen | Office-Suite | Google Docs, Google Sheets, Google Slides (Google Cloud) | Nexoria Office mit Doc, Calc und Slides, auf LibreOffice-Basis, gehostet auf deutschen Servern | E-Mail | Gmail | Nexoria Mail (live), mit Nex direkt im Postfach: Antwortvorschläge, Phishing-Check, Übersetzung, Zusammenfassungen | Cloud-Speicher | Google Drive | Nexoria Drive: virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer | Videokonferenzen | Google Meet | Nexoria Meet: KI-Live-Transkription | VoiceBot und Telefonie | Google Voice als separates Produkt | VoiceBot als separates Nexoria Zusatzprodukt | Kommunikationszentrale | Gmail + Chat getrennt | FlowHub bündelt E-Mail über SMTP und IMAP in Nexoria Mail; Meet ergänzt Videokonferenzen und Transkription | E-Mail-Phishing-Schutz | Gmail Spam-Filter (Black-Box-Quarantäne) | Transparent: Warnung mit konkreter Begründung über der Mail; lernende Whitelist pro Postfach; Audit-Trail | Quellengetreue PowerPoint-Präsentationen | Gemini erstellt Präsentationen in Google Slides. Zum Diagrammformat beim Export macht Google auf den genannten Seiten keine Angabe | DocStudio: nativ editierbare PowerPoint-Diagramme, Web-Recherche oder Aktenmaterial, mit eigenem CI | DSGVO-Dokumente | Cloud Data Processing Addendum, öffentlich auf cloud.google.com abrufbar | AVV (Art. 28), Verzeichnis (Art. 30), DSFA (Art. 35) öffentlich auf nexoria-systems.de/legal | Preis | Listenpreise laut deutscher Preisseite je Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung: Starter 6,80 €, Standard 13,60 €, Plus 21,10 €, Enterprise auf Anfrage. Die KI-Funktionen sind dort in den Tarifen enthalten | 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro für 5 Nutzer; Mail und Meet optional ### Hosting & Datenstandort Google Workspace mit Gemini läuft auf Google Cloud. Zur Fairness gehört, dass Google für Datenstandorte einiges anbietet: Der Enterprise-Tarif führt laut Preisseite Enterprise data regions als Funktion, und das Cloud Data Processing Addendum verweist in Abschnitt 10.1 auf Googles Zusagen zum Datenstandort. Ohne solche Weisung kann Kundendatenverarbeitung laut derselben Stelle in jedem Land stattfinden, in dem Google oder seine Unterauftragnehmer Standorte unterhalten. Und auch bei gesetzter Datenregion bleibt Google ein US-Konzern, was die Anwendbarkeit des CLOUD Act und FISA Section 702 bestimmt. Nexoria läuft auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein Hyperscaler und kein US-Konzern beteiligt. ### KI-Modell Gemini Pro und Gemini Ultra sind Googles eigene Foundation-Modelle, gehostet auf Google Cloud. Nexoria nutzt Mistral AI (eine französische SAS aus Paris) und lokale Modelle auf deutschen Servern für Embeddings und Reranking. ### Web-Recherche ohne Adwords Gemini in Google Workspace zieht Web-Quellen über die Google-Suche, deren Geschäftsmodell Adwords ist. Bei Nexoria läuft die Web-Recherche über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Google. Adwords und bezahlte Suchergebnisse werden gefiltert. Die Antworten basieren auf der inhaltlich relevantesten Quelle, nicht auf bestbietenden Werbeplätzen. ### US Cloud Act & FISA 702 Google LLC ist als US-Konzern direkt vom CLOUD Act und FISA Section 702 erfasst, auch bei Speicherung in EU-Datenzentren. Die rechtliche Reichweite folgt dem Sitz des Unternehmens, nicht dem Server-Standort. Nexoria und Mistral sind beide europäische Rechtssubjekte. ### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . ### Plattform-Scope Gemini ist die in Google Workspace eingebaute KI-Ebene und laut Preisseite in den Workspace-Tarifen enthalten. Nexoria ist eine eigenständige Plattform. Das Basisprodukt verbindet Nex , Dokumentensuche, DocStudio, Workspaces, Automatisierungen, Chatbots , Nexoria Drive sowie Doc, Calc und Slides. Nexoria Mail und Meet werden gemeinsam als Zusatzprodukt angeboten. Der VoiceBot bleibt ein eigenständiges Zusatzprodukt. ### Office-Suite, Mail & Drive Nexoria bringt eine eigene Office Ebene mit: Doc für Texte, Calc für Tabellen und Slides für Präsentationen. Nexoria Office basiert auf LibreOffice und läuft auf deutschen Servern. Nexoria Drive bindet Dateien als virtuelles Laufwerk ein und stellt indexierte Inhalte in Nex als Firmenwissen bereit. Nexoria Mail und Nexoria Meet sind ein gemeinsames Zusatzprodukt. Sie vergleichen auch mit Microsoft? Den ausführlichen Vergleich finden Sie unter Microsoft 365 Alternative . ### Daten-Training & Vertraulichkeit Google sichert vertraglich zu, Kundendaten nicht ohne vorherige Erlaubnis oder Weisung des Kunden für das Training der generativen Modelle zu verwenden, die hinter den Workspace-KI-Diensten stehen. Diese Zusage steht im Privacy Hub und ist im Abschnitt Training Restriction der Google Workspace Service Specific Terms festgehalten. Das ist eine belastbare Grundlage, die Google auch öffentlich nachlesbar macht. Bei Nexoria ist die gleiche Zusicherung Teil eines öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Unterschied liegt hier nicht in der Verbindlichkeit der Zusage, sondern darin, welcher Rechtsraum im Hintergrund steht. ### Preis & Lizenz Google Workspace kostet laut deutscher Preisseite je Nutzer und Monat 6,80 € im Tarif Starter, 13,60 € im Tarif Standard und 21,10 € im Tarif Plus, jeweils bei monatlicher Abrechnung. Google weist dort zusätzlich einen befristeten Einführungsrabatt von 50 Prozent für drei Monate und eine Jahreslaufzeit mit 16 Prozent Ersparnis aus, unsere Angabe ist der Preis ohne diese Nachlässe. Der Enterprise-Tarif läuft über den Vertrieb, dafür nennen wir keinen Preis. Die KI-Funktionen sind in den Tarifen enthalten, sie werden also nicht mehr als eigenes Gemini-Abonnement verkauft. Starter, Standard und Plus sind laut derselben Seite auf höchstens 300 Nutzer begrenzt. Nexoria kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro pro Monat für fünf Nutzer, danach 20 Euro je weiterem Nutzer. Enthalten sind Drive, Nex, Dokumentensuche, Office Apps, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots. Mail und Meet werden separat angeboten. Ein direkter Zahlenvergleich hinkt trotzdem, weil die Pakete unterschiedlich geschnitten sind: Bei Google sind Speicher und Mail im Tarif, bei Nexoria sind Mail und Meet ein Zusatzprodukt. Die belastbare Rechnung entsteht erst mit Ihrer Nutzerzahl und Ihrem tatsächlichen Bedarf. ### Wann Google Workspace + Gemini besser passt - Ihr Team arbeitet täglich in Google Docs, Sheets, Gmail und Meet: KI soll dort einspringen. - Workspace ist bereits eingeführt, neue Plattformen sind politisch schwer durchsetzbar. - Cloud-Act-Risiko ist intern akzeptiert oder durch organisatorische Maßnahmen gehandelt. - Sie wollen tiefe Integration in Google-Apps, nicht eine eigenständige Plattform. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Google weist für Gemini unter anderem SOC 1/2/3 sowie ISO/IEC 27001, 27701, 27017, 27018 und 42001 aus. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist bei uns nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Google ist ein Konzern mit weltweitem Support- und Partnernetz. Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. ### Wann Nexoria die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: Cloud Act, FISA 702 und Schrems II müssen technisch ausgeschlossen sein. - Web-Recherche über eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Google. Adwords werden gefiltert. - Sie möchten eine eigenständige Plattform aufbauen, nicht KI in Google-Apps, sondern Wissen, Prozesse und Kommunikation in einem. - Sie wollen die komplette Suite ersetzen: Doc, Calc und Slides statt Google Docs, Sheets und Slides, Nexoria Mail statt Gmail, Nexoria Drive statt Google Drive. - Mandantentrennung auf Datenbankebene wird gefordert. - Branchen mit Berufsgeheimnis (Paragraf 203 StGB): Anwälte, Steuerberater, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor. ### Häufige Fragen #### Ist Nex eine DSGVO-konforme Alternative zu Google Workspace mit Gemini? Ja. Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und als DSGVO-konforme, europäische Alternative zu Google Workspace mit Gemini gedacht. Google LLC ist ein US-Konzern mit Sitz in Mountain View; selbst bei aktivierter EU-Datenresidenz bleibt der Anbieter ein US-Rechtssubjekt, sodass der US CLOUD Act und FISA Section 702 anwendbar bleiben. Die rechtliche Reichweite folgt dem Sitz des Unternehmens, nicht dem Server-Standort. In der Kernplattform von Nexoria ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, weder für Hosting noch für Datenbanken oder KI-Modelle: Die Plattform läuft in deutschen Rechenzentren bei Hetzner, ohne Hyperscaler, und das Sprachmodell stammt von Mistral AI aus Paris. Die Datenschutz-Dokumente (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35) sind öffentlich einsehbar. Sie können die Konformität damit prüfen, ohne sich zuvor in eine Admin-Konsole einloggen zu müssen. #### Kann Nexoria Office Google Docs, Sheets und Slides ersetzen? Ja. Die Nexoria Basis verbindet Nex, Nexoria Drive und die eigenständigen Office Apps Doc, Calc und Slides. Bestehende Dateien in gängigen Microsoft Formaten lassen sich weiterverwenden. Ihr Firmenwissen wird in freigegebenen Workspaces indexiert und kann in Nex durchsucht und weiterverarbeitet werden. Nexoria Mail und Meet sind ein gemeinsames Zusatzprodukt. Die Verarbeitung läuft auf deutschen Servern ohne Abhängigkeit von Google Cloud. #### Wo werden meine Daten verarbeitet, und nutzt Nex sie für KI-Training? Ausschließlich auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren bei Hetzner, ohne Hyperscaler und ohne US-Cloud-Anbieter in der Kette. Das ist der zentrale Unterschied zu Google Workspace: Dort läuft die Verarbeitung auf Google Cloud, und Google LLC bleibt auch bei EU-Datenresidenz ein US-Rechtssubjekt. Ihre Daten werden bei Nexoria nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; diese Zusicherung ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags, der öffentlich auf der Website einsehbar ist. Sie müssen sich dafür nicht erst in eine Admin-Konsole einloggen. Auch die Web-Recherche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern: Anfragen werden nicht an die Google-Suche weitergeleitet, und bezahlte Werbeergebnisse werden gefiltert. So bleiben Verarbeitung, Speicherung und Recherche durchgängig innerhalb eines europäischen Rechtsrahmens, statt über die werbefinanzierte Infrastruktur eines US-Konzerns zu laufen. #### Welches KI-Modell steckt hinter Nex? Hinter Nex steht das Sprachmodell von Mistral AI, einer französischen Gesellschaft mit Sitz in Paris und damit innerhalb der EU. Für Embeddings und Reranking kommen zusätzlich lokale Modelle auf den deutschen Servern zum Einsatz. Google Workspace setzt dagegen auf Gemini Pro und Gemini Ultra, Googles eigene Modelle, die auf Google Cloud betrieben werden. Beide liefern leistungsfähige Ergebnisse; der Unterschied liegt im Rechtsraum, in dem Ihre Inhalte verarbeitet werden. Funktional unterstützt Nex die typischen Aufgaben im Arbeitsalltag: Internet-Recherche mit Quellenangaben, Schreiben, Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen sowie das Arbeiten über Ihre eigenen Unternehmensdokumente per RAG mit Quellennachweis. In Nexoria Mail schlägt Nex außerdem Antworten vor, prüft auf Phishing, übersetzt und fasst zusammen, jeweils auf europäischer Infrastruktur, ohne dass Ihre Inhalte an eine US-Modellumgebung übergeben werden. #### Was kostet Nexoria im Vergleich zu Google Workspace mit Gemini? Nex ist im Nexoria Basisprodukt enthalten und kein separates KI Add-on. Das Basisprodukt kostet 29 Euro pro Nutzer oder 299 Euro für fünf Nutzer. Mail und Meet kosten zusätzlich 13 Euro je Nutzer oder 70 Euro für fünf Nutzer, danach 9 Euro je weiterem Nutzer. Der VoiceBot ist ein eigenes Zusatzprodukt. ### Weitere Vergleiche - Microsoft Copilot Alternative : Nexoria gegen das M365-KI-Add-on - ChatGPT Enterprise Alternative : die eigenständige Plattform gegen das Chat-Produkt - Perplexity Enterprise Alternative : KI-Recherche mit Quellenzitaten im Vergleich - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick ### Disclaimer Zuletzt geprüft am 23.08.2026. Die Angaben zu Google Workspace und Gemini stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen von Google, die unten einzeln aufgeführt sind, jeweils mit eigenem Abrufdatum. Google entwickelt Funktionsumfang, Modelle, Tarifzuschnitt und Vertragsunterlagen laufend weiter, Angaben können sich daher jederzeit ändern. Die genannten Preise sind die Listenpreise der deutschen Preisseite in Euro bei monatlicher Abrechnung, ohne die dort ausgewiesenen befristeten Rabatte und ohne die Ersparnis bei Jahreslaufzeit. In anderen Ländern und Währungen können andere Preise gelten. Diese Seite bildet den genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Google-Unterlagen. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Google Workspace Preise, deutsche Fassung . Google, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. workspace.google.com/intl/de/pricing.html . Grundlage für die Listenpreise je Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, Starter 6,80 €, Standard 13,60 € und Plus 21,10 €, für den dort ausgewiesenen befristeten Rabatt von 50 Prozent über drei Monate und die Jahreslaufzeit mit 16 Prozent Ersparnis, für den Enterprise-Tarif über den Vertrieb, für die Obergrenze von 300 Nutzern bei Starter, Standard und Plus, für die Angabe, dass die KI-Funktionen in den Tarifen enthalten sind, und für Enterprise data regions als Funktion des Enterprise-Tarifs. Abgerufen am 23.08.2026. - Google Workspace, KI-Tools . Google, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. workspace.google.com/solutions/ai/ . Grundlage für den Funktionsumfang der KI in Gmail, Docs, Meet und der Gemini-App sowie für den dort ausgewiesenen Satz, dass Unternehmensdaten nicht zum Trainieren von KI-Modellen oder für Werbung verwendet werden. Abgerufen am 23.08.2026. - Generative AI in Google Workspace Privacy Hub . Google, 2026. knowledge.workspace.google.com/admin/generative-ai/... . Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.08.2026. Grundlage für die Aussagen zum Trainingsausschluss, dazu dass Chats und hochgeladene Dateien nicht von Menschen geprüft werden, für den Verweis auf den Trainingsvorbehalt der Service Specific Terms, für die Angaben zu Zertifizierungen (unter anderem SOC 1/2/3 sowie ISO 9001 und ISO/IEC 27001, 27017, 27018, 27701 und 42001) und dafür, dass beim Grounding über die Google-Suche geteilte Daten verschlüsselt und flüchtig verarbeitet werden. Abgerufen am 23.08.2026. - Cloud Data Processing Addendum (Customers) . Google, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. cloud.google.com/terms/data-processing-addendum . Öffentlich abrufbares Vertragsdokument. Abschnitt 10.1 Data Storage and Processing Facilities regelt, wo Kundendaten gespeichert und verarbeitet werden, vorbehaltlich der Zusagen zum Datenstandort aus den Service Specific Terms und der Übermittlungszusagen aus Anhang 3. Das Dokument nennt kein Erscheinungsjahr, sondern definiert ein Addendum Effective Date als den Tag der Annahme durch den Kunden. Abgerufen am 23.08.2026. - Google Workspace Service Specific Terms . Google, 2026. workspace.google.com/terms/service-terms/ . Auf der Seite ausgewiesener Stand: 05.02.2026. Enthält in Abschnitt 12.11 den Trainingsvorbehalt: Ohne vorherige Berechtigung oder Anweisung des Kunden nutzt Google keine Kundendaten für das Training oder die Anpassung generativer KI-Modelle. Abgerufen am 23.08.2026. - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 . Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act von 2018 eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die auf dieser Seite genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. Abgerufen am 21.08.2026. - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a . Eingefügt durch den FISA Amendments Act of 2008. Abgerufen am 21.08.2026. - EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) . Gerichtshof der Europäischen Union, 2020. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Volltext des Urteils. Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Zwei Einschränkungen nennen wir offen. Erstens ändert Google die Bezeichnungen seiner Modelle und Tarife häufig, die auf dieser Seite genannten Namen geben deshalb nur den oben angegebenen Stand wieder. Zweitens verhandelt Google den Enterprise-Tarif individuell, dafür können wir keinen Preis nennen und tun es auch nicht. Google, Google Workspace, Gemini, Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Drive, Google Voice und Google Cloud sind Marken von Google LLC. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Sie wollen aus Google Workspace + Gemini herausziehen? In 30 Minuten zeigen wir Ihnen wie Nexoria in Ihrem Setup funktioniert, und wo Workspace + Gemini der bessere Fit wäre. Ehrliche Beratung, keine Pflicht zum Wechsel. Sie evaluieren auch Microsoft 365? Dann lohnt sich der Blick auf den Vergleich Microsoft 365 Alternative . Kostenlose Beratung 10 Due-Diligence-Fragen --- # Microsoft 365 Alternative aus Deutschland Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/microsoft-365-alternative Vergleich ## Microsoft 365 Alternative: DSGVO-konform aus Deutschland Drive, Nex und Office Apps als Basis. Mail und Meet bei Bedarf. ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft 365? Nexoria ist eine DSGVO-konforme Microsoft-365-Alternative aus Deutschland. Drive, Nex, Doc, Calc und Slides bilden das Basisprodukt, Mail und Meet lassen sich als gemeinsames Zusatzprodukt ergänzen. Doc tritt an die Stelle von Word, Calc an die von Excel, Slides an die von PowerPoint, alle drei auf LibreOffice-Basis mit .docx, .xlsx und .pptx. Der KI-Assistent Nex ist ohne Zusatzlizenz enthalten. Betrieb in deutschen Rechenzentren (Hetzner), Antwortgenerierung über Mistral AI in Paris. Keine Entsprechung hat Nexoria für Power Platform, Intune, Entra ID und Purview. Stand: 23.08.2026 Wenn Sie eine Microsoft 365 Alternative suchen, geht es meist um drei Fragen: Wo liegen Ihre Daten? Können Sie Ihre Word- und Excel-Dateien weiter nutzen? Und was kostet der Umstieg? Diese Seite beantwortet alle drei, App für App, ohne Marketing-Nebel. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### App für App: Microsoft 365 vs. Nexoria App für App: welche Nexoria-App an die Stelle welcher Microsoft-365-App tritt. Stand: 23.08.2026 . | | Microsoft 365 | Nexoria | Das bekommen Sie | Word | Doc | Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis, öffnet und speichert Ihre .docx-Dateien ohne Konvertierung | Excel | Calc | Tabellenkalkulation, kompatibel mit Ihren .xlsx-Dateien | PowerPoint | Slides | Präsentationen, kompatibel mit Ihren .pptx-Dateien | Outlook | Nexoria Mail (Zusatzprodukt) | E-Mail auf deutschen Servern mit Nex-Integration: Antwortvorschläge, Phishing-Check, Zusammenfassungen | OneDrive | Nexoria Drive | Virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer. Ihre Dateien liegen in Deutschland, nicht in der US-Cloud | Teams | Nexoria Meet (Zusatzprodukt) | Videokonferenzen mit KI-Live-Transkription | Copilot | Nex | Der KI-Assistent der Plattform: europäisches KI-Modell (Mistral, Paris), im Preis enthalten statt als Add-on Alle drei Office-Apps (Doc, Calc und Slides) basieren auf LibreOffice und arbeiten mit den gängigen Microsoft-Formaten (.docx, .xlsx, .pptx). Details zu jedem Baustein finden Sie im Überblick über alle Funktionen . ### Die Entscheidungspunkte im Vergleich Die Tabelle oben ordnet Produkte einander zu. Die folgende Tabelle nennt die Punkte, an denen eine Entscheidung tatsächlich hängt, einschließlich der Zeilen, in denen Microsoft 365 vorn liegt. Microsoft 365 und Nexoria in den Kriterien, an denen eine Beschaffungsentscheidung hängt. Stand: 23.08.2026 . | | Kriterium | Microsoft 365 | Nexoria | Anbieter und Rechtssubjekt | Microsoft Corporation, Sitz in Redmond, USA | Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim, Deutschland | Hosting und Verarbeitungsort | Microsoft-Rechenzentren, Datenstandort über Mandant und EU-Datengrenze steuerbar | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren (Hetzner), Antwortgenerierung über Mistral AI in Paris | US CLOUD Act und FISA 702 | Microsoft ist US-Rechtssubjekt, die Herausgabepflicht greift unabhängig vom Serverstandort | Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt. Ausnahme: technische Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA | KI im Paket | Microsoft 365 Copilot Business, in den Business-Tarifen der Preisseite enthalten oder als Zusatzlizenz | Nex ohne Zusatzlizenz im Basisprodukt | KI-Training mit Ihren Daten | Zusicherung im Microsoft Trust Center und im Data Protection Addendum | Vertraglich ausgeschlossen, AVV öffentlich einsehbar ohne Login | Geräteverwaltung, Identität, Compliance | Intune für die Geräteverwaltung, Entra ID mit Bedingtem Zugriff, Purview für Klassifizierung und Aufbewahrung | Keine Entsprechung. Wer diese Ebene braucht, bekommt sie bei uns nicht | Prozess- und App-Plattform | Power Platform mit Power Apps und Power Automate | Automatisierungen und Workspaces im Basisprodukt, kein Ersatz für die Power Platform | Zertifizierung | Microsoft weist für seine Cloud-Dienste ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2 aus | Weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert | Quelloffenheit | Nicht quelloffen | Nicht quelloffen | Listenpreis | Business Basic 6,07 €, Business Standard und Copilot Business 20,36 €, Business Premium und Copilot Business 27,73 €, je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. | 29 € je Nutzer und Monat oder 299 € für 5 Nutzer, zzgl. MwSt., Nex enthalten. Mail und Meet zusätzlich 13 € je Nutzer Die Preise auf beiden Seiten sind Listenpreise ohne Verhandlung. Sie sind nicht unmittelbar vergleichbar: In den Microsoft-Tarifen stecken Bausteine wie Geräteverwaltung und Bedingter Zugriff, die Nexoria nicht anbietet, im Nexoria-Preis stecken Wissensindex und Dokumentensuche, die bei Microsoft anders lizenziert werden. ### Warum Unternehmen von Microsoft 365 wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt. Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig davon, ob die Server in der EU stehen. Bei Nexoria ist für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt beteiligt: Betrieb in Deutschland, KI-Modell aus Frankreich. #### DSGVO by design Nexoria wurde von Anfang an für die DSGVO gebaut, nicht nachträglich angepasst. Der AVV (Art. 28), das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und die DSFA (Art. 35) sind öffentlich einsehbar, verifizierbar ohne Anbieter-Login. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette Dateien und Wissensindex werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die KI Verarbeitung mit Nex bleibt im europäischen Rechtsraum. Für Hosting, Datenbanken und KI Modelle ist kein US Cloud Anbieter beteiligt. #### Europäische KI Nex nutzt Modelle von Mistral AI aus Paris, kein OpenAI, kein US-Modellanbieter. Sie bekommen KI-Funktionen in Ihrer täglichen Arbeit, ohne dass Ihre Inhalte an eine US-Infrastruktur gehen. #### Kein KI-Training mit Ihren Daten Ihre Eingaben und Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags, nicht nur ein Satz im Marketing. #### LibreOffice-Basis statt Vendor-Lock-in Nexoria Office basiert auf LibreOffice und offenen Dokumentstandards. Ihre Dateien bleiben in kompatiblen Formaten. Sie können jederzeit wechseln, auch wieder weg von uns. Das ist das Gegenteil eines Lock-in-Modells. ### Was kostet die Microsoft 365 Alternative? Nexoria kostet 29 € pro Nutzer und Monat mit 3 Mio. KI Tokens je Nutzer und 10 GB Speicher je Unternehmen. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 € pro Monat, enthält 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher je Unternehmen. Jeder weitere Nutzer kostet 20 € pro Monat. Enthalten sind Drive, Nex, Dokumentensuche, Doc, Calc, Slides, DocStudio, Workspaces, Automatisierungen, Audio und Texterkennung sowie Chatbots. Mail und Meet kosten zusätzlich 13 € je Nutzer oder 70 € für 5 Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . #### Was Microsoft 365 kostet Damit Sie nicht nur unsere Zahl sehen: Microsoft nennt auf der eigenen Preisseite für Microsoft 365 Business Basic 6,07 €, für Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Copilot Business 20,36 € und für Microsoft 365 Business Premium und Microsoft 365 Copilot Business 27,73 €, jeweils je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt. Für den Europäischen Wirtschaftsraum führt Microsoft zusätzlich Varianten ohne Teams, etwa Microsoft 365 Business Basic EWR ohne Teams zu 4,67 €. Microsoft 365 Apps for Business kostet 11,00 €. Abgerufen am 23.08.2026, Quelle unten in der Liste. Ein Preis allein entscheidet hier nichts. In den Microsoft-Tarifen stecken Bausteine, die Nexoria nicht anbietet, etwa Geräteverwaltung und Bedingter Zugriff. Im Nexoria-Preis stecken Wissensindex, Dokumentensuche und Nex, die bei Microsoft anders lizenziert werden. Rechnen Sie deshalb auf Ihren Bedarf, nicht auf die Tarifzeile. ### Wann Microsoft 365 besser passt - Sie brauchen die Verwaltungsebene von Microsoft 365. Microsoft dokumentiert mit Intune die Verwaltung von Geräten und Apps, mit Entra ID den Bedingten Zugriff als Richtlinienmodul für jede Anmeldung und mit Purview die Klassifizierung, Aufbewahrung und Prüfung von Daten über die Dienste hinweg. Nexoria hat dafür keine Entsprechung. Wenn Ihre IT Endgeräte, Identitäten und Aufbewahrungsregeln aus einer Konsole steuern muss, ist der Wechsel kein Thema. - Ihre Prozesse laufen über die Power Platform. Power Apps und Power Automate sind eigene Plattformen mit eigenen Konnektoren, und darauf gebaute Anwendungen ziehen nicht mit um. Die Automatisierungen in Nexoria decken Abläufe innerhalb der Plattform ab, sie sind kein Ersatz für eine gewachsene Power-Platform-Landschaft. - VBA und Office-Add-ins gehören zu Ihrem Tagesgeschäft. Doc, Calc und Slides stehen auf LibreOffice. Die LibreOffice-Hilfe beschreibt für geladenen VBA-Code ausdrücklich eine begrenzte Unterstützung für VBA-Anweisungen, -Funktionen und -Objekte. Für Microsoft Office entwickelte Add-ins laufen dort ebenfalls nicht. Bei einer gewachsenen Makro- und Add-in-Landschaft ist das ein eigenes Projekt mit eigenem Budget. - Sie arbeiten mit Exchange-Funktionen jenseits des einzelnen Postfachs. Freigegebene Postfächer mit den Rechten Vollzugriff, Senden als und Senden im Auftrag von, Stellvertretungen sowie Raum- und Gerätepostfächer mit Buchungsregeln sind in Exchange Online dokumentierte Bausteine. Für Nexoria Mail ist ein solches Rechte- und Ressourcenmodell nicht dokumentiert. Solange das offen ist, ist Outlook hier die sichere Wahl. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Microsoft weist für seine Cloud-Dienste ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2 aus. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist bei uns nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Ihre Beschaffung bewertet die Größe des Anbieters. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer, ein CEO und ein CTO, ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Microsoft ist ein Konzern mit weltweitem Support. Wenn Ihre Vergabestelle Mindestumsatz, Mitarbeiterzahl oder Ersatzpersonal fordert, erfüllen wir das heute nicht. - Ihr Unternehmen ist tief in das Microsoft-Ökosystem integriert (Azure AD, Dynamics, SharePoint-Landschaften) und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. ### Wann Nexoria die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff müssen technisch ausgeschlossen sein. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB). - Sie wollen Cloud Speicher, Office Apps und KI als Basis und Kommunikation nur dann ergänzen, wenn Ihr Unternehmen sie benötigt. - Sie wollen raus aus dem Vendor-Lock-in: offene Formate, LibreOffice-Basis, jederzeit wechselbar. ### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Der Satz „kein US-Rechtssubjekt in der Kette" gilt auf dieser Seite für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. Er gilt nicht für alles. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte und namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Wenn Sie Nexoria Mail mit einem Gmail- oder Outlook-Postfach verbinden, stehen für diese Integration Google LLC und die Microsoft Corp. im Verzeichnis. Beim optionalen VoiceBot kommt Telnyx dazu, mit Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt und Standardvertragsklauseln. Nachzulesen in Sicherheit und Datenschutz und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . Ebenfalls offen gesagt: Nexoria ist nicht quelloffen. Sie können den Quellcode nicht prüfen und die Plattform nicht selbst betreiben. Wer genau das braucht, ist bei einer quelloffenen Lösung besser aufgehoben als bei uns. ### Häufige Fragen zur Microsoft 365 Alternative #### Was ist die beste DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft 365? Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Nexoria verbindet Cloud Speicher, indexiertes Firmenwissen, Dokumentensuche, den KI Assistenten Nex sowie Doc, Calc und Slides. Mail und Meet können als Zusatzprodukt Outlook und Teams ergänzen. Entscheidend ist der rechtliche Aufbau: Nexoria läuft in deutschen Rechenzentren, und für Hosting, Datenbanken und KI Modelle ist kein US Rechtssubjekt beteiligt. Die Office Apps basieren auf LibreOffice und arbeiten mit den Microsoft Formaten .docx, .xlsx und .pptx. AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und DSFA sind öffentlich unter /legal einsehbar. #### Kann ich meine Word- und Excel-Dateien weiter nutzen? Ja. Nexoria Office basiert auf LibreOffice und arbeitet mit den gängigen Formaten .docx, .xlsx und .pptx. Sie öffnen, bearbeiten und speichern Ihre bestehenden Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien ohne Konvertierungsschritt. Es entsteht keine separate Kopie in einem proprietären Format, und keine Formatierung geht durch einen Umwandlungslauf verloren. Damit bleiben Ihre Dokumente auch im Austausch mit Personen nutzbar, die weiterhin Microsoft 365 einsetzen: Sie senden und empfangen dieselben Dateitypen wie bisher. Weil Nexoria Office auf LibreOffice und offenen Dokumentstandards aufsetzt, entsteht kein Vendor-Lock-in. Ihre Dateien bleiben in kompatiblen Formaten, und Sie könnten den gesamten Bestand jederzeit wieder auf ein anderes System übernehmen. Doc ersetzt Word, Calc ersetzt Excel und Slides ersetzt PowerPoint, sodass Ihre gewohnten Arbeitsabläufe erhalten bleiben. #### Was kostet der Umstieg? Die Lizenz kostet 29 € pro Nutzer und Monat oder 299 € pro Monat inklusive 5 Nutzern. Jeder weitere Nutzer kostet 20 € pro Monat. Mail und Meet werden separat berechnet. Zusätzlicher indexierbarer Speicher kostet oberhalb des enthaltenen Volumens 0,20 € je GB und Monat nach Quellbytes. Die Einrichtung und Erstindexierung wird individuell nach Aufwand angeboten. Den konkreten Umfang klären wir vor Vertragsabschluss. #### Wie funktioniert die Migration von Microsoft 365? Ihre Dokumente aus OneDrive übernehmen Sie in Nexoria Drive. Das virtuelle Laufwerk erscheint direkt im Windows Explorer. Doc, Calc und Slides lesen und schreiben .docx, .xlsx und .pptx. Die übernommenen Inhalte können indexiert und anschließend in Nex durchsucht und weiterverarbeitet werden. Wenn Sie auch Postfächer und Meetings einbeziehen möchten, ergänzen Sie Mail und Meet. Den konkreten Ablauf, die Datenmenge und die Zuständigkeiten planen wir gemeinsam vor der Einrichtung. #### Ist eine KI wie Microsoft Copilot enthalten? Ja. Nex ist die Hauptoberfläche des Basisprodukts und kein separat zu lizenzierendes Add-on. Nex verarbeitet das Firmenwissen, das der jeweilige Workspace freigibt. Wenn Mail und Meet gebucht sind, können auch freigegebene E-Mail Verläufe und Meeting Transkripte in das Firmenwissen einfließen. Das zugrunde liegende KI Modell stammt derzeit von Mistral AI aus Paris. Ihre Eingaben und Dokumente werden nicht zum Training von KI Modellen verwendet. #### Wo liegen meine Daten? Ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren (Hetzner). Kein US-Cloud-Anbieter und kein Hyperscaler ist an der Verarbeitung beteiligt: Hosting, Datenbanken und KI-Modelle liegen vollständig ohne US-Rechtssubjekt. Deshalb greifen der US CLOUD Act und FISA 702 nicht auf Ihre Inhalte zu. Ihre Dokumente, E-Mails und Dateien verlassen Deutschland im laufenden Betrieb nicht; auch das KI-Modell kommt mit Mistral AI aus Paris aus der EU. Ihre Eingaben und Inhalte werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. Das ist der Punkt, an dem sich Nexoria rechtlich von US-Anbietern unterscheidet, bei denen ein EU-Serverstandort allein den Zugriff nach US-Recht nicht ausschließt. Ergänzend sind das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und die Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35) unter /legal einsehbar, sodass Sie nachvollziehen können, wo und wie verarbeitet wird, ohne vorher ein Anbieterportal betreten zu müssen. ### Weitere Vergleiche - Nexoria vs. Microsoft Copilot : der KI-Assistenten-Vergleich im Detail - Nexoria vs. Google Workspace + Gemini : die Alternative zur Google-Cloud - ChatGPT Enterprise Alternative : die eigenständige Plattform gegen das Chat-Produkt - Perplexity Enterprise Alternative : KI-Recherche mit Quellenzitaten im Vergleich - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick #### Einzelne Microsoft-Produkte im Vergleich - Outlook Alternative : Nexoria Mail als E-Mail-Ersatz mit Nex-Integration - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als Cloud-Speicher auf deutschen Servern - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video, Anruf und KI-Transkription - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - PowerPoint Alternative : Slides als Präsentations-App für Ihre .pptx-Dateien ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft 365 (Stand: 23.08.2026) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria. Microsoft entwickelt Produktumfang, Funktionsumfang und Konditionen laufend weiter, Angaben können sich daher jederzeit ändern. Dieser Vergleich bildet den oben genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Microsoft-Unterlagen. Prüfen Sie vor einer Entscheidung deshalb die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Quellen Jede Aussage über Microsoft auf dieser Seite steht mit Titel, Herausgeber, Jahr und vollständiger Adresse in der folgenden Liste. Alle Adressen wurden am 23.08.2026 abgerufen. Einträge ohne Adresse führen wir nicht mehr: Was wir nicht belegen können, steht nicht auf der Seite. - 18 U.S. Code § 2713, Required preservation and disclosure of communications and records . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 Abgerufen am 23.08.2026. Eingefügt durch den CLOUD Act, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. - 50 U.S. Code § 1881a, Procedures for targeting certain persons outside the United States other than United States persons (FISA Section 702) . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 Abgerufen am 23.08.2026. Fundstelle für die genannten Artikel 28, 30 und 35. - Pläne und Preise für Microsoft 365 Business vergleichen . Microsoft, Stand der Seite nicht ausgewiesen. https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products Abgerufen am 23.08.2026. Grundlage für alle auf dieser Seite genannten Microsoft-Listenpreise einschließlich der EWR-Varianten ohne Teams. - Microsoft Product Terms . Microsoft, Stand der Seite nicht ausgewiesen. https://www.microsoft.com/licensing/terms/productoffering Abgerufen am 23.08.2026. Lizenz- und Nutzungsbedingungen für die Microsoft-Onlinedienste einschließlich Microsoft 365. - Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) . Microsoft, Stand der Seite nicht ausgewiesen. https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA Abgerufen am 23.08.2026. Datenschutzrechtliche Vertragsanlage, Grundlage für die Zeile zum KI-Training. - Datenschutz, Microsoft Trust Center . 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Grundlage für Raum- und Gerätepostfächer mit Buchungsregeln. - VBA-Eigenschaften, Hilfe für LibreOffice 26.2 . The Document Foundation, 2026. https://help.libreoffice.org/latest/de/text/shared/optionen/01130100.html Abgerufen am 23.08.2026. Dort steht die begrenzte Unterstützung für VBA-Anweisungen, -Funktionen und -Objekte, auf die sich der Punkt zu VBA stützt. - ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Standards, Microsoft Compliance . Microsoft Learn, 2023. https://learn.microsoft.com/de-de/compliance/regulatory/offering-iso-27001 Abgerufen am 23.08.2026. - System and Organization Controls (SOC) 2 Typ 2, Microsoft Compliance . Microsoft Learn, 2025. https://learn.microsoft.com/de-de/compliance/regulatory/offering-soc-2 Abgerufen am 23.08.2026. Zusammen mit dem vorigen Eintrag Grundlage für die Zertifizierungslage von Microsoft. - Sicherheit und Datenschutz bei Nexoria . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), 2026. nexoria-systems.de/security Grundlage für die Angaben zu Verarbeitungsorten und zur Fehlerüberwachung über Sentry. - Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), 2026. nexoria-systems.de/legal/verzeichnis Grundlage für die namentlich benannten Unterauftragsverarbeiter, darunter Telnyx, Google LLC und Microsoft Corp. Microsoft, Microsoft 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, SharePoint, Dynamics, Azure und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Prüfen Sie den Wechsel in 30 Minuten In einem kostenlosen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Drive, Nex, Doc, Calc und Slides in Ihrem Setup funktionieren. Mail und Meet betrachten wir als optionale Erweiterung. Wir sagen ehrlich, wo Microsoft 365 für Sie der bessere Fit wäre. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider --- # Microsoft Copilot: DSGVO-konforme Alternative Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/microsoft-copilot Vergleich ## Microsoft Copilot Alternative Nexoria im Vergleich mit Microsoft Copilot ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Copilot? Nexoria ist eine europäische Alternative zu Microsoft Copilot. Der KI-Assistent Nex ist ohne Zusatzlizenz im Basisprodukt enthalten, während Microsoft Copilot als Add-on zu einer bestehenden Microsoft-365-Lizenz erworben wird. Nexoria läuft auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, die Antwortgenerierung übernimmt Mistral AI in Paris. Copilot ist dafür tief im Microsoft Graph verankert und arbeitet über Mail, Kalender, Dateien, Chats und Besprechungen hinweg. Diese Breite hat Nex nicht. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert. Stand: 23.08.2026 Wenn Sie eine Alternative zu Microsoft Copilot suchen, geht es meist um drei Fragen: Wo werden Ihre Eingaben verarbeitet? Was kostet die KI zusätzlich zu dem, was Sie ohnehin zahlen? Und was verlieren Sie, wenn die KI nicht mehr im Microsoft-Kosmos sitzt? Diese Seite beantwortet alle drei, mit Quellen und einschließlich der Punkte, in denen Copilot der bessere Fit ist. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider ### Drei Szenarien Szenario 1: Ihr Unternehmen arbeitet vollständig in Microsoft 365. Postfächer, Kalender, Dateien, Chats und Besprechungen liegen ohnehin bei Microsoft. Copilot greift laut Microsoft-Dokumentation genau auf diesen Bestand zu und verbindet ihn mit dem Arbeitskontext des Nutzers. Nex kennt diesen Bestand nicht, er sieht nur, was im jeweiligen Nexoria-Workspace liegt. Hier ist Copilot die bessere Wahl, und zwar unabhängig vom Preis. Szenario 2: Eine Behörde, eine Kanzlei oder ein Krankenhaus prüft, wo Eingaben verarbeitet werden. Der Verarbeitungsort ist kein Komfortthema, sondern Voraussetzung der Beschaffung. Nexoria läuft in deutschen Rechenzentren, das Sprachmodell steht in Paris. Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt, und Microsoft dokumentiert selbst, dass die EU-Datengrenze für die von Copilot erzeugten Websuchabfragen nicht gilt. Hier ist Nexoria die bessere Wahl, sofern kein Zertifikat des Anbieters gefordert wird. Szenario 3: Ein Mittelständler will die KI nicht doppelt bezahlen. Bei Microsoft ist Copilot ein Add-on, das je Nutzer zusätzlich zur bestehenden Lizenz gebucht wird. Bei Nexoria ist Nex im Basisprodukt enthalten. Wer ohnehin über einen Wechsel der Office-Ebene nachdenkt, rechnet hier anders als jemand, der nur eine KI zu einem funktionierenden Microsoft-365-Betrieb ergänzen will. Diese Entscheidung fällt über die Gesamtkosten, nicht über die KI allein. ### Die Entscheidungspunkte im Vergleich Microsoft Copilot und Nexoria in den Kriterien, an denen eine Entscheidung hängt, einschließlich der Zeilen zugunsten von Microsoft. Stand: 23.08.2026 . | | Kriterium | Microsoft Copilot | Nexoria | Anbieter und Rechtssubjekt | Microsoft Corporation, Sitz in Redmond, USA | Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim, Deutschland | Produktzuschnitt | Add-on zu einer vorhandenen Microsoft-365-Lizenz, integriert in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Loop, OneNote, Whiteboard und Forms | Eigenständige Plattform: Nexoria Drive, Nex, Dokumentensuche, Doc, Calc und Slides, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots. Nexoria Mail und Nexoria Meet als Zusatzprodukt | Verankerung im Firmenwissen | Microsoft Graph mit semantischem Index über Postfach- und SharePoint-Inhalte: Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte, begrenzt auf die Berechtigungen des jeweiligen Nutzers | Der jeweilige Workspace: Dateien in Nexoria Drive und indexierte Dokumente, mit Nexoria Mail und Meet zusätzlich freigegebene E-Mail-Verläufe und Meeting-Transkripte. Kein Zugriff auf einen bestehenden Microsoft-365-Bestand | Hosting und Verarbeitungsort | Microsoft-Cloud. Für Nutzer aus der EU bleibt der Verkehr laut Microsoft innerhalb der EU-Datengrenze, für Anrufe an das Sprachmodell nennt Microsoft auch andere Regionen bei hoher Auslastung | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren, Antwortgenerierung über Mistral AI in Paris | Modellanbieter | Modelle von Microsoft sowie von OpenAI und Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft. Von Anthropic bereitgestellte Modelle sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen | Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern | US CLOUD Act und FISA 702 | Microsoft ist US-Rechtssubjekt, die Herausgabepflicht greift unabhängig vom Serverstandort | Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Ausnahme: Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA | Web-Recherche | Copilot erzeugt aus dem Prompt eine Suchabfrage und sendet sie an den Bing-Suchdienst, ohne Nutzer- und Mandantenkennung. Microsoft sagt zu, dass diese Abfragen nicht für Werbeprofile genutzt und nicht mit Werbetreibenden geteilt werden, und hält zugleich fest, dass für sie weder der Datenschutznachtrag noch die EU-Datengrenze gilt | Eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet | KI-Training mit Ihren Daten | Microsoft: Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Trainieren von Foundation-Modellen verwendet | Vertraglich ausgeschlossen, Auftragsverarbeitungsvertrag öffentlich einsehbar ohne Login | Agenten und Erweiterbarkeit | Copilot Studio als Low-Code-Studio für eigene Agenten und Workflows, mit vorgefertigten und eigenen Konnektoren, veröffentlichbar in Teams, in Copilot, auf Webseiten und in mobilen Apps | Chatbots und Automatisierungen innerhalb der Plattform. Kein Ersatz für eine Agentenplattform mit Konnektoren in Fremdsysteme | Steuerung und Aufsicht über die KI-Nutzung | Microsoft Purview: Klassifizierung, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrung, Überwachungsprotokoll und eDiscovery für Copilot-Interaktionen | Keine Entsprechung. Wer diese Ebene braucht, bekommt sie bei uns nicht | Mandantentrennung | Mandantenmodell von Microsoft 365, Copilot zeigt nur Daten, für die der Nutzer mindestens Anzeigeberechtigung hat | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt | Phishing-Schutz im Postfach | Nicht Teil von Copilot, gehört zu Microsoft Defender for Office 365 | Phishing-Schutz in Nexoria Mail: Warnung mit konkreter Begründung über der Mail, lernende Whitelist pro Postfach, nachvollziehbarer Audit-Trail | Zertifizierung | Microsoft weist für Copilot unter anderem ISO 27001 und die KI-Managementnorm ISO 42001 aus | Weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert. Die Rechenzentren sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert, das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter | Quelloffenheit | Nicht quelloffen | Nicht quelloffen | Lizenzmodell | Add-on je Nutzer, zusätzlich zu einer berechtigenden Microsoft-365-Lizenz. Copilot Chat ist ohne Zusatzlizenz in berechtigten Abonnements enthalten, arbeitet aber ohne die Verankerung im Firmenwissen | Nex ist ohne Zusatzlizenz im Basisprodukt enthalten | Listenpreis | Microsoft 365 Copilot 26,00 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 27,30 € bei monatlicher Zahlung im Jahresabonnement. Microsoft 365 Copilot Business als Add-on ab 15,60 €, von Microsoft als Aktionspreis gegenüber ursprünglich 18,20 € ausgewiesen. Alle Angaben zzgl. MwSt. | 29 € je Nutzer und Monat oder 299 € für 5 Nutzer, netto, Nex enthalten. Nexoria Mail und Meet zusätzlich 13 € je Nutzer Die Preise beider Seiten sind Listenpreise ohne Verhandlung und nicht unmittelbar vergleichbar. Bei Microsoft kommt der Copilot-Preis zu einer Lizenz hinzu, die Sie ohnehin zahlen, bei Nexoria steckt Nex in einem Preis, der auch Speicher, Dokumentensuche und die Office-Apps enthält. ### Infrastruktur #### Hosting und Datenstandort Nexoria läuft auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Microsoft Copilot läuft in der Microsoft-Cloud. Für Nutzer aus der Europäischen Union beschreibt Microsoft zusätzliche Vorkehrungen, damit der EU-Datenverkehr innerhalb der EU-Datengrenze bleibt, hält aber gleichzeitig fest, dass Aufrufe an das Sprachmodell an die nächstgelegenen Rechenzentren der Region gehen und in Zeiten hoher Auslastung auch andere Regionen erreichen können. Für die von Copilot erzeugten Websuchabfragen gilt die EU-Datengrenze laut Microsoft ausdrücklich nicht. #### KI-Modelle Hinter Nex steht Mistral AI aus Paris. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU, die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen vollständig lokal auf deutschen Servern. Microsoft setzt für Copilot eigene Modelle ein und stellt daneben Modelle von OpenAI und von Anthropic bereit, beide als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft. OpenAI steht seit dem 23. Juni 2026 auf der Unterauftragsverarbeiterliste von Microsoft und ist seit dem 9. Juli 2026 nutzbar. Modelle, die Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitstellt, sind nach Microsofts eigener Dokumentation derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Welches Modell im Einzelfall antwortet, steuert der Administrator im Microsoft 365 Admin Center. #### Web-Recherche Bei Nexoria läuft die Internetsuche über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet. Microsoft beschreibt den Weg bei Copilot anders und ausführlich: Copilot leitet aus Ihrem Prompt eine kurze Suchabfrage ab und sendet sie an den Bing-Suchdienst, ohne Nutzer- und Mandantenkennung und ohne die vollständigen Dateien. Microsoft verpflichtet sich in den Produktbedingungen, diese Abfragen weder zur Verbesserung von Bing noch für Werbeprofile zu nutzen und sie nicht an Werbetreibende weiterzugeben. Im selben Dokument steht aber auch, dass für diese generierten Suchabfragen weder der Datenschutznachtrag noch die EU-Datengrenze gilt. Wer die Web-Recherche im europäischen Rechtsraum halten muss, findet hier den entscheidenden Satz, nicht in der Werbefrage. #### US CLOUD Act und FISA 702 Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt, der US CLOUD Act und FISA 702 greifen auf diese Verarbeitung deshalb nicht zu. Diese Einschätzung ist eine rechtliche Bewertung der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und ergibt sich nicht aus dem Gesetzestext. Für Verarbeitungen, an denen ein US-Anbieter beteiligt ist, etwa die Fehlerüberwachung über Sentry, gilt sie nicht. Microsoft Corp. ist als US-Konzern unmittelbar vom US CLOUD Act erfasst, auch wenn Daten in einem EU-Rechenzentrum liegen. Das ist der wichtigste rechtliche Unterschied zwischen den beiden Lösungen. #### Daten-Training und Vertraulichkeit Microsoft hält in der Copilot-Dokumentation fest, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Trainieren von Foundation-Modellen verwendet werden, auch nicht für die von Copilot genutzten Modelle. Bei Nexoria gilt: Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu gehört der Hinweis: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Der Unterschied zu Microsoft liegt weniger in der Zusage selbst als in ihrer Zugänglichkeit: Bei Nexoria steht sie im öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrag , ohne Anmeldung in einem Anbieterportal. ### Was Microsoft Copilot besser kann - Die Verankerung im Microsoft Graph. Microsoft dokumentiert, dass Copilot über Microsoft Graph auf Inhalte und Kontext zugreift und Antworten erzeugt, die in den Organisationsdaten verankert sind: Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte, verbunden mit dem Arbeitskontext des Nutzers, etwa der Besprechung, in der er gerade sitzt. Wer vollständig in Microsoft 365 arbeitet, bekommt dort einen Kontext, den Nexoria nicht hat, weil Nex nur sieht, was im jeweiligen Nexoria-Workspace liegt. - Der semantische Index über den vorhandenen Bestand. Microsoft erzeugt je Mandant und je Nutzer einen semantischen Index aus Microsoft-Graph-Inhalten, gebildet unter anderem aus SharePoint-Dateien und dem Postfach des Nutzers, und beachtet dabei die bestehenden Berechtigungen. Dieser Index entsteht ohne Zutun der Administration. Nexoria muss den entsprechenden Bestand erst in Nexoria Drive übernehmen und indexieren. - Copilot sitzt in den Anwendungen selbst. Microsoft listet die Funktionen je App auf: Entwurf und Chat in Word, Formel- und Diagrammvorschläge in Excel, Foliengenerierung in PowerPoint, Zusammenfassung von Mail-Verläufen in Outlook, dazu Loop, OneNote, Whiteboard und Forms. Nexoria bietet Nex in seiner eigenen Oberfläche und in Nexoria Mail, nicht in den Microsoft-Anwendungen. - Verankerung in Teams-Besprechungen und Anrufen. In einer Teams-Besprechung nutzt Copilot laut Microsoft das Transkript in Echtzeit, beantwortet daraus Fragen und bleibt nach Ende der Besprechung zugänglich, bei Anrufen erfasst er Kernpunkte, Verantwortliche und nächste Schritte, sowohl bei VoIP als auch bei Anrufen über das Festnetz. Nexoria Meet erstellt eine KI-Live-Transkription, für Festnetztelefonie gibt es nur das separate Zusatzprodukt VoiceBot. - Copilot Studio. Microsoft beschreibt ein grafisches Low-Code-Studio, in dem Unternehmen eigene Agenten und Workflows bauen, sie über vorgefertigte oder eigene Konnektoren an ihre Systeme anbinden und in Teams, in Copilot, auf Webseiten und in mobilen Apps veröffentlichen. Nexoria hat Chatbots und Automatisierungen innerhalb der eigenen Plattform, aber keine Entsprechung für eine Agentenplattform dieser Reichweite. - Die Lizenz lässt sich nutzerweise einführen. Copilot ist eine Add-on-Lizenz zu einem vorhandenen Microsoft-365-Abonnement und kann einzelnen Nutzern zugewiesen werden. Sie können damit in einer Abteilung anfangen, ohne die Plattform zu wechseln. Ein Wechsel zu Nexoria ist die größere Entscheidung, und das gehört ehrlich dazu. - Steuerung und Nachweis über Microsoft Purview. Klassifizierung, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsrichtlinien, einheitliches Überwachungsprotokoll und eDiscovery greifen laut Microsoft auch auf Copilot-Interaktionen. Nexoria hat dafür keine Entsprechung. ### Was Nexoria besser kann - Verarbeitungsort und Rechtsraum. Betrieb in deutschen Rechenzentren, Sprachmodell aus Paris, kein Public-Cloud-Anbieter in der Kette der Kernplattform. - Nex ist im Preis enthalten. Kein KI-Add-on je Nutzer, sondern Bestandteil des Basisprodukts. - Eine Plattform statt einer Zusatzfunktion. Das Basisprodukt verbindet Nex , Dokumentensuche, DocStudio, Workspaces, Automatisierungen, Chatbots , Nexoria Drive sowie Doc, Calc und Slides. Nexoria Mail und Nexoria Meet kommen als gemeinsames Zusatzprodukt dazu, der VoiceBot bleibt eigenständig. Eine Übersicht finden Sie unter Produkt . - Web-Recherche ohne Umweg. Eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern statt einer Abfrage an einen externen Suchdienst. - Nachprüfbare Rechtsgrundlagen. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar, ohne Anmeldung in einem Anbieterportal. - Mandantentrennung auf Datenbankebene. Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. - Der Weg raus aus Microsoft 365 ist derselbe Weg. Wer nicht nur Copilot, sondern die Suite ersetzen will, findet den ausführlichen Vergleich unter Microsoft 365 Alternative . ### Grenzen von Nexoria - Keine Zertifizierung des Anbieters. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die Rechenzentren, in denen die Plattform läuft, sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert. Das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter. Verlangt Ihre Vergabestelle ein gültiges Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. - Zwei Gründer, keine Festangestellten. Hinter Nexoria stehen ein CEO und ein CTO, nachzulesen unter Über uns . Microsoft ist ein Konzern mit weltweitem Support. Wenn Ihre Beschaffung Mindestumsatz, Mitarbeiterzahl oder Ersatzpersonal bewertet, ist das ein Nachteil, den wir nicht wegdiskutieren. - Nicht quelloffen. Sie können den Quellcode nicht prüfen und die Plattform nicht selbst betreiben. Wer genau das braucht, ist bei einer quelloffenen Lösung besser aufgehoben. - Keine Geräteverwaltung, keine Identitätsplattform, keine Compliance-Konsole. Für die Ebene, die Microsoft mit Intune, Entra ID und Purview abdeckt, hat Nexoria keine Entsprechung. - Kein Zugriff auf Ihren bestehenden Microsoft-365-Bestand. Nex arbeitet auf dem, was in Nexoria liegt. Solange Dokumente und Postfächer bei Microsoft bleiben, sieht Nex sie nicht. #### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Der Satz, dass für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt ist, gilt nicht für alles. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration, dann stehen für diese Integration Microsoft Corp. und Google LLC im Verzeichnis. Beim optionalen VoiceBot kommt Telnyx dazu, mit Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt und Standardvertragsklauseln. Nachzulesen in Sicherheit und Datenschutz und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . ### Preise im Vergleich #### Was Nexoria kostet Nexoria kostet 29 € pro Nutzer und Monat mit 3 Mio. KI Tokens je Nutzer und 10 GB Speicher je Unternehmen. Das Paket für fünf Nutzer kostet 299 € pro Monat mit 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher je Unternehmen. Jeder weitere Nutzer kostet 20 € pro Monat. Nex ist in beiden Tarifen enthalten. Nexoria Mail und Nexoria Meet kosten zusätzlich 13 € je Nutzer oder 70 € für fünf Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Details finden Sie in unseren Preisen . #### Was Microsoft Copilot kostet Damit Sie nicht nur unsere Zahl sehen: Microsoft nennt auf der eigenen Produktseite für Microsoft 365 Copilot 26,00 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, alternativ 27,30 € bei monatlicher Zahlung im Jahresabonnement, jeweils zzgl. MwSt. Für kleinere Unternehmen führt Microsoft auf der Seite mit den Zusatzdiensten Microsoft 365 Copilot Business als Add-on ab 15,60 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, ausgewiesen als Aktionspreis gegenüber ursprünglich 18,20 €, ebenfalls zzgl. MwSt. und mit dem Hinweis, dass ein berechtigendes Microsoft-365-Abonnement vorausgesetzt wird. In den Tarifen Microsoft 365 Business Standard (20,36 €) und Business Premium (27,73 €) ist Copilot Business bereits enthalten. Abgerufen am 23.08.2026, Adressen unten in der Quellenliste. Der entscheidende Unterschied liegt in der Bezugsgröße. Bei Microsoft kommt der Copilot-Preis zu einer Microsoft-365-Lizenz hinzu, die Sie ohnehin bezahlen. Bei Nexoria ist Nex in jeder Lizenz enthalten, dafür ersetzt der Preis auch Speicher, Dokumentensuche und die Office-Apps. Rechnen Sie deshalb auf Ihren Bedarf, nicht auf die Tarifzeile. Offen: Microsoft weist auf den genannten Seiten Listenpreise für den Kauf über die eigenen Kanäle aus. Konditionen über Partner, Volumenlizenzprogramme und den öffentlichen Sektor sind dort nicht ausgewiesen, dazu machen wir deshalb keine Angabe. ### Wann Microsoft Copilot besser passt - Ihr Team arbeitet täglich in Word, Excel, Outlook und Teams, und die KI soll genau dort einspringen, wo die Daten ohnehin liegen. - Microsoft 365 ist Standard im Unternehmen, ein Plattformwechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Sie brauchen Copilot Studio, Purview oder die Verwaltungsebene aus Intune und Entra ID. Nexoria hat dafür keine Entsprechung. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Microsoft weist für Copilot ISO 27001 und ISO 42001 aus, Nexoria ist nicht zertifiziert. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. ### Wann Nexoria die richtige Wahl ist - Der Verarbeitungsort ist nicht verhandelbar: US CLOUD Act, FISA 702 und Schrems II müssen für die Kernverarbeitung ausgeschlossen sein. - Sie wollen Web-Recherche über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Bing oder Google. - Sie wollen eine Plattform, die Wissen, Dokumente und Kommunikation verbindet, nicht eine KI-Funktion in vorhandenen Office-Apps. - Sie wollen mittelfristig ganz raus aus Microsoft 365: Doc, Calc und Slides statt Word, Excel und PowerPoint, Nexoria Mail statt Outlook, Nexoria Drive statt OneDrive. - Mandantentrennung auf Datenbankebene wird vom Kunden, von der Aufsicht oder von der internen Compliance verlangt. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien: Für Branchen mit Berufsgeheimnis nach § 203 StGB ist ein geschlossener europäischer Datenfluss oft die Grundvoraussetzung. ### Häufige Fragen zu Microsoft Copilot und Nexoria #### Ist Nex eine DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Copilot? Ja. Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und als DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Copilot ausgelegt. Der entscheidende Unterschied liegt im rechtlichen Aufbau: Nexoria läuft auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, und für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle steht kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette, anders als bei Microsoft, das als US-Konzern direkt vom US CLOUD Act erfasst ist, auch wenn Daten in einem EU-Rechenzentrum liegen. Damit greifen der US CLOUD Act und FISA 702 nicht auf Ihre Inhalte zu. Die datenschutzrechtlichen Grundlagen sind nachprüfbar: Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28), Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35) sind öffentlich auf nexoria-systems.de/legal einsehbar, ohne dass Sie sich vorher in ein Anbieterportal einloggen müssen. So können Sie die Konformität selbst prüfen, statt sich auf eine reine Marketing-Zusage zu verlassen. #### Wo werden meine Eingaben und Prompts verarbeitet? Ihre Eingaben und Prompts werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Nexoria läuft auf dedizierten Servern in Deutschland. Es ist kein Public-Cloud-Anbieter und kein Hyperscaler beteiligt, und für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle steht kein US-Konzern in der Verarbeitungskette. Für Embeddings, Reranking und semantische Suche kommen lokale Modelle direkt auf dem deutschen Nexoria-Server zum Einsatz, sodass Ihre Daten für die meisten Verarbeitungsschritte Deutschland nicht verlassen. Auch die Web-Recherche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Bing oder Google. Microsoft Copilot verarbeitet dagegen in der Microsoft-Cloud, und die Web-Recherche läuft über den Bing-Suchdienst, für den Microsoft ausdrücklich festhält, dass die EU-Datengrenze für die generierten Suchabfragen nicht gilt. Weil in der Kernplattform von Nexoria kein US-Rechtssubjekt beteiligt ist, weder für Hosting noch für Datenbanken oder KI-Modelle, greifen der US CLOUD Act und FISA 702 nicht auf die verarbeiteten Inhalte zu. #### Nutzt Nex meine Daten für das Training von KI-Modellen? Nein. Ihre Eingaben, Prompts und Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist nicht nur eine Marketing-Aussage, sondern vertraglich ausgeschlossen und Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Sie können sie also nachlesen, ohne sich vorher in ein Anbieterportal einloggen zu müssen. Dazu gehört der Hinweis, dass die Herstellerdokumentation von Mistral AI daneben ein Training als Verantwortlicher beschreibt, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. Microsoft hält in der Copilot-Dokumentation eine vergleichbare Zusage fest, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Trainieren von Foundation-Modellen verwendet werden. Der Unterschied liegt in der Zugänglichkeit und im rechtlichen Rahmen: Bei Nexoria ist die Zusage öffentlich verifizierbar, und für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle steht kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette. #### Welches KI-Modell steckt hinter Nex? Hinter Nex steht Mistral AI aus Paris, ein KI-Modell aus Frankreich und damit aus dem europäischen Rechtsraum, nicht von einem US-Anbieter. Für Embeddings, Reranking und semantische Suche setzt Nexoria zusätzlich lokale Modelle ein, die direkt auf dem deutschen Nexoria-Server arbeiten. Dadurch verlassen Ihre Daten für die meisten Verarbeitungsschritte Deutschland nicht. Microsoft setzt für Copilot eigene Modelle ein und stellt daneben Modelle von OpenAI und Anthropic als eigene Unterauftragsverarbeiter bereit, wobei die von Anthropic bereitgestellten Modelle nach Microsofts Dokumentation derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen sind. Nex unterstützt Sie bei der Recherche sowie beim Schreiben, Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten; in Nexoria Mail liefert Nex Antwortvorschläge und prüft eingehende Mails auf Phishing, in Nexoria Meet erstellt Nex eine KI-Live-Transkription. #### Ist Nex im Preis enthalten oder kostet Nex extra? Bei Nexoria ist Nex im Basispreis enthalten und kein separates KI Add-on. Das Basisprodukt kostet 29 € pro Nutzer oder 299 € für fünf Nutzer. Mail und Meet sowie der VoiceBot sind bewusst getrennte Zusatzprodukte. So zahlen Unternehmen für Kommunikation und Telefonie nur dann, wenn sie diese Bereiche benötigen. Bei Microsoft ist Copilot dagegen eine Add-on-Lizenz zu einem berechtigenden Microsoft-365-Abonnement, ausgenommen die Tarife Business Standard und Business Premium, in denen Microsoft Copilot Business bereits enthalten ist. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - ChatGPT Enterprise Alternative : die eigenständige Plattform gegen das Chat-Produkt - Google Workspace KI Alternative : die Alternative zu Gemini in Workspace - Perplexity Enterprise Alternative : KI-Recherche mit Quellenzitaten im Vergleich - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft Copilot (Stand: 23.08.2026) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria. Microsoft nennt das Produkt in der aktuellen Dokumentation Microsoft Copilot, in Lizenz- und Preisangaben erscheint weiterhin die Bezeichnung Microsoft 365 Copilot. Microsoft entwickelt Angebot, Funktionsumfang, eingesetzte Modelle und Preise laufend weiter, Angaben können sich daher jederzeit ändern. Dieser Vergleich bildet den oben genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Microsoft-Unterlagen. Prüfen Sie vor einer Entscheidung deshalb die aktuelle Microsoft-Dokumentation. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Quellen Jede Aussage über Microsoft auf dieser Seite steht mit Titel, Herausgeber, Jahr und vollständiger Adresse in der folgenden Liste. Alle Adressen wurden am 23.08.2026 abgerufen. Einträge ohne Adresse führen wir nicht mehr: Was wir nicht belegen können, steht nicht auf der Seite. - Was ist Microsoft Copilot? Microsoft Learn, 2026. https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-overview Abgerufen am 23.08.2026. 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Fundstelle für die genannten Artikel 28, 30 und 35. - Privacy and data controls, Mistral AI Documentation . Mistral AI, 2026. https://docs.mistral.ai/admin/monitor-comply/privacy-data-controls Abgerufen am 23.08.2026. Herstellerquelle für die Zusage zum API-Betrieb und für den Hinweis auf ein Training als Verantwortlicher, soweit nicht widersprochen wurde. - Sicherheit und Datenschutz bei Nexoria . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), 2026. nexoria-systems.de/security Grundlage für die Angaben zu Verarbeitungsorten, zur Zertifizierungslage und zur Fehlerüberwachung über Sentry. - Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), 2026. nexoria-systems.de/legal/verzeichnis Grundlage für die namentlich benannten Unterauftragsverarbeiter, darunter Sentry, Telnyx, Microsoft Corp. und Google LLC. - Preise von Nexoria . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), 2026. nexoria-systems.de/preise Grundlage für alle auf dieser Seite genannten Nexoria-Preise. - Über uns . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), 2026. nexoria-systems.de/about Grundlage für die Angabe zu zwei Gründern ohne Festangestellte. Microsoft, Microsoft 365, Copilot, Copilot Studio, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Loop, OneNote, OneDrive, SharePoint, Azure, Entra, Intune, Purview, Bing und Defender sind Marken der Microsoft Corporation. OpenAI und GPT sind Marken von OpenAI, Anthropic und Claude sind Marken von Anthropic. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Sie wollen eine zweite Meinung zu Ihrer KI-Strategie? In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Nexoria in Ihrem Setup funktioniert, und wo Microsoft Copilot der bessere Fit wäre. Ehrliche Beratung, keine Pflicht zum Wechsel. Sie evaluieren nicht nur Copilot, sondern Microsoft 365 als Ganzes? Dann lohnt sich der Blick auf den Vergleich Microsoft 365 Alternative . Kostenlose Beratung 10 Due-Diligence-Fragen --- # Nextcloud Alternative: KI ohne Selbstbetrieb Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/nextcloud-alternative Vergleich ## Nextcloud Alternative: Firmenwissen mit KI, ohne Selbstbetrieb Nextcloud gibt Ihnen maximale Kontrolle und verlangt dafür Betrieb. Nexoria nimmt Ihnen den Betrieb ab. Der sachliche Vergleich, mit Quellen und mit den Fällen, in denen Nextcloud besser passt. ### Was ist die Alternative zu Nextcloud für Firmenwissen mit KI? Nexoria ist ein betreuter Dienst aus Deutschland, bei dem die Inhalte aus Nexoria Drive indexiert werden und der KI-Assistent Nex Fragen darauf beantwortet, semantisch, mit Quellenangabe und mit Zugriffssteuerung über Workspaces. Nextcloud ist quelloffene Software für Dateien und Zusammenarbeit, die Sie selbst betreiben oder betreiben lassen, mit sehr großem Funktionsumfang und voller Kontrolle. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Sagen wir zuerst, was hier ausdrücklich nicht das Argument ist: Datenschutz. Die Nextcloud GmbH sitzt in Stuttgart, der Server steht unter der GNU AGPLv3, und wer selbst hostet, hat seine Daten vollständig im eigenen Haus. Das Informationstechnikzentrum Bund stellt Nextcloud rund 300.000 Nutzern bereit, ausgewählt in einer öffentlichen Ausschreibung. Wer Ihnen eine Vergleichsseite baut, auf der Nextcloud beim Thema DSGVO oder deutsche Server schlecht dasteht, argumentiert an der Sache vorbei. Auf dieser Seite finden Sie dieses Argument deshalb nicht. Der ehrliche Unterschied lässt sich in einem Satz sagen: Nextcloud gibt Ihnen maximale Kontrolle und verlangt dafür Betrieb. Nexoria nimmt Ihnen den Betrieb ab und verlangt dafür Vertrauen in einen Anbieter. Beides ist eine legitime Entscheidung, und welche zu Ihnen passt, hängt vor allem daran, ob Sie eine IT-Mannschaft haben, die einen Serverstack samt KI-Infrastruktur pflegen kann und will. Dazu kommt ein zweiter Unterschied, der in Feature-Listen untergeht: Bei Nexoria ist der Chat über dem indexierten Firmenwissen die Hauptoberfläche und ab dem Basispaket eingerichtet. Bei Nextcloud ist der Assistant laut Herstellerdokumentation die Oberfläche, während die eigentliche KI aus separat zu installierenden Backend-Apps kommt, für die Sie Rechenleistung stellen oder einen externen Anbieter anbinden. Das ist kein Fähigkeitsmangel, das ist ein anderer Produktaufbau. Beide Sätze belegen wir weiter unten mit Quelle. Kostenlose Beratung Produkt ansehen ### Nextcloud vs. Nexoria Nextcloud vs. Nexoria | | Aspekt | Nextcloud | Nexoria | Was Sie bekommen | Quelloffene Software unter GNU AGPLv3, Community und Enterprise auf derselben Codebasis, Enterprise als vorkonfigurierter und gehärteter Build mit längerem Lebenszyklus | Betreuter Dienst: Software, Betrieb, Modell und Speicher aus einer Hand, nicht quelloffen | Betrieb | Selbstbetrieb auf gepflegtem Serverstack (64-Bit-Linux, Apache oder nginx, PHP, MariaDB oder PostgreSQL) oder Betrieb über einen Hoster wie Hetzner Storage Share oder IONOS | Betrieb ist Teil des Dienstes, Hosting in Deutschland, der Kunde hostet nichts selbst | Hersteller-Hosting | Gehostete Konten laufen über Partner und Provider. Nextcloud schreibt auf der Anmeldeseite: The free account is part of the selected partner offering, not of Nextcloud GmbH | Nexoria Systems UG betreibt den Dienst selbst und ist einziger Ansprechpartner | KI im Standard | Der Assistant ist die Oberfläche, die eigentliche KI liefern separat zu installierende Backend-Apps. In der Subscription ist der Assistant laut Preisliste im Tarif Ultimate enthalten, die Apps selbst sind quelloffen frei verfügbar | Nex über indexiertem Firmenwissen ist die Hauptoberfläche und ab dem Basispaket enthalten | Hardware für lokale KI | Doku llm2: NVIDIA-GPU mit mindestens 8 GB VRAM und mindestens 12 GB System-RAM, im CPU-Betrieb mindestens 12 GB RAM und empfohlen 10 bis 20 Kerne. Doku Context Chat: mindestens 2 GB VRAM und 8 GB RAM, im CPU-Betrieb mindestens 12 GB RAM | Keine eigene GPU nötig, die Modellinfrastruktur liegt beim Anbieter. Einbettungen laufen lokal auf deutschem Server, Sprachmodell Mistral (Paris, EU) | Antworten auf eigenen Dokumenten | Context Chat, laut Doku ein Zusammenspiel zweier Apps: PHP-App context_chat und Python-ExApp context_chat_backend. Zusätzlich vorausgesetzt sind die Assistant-App und ein konfigurierter Text-zu-Text-Provider, der bei einer Neuinstallation erforderlich ist | Dokumentensuche und Nex sind eingerichtet: semantische Suche mit Quellenangabe über den Inhalt von Nexoria Drive | Zugriffsrechte in KI-Antworten | Doku Context Chat, eigener Abschnitt File access control rules not supported: Context Chat folgt den Regeln der Zusatz-App files_accesscontrol nicht. Die normale Freigabe- und Rechtelogik von Nextcloud ist davon nicht berührt | Workspaces sind die maßgebliche Zugriffsebene und gelten auch für Nex: Wer nicht im Workspace ist, kann dessen Wissen weder durchsuchen noch per KI-Antwort erfragen | Einstiegsgröße | Enterprise-Subscription ab 100 Nutzern. Community-Version ohne Nutzeruntergrenze und ohne Lizenzkosten einsetzbar | Ab 1 Nutzer buchbar, Paket ab 5 Nutzern | Preislogik | Subscription je Nutzer und Jahr ab 100 Nutzern: Standard 71,29 €, Premium 104,99 €, Ultimate 204,75 €. Talk separat ab 42 € je Nutzer und Jahr. Infrastruktur, Speicher, Betrieb und KI-Rechenleistung kommen hinzu | 29 € je Nutzer und Monat oder 299 € für 5 Nutzer je Monat, danach 20 € je weiterem Nutzer. Betrieb, Speicher und Tokens enthalten, Mail und Meet als Zusatz | Kontrolle und Exit | Code einsehbar, auditierbar und im Zweifel forkbar. Betreiber, Hoster und KI-Backend frei wählbar, kein Anbieter-Lock-in | Ein Anbieter für alles. Bequem im Betrieb, aber ohne Code-Einsicht und ohne Fork-Option Alle Angaben zu Nextcloud stammen aus den öffentlichen Herstellerquellen, die am Ende dieser Seite einzeln aufgeführt sind, jede mit ihrem eigenen Abrufdatum. Die Nexoria-Bausteine im Detail finden Sie unter Alle Funktionen . ### Warum überhaupt vergleichen: der ehrliche Unterschied Nextcloud und Nexoria lösen nicht dasselbe Problem, und genau deshalb ist eine Feature-Tabelle allein irreführend. Nextcloud ist eine Plattform für Dateien und Zusammenarbeit, die Sie in die Hand bekommen. Nexoria ist ein Wissenssystem, das Sie gebucht bekommen. Die sieben Punkte darunter sind die, an denen sich die Entscheidung tatsächlich entscheidet. #### 1. Betriebsmodell: die tragende Achse Nextcloud ist Software. Der Selbstbetrieb setzt laut Systemanforderungen einen gepflegten Stack voraus: 64-Bit-Betriebssystem (als empfohlen genannt werden Ubuntu 26.04 LTS und Red Hat Enterprise Linux 10), Apache 2.4 mit mod_php oder php-fpm beziehungsweise nginx mit php-fpm, PHP 8.5 empfohlen, MariaDB 11.8 oder PostgreSQL 18 empfohlen. SQLite ist laut Doku nur für Tests und minimale Instanzen empfohlen. Updates, Backups, Härtung und Skalierung liegen bei Ihnen oder bei Ihrem Dienstleister. Nexoria ist ein betreuter Dienst. Der Betrieb steckt im Preis, es gibt keinen Serverstack, den Sie pflegen. Das ist bequemer und zugleich ein Verzicht: Sie geben ein Stück Kontrolle ab. Wer diesen Verzicht nicht will, ist bei Nextcloud richtig, und das ist keine höfliche Floskel, sondern die nüchterne Konsequenz aus dem Modell. Wichtig zur Fairness: Wenn Ihr einziger Beweggrund lautet, nicht selbst hosten zu wollen, brauchen Sie uns dafür nicht. Managed Nextcloud gibt es in Deutschland zu guten Konditionen, etwa Hetzner Storage Share aus dem Rechenzentrum Falkenstein mit Verwaltung und automatischen Updates durch Hetzner oder Managed Nextcloud Hosting bei IONOS auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur. #### 2. KI im Standard oder KI als Bausatz Der Nextcloud Assistant kann viel: zusammenfassen, umformulieren, Tonfall ändern, Korrektur lesen, Sprache in Text wandeln, Fragen zu eigenen Daten beantworten und agentische Aktionen wie Kalendereinträge oder das Lesen und Senden von Nachrichten. Eine Fähigkeitslücke zu behaupten, wäre schlicht falsch. Der Unterschied liegt im Aufbau. Die offizielle Dokumentation sagt zum Assistant wörtlich: In order to make use of the various features of the Assistant you will need additional apps that act as backends to provide the actual implementation of the AI functionality. Die Übersichtsseite der KI-Funktionen formuliert es ebenso deutlich: All of these features are completely optional. If you want to have them on your server, you need to install them via separate Nextcloud Apps. Für Textverarbeitung, Übersetzung, Spracherkennung, Bilderzeugung und Context Chat installieren und konfigurieren Sie also jeweils eigene Backend-Apps. In der kostenpflichtigen Subscription führt die Preisliste den Assistant in den Tarifen Standard und Premium als nicht enthalten und im Tarif Ultimate als enthalten. Die zugehörigen Apps sind als Open Source frei verfügbar, der supportete und im Lebenszyklus abgesicherte Bezug liegt im Ultimate-Tarif. Bei Nexoria ist Nex über dem indexierten Firmenwissen die Hauptoberfläche, nicht ein Zusatzmodul. Semantische Dokumentensuche mit Quellenangabe ist Teil des Basispakets und verbraucht keine Tokens. #### 3. Hardware für lokale KI Das ist der am besten belegte Unterschied auf dieser Seite, und Nextcloud benennt ihn selbst sehr offen. Die App für lokale Sprachmodelle (llm2) verlangt laut Doku im GPU-Betrieb eine NVIDIA-GPU mit mindestens 8 GB VRAM und mindestens 12 GB System-RAM, im reinen CPU-Betrieb mindestens 12 GB RAM bei empfohlenen 10 bis 20 Kernen. Context Chat verlangt im GPU-Betrieb mindestens 2 GB VRAM und 8 GB RAM, im CPU-Betrieb mindestens 12 GB RAM sowie eine CPU mit AVX und AVX2, dazu CUDA ab 12.2 und mindestens Nextcloud 30. Die Doku empfiehlt für llm2 ausdrücklich eine eigene Maschine, weil die App standardmäßig alle Kerne auslastet. Nextclouds eigene Antwort darauf ist KI als Dienst über europäische Partner, genannt werden unter anderem IONOS, OVHcloud, plusserver und Deutsche Telekom. Auch das ist eine saubere Lösung, sie verschiebt den Modellbetrieb aber zu einem weiteren Beteiligten. Bei Nexoria liegt die Modellinfrastruktur beim Anbieter. Sie beschaffen keine GPU, Sie konfigurieren kein Backend. Das Sprachmodell kommt von Mistral aus Paris, die Einbettungen laufen lokal auf deutschem Server, gehostet wird in Deutschland. #### 4. Zugriffsrechte und KI-Antworten Nextcloud dokumentiert die Grenzen von Context Chat offen und nachprüfbar, und das ist eine Stärke, keine Schwäche. In einem eigenen Abschnitt der Admin-Dokumentation mit der Überschrift File access control rules not supported steht der Satz: Context Chat does not follow these rules. Gemeint sind die Regeln der Zusatz-App files_accesscontrol. Die Doku beschreibt die Folge selbst: Nutzer, denen ein Dokument über files_accesscontrol verwehrt wurde, können über Context Chat trotzdem an dessen Inhalt gelangen, sofern das Dokument in der Files-App für sie sichtbar ist. Zur fairen Einordnung gehört: Es geht um genau diese eine Regel-App, nicht um die normale Freigabe- und Rechtelogik von Nextcloud. Unter Known Limitations sind zusätzlich dokumentiert: keine Unterstützung für Dateien über 100 MB, keine passwortgeschützten PDFs, externer Speicher über files_external funktioniert möglicherweise weniger gut als lokaler Speicher, und Multi-Tenant-Installationen werden nicht unterstützt. Bei Nexoria sind Workspaces die maßgebliche Zugriffsebene, und sie greifen auch im KI-Zugriff: wer nicht im Workspace ist, kann dessen Wissen auch nicht über Nex erfragen. Unser Rat unabhängig vom Anbieter: Prüfen Sie diesen Punkt im Test mit Ihren eigenen Dokumenten und Ihren eigenen Rollen, bei uns genauso wie bei jedem anderen. Er entscheidet darüber, ob eine KI-Antwort Inhalte offenlegen kann, die der Fragende sonst nicht sehen dürfte. #### 5. Wie viele Vertragspartner Sie am Ende haben Bei Nextcloud sind Softwarehersteller, Betreiber beziehungsweise Hoster, KI-Backend-Anbieter und Kunde typischerweise vier verschiedene Rollen mit getrennten Verträgen und getrennter Verantwortung. Gehostete Konten laufen über Partner und Provider. Auf der Anmeldeseite schreibt Nextcloud dazu ausdrücklich: The free account is part of the selected partner offering, not of Nextcloud GmbH. Auch der Bezug einer Subscription läuft laut FAQ über Nextcloud selbst oder über einen Partner, der dann erster Ansprechpartner ist. Bei Nexoria gibt es einen Vertragspartner für Software, Betrieb, Modell und Speicher. Das ist ein Organisationsunterschied, kein Qualitätsurteil: Vier Rollen bedeuten mehr Wahlfreiheit, eine Rolle bedeutet weniger Schnittstellen. Welche Variante besser ist, hängt an Ihrer Organisation, nicht an der Technik. #### 6. Preislogik: warum ein reiner Zahlenvergleich unseriös wäre Nextcloud verkauft Support und Lebenszyklus je Nutzer und Jahr, Talk wird separat abgerechnet, Infrastruktur, Speicher, Betrieb und KI-Rechenleistung kommen dazu. Nexoria verkauft einen Monatspreis, in dem Apps, Speicher, Tokens und Betrieb stecken. Diese beiden Zahlen nebeneinanderzustellen und daraus einen Sieger auszurufen, wäre Rechentrickserei, weil die Betriebskosten bei Nextcloud vollständig von Ihrem Setup abhängen und nicht pauschalierbar sind. Wir stellen deshalb nur die belegten Listenpreise nebeneinander und überlassen Ihnen die Gesamtrechnung, gern gemeinsam im Gespräch. #### 7. Herkunft der Office-Anwendungen Eine reine Herkunftsangabe, kein Qualitätsurteil. Nextcloud Office heißt inzwischen Nextcloud Office powered by Euro-Office. Laut Nextcloud-FAQ basiert Euro-Office auf der ONLYOFFICE Open Source AGPL codebase, die umfassend geprüft, bereinigt und refaktoriert wurde. Euro-Office wurde laut derselben Quelle am 09.06.2026 veröffentlicht und steht ab Nextcloud Hub 26 Spring als Office-Option zur Verfügung. Alternativ bleiben Collabora Online, das laut Nextcloud auf LibreOffice-Technologie aufsetzt, und Thinkfree Office als Engine wählbar. Nexoria Office mit Doc, Calc und Slides basiert auf LibreOffice. Welche Engine besser passt, entscheidet sich an Ihren Dateien, nicht an der Herkunft des Codes. Testen Sie das mit Ihren komplexesten Dokumenten, nicht mit einem leeren Blatt. ### Wann Nextcloud die bessere Wahl ist Diese Punkte sind ernst gemeint. Wenn einer davon auf Sie zutrifft, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Sie brauchen Code-Einsicht, Auditierbarkeit und eine Exit-Option. Nextcloud und Nextcloud Enterprise stehen laut FAQ unter der GNU AGPLv3. Der Enterprise-Build ist laut Hersteller aus derselben 100 % quelloffenen Codebasis von GitHub abgeleitet, vorkonfiguriert, optimiert und gehärtet, mit zusätzlicher Qualitätssicherung und längerem Lebenszyklus. Der Code ist prüfbar und im Zweifel forkbar. Nexoria ist nicht quelloffen und kann das strukturell nicht bieten. - Die Daten sollen das Haus physisch nie verlassen. Nextcloud läuft auf Ihrer eigenen Hardware in Ihrem eigenen Serverraum. Ein betreuter Dienst kann diese Option prinzipbedingt nicht anbieten. - Sie haben eine IT-Mannschaft und wollen keine Lizenzkosten zahlen. Die Community-Version ist ohne Nutzeruntergrenze und ohne Lizenzkosten einsetzbar. Wer die Betriebsverantwortung ohnehin trägt, zahlt für die Software nichts. Diesen Einstiegspreis kann ein betreuter Dienst nicht unterbieten. - Sie sind im öffentlichen Sektor oder in einer Ausschreibung. Das ITZBund stellt Nextcloud rund 300.000 Nutzern bereit, der Pilot startete 2016 mit etwa 5.000 Nutzern, Ende 2017 fiel die Auswahl in einer öffentlichen Ausschreibung auf Nextcloud. Nextcloud ist außerdem Bestandteil von openDesk, der vom Zentrum für Digitale Souveränität bereitgestellten Suite für die öffentliche Verwaltung. Skalierbarkeit auf sechsstellige Nutzerzahlen ist damit praktisch nachgewiesen. - Sie wollen Ihre eigene Modellstrategie fahren. Nextcloud lässt Ihnen die Wahl zwischen lokalen quelloffenen Modellen, europäischen Anbietern wie IONOS, OVHcloud, plusserver und Deutscher Telekom oder großen kommerziellen Anbietern. Die llm2-App bringt laut Doku Qwen 3.5 9B, Gemma 4 E4B und OLMo 3 7B Instruct mit, führt ausschließlich quelloffene Modelle aus und tut das vollständig on premises. Das Ethical AI Rating bewertet KI-Bausteine öffentlich nach drei Kriterien in vier Stufen von Grün bis Rot. In der Bewertungstabelle der Admin-Dokumentation stuft Nextcloud dabei auch eigene Integrationen kritisch ein, die OpenAI- und LocalAI-Integration über die OpenAI-API etwa als Rot. Diese Offenheit ist am Markt selten. - Sie brauchen sehr großen Funktionsumfang und Erweiterbarkeit. Hunderte Apps im offiziellen App Store, eigene Apps entwickelbar, Föderation zwischen eigenständigen Servern inklusive föderierter Chats in Talk seit Hub 8, ausgereifte Clients für Windows, macOS, Linux, iOS und Android sowie WebDAV-Zugriff. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen eine zertifizierte Infrastruktur. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist bei uns derzeit nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, prüfen Sie die Zertifizierungslage des jeweiligen Betreibers, bei Nextcloud also Ihres Hosters oder Ihrer eigenen IT. IONOS weist für sein Managed Nextcloud Hosting ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur aus. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Bei Nextcloud steht Ihnen ein Partnernetz aus Hostern und Systemhäusern offen, und im Zweifel bleibt der Code auch ohne den Anbieter nutzbar. Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. - Sie wollen jedes beteiligte Rechtssubjekt selbst bestimmen. Bei Selbstbetrieb legen Sie die gesamte Kette fest. Bei uns bleibt an drei Stellen ein US-Bezug, den wir offen benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . ### Wann Nexoria die richtige Wahl ist - Sie wollen kein Betriebsteam für KI aufbauen. Kein Serverstack, keine GPU, keine Backend-Apps, kein Modell-Deployment. Sie buchen und arbeiten. - Der Chat über dem Firmenwissen ist der eigentliche Zweck, nicht ein Extra. Wenn Ihre Leute Fragen an vorhandene Dokumente stellen sollen und Antworten mit Quellenangabe erwarten, ist das bei Nexoria die Hauptoberfläche und ab dem Basispaket eingerichtet. - Sie sind ein kleines oder mittleres Team. Nexoria ist ab einem Nutzer buchbar. Die Nextcloud-Enterprise-Subscription beginnt bei 100 Nutzern, unterhalb davon bleiben Community-Version mit eigener Betriebsverantwortung oder ein Hoster als dritter Beteiligter. - Sie wollen einen Vertragspartner statt vier Rollen. Software, Betrieb, Modell und Speicher kommen aus einer Hand, ein Ansprechpartner für alles. - Sie wollen eine kalkulierbare Monatsrechnung. Apps, Speicher und Tokens sind im Preis, ohne Add-on-Logik und ohne separate Rechnung für Rechenleistung. ### Was kostet Nexoria im Vergleich zu Nextcloud? Nexoria kostet 29 € pro Nutzer und Monat mit 10 GB Speicher je Unternehmen und 3 Mio. KI-Tokens je Nutzer. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 € pro Monat mit 20 GB Speicher je Unternehmen und 5 Mio. KI-Tokens je Nutzer, jeder weitere Nutzer 20 € pro Monat. Zusätzlicher Speicher kostet oberhalb des Inklusivvolumens 0,20 € je GB und Monat nach Quellbytes. Mail und Meet kosten als gemeinsames Zusatzprodukt 13 € je Nutzer und Monat beziehungsweise 70 € für 5 Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer. Betrieb, Hosting in Deutschland und der KI-Zugang sind enthalten. Frei buchbar ab dem 1. September 2026. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . Nextcloud ist in der Community-Version ohne Lizenzkosten und ohne Nutzeruntergrenze einsetzbar, Sie tragen dann Infrastruktur und Betrieb. Die Enterprise-Subscription beginnt laut Preisseite bei 100 Nutzern. Listenpreise je Nutzer und Jahr ab 100 Nutzern: Standard 71,29 €, Premium 104,99 €, Ultimate 204,75 €. Ab 200 Nutzern: 53,17 €, 81,99 € beziehungsweise 183,75 €. Nextcloud Talk wird separat abgerechnet und beginnt ebenfalls bei 100 Nutzern, Standard 42 € je Nutzer und Jahr, ab 250 Nutzern 31,50 €. Diese Zahlen sind nicht direkt vergleichbar, und wir tun auch nicht so. Bei Nextcloud kaufen Sie Support und Lebenszyklus für Software, die Sie betreiben, bei Nexoria kaufen Sie einen fertigen Betrieb. Eine belastbare Gegenüberstellung entsteht erst, wenn Ihre Infrastruktur-, Personal- und Hardwarekosten auf dem Tisch liegen. Diese Rechnung machen wir gern mit Ihnen, auch dann, wenn am Ende Nextcloud vorn liegt. ### Häufige Fragen #### Ist Nextcloud DSGVO-konform? Nach allem, was öffentlich belegbar ist: ja, ein DSGVO-konformer Einsatz ist ohne Weiteres möglich. Die Nextcloud GmbH hat ihren Sitz in Stuttgart (Hauptmannsreute 44a, 70192 Stuttgart, Geschäftsführer Frank Karlitschek, Registergericht AG München, HRB 227086). Der Server steht unter der GNU AGPLv3, und wer selbst hostet, hat die Daten vollständig in der eigenen Infrastruktur. Das ITZBund stellt Nextcloud rund 300.000 Nutzern bereit, die Auswahl erfolgte über eine öffentliche Ausschreibung. Deshalb steht auf dieser Seite kein Wort über Datenschutz als Unterscheidungsmerkmal: Datenschutz, europäische Governance und deutscher Serverstandort sprechen für beide Seiten. Der Unterschied liegt im Betriebsmodell und darin, was die KI im Standard leistet. #### Hat Nextcloud keine KI? Doch. Der Nextcloud Assistant kann laut Herstellerseite zusammenfassen, umformulieren, den Tonfall ändern, Korrektur lesen, Sprache in Text wandeln, Fragen zu eigenen Daten beantworten und agentische Aktionen ausführen, etwa Kalendereinträge anlegen oder Nachrichten lesen und senden. Der Unterschied liegt nicht in den Fähigkeiten, sondern im Produktaufbau. Die offizielle Dokumentation formuliert es so: In order to make use of the various features of the Assistant you will need additional apps that act as backends to provide the actual implementation of the AI functionality. Der Assistant ist also die Oberfläche, die eigentliche KI kommt aus separat zu installierenden Backend-Apps, für die Sie Rechenleistung stellen oder einen externen Anbieter anbinden. Bei Nexoria ist der Chat über dem indexierten Firmenwissen die Hauptoberfläche und ab dem Basispaket eingerichtet. #### Was kostet Nextcloud wirklich? Die Software selbst kostet nichts: Nextcloud Server steht unter GNU AGPLv3, die Community-Version ist ohne Lizenzkosten und ohne Nutzeruntergrenze einsetzbar. Bezahlt wird die Enterprise-Subscription, also Support, Härtung und Lebenszyklus. Laut Preisseite beginnen Subscriptions bei 100 Nutzern. Listenpreise je Nutzer und Jahr ab 100 Nutzern: Standard 71,29 €, Premium 104,99 €, Ultimate 204,75 €. Ab 200 Nutzern sinkt es auf 53,17 €, 81,99 € beziehungsweise 183,75 €. Nextcloud Talk wird separat abgerechnet und beginnt ebenfalls bei 100 Nutzern, Standard 42 € je Nutzer und Jahr, ab 250 Nutzern 31,50 €. Dazu kommen Infrastruktur, Speicher, Betrieb und, falls Sie KI lokal betreiben wollen, die passende Hardware. Eine Gesamtkostenrechnung können wir Ihnen nicht seriös vorlegen, weil diese Posten vollständig von Ihrem Setup abhängen. Wer Ihnen eine solche Rechnung ohne Kenntnis Ihres Setups präsentiert, rechnet sie sich zurecht. #### Ich möchte nicht selbst hosten. Reicht dafür nicht Managed Nextcloud? Sehr oft ja, und diesen Punkt sollten Sie ernsthaft prüfen, bevor Sie mit uns sprechen. Managed Nextcloud gibt es in Deutschland zu guten Konditionen, etwa Hetzner Storage Share, gehostet im eigenen Rechenzentrum in Falkenstein mit Verwaltung und automatischen Updates durch Hetzner, oder Managed Nextcloud Hosting bei IONOS in deutschen Rechenzentren auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur. Das Argument, Sie müssten nichts selbst hosten, trägt gegen Nextcloud also nicht allein. Der Unterschied bleibt bei drei Punkten: erstens, ob die KI über Ihrem Firmenwissen fertig eingerichtet ist oder aus Backend-Apps und Rechenleistung zusammengestellt werden muss, zweitens, wie Zugriffsrechte in KI-Antworten behandelt werden, drittens, wie viele Vertragspartner an der Lösung beteiligt sind. #### Was passiert mit Zugriffsrechten, wenn die KI auf Dokumente antwortet? Das ist die Frage, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, auch uns. Nextcloud dokumentiert diesen Punkt vorbildlich offen: Für Context Chat, also Antworten auf eigenen Dokumenten, führt die Admin-Dokumentation einen eigenen Abschnitt mit der Überschrift File access control rules not supported. Dort steht, dass Context Chat den Regeln der Zusatz-App files_accesscontrol nicht folgt und Nutzer deshalb über Context Chat an ein darüber gesperrtes Dokument gelangen können, sofern es in der Files-App für sie sichtbar ist. Das betrifft ausdrücklich diese Regel-App, nicht die normale Freigabe- und Rechtelogik von Nextcloud. Unter Known Limitations sind weitere Grenzen dokumentiert: Dateien über 100 MB werden nicht unterstützt, passwortgeschützte PDFs ebenfalls nicht, externer Speicher über files_external funktioniert möglicherweise weniger gut als lokaler Speicher, und Multi-Tenant-Installationen werden nicht unterstützt. Bei Nexoria sind Workspaces die maßgebliche Zugriffsebene, und sie gelten auch für Nex. Wer nicht in einem Workspace ist, kann dessen Wissen nicht erfragen: die Inhalte stehen für diese Person weder in der Dokumentensuche noch als Grundlage einer KI-Antwort zur Verfügung. Prüfen Sie diesen Punkt trotzdem im Test mit Ihren eigenen Dokumenten, bei uns wie bei jedem anderen Anbieter. Legen Sie ein Dokument in einen Workspace, in dem eine Testperson nicht Mitglied ist, und lassen Sie sie gezielt danach fragen. Diese eine Probe beantwortet mehr als jede Zusicherung. #### Ab wie vielen Nutzern lohnt sich welche Lösung? Die Nextcloud-Enterprise-Subscription beginnt laut Preisseite bei 100 Nutzern. Wichtig für ein faires Bild: Diese Untergrenze gilt für die kostenpflichtige Subscription, nicht für die Community-Version, die ohne Nutzeruntergrenze und ohne Lizenzkosten einsetzbar ist. Ein Unternehmen mit 8 oder 20 Personen hat bei Nextcloud also im Kern zwei Wege: Community-Version mit eigener Betriebsverantwortung oder ein Hoster als dritter Beteiligter. Nexoria ist ab einem Nutzer für 29 € im Monat buchbar, das Paket für 5 Nutzer kostet 299 € im Monat, jeder weitere Nutzer 20 €. Ab dreistelligen Nutzerzahlen und mit vorhandener IT-Mannschaft verschiebt sich die Rechnung deutlich zugunsten von Nextcloud. ### Weitere Vergleiche - Alle Vergleiche im Überblick - Alle Funktionen - Preise - Kontakt #### Microsoft und Google im Vergleich - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - PowerPoint Alternative : Slides für Ihre .pptx-Dateien - Outlook Alternative : Nexoria Mail mit Nex-Integration - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video und Anruf - Google Workspace (Gemini) Alternative : Nexoria Office mit Nex #### KI-Dienste im Vergleich - Microsoft Copilot Alternative : Nex in jeder Lizenz statt separates Add-on - ChatGPT Enterprise Alternative : europäisches Modell statt OpenAI - Perplexity Enterprise Alternative : Recherche mit Quellenangabe über eigene Dokumente ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Nextcloud Impressum . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. nextcloud.com/impressum . Beleg für Firmensitz Stuttgart, Geschäftsführer und Registerangaben. Abgerufen am 21.08.2026. - Nextcloud FAQ . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. nextcloud.com/faq . Beleg für die Lizenzierung unter GNU AGPLv3, für das Verhältnis von Community- und Enterprise-Version, für Self-Hosting und für den Bezug über Partner. Abgerufen am 21.08.2026. - Nextcloud Preise . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. nextcloud.com/pricing . Beleg für die Listenpreise je Nutzer und Jahr, netto und zzgl. MwSt.: Files ab 100 Nutzern Standard 71,29 €, Premium 104,99 €, Ultimate 204,75 €, ab 200 Nutzern 53,17 €, 81,99 € beziehungsweise 183,75 €; Talk ab 100 Nutzern Standard 42 €, ab 250 Nutzern 31,50 €. Beleg außerdem für die Mindestabnahme ab 100 Nutzern und für die Tarifzuordnung des Assistant. Abgerufen am 23.08.2026. - Nextcloud Signup . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. nextcloud.com/signup . Beleg dafür, dass gehostete Konten ein Angebot des jeweiligen Partners sind, nicht der Nextcloud GmbH. Abgerufen am 21.08.2026. - Nextcloud Assistant . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. nextcloud.com/assistant . Beleg für den Funktionsumfang des Assistant und dafür, dass KI als Dienst über europäische Partner bezogen werden kann. Abgerufen am 21.08.2026. - Nextcloud Office . Nextcloud GmbH, 2026. nextcloud.com/office . Beleg für Nextcloud Office powered by Euro-Office auf ONLYOFFICE-Codebasis, Veröffentlichung 09.06.2026, sowie für Collabora und Thinkfree als weitere Optionen. Abgerufen am 21.08.2026. - Nextcloud App Store . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. apps.nextcloud.com . Beleg für den Umfang des offiziellen App Stores. Abgerufen am 21.08.2026. - Artificial Intelligence, Administration Manual . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/ai/o... . Beleg für die Modularität der KI-Funktionen, dafür dass sie über separate Apps installiert werden müssen, und für die Ethical-AI-Rating-Tabelle mit drei Kriterien und vier Stufen. Dokumentierter Stand: Nextcloud 35. Abgerufen am 23.08.2026. - Assistant, Administration Manual . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/ai/a... . Beleg für den Satz, dass der Assistant die Oberfläche ist und zusätzliche Apps als Backends nötig sind, um die KI-Funktionalität tatsächlich bereitzustellen. Dokumentierter Stand: Nextcloud 35. Abgerufen am 23.08.2026. - Local large language model (llm2), Administration Manual . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/ai/a... . Beleg für die mitgelieferten Modelle Qwen 3.5 9B, Gemma 4 E4B und OLMo 3 7B Instruct, für die Hardwareanforderungen und dafür, dass die App ausschließlich quelloffene Modelle und vollständig on premises ausführt. Dokumentierter Stand: Nextcloud 35. Abgerufen am 23.08.2026. - Context Chat, Administration Manual . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/ai/a... . Beleg für Aufbau und Hardwareanforderungen, für den Abschnitt File access control rules not supported und für die Known Limitations: keine Dateien über 100 MB, keine passwortgeschützten Dateien, externer Speicher über files_external möglicherweise schlechter als lokaler Speicher, keine Unterstützung für Multi-Tenant-Installationen. Dokumentierter Stand: Nextcloud 35. Abgerufen am 23.08.2026. - System requirements, Administration Manual . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/ins... . Beleg für den Serverstack, der für den Selbstbetrieb erforderlich ist. Abgerufen am 21.08.2026. - Nextcloud Blog . Nextcloud GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. nextcloud.com/blog . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Beiträge zur föderierten Chatfunktion in Talk ab Hub 8, zur Bundesverwaltung (ITZBund: Pilot 2016 mit rund 5.000 Nutzern, Ausschreibung Ende 2017, rund 300.000 Nutzer) und zum Ethical AI Rating. Wir verweisen hier auf die Blogübersicht, weil die drei Beiträge aus unterschiedlichen Jahren stammen, die Einzeladressen haben wir nicht je Beitrag festgehalten. Abgerufen am 21.08.2026. - openDesk . Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS), ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. opendesk.eu . Beleg dafür, dass Nextcloud Bestandteil von openDesk ist. Abgerufen am 21.08.2026. - Hetzner Storage Share . Hetzner Online GmbH, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. hetzner.com/storage/storage-share . Beleg für Managed Nextcloud aus deutschen Rechenzentren mit Standort Falkenstein, Verwaltung und automatischen Updates durch Hetzner. Abgerufen am 21.08.2026. - Managed Nextcloud Hosting . IONOS SE, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. ionos.de/office-loesungen/managed-nextcloud-hosting . Beleg für Managed Nextcloud in deutschen Rechenzentren auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur. Abgerufen am 21.08.2026. Zwei Einschränkungen nennen wir offen. Erstens verweist die Nextcloud-Dokumentation unter docs.nextcloud.com/server/latest immer auf die jeweils neueste Fassung, beim Abruf war das Nextcloud 35. Wer eine ältere Fassung betreibt, findet dort möglicherweise abweichende Angaben. Zweitens haben wir für die drei Blogbeiträge keine Einzeladressen festgehalten, sondern verweisen auf die Blogübersicht. ### Disclaimer Zuletzt geprüft am 23.08.2026. Die Angaben zu Nextcloud stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen des Herstellers, die Angaben zu Managed-Nextcloud-Angeboten und zu openDesk aus den unten genannten Quellen der jeweiligen Anbieter. Nextcloud entwickelt Produkt, Dokumentation und Preise laufend weiter, Angaben können sich daher ändern. Bitte prüfen Sie vor einer Entscheidung die jeweils aktuelle Nextcloud-Dokumentation. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. Nextcloud ist eine Marke der Nextcloud GmbH. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Klären Sie in 30 Minuten, welches Modell zu Ihnen passt Wir sagen Ihnen im Gespräch ehrlich, wann Nextcloud für Sie die bessere Entscheidung ist, und das kommt regelmäßig vor. Wenn Sie eine IT-Mannschaft haben, Code-Einsicht brauchen oder Ihre Daten das Haus nicht verlassen dürfen, empfehlen wir Ihnen genau das. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Produkt ansehen --- # Notion Alternative: der ehrliche Abgrenzungsvergleich Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/notion-alternative Vergleich ## Notion Alternative: geschriebenes Wissen gegen vorhandene Dateien Notion ist eine Arbeitsfläche aus verschachtelten Seiten und Datenbanken, in die Teams ihr Wissen schreiben. Nexoria ist ein Cloud-Speicher mit Indexierung: Dateien liegen in Nexoria Drive, werden nach der Freigabe indexiert und sind danach über die semantische Dokumentensuche und über Nex mit Quellenangabe abfragbar. Wer sein Wissen als Seiten pflegen will, ist bei Notion besser aufgehoben. Wer einen gewachsenen Bestand aus .docx, .xlsx und .pdf durchsuchbar machen will, ohne ihn vorher abzutippen oder zu migrieren, trifft mit Nexoria den Fall. Beides ersetzt einander nicht. Einordnung ### Warum das kein Ersatzvergleich ist Die meisten Vergleichsseiten tun so, als stünden zwei austauschbare Produkte nebeneinander. Hier ist das nicht der Fall, und wir sagen es lieber gleich am Anfang als im Kleingedruckten. Notion ist eine Arbeitsfläche: verschachtelte Seiten, Datenbanken mit frei definierten Eigenschaften, Ansichten, Vorlagen, gemeinsames Schreiben. Nexoria ist ein Dateispeicher mit Indexierung: Nexoria Drive erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer, freigegebene Inhalte werden indexiert, und darauf antworten die semantische Dokumentensuche und der KI-Assistent Nex mit Quellenangabe. Daraus folgt eine einfache, aber unbequeme Konsequenz: Teams, die ihr Wissen schreiben , sind bei Notion in der Regel besser aufgehoben. Teams, deren Wissen bereits als .docx, .xlsx und .pdf existiert und nie in ein Wiki gewandert ist, gewinnen mit Nexoria genau dort, wo Notion zuerst eine Migration verlangen würde. Wer beides hat, und das ist der Normalfall, entscheidet nicht zwischen zwei Anbietern, sondern über die Grenze zwischen zwei Arbeitsweisen. Ein Satz, der auf dieser Seite bewusst fehlt: dass Notion nicht datenschutzkonform einsetzbar sei. Notion Labs, Inc. ist ein US-Unternehmen, das ist eine Tatsache und keine Wertung. Was Notion an Vertragswerk und Zertifikaten vorlegt, steht weiter unten im Abschnitt zur Infrastruktur, und zwar neben den US-Bezügen von Nexoria selbst. Szenarien ### Drei Szenarien Wenn Sie nach dem ersten Szenario schon wissen, wo Sie stehen, sparen Sie sich den Rest der Seite. Genau dafür stehen sie hier oben. #### Szenario 1: Das Wissen entsteht beim Schreiben Eine Agentur, ein Produktteam, eine Beratung. Projektseiten, Meeting-Notizen, Prozessbeschreibungen und Roadmaps werden bewusst verfasst, verlinkt und weiterentwickelt. Es gibt Vorlagen, es gibt Verantwortliche je Seite, und die Struktur ändert sich, weil die Arbeit sich ändert. Empfehlung: Notion. Nexoria hat keine Seitenhierarchie, keine Vorlagensammlung und keinen Seitenbaum. Ein Wechsel würde in diesem Szenario vorhandene Arbeit vernichten, ohne dass ein Vorteil an ihre Stelle träte. #### Szenario 2: Das Wissen liegt seit Jahren als Datei herum Ein Mittelständler mit gewachsener Ordnerablage. Angebote, Prüfberichte, Verträge, Kalkulationen, Handbücher, alles als .docx, .xlsx und .pdf, teils mehrere hundert Gigabyte, teils zehn Jahre alt. Niemand wird diesen Bestand abtippen, und niemand wird ihn seitenweise nachpflegen. Empfehlung: Nexoria prüfen. Der Bestand bleibt eine Datei und wird trotzdem durchsuchbar, weil nicht die Struktur, sondern der Inhalt indexiert wird. Notion würde hier zuerst einen Import verlangen, und Notion benennt dessen Grenzen selbst: 5 MB je Datei im Free-Plan und 50 MB in den bezahlten Plänen, bei PDF 5 MB beziehungsweise 20 MB, dazu der Hinweis, dass Kommentare und Änderungsverfolgung aus Word nicht mit importiert werden. #### Szenario 3: Beides, und die Frage ist der Verarbeitungsort Ein Haus mit Notion im Einsatz und einer neuen Vorgabe: Der Aktenbestand soll durchsuchbar werden, und die Verarbeitung soll in Deutschland stattfinden. Hier ist der ehrliche Vorschlag nicht der Wechsel, sondern die Aufteilung. Notion bleibt der Ort für geschriebenes Wissen, Nexoria wird der Ort für den Dateibestand. Eine automatische Synchronisation zwischen beiden Systemen ist auf nexoria-systems.de nicht dokumentiert, und wir behaupten sie deshalb nicht. Wer beides betreibt, legt vorher fest, welche Inhaltsart wo ihren verbindlichen Platz hat. Sonst entstehen zwei Wahrheiten zum selben Thema, und das ist teurer als jede Lizenz. Matrix ### Notion und Nexoria im Vergleich Verglichen wird Notion in der Fassung, die notion.com am 23.08.2026 beschreibt. Jede Zeile über Notion trägt ihre eigene Fundstelle. Wo eine Angabe auf einer der beiden Seiten fehlt, steht das ausdrücklich in der Zelle, statt dass wir sie schätzen. Notion und Nexoria im Vergleich, jede Fremdangabe mit eigener Fundstelle . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Notion | Nexoria | Fundstelle | Produktkategorie | Arbeitsfläche aus verschachtelten Seiten und Datenbanken, in die Wissen geschrieben wird | Cloud-Speicher mit Indexierung, semantischer Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex | notion.com/help/intro-to-databases geprüft am 23.08.2026 | Wie das Wissen hineinkommt | Geschrieben oder importiert. Direkt importierbar sind .txt, .md, .docx, .csv, .html, .pdf und .zip sowie Bestände aus Evernote, Trello, Quip, Dropbox Paper, Google Docs und WorkFlowy | Als Datei abgelegt. Nexoria Drive erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer, freigegebene Inhalte werden automatisch indexiert | notion.com/help/import-data-into-notion geprüft am 23.08.2026 | Grenzen beim Import | 5 MB je Datei im Free-Plan, 50 MB in bezahlten Plänen, bei PDF 5 MB beziehungsweise 20 MB. Kommentare und Änderungsverfolgung aus Word werden nicht übernommen | Kein Import nötig, die Datei bleibt eine Datei. Eine dokumentierte Obergrenze für die Dateigröße ist auf nexoria-systems.de nicht veröffentlicht, diese Angabe ist offen | notion.com/help/import-data-into-notion geprüft am 23.08.2026 | Datenbanken und Ansichten | Datenbanken mit frei definierten Eigenschaften, Filtern und Sortierungen. Notion nennt sechs Ansichten auf denselben Datensatz: Tabelle, Liste, Board, Galerie, Kalender und Zeitleiste | Strukturierte Datenbanken je Workspace, Aufgaben, ein zuordenbarer Kalender und ein Kanban-Board mit Phasen, Fristen und Verantwortlichen. Weitere Ansichten auf denselben Datensatz sowie Relationen, Rollups und Formeln sind nicht dokumentiert | notion.com/help/guides/using-database-views geprüft am 23.08.2026 | Zugriff auf vorhandene Dateibestände | Über AI Connectors, unter anderem für Google Drive sowie Microsoft SharePoint und OneDrive. Voraussetzung ist laut Notion der Business- oder Enterprise-Plan | Der Bestand liegt selbst in Nexoria Drive und wird dort auf deutschen Servern indexiert. Konnektoren zu fremden Ablagen sind nicht Bestandteil des Basisprodukts | notion.com/help/notion-ai-connectors geprüft am 23.08.2026 | KI im Standard | Notion AI ist laut Hilfe nur auf dem Business- und dem Enterprise-Plan verfügbar. Free und Plus erhalten eine begrenzte Zahl von Probeantworten | Nex und die Dokumentensuche sind ab dem Basispaket enthalten, die Dokumentensuche verbraucht keine KI-Tokens | notion.com/help/notion-ai-faqs geprüft am 23.08.2026 | Zugriffsrechte in KI-Antworten | Notion AI durchsucht laut Hilfe die Seiten des Arbeitsbereichs, auf die die fragende Person Zugriff hat, dazu verbundene Apps und das Web | Workspaces sind die maßgebliche Zugriffsebene und gelten auch für Nex. Wer nicht im Workspace ist, erhält dessen Inhalte weder als Treffer noch als Grundlage einer Antwort | notion.com/help/notion-ai-faqs geprüft am 23.08.2026 | Sprachmodelle | Notion nennt von Notion selbst betriebene Modelle sowie Modelle von Anbietern wie Anthropic und OpenAI | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, Einbettungen und semantische Suche laufen lokal auf deutschen Servern | notion.com/help/notion-ai-security-practices geprüft am 23.08.2026 | Training mit Kundendaten | Notion schreibt, dass Notion und seine KI-Unterauftragsverarbeiter Kundendaten standardmäßig nicht zum Modelltraining verwenden und dass entsprechende vertragliche Vereinbarungen bestehen | Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag | notion.com/help/notion-ai-security-practices geprüft am 23.08.2026 | Verarbeitungsort | Infrastruktur bei AWS und Cloudflare. Datenresidenz gibt es für den Enterprise-Plan, wählbar sind unter anderem US-West-2 in Oregon und EU-Central-1 in Frankfurt. Ohne bestätigte Migration bleibt ein Arbeitsbereich in den Vereinigten Staaten gehostet | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur | notion.com/help/data-residency geprüft am 23.08.2026 | Anbietersitz | Notion Labs, Inc., 685 Market St., San Francisco, CA 94105, Vereinigte Staaten | Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim im Taunus, Deutschland | notion.com/trust/privacy-policy geprüft am 23.08.2026 | Zertifizierungen des Anbieters | Notion weist SOC 2 Type 2, ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 und ISO 27018 sowie BSI C5 aus | Weder ISO 27001 noch SOC 2, ein Verfahren ist nicht terminiert. Die Rechenzentren sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert, das betrifft die Infrastruktur, nicht den Anbieter | notion.com/security geprüft am 23.08.2026 | Listenpreis | Free 0 €, Plus 9,50 € je Mitglied und Monat, Business 19,50 € je Mitglied und Monat, Enterprise nach individueller Vereinbarung | 29 € je Nutzer und Monat, alternativ 299 € je Monat mit 5 Nutzern und 20 € je weiterem Nutzer | notion.com/pricing geprüft am 23.08.2026 | Speicher und Datei-Uploads | Datei-Uploads bis 5 MB im Free-Plan, in den bezahlten Plänen unbegrenzt, dort mit einer von Notion mit rund 5 GB angegebenen Obergrenze je einzelner Datei | 10 GB je Unternehmen im Tarif Base, 20 GB im Tarif Pro, darüber 0,20 € je GB und Monat nach übergebenen Quellbytes | notion.com/pricing geprüft am 23.08.2026 | Anbietergröße | Zur Zahl der Beschäftigten liegt uns keine Angabe von notion.com vor, wir nennen deshalb keine | Zwei Gründer, CEO und CTO, keine Festangestellten | Über uns geprüft am 23.08.2026 Notion ### Wo Notion stärker ist Diese Punkte sind ernst gemeint. Trifft einer davon auf Sie zu, ist das ein Grund, bei Notion zu bleiben, und wir sagen das im Gespräch genauso. - Freie Strukturierung. Eine Seite kann eine Seite enthalten, die eine Datenbank enthält, in der jede Zeile wieder eine Seite ist. Diese Beweglichkeit ist der Kern des Produkts. Nexoria kennt Ordner, Dateien und Workspaces, mehr nicht. - Datenbanken mit mehreren Ansichten. Notion nennt sechs Ansichten auf denselben Datensatz: Tabelle, Liste, Board, Galerie, Kalender und Zeitleiste, dazu Eigenschaften, Filter und Sortierungen. Wenn Ihre Arbeit daran hängt, ersetzt Nexoria das nicht. - Kollaboratives Schreiben. Der gemeinsame Text ist bei Notion die Grundeinheit der Arbeit. Nexoria hat Echtzeit-Kollaboration in Doc, Calc und Slides, das ist gemeinsames Arbeiten an Dateien, nicht an einem verlinkten Seitenraum. - Vorlagen und Ökosystem. Der Marktplatz von Notion wirbt mit mehr als 30.000 Vorlagen. Eine vergleichbare Sammlung hat Nexoria nicht und wird sie in absehbarer Zeit nicht haben. - Zertifikate für Vergabe und Compliance. Notion weist SOC 2 Type 2, ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017, ISO 27018 und BSI C5 aus. Verlangen Ihre Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht, Notion schon. Dann sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Unbegrenzte Datei-Uploads in bezahlten Plänen. Notion nennt dort keine Volumengrenze, nur eine Obergrenze von rund 5 GB je einzelner Datei. Nexoria startet bei 10 GB je Unternehmen und berechnet darüber 0,20 € je GB und Monat. Wer schlicht viel ablegen will, fährt bei Notion günstiger. - Anbietergröße und Fortbestand. Nexoria wird von zwei Gründern betrieben, es gibt keine Festangestellten. Wenn die Größe des Anbieters für Sie ein Auswahlkriterium ist, ist das ein Argument gegen uns, und es steht deshalb hier und nicht in einer Fußnote. Nexoria ### Wo Nexoria trifft - Der Bestand muss nicht migriert werden. Dateien bleiben Dateien und werden trotzdem durchsuchbar. Kein Abtippen, kein Nachbauen einer Seitenstruktur, keine Importgrenze je Datei. - Semantische Suche mit Quellenangabe. Die Dokumentensuche sucht nach Bedeutung statt nach Stichwörtern und nennt zu jedem Ergebnis die Fundstelle. Sie verbraucht keine KI-Tokens und bleibt auch bei ausgeschöpftem Kontingent verfügbar. - KI ab dem Basispaket. Nex ist ab 29 € je Nutzer und Monat dabei. Bei Notion ist Notion AI laut Hilfe dem Business- und dem Enterprise-Plan vorbehalten. - Verarbeitung in Deutschland ohne Zusatzvertrag. Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Bei Notion setzt die Datenregion Europa den Enterprise-Plan und eine über das Account-Team abgestimmte Migration voraus. - Rechte gelten für die KI, nicht nur für den Dateibrowser. Workspaces sind die Zugriffsebene und gelten für Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen. - Ein Vertragspartner. Software, Betrieb, Speicher und Modellzugang kommen aus einer Hand. Das ist ein Organisationsunterschied, kein Qualitätsurteil: weniger Schnittstellen, dafür weniger Wahlfreiheit. Grenzen ### Grenzen, beide Seiten #### Grenzen von Nexoria - Nexoria ersetzt keine Notion-Datenbank mit frei definierten Eigenschaften und mehreren Ansichten auf demselben Datensatz. Belegt sind Datenbanken je Workspace, Aufgaben, Kalender und ein Kanban-Board. Relationen, Rollups, Formeln sowie Galerie- und Zeitleistenansicht sind nicht dokumentiert und werden hier nicht behauptet. - Es gibt keine Seitenhierarchie und keinen Seitenbaum. Wissen, das als verlinkte Seite gedacht ist, hat in Nexoria keinen Ort. - Es gibt keine Vorlagensammlung, die mit dem Marktplatz von Notion vergleichbar wäre. - Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert. - Nexoria ist nicht quelloffen. Es gibt keine Code-Einsicht und keine Fork-Option. - Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den Vereinigten Staaten, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Beim optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, bei aktiver E-Mail-Integration Microsoft Corp. und Google LLC. Alle sind im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich benannt. - Das Unternehmen besteht aus zwei Gründern ohne Festangestellte. Wer einen großen Anbieter braucht, hat hier ein Ausschlusskriterium. - Der Speicher startet bei 10 GB je Unternehmen. Für reine Massenablage ist das die falsche Wahl. #### Grenzen von Notion Auch diese Punkte stammen aus Notions eigenen Seiten, nicht aus einer Wertung von uns. - Vorhandene Dateien müssen importiert werden, wenn sie in Notion liegen sollen. Notion nennt dafür 5 MB je Datei im Free-Plan und 50 MB in bezahlten Plänen, bei PDF 5 MB beziehungsweise 20 MB, und weist darauf hin, dass Kommentare und Änderungsverfolgung aus Word nicht übernommen werden. - Notion AI ist laut Hilfe nur auf dem Business- und dem Enterprise-Plan verfügbar. Für die Verbindung von Drittanbieter-Apps über AI Connectors gilt dieselbe Voraussetzung. - Datenresidenz gibt es nur im Enterprise-Plan, die Migration eines bestehenden Arbeitsbereichs läuft über das Account-Team. Ohne bestätigte Migration bleibt der Arbeitsbereich in den Vereinigten Staaten gehostet. - Die Datenregion deckt nicht alles ab. Nach Notions eigener Aufstellung gehören Seiteninhalte, hochgeladene Dateien und der Suchindex dazu, nicht dagegen Kontodaten, Nutzungsdaten, von Unterauftragsverarbeitern verarbeitete Daten sowie Notion Calendar, Notion Mail und Beta-Dienste. - Zero Data Retention bei den Modellanbietern gilt laut Notion standardmäßig für Arbeitsbereiche im Enterprise-Plan. Für Arbeitsbereiche außerhalb dieses Plans nennt Notion eine Aufbewahrung von 30 Tagen oder weniger. Preise ### Preise beider Seiten Beide Listen stehen hier unverändert nebeneinander, ohne Gesamtkostenrechnung. Eine solche Rechnung hinge an Ihrer Nutzerzahl, Ihrem Datenvolumen und Ihrem Plan, und wer sie ohne diese Angaben vorlegt, rechnet sie sich zurecht. Listenpreise, wie sie die jeweilige Anbieterseite ausweist . Stand 23.08.2026 . | | Angebot | Preis | Fundstelle | Notion Free | 0 €. Datei-Uploads bis 5 MB. Notion AI nur als begrenzte Zahl von Probeantworten. | notion.com/pricing geprüft am 23.08.2026 | Notion Plus | 9,50 € je Mitglied und Monat. Datei-Uploads unbegrenzt, je einzelne Datei nennt Notion rund 5 GB. Notion AI nur als begrenzte Zahl von Probeantworten. | notion.com/pricing geprüft am 23.08.2026 | Notion Business | 19,50 € je Mitglied und Monat. Enthält Notion AI, AI Meeting Notes, Enterprise Search (von Notion als Beta gekennzeichnet) und SAML SSO. Notion Agent ist hier freigeschaltet, aber nicht unbegrenzt enthalten: Notion nennt dafür kostenlose Probenutzung und danach 10 USD je 1.000 Notion-Credits im Monat, also einen Betrag zusätzlich zum Sitzpreis. | notion.com/pricing geprüft am 23.08.2026 | Notion Enterprise | Individuelle Vereinbarung, die Preisseite weist keinen Listenpreis aus. Ergänzt Audit-Log und Zero Data Retention bei den Modellanbietern. | notion.com/pricing geprüft am 23.08.2026 | Nexoria Base | Nexoria Base kostet 29 EUR je Nutzer und Monat und enthält 3 Mio. KI Tokens je Nutzer sowie 10 GB Speicher je Unternehmen. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Nexoria Pro | Nexoria Pro kostet 299 EUR je Monat, enthält 5 Nutzer, 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher je Unternehmen, jeder weitere Nutzer kostet 20 EUR je Monat. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Nexoria Enterprise | Nexoria Enterprise wird individuell vereinbart, es gibt keinen Listenpreis. Token- und Speicherpakete werden individuell festgelegt. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, Speicher über dem Inklusivvolumen | Speicher oberhalb des Inklusivvolumens kostet 0,20 EUR je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. | Preise geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, Zusatzprodukt Mail und Meet | Das Zusatzprodukt Mail und Meet kostet 13 EUR je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer, jeder weitere Nutzer kostet 9 EUR je Monat. | Preise geprüft am 23.08.2026 Nexoria-Preise sind netto, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Zwei Einschränkungen zu den Notion-Beträgen, damit niemand falsch rechnet: Die Preisseite von Notion bietet die Auswahl zwischen monatlicher und jährlicher Zahlweise an und wirbt für die jährliche mit einer Ersparnis von bis zu 20 %. Welcher der beiden Zahlweisen die hier genannten Euro-Beträge zuzuordnen sind, geht aus der Seite selbst nicht eindeutig hervor, ebenso wenig, ob sie netto oder brutto gemeint sind. Beides bleibt offen und wird hier nicht ergänzt. Klären Sie es vor jedem Kostenvergleich direkt bei Notion. Verarbeitung ### Infrastruktur, Rechtsordnung und die US-Bezüge beider Seiten Dieser Abschnitt wäre unglaubwürdig, wenn er nur die US-Bezüge des anderen nennen würde. Er nennt beide. Die Angaben zu Notion stammen von notion.com, die Angaben zu Nexoria aus dem Verzeichnis nach Art. 30 und von der Sicherheitsseite. Verarbeitungsort, Rechtsordnung und Zertifizierungslage beider Anbieter . Stand 23.08.2026 . | | Merkmal | Angabe | Fundstelle | Notion, Anbieter | Notion Labs, Inc., 685 Market St., San Francisco, CA 94105, Vereinigte Staaten. | notion.com/trust/privacy-policy geprüft am 23.08.2026 | Notion, Infrastruktur | Notion nennt AWS und Cloudflare als Infrastrukturpartner. | notion.com/security geprüft am 23.08.2026 | Notion, Datenregion | Datenresidenz für den Enterprise-Plan, wählbar sind unter anderem US-West-2 in Oregon und EU-Central-1 in Frankfurt. Ohne bestätigte Migration bleibt der Arbeitsbereich in den Vereinigten Staaten gehostet, nach einer Migration werden die betroffenen Daten in den Vereinigten Staaten nach 30 Tagen gelöscht. | notion.com/help/data-residency geprüft am 23.08.2026 | Notion, Drittlandstransfer | Notion bindet einen Auftragsverarbeitungsvertrag in seine Bedingungen ein und stützt Übermittlungen aus der EU in Drittländer nach eigener Darstellung auf Standardvertragsklauseln. | notion.com/help/gdpr-at-notion geprüft am 23.08.2026 | Notion, Zertifikate | SOC 2 Type 2, ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017, ISO 27018 und BSI C5. | notion.com/security geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, Anbieter | Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim im Taunus, Deutschland. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, Verarbeitungsort | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, Sprachmodell | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI (Paris, EU), die gesamte Verarbeitungskette bleibt in der EU. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, US-Bezüge | Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den Vereinigten Staaten, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Beim optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, bei aktiver E-Mail-Integration Microsoft Corp. und Google LLC. Alle sind im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich benannt, abgesichert über Standardvertragsklauseln. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am 23.08.2026 | Nexoria, Zertifikate | Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI-Grundschutz, das ersetzt kein Zertifikat. Die Rechenzentren, in denen die Plattform läuft, sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert, das betrifft die Infrastruktur, nicht Nexoria als Anbieter. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am 23.08.2026 Beleg Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist nicht terminiert. Notion weist dagegen SOC 2 Type 2 und mehrere ISO-Zertifikate aus. Wenn Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters verlangen, ist das ein Ausschlusskriterium gegen uns. Fundstelle: Sicherheit und Datenschutz . Geprüft am 23.08.2026 . Ob eine Verarbeitung in Ihrem Haus zulässig ist, entscheidet Ihre eigene Abwägung. Angaben eines Anbieters über die eigene Architektur belegen die Architektur, nicht ihre rechtliche Bewertung. Das gilt für Notion und für uns gleichermaßen. Die Aussagen zur Nexoria-Architektur sind eigene Angaben der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) und bisher nicht extern auditiert. FAQ ### Häufige Fragen zu Notion und Nexoria Ist Nexoria ein Ersatz für Notion? In den meisten Fällen nicht, und das ist keine Bescheidenheit, sondern eine Frage der Produktkategorie. Notion ist eine Arbeitsfläche: verschachtelte Seiten, Datenbanken mit frei definierten Eigenschaften und mehreren Ansichten auf demselben Datensatz, gemeinsames Schreiben, Vorlagen. Diese Bausteine hat Nexoria nicht. Nexoria setzt eine Ebene davor an, bei den Dateien, die bereits existieren: Sie liegen in Nexoria Drive, werden nach der Freigabe indexiert und sind danach semantisch durchsuchbar. Ein Team, das sein Wissen bewusst als Notion-Seiten pflegt, würde mit einem Wechsel Arbeit vernichten. Ein Team, dessen Wissen in Ordnern liegt und nie in ein Wiki gewandert ist, gewinnt mit Nexoria genau dort. Kann Nexoria Datenbanken mit Board-, Kalender- und Galerieansicht? Nicht in der Form, die Notion anbietet. Notion nennt in seiner Hilfe sechs Ansichten auf denselben Datensatz: Tabelle, Liste, Board, Galerie, Kalender und Zeitleiste, dazu Eigenschaften, Filter und Sortierungen. Auf nexoria-systems.de belegt ist: strukturierte Datenbanken je Workspace, Aufgaben, ein zuordenbarer Kalender und ein Kanban-Board für laufende Vorgänge mit Phasen, Fristen und Verantwortlichen. Ob sich derselbe Datensatz zusätzlich als Galerie oder Zeitleiste anzeigen lässt und ob es Relationen, Rollups oder Formeln gibt, ist dort nicht dokumentiert. Wir behaupten es deshalb nicht. Wenn Ihre Arbeit an genau diesen Bausteinen hängt, prüfen Sie das vor einer Entscheidung im Test. Kann Notion nicht auch meine vorhandenen Dateien durchsuchen? Teilweise ja, und dieser Punkt gehört auf jede faire Vergleichsseite. Notion bietet AI Connectors unter anderem für Google Drive sowie für Microsoft SharePoint und OneDrive an. Damit durchsucht Notion AI Inhalte, die außerhalb von Notion liegen. Zwei Einschränkungen nennt Notion selbst: Für die Verbindung von Drittanbieter-Apps ist der Business- oder Enterprise-Plan Voraussetzung, und Notion AI ist ohnehin nur auf diesen beiden Plänen verfügbar, Free und Plus erhalten eine begrenzte Zahl von Probeantworten. Der Unterschied zu Nexoria ist damit kein Ja-Nein, sondern ein Wo: Nexoria speichert die Dateien selbst auf deutschen Servern und indexiert sie dort, Notion greift über Verbindungen auf Bestände zu, die in weiteren Diensten liegen. Wo verarbeitet Notion meine Daten? Notion nennt für seine Infrastruktur AWS und Cloudflare. Datenresidenz bietet Notion für den Enterprise-Plan an, verfügbare Regionen sind US-West-2 in Oregon, EU-Central-1 in Frankfurt sowie Standorte im asiatisch-pazifischen Raum. Zwei Punkte gehören dazu: Die Migration bestehender Arbeitsbereiche läuft über das Account-Team, und Notion schreibt ausdrücklich, dass ein Arbeitsbereich ohne bestätigte Migration in den Vereinigten Staaten gehostet bleibt. Außerdem deckt die Datenregion nicht alles ab. Nach der Aufstellung von Notion gehören Seiteninhalte, hochgeladene Dateien und der Suchindex dazu, nicht dagegen Kontodaten, Nutzungsdaten, von Unterauftragsverarbeitern verarbeitete Daten sowie Notion Calendar, Notion Mail und Beta-Dienste. Ist Notion DSGVO-konform einsetzbar? Ein pauschales Nein wäre falsch, und wir schreiben es deshalb nicht. Notion Labs, Inc. sitzt in San Francisco, also in den Vereinigten Staaten. Notion bindet einen Auftragsverarbeitungsvertrag in seine Bedingungen ein und stützt Übermittlungen aus der EU in Drittländer nach eigener Darstellung auf Standardvertragsklauseln. Bei den Zertifikaten liegt Notion vor uns: Notion weist SOC 2 Type 2, ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 und ISO 27018 sowie BSI C5 aus. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist nicht terminiert. Ob eine Verarbeitung in Ihrem Haus zulässig ist, entscheidet Ihre eigene Abwägung, nicht eine Anbieterseite. Was kostet Notion im Vergleich zu Nexoria? Auf der Preisseite von Notion stehen am 23.08.2026 in Euro: Free 0 €, Plus 9,50 € je Mitglied und Monat, Business 19,50 € je Mitglied und Monat, Enterprise nach individueller Vereinbarung. Nexoria kostet 29 € je Nutzer und Monat oder 299 € je Monat mit 5 Nutzern, jeder weitere Nutzer 20 € je Monat. Die Zahlen sind nicht direkt vergleichbar, weil unterschiedliche Leistungen darin stecken: Bei Nexoria sind Speicher, KI-Tokens und Betrieb enthalten, bei Notion ist Notion AI erst ab dem Business-Plan verfügbar, dafür sind Datei-Uploads ab dem Plus-Plan unbegrenzt, mit einer von Notion genannten Obergrenze von rund 5 GB je einzelner Datei, während Nexoria bei 10 GB je Unternehmen startet. Kontakt ### Nächster Schritt Bringen Sie in das Gespräch drei Ihrer sperrigsten Dateien mit, gern ein altes PDF, eine gewachsene Kalkulation und ein Handbuch. Daran zeigt sich in dreißig Minuten, ob Ihr Fall ein Nexoria-Fall ist. Ist er es nicht, sagen wir Ihnen das, auch wenn die Antwort Notion heißt. Gespräch vereinbaren Alle Bausteine ansehen ### Quellen Stand 23.08.2026 - Notion Pricing . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/pricing Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Listenpreise Free, Plus, Business und Enterprise, für die Grenzen der Datei-Uploads einschließlich der Angabe von rund 5 GB je einzelner Datei, für die Credit-Abrechnung von Notion Agent sowie für die Zuordnung von Enterprise Search, SAML SSO und Audit-Log zu den Plänen. - Notion Security and Compliance . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/security Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für SOC 2 Type 2, ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017, ISO 27018 und BSI C5 sowie für AWS und Cloudflare als Infrastrukturpartner. - Data residency for Notion . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/data-residency Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die wählbaren Regionen, für den Umfang der Datenregion, für die Migration über das Account-Team und für den Satz, dass ein Arbeitsbereich ohne bestätigte Migration in den Vereinigten Staaten gehostet bleibt. - GDPR compliance at Notion . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/gdpr-at-notion Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Einbindung des Auftragsverarbeitungsvertrags und für die Stützung von Drittlandstransfers auf Standardvertragsklauseln. - Notion AI security and privacy practices . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/notion-ai-security-practices Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Anthropic und OpenAI als Modellanbieter, für die Aussage zum Modelltraining und für Zero Data Retention im Enterprise-Plan gegenüber 30 Tagen oder weniger außerhalb davon. - Notion AI FAQs . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle dafür, worüber Notion AI sucht, und für die Verfügbarkeit von Notion AI auf dem Business- und dem Enterprise-Plan. - Notion AI Connectors . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/notion-ai-connectors Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die verfügbaren Konnektoren, darunter Google Drive sowie Microsoft SharePoint und OneDrive, und für die Voraussetzung Business- oder Enterprise-Plan. - Import data into Notion . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/import-data-into-notion Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die importierbaren Dateiformate und Quellsysteme, für die Größengrenzen je Datei und PDF sowie für den Hinweis, dass Kommentare und Änderungsverfolgung aus Word nicht übernommen werden. - Intro to databases . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/intro-to-databases Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Eigenschaften, Filter und Sortierungen als Bausteine einer Notion-Datenbank. - Using database views . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/help/guides/using-database-views Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die sechs Ansichten Tabelle, Liste, Board, Galerie, Kalender und Zeitleiste auf demselben Datensatz. - Notion Marketplace, Vorlagen . Notion Labs, Inc. , 2026 . https://www.notion.com/templates Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Angabe von mehr als 30.000 Vorlagen. - Notion Privacy Policy . Notion Labs, Inc. , 2025 . https://www.notion.com/trust/privacy-policy Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Firmierung und Anschrift des Anbieters. Das Dokument weist sich selbst als zuletzt geändert am 29. September 2025 aus und ist seit dem 10. April 2025 in Kraft, daher das Jahr 2025. - Sicherheit und Datenschutz . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /security Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Verarbeitungsort, Sprachmodell und die fehlende Zertifizierung nach ISO 27001 und SOC 2. - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/verzeichnis Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die namentlich benannten Unterauftragsverarbeiter, darunter Sentry, Telnyx, Microsoft Corp. und Google LLC. - Preise . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /preise Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Tarife Base, Pro und Enterprise, für den Speicherpreis und für das Zusatzprodukt Mail und Meet. - Über uns . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /about Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die Teamgröße von zwei Gründern und für die drei offen benannten Grenzen des Anbieters. - Workspaces und Datenbanken . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /produkt/workspaces Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle dafür, dass Workspaces die Zugriffsebene sind und auch für Nex und Chatbots gelten. - Produktübersicht, Workspaces und Datenbanken . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /module#modul-projects Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für Datenbanken je Workspace, Aufgaben, Kalender und das Kanban-Board. - Semantische Dokumentensuche . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /produkt/dokumentensuche Abgerufen am 23.08.2026 . Fundstelle für die semantische Suche mit Quellenangabe und dafür, dass sie keine KI-Tokens verbraucht. Zur Jahresangabe: Die Hilfe- und Produktseiten von notion.com weisen selbst kein Erscheinungs- oder Änderungsdatum aus. Für diese Einträge steht deshalb das Jahr des Abrufs, nicht ein auf der Quelle genanntes Datum. Wo eine Quelle ein eigenes Datum trägt, ist es im jeweiligen Hinweis genannt, so bei der Datenschutzerklärung von Notion. Für die Nexoria-Seiten ist das Jahr der auf nexoria-systems.de ausgewiesene Stand. Stand 23.08.2026 Notion entwickelt Produkt, Hilfe und Preise laufend weiter, Angaben können sich daher ändern. Alle Notion-Angaben auf dieser Seite wurden am 23.08.2026 gegen die oben genannten Seiten von notion.com gehalten. Erscheint Ihnen eine Aussage veraltet oder falsch, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. Notion ist eine Marke der Notion Labs, Inc. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim im Taunus. --- # OneDrive Alternative: Speicher aus Deutschland Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/onedrive-alternative Vergleich ## OneDrive Alternative: Cloud-Speicher auf deutschen Servern Nexoria Drive: virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer, DSGVO-konform und ohne US-Cloud ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft OneDrive? Nexoria Drive ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft OneDrive aus Deutschland: ein virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer mit Versionierung, Papierkorb und protokollierter Freigabe, gespeichert auf Servern der Hetzner Online GmbH. Jedes belegte Gigabyte wird indexiert, sodass Nex Fragen daraus mit Quellenangabe beantwortet. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: Der gemeinsame Speicher beginnt bei 10 GB je Unternehmen, ab fünf Nutzern bei 20 GB, während Microsoft je Lizenz 1 TB persönlichen Speicher ausweist. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Wenn Sie eine OneDrive Alternative suchen, geht es fast immer um dieselbe Frage: Wo liegen Ihre Dateien wirklich? Nexoria Drive gibt Ihnen dieselbe Arbeitsweise wie OneDrive (ein gemapptes Laufwerk im Explorer, Desktop-Sync, Versionsstände), aber die Daten bleiben in deutschen Rechenzentren, ohne Zugriff durch US-Behörden. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### Microsoft OneDrive vs. Nexoria Drive Microsoft OneDrive vs. Nexoria Drive | | Aspekt | Microsoft OneDrive | Nexoria Drive | Datenstandort | US Konzern und Cloud Speicher | Speicherung in deutschen Rechenzentren, KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum | US CLOUD Act | Als US-Rechtssubjekt dem CLOUD Act unterworfen: Behördenzugriff auch bei EU-Servern | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle: CLOUD Act und FISA 702 greifen nicht | Integration im Explorer | Virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer | Virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer: gleiche Arbeitsweise, Daten in Deutschland | Persönlicher Speicher | OneDrive: 1 TB je Nutzer | Kein getrennter Privatbereich: Ablage und Firmenwissen liegen in Nexoria Drive, die Sichtbarkeit regeln Workspaces | Gemeinsamer Unternehmensspeicher | SharePoint-Pool: 1 TB je Mandant, plus 10 GB je Lizenz. Zusatzspeicher in 1-GB-Schritten kostenpflichtig | 10 GB je Unternehmen, ab 5 Nutzern 20 GB. Zusatzspeicher 0,20 € je GB und Monat nach Quellbytes | Was der Speicher leistet | Ablage. Klassische Suche über Dateinamen und Volltext, KI-Auswertung über Copilot als kostenpflichtiges Add-on | Jedes belegte GB ist indexiert: semantisch durchsuchbar und mit Quellenangabe beantwortbar, ohne Zusatzlizenz | Versionierung | Versionshistorie | Vollständige Versionierung mit Wiederherstellung | Gelöschte Dateien | Papierkorb | Papierkorb mit Karenzzeit: versehentlich Gelöschtes bleibt wiederherstellbar | Externe Freigabe | Freigabelinks | Sichere externe Freigabe, kontrolliert | KI | Copilot als kostenpflichtiges Add-on | Nex (Mistral, Paris) in jeder Lizenz enthalten | Preis-Logik | Speicher- und Lizenzstaffeln, KI separat | Base 29 €/User/Monat, Pro 299 €/Monat inkl. 5 User, KI enthalten Nexoria Drive bildet die OneDrive-Arbeitsweise eins zu eins ab: Sie öffnen Dateien direkt aus dem Explorer, arbeiten lokal und synchronisieren im Hintergrund. Der Unterschied liegt darunter, in der Rechtskette und im Speicherort. Details zu jedem Baustein finden Sie in der Übersicht aller Funktionen . ### Warum von OneDrive zu Nexoria Drive wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt. Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig davon, ob die Server in der EU stehen. Bei Nexoria Drive ist für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette: Der Speicher liegt in deutschen Rechenzentren, die KI kommt aus Frankreich. Für Ihre Dateien greifen CLOUD Act und FISA 702 damit nicht. #### DSGVO by design Nexoria wurde von Anfang an für die DSGVO gebaut, nicht nachträglich angepasst. Der AVV (Art. 28), das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und die DSFA (Art. 35) sind öffentlich einsehbar, verifizierbar ohne Anbieter-Login. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette Nexoria Drive speichert Ihre Dateien auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Wenn Sie Nex verwenden, werden die benötigten Inhalte im europäischen Rechtsraum verarbeitet. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle gibt es keinen US Cloud Anbieter in der Kette. #### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . #### Virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer Nexoria Drive erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer, genau wie OneDrive. Ihre Mitarbeitenden ändern nichts an ihrer Arbeitsweise: Dateien öffnen, speichern, ablegen wie gewohnt. Nur der Speicherort ist Deutschland, und in der Verarbeitungskette steht kein US-Rechtssubjekt. Der gehärtete Desktop-Sync hält lokale und Server-Stände zuverlässig aktuell. #### Versionierung, Wiederherstellung und Papierkorb mit Karenzzeit Nexoria Drive führt eine vollständige Versionshistorie: Sie stellen frühere Stände einer Datei jederzeit wieder her. Gelöschte Dateien landen in einem Papierkorb mit Karenzzeit: Versehentliches Löschen ist reversibel, nichts geht sofort unwiderruflich verloren. #### Europäische KI, kein KI-Training mit Ihren Daten Der KI-Assistent Nex nutzt Modelle von Mistral AI aus Paris, also kein OpenAI und keinen US-Modellanbieter. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. ### Nexoria Drive ist der Kern des Firmenwissens Nexoria Drive ist nicht nur Cloud Speicher. Freigegebene Dateien werden indexiert und bilden das Firmenwissen für Nex und die Dokumentensuche. Doc, Calc und Slides sind im Basisprodukt enthalten. Mail und Meet können als gemeinsames Zusatzprodukt weitere Wissensquellen ergänzen. Den Gesamtvergleich finden Sie unter Microsoft 365 Alternative . ### Was kostet die OneDrive Alternative? Nexoria kostet 29 € pro Nutzer und Monat mit 10 GB Speicher je Unternehmen und 3 Mio. KI Tokens je Nutzer. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 € pro Monat mit 20 GB Speicher je Unternehmen und 5 Mio. KI Tokens je Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 20 € pro Monat. Zusätzlicher indexierbarer Speicher kostet oberhalb des Inklusivvolumens 0,20 € je GB und Monat nach Quellbytes. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . Damit Sie nicht nur unsere Zahl sehen, hier die Microsoft-Seite: Einen eigenständigen OneDrive-Tarif weist Microsoft auf seiner OneDrive-Preisseite für Unternehmen derzeit nicht mehr aus, dort stehen Microsoft-365-Tarife. Ausgewiesen sind Microsoft 365 Business Basic mit 6,07 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und Microsoft 365 Business Standard zusammen mit Copilot Business mit 20,36 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer und jeweils mit 1 TB Cloudspeicher je Benutzer. Ein Preis für OneDrive allein bleibt damit offen, wir nennen keinen. Beide Seiten rechnen ohnehin unterschiedlich: Microsofts 1 TB sind persönlicher Speicher je Nutzer, unsere 10 beziehungsweise 20 GB sind gemeinsamer, vollständig indexierter Speicher je Unternehmen. Wie sich das bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrer Datenmenge, nicht am Listenpreis. ### Zum Speicherplatz, offen gesagt Microsoft trennt zwei Töpfe, und der Unterschied wird im Vertrieb gern verwischt. Der persönliche Speicher in OneDrive umfasst 1 TB je Nutzer. Der gemeinsame Speicher, auf den ein Team zugreift, ist der SharePoint-Pool: er beginnt laut Microsoft bei 1 TB je Mandant und wächst je gekaufter Lizenz um lediglich 10 GB. Ein Team von zwanzig Personen bringt also 20 TB persönlichen Speicher mit, aber nur 200 GB zusätzlichen gemeinsamen. Für Firmenwissen zählt der gemeinsame Topf, denn Wissen, das nur in einem persönlichen Laufwerk liegt, findet niemand sonst. Nexoria startet dort bei 10 GB je Unternehmen, ab fünf Nutzern bei 20 GB. Microsoft liegt durch den Sockel von 1 TB weiterhin darüber. Wer schlicht viel ablegen will, bekommt das dort günstiger. Der Unterschied liegt darin, was mit dem Speicher passiert. Bei Nexoria wird jedes belegte Gigabyte indexiert: es ist semantisch durchsuchbar, und Nex beantwortet Fragen daraus mit Quellenangabe, ohne zusätzliche Lizenz. Indexieren kostet mehr als ablegen, deshalb ist das Inklusivvolumen kleiner. Der Preis für zusätzlichen Speicher liegt mit 0,20 € je GB und Monat in derselben Größenordnung wie Microsofts Zusatzspeicher für SharePoint. Praktisch heißt das: Archivbestände, Videorohmaterial und Backups gehören nicht in den indexierten Speicher. Dorthin gehört das, was jemand tatsächlich finden und beantwortet haben will. Für viele Unternehmen sind das einige Dutzend Gigabyte, nicht Terabyte. Welche Menge bei Ihnen zusammenkommt, klären wir vorab, damit im Angebot eine belastbare Zahl steht. ### Wann OneDrive besser passt - Ihr Unternehmen ist tief in das Microsoft-Ökosystem integriert (Azure AD, SharePoint-Landschaften) und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Sie benötigen Spezialfunktionen der OneDrive-SharePoint-Integration, die über die reine Dateiablage hinausgehen. - Sie brauchen sehr große Mengen reiner Ablage. Wer mehrere Terabyte Archiv, Video oder Bildmaterial speichern will, ohne dass es durchsuchbar sein muss, fährt mit dem SharePoint-Pool günstiger. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist bei uns derzeit nicht terminiert. Microsoft weist für Office 365 beides aus: eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung, die laut eigener Dokumentation mindestens jährlich auditiert wird, und eine jährlich beauftragte SOC-2-Type-2-Prüfung, jeweils einschließlich OneDrive und SharePoint Online. Verlangen Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Microsoft ist ein Konzern mit weltweitem Support- und Partnernetz. Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. - Sie brauchen eine vertraglich zugesicherte Datenresidenz in einem bestimmten Land. Microsoft führt Deutschland als Local Region Geography und bietet dafür Advanced Data Residency an. An der Rechtsform des Anbieters und am US CLOUD Act ändert das nichts, es ist aber eine belegte Zusage, die wir in dieser Form nicht anbieten. ### Wann Nexoria Drive die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff müssen technisch ausgeschlossen sein. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB). - Sie wollen die gewohnte OneDrive-Arbeitsweise im Windows-Explorer, nur mit Speicherort Deutschland und ohne US-Cloud. - Sie wollen Dateiablage, Office, E-Mail und KI aus einer Hand, zu einem Preis ohne Add-on-Logik. ### Häufige Fragen zur OneDrive Alternative #### Ist Nexoria Drive mit OneDrive vergleichbar? Ja. Nexoria Drive erscheint als virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer, genau wie OneDrive. Ihre Mitarbeitenden öffnen, speichern und synchronisieren Dateien wie gewohnt: Der gehärtete Desktop-Sync hält lokale Stände und Serverstände im Hintergrund aktuell, Sie arbeiten lokal und müssen nichts an eingespielten Abläufen ändern. Genau das ist der Punkt bei einem Umstieg: Je weniger sich für die Nutzer ändert, desto reibungsloser läuft die Umstellung. Der eigentliche Unterschied liegt unter der Oberfläche, im Speicherort und in der Rechtskette: Ihre Dateien liegen in deutschen Rechenzentren (Hetzner) statt in einer US-Cloud, und für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle steht kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette. Sie erhalten also die vertraute OneDrive-Arbeitsweise, verlagern die Daten aber vollständig nach Deutschland und entziehen sie damit dem Zugriffsrisiko, dem US-Anbieter durch den CLOUD Act unterliegen. #### Wo liegen meine Dateien bei Nexoria Drive? Ihre Dateien und der Wissensindex werden auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Kein US Cloud Anbieter und kein Hyperscaler ist an der Speicherung beteiligt. Wenn Sie Inhalte mit Nex verarbeiten, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. #### Kann ich frühere Versionen und gelöschte Dateien wiederherstellen? Ja. Nexoria Drive führt eine vollständige Versionshistorie: Zu jeder Datei bleiben frühere Stände erhalten, die Sie jederzeit wiederherstellen können. Das ist im Alltag mehr als Komfort: Wenn ein Dokument versehentlich überschrieben oder fehlerhaft geändert wurde, holen Sie den vorigen Stand zurück, statt Arbeit neu erledigen zu müssen. Gelöschte Dateien wandern zusätzlich in einen Papierkorb mit Karenzzeit: Nichts geht sofort unwiderruflich verloren, sondern bleibt für eine definierte Zeitspanne wiederherstellbar. So bleibt versehentliches Löschen reversibel, und Sie haben einen Puffer gegen menschliche Fehler ebenso wie gegen ungewollte Änderungen. Beide Mechanismen, Versionierung und Papierkorb, laufen auf denselben deutschen Servern (Hetzner) wie Ihre übrigen Dateien, ohne dass ein US-Cloud-Anbieter beteiligt ist. Sie behalten damit die Kontrolle über Ihre Datenstände vollständig innerhalb der DSGVO-konformen Umgebung. #### Wie funktioniert die Migration von OneDrive? Ihre Dokumente aus OneDrive übernehmen Sie in Nexoria Drive, das als virtuelles Laufwerk direkt im Windows-Explorer erscheint. Die gewohnte Arbeitsweise bleibt also erhalten. Entscheidend für einen Umstieg ohne Reibungsverluste ist die Formatfrage: Nexoria Office basiert auf LibreOffice und öffnet, bearbeitet und speichert die Microsoft-Formate .docx, .xlsx und .pptx nativ, also ohne Konvertierung. Ihre bestehenden Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bleiben damit unmittelbar nutzbar, und es entsteht kein Formatbruch, der Layouts zerschießt oder Nacharbeit erzwingt. Den konkreten Ablauf planen wir gemeinsam mit Ihnen, abgestimmt auf Ihren Datenbestand und einen Zeitpunkt, der den laufenden Betrieb nicht stört. Nach dem Umzug liegen Ihre Dateien in deutschen Rechenzentren (Hetzner) statt in einer US-Cloud. Sie behalten Ihre Dokumente und Ihre Arbeitsweise, verlagern aber Speicherort und Rechtskette vollständig nach Deutschland. #### Ist eine KI wie Microsoft Copilot enthalten? Ja. Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und in jeder Lizenz enthalten, anders als bei Microsoft, wo Copilot als separat zu bezahlendes Add-on hinzugebucht werden muss. Bei Nexoria ist Nex kein Zusatzprodukt, sondern fester Bestandteil von Base (29 € pro User und Monat) und Pro (299 € pro Monat inklusive 5 Usern), sodass jeder Nutzer Nex ohne Aufpreis zur Verfügung hat. Das zugrunde liegende Modell stammt von Mistral AI aus Paris, also aus der EU. Ihre Inhalte gehen dabei nicht an eine US-Infrastruktur und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Teil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. Sie erhalten damit die produktiven KI-Funktionen, die Sie von einem modernen System erwarten, ohne den Datenschutz-Kompromiss und ohne die Add-on-Kostenlogik der US-Anbieter. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Alle Funktionen von Nexoria im Überblick - Preise - Kontakt #### Weitere Microsoft-Produkte im Vergleich - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - PowerPoint Alternative : Slides als Präsentations-App für Ihre .pptx-Dateien - Outlook Alternative : Nexoria Mail als E-Mail-Ersatz mit Nex-Integration - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video, Anruf und KI-Transkription ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft OneDrive (zuletzt geprüft am 23.08.2026, Abrufdatum je Quelle in der Quellenliste) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria Drive. Microsoft aktualisiert Produktumfang und Konditionen regelmäßig. Prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - OneDrive service description . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescri... . Beleg für den persönlichen Speicher von 1 TB je Nutzer in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium und dafür, dass OneDrive-Speicher je Nutzer bereitgestellt und für persönliche Arbeitsdateien vorgesehen ist, nicht für Abteilungs- oder Organisationsdaten. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 23.07.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - SharePoint limits . Microsoft, 2025. learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescri... . Beleg für den gemeinsamen Speicher von 1 TB je Organisation zuzüglich 10 GB je gekaufter Lizenz und für Zusatzspeicher in 1-GB-Schritten je Mandant. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 29.05.2025. Abgerufen am 23.08.2026. - OneDrive for Business-Pläne vergleichen . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/onedri... . 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Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Prüfen Sie den Wechsel in 30 Minuten In einem kostenlosen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Nexoria Drive in Ihrem Setup funktioniert, und sagen ehrlich, wo OneDrive für Sie der bessere Fit wäre. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Alle Funktionen --- # Outlook Alternative: DSGVO-konforme E-Mail Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/outlook-alternative Vergleich ## Outlook Alternative: DSGVO-konforme E-Mail aus Deutschland Nexoria Mail: E-Mail und Kalender mit europäischer KI (Nex), ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Outlook? Nexoria Mail ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Outlook aus Deutschland: E-Mail und Kalender in einem Client, mit dem KI-Assistenten Nex direkt im Postfach für Antwortvorschläge, Phishing-Check mit sichtbarer Begründung, Zusammenfassungen und Übersetzung. E-Mails, Anhänge und Termine liegen in deutschen Rechenzentren (Hetzner), die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI in Paris. Mail und Meet sind ein gemeinsames Zusatzprodukt zum Nexoria Basisprodukt und kosten 13 € je Nutzer und Monat oder 70 € für fünf Nutzer. Stand: 23.08.2026 Wenn Sie eine Outlook-Alternative suchen, geht es meist um drei Fragen: Wo liegen Ihre E-Mails? Bekommen Sie moderne KI-Funktionen, ohne Ihre Inhalte in eine US-Cloud zu geben? Und haben Sie Postfach und Kalender an einem Ort? Diese Seite beantwortet alle drei, ohne Marketing-Nebel. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### Microsoft Outlook vs. Nexoria Mail im Vergleich Microsoft Outlook und Nexoria Mail in den Kriterien, an denen die Entscheidung hängt, einschließlich der Zeilen zugunsten von Outlook. Stand: 23.08.2026 . | | Aspekt | Microsoft Outlook | Nexoria Mail | Datenstandort | Microsoft Cloud, Serverstandort vom Anbieter kontrolliert | Speicherung in deutschen Rechenzentren (Hetzner), KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum | US CLOUD Act | Microsoft ist US-Rechtssubjekt: Herausgabepflicht an US-Behörden greift | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. Ausnahme: Fehlerüberwachung über Sentry (USA) und, bei aktiver Integration eines Gmail- oder Outlook-Postfachs, Google LLC und Microsoft Corp. | KI im Postfach | Copilot als separat lizenziertes Add-on beziehungsweise in den Business-Tarifen enthalten, Modell von Microsoft | Nex im Zusatzprodukt Mail und Meet: Antwortvorschläge, Phishing-Check, Zusammenfassungen, Übersetzung | Phishing-Schutz | Microsoft Defender stuft ein und stellt zu oder in Quarantäne. Dass die Begründung der Einstufung für Nutzende nicht sichtbar ist, ist unsere Beobachtung im Betrieb und von Microsoft nicht so dokumentiert | Nex prüft eingehende Mails und zeigt die Begründung direkt über der Mail | Posteingang | Postfach-Wechsel je nach Konfiguration umständlich | Einheitlicher Posteingang über mehrere Postfächer hinweg | Kalender | Outlook-Kalender, an das Microsoft-Ökosystem gebunden | Integrierter Kalender direkt im Client | Geteilte Postfächer und Stellvertretung | In Exchange Online dokumentiert: Vollzugriff, Senden als, Senden im Auftrag von, Postfachstellvertretung | Nicht dokumentiert. Diese Angabe ist offen, ein vergleichbares Rechtemodell weisen wir nicht aus | Ressourcenbuchung für Räume und Geräte | Raum- und Gerätepostfächer mit Buchungsfenster, Höchstdauer und Buchungsstellvertretern | Nicht dokumentiert. Diese Angabe ist offen | Regeln und Add-ins | Regeln im Client, serverseitige Nachrichtenflussregeln in Exchange Online, Outlook-Add-ins als eigene Plattform | Keine Add-in-Plattform. Wer auf ein Outlook-Add-in angewiesen ist, verliert es beim Wechsel | KI-Training | Datennutzung laut Microsoft-Konditionen prüfen | Kein KI-Training mit Ihren Daten, öffentlich im AVV zugesichert | Zertifizierung | Microsoft weist für seine Cloud-Dienste ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2 aus | Weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert | Listenpreis | E-Mail ist Teil von Microsoft 365. Business Basic 6,07 €, Business Standard und Copilot Business 20,36 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. | Mail und Meet: 13 € je Nutzer oder 70 € für 5 Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer, zzgl. MwSt., zusätzlich zum Basisprodukt Nexoria Mail ist live und im Einsatz. Details zu jedem Baustein finden Sie in der Produktübersicht . ### Warum von Outlook zu Nexoria Mail wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt. Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig davon, ob die Server in der EU stehen. Bei Nexoria Mail ist für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette: Betrieb in Deutschland, KI-Modell aus Frankreich. Für Ihre E-Mails und Anhänge greifen CLOUD Act und FISA 702 damit nicht. #### DSGVO by design Nexoria wurde von Anfang an für die DSGVO gebaut, nicht nachträglich angepasst. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28), das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und die DSFA (Art. 35) sind öffentlich einsehbar, verifizierbar ohne Anbieter-Login. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette E Mails, Anhänge und Kalendereinträge werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Wenn Nex Inhalte verarbeitet, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. #### Nex direkt im Postfach In Nexoria Mail arbeitet der KI-Assistent Nex direkt in Ihrem Postfach: Er schlägt Antworten vor, prüft eingehende Mails auf Phishing und legt die Begründung transparent über der Mail ab, fasst lange Verläufe zusammen und übersetzt fremdsprachige Nachrichten. Das ist der Unterschied zur Defender-Blackbox in Outlook, deren Einstufung Sie nicht nachvollziehen können. Das KI-Modell kommt von Mistral AI aus Paris, also kein OpenAI und kein US-Modellanbieter. #### Ein Posteingang, ein Kalender Nexoria Mail führt mehrere Postfächer in einem einheitlichen Posteingang zusammen und bringt den Kalender direkt in denselben Client. E-Mail und Termine liegen an einem Ort, ohne Bindung an das Microsoft-Ökosystem. #### Kein KI-Training mit Ihren Daten Ihre E-Mails und Anhänge werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags, nicht nur ein Satz im Marketing. ### Zusatzprodukt zum Nexoria Basisprodukt Nexoria Mail wird gemeinsam mit Nexoria Meet als Zusatzprodukt angeboten. Relevante E-Mail Verläufe können das Firmenwissen im Basisprodukt erweitern. FlowHub bündelt derzeit E-Mail Kommunikation. Wenn Sie nicht nur Outlook, sondern weitere Microsoft Produkte ersetzen wollen, sehen Sie sich den Gesamtvergleich an: Microsoft 365 Alternative . ### Was kostet Nexoria Mail? Mail und Meet kostet 13 € pro Nutzer und Monat oder 70 € pro Monat für 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 9 € pro Monat. Das Zusatzprodukt baut auf dem Nexoria Basisprodukt auf, das 29 € je Nutzer oder 299 € für fünf Nutzer kostet. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . #### Was Outlook kostet Outlook wird nicht einzeln verkauft, sondern kommt mit einem Microsoft-365-Tarif. Microsoft nennt auf der eigenen Preisseite für Microsoft 365 Business Basic 6,07 € und für Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Copilot Business 20,36 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, jeweils zzgl. MwSt. Für den Europäischen Wirtschaftsraum führt Microsoft zusätzlich Varianten ohne Teams, etwa Business Basic EWR ohne Teams zu 4,67 €. Abgerufen am 23.08.2026, Quelle unten in der Liste. Der Vergleich der Zahlen allein trägt nicht: Im Microsoft-Tarif stecken neben Postfach und Kalender auch Speicher und Office-Apps, bei Nexoria kommen Mail und Meet zum Basisprodukt hinzu. Rechnen Sie auf Ihren Bedarf. ### Wann Outlook besser passt - Sie arbeiten mit freigegebenen Postfächern und Stellvertretungen. Exchange Online dokumentiert für ein gemeinsames Postfach die Rechte Vollzugriff, Senden als und Senden im Auftrag von, dazu die Postfachstellvertretung. So laufen info@ und support@ als Team, und die Antwort trägt die Adresse der Abteilung statt der einzelnen Person. Für Nexoria Mail ist ein solches Rechtemodell nicht dokumentiert. Wenn Ihr Servicepostfach so organisiert ist, ist Outlook heute die sichere Wahl. - Sie buchen Räume und Geräte über den Kalender. Exchange Online kennt Raum- und Gerätepostfächer, Raumlisten je Gebäude, ein Buchungsfenster von standardmäßig 180 Tagen, eine Höchstdauer je Reservierung und Buchungsstellvertreter, die Anfragen genehmigen. Für Nexoria Mail weisen wir eine Ressourcenbuchung in dieser Form nicht aus. Wer Besprechungsräume so verwaltet, verliert beim Wechsel einen eingespielten Ablauf. - Ein Outlook-Add-in gehört zu Ihrem Tagesgeschäft. Microsoft betreibt für Outlook eine eigene Add-in-Plattform. CRM-Anbindungen, Signatur- und Archivwerkzeuge hängen daran. Nexoria Mail hat keine vergleichbare Add-in-Plattform. Solange es für Ihr Add-in keinen Ersatz gibt, ist der Wechsel für diese Abteilung keine gute Idee. - Ihre Postfachlogik steckt in Regeln. Neben den Regeln im Client kennt Exchange Online serverseitige Nachrichtenflussregeln, die zentral für die ganze Organisation greifen, unabhängig davon, welcher Client gerade läuft. Wenn Ihre Compliance oder Ihr Ablauf daran hängt, prüfen Sie diesen Punkt vor allem anderen. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Microsoft weist für seine Cloud-Dienste ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2 aus. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist bei uns nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Ihre Beschaffung bewertet die Größe des Anbieters. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer, ein CEO und ein CTO, ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Wenn Ihre Vergabestelle Mindestumsatz, Mitarbeiterzahl oder Ersatzpersonal fordert, erfüllen wir das heute nicht. - Ihr Unternehmen ist tief in das Microsoft-Ökosystem integriert (Azure AD, Teams, SharePoint) und ein Wechsel des Mailsystems ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. ### Wann Nexoria Mail die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff auf Ihre E-Mails müssen technisch ausgeschlossen sein. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB). - Sie wollen KI direkt im Postfach (Antwortvorschläge, Phishing-Check mit Begründung, Zusammenfassungen) ohne Add-on-Aufpreis und ohne US-Modell. - Sie wollen E-Mail und Kalender aus einer Hand, auf deutschen Servern, und optional die komplette Office-Suite dazu. ### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Der Satz „kein US-Rechtssubjekt in der Kette" gilt auf dieser Seite für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. Für Nexoria Mail gibt es zwei Ausnahmen, und die gehören hierher und nicht in eine Fußnote. Erstens läuft die technische Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte und namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Zweitens stehen im selben Verzeichnis Google LLC für die Gmail-Integration und die Microsoft Corp. für die Outlook-Integration, jeweils auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und nur, solange Sie eine solche Integration aktiv nutzen. Wer sein bisheriges Microsoft- oder Google-Postfach anbindet, holt diese Verbindung also bewusst zurück in die Kette. Beides steht in Sicherheit und Datenschutz und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . Ebenfalls offen gesagt: Nexoria ist nicht quelloffen. Sie können den Quellcode nicht prüfen und Nexoria Mail nicht selbst betreiben. ### Häufige Fragen zur Outlook-Alternative #### Kann ich meine E-Mails und Kontakte von Outlook übernehmen? Ja. Nexoria Mail arbeitet mit den gängigen E-Mail-Standards, sodass sich Ihre Nachrichten und Kontakte aus Outlook übernehmen lassen. Sie starten also nicht bei null, sondern arbeiten mit Ihrem vertrauten Bestand weiter. Den konkreten Ablauf planen wir gemeinsam mit Ihnen, damit der Umzug Ihrer Postfächer zu einem passenden Zeitpunkt und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs stattfindet. Ihr Team steht während der Umstellung also nicht ohne Zugriff auf seine Mails da. Entscheidend ist der Zielort: Nach dem Umzug liegen Ihre E-Mails ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Hetzner) statt in einer US-Cloud. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich die Arbeitsweise kaum, sie behalten E-Mail und Kontakte, gewinnen aber Datensouveränität und den KI-Assistenten Nex direkt im Postfach. So wird aus der Migration zugleich der Wechsel auf eine DSGVO-konforme Grundlage, ohne dass Ihre bestehende Kommunikation verloren geht. #### Wo liegen meine E-Mails bei Nexoria Mail? E Mails, Anhänge und Kalendereinträge werden auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Wenn Nex Inhalte verarbeitet, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. Ihre Inhalte werden nicht für das Training von KI Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. #### Welche KI-Funktionen bietet Nexoria Mail? Der KI Assistent Nex arbeitet direkt in Ihrem Postfach. Er liefert Antwortvorschläge, prüft eingehende Nachrichten auf Phishing, fasst lange Verläufe zusammen und übersetzt fremdsprachige Nachrichten. Diese Funktionen gehören zum Zusatzprodukt Mail und Meet. Relevante Verläufe können anschließend als Firmenwissen genutzt werden. Das zugrunde liegende Modell stammt derzeit von Mistral AI aus Paris. #### Ist der Phishing-Schutz besser als Microsoft Defender? Der Ansatz ist ein anderer. Microsoft Defender stuft Nachrichten als Blackbox ein. Sie erhalten eine Einstufung, aber ohne nachvollziehbare Begründung, warum eine Mail als sicher oder gefährlich gilt. Nexoria Mail macht diesen Schritt transparent: Nex prüft jede eingehende Nachricht und legt die Begründung der Einstufung direkt über der Mail ab. Sie sehen also nicht nur eine Warnung, sondern die konkreten Anhaltspunkte, an denen eine Nachricht als riskant erkannt wurde. Das hat zwei praktische Vorteile: Ihre Mitarbeitenden können die Einschätzung selbst beurteilen, statt einer undurchsichtigen Automatik vertrauen zu müssen, und sie schärfen mit der Zeit ihr eigenes Gespür für Phishing-Merkmale. Ob ein System pauschal besser ist, hängt vom Einzelfall ab. Der entscheidende Unterschied liegt in der Nachvollziehbarkeit, die aus einer Blackbox eine überprüfbare Entscheidung macht. #### Ist ein Kalender enthalten? Ja. Terminbuchung, Projektmanagement und Flowboard gehören zum Zusatzprodukt Mail und Meet. Nexoria Mail führt mehrere angebundene Postfächer zusammen und bindet sie per SMTP und IMAP an Nex an. So bleiben Nachrichten, Termine und daraus entstehendes Firmenwissen in einer gemeinsamen Umgebung. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Nexoria vs. Microsoft Copilot : der KI-Assistenten-Vergleich im Detail - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick #### Weitere Microsoft-Produkte im Vergleich - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - PowerPoint Alternative : Slides als Präsentations-App für Ihre .pptx-Dateien - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als Cloud-Speicher auf deutschen Servern - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video, Anruf und KI-Transkription ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft Outlook und Microsoft 365 (Stand: 23.08.2026) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria Mail. Microsoft entwickelt Produktumfang, Funktionsumfang und Konditionen laufend weiter, Angaben können sich daher jederzeit ändern. Dieser Vergleich bildet den oben genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Microsoft-Unterlagen. Prüfen Sie vor einer Entscheidung deshalb die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Quellen Jede Aussage über Microsoft auf dieser Seite steht mit Titel, Herausgeber, Jahr und vollständiger Adresse in der folgenden Liste. Alle Adressen wurden am 23.08.2026 abgerufen. Einträge ohne Adresse führen wir nicht mehr: Was wir nicht belegen können, steht nicht auf der Seite. - 18 U.S. Code § 2713, Required preservation and disclosure of communications and records . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 Abgerufen am 23.08.2026. Eingefügt durch den CLOUD Act, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. - 50 U.S. Code § 1881a, Procedures for targeting certain persons outside the United States other than United States persons (FISA Section 702) . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 Abgerufen am 23.08.2026. Fundstelle für die genannten Artikel 28, 30 und 35. - Freigegebene Postfächer in Exchange Online . Microsoft Learn, 2026. https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration-exo/shared-mailboxes Abgerufen am 23.08.2026. 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Grundlage für die Regeln im Client. - Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) in Exchange Online . Microsoft Learn, 2024. https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/mail-flow-rules Abgerufen am 23.08.2026. Grundlage für die serverseitigen Regeln, die unabhängig vom Client greifen. - Übersicht über Outlook-Add-Ins . Microsoft Learn, 2026. https://learn.microsoft.com/de-de/office/dev/add-ins/outlook/outlook-add-ins-overview Abgerufen am 23.08.2026. Grundlage für die Add-in-Plattform von Outlook. - Pläne und Preise für Microsoft 365 Business vergleichen . Microsoft, Stand der Seite nicht ausgewiesen. https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products Abgerufen am 23.08.2026. Grundlage für die genannten Microsoft-Listenpreise einschließlich der EWR-Variante ohne Teams. - Microsoft Product Terms . 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Microsoft, Microsoft 365, Outlook, Exchange, Teams, SharePoint, Azure, Defender und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Prüfen Sie den Wechsel in 30 Minuten In einem kostenlosen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Nexoria Mail mit Nex, einheitlichem Posteingang und integriertem Kalender in Ihrem Setup funktioniert, und sagen ehrlich, wo Outlook für Sie der bessere Fit wäre. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Alle Funktionen Preise --- # Perplexity Enterprise Alternative im Vergleich Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/perplexity-enterprise Vergleich ## Perplexity Enterprise Alternative Nexoria im Vergleich mit Perplexity Enterprise ### Was ist die europäische Alternative zu Perplexity Enterprise? Nexoria ist die europäische Alternative zu Perplexity Enterprise: eine eigenständige Plattform aus Deutschland, deren Suche nicht primär das öffentliche Web durchsucht, sondern Ihre eigenen Dokumente in Nexoria Drive, mit Quellenangabe bis zur Fundstelle. Betrieben wird sie bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, das Sprachmodell stammt von Mistral AI aus Paris. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: Perplexity weist für den Enterprise-Bereich eine SOC-2-Type-II-Zertifizierung aus, Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Perplexity Enterprise ist eine starke AI-Search-Lösung mit Quellenzitaten und sehr guter Recherche-UX. Nexoria ist eine eigenständige Plattform mit RAG-Suche über die eigene Wissensbasis und sechs weiteren Funktionsbereichen für Wissen, Prozesse und Kommunikation. Diese Seite stellt beide gegenüber und benennt die Punkte, in denen Perplexity der bessere Fit ist. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider ### Auf einen Blick Auf einen Blick | | Aspekt | Perplexity Enterprise | Nexoria | Anbieter | Perplexity AI Inc. (US-Konzern, San Francisco) | Nexoria Systems UG (Kelkheim) + Mistral AI SAS (Paris) | Hosting | Perplexity-Infrastruktur. Laut Datenschutzhinweis kann die Verarbeitung in anderen Ländern als dem Wohnsitzland stattfinden, ausdrücklich genannt sind die USA | Dedizierte Server in deutschen Rechenzentren | KI-Modell | Mix aus eigenen Sonar-Modellen + GPT-4 + Claude (anbieterabhängig) | Mistral AI (Paris) für Antworten + lokale Modelle für Embeddings | Web-Suche / Quellen | Quellen primär aus dem öffentlichen Web (inklusive werbefinanzierter Index-Ergebnisse) | Eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern: Anfragen gehen nicht an Google oder andere US-Suchmaschinen; Adwords und bezahlte Ergebnisse werden gefiltert | US Cloud Act | Perplexity AI Inc. ist als US-Rechtssubjekt direkt erfasst | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle | Daten-Training | Laut Enterprise-Seite werden die Sprachmodelle nicht mit Daten von Enterprise-Kunden trainiert | Vertraglich ausgeschlossen, AVV öffentlich einsehbar | Zertifizierung | Perplexity weist SOC 2 Type II aus, dazu Angaben zu DSGVO, HIPAA und PCI | Nicht nach ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert | Plattform-Scope | AI-Search + Chat + Spaces (Recherche-Kollaboration) | Basis aus Drive, Nex, Dokumentensuche, Office Apps, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots | Wissensbasis-Verwaltung | Spaces für Recherche-Sammlungen, keine vollwertige Dokumentenverwaltung | Strukturierte Wissensbasis mit Workspaces, Ordnern, Versionierung und OCR | VoiceBot / Telefon-Automation | Nicht im Produkt enthalten | VoiceBot als eigenständiges Zusatzprodukt | Kommunikationszentrale | Spaces für Recherche und Zusammenarbeit, keine E-Mail Oberfläche | FlowHub bündelt E-Mail über SMTP und IMAP in Nexoria Mail | E-Mail-Phishing-Schutz | Nicht im Produkt enthalten | Integriert: transparente Warnung mit Begründung, lernende Whitelist pro Postfach, Audit-Trail | Quellengetreue PowerPoint-Präsentationen | Antworten mit Quellenangaben. Ein PowerPoint-Export ist auf der Enterprise-Seite nicht ausgewiesen | DocStudio: PowerPoint mit nativ editierbaren Diagrammen, Web-Recherche oder Aktenmaterial, mit eigenem CI | DSGVO-Dokumente | Perplexity DPA, auf Anfrage | AVV (Art. 28), Verzeichnis (Art. 30), DSFA (Art. 35) öffentlich auf nexoria-systems.de/legal | Preis | Tarife Enterprise Pro und Enterprise Max. Auf der Enterprise-Seite ist kein Listenpreis ausgewiesen | 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro für 5 Nutzer; Mail und Meet optional ### AI-Suche & RAG Perplexity ist primär eine AI-Search-Engine. Nutzer stellen Fragen und bekommen Antworten mit Quellenzitaten, primär aus dem öffentlichen Web. Nexorias Intelligente Suche ist als RAG-Lösung über Ihre eigene Wissensbasis konzipiert: semantische Suche, Hybrid-Ranking, Quellenangabe mit Dokument und Seitenzahl. ### Web-Recherche ohne Adwords Wenn der Nexoria-Assistent im Internet recherchiert, läuft das über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Ihre Suchanfragen werden nicht an Google, Microsoft Bing oder andere US-Dienste weitergeleitet. Adwords und bezahlte Suchergebnisse werden aus den Quellen gefiltert. Das hat zwei Effekte: erstens bleiben Ihre Recherche-Themen privat, zweitens basieren die Antworten auf der inhaltlich relevantesten Quelle, nicht auf der bestbietenden Werbung. Perplexity zieht im Gegensatz dazu aus den klassischen, werbegetriebenen Web-Indizes, was bei kommerziellen Themen die Qualität der Antworten sichtbar verändern kann. ### Hosting & Datenstandort Perplexity AI ist ein US-Konzern mit Sitz in San Francisco, die Verarbeitung läuft auf US-Infrastruktur. Nexoria läuft auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren mit Mistral AI (Paris) als europäisches Sprachmodell. ### KI-Modell-Strategie Perplexity nutzt einen Mix verschiedener Modelle: eigene Sonar-Modelle plus Zugriff auf GPT-4 und Claude je nach Tarif. Diese Modelle stammen von US-Anbietern (OpenAI, Anthropic). Nexoria setzt durchgängig auf Mistral AI als europäisches Sprachmodell, also einen konsistenten Datenfluss innerhalb Europas. ### US Cloud Act Perplexity AI Inc. ist als US-Rechtssubjekt direkt vom CLOUD Act und FISA Section 702 erfasst. Nexoria und Mistral sind beide europäische Rechtssubjekte: kein US-Konzern für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. ### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . ### Plattform-Scope Perplexity ist auf AI Search fokussiert. Nexoria verbindet Nex, Dokumentensuche, DocStudio, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots direkt mit dem Firmenwissen in Nexoria Drive. Mail und Meet sowie der VoiceBot bleiben klar getrennte Zusatzprodukte. ### Preis Perplexity nennt auf der Enterprise-Seite die Tarife Enterprise Pro und Enterprise Max, weist dort aber keinen Listenpreis aus. Einen Preisvergleich können wir deshalb erst führen, wenn Ihnen ein konkretes Angebot vorliegt. Nexoria kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro im Monat für fünf Nutzer. Danach kostet jeder weitere Nutzer 20 Euro im Monat. Mail und Meet sind optional. ### Wann Perplexity Enterprise besser passt - Sie suchen primär eine AI-Search-Lösung über das öffentliche Web: Marktrecherche, Konkurrenz-Analyse, Trend-Monitoring. - Ihre Anwender wollen ein Recherche-Tool, keine Wissens- oder Prozess-Plattform. - Cloud-Act-Risiko ist intern akzeptiert oder durch organisatorische Maßnahmen abgefangen. - Sie brauchen Zugriff auf die jeweils neuesten US-Frontier-Modelle in einer Recherche-UX. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Perplexity weist für den Enterprise-Bereich eine SOC-2-Type-II-Zertifizierung aus. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist bei uns nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. ### Wann Nexoria die richtige Wahl ist - RAG über Ihre eigene Wissensbasis (Dokumente, Verträge, Handbücher), nicht primär das öffentliche Web. - Web-Recherche über eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern, ohne Weiterleitung an Google oder Bing. Adwords werden gefiltert. - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar. Cloud Act und FISA müssen technisch ausgeschlossen sein. - Sie brauchen eine Plattform, nicht nur Search: Wissen, Prozesse, Projekte, Kommunikation in einem. - Mandantentrennung auf Datenbankebene. ### Häufige Fragen #### Ist Nex eine DSGVO-konforme Alternative zu Perplexity Enterprise? Ja. Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und lässt sich als DSGVO-konforme, europäische Alternative zu Perplexity Enterprise einsetzen. Perplexity AI ist ein US-Konzern mit Sitz in San Francisco, dessen Verarbeitung auf US-Infrastruktur läuft. Damit ist das Unternehmen als US-Rechtssubjekt direkt vom US CLOUD Act und von FISA Section 702 erfasst. In der Kernplattform von Nexoria ist dagegen kein US-Rechtssubjekt beteiligt, weder für Hosting noch für Datenbanken oder KI-Modelle: Die Plattform läuft in deutschen Rechenzentren bei Hetzner, das Sprachmodell stammt von Mistral AI aus Paris. Die maßgeblichen Datenschutz-Dokumente (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35) sind öffentlich auf der Website einsehbar. Sie können die Konformität also nachvollziehen, bevor Sie Nexoria testen, statt sich auf eine reine Zusage im Vertrag verlassen zu müssen. #### Kann Nex über meine eigenen Dokumente recherchieren statt nur über das öffentliche Web? Ja, und genau hier liegt der zentrale Unterschied. Perplexity ist primär eine AI-Search-Engine, die Fragen überwiegend aus dem öffentlichen Web beantwortet. Die Intelligente Suche von Nexoria ist dagegen als RAG-Lösung über Ihre eigene Wissensbasis konzipiert: über Ihre Dokumente, Verträge und Handbücher. Sie arbeitet mit semantischer Suche und einem Hybrid-Ranking und weist jede Quelle konkret mit Dokument und Seitenzahl aus. Dadurch sind die Antworten nicht nur belegt, sondern bis zur genauen Fundstelle nachvollziehbar. Nex kann bei Bedarf zusätzlich im Internet recherchieren und liefert auch dort Quellenangaben. Der Fokus liegt aber auf Ihrem eigenen Wissen: Statt allgemeiner Web-Ergebnisse erhalten Sie Antworten aus Ihrem tatsächlichen Aktenbestand und behalten die Kontrolle darüber, welche Inhalte überhaupt als Grundlage dienen. Gerade bei internen Fragestellungen liefert das präzisere Antworten als eine allgemeine Web-Suche. #### Wo werden meine Daten verarbeitet, und nutzt Nex sie für KI-Training? Ihre Suchanfragen, Eingaben und Dokumente werden ausschließlich auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren bei Hetzner verarbeitet, ohne Hyperscaler und ohne US-Cloud-Anbieter in der Kette. Auch die Web-Recherche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern: Ihre Anfragen werden nicht an Google, Bing oder andere US-Dienste weitergeleitet, und bezahlte Werbeergebnisse werden aus den Quellen gefiltert. Für das Training von KI-Modellen werden Ihre Daten nicht verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags, der öffentlich einsehbar ist. Bei Perplexity ist ein Trainingsausschluss im Enterprise-Tarif zwar ebenfalls vorgesehen, der Anbieter bleibt jedoch ein US-Rechtssubjekt. Bei Nexoria bleiben Verarbeitung, Sprachmodell und Datenhaltung durchgängig innerhalb Europas, sodass Ihre Recherche-Themen privat bleiben und nicht zu Werbe- oder Trainingszwecken ausgewertet werden. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wo sensible Informationen verarbeitet und gespeichert werden. #### Welches KI-Modell steckt hinter Nex? Nex nutzt für seine Antworten das Sprachmodell von Mistral AI, einem Unternehmen mit Sitz in Paris und damit innerhalb der EU. Für Embeddings und die semantische Suche kommen zusätzlich lokale Modelle auf den deutschen Servern zum Einsatz. Perplexity arbeitet dagegen mit einem wechselnden Modell-Mix aus eigenen Sonar-Modellen sowie GPT-4 und Claude, je nach Tarif. Diese Modelle stammen von den US-Anbietern OpenAI und Anthropic. Nexoria setzt bewusst durchgängig auf ein europäisches Sprachmodell, damit der Datenfluss konsistent innerhalb Europas bleibt. Funktional deckt Nex die typischen Recherche- und Textaufgaben ab: Internet-Recherche mit Quellenangaben, Schreiben, Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen sowie das Arbeiten über Ihre Unternehmensdokumente per RAG mit Quellennachweis. So erhalten Sie belegbare Antworten, ohne dass Ihre Inhalte an eine US-Modellinfrastruktur übergeben werden. #### Was kostet Nexoria im Vergleich zu Perplexity Enterprise? Nexoria kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat oder 299 Euro pro Monat für fünf Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 20 Euro. Nex, Drive, Dokumentensuche, Office Apps, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots sind enthalten. Mail und Meet sowie der VoiceBot sind getrennte Zusatzprodukte. Damit bezahlen Sie für einen zusammenhängenden Arbeitsplatz rund um Ihr Firmenwissen. ### Weitere Vergleiche - ChatGPT Enterprise Alternative : die eigenständige Plattform gegen das Chat-Produkt - Microsoft Copilot Alternative : Nexoria gegen das M365-KI-Add-on - Google Workspace KI Alternative : die Alternative zu Gemini in Workspace - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Alle Funktionen im Überblick ### Disclaimer Zuletzt geprüft am 23.08.2026. Die Angaben zu Perplexity stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen des Anbieters, die unten einzeln aufgeführt sind, jeweils mit eigenem Abrufdatum. Perplexity entwickelt Modell-Mix, Funktionsumfang, Tarife und Vertragsunterlagen laufend weiter, Angaben können sich daher jederzeit ändern. Diese Seite bildet den genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Perplexity-Unterlagen. Prüfen Sie vor einer Entscheidung deshalb perplexity.ai/enterprise und das Trust Center von Perplexity. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Perplexity Enterprise, Produktseite . Perplexity AI, Inc., ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. perplexity.ai/enterprise . Grundlage für den Funktionsumfang (Suche über verbundene Dateien und Anwendungen, externe Web-Recherche, Comet-Browser), für die Aussage, dass die Sprachmodelle nicht mit Daten von Enterprise-Kunden trainiert werden, für die Angaben zu SOC 2 Type II, konfigurierbarer Aufbewahrung, SSO, SCIM und Audit-Logs sowie dafür, dass dort die Tarife Enterprise Pro und Enterprise Max genannt, aber keine Preise ausgewiesen werden. Abgerufen am 21.08.2026. - Security at Perplexity . Perplexity AI, Inc., ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. perplexity.ai/enterprise/security . Grundlage für die Angaben zu SOC 2 Type 2, zu DSGVO- und HIPAA-bezogenen Schutzmaßnahmen und zu PCI. Abgerufen am 23.08.2026. - Perplexity Trust Center . Perplexity AI, Inc., ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. trust.perplexity.ai . Von Perplexity selbst als Nachweisstelle für Sicherheits- und Compliance-Unterlagen und für die Liste der Unterauftragsverarbeiter genannt. Das Portal ist die Einstiegsseite, einen Direktlink auf ein einzelnes Prüfdokument gibt es dort nicht. Abgerufen am 23.08.2026. - Perplexity Privacy Notice . Perplexity AI, Inc., 2026. perplexity.ai/hub/legal/privacy-notice . Auf der Seite ausgewiesener Stand: 08.07.2026. Grundlage für die Angabe des Rechtssubjekts Perplexity AI, Inc. und dafür, dass Daten in anderen Ländern als dem Wohnsitzland verarbeitet werden können, ausdrücklich genannt sind die USA. Der Hinweis stellt zugleich klar, dass er für das Enterprise- und das API-Angebot nicht gilt, weil Perplexity dort als Auftragsverarbeiter auftritt. Abgerufen am 23.08.2026. - Perplexity Terms of Service . Perplexity AI, Inc., ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. perplexity.ai/hub/legal/terms-of-service . Grundlage für Sitz und Rechtsraum: Perplexity AI, Inc., San Francisco, Kalifornien, mit kalifornischem Recht und Gerichtsstand San Francisco. Abgerufen am 23.08.2026. - Perplexity Data Processing Addendum . Perplexity AI, Inc., ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. perplexity.ai/hub/legal/dpa . Der Auftragsverarbeitungsvertrag, den Perplexity mit Geschäftskunden schließt. Grundlage für die Angabe, dass personenbezogene Daten nicht zum Training der Sprachmodelle von Perplexity verwendet werden. Abgerufen am 23.08.2026. - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 . Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act von 2018 eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die auf dieser Seite genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. Abgerufen am 21.08.2026. - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a . Eingefügt durch den FISA Amendments Act of 2008. Abgerufen am 21.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Zwei Einschränkungen nennen wir offen. Erstens wechselt Perplexity die eingesetzten Modelle regelmäßig, die auf dieser Seite genannten Modellnamen geben deshalb nur den oben angegebenen Stand wieder. Zweitens veröffentlicht Perplexity auf der Enterprise-Seite keinen Preis, weshalb wir hier auch keinen nennen und der Preisvergleich einseitig bleibt. Zahlen aus Drittquellen sind dafür keine belastbare Grundlage. Perplexity, Perplexity Enterprise, Sonar und Comet sind Marken von Perplexity AI, Inc. GPT ist eine Marke von OpenAI, Claude eine Marke von Anthropic. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Search-Tool oder volle Plattform? In 30 Minuten zeigen wir Ihnen wie Nexorias RAG-Suche über Ihre eigene Wissensbasis funktioniert und wo Perplexity der bessere Fit wäre. Ehrliche Beratung, keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung 10 Due-Diligence-Fragen --- # PowerPoint Alternative: DSGVO-konform Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/powerpoint-alternative Vergleich ## PowerPoint Alternative: DSGVO-konforme Präsentationen aus Deutschland Slides: .pptx-kompatible Präsentationen mit europäischer KI (Nex), ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft PowerPoint? Slides ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft PowerPoint aus Deutschland: eine Präsentations-App auf LibreOffice-Basis, die .pptx-Foliensätze ohne Konvertierungsschritt öffnet und speichert, mit Vorlagen, Layouts und Platzhaltern. Der KI-Assistent Nex ist in jeder Lizenz enthalten, DocStudio baut daraus komplette Foliensätze aus einem PDF oder einer Web-Recherche. Gespeichert wird bei Hetzner in Deutschland, die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI in Paris. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: VBA-Makros aus .pptm-Dateien laufen nicht unverändert weiter, und sehr aufwendige Animationsketten können abweichen. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Wer PowerPoint ersetzt, hat andere Fragen als jemand, der Word oder Excel ersetzt. Bei Folien geht es nicht um Fließtext und nicht um Formeln, sondern um Layout und um Zeit: Bleiben Vorlagen, Layouts, Platzhalter und Schriften Ihrer bestehenden .pptx-Foliensätze erhalten? Was passiert mit aufwendigen Animationen? Und wie schnell steht der nächste Foliensatz, wenn die KI dabei im europäischen Rechtsraum bleiben soll? Diese Seite beantwortet das, ehrlich und ohne Marketing-Nebel, samt der Stellen, an denen PowerPoint die bessere Wahl bleibt. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### Microsoft PowerPoint vs. Slides im Vergleich Microsoft PowerPoint vs. Slides im Vergleich | | Aspekt | Microsoft PowerPoint | Slides | Dateiformat | .pptx nativ | .pptx-kompatibel: Foliensätze öffnen und speichern ohne Konvertierung | Folienarbeit | Vorlagen, Layouts, Übergänge und Animationen | Folien-Layouts, Vorlagen, Übergänge und Animationen; sehr aufwendige Effektketten vorher prüfen | KI an der Folie | Copilot als kostenpflichtiges Add-on, Modellanbieter OpenAI (USA) | Nex in jeder Lizenz: Bullets zu Aussagen verdichten, Story-Bögen, Sprecher-Notizen je Folie | Kompletter Foliensatz per KI | über Copilot | DocStudio im Basisprodukt: aus PDF oder Web-Recherche zur Präsentation in unter 5 Minuten | Diagramme im generierten Foliensatz | in PowerPoint editierbar | native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten, editierbar | VBA-Makros in .pptm | unterstützt | laufen nicht unverändert weiter, siehe unten | Datenstandort | US Konzern, Speicherung über die Microsoft Cloud | Foliensätze, Vorlagen und Medien in deutschen Rechenzentren, KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum | US CLOUD Act | US-Rechtssubjekt, dem CLOUD Act unterworfen | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle: CLOUD Act und FISA 702 greifen dort nicht | Preis-Logik | Lizenz plus Copilot-Add-on separat | KI und DocStudio ohne Aufpreis: Base 29 €/User/Monat, Pro 299 €/Monat inkl. 5 User | Datentraining | prüfen Sie die jeweils gültigen Microsoft-Bedingungen | Kein KI-Training mit Ihren Daten (öffentlicher AVV) Slides basiert auf LibreOffice und arbeitet mit dem gängigen Präsentationsformat .pptx. Foliensätze, die Sie in PowerPoint erstellt haben, öffnen und speichern Sie in Slides weiter, ohne Konvertierungsschritt. Details zu allen Bausteinen finden Sie in der Übersicht aller Funktionen . ### Warum von PowerPoint zu Slides wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act Kaum ein Dateityp verdichtet so viel Vertrauliches auf so wenigen Folien wie ein Foliensatz: Strategie, Zahlen, Angebotspreise, Personalplanung, alles auf den Punkt gebracht. Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt, und der CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter dazu, Daten an US-Behörden herauszugeben, auch wenn die Server in der EU stehen. An der Kernplattform hinter Slides ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt: Hosting und Datenbanken in Deutschland, das KI-Modell aus Frankreich. #### DSGVO by design Sobald in einer Präsentation Personendaten auftauchen, in einer Kundenliste, einem Organigramm oder einer Auswertung, ist die Folie eine Verarbeitung wie jede andere. Slides ist Teil einer Plattform, die von Anfang an für die DSGVO gebaut wurde, nicht nachträglich angepasst. AVV (Art. 28), Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) und DSFA (Art. 35) liegen offen, nachprüfbar ohne Anbieter-Login und ohne Anfrage beim Vertrieb. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette Ein Foliensatz ist mehr als eine Datei: Vorlagen, eingebettete Bilder, Medien und Zwischenstände gehören dazu. All das liegt auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Auch die Generierung in DocStudio läuft ausschließlich im deutschen Rechenzentrum, und wenn Sie Nex verwenden, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. #### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . #### Europäische KI direkt am Foliensatz Die KI-Seitenleiste in Slides arbeitet an der Folie, nicht am Fließtext: Sie verdichtet Bullets zu Aussagen, schlägt Story-Bögen vor und generiert Sprecher-Notizen pro Folie. Das Modell stammt von Mistral AI aus Paris: kein OpenAI, kein US-Modellanbieter. Auch die Bilder, die für Folien erzeugt werden, kommen von europäischen Modellen. #### KI-generierte Foliensätze mit DocStudio Zusätzlich zur klassischen Folienbearbeitung erzeugt DocStudio komplette Präsentationen per KI: aus einem hochgeladenen PDF oder aus einer eigenständigen Web-Recherche, in unter 5 Minuten. Bei umfangreichen Berichten wählen Sie gezielt einzelne Seiten oder Seitenbereiche aus, statt das ganze Dokument zu verarbeiten. Was dabei entsteht, ist ein echter Foliensatz: native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten, Tabellen, automatisch erzeugte Speaker Notes pro Folie und Bilder aus europäischen Modellen. Zehn Sprachen werden nativ in der Zielsprache generiert, nicht übersetzt. Ehrlich dazu gehört: Die Qualität des Ergebnisses hängt vom Eingangsmaterial ab, und für die Richtigkeit der Angaben bleibt eine Endkontrolle durch Sie nötig. #### Kein KI-Training mit Ihren Daten Ein Pitch-Deck, eine Gremienvorlage, eine Ausschreibungspräsentation: Genau dieses Material will niemand in einem Trainingskorpus wissen. Weder Ihre Folien noch die Quelldokumente, aus denen DocStudio sie erzeugt, fließen in das Training von KI-Modellen. Das steht so im öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrag, es ist keine Marketing-Zusage. #### .pptx bleibt .pptx, kein Vendor-Lock-in Slides basiert auf LibreOffice und offenen Dokumentstandards. Ihr Foliensatz bleibt eine .pptx-Datei, die jede Gegenseite öffnen kann, auch ohne Microsoft-Konto. Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Foliensatz arbeiten, mit Live-Cursor und Avataren, auf Wunsch auch firmenübergreifend mit Partnern in Collab-Workspaces. Sie können jederzeit wechseln, auch wieder weg von uns. Das ist das Gegenteil eines Lock-in-Modells. ### Slides ist Teil der kompletten Nexoria-Suite Ein Foliensatz entsteht selten aus dem Nichts: Die Zahlen kommen aus einer Calc-Tabelle, der Text aus einem Doc-Bericht, die Quelldokumente liegen in Nexoria Drive, und genau daraus baut DocStudio den ersten Entwurf. Slides gehört deshalb gemeinsam mit Doc, Calc, Nexoria Drive, DocStudio und Nex zum Basisprodukt. Mail und Meet können als gemeinsames Zusatzprodukt ergänzt werden. Wenn Sie nicht nur Präsentationen, sondern Ihre gesamte Office Umgebung DSGVO konform aufstellen wollen, finden Sie den Gesamtvergleich unter Microsoft 365 Alternative . ### Was kostet die PowerPoint Alternative? Für Präsentationen entscheidet weniger der Listenpreis als die Add-on-Frage: Der KI-Foliengenerator DocStudio steckt im selben Basisprodukt wie Slides, ein separates Präsentations-Add-on gibt es nicht. Der Preis dafür: 29 € je Nutzer und Monat, im Fünfer-Paket 299 € monatlich, jeder weitere Nutzer 20 €. Im selben Paket stecken Nexoria Drive, Nex, die Dokumentensuche sowie Doc und Calc. Mail und Meet kommen nur hinzu, wenn Sie sie brauchen. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . Damit Sie nicht nur unsere Zahl sehen, hier die Microsoft-Seite: Microsoft weist für Microsoft 365 Business Standard 12,13 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung aus, für Microsoft 365 Apps for Business 11,00 € und für Microsoft 365 Business Premium 19,06 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Microsoft 365 Copilot Business kommt als Add-on hinzu, ausgewiesen mit 15,60 € je Benutzer und Monat gegenüber ursprünglich 18,20 €. Einen Einzelpreis nur für PowerPoint nennt Microsoft in diesen Tarifen nicht, diese Angabe bleibt offen. Ebenfalls zur Ehrlichkeit: Bei Microsoft ist 1 TB Cloudspeicher je Benutzer enthalten, bei uns sind es 10 GB je Unternehmen und ab fünf Nutzern 20 GB. Foliensätze mit viel Bild- und Videomaterial füllen das schnell. ### Wann PowerPoint besser passt - Ihre Foliensätze enthalten VBA-Makros (.pptm) oder PowerPoint-Add-ins. VBA ist die Makrosprache der Office-Anwendungen und setzt ein makrofähiges Dateiformat voraus. In einer LibreOffice-Umgebung läuft VBA nicht unverändert weiter, und auch die COM- und VSTO-Add-ins von Microsoft laufen dort nicht. Ein makrogesteuerter Foliensatz müsste nachgebaut werden. - Ihre Präsentationen leben von aufwendigen Animations- und Übergangsketten aus aktuellen PowerPoint-Versionen. Solche Effekte können in einer LibreOffice-Umgebung anders dargestellt werden. Wenn die Show das Produkt ist, ist das ein Grund zu bleiben. - Ihre Folienablage und Ihre Abstimmungswege hängen fest an Microsoft-Werkzeugen, etwa an gemeinsamen Foliensammlungen in OneDrive, und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist bei uns derzeit nicht terminiert. Microsoft weist für Office 365 beides aus: eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung, die laut eigener Dokumentation mindestens jährlich auditiert wird, und eine jährlich beauftragte SOC-2-Type-2-Prüfung, jeweils einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Office Online. Verlangen Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Microsoft ist ein Konzern mit weltweitem Support- und Partnernetz. Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. - Sie brauchen eine vertraglich zugesicherte Datenresidenz in einem bestimmten Land. Microsoft führt Deutschland als Local Region Geography und bietet dafür Advanced Data Residency an. An der Rechtsform des Anbieters und am US CLOUD Act ändert das nichts, es ist aber eine belegte Zusage, die wir in dieser Form nicht anbieten. ### Wann Slides die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff müssen technisch ausgeschlossen sein. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB): Gremien- und Fallpräsentationen enthalten oft genau die Daten, die den Rechtsraum nicht verlassen dürfen. - Sie bauen regelmäßig Foliensätze aus vorhandenen Berichten, Studien oder Akten und wollen den ersten Entwurf nicht mehr von Hand setzen. - Ihre Präsentationen sind Geschäftsfoliensätze mit Layout, Diagrammen und Bildern, keine Effekt-Shows. - Sie wollen raus aus dem Vendor-Lock-in: .pptx bleibt .pptx, LibreOffice-Basis, jederzeit wechselbar. ### Häufige Fragen zur PowerPoint Alternative #### Kann ich meine PowerPoint-Dateien in Slides weiter nutzen? Ja. Slides basiert auf LibreOffice und arbeitet mit dem Microsoft-Format .pptx. Sie öffnen, bearbeiten und speichern Ihre bestehenden Foliensätze ohne Konvertierungsschritt. Es entsteht keine separate Kopie in einem Fremdformat, die Sie später zurückwandeln müssten. Bei Folien wiegt das schwerer als bei reinem Text: Eine Präsentation besteht aus Vorlagen, Layouts, Platzhaltern, Schriften, eingebetteten Bildern und Medien, und jeder Umweg über ein Fremdformat ist eine Gelegenheit, bei der etwas verrutscht. Genau dieser Umweg entfällt. Auch im Austausch mit Personen, die weiter Microsoft PowerPoint nutzen, bleiben Ihre Foliensätze uneingeschränkt nutzbar, die Gegenseite muss dafür kein bestimmtes Programm installieren. Ehrlich dazu gehört: Sehr aufwendige Animations- und Übergangsketten aus aktuellen PowerPoint-Versionen können in einer LibreOffice-Umgebung anders dargestellt werden. Prüfen Sie das an Ihren zwei, drei aufwendigsten Foliensätzen, bevor Sie umstellen. Formatseitig sind Sie nicht gebunden: Ein Wechsel weg von Nexoria bleibt technisch jederzeit möglich. #### Wie funktioniert die Migration von PowerPoint zu Slides? Da Slides das PowerPoint-Format .pptx liest und schreibt, entfällt bei der Migration jede Datei-Konvertierung. Sie öffnen Ihre Foliensätze direkt, statt sie erst umzuwandeln. Ihre Präsentationen ziehen aus OneDrive in Nexoria Drive um, ein virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer. Am Arbeitsablauf Ihrer Leute ändert das wenig: Foliensätze liegen an einem vertrauten Ort, werden per Doppelklick geöffnet und im selben .pptx-Format gespeichert. Bei Präsentationen hat sich eine Reihenfolge bewährt: zuerst die Unternehmensvorlage mit den Standard-Layouts, dann die zwei oder drei Foliensätze mit den meisten Sonderlayouts und Animationen. Was dort sauber läuft, läuft im Alltag ohnehin, und was nicht hält, sehen Sie vor der Umstellung statt danach. Da kein Fremdformat dazwischenliegt, können Sie foliensatzweise und abteilungsweise umziehen, ohne Stichtag für das ganze Haus. Den konkreten Ablauf planen wir mit Ihnen im kostenlosen Erstgespräch. #### Kann ich Präsentationen per KI erstellen lassen? Ja, auf zwei Wegen. In Slides unterstützt Sie die KI-Seitenleiste an der einzelnen Folie: Bullets zu Aussagen verdichten, Story-Bögen vorschlagen, Sprecher-Notizen je Folie generieren, dazu Umformulieren, Zusammenfassen und Übersetzen. Für den kompletten Foliensatz erzeugt DocStudio in unter 5 Minuten einen fertigen ersten Entwurf, entweder aus einem hochgeladenen PDF oder aus einer eigenständigen Web-Recherche, wenn Ihnen noch kein Dokument vorliegt. Bei umfangreichen Berichten wählen Sie gezielt einzelne Seiten oder Seitenbereiche aus. Der Entwurf enthält native PowerPoint-Diagramme mit hinterlegten Excel-Daten, Tabellen und automatische Speaker Notes pro Folie, und Sie schleifen ihn anschließend in Slides fein. Das KI-Modell stammt von Mistral AI aus Paris und arbeitet im europäischen Rahmen, nicht bei einem US-Anbieter, auch die generierten Folienbilder kommen von europäischen Modellen. Ihre Inhalte werden dabei nicht zum Training der Modelle verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Qualität des Ergebnisses hängt vom Eingangsmaterial ab, eine inhaltliche Endkontrolle bleibt Ihre Aufgabe. #### Wo liegen meine Präsentationen bei Slides? Ihre Foliensätze liegen mit Vorlagen, eingebetteten Bildern und Medien auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Auch die Generierung in DocStudio läuft ausschließlich im deutschen Rechenzentrum, und die Bilder, die dabei für Ihre Folien entstehen, kommen von europäischen Modellen (Mistral, Paris). Wenn Sie Inhalte mit Nex verarbeiten, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI Modellen verwendet. AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und DSFA sind öffentlich einsehbar. #### Was kostet Slides als PowerPoint-Alternative? Slides gehört zusammen mit Doc und Calc zur Nexoria Basis. Für Präsentationen lautet die entscheidende Frage meist: Kostet der KI-Foliengenerator extra? Nein. DocStudio steckt im selben Basisprodukt, ein separates Präsentations-Add-on gibt es nicht. Die Basis kostet 29 € je Nutzer und Monat, im Fünfer-Paket 299 € monatlich, jeder weitere Nutzer 20 € im Monat. Im selben Preis stecken Nex, Nexoria Drive, die Dokumentensuche, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots. Nexoria Mail und Meet buchen Sie nur dazu, wenn Sie auch E-Mail und Videokonferenzen ablösen wollen. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der ganzen Suite - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick - Nexoria-Preise - Kontakt #### Weitere Microsoft-Produkte im Vergleich - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - Outlook Alternative : Nexoria Mail als E-Mail-Ersatz mit Nex-Integration - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als Cloud-Speicher auf deutschen Servern - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video, Anruf und KI-Transkription ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Microsoft 365 Business Standard, Produkt- und Preisseite . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/mic... . Dort ausgewiesen: 12,13 € Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, Preise zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Premium, Produkt- und Preisseite . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/mic... . Dort ausgewiesen: 19,06 € Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, Preise zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Produkte im Vergleich . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/com... . Dort ausgewiesen, jeweils Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt.: Microsoft 365 Business Basic 6,07 €, Microsoft 365 Apps for Business 11,00 €, Microsoft 365 Copilot Business als Add-on 15,60 € gegenüber ursprünglich 18,20 €. Abgerufen am 23.08.2026. - Getting started with VBA in Office . Microsoft, 2019. learn.microsoft.com/en-us/office/vba/library-r... . Beleg dafür, dass VBA die Makrosprache der Office-Anwendungen ist und dass Makrocode nicht in einer .docx, sondern nur in einem makrofähigen Format wie .docm gespeichert werden kann. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.08.2019. Abgerufen am 23.08.2026. - Office Add-ins platform overview . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/o... . Beleg für die Add-in-Modelle von Word, Excel und PowerPoint und dafür, dass COM- und VSTO-Add-ins nur in Office unter Windows laufen. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 17.06.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 data locations . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterp... . 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Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Microsoft entwickelt Angebot, Funktionsumfang, Konditionen und Preise laufend weiter. Die hier ausgewerteten Quellen bilden den oben genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Microsoft-Unterlagen. Prüfen Sie deshalb vor einer Entscheidung die aktuelle Microsoft-Dokumentation. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. Microsoft, Microsoft 365, PowerPoint, Word, Excel, Outlook, OneDrive, Teams und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft PowerPoint (zuletzt geprüft am 23.08.2026, Abrufdatum je Quelle in der Quellenliste) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria. Microsoft aktualisiert Produktumfang und Konditionen regelmäßig. Prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. ### Prüfen Sie den Wechsel in 30 Minuten In einem kostenlosen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Slides mit Ihren bestehenden .pptx-Foliensätzen umgeht und was DocStudio aus einem Ihrer Dokumente macht. Sie sehen an Ihrem eigenen Material, was hält und was nicht. Und wir sagen ehrlich, wo PowerPoint für Sie der bessere Fit wäre. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Alle Funktionen --- # SharePoint Alternative mit KI: der ehrliche Vergleich Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/sharepoint-alternative Vergleich ## SharePoint Alternative: was Nexoria ersetzt und was nicht Nexoria ersetzt von Microsoft SharePoint die Dokumentenablage und das Auffinden von Inhalten: Nexoria Drive speichert die Dateien, Workspaces regeln den Zugriff, die Dokumentensuche findet Inhalte semantisch und Nex antwortet daraus mit Quellenangabe. Nicht ersetzt werden Intranet-Seiten mit Seitenhierarchie, SharePoint-Listen, Power-Automate-Workflows und Formulare. Wer diese Bereiche produktiv nutzt, ersetzt SharePoint mit Nexoria nicht vollständig, sondern nur den Ablage- und Wissensteil. Stand 23.08.2026 ### Fünf Szenarien: wo Nexoria trägt und wo nicht SharePoint wird in kaum zwei Häusern gleich benutzt. Deshalb steht am Anfang dieser Seite keine Funktionsliste, sondern die Frage, wofür Sie SharePoint tatsächlich verwenden. Drei der fünf Fälle unten gehen gegen uns aus. Wir schreiben sie trotzdem hin, weil sie sich in einem Auswahlverfahren ohnehin zeigen, nur später und teurer. - 01 · Nexoria trägt #### SharePoint ist bei Ihnen im Wesentlichen die Dateiablage Dokumentbibliotheken, Ordner, Freigaben, Versionen. Diesen Teil bildet Nexoria ab: Nexoria Drive erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer, Workspaces regeln den Zugriff, und die abgelegten Inhalte werden indexiert. Ein Wechsel ist hier eine echte Option. - 02 · Nexoria trägt, und das ist der stärkste Fall #### Niemand findet, was längst abgelegt ist Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch statt nach Stichwörtern und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Nex beantwortet Fragen aus demselben Bestand und arbeitet dabei nur auf dem Material, das der Workspace freigibt. - 03 · Nexoria trägt nicht #### Sie betreiben ein Intranet mit Kommunikationswebsites, Homesite und Hubwebsites Microsoft führt für den Aufbau eines Intranets ausdrücklich Kommunikationswebsites, eine Homesite als Landeseite der Organisation, Hubwebsites und das Nachrichten-Webpart auf. Nexoria hat keine Seitenhierarchie, keine Navigation und keine Websitevorlagen. Was Sie dort gebaut haben, hat in Nexoria keine Entsprechung. - 04 · Nexoria trägt nicht #### SharePoint-Listen sind bei Ihnen eine Datenanwendung Wenn Inventare, Anträge, Risikoregister oder Projektübersichten als Listen mit Spalten, Ansichten und Berechtigungen laufen, ist das eine Anwendung und keine Ablage. Nexoria kennt keine Listen. Ein Wechsel würde diese Anwendungen ersatzlos entfernen. - 05 · Nexoria trägt nicht #### Ihre Prozesse laufen über Power-Automate-Workflows und Formulare Freigabeketten, Fristenläufe, Formularstrecken: Für diesen Bereich hat Nexoria keine Entsprechung, weder eine Workflow-Engine noch eine Formularlösung. Wer hier produktiv arbeitet, betreibt nach einem Wechsel zwei Systeme statt eines. Beleg Microsoft nennt als Bausteine eines SharePoint-Intranets unter anderem Kommunikationswebsites, die Homesite als Landeseite der Organisation, Hubwebsites zum Ordnen verwandter Websites und das Nachrichten-Webpart. Fundstelle: Plan an intelligent SharePoint intranet . Geprüft am 23.08.2026 . ### Die Vergleichsmatrix Ein Kriterium je Zeile, die Fundstelle für die Microsoft-Angabe daneben. Wo eine Angabe für Nexoria nicht öffentlich dokumentiert ist, steht das ausdrücklich in der Zelle, statt die Stelle zu füllen. Microsoft SharePoint und Nexoria im Vergleich, Ablage und Auffindbarkeit . Stand 23.08.2026 . | | Kriterium | Microsoft SharePoint | Nexoria | Fundstelle | Produktkategorie | Dokumentenverwaltung, Intranet, Listen, Workflows und Berechtigungsverwaltung auf Websites. Microsoft nennt für das Intranet ausdrücklich verschiedene Websitetypen und Hubwebsites. | Cloud-Speicher mit Indexierung, semantischer Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex. Kein Intranet, keine Listen, keine Workflows. | Introduction to SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 for administrators geprüft am 23.08.2026 | Speicher je Organisation | 1 TB zuzüglich 10 GB je gekaufter Lizenz, Zusatzspeicher in Schritten von 1 GB zubuchbar. | 10 GB je Unternehmen, ab 5 Nutzern 20 GB. Darüber 0,20 Euro je GB und Monat nach übergebenen Quellbytes. | SharePoint limits, Service Descriptions geprüft am 23.08.2026 | Speicher je Website | Höchstens 25 TB je Website beziehungsweise Websitesammlung, bis zu 2 Millionen Websites je Organisation. | Keine Entsprechung: Nexoria kennt keine Websites, sondern Workspaces über einem gemeinsamen Speicher. | SharePoint limits, Service Descriptions geprüft am 23.08.2026 | Größenordnung je Bibliothek | Bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner je Bibliothek, 2.000 Listen und Bibliotheken je Websitesammlung, Uploadgrenze 250 GB je Datei. | Vergleichbare Obergrenzen sind auf dieser Website nicht dokumentiert. Diese Angabe ist offen. | SharePoint limits, Service Descriptions geprüft am 23.08.2026 | Aufbewahrung und Archivierung | Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen über Microsoft Purview, eine Aufbewahrungsbibliothek für geänderte und gelöschte Inhalte sowie die Kennzeichnung von Elementen als Datensatz. | Nicht dokumentiert. Für technisch durchgesetzte Aufbewahrungsfristen gibt es bei Nexoria keine Entsprechung. | Learn about retention for SharePoint and OneDrive geprüft am 23.08.2026 | Suche über Dokumentinhalte | Suche ist Teil des Dienstes. Microsoft beschreibt den Ablauf so: Der Crawler durchsucht Listen und Bibliotheken, schreibt die Spalten und Werte in den Suchindex, und eine Abfrage wird gegen diesen Index gestellt. Eine zusammengefasste Antwort mit Quellenangabe entsteht erst über Microsoft Copilot. | Semantische Dokumentensuche über die Inhalte eines Workspaces mit Quellenangabe je Ergebnis, im Basispreis enthalten. | Overview of search in SharePoint geprüft am 23.08.2026 | KI im Lizenzmodell | Microsoft Copilot ist ein Add-on-Plan und setzt eine der dort aufgeführten Lizenzen voraus. | Nex ist Teil des Basisprodukts, keine zweite Lizenz. | License Options for Microsoft Copilot geprüft am 23.08.2026 | Zusage zum Speicherort Deutschland | Die Zusage nach den Product Terms setzt ein Anmeldeland innerhalb der Local Region Geography, der Europäischen Union oder der Vereinigten Staaten voraus. Für die zugesicherte lokale Region verlangt Microsoft zusätzlich das Add-on Advanced Data Residency für alle Nutzer des Mandanten. | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI in Paris. | Data Residency for SharePoint and OneDrive geprüft am 23.08.2026 ### Was Nexoria an dieser Stelle besser kann Zwei Punkte, und beide betreffen nicht die Ablage, sondern das, was danach mit den Inhalten passiert. Erstens die Suche. Die Dokumentensuche arbeitet über den Inhalt der Dateien eines Workspaces, semantisch statt nach Stichwörtern, und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Wer den Vertrag sucht, in dem eine bestimmte Kündigungsfrist steht, muss nicht wissen, wie die Datei heißt oder in welcher Bibliothek sie liegt. Zweitens die Zugriffsebene der KI. Nex antwortet aus dem indexierten Bestand und arbeitet dabei nur auf dem Material, das der jeweilige Workspace freigibt. Wer nicht im Workspace ist, kann dessen Wissen weder durchsuchen noch per KI-Antwort erfragen. Prüfen Sie diesen Punkt trotzdem im Test mit Ihren eigenen Dokumenten und Rollen, bei uns wie bei jedem anderen Anbieter: Legen Sie ein Dokument in einen Workspace, in dem eine Testperson nicht Mitglied ist, und lassen Sie gezielt danach fragen. Beleg Microsoft Copilot wird als Add-on-Plan zusätzlich zu einer der dort aufgeführten Microsoft-365-Lizenzen erworben. Bei Nexoria ist Nex Teil des Basisprodukts. Fundstelle: License Options for Microsoft Copilot . Geprüft am 23.08.2026 . ### Wo SharePoint die bessere Wahl bleibt Diese Punkte sind ernst gemeint. Trifft einer davon auf Sie zu, sparen Sie sich das Gespräch mit uns oder führen es mit dem Ziel, Nexoria neben SharePoint zu stellen statt an dessen Stelle. Wenn Aufbewahrungsfristen technisch durchgesetzt werden müssen und nicht organisatorisch, ist SharePoint Nexoria überlegen, und zwar nicht knapp. Microsoft dokumentiert für SharePoint und OneDrive Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen über Microsoft Purview, eine Aufbewahrungsbibliothek, die geänderte und gelöschte Inhalte für die Dauer der Aufbewahrung sichert, und die Kennzeichnung von Elementen als Datensatz, die Bearbeiten und Löschen blockiert. Für Nexoria ist nichts Vergleichbares dokumentiert. Für ein reguliertes Haus ist das ein Ausschlusskriterium, kein Verhandlungspunkt. - Sie brauchen viel Speicher. Microsoft nennt 1 TB je Organisation zuzüglich 10 GB je Lizenz und bis zu 25 TB je Website. Nexoria startet bei 10 GB je Unternehmen. Der Unterschied hat einen Grund, bei Nexoria wird jedes belegte Gigabyte indexiert und ist danach semantisch durchsuchbar, das kostet mehr als reines Ablegen. Wer große Archiv-, Video- oder Bildbestände hält, die nicht durchsuchbar sein müssen, fährt mit SharePoint deutlich günstiger. - Sie brauchen die Größenordnung. Bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner je Bibliothek, bis zu 2 Millionen Websites je Organisation, 250 GB Uploadgrenze je Datei. Vergleichbare Zahlen kann Nexoria nicht belegen. - Ihr Intranet ist der eigentliche Wert. Kommunikationswebsites, eine Homesite als Landeseite der Organisation, Hubwebsites, das Nachrichten-Webpart, Navigation und Vorlagen. Nexoria hat davon nichts. - Listen, Workflows und Formulare tragen Ihre Prozesse. Für diesen Bereich gibt es in Nexoria keine Entsprechung. Ein Wechsel würde diese Anwendungen ersatzlos entfernen. - Sie sind ohnehin tief in Microsoft 365. SharePoint ist eng mit Microsoft Teams verzahnt, in Teams gespeicherte Dateien liegen in SharePoint-Websites. Diese Verzahnung lösen Sie nicht auf, indem Sie nur die Ablage tauschen. Beleg Microsoft dokumentiert für SharePoint eine Aufbewahrungsbibliothek, die Originalinhalte beim Ändern oder Löschen sichert, sowie Aufbewahrungsbezeichnungen, die Elemente als Datensatz kennzeichnen und dann Bearbeiten und Löschen blockieren. Fundstelle: Learn about retention for SharePoint and OneDrive . Geprüft am 23.08.2026 . ### Die Grenzen von Nexoria, ungekürzt Der vorige Abschnitt zählt auf, was SharePoint besser kann. Dieser zählt auf, was gegen Nexoria als Anbieter spricht. Beides gehört auf eine Vergleichsseite, sonst ist sie Werbung. - Keine ISO-27001- und keine SOC-2-Zertifizierung. Ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI-Grundschutz, das ersetzt kein Zertifikat. Die Rechenzentren selbst sind nach ISO 27001 zertifiziert, das betrifft die Infrastruktur und nicht Nexoria als Anbieter. Verlangt Ihre Beschaffung ein Anbieterzertifikat, endet die Prüfung hier. - Zwei Gründer, keine Festangestellten. Für ein Haus mit 100 oder mehr Mitarbeitenden ist das zunächst ein Lieferantenrisiko. Wir moderieren das nicht weg, die Gegenmaßnahmen stehen unter Über uns. - US-Bezüge in der Verarbeitungskette. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Beim optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, bei aktiver E-Mail-Integration Microsoft Corp. und Google LLC. Alle sind im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich benannt. - Nicht quelloffen. Es gibt keine Code-Einsicht, keine Auditierbarkeit des Quellcodes und keine Fork-Option. - Keine dokumentierte SharePoint-Migration. Wir können Ihnen heute keinen abgeschlossenen Fall zeigen. Eine erfundene Referenz wäre schlimmer als diese Auskunft. - Keine Aufbewahrungs- und Datensatzverwaltung. Siehe oben. Diese Lücke ist die wichtigste auf dieser Seite. Beleg Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Fundstelle: Sicherheit und Datenschutz . Geprüft am 23.08.2026 . ### Preise, und warum ein reiner Zahlenvergleich in die Irre führt Nexoria kostet 29 Euro je Nutzer und Monat mit 10 GB Speicher je Unternehmen und 3 Mio. KI-Tokens je Nutzer. Das Paket für 5 Nutzer kostet 299 Euro je Monat mit 20 GB Speicher je Unternehmen und 5 Mio. KI-Tokens je Nutzer, jeder weitere Nutzer 20 Euro je Monat. Zusätzlicher Speicher kostet 0,20 Euro je GB und Monat nach übergebenen Quellbytes. Nex, Nexoria Drive, die Dokumentensuche, die Office Apps und die Workspaces sind enthalten, Mail und Meet sind ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt. Alle Preise netto. Microsoft weist SharePoint auf der deutschen Vergleichsseite nicht als eigenständigen Plan mit eigenem Preis aus, sondern als Bestandteil der Microsoft-365-Pakete. Am Prüftag standen dort für die Abrechnung je Monat bei jährlicher Zahlung: Microsoft 365 Business Basic 6,07 Euro je Benutzer und Monat, Microsoft 365 Business Standard mit Microsoft 365 Copilot Business 20,36 Euro, Microsoft 365 Business Premium mit Microsoft 365 Copilot Business 27,73 Euro. Für die EWR-Fassungen ohne Teams nannte dieselbe Seite 4,67 Euro, 17,58 Euro und 24,94 Euro. Den Add-on-Plan Microsoft 365 Copilot Business wies dieselbe Seite mit 18,20 Euro je Nutzer und Monat aus, am Prüftag zu einem befristeten Aktionspreis von 15,60 Euro. Diese Zahlen sind nicht direkt vergleichbar, und wir tun auch nicht so. In den Microsoft-Paketen stecken Anwendungen, die Nexoria nicht ersetzt, und umgekehrt. Hinzu kommt: Für die zugesicherte Datenhaltung in Deutschland verlangt Microsoft das Add-on Advanced Data Residency für 100 Prozent der bezahlten Lizenzen im Mandanten, der Preis dieses Add-ons ist auf den von uns geprüften Seiten nicht ausgewiesen und bleibt damit offen. Eine belastbare Gegenüberstellung entsteht erst, wenn Ihre Lizenzstruktur auf dem Tisch liegt. Beleg Microsoft verlangt für die Datenresidenz in einer lokalen Region wie Deutschland das Add-on Advanced Data Residency und eine Abdeckung von 100 Prozent der bezahlten Lizenzen im Mandanten. Fundstelle: Advanced data residency in Microsoft 365 . Geprüft am 23.08.2026 . ### Infrastruktur: wo die Daten wirklich liegen Bei Microsoft richtet sich der Speicherort nach dem Anmeldeland des Mandanten. Die Zusage nach den Product Terms setzt voraus, dass dieses Land in der Local Region Geography, in der EU oder in den USA liegt. Wer eine Zusage auf die lokale Region Deutschland braucht, braucht das Add-on Advanced Data Residency, und zwar für alle bezahlten Lizenzen im Mandanten. Fällt die Abdeckung darunter, entfällt laut Microsoft die dauerhafte Zusage zum Datenstandort und die Daten können aus der lokalen Region verlagert werden. Deutschland gehört zu den aufgeführten lokalen Regionen. Bei Nexoria laufen Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris. Zur Vollständigkeit gehören die US-Bezüge aus dem Abschnitt Grenzen: Sentry für die Fehlerüberwachung, Telnyx beim optionalen VoiceBot, Microsoft Corp. und Google LLC bei aktiver E-Mail-Integration. Beleg Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen bei Nexoria auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Fundstelle: Sicherheit und Datenschutz . Geprüft am 23.08.2026 . ### Häufige Fragen zur SharePoint Alternative #### Kann Nexoria Microsoft SharePoint vollständig ersetzen? Nur dann, wenn Sie SharePoint im Wesentlichen als Dokumentenablage nutzen. Diesen Teil deckt Nexoria ab: Nexoria Drive erscheint als Laufwerk im Windows-Explorer, Workspaces regeln, wer welche Inhalte sieht, und die freigegebenen Inhalte werden indexiert. Nicht abgedeckt sind vier Bereiche, die in vielen SharePoint-Landschaften den eigentlichen Wert tragen: Intranet-Seiten mit Kommunikationswebsites, Homesite und Hubwebsites, SharePoint-Listen als Datenanwendung, Workflows über Power Automate und Formularlösungen. Prüfen Sie deshalb vor jeder Entscheidung, welcher Anteil Ihrer SharePoint-Nutzung auf diese vier Bereiche entfällt. Ist er groß, ist Nexoria kein vollständiger Ersatz, sondern ein zweites System neben SharePoint. #### Was kann Nexoria an dieser Stelle besser als SharePoint? Zwei Dinge, und beide betreffen nicht die Ablage, sondern das, was danach mit den Inhalten passiert. Erstens die Suche: Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle, sie sucht also nach Bedeutung statt nach Stichwörtern. Zweitens der KI-Assistent: Nex beantwortet Fragen aus dem indexierten Bestand und arbeitet dabei nur auf dem Material, das der jeweilige Workspace freigibt. Die KI ist Teil des Basisprodukts und keine zweite Lizenz. Microsoft Copilot ist dagegen ein Add-on-Plan und setzt eine der in der Microsoft-Dokumentation aufgeführten Lizenzen voraus. #### Wie viel Speicher bekomme ich im Vergleich? Hier liegt Microsoft deutlich vorn, und das sagen wir offen. Microsoft dokumentiert für SharePoint 1 TB je Mandant zuzüglich 10 GB je gekaufter Lizenz, höchstens 25 TB je Website, zusätzlicher Speicher ist in 1-GB-Schritten zubuchbar. Nexoria startet bei 10 GB je Unternehmen, ab fünf Nutzern bei 20 GB, darüber kostet Speicher 0,20 Euro je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. Der Grund für den Unterschied ist der Zweck: Bei Nexoria wird jedes belegte Gigabyte indexiert und ist danach semantisch durchsuchbar, das kostet mehr als reines Ablegen. Wer große Archiv-, Video- oder Bildbestände speichern will, ohne dass sie durchsuchbar sein müssen, fährt mit SharePoint günstiger. #### Was passiert mit Aufbewahrungsfristen und rechtssicherer Archivierung? Das ist der Punkt, an dem SharePoint für regulierte Häuser schwer zu ersetzen ist. Microsoft dokumentiert für SharePoint und OneDrive Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen über Microsoft Purview, eine permanente Aufbewahrungsbibliothek, die geänderte und gelöschte Inhalte für die Dauer der Aufbewahrung sichert, sowie die Kennzeichnung von Elementen als Datensatz. Für Nexoria ist auf dieser Website nichts Vergleichbares dokumentiert. Wenn Ihre Aufbewahrungspflichten technisch durchgesetzt werden müssen und nicht organisatorisch, ist diese Lücke ein Ausschlusskriterium. Wir schreiben das lieber hier hin, als es im Termin zu umschiffen. #### Wo werden meine Daten verarbeitet? Bei Nexoria laufen Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren, ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Zur Vollständigkeit gehören die verbleibenden US-Bezüge: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, und bei aktiver E-Mail-Integration kommen Microsoft Corp. und Google LLC als Empfänger hinzu. Alle sind im Verzeichnis nach Art. 30 namentlich benannt. Bei SharePoint richtet sich der Speicherort nach dem Registrierungsland des Mandanten, für Zusagen zu lokalen Regionen wie Deutschland setzt Microsoft das Add-On Advanced Data Residency voraus. #### Wie läuft eine Migration aus SharePoint ab? Ehrlich gesagt: Dazu können wir Ihnen heute keinen belegten Fall zeigen. Nexoria hat bislang keine dokumentierte SharePoint-Migration abgeschlossen, und eine erfundene Referenz wäre schlimmer als diese Auskunft. Was sich sagen lässt, ist die Struktur der Aufgabe. Dokumentbibliotheken sind der einfache Teil, sie sind Dateien in Ordnern und wandern nach Nexoria Drive, wo sie indexiert werden. Schwierig sind die vier anderen Bereiche: Seiten und Navigation eines Intranets haben in Nexoria keine Entsprechung, Listen ebenso wenig, Workflows in Power Automate müssten neu gedacht werden, und Berechtigungen bilden Sie nicht eins zu eins ab, sondern über Workspaces neu. Planen Sie deshalb zuerst eine Bestandsaufnahme, welcher Anteil Ihrer Websites reine Ablage ist. ### Quellen Stand 23.08.2026 - SharePoint limits, Service Descriptions . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits Abgerufen am 23.08.2026 . Speicher je Organisation, Höchstwert je Website, Zusatzspeicher in 1-GB-Schritten, Uploadgrenze, Elemente je Bibliothek. - Plan for SharePoint storage . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharepoint-storage-planning Abgerufen am 23.08.2026 . Berechnung des Speicherkontingents und Zukauf in Schritten von einem Gigabyte. - Introduction to SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 for administrators . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/introduction Abgerufen am 23.08.2026 . SharePoint als Intranet-Plattform, Websitetypen, Hubwebsites und die Verzahnung mit Microsoft Teams. - Plan an intelligent SharePoint intranet . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/plan-intranet Abgerufen am 23.08.2026 . Die Bausteine eines SharePoint-Intranets: Kommunikationswebsites, Homesite, Hubwebsites und das Nachrichten-Webpart. - Overview of search in SharePoint . Microsoft Corporation , 2024 . https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/overview-of-search Abgerufen am 23.08.2026 . Ablauf der Suche: Crawler, Suchindex, Abfrage und Trefferseite, sowie der gemeinsame Index beider Sucherfahrungen. - Learn about retention for SharePoint and OneDrive . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/en-us/purview/retention-policies-sharepoint Abgerufen am 23.08.2026 . Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen, Aufbewahrungsbibliothek und Kennzeichnung als Datensatz. - Advanced data residency in Microsoft 365 . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/advanced-data-residency Abgerufen am 23.08.2026 . Lokale Regionen einschließlich Deutschland, Voraussetzung der Abdeckung von 100 Prozent der bezahlten Lizenzen, Folgen bei Unterdeckung. - Data Residency for SharePoint and OneDrive . Microsoft Corporation , 2025 . https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/m365-dr-service-spo Abgerufen am 23.08.2026 . Bedingungen der Residenzzusage, Suchindex und dessen Verhalten bei einem Regionswechsel. - License Options for Microsoft Copilot . Microsoft Corporation , 2026 . https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-licensing Abgerufen am 23.08.2026 . Microsoft Copilot als Add-on-Plan und die vorausgesetzten Lizenzen. - Microsoft 365 SharePoint: Pläne und Preise vergleichen . Microsoft Corporation , 2026 . https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans Abgerufen am 23.08.2026 . Die am Prüftag ausgewiesenen Preise der Microsoft-365-Pakete für Deutschland, einschließlich der EWR-Fassungen ohne Teams. - Preise . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /preise Abgerufen am 23.08.2026 . Tarife, Inklusivspeicher, Tokens und der Preis für Zusatzspeicher. - Sicherheit und Datenschutz . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /security Abgerufen am 23.08.2026 . Verarbeitungsorte je Komponente, fehlende ISO-27001- und SOC-2-Zertifizierung, Fehlerüberwachung über Sentry. - Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /legal/verzeichnis Abgerufen am 23.08.2026 . Namentliche Benennung der Empfänger, darunter Sentry, Telnyx, Microsoft Corp. und Google LLC. - Über uns . Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt) , 2026 . /about Abgerufen am 23.08.2026 . Teamgröße und die Gegenmaßnahmen zum Lieferantenrisiko. Alle Microsoft-Angaben auf dieser Seite stammen aus den oben genannten Herstellerquellen und wurden am 23.08.2026 abgerufen. Microsoft entwickelt Produkt, Dokumentation und Preise laufend weiter, Angaben können sich daher ändern. Wenn Ihnen hier eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. ### Markenhinweis Microsoft, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Purview, Microsoft Copilot und Power Automate sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Nexoria und Nexoria Systems sind Kennzeichen der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt). Die Nennung fremder Marken erfolgt ausschließlich zur sachlichen Einordnung im Rahmen der vergleichenden Werbung nach § 6 UWG. Es besteht keine geschäftliche Verbindung zur Microsoft Corporation. --- # Teams Alternative: Videokonferenzen DSGVO-konform Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/teams-alternative Vergleich ## Teams Alternative: Videokonferenzen DSGVO-konform aus Deutschland Nexoria Meet: Video, Anruf und KI-Live-Transkription auf deutschen Servern, ohne US-Rechtssubjekt in der Kette ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Teams? Nexoria Meet ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Teams aus Deutschland, und zwar für Videokonferenzen und Anrufe: Sprecheransicht, Bildschirmfreigabe und KI-Live-Transkription, mit Einwilligung pro Teilnehmer. Die Protokolle landen automatisch in Ihrer Wissensbasis und sind dort mit Nex abfragbar. Betrieb in deutschen Rechenzentren (Hetzner), Antwortgenerierung über Mistral AI in Paris. Nexoria Meet deckt Meetings und Anrufe ab. Ein Chat- und Kollaborations-Hub mit Kanälen und Drittanbieter-Apps wie Teams ist es nicht. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Wenn Sie eine Teams Alternative suchen, geht es meist um drei Fragen: Wo laufen Ihre Meetings und wo liegen die Aufzeichnungen? Bekommen Sie moderne Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Transkription? Und wie steht es um Datenschutz und Einwilligung? Diese Seite beantwortet alle drei, ehrlich und ohne Marketing-Nebel. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### Microsoft Teams vs. Nexoria Meet im Vergleich Microsoft Teams und Nexoria Meet in den Kriterien, an denen die Entscheidung hängt, einschließlich der Zeilen zugunsten von Teams. Stand: 23.08.2026 . | | Aspekt | Microsoft Teams | Nexoria Meet | Datenstandort | US-Konzern. Der Speicherort hängt vom Mandanten ab. Deutschland führt Microsoft als Local Region Geography, weitergehende Zusagen gibt es über das Zusatzprodukt Advanced Data Residency | Deutsche Rechenzentren (Hetzner), Daten verlassen Deutschland nicht | US CLOUD Act | Microsoft ist US-Rechtssubjekt: CLOUD Act greift auch bei EU-Servern | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. Ausnahme: technische Fehlerüberwachung über Sentry mit Sitz in den USA | KI-Funktionen | Microsoft 365 Copilot Business, als Zusatzlizenz zu 15,60 € je Nutzer und Monat oder in den Bündeln Business Standard und Business Premium enthalten | Nex-Live-Transkription inklusive, kein Add-on | Meeting-Protokolle | Transkript im Meeting, separate Ablage | KI-Live-Transkription landet automatisch in der Wissensbasis, per Nex abfragbar | Video und Anruf | Videokonferenz und Telefonie getrennt gedacht | Video und Anruf in einem, mit Sprecheransicht und Bildschirmfreigabe | Besprechung: Dauer und Teilnehmerzahl | Bis 300 Teilnehmende mit Business Basic, Business Standard, Business Premium und Teams Essentials, bis 1.000 mit den Enterprise-Tarifen. Zeitgrenze 30 Stunden je Besprechung | Weder eine Teilnehmerobergrenze noch eine Zeitgrenze veröffentlicht. Beide Angaben sind offen | Chat-Hub mit Kanälen und Apps | Bis zu 1.000 Kanäle je Team und bis zu 25.000 Mitglieder je Team, dazu eine eigene Entwicklerplattform für Agenten und Apps | Nicht vorhanden. Nexoria Meet ist auf Meetings und Anrufe ausgelegt | Große Veranstaltungen | Mit Teams Enterprise bis 1.000 Teilnehmende interaktiv, bis 3.000 mit eingeschränkter Interaktion, bis 10.000 nur lesend mit Frage-und-Antwort, mit Attendee Capacity Pack bis 100.000 | Keine veröffentlichte Teilnehmerobergrenze. Diese Angabe ist offen | Gruppenräume | Gruppenräume in Besprechungen mit weniger als 300 Teilnehmenden | Nicht dokumentiert. Diese Angabe ist offen | Telefonie ins Festnetz | Teams Telefon mit vier dokumentierten Wegen ins Festnetz: Microsoft Calling Plan, Operator Connect, Teams Phone Mobile und Direct Routing über einen zertifizierten Session Border Controller mit dem vorhandenen Telefonieanbieter | Nexoria Meet deckt Anrufe innerhalb der Plattform ab. Telefonie ins Festnetz gehört zum separaten VoiceBot-Zusatzprodukt | Aufzeichnung und Einwilligung | Zwei Wege: die Convenience-Aufzeichnung durch die Nutzenden, dort ist Teilnehmereinwilligung laut Microsoft unterstützt, und die Compliance-Aufzeichnung über eine Drittanbieterlösung, automatisch und ohne Zutun der Nutzenden, dort laut derselben Tabelle ohne unterstützte Einwilligung | DSGVO-konform mit Einwilligung pro Teilnehmer | Aufbewahrung von Chatverläufen | Aufbewahrungsrichtlinien über Microsoft Purview für Chats, Kanalnachrichten und Anrufprotokolle. Die Nachrichten liegen zusätzlich in ausgeblendeten Postfachordnern und bleiben bis zur endgültigen Löschung über eDiscovery auffindbar | Nexoria Meet führt keinen Chat- oder Kanalverlauf, dafür gibt es deshalb keine Aufbewahrungsregel. Eine Aufbewahrungsfrist für Meeting-Protokolle weisen wir nicht aus, diese Angabe ist offen | KI-Training mit Daten | Maßgeblich sind die Microsoft Product Terms, Abschnitt Privacy and Security Terms | Kein KI-Training mit Ihren Daten, öffentlich im AVV zugesichert | Zertifizierung | Microsoft führt Office 365 einschließlich Microsoft Teams im Geltungsbereich von ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2, beides mindestens jährlich geprüft | Weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Verfahren ist nicht terminiert | Listenpreis | Teams ist Teil von Microsoft 365. Business Basic 6,07 €, im Europäischen Wirtschaftsraum zusätzlich Business Basic EWR ohne Teams zu 4,67 €. Teams Telefon Standard 8,70 €, je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. | Mail und Meet als Zusatzprodukt: 13 € je Nutzer oder 70 € für 5 Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer, zzgl. MwSt., zusätzlich zum Basisprodukt Nexoria Meet gehört zum Zusatzprodukt Mail und Meet. Transkripte können das Firmenwissen im Nexoria Basisprodukt erweitern. Details finden Sie in der Produktübersicht . ### Warum von Teams zu Nexoria Meet wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt. Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig davon, ob die Server in der EU stehen. Bei Nexoria Meet ist für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette: Betrieb in Deutschland, KI-Modell aus Frankreich. Ihre Meetings, Aufzeichnungen und Transkripte bleiben damit außerhalb der Reichweite von CLOUD Act und FISA 702. #### DSGVO by design: mit Einwilligung pro Teilnehmer Nexoria Meet wurde von Anfang an für die DSGVO gebaut, nicht nachträglich angepasst. Aufzeichnung und Transkription laufen mit Einwilligung pro Teilnehmer: Jede Person entscheidet für sich, statt dass eine zentrale Einstellung über alle bestimmt. Der AVV (Art. 28), das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und die DSFA (Art. 35) sind öffentlich einsehbar. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette Nexoria Meet läuft in deutschen Rechenzentren (Hetzner). Ihre Videokonferenzen und die daraus entstehenden Protokolle verlassen Deutschland nicht. Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle steht kein Hyperscaler und kein US-Konzern in der Kette. #### KI-Live-Transkription, die in Ihrer Wissensbasis landet Nexoria Meet transkribiert Ihre Meetings live. Der besondere Vorteil: Die Protokolle landen automatisch in Ihrer Nexoria-Wissensbasis und sind dort per Nex abfragbar. Sie fragen einfach „Was wurde im Kickoff zum Projekt X entschieden?" und erhalten die Antwort aus dem Protokoll, ohne manuelles Nachlesen. Video und Anruf sind in einer App vereint, mit Sprecheransicht und Bildschirmfreigabe. #### Europäische KI Nex nutzt Modelle von Mistral AI aus Paris, also kein OpenAI und keinen US-Modellanbieter. Sie bekommen die Transkription und die anschließende Auswertung, ohne dass Ihre Gesprächsinhalte an eine US-Infrastruktur gehen. #### Kein KI-Training mit Ihren Daten Ihre Meetings und Transkripte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags, nicht nur ein Satz im Marketing. ### Erweiterung für das Nexoria Basisprodukt Nexoria Meet ist Teil des gemeinsamen Zusatzprodukts Mail und Meet. Das Basisprodukt umfasst Drive, Nex, Dokumentensuche sowie Doc, Calc und Slides. Meeting Protokolle und E-Mail Verläufe können das Firmenwissen erweitern und stehen berechtigten Nutzern in Nex zur Verfügung. Wenn Sie nicht nur Teams, sondern weitere Microsoft Produkte ablösen wollen, finden Sie den Gesamtvergleich unter Microsoft 365 Alternative . ### Was kostet die Teams Alternative? Mail und Meet kostet 13 € pro Nutzer und Monat oder 70 € pro Monat für 5 Nutzer. Jeder weitere Nutzer kostet 9 € pro Monat. Das Zusatzprodukt baut auf dem Nexoria Basisprodukt auf, das 29 € je Nutzer oder 299 € für fünf Nutzer kostet. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . #### Was Microsoft Teams kostet Teams wird nicht einzeln verkauft, sondern kommt mit einem Microsoft-365-Tarif. Microsoft nennt auf der eigenen Preisseite für Microsoft 365 Business Basic 6,07 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. Wie viel Teams darin kostet, lässt sich an derselben Seite ablesen: Für den Europäischen Wirtschaftsraum führt Microsoft die Variante Business Basic EWR ohne Teams zu 4,67 €, die Differenz beträgt 1,40 €. Telefonie ins Festnetz kostet extra, Microsoft nennt für Teams Telefon Standard 8,70 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Alles abgerufen am 23.08.2026, Quellen unten in der Liste. ### Wann Microsoft Teams besser passt - Ihre Zusammenarbeit läuft über Kanäle, nicht über Meetings. Microsoft nennt für Teams bis zu 1.000 Kanäle je Team und bis zu 25.000 Mitglieder je Team, dazu Agenten und eigene Apps über die Teams-Entwicklerplattform. Wenn Ihre Projektkommunikation samt Dateien und Drittanbieter-Apps in solchen Kanälen liegt, ersetzt Nexoria Meet das nicht. Es deckt Meetings und Anrufe ab, nicht den Chat-Hub darum herum. - Sie veranstalten große Formate. Mit Teams Enterprise dokumentiert Microsoft Veranstaltungen für bis zu 1.000 Teilnehmende mit voller Interaktion, bis zu 3.000 mit eingeschränkter Interaktion und bis zu 10.000 in einer reinen Zuschauerrolle mit Frage-und-Antwort. Mit dem Attendee Capacity Pack sind bis zu 100.000 möglich. Für Nexoria Meet weisen wir keine Teilnehmerobergrenze aus, diese Angabe ist offen. Wer regelmäßig vierstellige Zuschauerzahlen erwartet, plant nicht mit uns. - Sie arbeiten mit Gruppenräumen. Microsoft dokumentiert Gruppenräume für Besprechungen mit weniger als 300 Teilnehmenden, also die klassische Aufteilung in Kleingruppen und zurück ins Plenum. Für Nexoria Meet ist eine solche Funktion nicht dokumentiert. Für Workshops und Schulungen ist das ein echter Unterschied. - Sie telefonieren aus dem Meeting-Client ins Festnetz. Microsoft dokumentiert für Teams Telefon vier Wege ins Festnetz: Microsoft Calling Plan, Operator Connect, Teams Phone Mobile und Direct Routing. Bei Direct Routing lässt sich jeder Telefonieanbieter über einen zertifizierten Session Border Controller anbinden, den Sie, Ihr Integrator oder ein Dienstleister beschaffen und betreiben. Nexoria Meet deckt Anrufe innerhalb der Plattform ab, Festnetztelefonie gehört bei uns zum separaten VoiceBot-Zusatzprodukt. Wer eine gewachsene Telefonanlage weiternutzen will, ist mit Teams näher am Ziel. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Microsoft führt Office 365 einschließlich Microsoft Teams im Geltungsbereich von ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2, beides mindestens jährlich geprüft. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, und ein Verfahren ist bei uns nicht terminiert. Wenn eine Zertifizierung Voraussetzung ist, sparen Sie sich das Gespräch mit uns. - Sie müssen Kommunikation revisionssicher aufbewahren und durchsuchen. Microsoft dokumentiert für Teams zwei Bausteine, die wir nicht anbieten: die Compliance-Aufzeichnung, die Anrufe, Besprechungen und Ereignisse über eine Drittanbieterlösung automatisch mitschneidet, und Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview für Chats, Kanalnachrichten und Anrufprotokolle, deren Inhalte bis zur endgültigen Löschung über eDiscovery auffindbar bleiben. Wenn Ihre Aufsicht oder Ihre Rechtsabteilung so etwas verlangt, ist Teams die belastbarere Wahl. - Ihre Beschaffung bewertet die Größe des Anbieters. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer, ein CEO und ein CTO, ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Wenn Ihre Vergabestelle Mindestumsatz, Mitarbeiterzahl oder Ersatzpersonal fordert, erfüllen wir das heute nicht. - Ihr Unternehmen ist tief in das Microsoft-Ökosystem integriert (Azure AD, SharePoint, Kanäle mit vielen Drittanbieter-Apps) und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. ### Wann Nexoria Meet die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff auf Meetings müssen technisch ausgeschlossen sein. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB), in denen Gesprächsinhalte besonders sensibel sind. - Sie wollen aus Meetings automatisch durchsuchbare Protokolle machen: KI-Live-Transkription, die in der Wissensbasis landet und per Nex abfragbar ist. - Sie wollen Video, Transkription und E-Mail gezielt zum Nexoria Basisprodukt ergänzen. ### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Der Satz „kein US-Rechtssubjekt in der Kette" gilt auf dieser Seite für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle. Er gilt nicht für alles. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte und namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Wer zusätzlich den VoiceBot bucht, holt Telnyx in die Kette, mit Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt und Standardvertragsklauseln. Wer Nexoria Mail mit einem Gmail- oder Outlook-Postfach verbindet, holt für diese Integration Google LLC und die Microsoft Corp. dazu. Nachzulesen in Sicherheit und Datenschutz und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . Ebenfalls offen gesagt: Nexoria ist nicht quelloffen. Sie können den Quellcode nicht prüfen und Nexoria Meet nicht selbst betreiben. ### Häufige Fragen zur Teams Alternative #### Ist Nexoria Meet eine vollwertige Alternative zu Microsoft Teams? Für Videokonferenzen und Anrufe ja. Nexoria Meet vereint Video und Anruf in einer App, mit Sprecheransicht, Bildschirmfreigabe und KI-Live-Transkription, also den Funktionen, die den Kern der täglichen Meeting-Arbeit ausmachen. Der entscheidende Unterschied liegt danach: Die Protokolle landen automatisch in Ihrer Nexoria-Wissensbasis und sind dort per Nex abfragbar, statt als isolierte Aufzeichnung liegenzubleiben. Ehrlich eingeordnet: Wenn Sie Teams vor allem als umfassenden Chat- und Kollaborations-Hub mit vielen Drittanbieter-Apps nutzen, deckt Nexoria Meet gezielt den Bereich Meetings und Anrufe ab. Genau dort ist es eine vollwertige Alternative, und es wird zugleich DSGVO-konform auf deutschen Servern (Hetzner) ohne US-Cloud betrieben. Für Organisationen, denen sichere Videokonferenzen mit nachnutzbaren Protokollen wichtiger sind als ein weiteres Chat-Ökosystem, ist Nexoria Meet damit der passendere Weg, ohne Ihre Gesprächsinhalte einem US-Anbieter anzuvertrauen. #### Wo liegen meine Meetings und Aufzeichnungen? Ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren (Hetzner). Kein US-Cloud-Anbieter und kein Hyperscaler ist an der Speicherung beteiligt. Ihre Videokonferenzen, Aufzeichnungen und die daraus entstehenden Protokolle verlassen Deutschland nicht. Der rechtliche Effekt ist konkret: Weil für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle kein US-Rechtssubjekt in der Verarbeitungskette steht, greifen der US CLOUD Act und FISA 702 nicht, die US-Anbieter sonst zur Herausgabe von Daten an US-Behörden verpflichten, auch bei Servern in der EU. Ihre Gesprächsinhalte werden zudem nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags. Gerade in Meetings werden oft besonders sensible Themen besprochen. Für den öffentlichen Sektor, das Gesundheitswesen, Kanzleien und Branchen mit Berufsgeheimnis nach § 203 StGB ist es deshalb entscheidend, dass Aufzeichnungen und Transkripte technisch und rechtlich in Deutschland bleiben. #### Wie funktioniert die KI-Live-Transkription? Nexoria Meet transkribiert Ihr Meeting live über den KI-Assistenten Nex, dessen Modell von Mistral AI aus Paris stammt. Die Verarbeitung bleibt also in der EU. Das fertige Protokoll landet nicht in einer separaten Ablage, sondern automatisch in Ihrer Nexoria-Wissensbasis und ist dort per Nex abfragbar. Der praktische Nutzen: Sie fragen gezielt nach, was in einem Meeting entschieden wurde (etwa welche Aufgaben verteilt oder welche Termine vereinbart wurden), statt das gesamte Transkript durchzulesen. Weil Meeting-Protokolle in derselben durchsuchbaren Wissensbasis liegen wie Dokumente und E-Mails, entsteht daraus über die Zeit ein zusammenhängendes, abfragbares Gedächtnis Ihrer Zusammenarbeit. Aufzeichnung und Transkription erfolgen mit Einwilligung pro Teilnehmer, sodass jede Person selbst entscheidet. Die Funktion ist damit datenschutzkonform ausgelegt und nicht über eine zentrale Einstellung erzwungen. #### Wie steht es um den Datenschutz bei Aufzeichnungen? Nexoria Meet ist von Anfang an DSGVO-konform gebaut, nicht nachträglich angepasst. Der zentrale Baustein ist die Einwilligung pro Teilnehmer: Aufzeichnung und Transkription laufen nur, wenn die einzelne Person zustimmt. Jede entscheidet für sich, statt dass eine zentrale Einstellung über alle Teilnehmenden bestimmt. Das ist rechtlich relevant, weil an Meetings oft Personen aus verschiedenen Organisationen teilnehmen, deren Einwilligung individuell dokumentiert sein muss. Die rechtlichen Grundlagen sind öffentlich einsehbar: der AVV nach Art. 28 DSGVO, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und die DSFA nach Art. 35. Sie können diese Dokumente ohne Anbieter-Login prüfen, bevor Sie sich festlegen. Hinzu kommt, dass die Verarbeitung auf deutschen Servern (Hetzner) stattfindet und Ihre Gesprächsinhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Datenschutz ist hier also nachprüfbar und nicht nur zugesichert. #### Ist Nexoria Meet einzeln nutzbar oder Teil einer Suite? Nexoria Meet wird gemeinsam mit Nexoria Mail als Zusatzprodukt angeboten. Es kostet 13 € pro Nutzer oder 70 € für 5 Nutzer, danach 9 € je weiterem Nutzer. Der Mehrwert entsteht aus dem Rückfluss: Meeting Protokolle und E-Mail Verläufe können gemeinsam mit den Dateien aus Nexoria Drive als Firmenwissen genutzt werden. Berechtigungen richten sich nach den jeweiligen Workspaces. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Nexoria vs. Microsoft Copilot : der KI-Assistenten-Vergleich im Detail - Alle Funktionen von Nexoria im Überblick #### Weitere Microsoft-Produkte im Vergleich - Word Alternative : Doc als Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - PowerPoint Alternative : Slides als Präsentations-App für Ihre .pptx-Dateien - Outlook Alternative : Nexoria Mail als E-Mail-Ersatz mit Nex-Integration - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als Cloud-Speicher auf deutschen Servern ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft Teams (Stand: 23.08.2026) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria Meet. Microsoft aktualisiert Produktumfang und Konditionen regelmäßig. Prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. ### Quellen Jede Aussage über Microsoft ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Limits and specifications for Microsoft Teams . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/limits-... . Beleg für bis zu 1.000 Kanäle je Team und bis zu 25.000 Mitglieder je Team, für bis zu 300 Teilnehmende je Besprechung mit Business Basic, Business Standard, Business Premium und Teams Essentials und bis zu 1.000 mit den Enterprise-Tarifen, für die Zeitgrenze von 30 Stunden je Besprechung, Webinar und Townhall sowie dafür, dass Gruppenräume nur in Besprechungen mit weniger als 300 Teilnehmenden angelegt werden können. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 16.07.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Plan for Teams events . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/plan-events . Beleg dafür, dass Organisatoren mit Teams Enterprise Veranstaltungen für bis zu 1.000 Teilnehmende mit voller Interaktion, bis zu 3.000 mit eingeschränkter Interaktion und bis zu 10.000 in einer reinen Zuschauerrolle mit Frage und Antwort durchführen können, und dafür, dass mit dem Attendee Capacity Pack bis zu 100.000 Teilnehmende möglich sind. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 10.07.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - PSTN connectivity options . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/pstn-co... . Beleg für die vier dokumentierten Wege ins Festnetz, Microsoft Calling Plan, Operator Connect, Teams Phone Mobile und Direct Routing, und dafür, dass Direct Routing einen zertifizierten Session Border Controller voraussetzt, den der Kunde, sein Integrator oder ein Dienstleister beschafft, installiert und betreibt. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 31.07.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Introduction to recording Microsoft Teams calls, meetings, and events . Microsoft, 2024. learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-r... . Beleg für die Unterscheidung zwischen Convenience-Aufzeichnung durch die Nutzenden und Compliance-Aufzeichnung, die automatisch und ohne Zutun der Nutzenden über eine Drittanbieterlösung läuft, sowie für die Angabe in derselben Tabelle, dass Teilnehmereinwilligung bei der Convenience-Aufzeichnung unterstützt wird und bei der Compliance-Aufzeichnung nicht. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 11.11.2024. Abgerufen am 23.08.2026. - Learn about retention for Teams . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/purview/retention-poli... . Beleg für Aufbewahrungsrichtlinien über Microsoft Purview für Chats, Kanalnachrichten und Anrufprotokolle, für die zusätzliche Ablage der Nachrichten in ausgeblendeten Postfachordnern und dafür, dass die Inhalte bis zur endgültigen Löschung über eDiscovery auffindbar bleiben. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 03.06.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 data locations . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterpri... . Beleg dafür, dass der Speicherort vom Mandanten abhängt und dass Deutschland als Local Region Geography geführt wird, für die Advanced Data Residency angeboten wird. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 01.04.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Data Residency for Microsoft Teams . Microsoft, 2025. learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterpri... . Beleg dafür, welche Teams-Daten von den Zusagen zur Datenresidenz erfasst sind, dass Chat- und Kanalnachrichten in einem Azure-gestützten Chatdienst liegen und dass Besprechungsaufzeichnungen im OneDrive der aufzeichnenden Person gespeichert werden. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 09.12.2025. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Teams Developer Platform . Microsoft, 2025. learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/platfor... . Beleg dafür, dass Teams eine eigene Entwicklerplattform für Agenten und Apps bereitstellt und dass diese über Teams hinaus nach Outlook und Microsoft 365 reicht. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 18.04.2025. Abgerufen am 23.08.2026. - ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Standards, Microsoft Compliance . Microsoft, 2023. learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/... . Beleg dafür, dass Office 365 Commercial einschließlich Microsoft Teams im Geltungsbereich der ISO/IEC-27001-Zertifizierung liegt und mindestens jährlich auditiert wird. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 07.12.2023. Abgerufen am 23.08.2026. - System and Organization Controls (SOC) 2 Type 2, Microsoft Compliance . Microsoft, 2025. learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/o... . Beleg dafür, dass Office 365 Commercial einschließlich Microsoft Teams im Geltungsbereich der SOC-2-Typ-2-Prüfung liegt und dass Microsoft diese Prüfung jährlich beauftragt. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.03.2025. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Produkte im Vergleich . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/comp... . Beleg für Microsoft 365 Business Basic 6,07 €, Business Standard mit Copilot Business 20,36 €, Business Premium mit Copilot Business 27,73 € und Business Basic EWR ohne Teams 4,67 €, jeweils je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt., sowie dafür, dass Microsoft 365 Copilot Business zusätzlich als eigener Dienst zu 15,60 € gegenüber ursprünglich 18,20 € angeboten wird. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Teams Phone, Cloud-Telefonanlage . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-teams/microsoft-t... . Beleg für Teams Telefon Standard 8,70 €, Teams Telefon mit Anrufplan für das Inland 19,10 € und mit Anrufplan für In- und Ausland 29,50 €, jeweils je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Product Terms, Privacy and Security Terms . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/licensing/terms/product/Privacyan... . Die Lizenz- und Nutzungsbedingungen für die Microsoft-Onlinedienste einschließlich Microsoft 365 und Microsoft Teams, mit dem Abschnitt Location of Customer Data at Rest for Core Online Services. Aus der Teams-Dokumentation zur Datenresidenz heraus als maßgebliche Fundstelle benannt. Abgerufen am 23.08.2026. - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 . Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act von 2018 eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die auf dieser Seite genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. Abgerufen am 23.08.2026. - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a . Eingefügt durch den FISA Amendments Act of 2008. Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CEL... . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Vier Angaben nennen wir offen, statt sie zu schätzen: Für Nexoria Meet veröffentlichen wir keine Teilnehmerobergrenze, keine Zeitgrenze je Besprechung, keine Gruppenraumfunktion und keine Aufbewahrungsfrist für Meeting-Protokolle. Wo diese Seite früher nur einen Dokumenttitel oder eine Domainwurzel nannte, etwa Microsoft Trust Center oder Microsoft Learn, steht jetzt entweder die konkrete Fundstelle oder gar nichts. Microsoft, Microsoft 365, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Azure und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Prüfen Sie den Wechsel in 30 Minuten In einem kostenlosen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Nexoria Meet mit KI-Live-Transkription in Ihrem Setup funktioniert, und sagen ehrlich, wo Microsoft Teams für Sie der bessere Fit wäre. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider --- # Word Alternative: DSGVO-konforme Textverarbeitung Quelle: https://nexoria-systems.de/vergleich/word-alternative Vergleich ## Word Alternative: DSGVO-konforme Textverarbeitung aus Deutschland Doc: Ihre .docx-Dateien ohne Konvertierung, mit europäischer KI (Nex), ohne US-Rechtssubjekt in der Kernplattform ### Was ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Word? Doc ist die DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft Word aus Deutschland: eine vollwertige Textverarbeitung auf LibreOffice-Basis, die .docx-Dateien ohne Konvertierungsschritt öffnet und speichert, mit dem KI-Assistenten Nex in jeder Lizenz. Mehrere Personen schreiben gleichzeitig am selben Entwurf, mit Live-Cursor und ohne zweite Fassung. Gehostet wird bei Hetzner in Deutschland, die Antwortgenerierung läuft über Mistral AI in Paris. Die wichtigste Einschränkung steht vorweg: VBA-Makros und Word-Add-ins laufen auf LibreOffice-Basis nicht unverändert weiter. Zuletzt geprüft am 23.08.2026 Wer Word ersetzt, hat konkrete Fragen: Öffnet sich die Vertragsvorlage mit ihren Formatvorlagen und Nummerierungen so, wie sie in Word aussieht? Können zwei Personen gleichzeitig am selben Entwurf schreiben? Und wo liegt die Personalakte, die gerade jemand kommentiert? Diese Seite beantwortet das der Reihe nach und benennt am Ende die Stellen, an denen Word das bessere Werkzeug bleibt. Kostenlose Beratung Alle Funktionen ansehen ### Microsoft Word vs. Doc im direkten Vergleich Microsoft Word vs. Doc im direkten Vergleich | | Aspekt | Microsoft Word | Doc | Datenstandort | Microsoft Cloud, Speicherort vom Tenant abhängig | Dokumente und Vorlagen in deutschen Rechenzentren, KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum | US CLOUD Act | Microsoft ist US-Rechtssubjekt: CLOUD Act und FISA 702 greifen | Kein US-Rechtssubjekt für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle: CLOUD Act und FISA 702 greifen dort nicht | Dateiformat | .docx nativ | .docx nativ auf LibreOffice-Basis: öffnen und speichern ohne Konvertierung | Dokumentvorlagen | Vorlagen und Formatvorlagen im Microsoft-Ökosystem | Vorlagen für Verträge, Berichte und Briefe | Gemeinsames Bearbeiten | ja, im Microsoft-365-Tenant | Live-Cursor, Avatare, konfliktfreies Co-Editing, auch firmenübergreifend | KI im Dokument | Copilot als separat zu lizenzierendes Add-on | Nex als Texthilfe in der Seitenleiste, in jeder Lizenz enthalten, Modell von Mistral AI (Paris) | VBA-Makros und Word-Add-ins | laufen im Microsoft-Ökosystem | laufen auf LibreOffice-Basis nicht unverändert, sie müssen ersetzt werden | KI-Training mit Ihren Daten | laut Microsoft-Konditionen zu prüfen | Kein Training mit Kundendaten: Bestandteil des öffentlichen AVV | Preis-Logik | Office-Lizenz plus KI separat | 29 €/User/Monat inkl. KI, keine Add-on-Kosten Doc ist die Textverarbeitung von Nexoria Office und basiert auf LibreOffice: schreiben, formatieren, gemeinsam bearbeiten, mit Vorlagen für Verträge, Berichte und Briefe. Gespeichert wird als .docx, ohne Konvertierungsschritt. Details zu allen Bausteinen finden Sie in der Produktübersicht . ### Warum von Word zu Doc wechseln #### Datensouveränität: der US CLOUD Act Microsoft ist ein US-Rechtssubjekt. Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig davon, ob die Server in der EU stehen. In Textdokumenten steht selten Belangloses: Arbeitsverträge, Kündigungen, Schriftsätze, Gutachten. Bei Doc ist in der Kernplattform kein US-Rechtssubjekt beteiligt, weder für Hosting noch für Datenbanken oder KI-Modelle: Betrieb in Deutschland, KI-Modell aus Frankreich. CLOUD Act und FISA 702 greifen dort nicht. #### DSGVO by design In einer .docx-Datei steckt mehr als der sichtbare Text: Autorennamen, Bearbeitungsstände, Kommentare und nachverfolgte Änderungen, also personenbezogene Daten. Doc wurde als Teil von Nexoria von Anfang an für die DSGVO gebaut, nicht nachträglich angepasst. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28), das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und die DSFA (Art. 35) sind öffentlich einsehbar und ohne Anbieter-Login verifizierbar. #### Deutsche Server, und vor allem: kein US-Rechtssubjekt in der Kette Ihre Dokumente und Vorlagen liegen auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, abgelegt in Nexoria Drive, das jede Änderung versioniert und gelöschte Dateien während der Karenzzeit im Papierkorb hält. Wenn Sie Nex verwenden, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. #### Wo auch bei uns ein US-Bezug bleibt Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle ist kein US-Rechtssubjekt beteiligt. Vollständig ist diese Aussage damit aber nicht, deshalb die Ausnahmen, die wir selbst benennen: Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, konfiguriert mit maskAllText und blockAllMedia und ohne Zugriff auf Dokumentinhalte. Für den optionalen VoiceBot kommt Telnyx hinzu, Hauptsitz USA, Verarbeitung auf EU-Servern in Frankfurt. Wenn Sie die E-Mail-Integration aktivieren, kommen Google LLC und Microsoft Corp. hinzu. Alle stehen namentlich im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten , die Verarbeitungsorte je Komponente stehen unter Sicherheit . #### Europäische KI direkt im Dokument Nex sitzt als Texthilfe in der Seitenleiste von Doc und nutzt Modelle von Mistral AI aus Paris: kein OpenAI, kein US-Modellanbieter. Sie formulieren einen Absatz um, kürzen eine Passage oder fassen ein langes Dokument zusammen, ohne den Text vorher in ein anderes Werkzeug zu kopieren. #### Kein KI-Training mit Ihren Daten Der Vertragsentwurf, den Sie heute schreiben, taucht nicht im Modell von morgen auf. Ihre Texte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und diese Zusicherung ist Bestandteil des öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrags, nicht nur ein Satz im Marketing. #### Gemeinsam schreiben, ohne zweite Fassung Doc basiert auf LibreOffice und offenen Dokumentstandards, Ihre Dateien bleiben .docx, auch im Austausch mit Word-Nutzern. Am selben Dokument können mehrere Personen gleichzeitig schreiben, konfliktfrei statt in zwei parallelen Dateien, in Collab-Workspaces auch mit Partnern außerhalb Ihres Hauses. Der Weg zurück bleibt offen: Sie können jederzeit wechseln. ### Doc ist Teil der kompletten Nexoria-Suite Ein Text steht selten allein: Der Bericht zitiert eine Tabelle, dem Angebot liegt ein Foliensatz bei. Doc übernimmt die Texte, Calc die Tabellen, Slides die Präsentationen. Zusammen mit Nexoria Drive, Nex und der Dokumentensuche bilden sie das Basisprodukt, Mail und Meet kommen als gemeinsames Zusatzprodukt dazu. Den Gesamtvergleich finden Sie unter Microsoft 365 Alternative . ### Was kostet die Word Alternative? Doc hat keinen eigenen Preis, es ist im Nexoria Basisprodukt enthalten. Nexoria kostet 29 € pro Nutzer und Monat oder 299 € pro Monat für 5 Nutzer, danach 20 € je weiterem Nutzer. Ebenfalls enthalten sind Drive, Nex, Dokumentensuche, Calc und Slides, für die KI im Dokument kommt keine zweite Lizenz dazu. Mail und Meet sind ein optionales Zusatzprodukt. Alle Konditionen finden Sie in unseren Preisen . Damit Sie nicht nur unsere Zahl sehen, hier die Microsoft-Seite: Microsoft weist für Microsoft 365 Business Standard 12,13 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung aus, für Microsoft 365 Apps for Business 11,00 € und für Microsoft 365 Business Premium 19,06 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Microsoft 365 Copilot Business kommt als Add-on hinzu, ausgewiesen mit 15,60 € je Benutzer und Monat gegenüber ursprünglich 18,20 €. Einen Einzelpreis nur für Word nennt Microsoft in diesen Tarifen nicht, diese Angabe bleibt offen. Beide Seiten rechnen unterschiedlich: Bei Microsoft gehören 1 TB Cloudspeicher je Benutzer dazu, bei uns sind es 10 GB je Unternehmen und ab fünf Nutzern 20 GB. Wer viel ablegt, rechnet das besser durch, bevor er wechselt. ### Wann Microsoft Word besser passt - In Ihren Dokumenten stecken VBA-Makros, oder Ihre Textarbeit hängt an Word-Add-ins , etwa für Vertragsautomatisierung oder Literaturverwaltung. VBA ist die Makrosprache der Office-Anwendungen, Makrocode lässt sich dort nicht in einer .docx, sondern nur in einem makrofähigen Format wie .docm speichern. Auf LibreOffice-Basis laufen weder VBA noch die COM- und VSTO-Add-ins unverändert weiter, sie müssten nachgebaut oder ersetzt werden. - Ihre Serienbriefe ziehen die Empfänger direkt aus Outlook-Adressbüchern oder Exchange-Verteilern. Diese Kopplung hängt am Microsoft-Konto und lässt sich nicht mitnehmen. - Sie arbeiten mit sehr aufwendigen Vorlagen, in denen Formatvorlagen, verschachtelte Nummerierungen, Verzeichnisse und Feldfunktionen bis auf den Seitenumbruch genau sitzen müssen. Beim Öffnen auf einer LibreOffice-Basis kann die Darstellung abweichen, etwa wenn eine im Original verwendete Schrift lokal fehlt. Das prüfen Sie besser vorher mit Ihren eigenen Dateien. - Ihr Unternehmen ist tief in das Microsoft-Ökosystem integriert (Azure AD, SharePoint-Landschaften) und ein Wechsel ist organisatorisch nicht durchsetzbar. - Das Cloud-Act-Risiko ist intern geprüft und akzeptiert. - Ihre Compliance-Vorgaben verlangen einen zertifizierten Anbieter. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist bei uns derzeit nicht terminiert. Microsoft weist für Office 365 beides aus: eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung, die laut eigener Dokumentation mindestens jährlich auditiert wird, und eine jährlich beauftragte SOC-2-Type-2-Prüfung, jeweils einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Office Online. Verlangen Ihre Vergabe- oder Compliance-Vorgaben ein gültiges Zertifikat des Anbieters, erfüllen wir dieses Kriterium heute nicht. - Anbietergröße ist bei Ihnen ein Vergabekriterium. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer ohne Festangestellte, nachzulesen unter Über uns . Microsoft ist ein Konzern mit weltweitem Support- und Partnernetz. Wenn Ihre Beschaffung Mindestgrößen, mehrjährige Referenzen oder ein Partnernetz voraussetzt, spricht das gegen uns. - Sie brauchen eine vertraglich zugesicherte Datenresidenz in einem bestimmten Land. Microsoft führt Deutschland als Local Region Geography und bietet dafür Advanced Data Residency an. An der Rechtsform des Anbieters und am US CLOUD Act ändert das nichts, es ist aber eine belegte Zusage, die wir in dieser Form nicht anbieten. ### Wann Doc die richtige Wahl ist - DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: CLOUD Act und US-Behördenzugriff müssen technisch ausgeschlossen sein, und das entscheidet sich an Verträgen, Personalunterlagen und Schriftsätzen. - Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen, Kanzleien und alle Branchen mit Berufsgeheimnis (§ 203 StGB). - Ihr Bestand ist .docx und soll es bleiben: keine Konvertierungsläufe, keine zweite Fassung in einem Fremdformat. - Mehrere Personen schreiben regelmäßig am selben Entwurf, auch mit Partnern außerhalb des Hauses. - Ihre Textarbeit lebt von Vorlagen und Abstimmung, nicht von Makros. - Sie wollen raus aus dem Vendor-Lock-in: offene Formate, LibreOffice-Basis, jederzeit wechselbar. ### Häufige Fragen zur Word Alternative #### Kann ich meine Word-Dateien in Doc weiter nutzen? Ja. Doc basiert auf LibreOffice und arbeitet nativ mit dem Microsoft-Format .docx. Sie öffnen, bearbeiten und speichern Ihre bestehenden Word-Dokumente ohne Konvertierungsschritt, es entsteht keine zweite Fassung in einem Fremdformat. Im Austausch mit Word-Nutzern bleiben Ihre Dateien les- und bearbeitbar, ohne dass die Gegenseite ein bestimmtes Programm installieren muss. Eine Einschränkung nennen wir offen: Je aufwendiger eine Vorlage gebaut ist, desto genauer sollten Sie hinsehen, denn Formatvorlagen, verschachtelte Nummerierungen, Verzeichnisse und Feldfunktionen können beim Öffnen anders umbrechen. Bei Briefen, Berichten und Verträgen im Alltagsformat fällt das nicht ins Gewicht, bei einer durchnummerierten Akte mit vielen Anlagen kann es das. Prüfen Sie Ihre wichtigsten Vorlagen deshalb mit echten Dateien. Weil Doc auf offenen Dokumentstandards aufsetzt, bleibt ein Wechsel weg von Nexoria technisch jederzeit möglich. #### Können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument schreiben? Ja. Live-Cursor zeigen, an welcher Stelle die anderen gerade schreiben, Avatare zeigen, wer im Dokument ist, und das Co-Editing löst gleichzeitige Änderungen konfliktfrei auf. Damit entfällt der Ablauf, der die meiste Zeit kostet: Datei per Mail verschicken, auf Rückmeldung warten, zwei Fassungen wieder zusammenführen. Über Collab-Workspaces geht das auch firmenübergreifend, etwa wenn eine Kanzlei oder ein externes Büro am selben Entwurf mitschreibt, und die Gegenseite braucht dafür kein Microsoft-Konto. Jede gespeicherte Fassung wird in Nexoria Drive versioniert, frühere Stände lassen sich wiederherstellen, und Freigaben an Externe laufen mit einem Protokoll darüber, wer wann was getan hat. #### Wie funktioniert die Migration von Word zu Doc? Da Doc das Format .docx liest und schreibt, entfällt jede Datei-Konvertierung. Sie überführen Ihre Dokumente nicht in ein anderes Format, sondern öffnen sie direkt weiter. Ihre Dateien übernehmen Sie in Nexoria Drive, das als virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer erscheint: Dokumente liegen weiter an einem vertrauten Ort und werden per Doppelklick geöffnet. Fangen Sie mit den Vorlagen an. Brief-, Berichts- und Vertragsvorlagen werden am häufigsten benutzt, und in ihnen steckt die meiste Formatierungsarbeit. Sind sie geprüft, folgt der laufende Bestand. Zwei Punkte gehören vorher auf die Liste: Dokumente mit VBA-Makros und Abläufe, die ihre Empfängerlisten aus Outlook oder Exchange ziehen. Beides läuft nicht unverändert weiter und muss ersetzt werden. Alles andere lässt sich abteilungsweise umstellen statt an einem Stichtag. Den konkreten Ablauf planen wir mit Ihnen im kostenlosen Erstgespräch. #### Wo liegen meine Dokumente bei Doc? Ihre Dokumente, Ihre Vorlagen und der Wissensindex werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert, abgelegt in Nexoria Drive. Jede Änderung wird versioniert, gelöschte Dateien bleiben während der Karenzzeit im Papierkorb wiederherstellbar, und Freigaben werden protokolliert. Wenn Sie Inhalte mit Nex verarbeiten, bleibt die KI Verarbeitung im europäischen Rechtsraum. Ihre Texte werden nicht zum Training von KI Modellen verwendet. AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und DSFA sind öffentlich einsehbar. #### Ist eine KI wie Microsoft Copilot in Doc enthalten? Ja. Nex ist der KI-Assistent von Nexoria und sitzt als Texthilfe in der Seitenleiste von Doc. Anders als Microsoft Copilot ist er kein separat zu lizenzierendes Add-on, sondern ohne Aufpreis in jeder Lizenz enthalten. Im Dokument hilft Nex beim Formulieren, Umformulieren, Kürzen, Zusammenfassen und Übersetzen, ohne dass Sie den Text in ein zweites Werkzeug kopieren. Dazu kommt der Zugriff auf Ihr freigegebenes Firmenwissen: Was in Nexoria Drive liegt und für Ihren Workspace freigegeben ist, wird indexiert, sodass Nex vorhandene Verträge und Berichte heranziehen und die Fundstelle mit Quelle nennen kann. Der entscheidende Unterschied liegt in der Infrastruktur: Das KI-Modell stammt von Mistral AI aus Paris, nicht von einem US-Anbieter. Ihre Texte werden nicht zum Training der Modelle verwendet, zugesichert im öffentlich einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrag. #### Was kostet Doc? Doc wird nicht einzeln verkauft, es gehört zusammen mit Calc und Slides zur Nexoria Basis. Die Basis kostet 29 € pro Nutzer und Monat oder 299 € pro Monat für fünf Nutzer. Danach kostet jeder weitere Nutzer 20 € pro Monat. Ebenfalls enthalten sind Nex, Nexoria Drive, Dokumentensuche, Workspaces, Automatisierungen und Chatbots. Für die KI im Dokument fällt keine zweite Lizenz an. Nexoria Mail und Meet werden bei Bedarf als gemeinsames Zusatzprodukt gebucht. ### Weitere Vergleiche - Microsoft 365 Alternative : der Gesamtvergleich der kompletten Suite - Alle Nexoria-Funktionen im Überblick - Preise - Kontakt #### Weitere Microsoft-Produkte im Vergleich - Excel Alternative : Calc als Tabellenkalkulation für Ihre .xlsx-Dateien - PowerPoint Alternative : Slides als Präsentations-App für Ihre .pptx-Dateien - Outlook Alternative : Nexoria Mail als E-Mail-Ersatz mit Nex-Integration - OneDrive Alternative : Nexoria Drive als Cloud-Speicher auf deutschen Servern - Teams Alternative : Nexoria Meet für Video, Anruf und KI-Transkription ### Quellen Jede Aussage über den Wettbewerber ist unten einzeln belegt, mit Titel, Herausgeber, Jahr beziehungsweise ausgewiesenem Stand, vollständiger Adresse und Abrufdatum. Weist eine Quelle selbst kein Datum aus, steht das hier ausdrücklich. Angaben zu Nexoria belegen wir nicht durch Fremdquellen, sie beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang unserer Plattform, öffentlich einsehbar unter Sicherheit und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten . - Microsoft 365 Business Standard, Produkt- und Preisseite . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/mic... . Dort ausgewiesen: 12,13 € Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, Preise zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Premium, Produkt- und Preisseite . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/mic... . Dort ausgewiesen: 19,06 € Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, Preise zzgl. MwSt. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 Business Produkte im Vergleich . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/com... . Dort ausgewiesen, jeweils Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt.: Microsoft 365 Business Basic 6,07 €, Microsoft 365 Apps for Business 11,00 €, Microsoft 365 Copilot Business als Add-on 15,60 € gegenüber ursprünglich 18,20 €. Abgerufen am 23.08.2026. - Getting started with VBA in Office . Microsoft, 2019. learn.microsoft.com/en-us/office/vba/library-r... . Beleg dafür, dass VBA die Makrosprache der Office-Anwendungen ist und dass Makrocode nicht in einer .docx, sondern nur in einem makrofähigen Format wie .docm gespeichert werden kann. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.08.2019. Abgerufen am 23.08.2026. - Office Add-ins platform overview . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/o... . Beleg für die Add-in-Modelle von Word, Excel und PowerPoint und dafür, dass COM- und VSTO-Add-ins nur in Office unter Windows laufen. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 17.06.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft 365 data locations . Microsoft, 2026. learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterp... . Beleg dafür, dass der Speicherort vom Tenant abhängt und dass Deutschland als Local Region Geography mit Advanced Data Residency geführt wird. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 01.04.2026. Abgerufen am 23.08.2026. - ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Standards, Microsoft Compliance . Microsoft, 2023. learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulator... . Beleg dafür, dass Office 365 einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Office Online im Geltungsbereich der ISO/IEC-27001-Zertifizierung liegt und mindestens jährlich auditiert wird. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 07.12.2023. Abgerufen am 23.08.2026. - System and Organization Controls (SOC) 2 Type 2, Microsoft Compliance . Microsoft, 2025. learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulator... . Beleg dafür, dass Microsoft für Office 365 jährlich eine vollständige SOC-1-Type-2- und SOC-2-Type-2-Prüfung beauftragt und dass OneDrive, SharePoint Online, Exchange Online und Office Online im Geltungsbereich liegen. Auf der Seite ausgewiesener Stand: 14.03.2025. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Product Terms, Privacy and Security Terms . Microsoft, ohne ausgewiesenes Erscheinungsjahr. microsoft.com/licensing/terms/product/Privacya... . Grundlage für die Aussage, dass Produktlizenz und KI-Lizenz getrennt erworben werden. Abgerufen am 23.08.2026. - Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) . Microsoft, 2025. microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Pr... . Die datenschutzrechtliche Vertragsanlage von Microsoft, Grundlage für den Hinweis, dass die Nutzung von Kundendaten nach den jeweils gültigen Microsoft-Konditionen im Einzelfall zu prüfen ist. Jüngste dort angebotene englische Fassung mit Stand September 2025. Abgerufen am 23.08.2026. - US CLOUD Act, 18 U.S.C. § 2713 . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2018. law.cornell.edu/uscode/text/18/2713 . Die Vorschrift wurde durch den CLOUD Act von 2018 eingefügt, Public Law 115-141, Division V. Rechtsgrundlage für die auf dieser Seite genannte Herausgabepflicht unabhängig vom Speicherort der Daten. Abgerufen am 21.08.2026. - FISA Section 702, 50 U.S.C. § 1881a . Legal Information Institute, Cornell Law School, 2008. law.cornell.edu/uscode/text/50/1881a . Eingefügt durch den FISA Amendments Act of 2008. Abgerufen am 21.08.2026. - EuGH, Urteil vom 16. Juli 2020, Rechtssache C-311/18 (Schrems II) . Gerichtshof der Europäischen Union, 2020. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Volltext des Urteils. Abgerufen am 23.08.2026. - Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung . Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CE... . Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35. Abgerufen am 21.08.2026. Microsoft entwickelt Angebot, Funktionsumfang, Konditionen und Preise laufend weiter. Die hier ausgewerteten Quellen bilden den oben genannten Stand ab, maßgeblich ist immer die aktuelle Fassung der Microsoft-Unterlagen. Prüfen Sie deshalb vor einer Entscheidung die aktuelle Microsoft-Dokumentation. Wenn Ihnen auf dieser Seite eine Aussage veraltet oder falsch erscheint, schreiben Sie uns über das Kontaktformular , wir korrigieren sie. Microsoft, Microsoft 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, SharePoint, Azure und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Die Nennung erfolgt ausschließlich zu Zwecken des sachlichen Vergleichs. Angaben zu Nexoria beziehen sich auf den dokumentierten Leistungsumfang der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Kelkheim. ### Disclaimer Diese Gegenüberstellung beruht auf öffentlich verfügbaren Informationen über Microsoft Word und Microsoft 365 (zuletzt geprüft am 23.08.2026, Abrufdatum je Quelle in der Quellenliste) und auf den dokumentierten Eigenschaften von Nexoria. Microsoft aktualisiert Produktumfang und Konditionen regelmäßig. Prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Dokumentation für die jeweils gültige Microsoft-Position. ### Prüfen Sie den Wechsel in 30 Minuten Bringen Sie die Datei mit, an der es am ehesten hakt: die Vertragsvorlage, den Bericht mit Verzeichnis, den Serienbrief. Wir öffnen sie in Doc, und Sie sehen an Ihrem eigenen Dokument, was trägt und was nicht. Wo Microsoft Word für Sie der bessere Fit wäre, sagen wir es. Keine Pflicht zum Wechsel. Kostenlose Beratung Fakten für Entscheider ---