Datenschutz
Datenschutzerklärung
1. Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und die Nexoria-Plattform nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wer ist verantwortlich?
Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt)
Christian Klever und Caan Grueneberg
Im Birkenfeld 7
65779 Kelkheim, Deutschland
E-Mail: info@nexoria-systems.de
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, etwa über das Kontaktformular, bei der Terminbuchung oder bei der Registrierung auf der Plattform. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. technische Daten wie Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Daten zur Bereitstellung unserer Website und Plattform, zur Bearbeitung Ihrer angefragten Kontakte und Termine sowie zur Vertragserfüllung. Die am 08.10.2026, 13:34 Uhr MESZ, pausierte Plausible-Reichweitenmessung ist wieder eingebunden; die erfassten Daten und Ausschlüsse beschreiben wir in Abschnitt 7. PostHog und Google-Ads-Messung bleiben in neu geladenen Website-Dokumenten deaktiviert. Eine frühere Analysezustimmung aktiviert diese beiden Integrationen dort nicht wieder. Den freiwilligen Website-Chat können Sie wieder nutzen; seine Verarbeitung ist im Abschnitt „Chatbot (Website-Widget)“ beschrieben. Die freiwillige Themenauswahl auf der Website passt Inhalte nur im aktuell geöffneten Dokument an; sie wird nicht an einen Analysedienst übertragen. Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Die Verarbeitung für angefragte Kontakte und Termine ist von einer Besucheranalyse getrennt. Zu früheren Daten und bereits geöffneten Seiten siehe Abschnitt 7.
2. Hosting
Website und Plattform
Unsere Website und die Nexoria-Plattform werden auf dedizierten Servern in Deutschland gehostet. Hosting-Anbieter sind Netcup GmbH (Deutschland) für Website und Frontend sowie Hetzner Online GmbH (Falkenstein) für Backend-Services und KI-Verarbeitung. Die Server befinden sich ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Zwischen den Servern besteht eine verschlüsselte VPN-Verbindung. Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten in Server-Log-Dateien gespeichert (siehe Abschnitt 5).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Angebots).
3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Datenschutz
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung.
SSL/TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Speicherdauer
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Bei Kündigung Ihres Plattform-Kontos werden Ihre Daten nach einer 30-tägigen Exportfrist vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Aufzeichnungen und Transkripte aus Nexoria Meet gilt nach Vertragsende eine eigene Frist, siehe Abschnitt 6 unter „Nexoria Meet“.
4. Cookies und lokale Speicherung
Cookies
Die Plausible-Reichweitenmessung ist wieder eingebunden. Der dafür geladene Basis-Code verwendet keine Cookies und schreibt keine Besucherkennung in den lokalen Browser- oder Sitzungsspeicher. Vor dem Laden berücksichtigt die Website vorhandene Widerspruchs- und interne Ausschlussmarkierungen sowie die Browsersignale „Do Not Track“ und „Global Privacy Control“. PostHog und Google-Ads-Messung bleiben seit dem 08.10.2026 in neu geladenen Website-Dokumenten deaktiviert; der frühere Einwilligungsdialog schaltet sie dort nicht wieder ein. Ein neuer Besuch löscht keine zuvor gesetzten Cookies oder Browserdaten automatisch.
Lokale Darstellung und Themenauswahl
Die Darstellungspräferenz für Hell-/Dunkel-Modus wird unter dem Schlüssel „nexoria-theme“ lokal im Browser gespeichert. Die freiwillige Themenauswahl innerhalb der Website bleibt ausschließlich im Arbeitsspeicher des aktuellen Dokuments und wird beim Neuladen zurückgesetzt. Sie erzeugt keine Besucher-, Geräte-, Sitzungs- oder Journeykennung und wird nicht zur Verknüpfung mit Anfragen oder Buchungen übertragen.
Aus früheren Besuchen können lokale Analyseentscheidungen und pseudonyme Analysekennungen weiterhin im Browser vorhanden sein. Der aktuelle Website-Stopp ist keine rückwirkende Löschung dieser Daten. Sie können lokale Browserdaten über die Einstellungen Ihres Browsers entfernen.
Die lokale Speicherung einer ausdrücklich gewählten Darstellung dient ihrer Bereitstellung; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG betrifft die hierfür unbedingt erforderliche Endgerätespeicherung. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die konkrete Verarbeitung nach der DSGVO gesondert zu beurteilen.
Plattform-Authentifizierung
Bei Nutzung der Plattform (app.nexoria-systems.de) werden nach dem Login Authentifizierungs-Tokens (JWT) im Local Storage gespeichert. Diese sind technisch notwendig für die Nutzung der Plattform und werden beim Abmelden automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
5. Datenerfassung auf dieser Website
Technische Verbindungsdaten und Serverprotokolle
Für die Auslieferung und Absicherung der Website verarbeitet die Serverinfrastruktur technische Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse und den Zeitpunkt einer Anfrage. Für den Webserver sind Zugriffs- und Fehlerprotokolle konfiguriert. Diese Verarbeitung ist von einer Besucheranalyse und von der Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage zu unterscheiden.
Die konkrete Aufbewahrungsfrist der Server- und Proxyprotokolle ist derzeit noch nicht abschließend dokumentiert. Eine automatische Löschung nach 14 Tagen wird deshalb hier nicht zugesichert. Die unten beschriebene kurze Sicherheitsbegrenzung des Kontakt-Endpunkts gilt ausschließlich für dessen Arbeitsspeicher und ist keine Löschfrist für Server-, Proxy-, Mailprotokolle oder Sicherungen.
Rechtsgrundlage für die erforderliche Absicherung und Bereitstellung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Fragen zur konkreten Verarbeitung richten Sie bitte an info@nexoria-systems.de.
Kontaktformular
Für eine angefragte Kontaktaufnahme verarbeitet das aktuelle Website-Formular ausschließlich Name, E-Mail-Adresse und Nachricht als Besucherangaben. Frühere Zusatzfelder, Quellenkategorien und Analysekontexte werden durch den aktuellen Website-Kontakt-Endpunkt nicht für den Funnel übernommen.
Ihre Anfrage wird mit Eingangszeitpunkt, Bearbeitungs-/Versandstatus und einer zufälligen Anfragereferenz zusätzlich in einer serverseitigen Anfrageablage gesichert, damit ein Versandfehler nicht zum Verlust der Anfrage führt. Die Benachrichtigung geht an kontakt@nexoria-systems.de; eine Eingangsbestätigung geht an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Die Anfragereferenz dient diesem Kontaktvorgang und seiner technischen Bestätigung, nicht einer Besucheranalyse oder CRM-Verknüpfung. Der Website-Kontakt-Endpunkt schreibt die IP-Adresse nicht in diese Anfrageablage.
Zur Begrenzung automatisierter Massenanfragen verwendet dieser Endpunkt IP-Schlüssel ausschließlich in seinem Prozess-Arbeitsspeicher: höchstens 1.024 Schlüssel mit individuellen 60-Sekunden-Fenstern. Abgelaufene Einträge werden durch einen Ablauf-Timer und bei weiteren Anfragen bereinigt. Diese Sicherheitsverarbeitung ist kein Besucherprofil. Sie belegt keine Löschung in anderen Komponenten.
Ihre Kontaktangaben werden zur Bearbeitung der angefragten Kommunikation und ihrer Zustellung benötigt. Eine verbindliche endliche Frist beziehungsweise ein Abschluss- und Aufbewahrungskriterium für die Anfrageablage und die dazugehörigen Postfächer ist noch betrieblich festzulegen; eine automatische fristgerechte Löschung dieser Bestände wird hier nicht behauptet. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung ist zweckgebunden gesondert zu behandeln.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um auf Ihren Wunsch erforderliche vorvertragliche Maßnahmen oder Ihren Vertrag geht. Bei sonstiger angefragter beruflicher Kommunikation ist eine konkrete Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu prüfen. Das Kontaktformular erteilt keine pauschale Marketing- oder Analyseeinwilligung.
Terminbuchung
Auf unserer Kontaktseite können Sie direkt einen Termin für eine persönliche Demo buchen. Die Buchungsseite gehört zur eigenen Plattform unter nexapp.nexoria-systems.de. Sie kann eingebettet oder in einem eigenen Fenster geöffnet werden. Zur Abwicklung des angefragten Termins werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewählte Zeit und erforderliche Termininformationen verarbeitet. Eine Telefonnummer ist nur für eine entsprechend gewählte Telefon-Terminart vorgesehen.
Die Terminbestätigung und Kalendereinladung erfolgen über den bestehenden Kalender- und Mailweg. Funktionale Bestätigungsreferenzen können dem angefragten Termin zugeordnet werden; sie sind deshalb nicht als anonyme Besucherinformationen zu bezeichnen. Die Website verwendet sie nicht für einen personenbezogenen Funnel. Der Website-Stopp ist keine Abnahme der gesonderten Kalender-, Konferenz-, Empfänger-, Protokoll- und Aufbewahrungsabläufe. Deren aktuelle Betriebs- und Vertragsprüfung ist noch offen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die erforderliche Terminorganisation eine von Ihnen angefragte vorvertragliche oder vertragliche Maßnahme betrifft. Für andere angefragte berufliche Termine ist eine konkrete Grundlage gesondert zu bestimmen. Es erfolgt daraus keine pauschale Freigabe für Marketing-CRM-Kopien oder Besucherprofile.
Chatbot (Website-Widget)
Den Website-Chat können Sie freiwillig nutzen, um Fragen zu Nexoria zu stellen oder eine Kontaktaufnahme anzufragen. Das Widget verbindet sich mit unserem vorhandenen Chatdienst unter app.nexoria-systems.de. Bereits beim Laden entstehen technisch notwendige Verbindungsdaten wie die IP-Adresse. Vor dem Chatstart zeigt das Widget einen Datenschutzhinweis mit einer Zustimmungsabfrage. Bei Nutzung werden Ihre Nachrichten und die Antworten, Zeitstempel, eine Chat-Sitzungskennung sowie technische Browserangaben und daraus abgeleitete IP- und Besucherkennungen verarbeitet. Die Chat-Sitzungskennung und der Formularstatus werden im lokalen Browserspeicher (localStorage), die Chat-Zustimmung im Sitzungsspeicher (sessionStorage) hinterlegt. Diese Chat-Kennungen sind keine anonymen Daten. Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Fragen auf Grundlage der hinterlegten Wissensbasis und gegebenenfalls der Bearbeitung Ihrer angefragten Kontaktaufnahme. Wenn Sie freiwillig „Nexoria entdecken“ wählen, werden dafür Name und E-Mail-Adresse abgefragt; eine Demo können Sie ohne dieses vorgelagerte Formular auswählen. Die Wiederaufnahme des Website-Chats aktiviert keine der im Abschnitt 7 genannten Analyse- oder Anzeigenmessungsintegrationen.
Frühere IP- oder E-Mail-Hashes sind nicht allein durch das Hashverfahren anonym. Eine rückwirkende Löschung oder eine vollständige Stilllegung aller alten Zugangswege wurde durch den Website-Stopp nicht nachgewiesen. Für Auskunft, Widerruf oder Löschanliegen zu früheren Website-Chats wenden Sie sich an info@nexoria-systems.de.
Schriftarten (Google Fonts)
Diese Website nutzt die Schriftarten „Inter“ und „JetBrains Mono“. Die Schriften werden beim Build-Prozess heruntergeladen und lokal von unserem Server ausgeliefert. Auch alle weiteren auf der Website verwendeten Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus. Für die Schriften findet keine Verbindung zu Google-Servern statt, wenn Sie unsere Website besuchen. Ihre IP-Adresse wird dafür nicht an Google übermittelt.
6. Datenverarbeitung auf der Plattform
Die folgenden Abschnitte gelten für registrierte Nutzer der Nexoria-Plattform (app.nexoria-systems.de). Grundlage ist der Nutzungsvertrag (AGB) und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Registrierung und Benutzerkonto
Bei der Registrierung erheben wir:
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort (wird ausschließlich als kryptografischer Hash mit Argon2 gespeichert)
- Organisationsname
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
KI-Verarbeitung und Sprachmodelle
Die Nexoria-Plattform nutzt Künstliche Intelligenz für verschiedene Funktionen (KI-Assistent Nex, Dokumentensuche, Zusammenfassungen, Texterstellung sowie die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen im Nex KI-Chat). Dabei kommen folgende Anbieter und Modelle zum Einsatz:
- Mistral AI (Sitz: Paris, Frankreich): Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI über deren API. Mistral verarbeitet dafür die an Nex gerichteten Anfragen sowie relevante Kontextausschnitte aus Ihrer Wissensbasis. Weitere Informationen: Mistral AI Terms & DPA
- Lokale KI-Modelle: Für die Verarbeitung von Suchanfragen (Query Expansion, HyDE, Contextual Enrichment) verwenden wir ein lokal auf unserem deutschen Server betriebenes KI-Modell. Die Antwortgenerierung und KI-Zusammenfassungen nutzen die API von Mistral AI.
- Lokale Embedding- und Reranker-Modelle: Die Umwandlung Ihrer Dokumente in Vektoreinbettungen (Embeddings) für die semantische Suche erfolgt vollständig lokal auf unserem deutschen Server. Für die Berechnung der Einbettungen werden keine Dokumenteninhalte an externe Dienste übermittelt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung der KI-Funktionen.
Optional angebundene externe KI-Anbieter
ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Gemini (Google) und Langdock lassen sich optional an Nexoria anbinden. Nexoria funktioniert auch ohne diese Anbindungen. Standard ist die Antwortgenerierung durch Nex über die API von Mistral AI. Die externen Anbindungen sind eine Wahl der jeweiligen Kundenorganisation und kein Teil der Standardverarbeitung.
Die Kundenorganisation verbindet ihr eigenes Konto beim jeweiligen KI-Anbieter über eine MCP-Anbindung von Nexoria. Bei einer Anbindung werden freigegebene Inhalte an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Transkripte und Zusammenfassungen aus Nexoria Meet werden nur nach Freigabe durch einen Administrator der Kundenorganisation übermittelt. Maßgeblich sind die Bedingungen, Verarbeitungsorte und Einstellungen des jeweiligen Anbieters.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Anbindung für Ihre Organisation eingerichtet ist.
Dokumentenverarbeitung
Wenn Sie Dokumente auf die Plattform hochladen, werden diese verarbeitet:
- Textextraktion: Aus PDFs, Office-Dokumenten und anderen Formaten wird der Text extrahiert.
- OCR-Texterkennung: Bei Bildern und gescannten Dokumenten wird eine optische Zeichenerkennung durchgeführt. Dies geschieht lokal auf unserem deutschen Server.
- Audio-Transkription: Audiodateien werden lokal auf unserem Server transkribiert (Whisper-Modell). Hochgeladene Audiodateien werden für diese Transkription nicht an externe Dienste gesendet.
- Vektoreinbettungen: Dokumente werden in mathematische Vektordarstellungen umgewandelt und in einer Vektordatenbank auf unserem deutschen Server gespeichert, um die semantische Suche zu ermöglichen.
Alle Dokumenteninhalte werden mandantengetrennt gespeichert. Kein anderer Kunde hat Zugriff auf Ihre Daten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Zahlungsabwicklung
Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Bei der Bezahlung werden Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer, IBAN) direkt an Stripe übermittelt. Nexoria speichert keine vollständigen Zahlungsdaten. Wir erhalten von Stripe lediglich eine Transaktionsbestätigung und eine Referenz-ID.
Stripe verarbeitet Daten gemäß der DSGVO und ist nach PCI DSS Level 1 zertifiziert. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter: stripe.com/de/privacy.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Dokumente und Präsentationen im Nex KI-Chat
Dokumente, Präsentationen und Berichte erstellen Sie direkt im Nex KI-Chat. Die Erstellung nutzt ausschließlich die vom Workspace freigegebenen Inhalte. Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI über deren API. Es gelten die Angaben im Abschnitt „KI-Verarbeitung und Sprachmodelle“.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
KI-Telefonassistent (VoiceBot): Opt-In
Nexoria bietet optional einen KI-gestützten Telefonassistenten (VoiceBot) an, der eingehende Anrufe entgegennimmt, Fragen beantwortet, Aufgaben erstellt und Termine bucht. Diese Funktion ist ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt und standardmäßig nicht aktiv. Ohne Abschluss eines VoiceBot-Abonnements werden keine Daten an die nachfolgend genannten Auftragsverarbeiter übermittelt.
Verarbeitete Daten bei Nutzung:- Telefonnummer des Anrufers (wird nach 90 Tagen anonymisiert; nur Vorwahl bleibt erhalten)
- Gesprächsinhalt als Transkription ( nur bei aktiver Einwilligung des Anrufers, siehe unten)
- Vom Anrufer genannte personenbezogene Daten (z.B. Name, Anliegen)
- Erstellte Aufgaben und Kalendereinträge auf Basis des Gesprächs
- Anrufdauer, Zeitstempel, Consent-Status
Vor jedem Gespräch wird der Anrufer über ein automatisiertes Sprachmenü (IVR) darüber informiert, dass das Gespräch transkribiert werden kann. Der Anrufer muss aktiv per Tastendruck oder Sprachbefehl zustimmen (Opt-In). Bei Ablehnung oder Nicht-Reaktion wird das Gespräch nicht aufgezeichnet. Der Bot steht dem Anrufer trotzdem zur Verfügung, es wird jedoch kein Gesprächsprotokoll gespeichert.
Auftragsverarbeiter bei VoiceBot-Nutzung:- Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited (Hauptsitz USA, EU-Niederlassung Irland): Telefonanschluss für den VoiceBot, nur bei aktivem VoiceBot-Abonnement. Der Telefonanschluss wird über Telnyx in Frankfurt bereitgestellt. Grundlage sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). DPA: telnyx.com/company/data-privacy
- Mistral AI (Sitz: Paris, Frankreich): Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS) erfolgen über Voxtral von Mistral AI. Mistral AI generiert außerdem die Antworten des Bots basierend auf der hinterlegten Wissensbasis. Bereits als Auftragsverarbeiter für die Kernplattform gelistet (siehe oben).
Nexoria Meet: Meeting-Aufnahme, Transkription & KI-Zusammenfassung
Nexoria Meet ermöglicht die Aufnahme von Online-Meetings mit KI-gestützter Live-Transkription und Zusammenfassung. Die Ergebnisse können dauerhaft als durchsuchbares Firmenwissen (semantische Suche über eine Vektordatenbank) in der Wissensbasis des jeweiligen Mandanten gespeichert werden. Nexoria handelt dabei ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag der jeweiligen Kundenorganisation (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Organisation, die das Meeting durchführt. Die Transkriptionsfunktion ist pro Mandant standardmäßig deaktiviert und kann nur durch einen Tenant-Administrator bewusst freigeschaltet werden.
Verarbeitete Daten bei Nutzung:- Audioaufnahme der Meeting-Teilnehmer (echte Stimmen), gespeichert pro Sprecher als getrennte Einzelspur
- Transkription der gesprochenen Inhalte
- KI-generierte Zusammenfassung des Meetings
- In der Transkription genannte personenbezogene Daten (z. B. Namen, Erwähnungen)
- Einwilligungsstatus je Teilnehmer (zugestimmt / abgelehnt / nicht gefragt), Zeitstempel
Eine Aufnahme erfolgt ausschließlich nach aktiver Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers. Vor dem Beitritt zum Meeting wird jeder Teilnehmer über ein Consent-Gate um Zustimmung gebeten. Ohne Zustimmung wird strukturell keine Audiospur der betreffenden Person aufgezeichnet. Ein „stilles" Mitschneiden (Silent-Recording) ist technisch ausgeschlossen. Die automatische Nachbereitungs-E-Mail weist den Einwilligungsstatus jedes Teilnehmers gesondert aus (zugestimmt, abgelehnt oder nicht gefragt).
Speicherort und KI-Verarbeitung:Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen sowie die Sicherungen der Aufzeichnungen werden auf von Nexoria betriebenen Servern in Deutschland gespeichert. Transkription und KI-Zusammenfassung in Nexoria Meet erfolgen über die API von Mistral AI. Das Audio wird pro Sprecher als getrennte Einzelspur vorgehalten; eine abspielbare Gesamtmischung ist lediglich ein daraus abgeleitetes Derivat und wird bei Löschung einer einzelnen Spur neu erzeugt (chirurgische Einzel-Löschung).
Empfängerkategorien und Zugriff:- Intern (Mandant): Zugriff nur für authentifizierte Nutzer des jeweiligen Mandanten über einen kurzlebigen, signierten Token (rund 1 Stunde gültig, bei jedem Abruf frisch erzeugt, nicht in der Datenbank gespeichert).
- Externe Gäste: Zugriff ausschließlich über einen zeitlich auf 30 Tage begrenzten Mail-Link. Nach Ablauf ist der Link tot; das interne Original bleibt bestehen.
- Interne Service-Schnittstellen sind aus dem öffentlichen Internet gesperrt und nur über das interne Netz bzw. das VPN-Mesh (schlüsselgeschützt) erreichbar.
- Transkription und KI-Zusammenfassung erfolgen über die API von Mistral AI (siehe oben).
Für externe Gäste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Für interne Mitarbeiter der verantwortlichen Organisation kann die Verarbeitung der betrieblichen Mitbestimmung unterliegen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG); ggf. ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Besteht kein Betriebsrat, ist eine dokumentierte Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse mit Abwägung) zu wählen. Die Wahl der Rechtsgrundlage sowie die Erforderlichkeit einer Betriebsvereinbarung obliegt der verantwortlichen Kundenorganisation.
Speicherdauer und Aufbewahrung:Für aktive Mandanten erfolgt keine automatische Löschung. Die Inhalte werden bewusst als dauerhaftes Firmenwissen vorgehalten. Für ruhende Mandanten gilt eine konfigurierbare Höchst-Aufbewahrungsfrist. Nach Vertragsende bleiben Aufzeichnungen und Transkripte aus Nexoria Meet standardmäßig 180 Tage gespeichert. Die Frist ist individuell anpassbar. Danach erfolgt eine mandantenweite, endgültige Löschung einschließlich des KI-Suchindex. Davon getrennt gilt die Frist von 30 Tagen nach Vertragsende, in der Kunden laut AGB den Export ihrer Daten anfordern können.
Löschung und Widerruf (Art. 17 DSGVO):Auf Widerruf oder Löschungsverlangen einer einzelnen Person erfolgt eine chirurgische Anonymisierung: Der Name der Person wird an allen Stellen des Transkripts ersetzt (sowohl in eigenen Beiträgen als auch in Erwähnungen durch Dritte), die zugehörige Audiospur wird gelöscht, die Gesamtmischung neu erzeugt und der KI-Suchindex neu aufgebaut. Es wird kein Rückschlüssel vorgehalten. Nach Abschluss erhält die betroffene Person eine Bestätigungsmail gemäß Art. 17 DSGVO. Eine vollständige Meeting-Löschung entfernt in einem Zug und transaktional (fehlersicher) alle zugehörigen Daten: Audiodateien, Transkript-Datensatz, Segmente, Zustimmungen, KI-Suchvektoren (Vektordatenbank) sowie Einträge in Mail-Warteschlangen.
Kommunikationsfunktionen
Die Plattform bietet integrierte Kommunikationsfunktionen:
- Team-Chat: Nachrichten werden auf unseren deutschen Servern gespeichert und sind nur innerhalb Ihres Teams/Ihrer Organisation sichtbar.
- E-Mail-Integration: Wenn Sie E-Mails über die Plattform versenden, geschieht dies über unseren eigenen Mailserver in Deutschland.
- FlowHub: FlowHub bündelt derzeit E-Mail-Kommunikation. Weitere Kommunikationskanäle sind noch nicht Bestandteil des Produktivbetriebs.
7. Plausible-Reichweitenmessung und weiterhin pausierte Zusatzanalyse
Die Plausible-Einbindung wurde am 08.10.2026 um 13:34 Uhr MESZ pausiert und ist für die Reichweitenmessung wieder eingebunden. Dafür lädt die Website den Basis-Code des vorhandenen Dienstes unter analytics.nexoria-systems.de. Er übermittelt Seitenaufrufe, die aufgerufene URL und die Verweisadresse sowie Angaben zu Scrolltiefe und Verweildauer. Die URLs können vorhandene Abfrageparameter enthalten. Bei der Verbindung werden außerdem die IP-Adresse und technische Browserangaben an den Dienst übermittelt.
Die Website lädt keine Plausible-Erweiterungen für ausgehende Linkklicks, Dateidownloads oder markierte Ereignisse. Die separaten Plausible-Ereignisse für Kontaktanfragen und Terminbuchungen bleiben deaktiviert. Vorhandene Widerspruchs- und interne Ausschlussmarkierungen sowie „Do Not Track“ und „Global Privacy Control“ werden vor dem Laden berücksichtigt. Bei nicht lesbarem Browserspeicher wird der Basis-Code nicht geladen.
PostHog und Google-Ads-Messung bleiben in neu geladenen Website-Dokumenten deaktiviert. Die Wiederaufnahme der Plausible-Reichweitenmessung aktiviert keine CRM- oder Funnel-Verknüpfung und keine Sitzungsaufzeichnung. Der freiwillige Website-Chat bleibt davon getrennt; seine Datenverarbeitung ist im Abschnitt „Chatbot (Website-Widget)“ beschrieben. Die Website-Themenwahl bleibt freiwillig im aktuellen Dokument und wird nicht übertragen.
Dieser technische Website-Stopp löscht weder historische Anbieter- und Serverdaten noch bereits vorhandene Browserkennungen. Er beweist auch nicht, dass vor dem Stopp geöffnete Tabs oder bereits laufende Anforderungen aufgehört haben zu senden. Eine pauschale Zusicherung, dass sämtliche bisherigen Speicher- und Übermittlungswege gestoppt oder gelöscht sind, wird nicht gegeben. Die gesonderte Prüfung dieser Altwege und Bestände steht noch aus.
7a. Frühere PostHog-Nutzungsanalyse
Die frühere zusätzliche Analyse verwendete PostHog, Inc. und dessen EU-Endpunkt. Ihre Kennungen sind als pseudonym und nicht allein aufgrund von Maskierung oder deaktivierter IP-Speicherung als anonym zu behandeln. Der heutige Website-Stopp ist keine Bestätigung einer Löschung dieser historischen Anbieter- oder Browserdaten. Weitere Informationen zum Anbieter: PostHog-Datenschutz und PostHog-Datenverarbeitung.
7b. Frühere Google-Ads-Erfolgsmessung
Die frühere Anzeigenmessung verwendete Google Ireland Limited und konnte technische Daten und Conversion-Kennungen verarbeiten; eine Verarbeitung durch Google in den USA ist möglich. Der heutige Website-Stopp löscht frühere Cookies oder Anbieterdaten nicht automatisch. Weitere Informationen: Google-Datenschutz und Google zu Conversion-Cookies.
Auskunfts-, Widerspruchs-, Widerrufs- und Löschanliegen zu früheren Verarbeitungen können Sie an info@nexoria-systems.de richten. Wir behandeln sie getrennt von der Bearbeitung neuer Kontakt- oder Terminanfragen.
8. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
- Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format übermitteln.
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert.
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@nexoria-systems.de
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de9. Drittlandtransfer
Dateien, Wissensindex und lokale KI Verarbeitung liegen auf Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung sowie die Transkription und Zusammenfassung in Nexoria Meet nutzen die API von Mistral AI. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU und des EWR kann in folgenden Fällen stattfinden:
- Stripe: Stripe Payments Europe Ltd. hat seinen Sitz in Irland (EU). Für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten können Daten an Stripe Inc. (USA) übermittelt werden. Grundlage sind Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.
- KI-Sprachmodell: Für die Antwortgenerierung durch Nex wird die API von Mistral AI (Sitz: Paris, Frankreich) eingesetzt. Der Gesellschaftssitz ist von den Verarbeitungsorten des jeweiligen Dienstes zu unterscheiden.
- VoiceBot (optional): Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited (Hauptsitz USA, EU-Niederlassung Irland) stellt den Telefonanschluss für den VoiceBot in Frankfurt bereit, nur bei aktivem VoiceBot-Abonnement. Grundlage der Übermittlung an Telnyx sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS) erfolgen über Voxtral von Mistral AI. Die Aktivierung erfolgt ausschließlich durch Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements. Die Kernplattform ist davon technisch getrennt. Dateien und Wissensindex liegen auf deutschen Servern. Die Antwortgenerierung erfolgt über die API von Mistral AI. Details siehe Abschnitt 6 „KI-Telefonassistent (VoiceBot): Opt-In".
- E-Mail-Integrationen (optional): Bei aktiver Gmail- oder Outlook-Integration werden E-Mail-Metadaten an Google LLC bzw. Microsoft Corp. (USA/EU) übermittelt. Grundlage sind SCCs und die jeweiligen DPAs der Anbieter.
- Fehlerüberwachung: Functional Software, Inc. (Sentry) hat seinen Sitz in den USA. Details siehe Abschnitt 10.
- Frühere Website-Analyse mit PostHog: Anbieter ist PostHog, Inc. mit Sitz in den USA. Eine Verarbeitung historischer Analysedaten durch den Anbieter in den USA ist möglich. Die aktuelle Website-Initialisierung ist gestoppt; dies bestätigt keine Löschung alter Bestände oder die Stilllegung bereits offener Tabs. Details siehe Abschnitt 7a.
- Frühere Google-Ads-Erfolgsmessung der Website: Anbieter ist Google Ireland Limited (Irland). Historische Anbieterdaten können auch in den USA verarbeitet werden. Die aktuelle Website-Initialisierung ist gestoppt; frühere Cookies und Anbieterdaten sind damit nicht automatisch gelöscht. Details siehe Abschnitt 7b.
- Optional angebundene externe KI-Anbieter: Bei einer Anbindung von ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Gemini (Google) oder Langdock werden freigegebene Inhalte an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Maßgeblich sind dessen Bedingungen, Verarbeitungsorte und Einstellungen. Details siehe Abschnitt 6 „Optional angebundene externe KI-Anbieter“.
Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI über deren API. Lokale KI-Modelle und Embeddings werden vollständig auf unserem deutschen Server verarbeitet.
10. Fehlerüberwachung (Sentry)
Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler setzen wir Functional Software, Inc. (Sentry) ein. Sentry erfasst ausschließlich technische Fehlerdaten (Fehlermeldungen, Stack-Traces, Browser-/Gerätetyp). Die Konfiguration ist datenschutzoptimiert: maskAllText und blockAllMedia sind aktiviert, sodass keine personenbezogenen Nutzerinhalte erfasst werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fehlerbehebung). Sentry hat seinen Sitz in den USA; die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie einer DPA.
11. Datensicherheit
Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein:
- TLS 1.3-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Verschlüsselte VPN-Verbindungen zwischen Servern (WireGuard)
- Passwort-Hashing mit Argon2 (aktueller Stand der Technik)
- Mandantentrennung auf Datenbankebene (Tenant-Isolierung)
- SSH-Schlüssel-Authentifizierung für Serverzugriff (kein Passwort-Login)
- Tägliche automatisierte Backups aller Daten
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
- Rate-Limiting und Brute-Force-Schutz (fail2ban)
Stand der unveränderten Plattformabschnitte: 05.10.2026. Enger Website-Nachtrag: 08.10.2026, auf Grundlage des tatsächlichen Website-Starts um 13:34 Uhr MESZ. Die offenen Betriebs- und Vertragsprüfungen sind keine bestätigte Datenschutzkonformität.
Weitere Rechtsdokumente
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO
- Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Nutzungsbedingungen
- Impressum
Technische und organisatorische Einordnung: Sicherheit und Datenschutz. Die zehn häufigsten Prüfungsfragen sind unter Evaluator-FAQ beantwortet.