Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für alle Verträge zwischen der Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt), Im Birkenfeld 7, 65779 Kelkheim (nachfolgend "Nexoria" oder "Anbieter"), und dem Kunden (nachfolgend "Kunde") über die Nutzung der von Nexoria bereitgestellten Software-as-a-Service-Plattform (nachfolgend "Plattform" oder "Service").

(2) Diese AGB gelten ausschließlich im unternehmerischen Geschäftsverkehr gemäß § 310 Abs. 1 BGB. Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Nexoria stimmt deren Geltung ausdrücklich und schriftlich zu. Dies gilt auch, wenn Nexoria in Kenntnis der AGB des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt.

(4) Im Einzelfall getroffene individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist ein schriftlicher Vertrag bzw. eine schriftliche Bestätigung durch Nexoria maßgebend.

§2 Vertragsgegenstand

(1) Nexoria betreibt eine KI gestützte Cloud Speicher und Wissensplattform für Unternehmen. Die Plattform verbindet Nexoria Drive mit indexiertem Firmenwissen, einer Dokumentensuche und dem KI Assistenten Nex. Berechtigte Nutzer können Wissen suchen, abfragen und in neuen Inhalten weiterverarbeiten.

(2) Die Plattform umfasst insbesondere folgende Kernfunktionen:

• Nexoria Drive als Cloud Speicher und Quelle für indexierbares Firmenwissen
• Nex als zentrale KI Oberfläche mit Quellenangaben
• Semantische Dokumentensuche, die keine KI Tokens verbraucht
• DocStudio innerhalb von Nex sowie Doc, Calc und Slides als eigene Apps
• Workspaces und Datenbanken mit Zugriffsrechten
• Automatisierungen und Anbindungen an externe Fachsoftware
• Chatbots mit dem jeweils freigegebenen Wissen
• Audioverarbeitung, Transkription und Texterkennung

(3) Nexoria stellt die Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereit. Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht an der Plattform. Eine Überlassung der Software zur lokalen Installation erfolgt nicht.

(4) Der jeweils aktuelle Funktionsumfang der Plattform ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Website von Nexoria sowie aus dem gewählten Tarif des Kunden. Nexoria ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln und Funktionen hinzuzufügen, zu ändern oder zu entfernen, sofern der vertraglich vereinbarte Funktionsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird.

§3 Registrierung und Konto

(1) Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Bei der Registrierung muss der Kunde wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu seinem Unternehmen und der verantwortlichen Kontaktperson (Administrator) machen. Änderungen sind Nexoria unverzüglich mitzuteilen.

(2) Der Kunde wählt bei der Registrierung einen Organisationsnamen und einen eindeutigen Slug (Kurzbezeichnung) für sein Konto. Der Slug dient als technischer Identifikator und kann nach der Registrierung nicht mehr geändert werden.

(3) Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) allein verantwortlich. Passwörter müssen den Sicherheitsanforderungen der Plattform entsprechen (mindestens 12 Zeichen). Der Kunde hat Nexoria unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis davon erlangt, dass unbefugte Dritte Zugang zu seinem Konto erhalten haben.

(4) Der Administrator des Kunden kann weitere Benutzer einladen und ihnen Rollen zuweisen (Administrator, Mitglied, Betrachter). Der Kunde ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinem Konto und den Konten seiner eingeladenen Benutzer erfolgen.

(5) Ein gebuchter Benutzer ist für die Nutzung auf einem Gerät vorgesehen. Die parallele Nutzung desselben Benutzerkontos auf mehreren Geräten ist nicht Bestandteil des Tarifs.

(6) Nexoria behält sich das Recht vor, Konten zu sperren oder zu löschen, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die Registrierungsdaten falsch sind, gegen diese AGB verstoßen wird oder die Plattform missbräuchlich genutzt wird. Der Kunde wird hierüber unverzüglich informiert.

§4 Leistungsbeschreibung und Tarife

(1) Nexoria bietet die Plattform in folgenden Tarifen an:

a) Nexoria Base

• Preis: 29 EUR pro Benutzer pro Monat (zzgl. gesetzlicher USt.)
• 3 Millionen KI Tokens pro Benutzer und Monat
• 10 GB Speicherplatz pro Organisation
• Nexoria Drive, Nex, Dokumentensuche, DocStudio, Doc, Calc und Slides
• Workspaces, Datenbanken, Automatisierungen, Chatbots und Audioverarbeitung

b) Nexoria Pro

• Preis: 299 EUR pro Monat, inklusive 5 Benutzer (zzgl. gesetzlicher USt.). Jeder weitere Benutzer: 20 EUR pro Monat.
• Alle Funktionen aus Nexoria Base
• 5 Millionen KI Tokens pro Benutzer und Monat
• 20 GB Speicherplatz pro Organisation

c) Mail und Meet

Mail und Meet sind gemeinsam als Zusatzprodukt buchbar. Der Preis beträgt im Tarif Base 19 EUR und im Tarif Pro 9 EUR pro Benutzer und Monat. Mail umfasst SMTP und IMAP Anbindungen, Mail Automatisierungen, FlowHub für E-Mail, Projektmanagement, Flowboard und Terminbuchung. Meet umfasst Videokonferenzen und Transkription. E-Mail Verläufe und Meeting Transkripte können in das Firmenwissen übernommen werden.

d) Zusätzlicher Speicher und KI Nutzung

Zusätzlich indexierbarer Speicher kostet oberhalb des im Tarif enthaltenen Volumens 0,20 EUR pro GB und Monat. Maßgeblich sind die Quellbytes. Zusätzlicher Speicher und zusätzliche KI Tokens können automatisch oder manuell nachgekauft werden. Ohne Nachkauf pausieren weitere Uploads beziehungsweise KI Anfragen. Die bereits aufgebaute Dokumentensuche bleibt verfügbar und verbraucht keine KI Tokens.

e) Einrichtung

Die Einrichtung, Erstaufnahme und Indexierung größerer Datenbestände wird individuell nach Aufwand angeboten. Der konkrete Umfang wird vor Vertragsabschluss vereinbart.

f) Enterprise

Individuelle Angebote mit dedizierten Ressourcen, erweiterten SLAs und persönlicher Betreuung auf Anfrage. Die Konditionen werden in einem separaten Vertrag festgelegt.

g) VoiceBot: KI-Telefonassistent (Zusatzprodukt)

Nexoria bietet als optionales Zusatzprodukt einen KI-gestützten Telefonassistenten (VoiceBot) an. Der VoiceBot wird als separates Abonnement pro Bot abgerechnet und ist unabhängig vom gewählten Plattform-Tarif buchbar.

• Starter: 249 EUR/Monat, 500 Freiminuten, Zusatzminute 0,35 EUR
• Business: 449 EUR/Monat, 1.000 Freiminuten, Zusatzminute 0,29 EUR
• Enterprise: 699 EUR/Monat, 2.000 Freiminuten, Zusatzminute 0,25 EUR

Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher USt. Die Abrechnung erfolgt minutengenau. Angebrochene Minuten werden auf die nächste volle Minute aufgerundet. Es fallen keine Einrichtungsgebühren an. Die Kündigung des VoiceBot-Abonnements ist monatlich zum Ende des Abrechnungszeitraums möglich.

Die Nutzung des VoiceBots erfordert die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des Drittanbieters Telnyx (Telefonanschluss). Ohne diese Zustimmung kann der VoiceBot nicht aktiviert werden. Der Telefonanschluss wird über Telnyx in Frankfurt bereitgestellt. Spracherkennung (STT) und Sprachsynthese (TTS) erfolgen über Voxtral von Mistral AI in Frankreich. Dabei werden die Sprachdaten vom STT/TTS-Dienst nicht gespeichert. Die KI-Antwortgenerierung erfolgt über Mistral AI in Frankreich.

h) Nexoria Meet: Meeting-Aufnahme und KI-Transkription

Nexoria Meet ist eine optionale Zusatzfunktion, mit der Meetings mit den tatsächlichen Stimmen der Teilnehmer aufgezeichnet, KI-gestützt transkribiert und zusammengefasst sowie dauerhaft als durchsuchbares Firmenwissen des Kunden gespeichert werden können. Die KI-Zusammenfassung erfolgt ausschließlich über ein von Nexoria selbst betriebenes, On-Premise gehostetes Sprachmodell; eine Übermittlung der Inhalte an externe oder US-amerikanische KI-Dienste findet nicht statt. Aufzeichnungen und Transkripte werden ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Rechenzentren in Deutschland bzw. der Europäischen Union gespeichert.

Die Transkriptionsfunktion ist pro Mandant standardmäßig deaktiviert und kann ausschließlich durch einen Administrator des Kunden (Tenant-Administrator) bewusst freigeschaltet werden. Ohne diese Freischaltung durch den Kunden findet keine Transkription statt.

Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich nach aktiver Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers. Vor dem Beitritt zu einem Meeting ist eine Zustimmungsabfrage (Consent-Gate) vorgeschaltet; ohne Zustimmung wird technisch keine Audiospur der betreffenden Person erstellt. Eine verdeckte Aufzeichnung ist strukturell ausgeschlossen. Der Einwilligungsstatus jedes Teilnehmers (zugestimmt, abgelehnt oder nicht gefragt) wird in der Nachbereitungs-E-Mail zum Meeting ausgewiesen.

Der Kunde bleibt für die Aufzeichnung, Transkription und Speicherung von Meetings sowie für die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Nexoria handelt insoweit als Auftragsverarbeiter. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, für den Einsatz von Nexoria Meet eine tragfähige Rechtsgrundlage sicherzustellen und die erforderlichen Einwilligungen bzw. sonstigen Rechtsgrundlagen seiner Teilnehmer einzuholen und zu dokumentieren. Bei der Aufzeichnung eigener Beschäftigter hat der Kunde die mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG) zu beachten und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung abzuschließen; besteht kein Betriebsrat, hat der Kunde eine dokumentierte Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse nach vorheriger Abwägung) vorzuhalten. Für die Aufzeichnung externer Gäste ist regelmäßig deren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich.

Die von Nexoria bereitgestellten technischen Vorkehrungen (insbesondere Consent-Gate, standardmäßige Deaktivierung der Transkription und Ausweis des Einwilligungsstatus) unterstützen den Kunden bei der rechtskonformen Nutzung, ersetzen jedoch nicht dessen eigene datenschutzrechtliche Prüfung. Nexoria übernimmt keine Gewähr und keine Verantwortung für den rechtmäßigen Einsatz von Nexoria Meet durch den Kunden, insbesondere nicht für das Vorliegen der erforderlichen Rechtsgrundlagen und Einwilligungen. Eine Pflicht von Nexoria zur inhaltlichen Prüfung der vom Kunden durchgeführten Meetings besteht nicht.

(2) Nexoria behält sich vor, den Funktionsumfang der einzelnen Tarife anzupassen. Wesentliche Einschränkungen bestehender Funktionen werden dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt. In diesem Fall steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu.

§5 Preise und Zahlung

(1) Die aktuell gültigen Preise ergeben sich aus der Preisliste auf der Website von Nexoria bzw. aus dem bei der Registrierung gewählten Tarif. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland). Es gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen von Stripe.

(3) Bei Zahlungsverzug ist Nexoria berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu berechnen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten. Bei einem Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist Nexoria berechtigt, den Zugang zur Plattform bis zum vollständigen Ausgleich der offenen Forderungen zu sperren.

(4) Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich (per E-Mail) angekündigt. Widerspricht der Kunde der Preisänderung nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gilt die Preisänderung als genehmigt. In der Mitteilung wird Nexoria den Kunden auf die Bedeutung seines Schweigens gesondert hinweisen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

(5) Rechnungen werden elektronisch per E-Mail oder über das Dashboard bereitgestellt. Der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu.

§6 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats ordentlich gekündigt werden.

(2) Neukunden erhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase ab dem Zeitpunkt der Registrierung. Während der Testphase steht der volle Funktionsumfang des gewählten Tarifs zur Verfügung. Wird das Abonnement nicht vor Ablauf der Testphase gekündigt, geht es automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Die erste Abrechnung erfolgt am Tag nach Ablauf der Testphase.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung von mehr als zwei Monatsbeträgen in Verzug ist;
• der Kunde die Plattform nachweislich missbräuchlich nutzt oder gegen geltendes Recht verstößt;
• über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird.

(4) Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail ist ausreichend). Die Kündigung kann auch über die Einstellungen im Dashboard erfolgen.

(5) Nach Beendigung des Vertrags werden die Daten des Kunden für einen Zeitraum von 30 Tagen aufbewahrt, um eine Datenübernahme zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden sämtliche Daten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Kunde kann jederzeit vor Ablauf der Frist einen Export seiner Daten anfordern.

§7 Datenschutz

(1) Nexoria verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Benutzer ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Einzelheiten sind in der Datenschutzerklärung geregelt.

(2) Soweit Nexoria personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV ist auf der Website von Nexoria abrufbar und wird mit Abschluss des Nutzungsvertrags Bestandteil der Vereinbarung.

(3) Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die von ihm und seinen Benutzern in die Plattform eingegebenen Inhalte und personenbezogenen Daten. Nexoria handelt insoweit als Auftragsverarbeiter.

(4) Dateien und Wissensindex werden auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die KI-Antwortgenerierung erfolgt über Mistral AI in Frankreich. Für die technischen Verarbeitungsschritte des optionalen VoiceBots gelten die Angaben in §4 g). Die konkreten Hosting-Dienstleister sind in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag namentlich aufgeführt. Im Standard-Betrieb der Nexoria-Plattform findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt. Der eingesetzte KI-Anbieter Mistral AI hostet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Sollte der Kunde im Rahmen einer individuellen Enterprise-Konfiguration ausdrücklich einen alternativen LLM-Anbieter mit Sitz in einem Drittland wünschen, erfolgt die Datenübermittlung ausschließlich auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO und nach separater schriftlicher Vereinbarung.

§8 Verfügbarkeit und SLA

(1) Nexoria strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel an, bezogen auf die Gesamtbetriebszeit abzüglich geplanter Wartungsfenster.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und finden nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten (Mo-Fr 09:00-17:00 Uhr MEZ) statt. Geplante Wartungszeiten werden bei der Berechnung der Verfügbarkeit nicht berücksichtigt.

(3) Nexoria ist bemüht, Störungen schnellstmöglich zu beheben. Für kritische Störungen (vollständiger Ausfall der Plattform) beträgt die angestrebte Reaktionszeit 4 Stunden während der Geschäftszeiten.

(4) Höhere Gewalt, Störungen in öffentlichen Kommunikationsnetzen, Störungen beim Hosting-Anbieter sowie sonstige Umstände, die nicht im Einflussbereich von Nexoria liegen, entbinden Nexoria für die Dauer und den Umfang der Störung von der Leistungspflicht. Nexoria wird den Kunden über solche Umstände unverzüglich informieren.

(5) Der Kunde ist verpflichtet, eigene Datensicherungen durchzuführen. Nexoria erstellt tägliche Sicherungskopien der Plattformdaten, übernimmt jedoch keine Garantie für die vollständige Wiederherstellbarkeit einzelner Datensätze.

§9 Haftung

(1) Nexoria haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von Nexoria, eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Nexoria haftet unbeschränkt für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von Nexoria, eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen beruhen.

(3) Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) durch einfache Fahrlässigkeit ist die Haftung von Nexoria auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(4) Die Haftung für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden ist der Höhe nach begrenzt auf das Zwölffache des monatlichen Nutzungsentgelts, maximal jedoch 50.000 EUR je Schadensfall.

(5) Im Übrigen ist die Haftung von Nexoria für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(6) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aufgrund der Übernahme einer Garantie bleibt unberührt.

(7) Nexoria haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der durch die KI-Komponenten der Plattform generierten Ergebnisse. Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Inhalte vor der geschäftlichen Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen.

(8) Nexoria haftet nicht für Schäden, die durch die Nutzung externer Dienste entstehen, die der Kunde über die Plattform anbindet (z. B. LLM-Anbieter, Cloud-Speicher).

§10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von Nexoria.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(5) Nexoria ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Nexoria wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung seines Schweigens gesondert hinweisen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

(6) Die Abtretung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag durch den Kunden bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Nexoria.

(7) Nexoria ist berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger zu übertragen, sofern dadurch die Rechte des Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt werden.

Stand: August 2026

Nexoria Systems UG (haftungsbeschränkt)

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