Schatten-KI: den konkreten Datenweg prüfen
Schatten-KI entsteht, wenn Beschäftigte KI-Dienste außerhalb der betrieblichen Freigaben verwenden. Entscheidend sind die eingegebenen Daten, das verwendete Konto und die geltenden Einstellungen. Der Markenname eines Dienstes allein beantwortet die Datenschutzfrage nicht.
Redaktionell aktualisiert am 19.09.2026, ergänzt am 23.09.2026 um die optional anschließbaren KI-Anbieter. Nexoria ist selbst Anbieter einer KI-Plattform; dieser Beitrag beschreibt unsere Auswahlkriterien.
Unternehmenssitz ist nicht der Verarbeitungsort
Eine deutsche Benutzeroberfläche belegt kein deutsches Hosting. Umgekehrt bedeutet ein US-Unternehmenssitz nicht automatisch, dass jede Anfrage auf US-Servern verarbeitet wird. Prüfen Sie getrennt: Vertragspartner, Modellanbieter, Hosting-Infrastruktur, Speicherung, Inferenz, Protokollierung und aktivierte Integrationen.
OpenAI beschreibt für berechtigte Kunden europäische Datenresidenz und regionale Verarbeitung mit produktspezifischen Voraussetzungen (OpenAI: Introducing data residency in Europe). Microsoft beschreibt für über den Azure-Modellkatalog bereitgestellte Dienste eine Verarbeitung abhängig von der Deployment-Geografie (Microsoft Learn: Data, privacy, and security for models through the Model Catalog). Ob eine konkrete Installation diese Optionen nutzt, muss der Plattformanbieter belegen.
Training und Aufbewahrung sind unterschiedliche Fragen
OpenAI verwendet nach eigener Dokumentation Inhalte aus seinen Business-Angeboten und der API standardmäßig nicht zum Modelltraining, sofern Kunden nicht ausdrücklich Daten dafür freigeben (OpenAI: Business data privacy, security, and compliance). Eine pauschale Aussage, OpenAI trainiere auf allen Unternehmensdaten, wäre deshalb falsch. Regeln für private Konten, Geschäftskonten und APIs müssen getrennt betrachtet werden.
Ein Trainingsausschluss bedeutet außerdem nicht automatisch, dass keine Daten gespeichert werden. Prüfen Sie Aufbewahrung für Chatverläufe, Missbrauchserkennung, Support und Sicherungskopien sowie die tatsächlichen Löschregeln je Dienst.
Fünf Fragen für die Anbieterauswahl
- 1.Welche Dienste werden verwendet? Lassen Sie Modellanbieter, Infrastruktur und Unterauftragnehmer für Ihren konkreten Funktionsumfang benennen.
- 2.Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet? Fragen Sie nach der aktiven Region und den Ausnahmen, nicht nur nach der Rechnungsadresse.
- 3.Werden Inhalte für Training genutzt? Lassen Sie sich Vertrag und Einstellungen für jeden beteiligten Dienst erklären.
- 4.Was wird wie lange aufbewahrt? Unterscheiden Sie Nutzdaten, Protokolle und Sicherungen. Klären Sie Löschung und Supportzugriff.
- 5.Wie werden Freigaben durchgesetzt? Testen Sie Rollen, Rechteentzug und die Antwortquellen mit einem kleinen eigenen Datenbestand.
Diese Prüfung liefert eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Weder ein europäischer Sitz noch ein einzelner Vertrag ist allein ein Nachweis für die Eignung jedes Einsatzfalls.
Wie Nexoria die Verarbeitung aufteilt
Dateien, Wissensindex und semantische Suche liegen auf Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI. Die von Nexoria an Mistral AI übermittelten Daten werden nicht für Modelltraining verwendet. Der Ausschluss ist im Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Nexoria und Mistral AI vereinbart, wie Nexoria als Betreiber am 9. September 2026 bestätigt hat. Die Aussage bezieht sich auf die Nexoria-Konfiguration und den Vertrag mit Mistral AI; sie ist keine allgemeine Aussage zu allen Angeboten von Mistral AI.
Beim optionalen VoiceBot stellt Telnyx den Telefonanschluss in Frankfurt bereit. Spracherkennung und Sprachsynthese erfolgen nach Angabe von Nexoria als Betreiber über Voxtral von Mistral AI, die Antworten erzeugt ebenfalls Mistral AI. Fehlerüberwachung, optionale Postfachintegrationen und die Website-Analyse mit PostHog nach Einwilligung sind gesondert ausgewiesen. Einzelne Anbieter haben ihren Hauptsitz in den USA, etwa Telnyx für den Telefonanschluss und Sentry für die Fehlerüberwachung.
ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Gemini (Google) und Langdock lassen sich optional an Nexoria anbinden. Nexoria funktioniert auch ohne diese Anbindungen. Bei einer Anbindung werden freigegebene Inhalte an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Maßgeblich sind dessen Bedingungen, Verarbeitungsorte und Einstellungen.
Die Komponenten und Verträge sind unter Sicherheit, Datenschutz und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beschrieben. Praktische Auswahlkriterien enthält die Seite Enterprise Search.