KI und Office für Behörden: Wissen für den Verwaltungsalltag
Nutzen Sie Richtlinien, Vorlagen und Akten im Zusammenhang. Für vorbereitete Auskünfte, nachvollziehbare Entwürfe und die Zusammenarbeit Ihrer Fachbereiche.
Individuelle Anbindungen hängen von der Schnittstelle und den Freigaben Ihres Systems ab.
Dateiformate: Doc, Calc und Slides öffnen und speichern DOCX, XLSX und PPTX. Prüfen Sie Darstellung, Funktionen und den Rückweg mit Ihren eigenen Vorlagen.
SO SIEHT DAS IM ALLTAG AUS
Finden Sie die Grundlage für Ihre Auskunft.
Durchsuchen Sie freigegebene Richtlinien und interne Vorgaben. Prüfen Sie Quelle, Gültigkeit und Zuständigkeit, bevor Informationen in eine Auskunft oder die Vorbereitung eines Vorgangs einfließen.
✓Richtlinie
✓Fundstelle
✓Gültigkeit
✓Zuständigkeit
Vorgaben finden↵
Wissen finden
Richtlinie
FundstelleGültigkeitZuständigkeit
Funktionsschema · Beispieldaten
Erstellen Sie Entwürfe mit vorhandenem Kontext.
Verwenden Sie Vorlagen und freigegebene Unterlagen für neue Dokumente. Bearbeiten Sie Entwürfe in Doc weiter; fachliche Bewertung und Freigabe bleiben bei den zuständigen Personen.
✓Vorlage
✓Unterlagen
✓Entwurf
✓Freigabe
AaBI≡↶
Dokumente vorbereiten
Vorlage
Unterlagen
Entwurf
Funktionsschema · Beispieldaten
Gestalten Sie Zugriff und Verarbeitung bewusst.
Organisieren Sie Fachbereiche in Workspaces und prüfen Sie Rollen und Datenwege vor dem Einsatz. Die organisatorischen und rechtlichen Anforderungen Ihrer Einrichtung bilden den Prüfmaßstab.
✓Fachbereich
✓Rollen
✓Datenwege
✓Prüfung
Fachbereiche ordnen
BereichLesenBearbeiten
Fachbereich
Rollen
Datenwege
Prüfung
Berechtigungen bleiben erhalten
Funktionsschema · Beispieldaten
Das ist Nexoria
Hier beginnt Ihr nächstes Dokument.
Die Doc-Oberfläche mit Textformatierung, Formatvorlagen und Seitenansicht.
Echte ProduktansichtÖffentlicher Sektor: alle DetailsVoraussetzungen, Hintergründe und häufige Fragen+
Behörden und öffentliche Einrichtungen suchen eine Office-Umgebung ohne Microsoft-Abhängigkeit und eine Wissenssuche, die den Ort der Verarbeitung offenlegt. Nexoria Office bietet Doc, Calc und Slides mit Unterstützung für .docx, .xlsx und .pptx, ohne Microsoft-Konto. Prüfen Sie Layouts, Formatierungen, Formeln und Makros mit eigenen Beispieldateien. Dateien liegen in Nexoria Drive, ihre Inhalte werden indexiert und über die semantische Dokumentensuche mit genannter Quelle auffindbar. Dateien, Index und Suche laufen in deutschen Rechenzentren, die Antwortgenerierung über Mistral AI. Diese Seite beschreibt vier Aufgaben aus dem Verwaltungsalltag und zeigt zu jeder den Weg durch Nexoria.
Ausgangslage im öffentlichen Sektor
Zwei Anforderungen treffen hier aufeinander, die anderswo getrennt behandelt werden. Erstens soll die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter sinken, ohne dass der Dateiaustausch mit Stellen bricht, die diesen Anbieter weiter einsetzen. Zweitens muss für jede Verarbeitung benennbar sein, wo sie stattfindet und wer daran beteiligt ist, und zwar vor der Beschaffung, nicht danach.
Für Branchen mit Berufsgeheimnis nach § 203 StGB, etwa Kanzleien, Steuerberatung, Gesundheitswesen und öffentlicher Sektor, ist ein geschlossener europäischer Datenfluss oft die Grundvoraussetzung. Das ist eine Aussage über den Bedarf der Branche, nicht über die Erfüllung der Vorschrift durch Nexoria.
Die vier folgenden Aufgaben sind keine Kategorien wie Verwaltungsdigitalisierung, sondern Arbeitsschritte, die an einem gewöhnlichen Verwaltungstag anfallen.
Vier Aufgaben und ihr Weg durch Nexoria
Job 1
Ein Dokument, das als .docx aus einer anderen Stelle kommt, bearbeiten und zurückschicken, ohne Microsoft 365 zu benutzen.
Problem
Der Austausch mit anderen Behörden, Kammern und Dienstleistern läuft über .docx, .xlsx und .pptx. Ein Wechsel der Office-Suite scheitert nicht an der Textverarbeitung, sondern am ersten Vorgang, bei dem Formatierung, Verweise oder Formeln nicht sauber zurückkommen.
Doc, Calc und Slides unterstützen .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien, sie laufen als eigenständige Windows-Anwendungen und benötigen kein Microsoft-Konto.
Eine Frage zur eigenen Dienstanweisung beantworten, ohne die Vorschrift Seite für Seite durchzugehen.
Problem
Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen und Erlasse liegen als PDF, oft in mehreren Fassungen. Wer eine Einzelfrage hat, muss die Gliederung des Dokuments bereits kennen, um darin zu suchen, und fragt deshalb lieber die Kollegin am Nachbarschreibtisch.
Papierakten so erschließen, dass eine Sachbearbeiterin eine Angabe daraus findet, ohne in den Aktenkeller zu gehen.
Problem
Der Bestand ist vorhanden, er ist nur nicht maschinenlesbar. Ein Scan ohne Texterkennung ist ein Bild: Für die Suche existiert er nicht, und für eine KI ebenso wenig.
Texterkennung erschließt Scans und Bilder, Transkription erschließt Aufnahmen. Die erkannten Inhalte werden indexiert und stehen anschließend in der Dokumentensuche und in Nex zur Verfügung.
Einen Antrag digital erfassen, bearbeiten und bescheiden, ohne dazwischen etwas auszudrucken.
Problem
Zwischen Eingang, Prüfung und Bescheid liegen meist mehrere Systeme und mindestens ein Medienbruch. Jeder Wechsel kostet Zeit und schafft eine Stelle, an der ein Vorgang liegen bleibt, ohne dass es jemandem auffällt.
Automatisierungen nutzen Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe, verbinden die Plattform nach Abstimmung mit externer Software und sind Teil des Basisprodukts. Welche Schritte Ihres Antragsverfahrens sich damit abbilden lassen, klären wir gemeinsam an Ihrem Verfahren.
Welche dieser Abläufe zu Ihrem Alltag passen, zeigt sich an Ihrem eigenen Bestand. Welche Bausteine dabei beteiligt sind, steht unter Produkt, was die Nutzung kostet, unter Preise. Wenn Sie es lieber an eigenen Unterlagen sehen wollen, geht das über Kontakt.
Angaben, die in Beschaffung und Datenschutzprüfung abgefragt werden
Die folgenden Angaben zu Sicherheit, Verarbeitung und Rechtsraum stammen aus unseren freigegebenen Unterlagen, jeweils mit Fundstelle und Prüfdatum.
Angaben zu Sicherheit, Verarbeitung und Rechtsraum für die Prüfung durch Beschaffung und Datenschutz. Stand .
Anforderung
Angabe
Fundstelle
BSI IT-Grundschutz
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert.
Dateien, Wissensindex und semantische Suche laufen auf dedizierten Servern in Deutschland. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet.
Dateien, Wissensindex und semantische Suche laufen auf dedizierten Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI. Weitere Dienste und aktivierte Integrationen haben eigene Datenwege: Fehlerüberwachung über Sentry, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, Zahlungsabwicklung über Stripe sowie Microsoft Graph und Gmail bei aktivierter E-Mail-Integration. Beim optionalen VoiceBot erfolgt die Telefonie über Telnyx. Spracherkennung und Sprachausgabe erfolgen über Voxtral von Mistral AI. Mistral Large ist über Telnyx eingebunden. Die Komponenten und beteiligten Anbieter sind unter Sicherheit und Datenschutz sowie im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt.
Acht Unterauftragsverarbeiter, vollständig benannt im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30: Netcup, Hetzner, Stripe Payments Europe, Mistral AI, Telnyx, Functional Software (Sentry), Microsoft Corp. und Google LLC. Die Zahl acht entspricht dem Stand vom 23.08.2026. Maßgeblich ist das jeweils aktuelle Verzeichnis.
In der geprüften Mistral-Organisation von Nexoria ist die Nutzung neuer API-Interaktionen für Modelltraining deaktiviert (Kontoprüfung vom 26.09.2026). Diese Einstellung gilt für die dort verarbeiteten neuen Interaktionen. Für optional verbundene eigene KI-Konten gelten die Einstellungen des jeweiligen Kontos.
Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt.
Für Ihre Datenschutzprüfung sind der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO öffentlich einsehbar. Die Angaben auf dieser Seite sind eigene Angaben von Nexoria; die Datenwege je Verarbeitungsschritt beschreiben die Datenschutzerklärung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Für Chatbots und VoiceBots gilt Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, die Pflichten gelten seit dem 2. August 2026: Wer mit einem KI-System interagiert, ist darüber zu informieren, sofern das nicht offensichtlich ist. Die Begrüßung des Chatbots ist frei einstellbar und kann diesen Hinweis enthalten.
Gemeinsam prüfen wir Ihre Datenquellen, Arbeitsabläufe und Anforderungen. Lernen Sie Nexoria anhand Ihres konkreten Anwendungsfalls kennen und planen Sie den passenden Einstieg mit unserem Team.
Häufige Fragen
Woran orientieren sich die Sicherheitsmaßnahmen von Nexoria?
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert.
Wie unterstützt Nexoria Antragsverfahren?
Mit Automatisierungen. Sie nutzen Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe, verbinden die Plattform nach Abstimmung mit externer Software und sind Teil des Basisprodukts. Welche Schritte Ihres Antragsverfahrens sich damit abbilden lassen, klären wir gemeinsam an Ihrem konkreten Verfahren.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Dateien, Wissensindex und semantische Suche laufen auf dedizierten Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI. Dokument-Embeddings und semantische Suche laufen auf Servern in Deutschland, mit Modellen, die Nexoria dort selbst betreibt. Dateien, Wissensindex und semantische Suche laufen auf dedizierten Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI. Weitere Dienste und aktivierte Integrationen haben eigene Datenwege: Fehlerüberwachung über Sentry, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, Zahlungsabwicklung über Stripe sowie Microsoft Graph und Gmail bei aktivierter E-Mail-Integration. Beim optionalen VoiceBot erfolgt die Telefonie über Telnyx. Spracherkennung und Sprachausgabe erfolgen über Voxtral von Mistral AI. Mistral Large ist über Telnyx eingebunden. Die Komponenten und beteiligten Anbieter sind unter Sicherheit und Datenschutz sowie im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt.
Können wir vorhandene Word- und Excel-Dateien weiterverwenden?
Ja. Doc, Calc und Slides unterstützen .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien, ein Microsoft-Konto ist nicht erforderlich. Der Austausch mit Stellen, die weiterhin Microsoft 365 einsetzen, läuft damit über dieselben Dateiformate wie bisher. Ihre wichtigsten Vorlagen sehen wir uns auf Wunsch im Erstgespräch gemeinsam an.
Muss ein Chatbot für Bürgerinnen und Bürger gekennzeichnet werden?
Für Chatbots und VoiceBots gilt Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, die Pflichten gelten seit dem 2. August 2026: Wer mit einem KI-System interagiert, ist darüber zu informieren, sofern das nicht offensichtlich ist. Die Begrüßung des Chatbots ist frei einstellbar und kann diesen Hinweis enthalten.
Welche EVB-IT-Vertragsart passt für Nexoria?
Die Vertragsart und die erforderlichen Anlagen legt die Vergabestelle in den Vergabeunterlagen fest. Fragen zur Einordnung von Nexoria beantworten wir Ihnen gern vorab über die Kontaktseite.
Verordnung (EU) 2024/1689 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz. Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2024. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=OJ:L_202401689Abgerufen am .Fundstelle für die im Text genannte Transparenzpflicht nach Artikel 50.
Mistral AI, Rechtliche Hinweise. Mistral AI SAS, 2026. https://legal.mistral.ai/legal-noticeAbgerufen am .Fundstelle für Rechtsform und Sitz des Modellanbieters, der die Antwortgenerierung übernimmt.
Stand
Nächster Schritt
Der belastbarste Test ist der eigene Dateibestand. In einem Gespräch klären wir, welche Fachbereiche eigene Workspaces bekommen, wie der Austausch mit Stellen läuft, die weiter Microsoft 365 einsetzen, und welche Angaben Ihre Vergabeunterlagen verlangen.
