KI und Office für Behörden: vier Aufgaben aus dem Verwaltungsalltag

Ausgangslage im öffentlichen Sektor

Zwei Anforderungen treffen hier aufeinander, die anderswo getrennt behandelt werden. Erstens soll die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter sinken, ohne dass der Dateiaustausch mit Stellen bricht, die diesen Anbieter weiter einsetzen. Zweitens muss für jede Verarbeitung benennbar sein, wo sie stattfindet und wer daran beteiligt ist, und zwar vor der Beschaffung, nicht danach.

Für Branchen mit Berufsgeheimnis nach § 203 StGB, etwa Kanzleien, Steuerberatung, Gesundheitswesen und öffentlicher Sektor, ist ein geschlossener europäischer Datenfluss oft die Grundvoraussetzung. Das ist eine Aussage über den Bedarf der Branche, nicht über die Erfüllung der Vorschrift durch Nexoria.

Die vier folgenden Aufgaben sind keine Kategorien wie Verwaltungsdigitalisierung, sondern Arbeitsschritte, die an einem gewöhnlichen Verwaltungstag anfallen. Bei zweien liegt ein Produktmerkmal als Beleg vor, bei einer weiteren ebenfalls, und bei der vierten steht ausdrücklich, dass der Beleg offen ist.

Vier Aufgaben und ihr Weg durch Nexoria

Angaben, die in Beschaffung und Datenschutzprüfung abgefragt werden

Die Angaben stehen im freigegebenen Wortlaut der internen Claim Registry, content/claims.yaml. Sie sind bewusst nicht zugespitzt: Wo eine Einschränkung gilt, steht sie in derselben Zeile. Aussagen, für die kein Beleg vorliegt, stehen nicht in dieser Tabelle, sondern im Abschnitt Grenzen.

Grenzen und offene Punkte

Fünf Punkte sprechen gegen die Plattform oder sind schlicht nicht belegt. Sie stehen hier, damit sie in der Beschaffung auftauchen und nicht erst im Betrieb.

• Keine Konformitätszusagen zu Verwaltungsvorschriften. Nexoria sagt nicht zu, eine bestimmte verwaltungsrechtliche Vorgabe zu erfüllen. Solche Vorgaben verpflichten Verwaltungen, nicht ihre Anbieter, und sie sind für ein Softwareprodukt kein definierter Prüfgegenstand. Beschrieben wird deshalb, was das Produkt tut, und nicht, welche Vorschrift es erfüllt.
• EVB-IT ist nicht vorbelegt. Welche EVB-IT-Vertragsart im Einzelfall passt und welche Anlagen der Anbieter beibringt, ist nicht veröffentlicht. Das gehört in das Vergabeverfahren und wird dort geklärt, eine Aussage an dieser Stelle wäre eine Zusicherung ohne Grundlage.
• Keine Zertifizierung des Anbieters. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. Wenn die Vergabeunterlagen eine Zertifizierung des Anbieters verlangen, erübrigt sich der Rest.
• Kein Fachverfahren. Nexoria ersetzt keine Fachanwendung für Antragsbearbeitung, Kasse oder Meldewesen. Automatisierungen verbinden die Plattform mit externer Software, welche Anbindung im Einzelfall möglich ist, klärt sich am konkreten System.
• Anbieter mit großer Organisation gefordert. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer und keine weiteren Beschäftigten. Wer personelle Redundanz als Eignungskriterium führt, sollte das offen prüfen. Die Antwort dazu steht in der Übersicht für Einkauf und Datenschutzprüfung.

Häufige Fragen

Nächster Schritt

Der belastbarste Test ist der eigene Dateibestand. In einem Gespräch klären wir, welche Fachbereiche eigene Workspaces bekommen, wie der Austausch mit Stellen läuft, die weiter Microsoft 365 einsetzen, und welche Angaben Ihre Vergabeunterlagen verlangen.