Plattform-Anleitung: vom ersten Schritt zur täglichen Routine

So nutzen Sie Nexoria optimal

Alle Tools und Funktionen im Überblick, mit den Auslösewörtern für den KI-Chat und konkreten Anwendungsbeispielen.

Stand: 23.09.2026

Neu einsteigen: KI-Wissenssuche im Unternehmen einführen

Der Pilot-Leitfaden mit Prüfprotokoll zeigt, wie Sie Dokumente vorbereiten, Antworten und Quellen prüfen und den getesteten Umfang abnehmen.

Software auswählen und Wissen sichern

Die Auswahlhilfe für Wissensmanagement-Software vergleicht Wiki, Ablage und KI-Suche mit einer ausfüllbaren Checkliste. Der Leitfaden zur Wissenssicherung beim Mitarbeiterwechsel enthält einen Übergabeablauf und eine Vorlage.

KI-Chat: Ihr persönlicher Assistent

Nex versteht natürliche Sprache. Formulieren Sie Ihre Anfragen so, wie Sie mit einem Kollegen sprechen würden. Nachfolgend finden Sie alle verfügbaren Tools, gruppiert nach Kategorie. Wenn Sie zuerst wissen möchten, wofür der Assistent gedacht ist: Nex im Überblick, von Internet-Recherche bis Aufgaben und Termine.

Wissensbasis & Websuche

Durchsuchen, finden und verwalten Sie Ihr gesamtes Unternehmenswissen.

Wissenssuche

Auslösewörter: suche, finde, was sagt, gibt es Infos zu, durchsuche

Die Wissensbasis wird automatisch bei jeder Frage durchsucht, kein spezielles Auslösewort nötig. Stellen Sie einfach Ihre Frage und der Assistent findet die passenden Dokumente.

Anwendungsbeispiele:

• "Suche in der Wissensbasis nach unseren Urlaubsregelungen"
• "Finde alles zum Thema Datenschutz in unseren Dokumenten"
• "Was sagt unser Handbuch zur Homeoffice-Regelung?"
• "Gibt es Infos zu den neuen Compliance-Richtlinien?"

Websuche

Auslösewörter: suche im Internet, recherchiere im Internet, recherchiere online, such im internet, was sagt das internet, such mal im netz, online, internet

Die Internetsuche läuft über eine eigene Suchinfrastruktur auf deutschen Servern. Suchanfragen werden nicht an Bing oder Google weitergeleitet.

Anwendungsbeispiele:

• "Suche im Internet nach aktuellen DSGVO-Änderungen 2026"
• "Recherchiere online die neuesten Trends im Projektmanagement"
• "Was gibt es im Web zu den neuen EU-Regulierungen?"

Dokument-Upload im Chat

Laden Sie ein PDF, Bild oder Word-Dokument direkt im Chat hoch. Der Assistent analysiert den Inhalt und beantwortet Ihre Fragen dazu.

Dokument analysieren

Laden Sie ein PDF, Bild oder Word-Dokument direkt im Chat hoch. Der Assistent analysiert den Inhalt und beantwortet Ihre Fragen dazu. Folgefragen zum Dokument sind möglich, und Sie können zusätzlich eine Internetrecherche zum Thema starten.

Anwendungsbeispiele:

• "Was steht in dem Dokument?"
• "Fasse die wichtigsten Punkte zusammen"
• "Recherchiere im Internet ob diese Zahlen aktuell sind"

Dokumente und Präsentationen im Nex KI-Chat erstellen

Erstellen Sie technische Berichte (PDF), Präsentationen (PPTX) und Dokumentenvergleiche aus Dokumenten oder per Internet-Recherche, quellengetreu, mit KI-generierten Bildern, Tabellen und Diagrammen. Wie ein fertiges Ergebnis aussieht, zeigt die Seite Dokumente und Präsentationen direkt im Nex KI-Chat erstellen, am Beispiel einer Präsentation aus einer PDF-Marktanalyse.

Technischer Bericht

Auslösewörter: erstelle einen Bericht, technischer Bericht, PDF-Bericht, Report, Studie, Dokumentation, Handbuch

Mehrseitiger PDF-Bericht im A4-Format mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Kapiteln, Tabellen, Diagrammen und Quellenverzeichnis. Zahlen, Werte und Quellenbezüge müssen am Quelldokument geprüft werden; auch eine KI-generierte Ausarbeitung kann Fehler enthalten. Optional mit KI-generiertem Hintergrundbild und Farbpalette.

Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle einen technischen Bericht basierend auf diesem Dokument"
• "Generiere eine Studie über die Quartalsergebnisse als PDF"
• "Erstelle einen Bericht mit Inhaltsverzeichnis, Kapiteln und Quellenverweise"
• "Technischer Bericht: Alle Tabellen und Diagramme aus dem Dokument übernehmen"

Technische Präsentation

Auslösewörter: erstelle eine Präsentation, Präsentation, Folien, Slides, PowerPoint, PPTX

PPTX-Präsentation mit Titelfolie, Inhaltsverzeichnis, Datenfolien (Tabellen + Diagramme), Zusammenfassung und Quellenfolie. Folienanzahl, Sprache, Hintergrundstil und Farbschema werden in den Einstellungen festgelegt. Quellengetreu: Alle Zahlen direkt aus dem Dokument.

Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle eine technische Präsentation über unsere Quartalsergebnisse"
• "Mach mir eine Kundenpräsentation basierend auf diesem Dokument"
• "Erstelle eine Präsentation mit Tabellen und Diagrammen aus dem Bericht"
• "Präsentation über die wichtigsten Ergebnisse der Studie erstellen"

Dokumentenvergleich

Auslösewörter: vergleiche, Vergleich, Gegenüberstellung, Delta, Unterschiede, was hat sich geändert

Vergleicht 2-5 Dokumente und erstellt eine Delta-Analyse: Welche Kennzahlen haben sich geändert? Ergebnis als PDF-Bericht oder PPTX-Präsentation mit farblich hervorgehobener Δ-Spalte (grün = positiv, rot = negativ).

Anwendungsbeispiele:

• "Vergleiche diese beiden Quartalsberichte und zeige die Entwicklung"
• "Was hat sich zwischen Q1 und Q2 geändert?"
• "Gegenüberstellung der beiden Angebote, als PDF-Bericht"
• "Vergleiche die Dokumente und erstelle eine Präsentation mit Delta-Tabelle"

Internet-Recherche

Auslösewörter: recherchiere, recherche im Internet, suche im Internet und erstelle, online recherchieren, Internet

Kein Dokument nötig: Die KI recherchiert automatisch im Internet, sammelt Quellen und erstellt daraus eine vollständige Präsentation oder einen technischen Bericht.

Anwendungsbeispiele:

• "Recherchiere im Internet zu erneuerbaren Energien und erstelle eine Präsentation"
• "Suche im Internet nach Lebensmittelpreisen 2020-2025 und erstelle einen Bericht"
• "Recherchiere Überfischung im Atlantik und erstelle eine technische Präsentation daraus"

Dokument exportieren

Auslösewörter: erstelle ein PDF, exportiere als Word, generiere ein Dokument

Einfacher 1:1-Export ausgewählter Seiten als PDF oder Word, ohne zusätzliche Kapitelstruktur oder Diagramme. Für strukturierte Berichte nutzen Sie den „Technischen Bericht".

Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle ein PDF aus den ausgewählten Seiten"
• "Exportiere das Dokument als Word-Datei"
• "Generiere eine Zusammenfassung als PDF"

Dokumentenanalyse im Nex KI-Chat

Analysieren Sie Dokumente, extrahieren Sie Tabellen, erstellen und befüllen Sie Vorlagen und führen Sie Datenanalysen durch.

Dokument analysieren

Auslösewörter: analysiere das Dokument, was steht in der Rechnung, fasse das PDF zusammen Anwendungsbeispiele:

• "Analysiere die hochgeladene Rechnung und zeige mir die Positionen"
• "Was steht in dem Vertrag zu den Kündigungsfristen?"
• "Fasse die 20-seitige Studie in 5 Sätzen zusammen"

Tabellen exportieren

Auslösewörter: exportiere die Tabelle, als Excel, als CSV Anwendungsbeispiele:

• "Exportiere die Tabelle von Seite 3 als Excel"
• "Speichere alle Tabellen aus dem Dokument als CSV"
• "Erstelle eine Excel-Datei mit den Rechnungspositionen"

Vorlage erstellen

Auslösewörter: mach eine Vorlage daraus, erstelle ein Template, Vorlage aus diesem Dokument Anwendungsbeispiele:

• "Mach aus dieser Rechnung eine wiederverwendbare Vorlage"
• "Erstelle ein Template aus dem Angebotsdokument"
• "Extrahiere die Struktur als Vorlage: Logo, Farben und Layout beibehalten"

Vorlage ausfüllen

Auslösewörter: erstelle eine Rechnung, fülle die Vorlage aus, Rechnung für Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle eine Rechnung für Max Musterhaus GmbH über 3 Positionen"
• "Fülle die Vorlage aus: Gartenarbeiten 500€, Malerarbeiten 800€, jeweils zzgl. 19% MwSt"
• "Erstelle ein Angebot für Firma Schmidt mit unserer Angebotsvorlage"

Datenanalyse

Auslösewörter: erstelle eine Auswertung, Pivot-Tabelle, aggregiere die Daten, analysiere mit Python Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle eine Auswertungstabelle nach Projekt und Mitarbeiter"
• "Berechne die Gesamtkosten pro Kategorie und exportiere als Excel"
• "Aggregiere die Arbeitszeitdaten nach Tätigkeitsfeld"
• "Erstelle eine Pivot-Tabelle mit Umsatz pro Quartal und Region"

Aufgaben & Erinnerungen

Erstellen und verwalten Sie Aufgaben direkt im Chat, auch an Workspaces und Kollaborationspartner. Der Assistent erkennt automatisch Personennamen, Deadlines und Prioritäten aus Ihrer Nachricht.

Aufgabe erstellen

Auslösewörter: erstelle eine Aufgabe, erinnere mich, neue Aufgabe, Aufgabe für, task erstellen, to-do, Aufgabe im Workspace Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle eine Aufgabe für Max Mustermann: Videos bearbeiten bis nächste Woche"
• "Erinnere mich am 13.05. an den Vertrag mit Kunde A"
• "Neue Aufgabe: Quartalsbericht erstellen, Deadline 30. Juni"
• "Aufgabe für das Team: Präsentation vorbereiten bis zum 20. Mai"
• "Erstelle eine Aufgabe im Workspace New Fire + Nexoria: Quartalsbericht prüfen bis Freitag"
• "Erstelle eine Aufgabe für Max: Quartalsbericht vorbereiten bis nächsten Freitag"

Aufgaben anzeigen

Auslösewörter: zeig meine Aufgaben, was steht an, offene Aufgaben, To-Do-Liste, was muss ich tun Anwendungsbeispiele:

• "Was steht diese Woche an?"
• "Zeige meine offenen Aufgaben"
• "Welche Tasks sind überfällig?"
• "Was muss ich heute noch erledigen?"

Kalender

Termine erstellen, anzeigen, ändern und löschen. Kalender können Workspaces zugeordnet werden. Alle Mitglieder sehen die Termine, auch Kollaborationspartner.

Termin erstellen

Auslösewörter: erstelle einen Termin, plane ein Meeting, trage ein, neuer Kalendereintrag, Event erstellen, meeting

Der Assistent erkennt Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Beschreibung automatisch.

Anwendungsbeispiele:

• "Erstelle einen Termin: Teammeeting am Mittwoch um 14 Uhr"
• "Plane ein Meeting mit dem Marketing-Team für Freitag 10 Uhr"
• "Trage einen Kundentermin ein: Firma Schmidt, 15. Mai um 11:00"
• "Erstelle einen ganztägigen Termin: Betriebsausflug am 20. Juni"
• "Workspace-Kalender: In den Kalender-Einstellungen können Sie einen Kalender einem Workspace zuordnen. Alle Mitglieder sehen ihn automatisch"
• "Erstelle ein Meeting nächsten Montag von 12-13 Uhr: Geschäftsführung, Thema: Quartalsplanung"

Termine anzeigen

Auslösewörter: zeig meinen Kalender, was steht nächste Woche an, Termine morgen, meine Termine, Kalender zeigen Anwendungsbeispiele:

• "Was steht morgen im Kalender?"
• "Zeige meine Termine diese Woche"
• "Welche Meetings habe ich am Freitag?"
• "Was sind meine nächsten 5 Termine?"

Termin ändern / löschen

Auslösewörter: verschiebe den Termin, lösche das Meeting, ändere die Uhrzeit, Termin absagen Anwendungsbeispiele:

• "Verschiebe das Teammeeting auf Donnerstag 15 Uhr"
• "Lösche den Termin am Freitag um 10 Uhr"
• "Ändere die Uhrzeit des Kundenmeetings auf 14:30"
• "Sage den Termin mit Firma Schmidt ab"

Team-Kommunikation

Senden Sie Nachrichten direkt aus dem Chat. Der Empfänger wird automatisch aus dem Satz erkannt.

Team-Nachricht

Auslösewörter: schreibe eine Nachricht, sag dem Team, Nachricht an, informiere Anwendungsbeispiele:

• "Schreib Anna: Das Meeting morgen fällt aus"
• "Sende eine Nachricht an Max: Bitte den Bericht bis Freitag prüfen"
• "Informiere das Team: Neues Update ist live"
• "Teile Lisa mit, dass der Kunde zugesagt hat"

Audio & Texterkennung

Audio- und Bilddateien werden beim Upload automatisch verarbeitet. Audiodateien werden transkribiert, gescannte Dokumente per OCR erkannt.

Audio transkribieren

Auslösewörter: transkribiere, in Text umwandeln, Audiodatei, Meeting-Aufnahme Anwendungsbeispiele:

• "Laden Sie eine Audiodatei in die Wissensbasis hoch, die Transkription erfolgt automatisch"
• "Audio-Formate: MP3, WAV, M4A, OGG werden beim Upload in Text umgewandelt"
• "Der transkribierte Text ist danach über die Wissenssuche durchsuchbar"

OCR / Texterkennung

Auslösewörter: lies den Text, Texterkennung, OCR, erkenne den Text im Bild Anwendungsbeispiele:

• "Laden Sie ein gescanntes Dokument oder Bild hoch, OCR erkennt den Text automatisch"
• "Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, BMP, WebP"
• "Nach dem Upload ist der erkannte Text in der Wissensbasis durchsuchbar"

E-Mail-Integration

E-Mails werden über den FlowHub (Wolken-Symbol oben rechts) verwaltet, mit Gmail- und Outlook-Anbindung. E-Mail gehört zum Zusatzprodukt Mail und Meet, die Konditionen dafür stehen unter Preise für Mail und Meet.

E-Mails verwalten

Auslösewörter: zeig meine E-Mails, E-Mail schreiben, beantworte die E-Mail, Posteingang Anwendungsbeispiele:

• "Öffnen Sie den FlowHub (Wolken-Symbol) und klicken Sie auf E-Mail"
• "Im FlowHub: Neue E-Mail verfassen, beantworten oder weiterleiten"
• "Anhänge können direkt in die Wissensbasis gespeichert werden"

E-Mail verbinden

Auslösewörter: Gmail verbinden, Outlook verbinden, E-Mail einrichten Anwendungsbeispiele:

• "Verbinde mein Gmail-Konto mit Nexoria"
• "Richte die Outlook-Integration ein"
• "Verbinde mein geschäftliches E-Mail-Konto"

Chatbot

Konfigurieren Sie einen KI-Chatbot für Ihre Website, direkt im Dashboard.

Der KI-Chatbot wird im Dashboard unter „Chatbots" konfiguriert. Er beantwortet Besucherfragen auf Ihrer Website basierend auf Ihrer Wissensbasis. Features: Begrüßungsnachricht, Schnellantworten, Gesprächsprotokoll, Live-Operator-Übernahme. Welche Einsatzformen damit möglich sind, beschreibt die Seite Chatbots als Wissensagent, für Terminbuchung und Lead-Generierung.

VoiceBot: KI-Telefonassistent

Richten Sie einen KI-Telefonassistenten ein, der Anrufe entgegennimmt und bearbeitet.

Der VoiceBot wird im Dashboard unter „VoiceBots" eingerichtet. Er nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine, erstellt Aufgaben und leitet an Mitarbeiter weiter. Features: IVR-Menü, DSGVO-Consent, Öffnungszeiten, Warteschleifenmusik. Der VoiceBot ist ein Zusatzprodukt und setzt ein Nexoria-Abo voraus. Kunden mit Nexoria Pro erhalten 10 Prozent Rabatt auf alle VoiceBots. Die Einzelheiten stehen unter VoiceBot: Funktionen, Datenverarbeitung in der EU und Tarife.

Nex Recall: Intelligentes Antwort-Caching

Bewerten Sie Antworten mit Daumen hoch oder runter.

Bewerten Sie Antworten mit Daumen hoch oder runter. Positiv bewertete Antworten werden gespeichert und bei ähnlichen Fragen in Zukunft sofort ausgegeben, ohne Wartezeit und ohne zusätzliche Token-Kosten. So wird die Plattform mit jeder Nutzung schneller und präziser.

Tipps für den KI-Chat

Natürliche Sprache nutzen

Schreiben Sie so, wie Sie sprechen würden. Der KI-Assistent versteht Kontext und Absicht. Starre Befehle sind nicht nötig.

Konkrete Angaben machen

Je mehr Details Sie nennen (Personen, Daten, Fristen), desto präziser das Ergebnis. „Erstelle einen Termin" ist gut. „Erstelle einen Termin mit Anna am Freitag um 14 Uhr" ist besser.

Automatische Erkennung

Der Assistent erkennt automatisch was Sie brauchen: Wissensbasis, Internetrecherche, Aufgabe oder Termin. Sie müssen keine speziellen Befehle kennen.

Folgefragen stellen

Der Chat merkt sich den Kontext. Nach einer Suche können Sie direkt fragen: „Fasse das zusammen" oder „Erstelle daraus eine Aufgabe."

Dokumente hochladen

Laden Sie PDFs, Bilder, Excel-Dateien oder Audio hoch. Der Assistent erkennt den Inhalt und kann ihn analysieren, zusammenfassen oder weiterverarbeiten.