KI-Wissenssuche im Unternehmen einführen: klein beginnen, sorgfältig prüfen

Vor dem Pilot

Dieser Leitfaden setzt voraus, dass drei Entscheidungen bereits getroffen sind:

• Auswahl vorher treffen: welche Werkzeugart zu Ihren Unterlagen passt. Werkzeugarten, Auswahlkriterien und eine Checkliste für den Vergleich finden Sie unter Wissensmanagement-Software auswählen.
• Sollen vorhandene Ablagen gemeinsam durchsuchbar werden, klären Sie, welches Suchsystem für vorhandene Ablagen passt: Enterprise-Search-Lösungen auswählen.
• Legen Sie fest, womit Sie im eigenen Betrieb anfangen, am besten mit einem wiederkehrenden Vorgang und seinen gültigen Unterlagen: Den ersten Vorgang festlegen.

Stehen diese drei Punkte fest, beginnt der Pilot mit Schritt 1.

1. Einen Arbeitsablauf auswählen

Starten Sie beispielsweise mit Fragen zu einem freigegebenen internen Handbuch. Legen Sie fest, wer die Antworten benötigt, wer die Dokumente verantwortet und wer das Ergebnis fachlich abnimmt. Ein einzelner wiederkehrender Arbeitsablauf lässt sich besser prüfen als ein unbestimmtes Ziel wie „KI für alle“.

Notieren Sie die Ausgangslage: Wie finden Mitarbeitende die Antwort heute? Wie lange brauchen sie einschließlich Prüfung? Welche Fehler treten auf? Dieselben Aufgaben dienen später als Vergleich. Verwenden Sie für den ersten Durchlauf synthetische oder ausdrücklich freigegebene Testdokumente.

2. Dokumente und Zugriffe vorbereiten

Erstellen Sie eine Liste der Testdokumente mit Titel, Version, Gültigkeitsdatum, verantwortlicher Person und vorgesehenem Nutzerkreis. Kennzeichnen Sie alte Fassungen eindeutig. Prüfen Sie bei gescannten PDFs, ob Zahlen, Tabellen und Text tatsächlich lesbar erkannt wurden.

Nexoria verbindet Dateien in Drive, Dokumentensuche und den Assistenten Nex. Legen Sie vor dem Test fest, welche Dateien zum jeweiligen Wissensbereich gehören. Eine Ausgabe ohne passende Fundstelle zählt nicht allein deshalb als richtig, weil sie sprachlich überzeugend ist.

Lassen Sie die Verarbeitung der vorgesehenen Daten vorab intern freigeben. Die Evaluator-FAQ, die Sicherheitsinformationen und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten helfen bei der Prüfung. Bewerten Sie zusätzliche Integrationen und optionale Module gesondert.

3. Testfragen vor dem ersten Durchlauf festlegen

Halten Sie zu jeder Frage die erwartete Antwort, das Quelldokument und die relevante Stelle fest. Ergänzen Sie bewusst Fragen, deren Antwort nicht im Bestand steht. Damit erkennen Sie, ob die Anwendung fehlendes Wissen angemessen kennzeichnet.

Nutzen Sie dafür das Prüfprotokoll mit 20 Testfällen (Markdown-Datei). Die Beispiele enthalten keine echten Kunden- oder Personaldaten.

4. Antworten, Quellen und Zeit getrennt bewerten

Prüfen Sie jede Antwort fachlich und öffnen Sie die angegebene Fundstelle. Eine vorhandene Quellenangabe allein beweist nicht, dass die Quelle die Aussage trägt. Bewerten Sie getrennt: richtige Antwort, passende Fundstelle, korrekte Version, Einhaltung der Zugriffsrechte und vollständige Kennzeichnung von Unsicherheit.

Messen Sie die gesamte Bearbeitungszeit einschließlich Nachlesen und Korrektur. Vergleichen Sie denselben Fragensatz mit dem bisherigen Arbeitsablauf. Notieren Sie Datum, Nutzerrolle, Dokumentenstand und sichtbare Einstellungen, damit Wiederholungen vergleichbar bleiben.

Formulieren Sie Abnahmekriterien vorab: Welche Fehlertypen schließen einen Rollout aus? Welche Qualitätsanforderungen gelten für diesen Arbeitsablauf? Vertrauliche Inhalte dürfen nicht durch einen unberechtigten Testzugriff offengelegt werden. Eine pauschale Prozentzahl für alle Einsatzfälle ist dafür kein Ersatz.

5. Änderungen gezielt nachprüfen

Ändern Sie in den Testdaten eine freigegebene Regel und prüfen Sie anschließend, welche Fassung gefunden wird. Testen Sie zusätzlich den Entzug eines Zugriffs und das Entfernen eines Testdokuments. Dokumentieren Sie den beobachteten Zeitpunkt der Aktualisierung.

Wiederholen Sie fehlgeschlagene Fälle nach einer Korrektur. Ein einzelner erfolgreicher Durchlauf genügt nicht, wenn das Problem zuvor wechselhaft auftrat. Lassen Sie kritische Antworten von einer zweiten fachkundigen Person prüfen.

6. Über Fortsetzung oder Nachbesserung entscheiden

Fassen Sie das Ergebnis auf einer Seite zusammen: getesteter Arbeitsablauf, Dokumentenbestand, Testkonten, offene Fehler, gemessene Bearbeitungszeit und Entscheidung. Rollen Sie nur den geprüften Umfang aus. Benennen Sie eine verantwortliche Person für neue Dokumentversionen und wiederkehrende Kontrollen.

Maßgeblich für Ihren Einstieg sind die aktuellen Preise und Konditionen. Für die Bedienung einzelner Funktionen nutzen Sie die Plattform-Anleitung; einen passenden Einstieg können Sie mit Nexoria besprechen.