Verstreute Unternehmensdateien zu nutzbarem Firmenwissen machen

Was ist Firmenwissen?

Firmenwissen ist das, was in den Unterlagen eines Unternehmens steht: Angebote, Verträge, Protokolle, Handbücher, Auswertungen, Korrespondenz. Es liegt in Dateien, nicht nur in Köpfen. Zu nutzbarem Firmenwissen wird dieser Bestand erst, wenn zwei Bedingungen zusammenkommen.

• Erschlossen. Die Inhalte der Dateien sind maschinell ausgewertet, nicht nur ihre Namen und Ordnerpfade. Wer eine Frage stellt, muss nicht wissen, in welchem Dokument die Antwort steht.
• Rechtegeprüft. Beim Abruf wird geprüft, wer den Inhalt sehen darf. Ohne diese Prüfung ist eine Wissenssuche eine Datenschutzbaustelle, kein Fortschritt.

Fehlt die erste Bedingung, findet niemand etwas. Fehlt die zweite, findet jeder alles. Beide Fehler kommen in der Praxis vor, und beide werden erst sichtbar, wenn eine KI auf den Bestand gelassen wird.

Warum verstreute Dateien noch kein Firmenwissen sind

In den meisten Unternehmen liegt der Bestand nicht an einem Ort, sondern verteilt über Netzlaufwerke, persönliche Cloud-Ordner, Postfächer und lokale Rechner. Gesucht wird darin über Dateinamen und Volltext. Beides setzt voraus, dass die suchende Person die richtigen Wörter kennt: den Projektnamen, die Kundennummer, die Formulierung, die im Dokument tatsächlich verwendet wurde.

Daraus folgen drei wiederkehrende Muster. Erstens wird nachgefragt statt gesucht, weil eine Kollegin schneller antwortet als die Suche. Zweitens entsteht Arbeit doppelt, weil das vorhandene Ergebnis nicht gefunden wurde. Drittens wandern Inhalte in Werkzeuge, die niemand freigegeben hat, weil sie dort scheinbar besser auffindbar sind. Das dritte Muster ist das teuerste, weil es den Bestand nicht nur zersplittert, sondern aus der Kontrolle nimmt.

Eine Wissensdatenbank von Hand zu pflegen löst das Problem nur scheinbar. Sie verlagert es in eine zweite Ablage, die gepflegt werden muss und die veraltet, sobald die Pflege aussetzt.

Wie aus Dateien Firmenwissen wird

Der technische Weg ist bei allen Systemen dieser Art ähnlich und lässt sich in fünf Schritten beschreiben. Er gilt unabhängig vom Anbieter.

• Ablegen. Die Dateien kommen an einen gemeinsamen Ort, damit es einen Bestand gibt, über den überhaupt gesprochen werden kann.
• Indexieren. Aus jeder Datei wird der Text gewonnen, in Abschnitte zerlegt und in eine mathematische Darstellung überführt, die Bedeutung abbildet. Diese Darstellungen heißen Embeddings.
• Suchen. Eine Frage wird in dieselbe Darstellung überführt und mit den Abschnitten verglichen. Gefunden wird, was inhaltlich passt, auch wenn kein Wort wörtlich übereinstimmt.
• Belegen. Zu jedem Treffer wird das Quelldokument mitgeliefert. Ohne diesen Schritt ist eine Antwort nicht überprüfbar.
• Antworten. Ein Sprachmodell formuliert aus den gefundenen Abschnitten eine Antwort. Dieses Verfahren heißt Retrieval Augmented Generation, kurz RAG. Ausführlich beschrieben wird es auf der Seite Enterprise Search.

Entscheidend ist, an welcher Stelle die Zugriffsrechte greifen. Werden sie erst nach der Suche angewendet, kann eine Antwort Inhalte enthalten, die der fragenden Person nicht offenstehen. Diese Frage sollte bei jedem Anbieter vor der Funktionsliste geklärt werden.

Welche Optionen gibt es?

Es gibt mehr als einen sinnvollen Weg, und nicht jeder führt zu Nexoria. Vier Wege sind gebräuchlich.

• Alles lassen, wie es ist. Die Ablage bleibt, gesucht wird über Dateinamen und Volltext. Das kostet nichts und reicht, solange der Bestand klein ist und die Beteiligten wissen, wonach sie suchen.
• Eine redaktionelle Wissensdatenbank aufbauen. Wissen wird von Hand aufgeschrieben und gepflegt. Der Vorteil ist die redaktionelle Qualität, der Preis ist dauerhafter Pflegeaufwand neben den Originaldateien.
• Die vorhandene Suite um deren KI erweitern. Wer ohnehin Microsoft 365 einsetzt, kann Copilot hinzubuchen. Copilot ist dort ein separat zu lizenzierendes Zusatzprodukt, die Einzelheiten stehen im Vergleich mit Microsoft Copilot.
• Selbst betreiben. Quelloffene Software wie Nextcloud lässt sich im eigenen Haus oder bei einem deutschen Hoster betreiben. Wer die volle Kontrolle über den Betrieb will, ist damit gut bedient. Was dabei zu bedenken ist, steht im Vergleich mit Nextcloud.

Der fünfte Weg ist der, den Nexoria geht: Ablage und Wissenszugang sind dasselbe System. Das lohnt sich, wenn der Bestand ohnehin umziehen soll, wenn Zugriffsrechte auch für KI-Antworten gelten müssen und wenn die Verarbeitung in Deutschland und der EU bleiben soll. Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, ist einer der anderen vier Wege wahrscheinlich der günstigere.

Wie Nexoria daraus Firmenwissen macht

Dateien als Wissensquelle

Nexoria Drive ist der Cloud-Speicher der Plattform und zugleich die Quelle des Firmenwissens. Das Laufwerk fügt sich in den Windows-Explorer ein, Dateien werden dort verwaltet, synchronisiert und stehen auch offline zur Verfügung. Es gibt keine zweite Ablage nur für Nex: Was abgelegt und freigegeben ist, ist die Wissensbasis.

Indexierung

Freigegebene Inhalte werden indexiert und stehen danach in der Dokumentensuche und in Nex bereit. Aufnahmen, Scans und Bilder erschließt die Audio- und Texterkennung, also Transkription und Texterkennung auf gescannten Unterlagen, bevor die erkannten Inhalte in denselben Index gehen. Dokument-Embeddings, Analyse und semantische Suche laufen dabei vollständig lokal auf deutschen Servern.

Semantische Suche

Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces nach Bedeutung, nicht nach Stichwörtern. Sie kombiniert dafür Stichwortsuche und semantische Suche, in der Produktbeschreibung als Hybrid-Retrieval bezeichnet. Sie steht im KI Chat und zusätzlich als eigenes Suchfenster zur Verfügung und verbraucht keine KI Tokens. Auch bei aufgebrauchtem Token-Kontingent bleibt der Zugriff auf das eigene Wissen also erhalten.

Quellen

Jedes Ergebnis nennt das Quelldokument, dazu gibt es eine Vorschau mit Tabellen, Bildern und Formatierung. Antworten von Nex tragen dieselbe Quellenreferenz. Damit ist jede Aussage bis zur Ausgangsdatei zurückverfolgbar, und genau das unterscheidet eine belegte Antwort von einer plausibel klingenden.

KI-Chat

Nex ist der KI-Assistent und die Hauptoberfläche der Plattform. Er arbeitet auf dem freigegebenen Firmenwissen des jeweiligen Workspaces, fasst Dokumente zusammen, analysiert sie, legt Aufgaben und Termine an und stößt Automatisierungen an. Auf Wunsch kommt eine Internet-Recherche mit Quellenangabe dazu.

Rechte und Workspaces

Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen. Es gibt die Rollen Admin, Mitglied und Betrachter. Dieselben Rechte gelten für Suche, Nex und Chatbots gleichermaßen. Nicht jeder Mitarbeiter sieht automatisch den gesamten Bestand, und das ist der Punkt, an dem Firmenwissen und Datenschutz zusammenfallen statt in Konflikt zu geraten.

Office-Weiterverarbeitung

Was gefunden wurde, muss weiterverwendet werden können. Doc, Calc und Slides sind die Office-Apps für Texte, Tabellen und Präsentationen, mit voller Kompatibilität zu .docx, .xlsx und .pptx. DocStudio erzeugt direkt im Chat Präsentationen, Berichte und Dokumentenvergleiche aus den freigegebenen Inhalten, jeweils mit Quellenreferenz. Der Weg von der Frage zum fertigen Dokument bleibt damit in einem System.

Mail und Meet als optionale zusätzliche Wissensquellen

Ein Teil des Firmenwissens entsteht nicht in Dateien, sondern in Korrespondenz und Besprechungen. Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an, Nexoria Meet führt Videokonferenzen mit Live-Transkription durch. Relevante Verläufe und Protokolle erweitern dann die Wissensbasis. Beides ist ein gemeinsames Zusatzprodukt und ausdrücklich optional: ohne Buchung stützt sich das Firmenwissen allein auf die Dateien in Nexoria Drive. Die Transkription in Meet setzt die aktive Zustimmung jedes Teilnehmers voraus, es gibt keine stille Aufzeichnung.

Voraussetzungen

Datenschutz und Infrastruktur

Firmenwissen zentral zu machen heißt, den gesamten Bestand an einer Stelle zusammenzuführen. Deshalb gehört an diese Stelle die Frage, wo verarbeitet wird und wer daran beteiligt ist, und nicht ans Ende einer Broschüre.

Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat.

Nexoria ist auf die Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ausgelegt. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar.

Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. Alle eingesetzten Dienstleister stehen namentlich im Verzeichnis nach Art. 30.

Konkrete Funktionen

Vergleich zur klassischen Dateiablage

Die linke Spalte beschreibt das übliche Muster aus Netzlaufwerk oder Cloud-Ordner mit Datei- und Volltextsuche, nicht ein bestimmtes Produkt. Einzelne Anbieter stehen auf den Vergleichsseiten mit Fundstelle und Prüfdatum.

Grenzen, wann Nexoria nicht passt

Diese Seite ist keine Empfehlung für jeden Fall. Es gibt Konstellationen, in denen Nexoria die falsche Wahl ist, und es ist billiger, das hier zu lesen als im Projekt zu merken.

• Zertifizierung als Vergabevoraussetzung. Nexoria ist weder nach ISO 27001 noch nach SOC 2 zertifiziert, ein Zertifizierungsverfahren ist derzeit nicht terminiert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich am BSI IT-Grundschutz und sind umgesetzt, konkret an den Bausteinen ORP.4, CON.1, APP.5.3 und OPS.1.1.5. Das ersetzt kein Zertifikat. Eine Zertifizierung setzt ein externes Audit voraus, ein solches Verfahren ist derzeit weder beauftragt noch terminiert. Wenn Ihre Vorgaben eine Zertifizierung des Anbieters verlangen, erübrigt sich der Rest.
• Eigenbetrieb ist Pflicht. Wenn der Bestand das eigene Rechenzentrum nicht verlassen darf, ist quelloffene Software der richtige Weg. Der Vergleich mit Nextcloud geht auf dieses Betriebsmodell im Einzelnen ein.
• Sehr große Altbestände. Im Tarif enthalten sind 10 GB je Unternehmen beziehungsweise 20 GB je Unternehmen. Darüber hinaus kostet Speicher 0,20 Euro je GB und Monat. Bei Beständen im Terabyte-Bereich ist das ein eigener Kostenblock, der vor der Entscheidung gerechnet gehört.
• Andere Betriebssysteme als Windows. Dokumentiert ist Nexoria Drive als virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer. Zu anderen Betriebssystemen liegt keine veröffentlichte Angabe vor, deshalb steht hier keine.
• Anbieter mit großer Organisation gefordert. Hinter Nexoria stehen zwei Gründer und keine weiteren Beschäftigten. Wer eine Organisation mit tiefer personeller Redundanz verlangt, sollte das offen prüfen. Die Antwort dazu steht in der Übersicht für Einkauf und Datenschutzprüfung.
• Belege für Suchqualität gefordert. Zur Trefferqualität der Dokumentensuche liegt keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik vor, ebenso wenig ein Kundenfall mit veröffentlichten Messwerten. Wer eine belastbare Zahl braucht, bekommt sie hier nicht, sondern nur eine Demonstration am eigenen Bestand.

Häufige Fragen

Nächster Schritt

Der belastbarste Test ist der eigene Bestand. In einem Gespräch klären wir, welche Ablagen zusammengeführt werden, wie die Workspaces geschnitten werden und was die Indexierung Ihrer Datenmenge kostet.