Dokumentensuche: Unternehmensdokumente nach Bedeutung finden, mit Quelle

Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch, im KI-Chat und in einem eigenen Suchfenster, und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle. Sie ist die Enterprise Search der Nexoria-Plattform; was der Begriff allgemein bedeutet, erklärt das Glossar: Was ist Enterprise Search?

Die Suche ist damit die Schicht zwischen Ablage und Antwort: Der Bestand kommt aus Nexoria Drive und aus eingerichteten Anbindungen, und auf demselben Index arbeitet auch Nex, wenn er eine Frage beantwortet. Wer nur ein Dokument sucht, nimmt das Suchfenster. Wer eine ausformulierte Antwort braucht, fragt im Chat. Die Grundlage ist beide Male dieselbe.

Nexoria Drive, die Dokumentensuche und der KI-Assistent Nex bilden den Kern der Nexoria-Plattform. Welche Bausteine darauf aufbauen, zeigt die Bausteinübersicht.

Bei der Suche in Unternehmen können unterschiedliche Formulierungen zum Hindernis werden. Im Vertrag steht Kündigungsfrist, gesucht wird nach Ausstiegsklausel. Im Protokoll steht Lieferverzögerung, gesucht wird nach Terminverschiebung. Eine reine Stichwortsuche ohne passende Sprachverarbeitung oder Synonyme kann solche Stellen übersehen. Zusätzlich muss das Dokument überhaupt zum indexierten und freigegebenen Suchbestand gehören.

Quellenangabe und Dokumentvorschau verbinden den Suchtreffer mit der passenden Stelle. So kann Ihr Team Ergebnisse direkt im Original nachvollziehen und mit dem gefundenen Wissen weiterarbeiten. Das erleichtert auch neuen Mitarbeitenden den Einstieg in gewachsene Dokumentenbestände.

Beide Suchen haben ihren Platz, sie setzen aber an unterschiedlichen Stellen an.

Die Dateisuche von Windows erschließt laut Microsoft Dateien über die Taskleiste und den Explorer. Im Explorer wählen Sie zum Beispiel ein Laufwerk oder einen Ordner; je nach Konto und Einstellungen erscheinen auch Cloud-Dateien. Der lokale Suchindex erfasst im klassischen Modus standardmäßig Dokumente, Bilder, Musik und Desktop. Welche Dateiinhalte indexiert werden, hängt von Dateityp und Einstellungen ab. Auf Copilot+-PCs ergänzt semantische Indizierung die herkömmliche Suche.

Die Dokumentensuche von Nexoria durchsucht den freigegebenen, indexierten Bestand eines Workspaces, also das Wissen, das Ihr Team gemeinsam nutzt. Sie findet Inhalte nach ihrer Bedeutung und nennt zu jedem Treffer das Quelldokument mit einer Vorschau des Fundorts und sucht nur im Workspace, dem sie zugeordnet ist. Auf derselben Grundlage beantwortet Nex Fragen mit Quellenangabe.

Den vertrauten Weg über den Explorer behalten Sie dabei: Unter Windows fügt sich Nexoria Drive als Laufwerk in den Explorer ein. Freigegebene Inhalte werden indexiert und stehen danach in der Dokumentensuche bereit.

• Sie kennen Dateinamen oder Ablageort und suchen auf Ihrem eigenen Gerät: Die Dateisuche von Windows führt Sie dorthin.
• Sie kennen den Inhalt, aber nicht den Dateinamen, oder suchen im gemeinsamen Bestand Ihres Teams: Die Dokumentensuche findet die passende Stelle und nennt die Quelle.

Eine Volltextsuche gleicht Suchbegriffe mit den indexierten Wörtern eines Dokuments ab; je nach System werden dabei Wortformen normalisiert oder hinterlegte Synonyme berücksichtigt. Eine semantische Dokumentensuche überführt Textabschnitte und Anfrage in Einbettungen, also numerische Darstellungen, in denen Nähe für inhaltliche Ähnlichkeit steht, und vergleicht so ihre Bedeutung. Eine Frage nach der Ausstiegsklausel kann dadurch einen Absatz zur Kündigungsfrist auffindbar machen. Wie das Verfahren im Einzelnen arbeitet und wo seine Grenzen liegen, erklärt das Glossar.

Für die Nexoria Dokumentensuche zählt der indexierte, freigegebene Bestand in Nexoria Drive und in eingerichteten Anbindungen. Dateien aus SharePoint, einem E-Mail-Postfach oder einem Netzlaufwerk, etwa auf einem Fileserver (Dateiserver), übernehmen Sie in diesen Bestand, damit die Suche sie findet. SharePoint, OneDrive und Google Drive lassen sich auf Anfrage außerdem als Wissensquellen anbinden. Die Anbindung richten wir abhängig von Umgebung und Berechtigungen ein. Ebenso prüfen wir auf Anfrage die Anbindung weiterer Speicher, CRM-, ERP- und eigener Systeme. Umfang, Aktualisierung und Berechtigungen werden je Anbindung festgelegt. Wie eine Anbindung abläuft, beschreibt die Seite Anbindungen an SharePoint, OneDrive und Google Drive. Für einen gewachsenen Fileserver beantwortet die Fileserver-Frage in den häufigen Fragen den Weg im Einzelnen.

Gescannte Unterlagen und Aufnahmen macht der Baustein Audio und Texterkennung durchsuchbar; die erkannten Inhalte gehen in denselben Index. Wer welche Treffer sieht, regeln Workspaces: Die Dokumentensuche sucht ausschließlich im Bestand des Workspaces, dem sie zugeordnet ist.

Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Vorgang, etwa einem Projekt oder einem Vertragsbestand, und klären Sie vor der Übernahme drei Punkte:

• Welche freigegebenen Unterlagen gehören dazu? Halten Sie Herkunft, maßgeblichen Dokumentstand und fehlende Unterlagen fest. Prüfen Sie die Indexierung mit Ihren tatsächlichen Dateien.
• Wer darf diese Inhalte sehen? Ordnen Sie den Testbestand passenden Workspaces zu und prüfen Sie Treffer und Quellen mit unterschiedlichen Testkonten.
• Wo werden die Originale weiter gepflegt? Legen Sie fest, wer Änderungen in den Suchbestand übernimmt, damit Antworten nicht auf veralteten Kopien beruhen.

Den Umgang mit Bibliotheken, Metadaten und Rechten vor einem Wechsel beschreibt der SharePoint-Vergleich. Die folgenden Prüfaufgaben setzen einen bereits ausgewählten und freigegebenen Testbestand voraus.

Prüfen Sie Inhalt, Dokumentstand und Zugriff mit einem kleinen freigegebenen Testbestand. Die folgende Tabelle enthält vier Prüfaufgaben für Ihren eigenen Test.

Halten Sie zu jeder Aufgabe Frage, erwartete Quelle, tatsächliches Ergebnis und verwendeten Dokumentstand fest. Ein passender Treffer ist hilfreich; für wichtige Entscheidungen muss die Quelle die konkrete Aussage auch tragen. KI-Antworten können Fehler enthalten.

Das Prüfprotokoll mit 20 Testfällen enthält Vorlagen für Quellentreue (Fall 10), Berechtigung (Fall 16) und Rechteentzug (Fall 17). Vergleichen Sie bei Fall 16 dieselbe Frage mit zwei Testkonten: einem mit Zugriff auf den Workspace und einem ohne. Dokumentieren Sie Suchtreffer, Vorschau und Chatantwort getrennt. Halten Sie bei Fall 17 auch den Beobachtungszeitpunkt nach dem Rechteentzug fest.

Der Leitfaden zur Einführung einer KI-Wissenssuche führt diese Prüfung zu einem Pilot zusammen. Wie das Finden nach Inhalt im Ablagealltag aussieht, zeigt das Beispiel: die Kündigungsfrist finden, ohne den Dateinamen zu kennen. Für einen Test mit Ihren eigenen Unterlagen vereinbaren Sie einen Termin.

• Die Suche arbeitet auf den indexierten Inhalten in Nexoria Drive und in eingerichteten Anbindungen.
• Der Zuschnitt der Workspaces entscheidet, welcher Bestand für wen durchsuchbar ist.
• Gescannte Unterlagen und Aufnahmen macht der Baustein Audio und Texterkennung durchsuchbar.
• Der Aufwand für die Erstindexierung eines vorhandenen Bestands hängt von dessen Größe ab und wird bei der Einrichtung individuell berechnet.
• Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, alle Preise sind Nettopreise.

Die aktuellen Tarife finden Sie unter Preise.

Die Tabelle zeigt Schritt für Schritt, wo die Dokumentensuche welche Daten verarbeitet.

Auch technische Fehlerüberwachung und aktivierte Zusatzdienste wie Nexoria Mail, Nexoria Meet oder der VoiceBot haben eigene Datenwege; die beteiligten Dienstleister nennt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Verarbeitungsorte und Schutzmaßnahmen für die gesamte Plattform beschreibt die Seite Sicherheit und Datenschutz.

• Semantische Suche über den freigegebenen Bestand des Workspaces, in natürlicher Sprache.
• Quellenangabe zu jedem Ergebnis, mit dem Dokument, aus dem es stammt.
• Dokumentvorschau im Suchergebnis, mit Tabellen, Bildern und Formatierung, ohne Download.
• Zwei Zugänge: eigenes Suchfenster außerhalb des Chats und Suche innerhalb von Nex.
• Suchbestand aus Nexoria Drive und aus eingerichteten Anbindungen.
• Gescannte Unterlagen und Aufnahmen durchsuchbar über Texterkennung und Transkription.
• Getrennte Wissensbasis je Workspace, auf Datenbank- und auf Vektorspeicher-Ebene.
• Kein Verbrauch von KI-Tokens, damit auch bei ausgeschöpftem Kontingent verfügbar.

Wo dieser Baustein im Gesamtbild steht, zeigt die Bausteinübersicht.

Gegenübergestellt wird das Verfahren, nicht ein bestimmtes Produkt: eine Volltextsuche über einer Dateiablage gegenüber der Nexoria Dokumentensuche.

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