Die Antwort steht im Haus, nur findet sie niemand über den Dateinamen

Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch, im KI Chat und in einem eigenen Suchfenster, und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle.

Die Suche ist damit die Schicht zwischen Ablage und Antwort: Der Bestand kommt aus Nexoria Drive, und auf demselben Index arbeitet auch Nex, wenn er eine Frage beantwortet. Wer nur ein Dokument sucht, nimmt das Suchfenster. Wer eine ausformulierte Antwort braucht, fragt im Chat. Die Grundlage ist beide Male dieselbe.

Bei der Suche in Unternehmen können unterschiedliche Formulierungen zum Hindernis werden. Im Vertrag steht Kündigungsfrist, gesucht wird nach Ausstiegsklausel. Im Protokoll steht Lieferverzögerung, gesucht wird nach Terminverschiebung. Eine reine Stichwortsuche ohne passende Sprachverarbeitung oder Synonyme kann solche Stellen übersehen. Zusätzlich muss das Dokument überhaupt zum indexierten und freigegebenen Suchbestand gehören.

Dazu kommt der zweite Bruch: Selbst wenn ein Treffer erscheint, ist er meist nur eine Dateiliste. Die eigentliche Arbeit, nämlich zwölf Dokumente zu öffnen und die Stelle zu finden, beginnt danach. Neue Mitarbeitende zahlen dafür am meisten, weil sie die gewachsene Ordnerlogik der letzten Jahre nicht kennen.

Dieser Abschnitt erklärt den Kern der Leistung, deshalb ausführlich. Es geht nicht um eine schnellere Volltextsuche, sondern um ein anderes Verfahren.

1. Schritt 1

   Bestand aufbereiten

   Die freigegebenen Inhalte aus Nexoria Drive werden in Abschnitte zerlegt und in Einbettungen überführt. Diese Berechnung läuft lokal auf den eigenen Servern in Deutschland, die Dokumente verlassen die Umgebung dafür nicht.

2. Schritt 2

   Frage stellen

   Gesucht wird in natürlicher Sprache, im eigenen Suchfenster oder im KI Chat. Eine Suchsyntax ist nicht nötig, ebenso wenig die Kenntnis der Ordnerstruktur.

3. Schritt 3

   Hybrid abgleichen

   Die Anfrage wird sowohl als Stichwortsuche als auch im Bedeutungsraum abgeglichen. Aus beiden Wegen entsteht eine gemeinsame Trefferliste, begrenzt auf den Bestand des jeweiligen Workspaces.

4. Schritt 4

   Ergebnis mit Quelle zeigen

   Die Treffer erscheinen mit dem jeweiligen Quelldokument und einer Vorschau des Fundorts. Im KI Chat wird auf derselben Grundlage eine ausformulierte Antwort erzeugt, die die verwendeten Dokumente nennt.

Für die Nexoria Dokumentensuche zählt der indexierte, freigegebene Bestand in Nexoria Drive. Liegt eine Datei nur in SharePoint, einem E-Mail-Postfach oder einem Netzlaufwerk, gehört sie dadurch noch nicht automatisch zu diesem Suchbestand. Die Suche über einen Workspace ist keine Zusage, dass sämtliche angebundenen Systeme gleichzeitig durchsucht werden.

Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Vorgang, etwa einem Projekt oder einem Vertragsbestand, und klären Sie vor der Übernahme drei Punkte:

• Welche freigegebenen Unterlagen gehören dazu? Halten Sie Herkunft, maßgeblichen Dokumentstand und fehlende Unterlagen fest. Prüfen Sie die Indexierung mit Ihren tatsächlichen Dateien.
• Wer darf diese Inhalte sehen? Ordnen Sie den Testbestand passenden Workspaces zu und prüfen Sie Treffer und Quellen mit unterschiedlichen Testkonten.
• Wo werden die Originale weiter gepflegt? Legen Sie fest, wer Änderungen in den Suchbestand übernimmt, damit Antworten nicht auf veralteten Kopien beruhen.

Eine laufende SharePoint-Synchronisierung ist für diesen Baustein nicht dokumentiert. Den Umgang mit Bibliotheken, Metadaten und Rechten vor einem Wechsel beschreibt der SharePoint-Vergleich. Die folgenden Prüfaufgaben setzen einen bereits ausgewählten und freigegebenen Testbestand voraus.

Eine Quellenangabe allein zeigt noch nicht, ob eine Antwort richtig oder vollständig ist. Prüfen Sie Inhalt, Dokumentstand und Zugriff mit einem kleinen freigegebenen Testbestand. Die folgende Tabelle enthält Prüfaufgaben, keine gemessenen Nexoria-Ergebnisse.

Halten Sie zu jeder Aufgabe Frage, erwartete Quelle, tatsächliches Ergebnis und verwendeten Dokumentstand fest. Ein passender Treffer ist hilfreich; für wichtige Entscheidungen muss die Quelle die konkrete Aussage auch tragen. KI-Antworten können Fehler enthalten.

Das Prüfprotokoll mit 20 Testfällen enthält Vorlagen für Quellentreue (Fall 10), Berechtigung (Fall 16) und Rechteentzug (Fall 17). Vergleichen Sie bei Fall 16 dieselbe Frage mit zwei Testkonten: einem mit Zugriff auf den Workspace und einem ohne. Dokumentieren Sie Suchtreffer, Vorschau und Chatantwort getrennt. Halten Sie bei Fall 17 auch den Beobachtungszeitpunkt nach dem Rechteentzug fest.

Der Leitfaden zur Einführung einer KI-Wissenssuche führt diese Prüfung zu einem Pilot zusammen. Den Weg von der Ablage zur Suchfrage zeigt das Vertragsbeispiel für Cloud-Speicher mit KI. Für einen Test mit Ihren Anforderungen können Sie ein Gespräch vereinbaren.

• Die Suche arbeitet auf indexierten Inhalten. Ohne Bestand in Nexoria Drive gibt es nichts zu durchsuchen.
• Der Zuschnitt der Workspaces entscheidet, welcher Bestand für wen durchsuchbar ist.
• Gescannte Unterlagen und Aufnahmen werden erst über den Baustein Audio und Texterkennung durchsuchbar.
• Der Aufwand für die Erstindexierung eines vorhandenen Bestands hängt von dessen Größe ab und wird bei der Einrichtung individuell berechnet.
• Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, alle Preise sind Nettopreise.

• Semantische Suche über den freigegebenen Bestand des Workspaces, in natürlicher Sprache.
• Hybrid-Retrieval aus Stichwortsuche und Bedeutungssuche, für genaue Kennungen und inhaltliche Fragen.
• Quellenangabe zu jedem Ergebnis, mit dem Dokument, aus dem es stammt.
• Dokumentvorschau im Suchergebnis, mit Tabellen, Bildern und Formatierung, ohne Download.
• Zwei Zugänge: eigenes Suchfenster außerhalb des Chats und Suche innerhalb von Nex.
• Getrennte Wissensbasis je Workspace, auf Datenbank- und auf Vektorspeicher-Ebene.
• Kein Verbrauch von KI Tokens, damit auch bei ausgeschöpftem Kontingent verfügbar.

Wo dieser Baustein im Gesamtbild steht, zeigt die Bausteinübersicht.