Wie eine KI nur auf die Dokumente bestimmter Teams zugreift

Workspaces bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen, Datenbanken strukturieren das Wissen darin.

Ein Workspace ist ein abgegrenzter Arbeits- und Wissensraum innerhalb eines Mandanten. Er führt seine eigene Wissensbasis mit Ordnern und Dokumenten, eigene Datenbanken, Aufgaben, einen zuordenbaren Kalender und eine Mitgliederliste mit Rollen. Er ist damit kein Ordner mit Freigabehäkchen, sondern das Objekt, an dem die Rechte hängen.

Der Unterschied ist praktisch. Eine Freigabe an einem Ordner beschreibt, wer eine Datei öffnen darf. Ein Workspace beschreibt, welcher Wissensbestand für welche Personen und welche Programme überhaupt existiert. Erst die zweite Frage entscheidet, was ein KI-Assistent in einer Antwort verwenden kann.

Firmenwissen soll zentral auffindbar sein, gleichzeitig darf nicht jede Person alles sehen. Personalakten, Vertragsentwürfe, Kalkulationen und Mandantenunterlagen gehören zu unterschiedlichen Kreisen. In gewachsenen Ordnerstrukturen wird dieser Konflikt über hunderte einzelne Freigaben gelöst, die nach einigen Jahren niemand mehr vollständig überblickt.

Ein KI-Assistent verschärft die Lage. Eine semantische Suche findet Inhalte über ihre Bedeutung, nicht über den Dateinamen. Sie fördert damit auch das zutage, wonach niemand gezielt gesucht hätte. Wer eine KI auf einen ungetrennten Gesamtbestand richtet, macht jede versehentliche Freigabe der vergangenen Jahre auf einen Schlag abrufbar.

Die Begrenzung ist keine Anweisung an das Sprachmodell, sondern eine Prüfung davor. Ein Modell, das eine Stelle ignorieren soll, hat den Inhalt bereits gesehen. Eine Prüfung, die vorher greift, liefert ihn gar nicht erst aus. Vier Ebenen greifen ineinander.

1. Schritt 1

   Mandant

   Die oberste Grenze verläuft zwischen Kundenunternehmen. Die Datenisolierung erfolgt pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, zwei Unternehmen teilen sich keinen Index.

2. Schritt 2

   Workspace

   Innerhalb eines Mandanten trennt der Workspace die Wissensräume nach Team, Abteilung oder Projekt. Jeder Workspace hat seine eigene Wissensbasis, die für Suche und Antwort den vollständigen Suchraum bildet.

3. Schritt 3

   Rolle

   Innerhalb eines Workspaces unterscheiden die Rollen Admin, Mitglied und Betrachter. Die Rolle wird je Workspace vergeben, dieselbe Person kann in verschiedenen Räumen verschieden gestellt sein.

4. Schritt 4

   Einzelner Aufruf

   Bei jedem Zugriff prüft der Server die Berechtigung erneut, auf jedem API-Endpunkt. Die Prüfung liegt damit nicht in der Oberfläche, sondern hinter ihr.

Die Workspace-Grenze gilt für jeden Zugang zum Firmenwissen, nicht nur für den Dateibrowser. Das betrifft drei Stellen, an denen sonst je ein eigenes Rechtemodell entstünde.

• Nex, der KI-Assistent, antwortet aus dem Workspace, in dem gefragt wird, und nennt die Quelle aus genau diesem Bestand.
• Die semantische Dokumentensuche durchsucht denselben abgegrenzten Index, im Chat wie im eigenen Suchfenster.
• Ein Chatbot wird genau einem Workspace zugewiesen. Ein Bot für Website-Besucher erhält damit nur den Wissensraum, der für die Öffentlichkeit gedacht ist.

• Ein Nexoria Basisprodukt, Tarif Base oder Pro. Workspaces sind darin enthalten und kein Zusatzprodukt. Die Konditionen stehen auf der Preisseite.
• Inhalte, die als Firmenwissen dienen sollen, liegen in Nexoria Drive und werden dem jeweiligen Workspace zugeordnet.
• Eine Entscheidung darüber, welche Wissensräume es geben soll. Diese Struktur ist eine organisatorische Frage und lässt sich nicht aus einer gewachsenen Ordnerablage ableiten.
• Mitglieder werden per E-Mail-Adresse hinzugefügt und erhalten eine Rolle. Auch Personen außerhalb des eigenen Unternehmens können eingeladen werden.

• Getrennte Wissensräume für Abteilungen und Projekte, jeweils mit eigener Wissensbasis.
• Strukturierte Datenbanken je Workspace, für Inhalte, die nicht als Datei vorliegen.
• Mitgliederverwaltung mit den Rollen Admin, Mitglied und Betrachter.
• Einladung per E-Mail-Adresse, auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
• Collab-Workspaces als gemeinsame Fläche mit externen Partnern.
• Zuordnung eines Chatbots zu genau einem Workspace.
• Aufgaben und Kalender lassen sich einem Workspace zuordnen und sind für dessen Mitglieder sichtbar.
• Automatische Indexierung der Inhalte eines Workspaces für Dokumentensuche und Nex.

Wie das in der Oberfläche aussieht, zeigt die Modulseite mit Bildschirmfotos.