Firmenwissen

Woher der Begriff kommt und wo er normiert ist

Firmenwissen ist ein deutscher Sammelbegriff aus der Unternehmenspraxis. Gleichbedeutend gebraucht werden Unternehmenswissen und Organisationswissen, im Englischen organizational knowledge. Eine verbindliche Festlegung, was zum Firmenwissen zählt und was nicht, gibt es nicht.

Fachlich anschlussfähig ist der Begriff an das Wissensmanagement. Dessen Managementsystemnorm ISO 30401:2018 arbeitet mit dem Begriff organizational knowledge und beschreibt Anforderungen an ein Managementsystem: Kontext, Führung, Rollen, Ziele, Bewertung. Sie beschreibt keine Software und definiert auch keinen technischen Umgang mit Dateien. Wer sich auf sie beruft, meint eine Organisationsaufgabe, nicht ein Werkzeug.

Gebräuchlich, aber ebenfalls nicht normiert, ist die Abstufung von Daten über Informationen zu Wissen: Daten sind ungedeutete Zeichen, Informationen sind Daten in einem Zusammenhang, Wissen ist die Fähigkeit, daraus zu handeln. Für die Praxis ist daran vor allem eines wichtig: Ein Dateibestand ist noch kein Wissen, er ist dessen Rohstoff.

Woraus Firmenwissen besteht und wo es liegt

Praktisch zerfällt Firmenwissen in zwei Teile, die sich völlig unterschiedlich verhalten. Der erste Teil ist aufgeschrieben: Verträge, Angebote, Protokolle, Handbücher, Kalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Tickets. Er ist kopierbar, durchsuchbar und überdauert das Ausscheiden einzelner Personen. Der zweite Teil ist nicht aufgeschrieben: Erfahrung, Einschätzung, das Wissen darüber, wen man fragt und welche Ausnahme bei welchem Kunden gilt. Er ist an Personen gebunden und geht mit ihnen.

Kein Suchsystem der Welt erschließt den zweiten Teil. Was Technik leisten kann, betrifft ausschließlich den ersten. Damit dieser erste Teil nutzbar wird, müssen zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein.

• Auffindbarkeit: Die Inhalte müssen erschlossen sein, nicht nur abgelegt. Ein Dateiname und ein Ordnerpfad sind kein Inhaltsverzeichnis. Gescannte Unterlagen ohne Textebene sind für eine Suche zunächst unsichtbar.
• Zugänglichkeit: Wer welche Unterlage einsehen darf, ergibt sich aus Rolle und Zuständigkeit. Ein System, das alles für alle sichtbar macht, löst das Auffindbarkeitsproblem und schafft ein Datenschutzproblem.

Der zweite Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Sobald ein Assistenzsystem Antworten aus dem Bestand formuliert, muss die Rechteprüfung im Suchschritt liegen. Prüft man erst die fertige Antwort, ist der Inhalt bereits verarbeitet worden.

Welche Wege es gibt, Firmenwissen zu erschließen

Für den aufgeschriebenen Teil haben sich vier Wege eingebürgert, die sich in der Praxis überlagern.

• Strukturierte Ablage: ein Dokumentenmanagementsystem mit Metadaten, Versionen und Aufbewahrungsregeln. Stark bei Nachvollziehbarkeit, schwach, sobald niemand die Metadaten pflegt.
• Redaktionelle Wissensbasis: Wiki, Intranet oder ein Werkzeug wie Confluence, SharePoint oder Notion. Der Inhalt wird für Leser geschrieben. Der Preis ist laufende Redaktionsarbeit, und veraltete Seiten sind schlimmer als keine.
• Suche über den Bestand: ein Index über die vorhandenen Dateien, ohne dass jemand sie vorher aufbereitet. Das ist der Ansatz von Enterprise Search.
• Assistenzsysteme auf dem Bestand: eine Suche, deren Treffer ein Sprachmodell zu einer Antwort mit Fundstelle zusammenfasst. Diese Bauform heißt RAG.

Für den nicht aufgeschriebenen Teil bleiben organisatorische Mittel: Übergabeprotokolle, Hospitationen, Nachbesprechungen, Fachgruppen. ISO 30401 adressiert genau diese Ebene. Software ersetzt sie nicht, sie kann sie höchstens entlasten, indem sie das Nachschlagen billiger macht als das Nachfragen.

Wie Nexoria den Begriff verwendet

Nexoria verwendet Firmenwissen in einer engeren, technisch prüfbaren Bedeutung: gemeint sind die Inhalte der Dateien, die in Nexoria Drive liegen und für einen Workspace freigegeben sind. Beim Ablegen werden diese Inhalte indexiert und stehen danach der Dokumentensuche und dem KI-Assistenten Nex zur Verfügung. Der Baustein Audio und Texterkennung erschließt zusätzlich Aufnahmen, Scans und Bilder, deren erkannter Text ebenfalls in den Index geht.

Die Zugänglichkeit regeln Workspaces und Datenbanken: Sie bestimmen, welche Personen und welche Chatbots welche Inhalte sehen dürfen, und dieselben Rechte gelten für Suche, Chat und Bots. Technisch dahinter steht laut Claim-Registry: Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt.

Zur Suche selbst gibt Nexoria die Funktionsweise an, nicht eine Güte:

Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle.

Wie dieser Weg von der abgelegten Datei bis zur Antwort im Einzelnen aussieht, steht auf der Lösungsseite Firmenwissen aus verstreuten Dateien. Diese Seite hier erklärt nur den Begriff.

Wo die Grenzen liegen

• Das nicht aufgeschriebene Erfahrungswissen bleibt außen vor. Nexoria erschließt Inhalte von Dateien, keine Köpfe. Wer Wissenssicherung als Organisationsaufgabe versteht, bekommt hier ein Werkzeug und keine Lösung.
• Firmenwissen ist bei Nexoria genau das, was abgelegt UND für den jeweiligen Workspace freigegeben ist. Inhalte, die auf lokalen Laufwerken oder in fremden Systemen liegen, sind nicht Teil des Bestandes.
• Welche Dateiformate im Einzelnen indexiert werden, ist öffentlich nicht dokumentiert. Diese Lücke steht so auch auf der Lösungsseite, sie wird hier nicht durch eine Vermutung gefüllt.
• Zur Trefferqualität der Suche gibt es keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik. Deshalb steht auf dieser Website keine Prozentangabe dazu, und diese Seite nennt ebenfalls keine.