KI-Wissensmanagement

Woher der Begriff kommt und wo er normiert ist

Wissensmanagement ist eine betriebswirtschaftliche Disziplin, die sich seit den 1990er Jahren als eigenes Feld etabliert hat. Seit 2018 gibt es dafür eine internationale Managementsystemnorm, ISO 30401. Sie stellt Anforderungen an ein Wissensmanagementsystem einer Organisation: Kontext und Anspruchsgruppen, Führungsverantwortung, Ziele, Ressourcen, Bewertung und Verbesserung. Sie ist nach demselben Muster aufgebaut wie andere Managementsystemnormen und richtet sich an die Organisation, nicht an ein Produkt.

Der Zusatz KI stammt nicht aus der Norm. Er bezeichnet, dass Teilaufgaben des Wissensmanagements mit maschinellen Verfahren erledigt werden, insbesondere mit Sprachmodellen und mit Suchverfahren über gelernte Vektordarstellungen. Für die Bauform, mit der ein Sprachmodell auf einem festgelegten Dokumentenbestand antwortet, gibt es eine Primärquelle, die Arbeit von Lewis und anderen aus dem Jahr 2020. Für den zusammengesetzten Begriff KI-Wissensmanagement gibt es keine.

Was KI im Wissensmanagement übernimmt

Wissensmanagement lässt sich in vier wiederkehrende Tätigkeiten zerlegen. An jeder greifen maschinelle Verfahren an einer anderen Stelle an.

• Erfassen: Inhalte, die nur als Bild oder Tonaufnahme vorliegen, werden in Text überführt. Texterkennung und Transkription erschließen damit Bestände, die vorher für jede Suche unsichtbar waren.
• Ordnen: Statt einer von Hand gepflegten Verschlagwortung entstehen Vektordarstellungen der Textabschnitte. Die Ordnung ist danach nicht mehr sichtbar, sie steckt in den Abständen. Das erspart Pflegeaufwand und kostet Nachvollziehbarkeit.
• Auffinden: Gesucht wird nach Bedeutung statt nach Zeichenkette. Wer die im Dokument verwendete Formulierung nicht kennt, findet die Stelle trotzdem.
• Weitergeben: Aus mehreren Fundstellen entsteht eine formulierte Antwort mit Quellenangabe, statt einer Trefferliste, die noch jemand lesen muss.

Der eigentliche Gewinn liegt nicht bei einer dieser vier Tätigkeiten, sondern in der Kostenverschiebung: Nachschlagen wird billiger als Nachfragen. Genau dann hört ein Bestand auf, totes Archiv zu sein. Umgekehrt gilt: Wenn niemand die Inhalte ablegt, ändert kein Verfahren etwas daran.

Welche Ansätze und Anbieter es gibt

Am Markt gibt es drei Bauformen, die sich in Aufwand und Kontrolle deutlich unterscheiden.

• Aufsatz auf vorhandene Werkzeuge: Das bestehende Wiki, Dateisystem oder Dokumentenmanagement bleibt, eine KI-Funktion wird ergänzt. Geringer Umstellungsaufwand, dafür bleibt der Bestand so verteilt, wie er ist.
• Integrierte Plattform: Ablage, Index, Suche und Assistent stammen von einem Anbieter. Weniger Schnittstellen und eine einheitliche Rechteprüfung, dafür eine engere Bindung an diesen Anbieter.
• Eigenbau: Vektordatenbank, Embedding-Modell und Sprachmodell werden selbst zusammengesetzt. Volle Kontrolle über jeden Baustein, dafür liegt der laufende Betrieb einschließlich Aktualisierung und Rechteprüfung im eigenen Haus.

Quer zu diesen drei Bauformen steht die Frage, wo die Verfahren laufen. Die Berechnung der Vektordarstellungen und die Antwortgenerierung sind zwei getrennte Schritte, die an verschiedenen Orten und bei verschiedenen Anbietern stattfinden können. Wer Wissensmanagement mit KI betreibt, sollte beide Orte kennen, siehe Datenresidenz.

Wie Nexoria das umsetzt

Nexoria ordnet sich selbst als KI-Wissensmanagement auf eigenen Unternehmensdaten ein. Umgesetzt ist das als integrierte Plattform: Die Dateien liegen in Nexoria Drive, ihre Inhalte werden beim Ablegen indexiert, Audio und Texterkennung erschließt zusätzlich Aufnahmen, Scans und Bilder. Gesucht wird über die Dokumentensuche, abgerufen und weiterverarbeitet wird über den Assistenten Nex. Workspaces bestimmen, wer worauf zugreift.

Für die Frage, was mit den Inhalten geschieht, gilt der freigegebene Wortlaut: Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Dazu gehört die Einschränkung: Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat.

Wo die Grenzen liegen

• Nexoria ist ein Werkzeug, kein Managementsystem im Sinne von ISO 30401. Rollen, Verantwortlichkeiten, Ziele und deren Bewertung bleiben eine Aufgabe der Organisation. Eine Zertifizierung nach dieser Norm ist für Nexoria nicht dokumentiert, und sie wäre auch keine Produkteigenschaft: Zertifiziert würde das Managementsystem des Anwenders.
• Erschlossen wird, was abgelegt und für den jeweiligen Workspace freigegeben ist. Erfahrungswissen, das niemand aufschreibt, bleibt außen vor.
• Die semantische Ordnung ist nicht mehr von Hand nachvollziehbar. Warum ein Abschnitt als passend gilt, ergibt sich aus einem Ähnlichkeitswert und nicht aus einzelnen Wörtern.
• Zur Güte der Suche und der Antworten gibt es keine veröffentlichte Messung mit offengelegter Methodik. Auf dieser Website steht deshalb keine Prozentangabe dazu.