Branche
KI für den Mittelstand: fünf Aufgaben aus dem Betriebsalltag
Mittelständische Unternehmen betreiben selten eine eigene IT-Abteilung, aber dieselbe Menge an Dateien, Postfächern und Anfragen wie größere Häuser. Nexoria legt die Dateien in Nexoria Drive ab, indexiert ihre Inhalte und macht sie über die semantische Dokumentensuche und den KI-Assistenten Nex auffindbar, jeweils mit genannter Quelle. Doc, Calc und Slides ersetzen die Office-Programme, Mail, Chatbots und der VoiceBot decken die Kommunikation ab. Diese Seite beschreibt fünf Aufgaben aus dem Betriebsalltag und den Weg, den jede von ihnen durch die Plattform nimmt.
Ausgangslage im Mittelstand
Der Unterschied zu größeren Unternehmen ist selten die Menge der Daten, sondern die Menge der Zuständigkeiten. Es gibt niemanden, dessen Aufgabe die Ablagestruktur ist, niemanden, der Berechtigungen pflegt, und niemanden, der ein neues Werkzeug einführt und begleitet. Werkzeuge wachsen deshalb an, sie werden selten ersetzt.
Das führt zu einer Tool-Landschaft, in der jedes Programm für sich funktioniert und nichts miteinander spricht: Dateiablage, Postfach, Office, Website-Formular und Telefon. Der Aufwand entsteht nicht in den Programmen, sondern zwischen ihnen, also beim Übertragen, Nachschlagen und Nachfragen.
Die fünf folgenden Aufgaben sind keine Kategorien wie Digitalisierung, sondern Arbeitsschritte, die an einem gewöhnlichen Betriebstag anfallen. Zu jeder steht, welchen Weg sie durch die Plattform nimmt und was als Beleg vorliegt.
Fünf Aufgaben und ihr Weg durch Nexoria
Job 1
Auf eine Kundenanfrage im Postfach antworten, ohne Preisliste, letzten Vorgang und Lieferzeit selbst zusammenzusuchen.
Problem
Die Antwort steckt in drei Ablagen: die Preisliste auf dem Netzlaufwerk, der letzte Vorgang im Postfach einer Kollegin, der Liefertermin in der Fachsoftware. Bis alles beisammen ist, ist der Vormittag halb vorbei, und die Anfrage war die dritte von zwölf.
Mechanismus
- Nexoria Mail
- Nex
- freigegebener Bestand
- Antwortentwurf im Postfach
Beleg
Nexoria Mail bindet Postfächer per SMTP und IMAP an, analysiert eingehende Nachrichten, erkennt den Zusammenhang und entwirft Antworten. Nex greift dabei auf das freigegebene Wissen des Workspaces zu. Mail gehört zum Zusatzprodukt Mail und Meet für 13 Euro je Nutzer und Monat.
Job 2
Ein Angebot für einen wiederkehrenden Auftrag erstellen und die Fassung von vor zwei Jahren als Grundlage nehmen.
Problem
Die alte Fassung existiert, aber niemand weiß mehr, in welchem Ordner sie liegt und unter welchem Namen sie gespeichert wurde. Ohne IT-Abteilung gibt es auch niemanden, dessen Aufgabe das Aufräumen der Ablage wäre.
Mechanismus
- Nexoria Drive
- Indexierung
- Dokumentensuche
- Doc und Calc
Beleg
Die Dokumentensuche durchsucht die Inhalte eines Workspaces semantisch und nennt zu jedem Ergebnis die Quelle.
Job 3
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sein Arbeitswissen im Haus behalten.
Problem
Ein großer Teil des Wissens liegt in persönlichen Ordnern und im Postfach. Beim Austritt bleibt formal alles erhalten und ist praktisch trotzdem nicht mehr auffindbar, weil niemand die Ablagelogik kennt.
Mechanismus
Beleg
Nexoria Drive versioniert jede Dateiänderung, frühere Versionen bleiben einsehbar und wiederherstellbar, gelöschte Dateien bleiben während der Karenzzeit im Papierkorb. Der Bestand liegt im Workspace des Teams und nicht in einem persönlichen Ordner.
Job 4
Wiederkehrende Fragen von Website-Besuchern beantworten lassen, ohne dass der Chatbot interne Konditionen ausplaudert.
Problem
Ein Chatbot ist schnell eingerichtet. Die schwierige Frage ist, welches Wissen er bekommt: Dieselbe Datei enthält oft die öffentliche Leistungsbeschreibung und den internen Einkaufspreis.
Mechanismus
- Workspace mit freigegebenem Wissen
- Chatbot dem Workspace zugeordnet
- Antwort mit Quellenreferenz
- Übergabe an einen Mitarbeiter
Produkt
Beleg
Jeder Chatbot wird einem Workspace zugeordnet und nutzt nur das dort freigegebene Wissen, Antworten tragen eine Quellenreferenz. Bei komplexen Anfragen übernimmt ein Mitarbeiter in FlowHub mit vollständigem Gesprächsverlauf.
Job 5
Anrufe annehmen, wenn im Betrieb gerade niemand ans Telefon gehen kann.
Problem
In kleinen Teams klingelt das Telefon während der Produktion oder beim Kundentermin. Wer niemanden erreicht, ruft nicht unbedingt ein zweites Mal an, und die Anfrage taucht in keiner Statistik auf.
Mechanismus
- Anruf
- Nexoria VoiceBot
- Frage beantworten oder Termin buchen
- Übergabe an einen Mitarbeiter
Produkt
Beleg
Der Nexoria VoiceBot nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, bucht Termine und erstellt Aufgaben, komplexe Gespräche lassen sich an Mitarbeiter übergeben. Er ist ein eigenständiges Zusatzprodukt und nicht im Basisprodukt enthalten, der Tarif Starter kostet 249 Euro je Bot und Monat mit 500 Freiminuten.
Was das kostet
Alle Angaben netto, das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Vollständig mit allen Staffelungen stehen die Tarife auf der Seite Preise.
| Position | Preis | Fundstelle |
|---|---|---|
| Nexoria Base | Nexoria Base kostet 29 EUR je Nutzer und Monat und enthält 3 Mio. KI Tokens je Nutzer sowie 10 GB Speicher je Unternehmen. | Preise geprüft am |
| Nexoria Pro | Nexoria Pro kostet 299 EUR je Monat, enthält 5 Nutzer, 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB Speicher je Unternehmen, jeder weitere Nutzer kostet 20 EUR je Monat. | Preise geprüft am |
| Nexoria Enterprise | Nexoria Enterprise wird individuell vereinbart, es gibt keinen Listenpreis. Token- und Speicherpakete werden individuell festgelegt. | Preise geprüft am |
| Zusatzprodukt Mail und Meet | Das Zusatzprodukt Mail und Meet kostet 13 EUR je Nutzer und Monat oder 70 EUR für 5 Nutzer, jeder weitere Nutzer kostet 9 EUR je Monat. | Preise geprüft am |
| Zusatzprodukt VoiceBot | Der VoiceBot ist ein eigenständiges Zusatzprodukt und wird je Bot abgerechnet. Ab dem zweiten VoiceBot 10 Prozent Rabatt, keine Einrichtungsgebühr, minutengenaue Abrechnung. VoiceBot Starter kostet 249 EUR im Monat, enthält 500 Freiminuten, jede weitere Minute kostet 0,35 EUR. | Preise geprüft am |
| Speicher über dem Inklusivvolumen | Speicher oberhalb des Inklusivvolumens kostet 0,20 EUR je GB und Monat, gerechnet nach übergebenen Quellbytes. | Preise geprüft am |
| Einrichtung | Die Einrichtung wird individuell nach Aufwand berechnet, abhängig von der zu indexierenden Datenmenge. | Preise geprüft am |
| Laufzeit und Test | Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats, es gibt keine Mindestlaufzeit. Neukunden erhalten ab Registrierung eine 14-tägige kostenlose Testphase. Kleinste buchbare Menge ist ein Nutzer im Tarif Base, im Tarif Pro sind 5 Nutzer enthalten. | AGB geprüft am |
Datenschutz und Infrastruktur
Die Angaben in dieser Tabelle stehen im freigegebenen Wortlaut der internen Claim Registry, content/claims.yaml. Wo eine Einschränkung gilt, steht sie in derselben Zeile.
| Anforderung | Angabe | Fundstelle |
|---|---|---|
| Ort der Verarbeitung | Dateien, Index, Suche und Antwortaufbereitung laufen auf dedizierten Servern in deutschen Rechenzentren. Website und Dashboard werden ebenfalls in Deutschland gehostet. Die Plattform läuft ohne Public-Cloud-Infrastruktur wie AWS, Azure oder Google Cloud. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am |
| Antwortgenerierung | Die Antwortgenerierung nutzt Mistral AI mit Sitz in Paris, EU. Die Verarbeitungskette der Kernplattform bleibt in der EU. | Mistral AI, Rechtliche Hinweise geprüft am |
| Nutzung für KI-Training | Inhalte aus der Plattform werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mistral AI sichert für den API-Betrieb zu, dass über die Schnittstelle gesendete Daten nicht in das Modelltraining einfließen. Festgeschrieben im Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Herstellerdokumentation von Mistral AI beschreibt daneben ein Training als Verantwortlicher, soweit der Kunde nicht widersprochen hat. | Nexoria auf einen Blick geprüft am |
| Datenschutzunterlagen | Nexoria ist auf die Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ausgelegt. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 sind öffentlich einsehbar. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am |
| Trennung der Bereiche | Strikte Datenisolierung pro Mandant auf Datenbank- und Vektorspeicher-Ebene, Rollenmodell mit Admin, Mitglied und Betrachter, serverseitige Berechtigungsprüfung auf jedem API-Endpunkt. | Sicherheit und Datenschutz geprüft am |
| Verschlüsselung | TLS 1.3 für alle Verbindungen, WireGuard VPN zwischen Servern, AES-256 für OAuth-Tokens, tägliche verschlüsselte Backups mit AES-256. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geprüft am |
Für Hosting, Datenbanken und KI-Modelle der Kernplattform ist kein US-Rechtssubjekt an der Verarbeitung beteiligt. Die technische Fehlerüberwachung läuft über Sentry mit Sitz in den USA, ohne Zugriff auf Dokumentinhalte, namentlich benannt im Verzeichnis nach Art. 30. Die E-Mail-Integration über Microsoft Graph API und Gmail API greift nur bei aktiver Integration. Alle eingesetzten Dienstleister stehen namentlich im Verzeichnis nach Art. 30.
Grenzen, wann Nexoria im Mittelstand nicht passt
Vier Konstellationen sprechen gegen die Plattform. Sie hier zu lesen ist billiger, als sie nach der Einführung zu bemerken.
- Die Fachsoftware ist der Kern des Betriebs. Nexoria ersetzt keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung und kein Branchenprogramm. Automatisierungen verbinden die Plattform mit externer Software, welche Anbindung im Einzelfall möglich ist, klärt sich am konkreten System.
- Es wird nicht unter Windows gearbeitet. Dokumentiert ist Nexoria Drive als virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer. Zu anderen Betriebssystemen liegt keine veröffentlichte Angabe vor, deshalb steht hier keine.
- Der Altbestand ist sehr groß. Im Tarif enthalten sind 10 GB je Unternehmen beziehungsweise 20 GB je Unternehmen. Darüber hinaus kostet Speicher 0,20 Euro je GB und Monat. Bei Beständen im Terabyte-Bereich ist das ein eigener Kostenblock, der vor der Entscheidung gerechnet gehört.
- Es werden belegte Einsparzahlen gefordert. Zu Nexoria liegt keine veröffentlichte Messung aus einem Kundenprojekt vor. Wer für die Entscheidung eine Prozentzahl braucht, bekommt sie hier nicht, sondern nur eine Demonstration an den eigenen Dateien. Was Einkauf und Datenschutz sonst noch prüfen, steht in der Übersicht für Einkauf und Datenschutzprüfung.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung, um Nexoria einzuführen?
Zum Betrieb nicht, die Plattform wird betreut betrieben. Für die Einführung ist eine Entscheidung nötig, die niemand von außen treffen kann: welche Teams und Projekte einen eigenen Workspace bekommen, denn daran hängen die Zugriffsrechte. Die Einrichtung selbst wird individuell nach Aufwand berechnet und hängt von der zu indexierenden Datenmenge ab.
Was kostet Nexoria für ein Unternehmen mit fünf Beschäftigten?
Nexoria Base kostet 29 Euro je Nutzer und Monat und enthält 3 Mio. KI Tokens je Nutzer sowie 10 GB je Unternehmen. Nexoria Pro kostet 299 Euro je Monat mit 5 Nutzern, 5 Mio. KI Tokens je Nutzer und 20 GB je Unternehmen. Alle Preise sind netto und richten sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Mail und Meet sowie der VoiceBot werden zusätzlich berechnet.
Müssen wir uns langfristig binden?
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats, es gibt keine Mindestlaufzeit. Neukunden erhalten ab Registrierung eine 14-tägige kostenlose Testphase. Kleinste buchbare Menge ist ein Nutzer im Tarif Base, im Tarif Pro sind 5 Nutzer enthalten.
Was passiert, wenn das Token-Kontingent aufgebraucht ist?
Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, lässt sich nicht mehr an die KI schreiben. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Tokens.
Können wir unsere bestehenden Word- und Excel-Dateien weiterverwenden?
Ja. Doc, Calc und Slides arbeiten mit voller .docx-, .xlsx- und .pptx-Kompatibilität, ein Microsoft-Konto ist nicht erforderlich. Die Dateien liegen in Nexoria Drive, das sich als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer einfügt.
Gibt es Zahlen dazu, wie viel Zeit das im Mittelstand spart?
Nein. Zu Nexoria liegt keine veröffentlichte Messung aus einem Kundenprojekt vor. Eine Zeitersparnis in Prozent oder Stunden wäre an dieser Stelle erfunden. Belegt sind die Funktionsweise und die Produktmerkmale, überprüfen lässt sich der Nutzen an einer Demonstration mit den eigenen Dateien.
Quellen
Stand
- Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung. Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 Abgerufen am .Fundstelle für die auf dieser Seite genannten Artikel 28, 30 und 35.
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 14 Unternehmer. Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet, 2002. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__14.html Abgerufen am .Fundstelle für den Adressatenkreis, an den sich die genannten Nettopreise richten.
- Mistral AI, Rechtliche Hinweise. Mistral AI SAS, 2026. https://legal.mistral.ai/legal-notice Abgerufen am .Fundstelle für Rechtsform und Sitz des Modellanbieters, der die Antwortgenerierung übernimmt.
Stand
Nächster Schritt
Der belastbarste Test ist der eigene Bestand. In einem Gespräch klären wir, welche Ablagen zusammengeführt werden, welche Teams eigene Workspaces bekommen und was die Indexierung Ihrer Datenmenge kostet.