KI für Unternehmen: Werkzeuge auswählen und gezielt einsetzen

Welche KI passt zu Ihrer Aufgabe?

Beginnen Sie mit dem Ergebnis, das Ihr Team erreichen möchte. Ein Textentwurf aus Stichpunkten stellt andere Anforderungen als eine Antwort aus Ihren Projektunterlagen. Die folgende Übersicht ordnet Werkzeuge nach ihrem Einsatz ein. Sie ist eine Auswahlhilfe, keine Rangliste; ein Produkt kann mehrere dieser Bereiche verbinden.

Für KI auf dem Firmenwissen lassen sich unterschiedliche technische Bauformen wählen. Die Begriffe Aufsatz, integrierte Plattform und Eigenbau erläutert das Glossar KI-Wissensmanagement. Wenn Sie zunächst eine Ablage-, Wiki- oder Wissenslösung suchen, hilft Ihnen Wissensmanagement-Software auswählen.

Generative KI erzeugt beispielsweise Texte oder Bilder auf Grundlage gelernter Muster und Ihrer Eingaben. Ein Sprachmodell kann in verschiedene Werkzeugarten eingebaut sein; die Anwendung bestimmt, welche Daten und Funktionen Ihrem Team zur Verfügung stehen. Eine technische Einführung bietet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

KI mit eigenen Dokumenten: vom Bestand zur Antwort

Mit einer KI auf dem eigenen Firmenwissen wird aus einer fachlichen Frage ein Einstieg in Ihre Unterlagen. Dafür bereiten Sie den Bestand vor und legen fest, mit welchen Informationen das Team arbeiten soll.

1. Bestand festlegen. Wählen Sie gültige Dokumente zu einem abgegrenzten Thema, beispielsweise Produktunterlagen oder Projektbeschreibungen.
2. Inhalte erschließen. Die Suche macht die Texte auffindbar. Für Ihren Test halten Sie fest, welche Unterlagen dazugehören und welche Version maßgeblich ist.
3. In natürlicher Sprache fragen. Stellen Sie echte Fragen aus dem Arbeitsalltag und vergleichen Sie die Antworten mit Ihrem fachlichen Erwartungsbild.
4. Quellen prüfen und weiterarbeiten. Öffnen Sie die genannten Dokumente und verwenden Sie die geprüften Informationen für Ihre nächste Aufgabe.

Die Verbindung von Suche und Antwortgenerierung wird häufig als Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG, bezeichnet. Dabei werden passende Inhalte zur Bearbeitung einer Anfrage herangezogen. Das ist von einem zusätzlichen Training des Sprachmodells zu unterscheiden. Der grundlegende Forschungsansatz ist bei Lewis und Kollegen beschrieben.

In Nexoria verbinden Nexoria Drive, die Dokumentensuche und der KI-Assistent Nex den eigenen Wissensbestand mit dem Arbeitsalltag. Die Dokumentensuche mit Quellenangabe unterstützt das Finden; Nex als KI-Assistent unterstützt das Arbeiten mit Antworten und Quellen. Die organisatorische Umsetzung beschreibt Wissensmanagement im Unternehmen umsetzen.

Anbieter vergleichen: acht Fragen für eine fundierte Entscheidung

Lassen Sie sich die Antworten für den angebotenen Tarif und Ihre geplante Konfiguration geben. So vergleichen Sie konkrete Leistungen und dokumentierte Bedingungen.

DSGVO-konforme KI: Was gehört zur Prüfung?

Prüfen Sie den konkreten Einsatz einschließlich der verwendeten Daten, Zwecke, Beteiligten und Einstellungen. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, Auswahl, Einführung und Nutzung gemeinsam zu betrachten. Ihre Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz bietet dafür Prüfpunkte. Beziehen Sie die zuständigen Personen für Datenschutz und IT frühzeitig ein.

Für Nexoria finden Sie Informationen unter Sicherheit und Datenschutz. Eine Übersicht der einzelnen Verarbeitungsschritte bietet Wissensmanagement mit KI und Datenschutz. Die Beschreibung eines Speicherorts ist dabei von der Verarbeitung durch einen angebundenen KI-Dienst zu unterscheiden.

Nexoria: Firmenwissen und tägliche Arbeit verbinden

Nexoria ist eine europäische Arbeitsplattform. Den Kern bilden der eigene Wissensspeicher mit Nexoria Drive, die Dokumentensuche und der KI-Assistent Nex. Darauf bauen Nexoria Office mit Doc, Calc und Slides, Dokumente in Nex, Workspaces, Texterkennung, Transkription, Aufgaben, Chatbots und konfigurierbare Automatisierungen auf. Nexoria Mail, Nexoria Meet und der VoiceBot ergänzen die Plattform als optionale Zusatzprodukte.

So können Sie Ihre Auswahl an einem zusammenhängenden Ablauf prüfen: Unterlagen bereitstellen, Informationen finden, eine Antwort mit ihren Quellen prüfen und das Ergebnis in der weiteren Arbeit verwenden. Den Funktionsumfang zeigt die Nexoria-Plattform im Überblick.

Beispiel für einen Pilot: Ihr Team stellt die freigegebenen Produktunterlagen zu einer Produktfamilie zusammen. Es fragt nach Varianten und Einsatzbedingungen, öffnet die genannten Quellen und hält fest, welche Antworten sich für die tägliche Beratung eignen. Qualitatives Beispielszenario, kein konkreter Referenzkunde und keine gemessenen Ergebnisse.

Vorhandene Systeme einbeziehen

SharePoint, OneDrive und Google Drive lassen sich auf Anfrage als Wissensquellen anbinden. Die Anbindung richten wir abhängig von Umgebung und Berechtigungen ein. Ebenso prüfen wir auf Anfrage die Anbindung weiterer Speicher, CRM-, ERP- und eigener Systeme. Umfang, Aktualisierung und Berechtigungen werden je Anbindung festgelegt.

Besprechen Sie Ihre Ausgangslage über Schnittstellen und Anbindungen. Für die Auswahl einer übergreifenden Suche können Sie außerdem Enterprise-Search-Lösungen auswählen.

Datenwege passend zum Einsatz betrachten

Dateien und Wissensindex liegen auf Servern in Deutschland, dort läuft auch die Suche. Die Antworten von Nex erzeugt standardmäßig Mistral AI. ChatGPT, Claude, Gemini und Langdock lassen sich optional über ein eigenes Anbieter-Konto und eine Nexoria-MCP-Anbindung einbeziehen. Dabei gelten die Bedingungen, Verarbeitungsorte und Einstellungen des jeweiligen Anbieters. Nexoria funktioniert auch ohne diese Anbindungen.

KI im Unternehmen einführen: mit einer konkreten Aufgabe starten

1. Einen Anwendungsfall wählen. Benennen Sie die wiederkehrende Aufgabe, die beteiligten Personen und das gewünschte Ergebnis. Für den ersten Pilot eignet sich ein überschaubarer Bestand mit klarer fachlicher Zuständigkeit. 2. Daten und Zugriffe vorbereiten. Stellen Sie aktuelle Unterlagen zusammen. Vereinbaren Sie, wer welche Inhalte verwenden darf und wer Änderungen am Bestand pflegt. 3. Den Test vorab festlegen. Sammeln Sie typische Fragen samt erwarteten Quellen. Prüfen Sie Antworten, Fundstellen und Zugriffe getrennt. Halten Sie den Ausgangszustand fest, wenn Sie den Aufwand später vergleichen möchten. 4. Das Team einbeziehen. Zeigen Sie den vorgesehenen Umgang mit Daten und Ergebnissen. Planen Sie Einweisung und Verantwortlichkeiten passend zu den Aufgaben der Beschäftigten. Hinweise zur KI-Kompetenz bietet die Europäische Kommission. 5. Gemeinsam auswerten und erweitern. Besprechen Sie das Ergebnis mit den Fachverantwortlichen und legen Sie fest, welche Anpassungen vor dem nächsten Einsatzbereich sinnvoll sind.

Die praktische Vorbereitung finden Sie im Leitfaden KI-Wissenssuche einführen. Das Prüfprotokoll für Ihren KI-Pilot unterstützt die Dokumentation.

Häufige Fragen

Welche KI ist am besten für Unternehmen?

Die passende Wahl richtet sich nach Ihrer Aufgabe, den benötigten Daten und der Arbeitsumgebung. Vergleichen Sie Kandidaten mit denselben Testfragen und bewerten Sie Ergebnisqualität, Quellen, Zugriffe, Einrichtung und Kosten. Die Werkzeugübersicht auf dieser Seite hilft bei der Vorauswahl.

Wie kann ich KI für mein Unternehmen nutzen?

Starten Sie mit einer wiederkehrenden Aufgabe, etwa Informationen aus Produktunterlagen zu finden oder einen Text aus freigegebenen Informationen vorzubereiten. Legen Sie ein fachliches Ziel fest, wählen Sie ein passendes Werkzeug und testen Sie es mit einem kleinen Team. Der Einführungsabschnitt beschreibt die Schritte.

Welche Beispiele gibt es für KI im Unternehmen?

Ein mögliches Beispiel ist die Vorbereitung einer Kundenantwort anhand freigegebener Produktunterlagen. Ein weiteres ist eine Zusammenfassung ausgewählter Projektinformationen für eine Übergabe. Das sind qualitative Beispielszenarien, keine Kundenreferenzen oder gemessenen Ergebnisse.

Kann eine KI mit unseren eigenen Dokumenten arbeiten?

Ja. Anwendungen mit Dokumentenzugriff können passende Inhalte suchen und für eine Antwort heranziehen. In Nexoria bilden Wissensspeicher, Dokumentensuche und Nex diesen Ablauf. Prüfen Sie im Pilot die verwendeten Dokumente und die zugehörigen Quellen.

Muss ich ein Sprachmodell auf unseren Dokumenten trainieren?

Für einen suchgestützten Ansatz ist zusätzliches Modelltraining nicht die Voraussetzung. Bei RAG werden passende Informationen aus einem Bestand zur jeweiligen Anfrage bereitgestellt. Ob Eingaben anschließend für andere Zwecke verwendet werden, ist eine gesonderte Frage der jeweiligen Anbieterbedingungen und Einstellungen.

Wie wird verteiltes Firmenwissen nutzbar?

Legen Sie zuerst fest, welche Bestände für den geplanten Einsatz relevant sind. Nexoria verbindet den eigenen Wissensspeicher mit Suche und Nex; bestehende Speicher können nach Abstimmung angebunden werden. Den Umfang, die Aktualisierung und die Berechtigungen klären Sie für jede Anbindung.

Gibt es KI-Antworten mit Quellen aus meinen Dokumenten?

Nex unterstützt Antworten mit Quellenangabe auf Basis des Firmenwissens. Verwenden Sie die Quellen zur fachlichen Prüfung und berücksichtigen Sie die Dokumentversion. Legen Sie im Test fest, welche Bestände für die jeweilige Frage relevant sind.

Welches KI-Tool ist DSGVO-konform?

Beurteilen Sie den vorgesehenen Einsatz, die Datenverarbeitung und die vertraglichen Bedingungen gemeinsam. Die Anbieter-Prüffragen auf dieser Seite und die verlinkte Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz unterstützen die Auswahl. Die Bewertung bezieht sich auf Ihre konkrete Anwendung und Konfiguration.

Wann ist die DSGVO beim Einsatz von KI zu berücksichtigen?

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind die dafür geltenden Datenschutzanforderungen zu prüfen. Betrachten Sie Eingaben, Kontodaten und Ausgaben. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz erläutert diese Prüfung für KI-Anwendungen.

Ist ChatGPT oder Copilot für unser Unternehmen geeignet?

Prüfen Sie den Tarif, die Arbeitsumgebung, die Datenquellen und die vertraglichen Bedingungen für Ihren Einsatz. Die Seiten ChatGPT Enterprise im Vergleich und Microsoft Copilot im Vergleich unterstützen eine genauere Auswahl.

Wo werden Daten verarbeitet und werden sie zum Training verwendet?

Unterscheiden Sie Dateiablage, Suche und Antwortgenerierung. Für Nexoria stehen Dateien und Wissensindex auf Servern in Deutschland; Nex nutzt für die Antwortgenerierung standardmäßig Mistral AI. Trainingsverwendung und Aufbewahrung prüfen Sie für den jeweiligen Dienst anhand der einschlägigen Bedingungen und Kontoeinstellungen.

Was kostet KI für ein Team?

Vergleichen Sie den benötigten Leistungsumfang, die Einrichtung und die laufende Nutzung. Für Nexoria finden Sie Tarife und Zusatzprodukte unter Preise und Leistungsumfang. Die Einrichtung wird abhängig vom Vorhaben und Aufwand abgestimmt.

Was bedeutet souveräne KI für die Auswahl?

Übersetzen Sie den Begriff in konkrete Kriterien: Wer verwaltet Zugänge und Daten, welche Anbieter sind beteiligt, wie lassen sich Informationen weiterverwenden und wie können Sie den Dienst wechseln? Lassen Sie sich diese Punkte für Ihre geplante Nutzung erläutern und dokumentieren.

Was sind KI-Agenten?

KI-Agenten können ihren Ablauf und den Einsatz von Werkzeugen zur Bearbeitung einer Aufgabe selbst steuern. Vorgegebene KI-Workflows folgen dagegen festgelegten Schritten. Für die Auswahl zählen deshalb die konkreten Aktionen, Berechtigungen und Freigaben des jeweiligen Produkts. Vereinbaren Sie einen Test anhand Ihres Ablaufs.

Ihr nächster Schritt

Besprechen wir, welche Aufgabe Nexoria in Ihrem Unternehmen übernehmen soll. Gemeinsam betrachten wir Ihren Wissensbestand, die beteiligten Systeme und einen passenden Einstieg.

Nexoria für Ihr Unternehmen besprechen

Quellen und weiterführende Informationen

Externe Quellen geprüft am 29.09.2026. Die Werkzeugübersicht und die Pilotschritte sind eine redaktionelle Einordnung für die Anbieterauswahl.

• BSI: Generative KI-Modelle: technische Begriffseinordnung.
• Anthropic: Building Effective Agents: Unterscheidung von Agenten und festgelegten Workflows.
• Lewis et al.: Retrieval-Augmented Generation: Suchkontext und Antwortgenerierung.
• Datenschutzkonferenz: Künstliche Intelligenz und Datenschutz: Auswahl und Nutzung von KI-Anwendungen.
• Europäische Kommission: Fragen zur KI-Kompetenz: Einordnung der KI-Kompetenz im Unternehmen.