Der reale Fall: Ein vorhandenes ERP bekam die fehlende Verbindung
Lehnerts & Müller aus Wittlich arbeitete bereits mit der Handwerkersoftware IN-FORM und bestellte im Würth-Onlineshop. Trotzdem wurden die Lieferscheindaten noch von Hand übertragen. Im Würth-Kundeninterview vom 18. Februar 2019 schätzte die Einkaufsmitarbeiterin den damaligen Aufwand für täglich fünf bis sechs Lieferscheine auf 20 bis 60 Minuten.
Seit August 2018 war laut Bericht die Verbindung zwischen Beschaffungssystem und Handwerkersoftware im Einsatz. Lieferscheininformationen wurden automatisch übernommen; über die Wareneingangsfunktion ließ sich geliefertes Material dem Lager oder Aufträgen zuordnen. Die Befragten berichteten von Zeitersparnis und besserer Nachvollziehbarkeit.
Die Quelle ist ein Interview des beteiligten Anbieters Würth, keine unabhängige Erfolgsmessung. Sie nennt keine gemessene Zeit nach der Umstellung. Aus dem früheren Eingabeaufwand lässt sich deshalb keine konkrete Einsparung berechnen. Der historische Fall belegt auch keine heutige Kompatibilität mit Ihrem System. Lehnerts & Müller wird hier als externer Unternehmensfall vorgestellt, nicht als Nexoria-Referenz. Den Originalbericht finden Sie unter den Quellen.
Welche Arbeit soll nach der Umstellung entfallen?
Nehmen Sie einen Lieferschein vom Eingang bis zum fertigen Datensatz in Ihrer Warenwirtschaft zur Hand. Markieren Sie jeden Schritt, an dem jemand denselben Inhalt noch einmal liest, eintippt oder prüft. So wird sichtbar, ob Sie eine bessere Belegablage, Unterstützung bei der Erfassung oder eine direkte Datenübernahme benötigen.
Die folgende Entscheidungshilfe ist unser eigener Vorschlag für Ihren Ablauf. Sie beschreibt drei Ziele, die bei einem Softwarevergleich leicht miteinander vermischt werden.
| Ihr Engpass | Passender erster Ansatz | Daran erkennen Sie den Nutzen |
|---|---|---|
| Der Lieferschein ist später nicht auffindbar | Beleg erfassen, mit Texterkennung durchsuchbar machen und eindeutig ablegen | Die zuständige Person findet den richtigen Originalbeleg |
| Positionen werden aus PDFs oder Papier abgetippt | Strukturierte Lieferantendaten zuerst prüfen; alternativ Felder aus Belegen erfassen und kontrollieren | Benötigte Felder gelangen korrekt in einen prüfbaren Datensatz |
| Daten liegen vor, kommen aber nicht in der Warenwirtschaft an | Vorhandenen Import oder eine passende Schnittstelle der eingesetzten Software prüfen | Eine geprüfte Lieferung wird genau einmal dem richtigen Vorgang zugeordnet |
Ein Scan ist eine Grundlage, eine Buchung braucht weitere Regeln
Texterkennung macht Zeichen auf einem Beleg nutzbar. Für eine Buchung müssen jedoch auch Artikel, Einheit und Menge richtig zusammengehören. Eine erkannte Zahl allein sagt noch nicht, ob sie Stück, Kartons oder die Gesamtbestellmenge bezeichnet. Ebenso muss ein erneut zugesandter Lieferschein als derselbe Vorgang erkennbar bleiben.
Fragen Sie einen regelmäßig genutzten Lieferanten zunächst, ob er die benötigten Daten bereits strukturiert bereitstellen kann. Prüfen Sie parallel, was Ihre vorhandene Warenwirtschaft importieren kann. Falls beide Seiten einen geeigneten Weg anbieten, kann dieser den erneuten Erfassungsschritt ersetzen. Bei wenigen Belegen kann eine sorgfältige manuelle Eingabe dagegen wirtschaftlicher sein als eine neue Anbindung.
Nexoria erschließt hochgeladene Scans und Bilder per Texterkennung für die Wissensbasis. Aus dem Chat lassen sich außerdem Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist anlegen. Damit können Sie etwa einen unklaren Beleg auffindbar halten und die Klärung organisieren. Die aktuellen Produktseiten beschreiben diese Funktionen; sie versprechen keine fertige Lieferscheinbuchung in jeder Warenwirtschaft. Eine ERP-Anbindung und ihre schreibenden Aktionen werden auf Anfrage anhand Ihrer Schnittstelle, Datenformate und Berechtigungen abgestimmt.
Das Prüfblatt: Vier Lieferungen vor der ersten echten Buchung
Testen Sie die geplante Übernahme zunächst mit Musterbelegen in einer Testumgebung. Vereinbaren Sie vorab das erwartete Ergebnis und wer Abweichungen entscheidet. Die folgenden Fälle sind eine selbst entwickelte Prüfhilfe, keine Beschreibung der Umsetzung bei Lehnerts & Müller.
Prüfblatt für unsere Lieferscheinübernahme
Lieferant und Belegart: [eintragen]
Quelle der Daten: [strukturierte Datei / PDF / Scan]
Zielsystem und benötigte Felder: [eintragen]
Eindeutige Belegkennung: [festlegen]
Mengeneinheit und Umrechnungsregel: [festlegen]
Erwartetes Ergebnis je Musterfall: [vor dem Test eintragen]
Tatsächliches Ergebnis und Abweichung: [nach dem Test eintragen]
Zuständige Person bei Klärfällen: [festlegen]
Freigabe für den nächsten Schritt: [wer prüft was?]
| Musterfall | Erwartetes Ergebnis | Prüfung durch Ihr Team |
|---|---|---|
| Vollständige Lieferung | Artikel, Menge, Einheit und Auftragsbezug stimmen mit dem Muster überein | Originalbeleg und übernommene Felder nebeneinander abgleichen |
| Teillieferung | Nur die tatsächlich gelieferte Menge wird für die Übernahme vorgeschlagen | Belegmenge mit der gezählten Eingangsmenge abgleichen; offene Restmenge bleibt erkennbar und der Auftrag gilt nicht unbeabsichtigt als vollständig |
| Karton und Stück unterscheiden sich | Die vereinbarte Mengeneinheit wird korrekt zugeordnet | Fehlende Umrechnungsregel führt zur Klärung statt zu einer geratenen Menge |
| Derselbe Beleg kommt erneut | Der bestehende Vorgang wird erkannt und keine zweite Buchung erzeugt | Kennung und Ergebnis des ersten Durchlaufs bleiben nachvollziehbar |
Den Aufwand an einer Lieferantenverbindung entscheiden
Erfassen Sie für einen begrenzten Zeitraum, wie viele Belege eingehen und wie viel Zeit Eingabe, Kontrolle und Nacharbeit tatsächlich benötigen. Stellen Sie diesem Ausgangswert den gesamten Aufwand im Test gegenüber, einschließlich der Klärfälle. Eine schnelle Übernahme ist wenig hilfreich, wenn das Team die Ergebnisse anschließend mühsam korrigieren muss.
Für die Entscheidung zählen außerdem Einrichtung, laufende Pflege und Änderungen an den Lieferantendaten. Beginnen Sie mit einer häufigen Belegart und einem Lieferanten. Erweitern Sie erst, wenn die Zuständigkeiten und die Behandlung von Teillieferungen, Einheiten und doppelten Belegen funktionieren. So lässt sich der Nutzen im eigenen Betrieb beurteilen, ohne fremde Erfolgsangaben als Prognose zu verwenden.
Mit diesen drei Angaben wird das Gespräch konkret
Benennen Sie Ihre Warenwirtschaft, eine typische Belegart und den Arbeitsschritt, der heute doppelt erledigt wird. Damit lässt sich klären, ob durchsuchbare Belege und Aufgaben bereits helfen oder ob eine individuelle Anbindung geprüft werden sollte. Für ein erstes Gespräch genügt die Ablaufbeschreibung; vertrauliche Lieferantenunterlagen müssen Sie nicht vorab versenden.