Automatisierungen: Abläufe direkt aus dem KI-Chat starten

Automatisierungen nutzen das Firmenwissen als Kontext für wiederkehrende Abläufe und verbinden die Plattform mit externer Software.

Eine Automatisierung ist hier eine Handlung, welche die Plattform selbst ausführt, statt sie einer Person zu überlassen. Sie unterscheidet sich von einer Antwort darin, dass am Ende ein Objekt entsteht oder verändert wird: eine Aufgabe, ein Termin, eine Nachricht, ein transkribierter Text, eine Auswertung.

Der Auslöser ist kein Regel-Editor, sondern einer von drei Wegen: eine Anweisung in natürlicher Sprache an Nex, ein Ereignis in der Plattform wie das Hochladen einer Datei, oder ein Gespräch mit einem Chatbot.

Wiederkehrende Arbeit scheitert selten am einzelnen Schritt, sondern am Weg dazwischen. Eine Information steht in einem Dokument, die Aufgabe daraus entsteht in einem zweiten Werkzeug, der Termin in einem dritten, die Nachricht an die Kollegin in einem vierten. Jeder Wechsel kostet Kontext, und jeder Kontextverlust erzeugt Nacharbeit.

Klassische Automatisierungswerkzeuge lösen das über vorab konfigurierte Wenn-Dann-Regeln. Das funktioniert für Abläufe, die immer gleich aussehen. Für Arbeit am Firmenwissen greift es zu kurz: Dort ist der auslösende Satz jedes Mal anders formuliert und bezieht sich auf einen Bestand, den die Regel nicht kennt.

Nex wertet die Eingabe aus und entscheidet selbst, ob eine Frage an die Wissensbasis, eine Internetrecherche, eine Aufgabe oder ein Termin gemeint ist. Aus demselben Satz werden Personennamen, Fristen und Prioritäten gelesen. Es gibt keine Befehlssyntax, die gelernt werden muss, die Anleitung nennt je Werkzeug lediglich Auslösewörter zur Orientierung.

Dateien, die in die Wissensbasis geladen werden, durchlaufen die Verarbeitung ohne weitere Eingabe: Audio wird transkribiert, Scans und Bilder werden per Texterkennung erschlossen. Das Ergebnis geht in denselben Index, den auch die Dokumentensuche nutzt.

Für Chatbots stehen Konnektoren zur Verfügung, die auf Anfrage eingerichtet werden.

Welche Systeme Sie anbinden möchten, legen wir gemeinsam im Projekt fest. Schreiben Sie uns dazu gern vorab über die Kontaktseite.

• Ein Nexoria Basisprodukt, Tarif Base oder Pro. Automatisierungen sind darin enthalten, die Konditionen stehen auf der Preisseite.
• Ein Workspace, dessen freigegebene Inhalte der Ablauf verwenden darf.
• Ausreichendes Token-Kontingent. Ist das Token-Kontingent aufgebraucht, lassen sich Nexoria-Token automatisch oder manuell nachkaufen. Ohne Nachkauf pausieren neue KI-Anfragen. Die Dokumentensuche läuft weiter und verbraucht keine Nexoria-Token.
• Für E-Mail-Abläufe zusätzlich das optionale Zusatzprodukt Nexoria Mail.

Eine Automatisierung ist kein zweiter Zugangsweg am Rechtemodell vorbei. Sie greift auf denselben freigegebenen Bestand zu wie die Person, die sie auslöst.

Transkription, Texterkennung, Einbettungen und semantische Suche laufen lokal auf Servern in Deutschland. Die Antwortgenerierung durch Nex nutzt Mistral AI. Die vollständige Einordnung steht auf Sicherheit und Datenschutz.

• Aufgaben, Termine und Nachrichten aus einer Anweisung in natürlicher Sprache.
• Erkennung von Personen, Fristen und Prioritäten im selben Satz.
• Verarbeitung beim Hochladen: Transkription für Audio, Texterkennung für Scans und Bilder.
• Auswertungen und Aggregationen über hochgeladene Daten, auf Wunsch als Tabellendatei.
• Terminbuchung und Übergabe an einen Mitarbeiter aus dem Chatbot heraus.
• Wiederverwendung positiv bewerteter Antworten ohne zusätzlichen Token-Verbrauch.
• Anbindung externer Systeme über Konnektoren, auf Anfrage eingerichtet.